Utvalg: Levanger Arbeidsmiljøutvalg - Felles AMU Levanger og Verdal Møtested: Møterom1119 - Levanger Rådhus Dato: 13.06.

Levanger kommune Møteinnkalling Utvalg: Levanger Arbeidsmiljøutvalg - Felles AMU Levanger og Verdal Møtested: Møterom1119 - Levanger Rådhus Dato: 13.06.2016 Tid: 13:00 Forfall meldes til utvalgssekretær some@innherres-samkommune.no som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Sakliste Saksnr Innhold PS 22/16 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 23/16 Godkjenning av møteprotokoll fra siste møte PS 24/16 Møteplan AMU Levanger 2.halvår 2016 PS 25/16 Orientering fra enhetsleder Personal -og organisasjonsenheten - AMU Levanger PS 26/16 Sykefraværsstatistikk 1 tertial - AMU levanger PS 27/16 Evaluering av 40-timers HMS kurs 2016 - AMU Levanger PS 28/16 Godkjenning av varslingsrutiner i kvalitetssystemet Compilo - AMU Levanger PS 29/16 Orientering om lokal særavtale arbeidstøy - AMU Levanger PS 30/16 Retningslinjer for trafikksikre tjenestereiser i Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune - AMU Levanger PS 31/16 Orienteringer PS 32/16 Midlertidige skolelokaler - Ytterøy Vel møtt! Leder Kari Olafsen Aunet (sign) 1/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste PS 22/16 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 23/16 Godkjenning av møteprotokoll fra siste møte 2/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Levanger kommune Sakspapir Møteplan AMU Levanger 2. halvår 2016 Saksbehandler: E-post: Tlf.: Sølvi Melvold solvi.melvold@innherred-samkommune.no 74052767 Arkivref: 2008/10713 - /440 Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger Arbeidsmiljøutvalg 13.06.2016 24/16 Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget vedtar følgende møteplan for 2.halvår 2016: Mandag 19. september 2016 Mandag 7. november 2016 Alle møter kl. 13-15 Hjemmel/bakgrunn for saken: Ingen Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Arbeidsmiljøutvalget vedtar følgende møteplan for 2.halvår 2016: Mandag 19.september 2016 Mandag 7.november 2016 Alle møter kl. 13-15 3/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Levanger kommune Sakspapir Orientering fra enhetsleder Personal -og organisasjonsenheten - AMU Levanger Saksbehandler: E-post: Tlf.: Sølvi Melvold solvi.melvold@innherred-samkommune.no 74052767 Arkivref: 2006/1165 - /440 Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger Arbeidsmiljøutvalg 13.06.2016 25/16 Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering. Hjemmel/bakgrunn for saken: Ingen Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Enhetsleder Vidar Solheim orienterer om status, gleder og utfordringer i HMS arbeidet ved Personal- og organisasjonsenheten. 4/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Levanger kommune Sakspapir Sykefraværsstatistikk 1 tertial 2016 - AMU levanger Saksbehandler: E-post: Tlf.: Sølvi Melvold solvi.melvold@innherred-samkommune.no 74052767 Arkivref: 2015/854 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger Arbeidsmiljøutvalg 13.06.2016 26/16 Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar rapportering om sykefravær fra 1.tertial 2016 til orientering. Hjemmel/bakgrunn for saken: Ingen Vedlegg: 1 Sykefraværsstatistikk 1 tertial 2016 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Rapportene som ligger vedlagt viser sykefraværstall fra 1.tertial 2016 1. Sykefraværstall Levanger 2. Sykefraværstall Verdal 3. Sykefraværstall Innherred samkommune Rapportene presenteres av enhetsleder Personal -og organisasjonsenheten Vidar Solheim 5/42

