Saksframlegg Arkivnr. 026 Saksnr. 2009/1625-2 Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget Kommunestyret Saksbehandler: Gøran Johansson Interkommunalt samarbeid - IKT Dokumenter i saken: 1 S Interkommunalt samarbeid - IKT 2 S Interkommunalt samarbeid - IKT Vedlegg 1 Prosjektrapport - IKT-samarbeid 2 ABEO-utredning teknisk 3 ABEO-utredning organsisasjon og økonomi 4 Omstillingsavtale 5 Vedtekter - interkommunalt samarbeid IKT 6 Referat fra drøftingsmøte vedrørende IKT-samarbeid Saksopplysninger Det er utarbeidet felles saksframlegg for begge kommuner. Tekst i saksframlegget med kursiv stil markerer tekst som er presisert for Midtre Gauldal kommune. Det vises til PS04/1736 Interkommunalt samarbeid i Trondheimsregionen. I denne saken pekes IKT på som et aktuelt område for interkommunalt samarbeid. Som en oppfølging av dette ble det blant annet gjennomført et møte den 19.10.05 i Klæbu rådhus med rådmennene og representanter for IKT drift for følgende kommuner; Klæbu, Melhus, Midtre Gauldal og Skaun. På dette møte kom man frem til følgende:
1. Kommunene ønsker å inngå et forpliktende IKT-samarbeid. 2. Det opprettes en styringsgruppe bestående av kommunenes rådmenn. 3. Det opprettes en prosjektgruppe med medlemmer fra hver av kommunene. 4. Hovedoppgaver for prosjektgruppa: a) Klargjøre ståsted for kommunene b)avdekke utfordringene c) Finne veien videre d) Organisering av samarbeidet Organisering gjennomføring av oppgaven Oppgaven ble gjennomført som et prosjektarbeid med en utredning som produkt. Klæbu trakk seg ut av utredningsarbeidet formelt på styringsgruppemøte den 12.3.2007. Kommunen hadde da planer om å inngå et samarbeid med Trondheim kommune innenfor IKT området. Skaun kommune har signalisert at de vil avvente vurderingen av et samarbeid innen IKT drift. Det er gjennomført 8 styringsgruppemøter og 29 prosjektgruppemøter. Det er benyttet ekstern konsulent (ABEO) til utredning. De har levert rapporter som omhandler blant annet: hensiktsmessigheten ved et samarbeid, kostnadsvurdering, organisasjonsformer, tekniske løsninger og prosjektgjennomføring. Det er gjennomført besøk / studietur for å se på ulike former for interkommunalt IKT samarbeid; Haløst samarbeidet (Hamar, Stange, Løten), Fosenregionen og Værnesregionen. Fylkesmannen har støttet utredningen med kr 390 000. Det er gjennomført omfattende kartlegginger av løsningene til den enkelte kommune. Rapporten fra ABEO vurderer samarbeid med 3 kommuner. Alle IKT lederne er intervjuet av ekstern konsulent (ABEO) i forbindelse med utredningen av samarbeidet. De har alle bemerket at deres holdning til et samarbeid er åpen og god (jamf ABEO S rapport). Det er gjennomført informasjonsmøter med hovedtillitsvalgte jevnlig i Midtre Gauldal kommune. Prosjektgruppa har utarbeidet egen rapport som er levert styringsgruppa. Rapporten er lagt ved fremlegget. Det er i denne tatt utgangspunkt i at to kommuner går inn i et samarbeid om IKT drift. Vurdering 1. Generelt Det er gjennomført en grundig vurdering av kommunenes eksisterende IKT tjenester. Det er sett på ressurser (økonomi og personal), organisering, tekniske løsninger og systemer, driftssituasjon samt fremtidige utfordringer og trender. Vurderingen viser følgende: Dagens driftssituasjon er preget av brannslukking og høy grad av sårbarhet. Dvs at man ikke rekker å komme opp på et nivå hvor man kan drifte og utvikle med tanke på langsiktighet og tilfredsstillende kvalitet. Fremtidig vekst både med hensyn til informasjonsvolum, infrastruktur, kompleksitet og leveranse av et økende antall elektroniske tjenester vil stille store krav til
