Vedlegg 1 mek, 05.08.02 Til stede: Hanne Lundemo (Helsedepartementet), Hilde Vogt- Toven (Sosial- og helsedirektoratet), Ulf Svendsen (Den norske tannlegeforening), Helga Sleire (Norsk Kommuneforbund), Jens Otto Ulseth (Sør Trøndelag fylkeskommune/klæbu tannklinikk), Ann Lisbet Brathaug (SSB), Toni Kvalø (SSB), Mette Kristensen (SSB, ref.) Meldt forfall: Odd Vegsund (KRD), Tove Broback (Nordland fylkeskommune), Undi Flock (Fylkeslegen i Oslo), Anne Lise Chandrapaul (Veldresiden tannhelseklinikk). Fylkes-KOSTRA helse: Referat fra møte i tannhelsegruppen 6.juni Sak 1. Referat fra møtet 12. september 2001 Det var ingen kommentarer til referatet fra forrige møte. Sak 2. Orientering om rapporteringen for 2001 SSB orienterte om hvordan rapporteringen for 2001 fra tannhelsetjenesten hadde fungert. Datainnsamlingen inngikk som en del av den øvrige Fylkes-KOSTRA innrapporteringen ved bruk av elektroniske skjemaer fra fylkeskommunene. Dette var den første innsamlingen fra tannhelsetjenesten i regi av SSB. Samlet sett var innrapporteringen svært tilfredsstillende. Skjemaene kom inn i tide, og det var få mangler. Det var ingen henvendelser av faglig eller teknisk art fra oppgavegiver før rapporteringen. SSB tolker dette dit hen at det elektroniske skjemaet med dets funksjonalitet har fungert greit for oppgavegiverne. Det ble dog erfart et behov for å utdype veiledningen til skjemaet noe. Nærmere presisering av enkelte punkter er utarbeidet for å unngå misforståelser som ble avdekket ved kontroll av innleverte data. SSB informerte videre om faktaarkene i KOSTRA-publiseringen. Faktaarkene ligger på SSB's hjemmesider under www.ssb.no/kostra. Ureviderte tall for tannhelsetjenesten ble publisert 15. mars. Samtlige indikatorer for tannhelsetjenesten er å finne under nivå 2 Detaljerte nøkkeltall, G. Tannhelsetjenesten. Indikatorene er sortert under fire ulike overskrifter: prioritering dekningsgrad
produktivitet/ enhetskostnader utdypende tjenesteindikatorer For 2001 er det benyttet vektede gjennomsnitt i KOSTRA-publiseringen i stedet for absolutte gjennomsnitt som ble anvendt i 2000. Det ble valgt å ikke presentere landsgjennomsnitt ved publiseringen 15. mars for enkelte indikatorer på grunn av manglende datagrunnlag / datagrunnlag som påvirket gjennomsnittene. Det ble kommentert fra arbeidsgruppen at 'headingen' i faktaarkene burde være låst ved bruk. SSB har registrert behovet, og opplyste om at det blir arbeidet videre med funksjonaliteten i faktaarkene. Alle tellere og nevnere som inngår i indikatorene på nivå 2 er presentert som absolutte tall på nivå 3 'Grunnlagsdata og detaljerte data for egne sammenstillinger'. Tallene kan lagres på samme måte som indikatorene på nivå 2. Ved faktaark-publisering av ureviderte tall 15. mars blir det benyttet befolkningstall per 01.01, da tallene per 31.12 i rapporteringsåret ikke er klare på dette tidspunktet. Ved publisering 15. juni vil det imidlertid være befolkningstall per 01.01 i inneværende år som blir benyttet. Det arbeides dog mot å få befolkningstallene for rapporteringsåret klare til første publisering 2003. Sak 3. Orientering om mandat for 2002 I 2002 ønsker Samordningsrådet for KOSTRA at arbeidsgruppene skal se spesielt på indikatorer for brukerrettet informasjon. Spesielt er det ønskelig at det blir sett på hvorvidt det er kø/ventelister for å motta tjenestene, og informasjon om brukerbetaling for tjenestene. Mandatet ble lagt frem for Arbeidsgruppen som diskuterte seg frem til at informasjon om brukerbetaling ikke er aktuelt for tannhelsetjenesten da størstedelen av virksomheten er vederlagsfri for brukerne. Avdekking av kø/ventelister for å motta tjenestene vurderes å være interessant bl.a. i forbindelse med pasienter med store plager, eller pasienter som har behov for spesielle behandlingsformer. Informasjon om ventelister kan i fremtiden bli mer aktuelt dersom det fortsatt blir færre tannleger og tannhelsepersonell. Informasjon om dette er lett tilgjengelig ved bruk av innkallingsintervaller. SSB og arbeidsgruppemedlemmer vil se nærmere på muligheten for å innhente opplysninger for ventetid for pasienter med store plager og pasienter med behov for spesielle behandlingsformer til høsten, og ev. inkludere spørsmål om dette i skjemaet for 2003. Sak 4. Vurdering av registerbasert personellrapportering for 2002 For at arbeidsgruppen skulle kunne ta stilling til hvorvidt registerdata utgjør en tilfredsstillende erstatning for skjemadata ble en ytterligere orientering om mulighetene for å innhente opplysninger via register gitt av Tonje Køber fra Seksjon for Arbeidsmarkedsstatistikk. Hun presenterte mulighetene for å innhente opplysninger via register for de ulike personellkategoriene i tannhelseskjemaet, samt for vakanseskjemaet som skal inngå i KOSTRA rapporteringen fra 2002.