1 6/42

Levanger kommune 2 7/42

3 8/42

Verdal kommune 4 9/42

5 10/42

Innherred samkommune 6 11/42

7 12/42

8 13/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Levanger kommune Sakspapir Evaluering av 40-timers HMS kurs 2016 - AMU Levanger Saksbehandler: E-post: Tlf.: Sølvi Melvold solvi.melvold@innherred-samkommune.no 74052767 Arkivref: 2006/1165 - /440 Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger Arbeidsmiljøutvalg 13.06.2016 27/16 Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar evalueringsrapporten fra 40- timers HMS kurs 2016 til orientering. 1. Alle ledere, verneombud og medlemmer i arbeidsmiljøutvalget skal gjennomføre 40 timers HMS kurs. - Kurs for ledere/verneombud bør oppdateres etter 8 år. - Kurset kan gjennomføres i løpet av en toårsperiode etter avtale med kursarrangører, dette gjelder i hovedsak for ledere. 2. Kommunalsjefene får et ekstra ansvar for å påse at alle ledere har gjennomført 40 timers HMS kurs. Hovedvernombudene har en samlet oversikt over hvem som har deltatt på 40 timers HMS kurs. Hjemmel/bakgrunn for saken: Ingen Vedlegg: 1 Evalueringsrapport 40-timers HMS kurs 2016 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Både verneombud, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og arbeidsgivere er pliktige til å gjennomføre HMS opplæring. Arbeidsmiljøloven 3-5 Arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i helse, miljø og sikkerhetsarbeid. 14/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-19 Varighet av opplæringen av verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg. Opplæringens varighet skal være minst 40 timer. Det kan avtales en kortere opplæring enn 40 timer, dersom partene i fellesskap er kommet fram til at det er forsvarlig ut fra en vurdering av problemenes karakter og omfang. Vurdering: Arbeidsmiljøutvalget tar evalueringsrapporten fra 40- timers HMS kurs 2016 til orientering. 1. Alle ledere, verneombud og medlemmer i arbeidsmiljøutvalget skal gjennomføre 40 timers HMS kurs. Kurs for ledere/verneombud bør oppdateres etter 8 år. Kurset kan gjennomføres i løpet av en toårsperiode etter avtale med kursarrangører, dette gjelder i hovedsak for ledere. 2. Kommunalsjefene får et ekstra ansvar for å påse at alle ledere har gjennomført 40 timers HMS kurs. Hovedvernombudene har en samlet oversikt over hvem som har deltatt på 40 timers HMS kurs. 15/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Evaluering av 40 timers HMS kurs 2016 Deltagelse 23 ledere og verneombud gjennomførte kurset. I tillegg var det noen ledere som var med på deler av kurset, og som vil gjennomføre resten i 2017. Til sammen var det 27 stk innom kurset. Dag 1) onsdag 30. mars 08:30-15:30 TRØNDERHALLEN Tidspunkt Kl. fra - til Beskrivelse Agenda for dagen Ansvarlig Kursholder Evaluering 1 2 3 4 5 6 08:15 08:30 Kaffe + noe enkelt å spise Alle 08:30 08:40 Åpning v/ Kommunalsjef samfunnsutvikling Unni Storstad 2 6 6 4 08:40 08:50 Presentasjon og målsetting med kurset v/ Jostein Jostein Hulbækdal 5 9 5 08:50 09:00 Presentasjoner legges tilgjengelig i Compilo v/sølvi Sølvi Melvold 4 8 7 09:00 09:45 Bli kjent runde. Fyll ut skjema, felles gjennomgang, en Trine W. Olsen 1 4 11 3 runde rundt bordet. Presentere av sidemann. 09:45 10:00 Pause Alle 10:00 11:30 Grunnkurs arbeidsmiljø (Hvorfor, mål, hva, arbeidsformer) Jostein Hulbækdal 1 1 15 3 Hva er arbeidsmiljø? 11:30 12:00 Lunsj Alle 12:00 12:45 Arbeidsmiljø fortsetter gruppearbeid. Jostein Hulbækdal 4 14 3 Hva er godt og dårlig arbeidsmiljø? Gjennomgang gruppearbeid 12:45 13:00 Pause Alle 13:00 15:00 Arbeidsmiljøloven Rune Holmlimo 13 7 Arbeidsmiljøforskriftene HMS forskriften 15:00 15:30 Handlingsmetoden Hjemmeoppgave 1 (Fysisk arbeidsmiljø Jostein Hulbækdal 1 5 10 3 16/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Kommentarer til kursarrangør fra dag 1 Litt uryddig start på dagen Hadde vært fint om alle powerpointpresentasjonene var lagt ut i forkant av kurset på compilo slik at den som skal gå på kurset er enda bedre oppdatert om stoffet vi skal igjennom. Dette hadde gitt enda bedre utbytte av kurset. En tung dag, blir mye teori, kanskje vært lurt og blande dag 1 og dag 2 med innhold. Fine lokaler og god luft, ikke så super plassering av gruppa, må sitte og vri seg. En grei dag. Vi kunne godt ha presentert oss selv. Dag 2: Dag 2) fredag 15. april 08:30-15:30 TRØNDERHALLEN Tidspunkt Kl. fra - til Beskrivelse Agenda for dagen Ansvarlig Kursholder Evaluering 1 2 3 4 5 6 08:30 09:30 Psykososialt arbeidsmiljø (inkl. pause) Rune Holmlimo 1 14 7 09:30 11:30 Ergonomisk arbeidsmiljø (inkl. pause) Morten Skjesol 1 2 13 6 11:30 12:00 Lunsj Alle 12:00 14:00 Praktisk bruk av arbeidsmiljøloven (inkl. pause) Kari Engen 2 7 13 14:00 15:30 Risikovurdering (inkl. pause) Laila Sivertsen 1 5 11 3 Kommentarer til kursarrangør fra dag 2 Bra dag, flinke foredragsholdere som brukte humor, men også var faglige dyktige. Spennende dag. En kjempedag med mange flinke foredragsholdere. Mange artige innslag, tankevekkende og alvorlog presentert med mye humor løftet dagen. Dette var en veldig bra dag! Psykisk arbeidsmiljø: Veldig nyttig og matnyttig innlegg rett og slett, det ble 5 på evalueringa da det ble for