profesjonalitet og kompetanse. Som eksempel på vekst kan det nevnes at antall PC er for elevene bare i skolene i Melhus kommune har økt fra 150 til 550 på 4 år. Skolene i Midtre Gauldal har i samme periode økt fra 100 til over 300 PC er. Det er fortsatt et behov for flere PC og utvidet infrastruktur innenfor dette området. Kommunal drift og kommunikasjon med brukere, offentlige etater og andre baserer seg i økende grad på elektroniske løsninger. Dette medfører svært høye krav til sikkerhet; dvs. tilgang på informasjon når du trenger det, kvalitet på informasjonen og personvern. Sett i forhold til forventet vekst vil det være avgjørende i tiden fremover å sikre at kostnadene knyttet til IKT er under kontroll og at tjenestene har tilfredsstillende kvalitet. I Midtre Gauldal har vi pr i dag mange uløste oppgaver innen IKT. Kommunen henger etter når det gjelder å ta i bruk IKT-systemer særlig innen pleie og omsorg, elektronisk kommunikasjon med innbyggere og bruk av elektroniske saksdokumenter for politiker. Vi vil i løpet av relativt kort tid komme i en økonomisk, teknologisk og kompetansemessig vanskelig situasjon. Dette fordi vi ikke vil kunne møte den teknologiske utviklingen som skjer innenfor de rammer vi opererer innenfor i dag. Et samarbeid om leveranse av IKT tjenester vil danne et tilfredsstillende utgangspunkt for å sikre økt kvalitet på dagens driftssituasjon. Tjenestene vil kunne bli stabile og inneha nødvendig kvalitet. Utviklingen vil kunne skje kontrollert og målrettet. Et samarbeid vil også ha følgende fordeler: IKT tjenester av høy kvalitet, for eksempel minimal nedetid, vil få betydning for effektiviteten for alle områder i kommunen. Tjenesten vil bli langt mindre sårbar når det gjelder sykdom og fravær. Vi vil kunne sikre høy stabilitet og oppetid for systemene. Det vil også være et godt utgangspunkt for å utvikle 24/7 leveranser (24 timer/ 7 dager i uka). Sikkerheten både mht personvern, kvalitet på data og tilgjengelighet vil kunne løses på en tilfredsstillende måte. Vi vil sikre bredde i kompetansen og minske behovet for å kjøpe konsulenttjenester. Utredningen fra ABEO viser at kommunene per i dag til sammen dekker de fleste spesialområdene. Det vil også bli enklere å rekruttere dyktige medarbeidere til et større, profesjonelt miljø. Utredningen gjennomført av ABEO viser i tillegg at det vil være et potensial for å redusere kostnadsveksten innenfor IKT området. Et moderne driftssenter vil kunne holde dørene åpne for eventuelt andre kommuner som ønsker å være med. Potensialet for rene økonomiske besparelser vil kunne bli stort dersom 3 kommuner går inn i et samarbeid (jamf rapport fra ABEO). Et driftssamarbeid innenfor IKT vil gjøre det langt enklere å kunne samarbeide på andre fagområder. Besparelsene er av ekstern utredere da vurdert til å kunne øke betraktelig. Et aktuelt eksempel er mulighet til samarbeid om lønnssystem (innsparingspotentiale ca kr. 350 000,-). Det er viktig å være oppmerksom på at et samarbeid vil medføre noe mindre frihet når det gjelder valg av systemløsninger for den enkelte kommune. 2. Bestillerkompetanse Ved en inngåelse av et samarbeid bør den enkelte kommune sikre at den sitter igjen med bestillerkompetanse. Med bestillerkompetanse forstås bl a generell teknisk forståelse, strategisk innsikt mht bruk av IKT innenfor kommunale tjenester som for eksempel innenfor helse, skole og elektroniske tjenester rettet mot publikum. Den bør også ha god organisasjonsforståelse og evnen til å kommunisere godt slik at den fungerer som bindeledd mellom IKT drift og brukerne.