hektisk og lite rom for spørsmål. Dette området må utvides. God formidler. Savner litt om ansvar for psykososialt arbeidsmiljø og arbeidsplasser med for høye krav til deltagelse på sosiale arrangement på fritiden. Rune Holmlimo er kul Veldig nyttig Ergonomisk arbeidsmiljø: Glimrende foredragsholder, lett og ledig framstilling, nyttig for arbeidet vårt, dette innlegget ble også for hektisk, burde vært lengre tid. Litt for mye «enkelt» saker, ønsker mer generell info, fikk litt følelsen av å være på idrettsskadekurs en periode. Morten Skjesol var veldig bra. Går veldig fort framover i forhold til foilene i starten, snakket veldig bra om støy og sykmeldinger. Praktisk bruk av arbeidsmiljøloven: Høy underholdningsverdi, men usikker på hvor mye kunnskap jeg satt igjen med. Glimrende forelesning og meget engasjert og god formidler. Et vanskelig tema ble formidlet på en enkle, artig og alvorlig måte. Kunne hatt en lengre sekvens her også. Kari Engen er fantastisk, henne skal jeg by inn til uteavdelingen. Må ta spesielt fram kari Engen. For ei dame!, gjør tungt stoff forståelig, interessant. Tror ikke jeg glemmer hennes innslag med det første. Gikk litt fort fram fra punkt til punkt. Rakk ikke å tenke oss om. Artig og engasjerende formidlingsmåte. Risikovurderign: Dette emnet vart litt tungt på slutten av dagen. Bør flyttes til først på dagen. Var også kjent stoff, ble mye ord, men et viktig tema. Veldig hesblesende formidling 17/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Dag 3: Dag 3) onsdag 20. april 08:30-15:30 TRØNDERHALLEN Tidspunkt Kl. fra - til Beskrivelse Agenda for dagen Ansvarlig Kursholder Evaluering 1 2 3 4 5 6 08:30 09:00 Handlingsmetoden: Jostein Hulbækdal 1 6 13 Gjennomgå hjemmeoppgaver fysisk arbeidsmiljø 09:00 09:45 Tips og utfordringer for Verneombudet Trine W. Olsen 1 7 12 1 09:45 10:00 Pause Alle 10:00 11:30 AKAN + Spilleavhengighet Jostein Hulbækdal Trine W. Olsen 1 10 9 1 11:30 12:00 Lunsj Alle 12:00 12:30 IA inkluderende arbeidsliv i praksis Svein Sandsæter 3 3 6 8 1 12:30 13:15 Vold og trusler Sølvi Melvold 1 2 13 4 13:15 13:30 Pause Alle 13:30 15:00 Kommunikasjon og konflikthåndtering (Inkl. pause) Torhild Grevskott 1 6 8 4 15:00 15:30 Hjemmeoppgave 2: Psykososialt arbeidsmiljø Jostein Hulbækdal 3 9 2 Kommentarer til kursarrangør fra dag 3 Burde vært noe mer praktisk, litt mye på leders rolle. Supert at vi får kaffe og vaffel hver morgen! Dårlig luftkvalitet i løpet av dagen (tung luft) Forstyrrende snakking fra naborom Mye kjent stoff som ble gjennomgått, derfor ble dette mye repetisjon. Bør tenke over om det skal legges opp til halve dager, i stedet for hele dager. Blir lenge og være til stede om gangen. Dessuten var det et ekstremt dårlig lokale, med lite lufting. Enkelte tema som IA er ikke så relevant for verneombud, enkelte tema er ikke så relevant for leder. Hvis kurset hadde vært splittet på parallelle tema for ledere og verneombud hadde kurset kanskje blitt enda mer målrettet. Mye på en dag, kunne kanskje vært bedre og utvidet tiden på noen av temaene her, eks mer om kommunikasjon og konflikthåndtering. Tips og utfordringer for verneombud presentasjonen ble en oppramsing av powerpointen, men diskusjonen rundt ble fruktbar. For mye oppramsing/opplesing, kunne hatt færre tema med mer inngående behandling. Gode diskusjoner på slutten i forbindelse med spørsmål. AKAN+ spilleavhengighet Behov for tydeligere retningslinjer for AKAN i våre kommuner? Viktig med holdningsskapende arbeid. Bra gode diskusjoner IA Inkluderende arbeidsliv i praksis ikke relevant for meg som verneombud. IA for langdrygt og urelevant for meg som verneombud Litt for lite tid til IA. Interessant, mye detaljer. Vold og trusler fikk for lite tid men styrte det veldig bra, interessant tema. Hjemmeoppgave fysisk arbeidsmiljø lettere å få igang en dialog om man snakker med sidemann først. IGP-metoden. Litt lite om hjemmeoppgaver. 18/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Dag 4: Dag 4) onsdag 27. april 08:30-15:30 TRØNDERHALLEN Tidspunkt Kl. fra - til Beskrivelse Agenda for dagen Ansvarlig Kursholder Evaluering 1 2 3 4 5 6 08:15 08:30 Kaffe + noe enkelt å spise Alle 08:30 09:00 Hjemmeoppgave 2 - kort gjennomgang Jostein Hulbækdal 3 11 8 09:00 10:00 Inneklima Jostein Hulbækdal 1 8 11 2 10:00 10:15 Pause Alle 10:15 11:30 Brannvern Brannvesenet 6 12 4 11:30 12:00 Lunsj Alle 12:00 13:00 Kvalitetssystemet Compilo Sølvi Melvold 2 11 6 Prosedyrer og avviksrapportering 13:00 13:15 Pause Alle 13:15 13:45 Overordnet og lokale HMS/IA-planer Sølvi Melvold 4 9 5 13:45 14:00 HMS Info side på intranettet (ikke gjennomført) Sølvi Melvold 14:00 14:15 Pause Alle 14:15 - Evaluering Ordet fritt Innsamling av skjema Kake og kaffe Kommentarer til kursarrangør fra dag 4 Rolig stemmeleie på de som snakker, det er behagelig å høre på. Engasjert og får med seg gruppen i dialog. På siste dag ble det mye diskusjon, mye håndgripelig og praktisk mere tid? Inneklima Hva er krav til inneklima, retningslinjer, krav til en kontorplass, temperatur, lys. Brann Relevansen til jobben som verneombud var nok «så som så» HMS/IA plan Skulle vi hatt mer tid på HMS/IA plan? Kvalitetsystemet Compilo Mer tid til kvalitetssystemet Compilo. Ønsker en heldag med kvalitetssystemet Compilo!! Veldig til hjelp med opplæring av Compilo og avviksrapportering Mye spørsmål, bra diskusjoner. Gjerne litt mer tid på kvalitetssystemet prosedyrer, skulle gjerne hatt denne gjennomgangen i starten på kurset, gjerne første dag. På min arbeidsplass har styreren vært «snill» og lagt inn avvik for oss (mes ved skader), gjennomgikk dette sammen med styrer hvordan dette gjøres med oppfordring om å bruke systemet. 1 3 Generell tilbakemelding på hele kurset Jeg synes hele kurset har vært lærerikt for meg som nyvalgt verneombud. I løpet av disse kursdager har jeg som verneombud tilegnet meg nye og gode kunnskaper som er nyttig å ha med seg i videre arbeid som verneombud. Bra lærerikt HMS kurs! Et lærerikt og nyttig kurs med flinke forelesere, gode lokaler, men viktig at det blir luftet godt i pausene når sola viser seg. Fint om kurset blir lagt på ulike ukedager. Denne gangen er det tre onsdager. For oss med møter på faste dager er det krevende og stokke om på timeplanen. Bra kurs generelt for alle dagene, både for leder og verneombud. Mye nyttig på kurset Et lærerikt og interessant kurs, gode og flinke foredragsholdere Bra kurs! Mye informasjon, men et helt greit kurs for meg. Har 40 timers kurs fra før, men dette var klart mye bedre. Har fått mer innblikk som verneombud, jeg vet nå hva som forventes. Alt i alt et bra kurs, setter fokus på enkle ting i hverdagen vi kan forbedre, samtidig som man ser de litt større utfordringene. 19/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Et bra og nyttig kurs. Synes det er hensiktsmessig og delta sammen med verneombud, burde vært pålagt. Synes jeg har lært mye, selv om jeg har vært leder i mange år. BRA! Veldig positivt at leder og verneombud går sammen. Evaluering fra kursholdere, hovedvernombud og HMS koordrinator Lokalet Lyst og fint lokale, med bra fasiliteter. Vanskelig å møblere til hestesko, mange deltagere må sitte og vri seg. God service Bra matservering og drikke Positivt, de lagde bløtkake på trønderhallen, med HMS logo Program/evaluering Program og evaluering i samme skjema var veldig bra. Gode muntlige og skriftlige tilbakemeldinger på kurset Presentasjonsrunde første dag gikk raskt og effektivt, sidemann presenterte ut ifra skjema. Generelt til neste års kurs Presentasjonsrunde gjennomføres på samme måte, de fyller ut skjema og sidemann presenterer Husk ofte pauser, en time forelesning før pause er maks. Legg inn mer tid til refleksjoner, gruppearbeid, dialog med sidemann. Det bør stilles krav til ledere som ikke har gjennomført HMS kurs til å delta i 2017, dette fremmes i AMU, dette gjelder også kursing for AMU medlemmer. Jfr AML 7-4 ( 6-5) Avklar matallergier på forhånd ved bestilling. Tema Verneombudets rolle, hjemmelekse sendes ut på forhånd (brosjyre du er valgt til verneombud), Trine ordner med gruppearbeid/refleksjonsspm. Risikovurdering må sees i forhold til kommunens skjema/rutiner, kanskje kan Jostein/Sølvi/Trine gjennom føre dette. Bruk av praktiske eksempler. Bruke enda mer humorinnslag som avbrekk. Gjennomgang fysisk arbeidsmiljø runde rundt bordet på hvilke tema de har tatt for seg, to eller tre case presenteres i fellesskap. Presisere taushetsplikt i starten, saker som diskuteres kan berøre oss på forskjellige måter. Vurdere omrokkering og tidsbruk av tema. HMS kurs 2017, gjennomføres i mars måned, legges ut på nettet i januar måned, slik at lederne får tid til å sette av tid, kurset gjennomføres i Verdal på kommunestyresalen. Evaluering gjennomført av Sølvi, Jostein og Trine. 20/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Levanger kommune Sakspapir Godkjenning av varslingsrutiner i kvalitetssystemet Compilo - AMU Levanger Saksbehandler: E-post: Tlf.: Sølvi Melvold solvi.melvold@innherred-samkommune.no 74052767 Arkivref: 2016/3610 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger Arbeidsmiljøutvalg 13.06.2016 28/16 Rådmannens forslag til vedtak: Følgende varslingsrutiner i kvalitetssystemet Compilo godkjennes i AMU Verdal. 1. Avvik vs Varsling 2. Varslingsrutine jfr Etiske retningslinjer Hjemmel/bakgrunn for saken: Ingen Vedlegg: 1 Rutine Avvik vs Varsling 2 Varslingsrutine jfr Etiske retningslinjer Saksopplysninger: 1. Rutine for Avvik vs Varsling I enkelte tilfeller kan det være vanskelig å definere hva som er et avvik og hva som er varslingssak. Rutinen vil være med på å tydeliggjøre hovedforskjellene. I noen tilfeller kan det være hendelser som registreres som avvik og som ved flere overtredelser går over til en varslingssak, i andre tilfeller kan det være at hendelsen har en slik alvorlighetsgrad at den meldes direkte som en varslingssak. 2. Varslingsrutine jfr Etiske retningslinjer Varslingsrutinen bygger videre på varslingstema som er nedfelt i kommunens etiske retningslinjer. Denne rutinen er med på å tydeliggjøre varslingsrutiner både for den som melder og hvordan varslingsmeldinger skal følges opp av den som mottar en varslingssak. 21/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Vurdering: Følgende varslingsrutiner i kvalitetsystemet Compilo godkjennes i AMU Verdal. 1. Avvik vs Varsling 2. Varslingstutine jfr Etiske retningslinjer 22/42