I Midtre Gauldal kommune kommer stillingen som IKT-sjef fortsatt å finnes i 50 % for å sikre strategisk planlegging, koordinering av kommunens IKT-behov og støtte til IKT-prosjekter med kompetanse. 3. Tekniske løsninger De tekniske løsningene som benyttes av kommunene i dag er så vidt like at det ikke skulle by på noen problemer å kunne samkjøre og samarbeide. 4. Organisering - plassering Når det gjelder organisering av et IKT samarbeid er det viktig å ta hensyn til at det er en virksomhetskritisk tjeneste med behov for frihet til raskt å kunne ta beslutninger innenfor egne rammer. Det må enkelt kunne disponere sine ressurser og ha helt klare ansvarsforhold. Videre er det avgjørende at et IKT samarbeid har mulighet til opptre nøytralt for å kunne levere tjenester etter avtale. Et driftssenter vil kunne plasseres i alle kommunene rent teknisk og bygningsmessig. Det avgjørende vurderes da å være det rent geografiske; dvs. sentral beliggenhet mht rekruttering av personell, og levering av varer og tjenester for de samarbeidende kommuner. I tillegg kommer at Melhus har ferdigstilt et nytt datarom med kapasitet til å kunne drifte for flere. Datarommet er bygd etter gjeldende standarder mht sikkerhet og kapasitet Det anbefales at driften legges til Melhus. 5. Samarbeidets innhold, omfang Samarbeidet vil dekke sentral IKT drift og nødvendig support og utvikling av dette. Med sentral IKT drift forstås drift av maskinvare inkl operativsystem og nettverk, levering av internettilgang og drift av kommunenes ulike fagsystemer. Det vil i tillegg omfatte en felles helpdesk. Driften omfatter også telefoni. For å sikre, kontrollere kvaliteten på leveransen så vil denne beskrives i detalj i et eget dokument. Dokumentet benevnes Service Level Agreement. Et eventuelt styres formelle innflytelse vil avgrenses til samarbeidets innhold og omfang. Det vil i tillegg være hensiktmessig for kommunene å benytte styret / samarbeidet som et bindeledd mellom IKT drift og brukerne av IKT tjenester og som et rådgivende organ. 6. Kostnadsvurderinger Etablering For å sikre at ordinær IKT drift går som vanlig under etableringen vil det være fornuftig å benytte ekstern bistand i gjennomføringsperioden. Hovedtyngden av kostnadene er viktige grunninvesteringer til etablering og installasjon av løsninger, servere og kommunikasjonsenheter som muliggjør felles kommunikasjonsløsninger for å knytte kommunenes drift sammen. Tabellen under viser de delområdene som er nødvendige for å kunne etablere felles drift og kostnaden for disse. Kostnader knyttet til etablering er beregnet slik: Delprosjekt Pris NOK 15.1 Delprosjekt: Oppstart 200 000 Utarbeiding av SLA 100 000
Organisatorisk idriftsettelse - Prosjektering 450 000 15.2 Delprosjekt: Fysisk Infrastruktur 250 000 15.3 Delprosjekt: Nettverk 600 000 15.4 Delprosjekt: Datalaget 1 000 000 15.5 Delprosjekt: Applikasjonsfarm 400 000 15.6 Delprosjekt: Infrastruktur Administrasjon 600 000 15.7 Delprosjekt: Kjernetjenester, forretningslag presentasjonslag 280 000 15.8 Delprosjekt: E-Post 50 000 15.9 Delprosjekt: PC-Drift 600 000 15.10 Delprosjekt: Terminaltjenester 600 000 Total pris eksklusive mva. 5 130 000 Investeringbehov 4 580 000 Tas av drift 550 000 Investeringen fordeles slik: Sum investeringskostnader 2010 1 050 000 Sum investeringskostnader 2011 3 530 000 SLA og prosjektering dekkes gjennom drift IKT i 2009 550 000 Drift Vurderingen av driftskostnader er basert på utredning fra ABEO samt egne beregninger. Prognosene er vurdert på grunnlag av hva som er nødvendig for å møte kommende behov blant annet innen områder som skole og helse og omsorg. Oppsummert kostnadsbilde driftskostnader Alle tall i millioner 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Ikke samarbeid 2 kommuner 10,9 12,2 14,3 14,8 15,4 16 Samarbeid 2 kommuner 12,4 12,5 12,8 Merknad: tallene ved samarbeid er inklusive finanskostnader Antall ansatte IKT drift 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Ikke samarbeid 2 kommuner 9 10 11 13 14 14 Samarbeid 2 kommuner 12 12 12 En felles driftsplattform vil danne grunnlag for samarbeid på øvrige områder. Det vil da kunne være mulig med relativt sett høyere besparelser og kvalitetsheving for disse. Det vises for øvrig til utredningen fra ABEO. Avhengig av valg av organisasjonsform kommer i tillegg kostnader knyttet til strøm, husleie, renhold (tillegg til dagens IKT-driftskostnader), regnskap, lønn, personalkompetanse mv. Modell for fordeling av kostnader Etter erfaringer fra Hamar og Fosen IKT-samarbeid foreslår prosjektgruppa at kostnadene til samarbeidet, inledningsvis fordeles etter følgende nøkkel: 50 % likt mellom kommunene, 50 % etter folketall.