Innherred samkommune PROSEDYRE Innherred samkommune / Administrasjon og støttefunksjoner / Personal - og organisasjonsenheten / HMS - Helse, miljø og sikkerhet / Avvik og Varsling / AVVIK vs VARSLING ID:123174 Forfatter: ISK, HMS- og kvalitetskoordinator (Melvold, Sølvi ) Godkjent av: ISK, HMS- og kvalitetskoordinator (Melvold, Sølvi ) Status: publisert Opprettet: 23.3.2016 Endret: 19.5.2016 Revidert: 19.5.2016 Neste revisjon: 19.5.2017 (ISK, HMS- og kvalitetskoordinator (Melvold, Sølvi )) Endringsnivå: Revisjon Utgaver: 5 Losen-lenke: 181x123174 Skjul metadata Formål Prosedyren har som formål og tydeliggjøre hva som defineres som avvik og hva som går under varsling. Det kan være vanskelig å skille mellom hva som er hva, og det finnes noen gråsoner her. Det er i tillegg laget en egen prosedyre for avviksmelding og avvikshåndtering og egen prosedyre for varslingsrutine jfr Etiske retningslinjer. (se vedlegg) Omfang/Virkeområde Gjelder for alle ansatte i Verdal kommune., Levanger kommune og Innherred samkommune. Ansvar Alle ansatte er ansvarlig og har rett til å rapportere avvik og varsle om kritikkverdige forhold.jfr Kommunens etiske retningslinjer og Arbeidsmiljøloven 2-4 og 2-5 Varsling.om kritikkverdige forhold i virksomheten. Aktivitet/beskrivelse Hva er AVVIK? Avvik er brudd på lover og regler knyttet til fysisk og psykisk arbeidsmiljø, avvik defineres som uønskede hendelser og forbedringspunkter i forhold til: Ikke oppfylt krav i lov, forskrift og eksterne retningslinjer (myndighetskrav) Ikke oppfylt interne rutiner, prosedyrer, retningslinjer og evt. standarder Ikke oppfylt individuelle vedtak Skader, nestenuhell, uønskede hendelser og uakseptable forhold Eksempel på avvik: Uhell med personsskade hos deg selv eller hos en tjenestemottaker, barn/elev, bruker,pasient. Vold og trussel situasjoner Skade på bygninger/kjøretøy/utstyr Branntilløp Forurensninger Dårlig inneklima, trekk, støy, dårlig lysforhold Manglende verneutstyr Brudd på taushetsplikt, personvern 23/42

(Flere eksempler, se alle avvikskategorier i compilo) Avvik skal meldes inn av den som observerer hendelsen, avviket skal rapporteres til nermeste leder ved bruk av avvikssystemet i Compilo. Viser forøvrig til egen prosedyre for avviksmelding og avvikshåndtering.(se vedlegg) Hva er VARSLING? Varsling er å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Før varsling skjer, bør forholdet være forsøkt tatt opp internt. Varslingen bør være motivert ut fra et ønske om å forbedre situasjonen på arbeidsplassen, opplyse innbyggerne om forholdene ved virksomheten, eller fremme brukernes, virksomhetens eller samfunnets interesser. Fremgangsmåten ved varsling må være forsvarlig. Det vil normalt være forsvarlig å varsle i tråd med kommunens interne rutiner. Kritikkverdige forhold skal varsles, følgende handlinger er kritikkverdige: Kriminelle, altså ulovlige Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Korrupsjon Maktmisbruk Diskriminering Brudd på taushetsplikt Mislighold av lovbestemt forbud eller påbud Brudd på kommunens etiske retningslinjer Brudd på tydelige rutiner/politiske retningslinjer som er nedfelt i skriftlige dokumenter som er gjort kjent for ansatte og ledelsen. Brudd med alminnelige etiske standarder i samfunnet Oversikten er ikke uttømmende. Varsling oppfordres til å meldes på kommunens eget Varslingsskjema Viser forøvrig til egen prosedyre for varslingsrutine jfr Etiske retningslinjer (vedlagt) Bilder og illustrasjoner Vedlegg Arbeidsmiljøloven Etiske retningslinjer for Levanger kommune, Verdal kommune og Innherred samkommune Prosedyre for avviksmelding og avvikshåndtering Varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen Brosjyre fra Arbeid og inkluderingsdepartementet Varslingsrutine jfr Etiske retningslinjervarslingsskjema Kompetanse Hjemmel Referanser Utstyr 24/42

Innherred samkommune PROSEDYRE Innherred samkommune / Administrasjon og støttefunksjoner / Personal - og organisasjonsenheten / HMS - Helse, miljø og sikkerhet / Avvik og Varsling / Varslingsrutine jfr Etiske retningslinjer ID:123319 Forfatter: ISK, HMS- og kvalitetskoordinator (Melvold, Sølvi ) Godkjent av: ISK, HMS- og kvalitetskoordinator (Melvold, Sølvi ) Status: publisert Opprettet: 29.4.2016 Endret: 2.6.2016 Revidert: 2.6.2016 Neste revisjon: 2.6.2017 (ISK, HMS- og kvalitetskoordinator (Melvold, Sølvi )) Endringsnivå: Revisjon Utgaver: 7 Losen-lenke: 181x123319 Skjul metadata Formål Det skal være trygt å varsle om kritikkverdige forhold for ansatte i Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune. All varsling skal håndteres på en forsvarlig måte. Denne varslingsrutinen skal kvalitetssikre dette arbeidet, samt hindre at varslingssaker kan skade kommunens omdømme. Omfang/Virkeområde Varslingsrutinen gjelder for alle ansatte som jobber i Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune. Det gjelder også for midlertidige ansatte/vikarer. Ansvar Arbeidsgiver har ansvar for å legge til rette for et helsemessig og forsvarlig arbeidsmiljø, samt sørge for åpenhet og god intern kommunikasjon på arbeidsplassen. Leder har ansvar for å følge opp varslingssaker etter denne varslingsrutine. Arbeidstakere har rett og plikt til å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Aktivitet/beskrivelse Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Før varsling skjer, bør forholdet være forsøkt tatt opp internt. Følgende handlinger er kritikkverdige: Kriminelle, altså ulovlige Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Korrupsjon Maktmisbruk Diskriminering Brudd på taushetsplikt Mislighold av lovbestemt forbud eller påbud Brudd på kommunens etiske retningslinjer 25/42

Brudd på tydelige rutiner/politiske retningslinjer som er nedfelt i skriftlige dokumenter som er gjort kjent for ansatte og ledelsen. Brudd med alminnelige etiske standarder i samfunnet Listen er ikke uttømmende. Varslingen bør være motivert ut fra et ønske om å forbedre situasjonen på arbeidsplassen, opplyse innbyggerne om forholdene ved virksomheten, eller fremme brukernes, virksomhetens eller samfunnets interesser. Intern varsling: Det ligger innenfor en arbeidstakers ytringsfrihet å ta opp kritikkverdige forhold med overordnede eller andre i virksomheten. Ansvarlig person vil være en representant for ledelsen som har påvirknings- eller beslutningsmyndighet i forhold til de spørsmålene som varslingen gjelder. Dette betyr at arbeidstaker kan velge å gå forbi nærmeste leder i linjen, noe som kan være hensiktsmessig for eksempel der de forhold det varsles om nettopp gjelder nærmeste leder. Å si fra til verneombud/hovedvernombud, tillitsvalgte, personal -og organisasjonsenheten eller kontrollutvalget vil alltid være en forsvarlig framgangsmåte. Intern varsling vil bare helt unntaksvis kunne falle utenfor varslingsretten etter aml 2-4 varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten Dette gjelder hvis de kritikkverdige forholdene tas opp på en helt utilbørlig måte som unødvendig skader samarbeidsklima, arbeidsmiljøet eller enkeltpersoner i virksomheten, for eksempel ved gjentatte grunnløse påstander rettet mot kolleger. Se skjematisk fremstilling nedenfor.- varslingskanaler. Ekstern varsling: Hvis ikke intern varsling fører frem, har ansatte alltid rett til å varsle eksternt til tilsynseller kontrollmyndigheter som Arbeidstilsynet, Økokrim, Datatilsynet, Helsetilsynet eller lignende instanser. Dersom ansatte ønsker å varsle allmennheten (aviser, radio/tv, internett mv.), må følgende vilkår være oppfylt for at de skal komme inn under arbeidsmiljølovens bestemmelser om vern mot gjengjeldelse: o Overordnede må ha blitt informert om de kritikkverdige forholdene og gitt mulighet for å rette opp det kritikkverdige forholdet, eventuelt at tilsyns/kontrollmyndigheter er varslet. o Hensikten må være å rette på forholdene, ikke offentliggjøre dem. Offentliggjøringen må være å betrakte som et virkemiddel for å rette på forholdene. o o Generelt gjelder at jo alvorligere forholdet er, jo mer berettiget er det å melde i fra. Uttalelsene må være holdbare med hensyn til de faktiske forhold. Det avgjørende vil likevel være om arbeidstakeren har vært i aktsom god tro. Har medarbeideren gjort det han/hun kan i forhold til å frembringe riktige fakta, er dette likevel tilstrekkelig dersom det viser seg at informasjonen ikke er helt korrekt. Hvordan varsler jeg? Varsel kan skje muntlig og/eller skriftlig. Det må i varselet gjøres rede for hva det kritikkverdige forholdet består i. Personlig fremmøte E-post Telefon Varslingsskjema Bruk gjerne kommunens varslingsskjema skjemaet finner du i kvalitetssytemet Compilo. 26/42