Ved bruk av denne fordelingsnøkkelen, blir kostnadene for hver kommune slik: Etableringskostnaden blir 3,0 mill for Melhus og 2,0 mill for Midtre Gauldal. Årlig driftskostnad blir 7,44 mill for Melhus og 4,96 mill for Midtre Gauldal. Faktiske driftkostnader for år 2008 stemmer også bra overens med denne fordelingsnøkkel. Hvis kommunene velger å ikke samarbeide kommer Midtre Gauldal kommune å ha behov for å komplettere bemanningen i 2010 med større kompetanse og økt kapasitet beregnet til 2 årsverk ved sentral driftavdeling samt økte kostnader for innleie av eksterne konsulenter med inntil kr 400 000,- årlig (4 dager pr. måned). Innen noen år kan det også bli behov for nytt serverrom, grunnet sikkerhetskrav og kapasistetskrav. I følge erfaringer fra andre kommuner blir kostnaden for nytt serverrom ca. 3 mill i befintlig bygning og ca. 4 mill hvis det kreves etablering i ny bygning. Vurdering: Rådmannen anbefaler at det inngås et samarbeid om drift av IKT mellom kommunene Midtre Gauldal og Melhus. Samarbeidet organiseres etter 27 i kommuneloven og legges til Melhus kommune. Det utarbeides avtaler i SLA form (Service Level Agreement detaljert beskrivelse av leveransen). Eventuell oppsigelse av samarbeidsavtale bør være regulert i vedtekter. Kostnader til nødvendig utvidelse av kapasitet dekkes innenfor økonomi og handlingsplan. Etter første behandling i administrasjonsutvalget og et nytt drøftingsmøte med arbeidstakerorganisasjonene tilrår rådmannen at Midtre Gauldal kommune foreslår endringer i vedtektene Rådmannens innstilling 1. Det inngås samarbeid om IKT drift mellom Melhus og Midtre Gauldal kommuner. Samarbeidet organiseres med hjemmel i kommunelovens 27 og utarbeide vedlagte vedtekter med endringsforslag som følger: 7 Styret skal ha 5 medlemmer hvorav en ansattrepresentant med rettigheter som øvrige styremedlemmer. Styremedlemmene skal ha personlige varamedlemmer. Medlemmene fordeles som følger:melhus kommune 2, Midtre Gauldal kommune 2, ansattrepresentant 1. Funksjonen som styreleder alternerer mellom Melhus og Midtre Gauldal kommune annet hvert år. Ansattrepresentant alternerer mellom kommunene annet hvert år og ansattrepresentant skal velges fra kommune som ikke har styreleder. Styret bortsett fra ansattrepresentant velges av rådmennene for minimum to år men for maksimalt 4 år. Spørsmål om fritak og uttreden eller nyvalg av styremedlemm behandles av rådmann i den kommune hvor nytt medlem/varamedlem er aktuelt. Ved endelig uttreden eller varig forfall, iverksettes suppleringsvalg for gjenværende del av funksjonstiden. 2. Ansatte ved IKT drift i Midtre Gauldal og Melhus kommune overføres til virksomheten jmf vedlagte avtale (omstillingsavtale). 3. Kvaliteten på leveransen beskrives i egen avtale. 4. Melhus og Midtre Gauldal kommune arbeider for å få flere kommuner å slutte sig til samarbeidet og det vurderes om IKS er hensiktsmessig på sikt.