Fortrolighet og anonymitet Den som varsler har krav på fortrolighet, og varslerens identitet skal ikke gjøres kjent for flere enn det som er absolutt nødvendig for den videre saksbehandlingen. Det er mulig å varsle anonymt. Skal man varsle anonymt, må man gjøre nettopp det. Man kan ikke varsle med å gjøre seg til kjenne, og deretter be om anonymitet ved behandling av saken. Håndtering av varsel 1. Når en leder mottar et varsel må vedkommende vurdere om det er grunnlag for å undersøke de påståtte kritikkverdige forhold nærmere. Det skal i slike tilfeller opprettes en sak, og denne skal journalføres på en sikker og trygg måte. Varslingssaker skal håndteres konfidensielt. Det skal ikke gis tilgang til flere enn det som er strengt nødvendig for behandling av saken. Ta kontakt med dokumentsenteret for å sikre rett arkivering av dokumentet. 2. Dersom varselet gjelder kritikkverdige forhold hos konkrete personer, skal vedkommende så snart som mulig gjøres kjent med varslet og med hvilke opplysninger som er gitt, slik at han/hun får anledning til å komme med sin versjon av saken. Dette med forbehold for saker hvor det av hensyn til den videre etterforskning er viktig at vedkommende ikke gjøres kjent med varselet. 3. Når saken er ferdigbehandlet skal den det ble varslet om straks ha beskjed, uansett sakens utfall. Dersom konklusjonen fra varslingssaken er at det har skjedd en tjenesteforsømmelse, skal en eventuell personalsak håndteres i tråd med saksbehandlingsreglene i tjenestemannsloven.den som har varslet skal ha tilbakemelding om håndteringen av varslet. Dersom det tar lang tid å behandle saken skal vedkommende orienteres om dette. For øvrig vil spørsmål om innsyn være regulert i offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningloven m.m. 4. Den som mottar et varsel skal sikre at følgende opplysninger er nedtegnet: Hvem som varsler, ev. at det er varslet anonymt Tidspunkt for når det varsles Konkret hva en har observert Tidsrom, ev. dato og klokkeslett for observasjonen Sted for handlingen Andre vitner Eventuell kjennskap til tidligere saker Hvordan tilbakemelding vil bli foretatt Navn på den som mottar varselet Saksbehandler Den som har varslet attesterer på at dokumentasjonen gjengir det som er varslet på en riktig måte, med mindre det gjelder en anonym varsling. Avhengig av varselets alvorlighetsgrad og hva det varsles om bør den som mottar varselet: Informere ansvarlig leder på varslet område Foreta undersøkelser på varslet innhold, herunder gi den/de varselet omhandler anledning til å gi sin versjon av saken Lage rapport med forslag til forbedringstiltak Beslutte og iverksette tiltak som adresserer eventuelt korrigerer varslets innhold Informere om aktuelle tiltak til den/de varselet omhandler. En eventuell personalsak håndteres i tråd med gjeldende rutiner. Tilbakemelding til varsler - senest innen tre uker Avslutte varslingssaken i arkivsystemet. Forbud mot gjengjeldelse 27/42

Enhver gjengjeldelse mot den som på en forsvarlig måte varsler i henhold til denne rutinen er forbudt. Dette gjelder både formelle og uformelle reaksjoner.jfr AML 2-5 Vern mot gjengjeldelse ved varsling. Bilder og illustrasjoner Interne varslingskanaler i kommunen Vedlegg AVVIK vs VARSLINGArbeidsmiljølovenEtiske retningslinjer for Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommunevarsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen Brosjyre fra Arbeid og inkluderingsdepartementetvarslingsskjema Kompetanse Hjemmel Referanser Utstyr 28/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Levanger kommune Sakspapir Orientering om lokal særavtale arbeidstøy - AMU Levanger Saksbehandler: E-post: Tlf.: Sølvi Melvold solvi.melvold@innherred-samkommune.no 74052767 Arkivref: 2016/3610 - / Saksordfører: Bjørn Engelin Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger Arbeidsmiljøutvalg 13.06.2016 29/16 Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering 1. Avtalen behandles i AMU kun ved innholdsmessige endringer i avtalen. Hjemmel/bakgrunn for saken: Ingen Vedlegg: 1 Forhandlingsprotokoll lokal særavtale arbeidstøy 2 Evaluering av lokal særavtale arbeidstøy 05.03.15 Saksopplysninger: Forhandlingsprotokoll lokal særavtale arbeidstøy gjelder for perioden 01.01.14 31.12.15. Dersom avtalen ikke er sagt opp skriftlig av en av partene, fornyes avtalen for 1 (ett) kalenderår med de samme oppsigelsesbestemmelser. Avtalen er evaluert og referatet ligger med som vedlegg til saken. Forum for tillitsvalgte orienterte om lokal særavtale for arbeidstøy på møte den 13.06.16 Vurdering: Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering 1. Avtalen behandles i AMU kun ved innholdsmessige endringer i avtalen. 29/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste INNHERRED SAMKOMMUNE Organisasjonsenheten FORHANDLINGSPROTOKOLL Lokal særavtale Arbeidstøy Sted: Levanger Dato: 07.02.14 PARTER: Arbeidstakerorganisasjon: Fagforbundet Verdal og Levanger Utdanningsforbundet Verdal og Levanger representert ved: Arbeidsgiver: representert ved: Lise Heggdahl, Tove R Olsen Geir Sandholm, Jens S Løvli Verdal kommune Levanger kommune Bjørn Engelin Hjemmel for forhandlingene: Referanse: RESULTAT: Hovedavtalens del A, 4-5 SGS 1002, arbeidstøy og musikkinstrumenter 30/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Avtale om behov for arbeidstøy og klesgodtgjøring for Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred Samkommune. Prinsipiell enighet mellom partene: -private klær (inkl. fottøy)som arbeidstaker ordinært kan bruke i arbeidssituasjonen, faller utenfor nærværende bestemmelser om arbeidstøy. Utgangspunktet for dette er at arbeidstaker som er ansatt for å arbeide innendørs og / eller utendørs, selv må sørge for sin bekledning uavhengig av årstid, vær og temperaturforhold. Med arbeidstøy, herunder uniform og yrkesbekledning, mener partene tøy til å trekke utenpå undertøy i stedet for personlig arbeidstøy. Sko defineres som arbeidstøy kun i de tilfeller arbeidsgiver pålegger arbeidstaker å bruke et spesifikt fottøy i tjenesten. Verneutstyr/beskyttelsesutstyr for spesielle oppgaver er regulert gjennom Arbeidsmiljølovens bestemmelser, og faller derfor ikke inn under denne avtale om arbeidstøy. Grunnlaget for at arbeidsgiver tilstår arbeidstøy, er enten forekomsten av en eller flere definerte faktorer ved løsning av arbeidsoppgavene som fordrer særskilt bekledning/ hyppig utskifting av klær eller at det er hjemlet av arbeidsgivers styringsrett/avgjørelse. Eksempler på slike faktorer/avgjørelser er: Ekstraordinær slitasje Tilsmussing av klær som ikke er av tilfeldig karakter Hygieniske forhold, smittefare Arbeide som ikke kan utføres i de klær arbeidstaker reiser til og i fra arbeidet i. Ser her bort fra variasjoner som skyldes årstid, temperatur og /eller nedbør. Behov for å bli sett/identifisert Arbeidsgivers avgjørelse om profilering/markedsføring Arbeidsgivers avgjørelse om uniform. Arbeidstøy skal kun nyttes i arbeidstiden, og arbeidstaker er forpliktet til å bruke arbeidstøyet i tjenesten der dette er bestemt av arbeidsgiver. Arbeidstøy er arbeidsgivers eiendom. I de tilfeller det er behov for arbeidstøy jf. Ovenfor, men partene er enige om at det er mest praktisk og hensiktsmessig at arbeidstaker selv anskaffer arbeidstøy, skal det gis refusjon for de faktiske utgifter. Renhold/utskifting: Arbeidsgiver har ansvar og sørger for at arbeidstøy blir rengjort eller vasket i henhold til krav og behov. Alternativt skal arbeidstaker selv sørge for at arbeidstøy blir vasket og rengjort i vaskemaskin som stilles til disposisjon av arbeidsgiver. 31/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Fornyelse/utskifting av arbeidstøy avgjøres av enhetsleder, eller den det er delegert denne oppgave/ansvar. Klesgodtgjøring: I de tilfeller der det ikke er hensiktsmessig, praktisk eller pålagt å bruke arbeidstøy, men omfattes av en eller flere fastsatte faktorer, kan det tilstås en klesgodtgjøring som kompensasjon for bruk av personlig arbeidstøy. Forutsetting og vilkår for klesgodtgjøring: -fast ansatt eller med en arbeidsavtale med varighet på minst 6 måneders sammenhengende arbeidsforhold i samme type stilling. -godtgjøring settes til kr 2000,- pr. år for ansatte i mer enn 50 % stilling. Ansatte med stilling opp til 50 %, godtgjøres med kr 1000,- pr. år. - utbetalingen av klesgodtgjøringen skjer i desember måned. Behov og ordninger organiseres og avgjøres ute ved den enkelte enhet etter drøftinger. Ved uenighet om behov, drøftes saken mellom rådmann og hovedtillitsvalgt. Likhet om ordningene skal tilstrebes mellom sammenlignbare enheter, stillinger og oppgaver, og være førende ved en eventuell uenighet. Revisjon og evaluering av avtalen: Denne avtale kan revideres til enhver tid ved enighet mellom partene. Avtalen behandles en gang årlig i Arbeidsmiljøutvalget. Avtalen evalueres av partene før 01.02.15 Avtalens varighet og oppsigelse: Denne avtale gjøres gjeldende for perioden 01.01.14-31.12.15 Denne avtale kan sies opp av hver av partene i avtalen. Avtalen kan sies opp med minst 3(tre) måneders skriftlig varsel før 31.12.15. Dersom avtalen ikke er sagt opp skriftlig av en av partene innen fristens utløp, fornyes avtalen for 1(ett) kalenderår med de samme oppsigelsesbestemmelser. UNDERSKRIFTER: For arbeidstakerorganisasjonene: For ISK/ Levanger/ Verdal kommune: 32/42

NOTAT uten oppfølging Deres ref: Vår ref: BJEN 2014/1044 Dato: 06.03.2015 Tid: Torsdag 05.03.15 Sted: Levanger rådhus Evalueringsmøte- referat Tilstede: Tove R Olsen, Lise Heggdal, Jens S Løvli, Bjørn Engelin Agenda: Evaluering av lokal særavtale-arbeidstøy Evalueringsmøtet ble gjennomført i henhold til avtalens bestemmelser, dog litt senere enn hva som var opprinnelig berammet. Det har vært utsendt informasjon både til ledere og tillitsvalgte om å gi tilbakemelding på hvordan ny særavtale har blitt forstått og praktisert dette året. Konklusjonen er at det er svært få tilbakemeldinger, og heller ingen uenighet mellom ledere og tillitsvalgte som har medført at saker har måtte bli løftet opp til sentralt nivå i kommunen. Mye tyder på at de fleste viderefører tidligere ordninger, der hovedfokuset er knyttet opp mot klesgodtgjøring. Arbeidsgiver og hovedtillitsvalgte ønsker og forutsetter at det gjøres lokale drøftinger om behovet på de enkelte arbeidsplasser slik avtalen tilsier. Dette må både arbeidsgiver og tillitsvalgte sørge for blir kommunisert og gjennomført i tiden fremover. Dokumentert sykefravær skal ikke medføre noen reduksjon i klesgodtgjøringen med mindre man har vært 100 % sykemeldt i 12 måneder sammenhengende eller mer. Klesgodtgjøringen indexreguleres hvert 2.år, første gang i 2016. Bjørn Engelin Referent 19 av 23 33/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Levanger kommune Sakspapir Retningslinjer for trafikksikre tjenestereiser i Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune - AMU Levanger Saksbehandler: E-post: Tlf.: Sølvi Melvold solvi.melvold@innherred-samkommune.no 74052767 Arkivref: 2016/3610 - / Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger Arbeidsmiljøutvalg 13.06.2016 30/16 Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget godkjenner retningslinjer for trafikksikre tjenestereiser i Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune. Hjemmel/bakgrunn for saken: Ingen Vedlegg: 1 Retningslinjer for trafikksikre tjenestereiser i Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune Saksopplysninger: Verdal kommune arbeider sammen med Trygg Trafikk for å bli godkjent som «Trafikksikker kommune». Arbeidet innebærer blant annet at man skal utarbeide retningslinjer og rutiner for å ivareta trafikksikkerhet både innenfor den kommunale organisasjonen og i samarbeid med frivillige organisasjoner og innbyggerne. I den forbindelse er det utarbeidet retningslinjer for trafikksikre tjenestereiser. Levanger kommune vil starte arbeidet med å bli godkjent som «Trafikksikker kommune» i løpet av høsten 2016. Det er naturlig at retningslinjene som nå utarbeides gjelder for ansatte i både Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune, da disse inngår som en del av de felles HMS-prosedyrene som gjøres gjeldende. Vurdering: Trafikksikkerhet er en del av HMS-arbeidet (med særskilt fokus på S en), og stadig flere kommunalt ansatte er i løpet av arbeidshverdagen aktører i trafikken. Retningslinjer for trafikksikre tjenestereiser skal tydeliggjøre hvilket ansvar hver enkelt ansatt har når man ferdes i trafikken enten man er kjørende, syklende eller gående. Selv om vegtrafikkloven gir et selvstendig ansvar til trafikantene uavhengig av hvor man har sin arbeidstilknytning, ønsker Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune at man tydeliggjør trafikantansvaret som kommunalt ansatt, og at dette også er en del av kommunens omdømmebygging. 34/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Retningslinje for trafikksikre tjenestereiser i Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune Mål og definisjon Det er et mål for kommunene at tjenestereiser skal foretas ut fra hensyn til trafikksikkerhet og med minst mulig belastning på miljøet, samt ivareta de ansattes individuelle forutsetninger og behov. Definisjon: Med tjenestereiser menes all ferdsel i trafikken i tjeneste. Gjelder også når ansatte reiser til og fra jobb. Når retningslinjene gjelder Retningslinjene gjelder alle tjenestereiser i regi av kommunen og omfatter krav til reisemåte, kjøretøy og til riktig atferd i trafikken. Det være seg til fots, på sykkel eller med motoriserte kjøretøy. Retningslinjene kommer i tillegg til forhold som dekkes av gjeldende lover, forskrifter og andre rammebetingelser. Begrunnelse Alle som arbeider i kommunen skal ha kunnskap om og forstå betydningen av sikker, økonomisk og miljøtilpasset transport. Som ansatt i kommunen skal den enkelte fremstå som positive forbilder for andre i trafikken. Retningslinjene er basert på omsorg, ansvar og tillit Ansvar Det påhviler bilfører et ekstra ansvar å opptre aktsomt og ansvarlig i trafikken når en benytter kommunal bil. Ledelsen sørger for at retningslinjene blir godt kjent blant de ansatte og følges opp. Klare brudd på disse retningslinjer skal følges opp av nærmeste leder med personalansvar. 35/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Sikkerhetstiltak som gående eller syklende: Du bør alltid bruke refleks i mørket. Det skal ikke krysse gaten på rødt lys. Du bør alltid bruke sykkelhjelm og refleksvest. Sikkerhetstiltak som kjørende: Du skal være våken, opplagt og skikket til å kjøre på en trygg måte. Du skal kjøre med riktig hastighet, men aldri over fartsgrensen. Inn- og utgående samtaler på telefon kan bare tas hvis telefonen er koblet til et håndfritt system som styres fra rattet. Teksting eller»surfing» på telefon skal ALDRI forekomme når man kjører. Du skal pakke og laste bilen på beste måte og sikre all last forsvarlig. Kommunale leiebiler skal holdes ryddig og ikke oppbevare løse gjenstander i kupeen. Ved parkering skal du rygge bilen inn der dette er mulig, gjelder ikke el-bil. Føreren skal påse at du selv og alle passasjerer er riktig sikret før avreise der sikkerhetsutstyr er montert i kjøretøyet. Hvis du som passasjer opplever høy risiko og at føreren bryter trafikkreglene under kjøring, skal du be føreren om å kjøre forsvarlig. Ved trafikkuhell skal fører fylle ut skademelding på åstedet og sikre bevis ved å ta mål fra bilens hjørner til faste punkter. Ta bilder og sikre spor, og ta umiddelbart kontakt med nærmeste leder. Kvalitetssikring: Alvorlige brudd på denne retningslinjen meldes som avvik i kvalitetssystemet Compilo. Retningslinjene bør være et tema på medarbeidersamtaler, personalmøter og i introduksjon for nytilsatte, spesielt ved enheter som bruker bil jevnlig i tjenesten. Trafikksikkerhet, inkludert denne retningslinjen er et årlig tema i arbeidsmiljøutvalget (AMU) og på HMS kurs. Retningslinjen evalueres/revideres årlig i kvalitetssystemet Compilo. 36/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste PS 31/16 Orienteringer 37/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Levanger kommune Sakspapir Midlertidige skolelokaler - Ytterøy Saksbehandler: E-post: Tlf.: Hilde Røstad hilde.monika.rostad@innherred-samkommune.no 74052803 Arkivref: 2016/2662 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger Arbeidsmiljøutvalg 13.06.2016 32/16 Rådmannens forslag til vedtak: AMU godkjenner de foreliggende planer for midlertidige skolelokaler på Ytterøy. Hjemmel/bakgrunn for saken: Ingen Vedlegg: 1 Tegninger 2 Uttalelse fra tillitsvalgt og verneombud Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Høsten 2016 starter arbeidet med bygging av ny barnehage, skole og samfunnshus på Ytterøy. Eksisterende samfunnshus, basseng og skole (i bruk for 5.-10. trinn) skal rives. 1.-4. klasse benytter i dag 2. etasje i det gamle Herredshuset som skolelokale. I byggeperioden er det ønskelig å benytte hele Herredshuset til skole, da for 5.-10. klassetrinn. For 1.-4. klassetrinn er det ønskelig å benytte «den gamle barnehagen» (Presteboligen). I forbindelse med dette skal det søkes om midlertidig bruksendring av «den gamle barnehagen» og 1. etasje av Herredshuset til skoleformål. Midlertidig tillatelse kan gir for en periode på inntil 2 år og behandles som en forenklet byggesøknad, søknad uten ansvarsrett, jf. lov om planlegging og byggesaksbehandling 20-4 pkt. c. 38/42

Levanger kommune Arbeidsmiljøutvalget 13.06.16 fellesmøte med Verdal - sakliste Byggearbeidene omfatter i hovedsak fjerning av noen lettvegger for å få store nok klasserom, en del el-arbeider og evt. branntekniske pålegg. Brannteknisk rapport er under utarbeidelse. Saken har vært behandlet av tillitsvalgt og verneombudet ved Ytterøy skole og de gir tilslutning til planene. Uttalelsen følger vedlagt. AMU sin behandling vil være en del av søknaden til Arbeidstilsynet. Arbeidstilsynets godkjenning må foreligge før byggetillatelse kan gis. Vurdering: Rådmannen anbefaler at AMU godkjenner de foreliggende planer for midlertidig bruksendring av «den gamle barnehagen» (Presteboligen) og 1. etasje av Herredshuset til bruk for skoleformål. 39/42