Muligheter ved bruk av registerdata Ved bruk av de ulike registre ( jf. notatet 'Innhenting av personell fra register' ) er det muligheter for å gjøre uttrekk av data som kan erstatte skjemabasert innhenting av personelldata, samt gi ytterligere og mer detaljert informasjon om tannhelsepersonell. I notatet ble datagrunnlaget fra registerbaserte uttrekk presentert i tabellene 1-4 som viser antall personer med tannhelseutdanning og/eller autorisasjon, om de er bosatt i Norge, kjønn og alder, samt yrkesaktiviteten for tannhelseutdannet personell. Arbeidsgruppen vurderte at samtlige opplysninger gir interessant informasjon. Det er ønskelig å få oversikt over potensiell arbeidsstyrke per fylke, hvor mange som er i arbeid i tannhelsetjenesten og hvor mange som gjør noe annet. Publisering av tall utover det som finnes i dag som f.eks. kjønn- og aldersfordeling for tannhelsepersonellet, geografisk inndeling m.m. er aktuell informasjon. Arbeidsgruppen mente at det i det videre arbeidet med innhenting av data fra register kunne lages et skille mellom de over og under 60 år i massen inntil 75 år, noe som vil bli fulgt opp av SSB. Vurdering av overgang til registerdata Det ble videre gitt en oversikt over personellet i den offentlige og i den private tannhelsetjenesten. Data innhentet fra registrene ble sammenlignet med data innhentet ved skjema for 2001. Personell i den offentlige tannhelsetjenesten På grunnlag av dette materialet vurderte arbeidsgruppen at data om personell i den offentlige tannhelsetjenesten ytterligere et år bør innhentes i skjema. Tallene viser for store uavklarte sprik mellom resultatene for registerinnhentede data sammenlignet med data innhentet i skjemaene i 2001. Det ble tatt i betraktning at registeruttrekket var basert på data per 1. oktober 2000, men arbeidsgruppen mener det alene ikke forklarer avvikene. Spesielt stort avvik er det mellom tallene for tannhelsesekretærer. Her må det imidlertid også tas i betraktning at arbeidsmarkedsstatistikken kun er basert på de som har autorisasjon. Når dette personellet slås sammen med 'annet personell' i næringen er ikke forskjellen like stor. For å forsøke å avdekke differansen mellom skjemadata og registerdata, vil Seksjon for Arbeidsmarkedsstatistikk foreta en fordeling av personellet per fylke som vil bli sendt ut til fylkene for kommentar. Personelldata vil bli hentet inn i skjema for 2002, samtidig som det arbeides videre med registerbasert erstatning av dette personellet. Registerbasert innhenting av personelldata i den offentlige tannhelsetjeneste vil bli tatt opp igjen til rapporteringen for 2003. Personell i den private tannhelsetjeneste Bruk av registerdata for innhenting av data om personell i den private tannhelsetjeneste ble derimot vurdert som tilfredsstillende. Fylkestannlegene anslår i dag årsverk for dette personellet pga. manglende registrering, og det er vanskelig å ha oversikt over gruppen. Også her viser sammenligningen en stor differanse mellom register og skjema når det gjelder tannhelsesekretærer og tannteknikere, men registerdataene blir likevel ansett som mer nøyaktige enn de opplysningene fylkestannlegene kan gi for dette området. Det er imidlertid et etterslep på 1 år for disse dataene, men dette synes arbeidsgruppen er akseptabelt. Det ble besluttet å ta i bruk registerdata for innhenting av data for dette personellet allerede fra og med rapporteringen for 2002. Opplysninger om ledighet og utskifting
Fra og med rapporteringsåret 2002 skal opplysninger om ledighet og utskifting av personell i den offentlige tannhelsetjenesten inngå i skjemaet. Arbeidsgruppen besluttet å innhente deler av opplysningene via register og de resterende i skjema. Register kan gi informasjon om antall nyansettelser og antall stillinger besatt med utenlandske arbeidstakere. Det vil bli benyttet register for dette fra og med rapporteringen 2002. Antall nyansettelser defineres som en ny jobb etter 1. oktober året før til 1. oktober i rapporteringsåret. Når det gjelder utenlandsk tannhelsepersonell ble det besluttet i arbeidsgruppen at dette omfatter tannleger og tannpleiere med utenlandsk eksamen og statsborgerskap, og at det settes en grense på opptil 5 år når det gjelder ansettelse. Det foreligger ikke data om antall ledige stillinger i register, og dette må derfor innhentes i skjema. Funksjonsinndeling personell Det ble i tillegg til punktene over skissert i notatet at et viktig poeng mht innsamling av årsverk er at dette kan ses i forhold til lønnsutgiftene som er ført for den enkelte funksjon. Det er da viktig at personellet kan fordeles i forhold til funksjonene. De to funksjonene som er i bruk for tannhelsetjenesten er 660 Tannhelsetjeneste - fellesfunksjoner og 665 Tannhelsetjeneste - pasientbehandling. En løsning i forhold til dette er å definere 'administrativt personell' og 'annet personell' som er ansatt i den offentlige tannhelsetjenesten som personell tilknyttet fellesfunksjoner, og det resterende personellet som 'pasientbehandling'. Sak 5. Rapporteringsopplegget for 2002 SSB vurderte behovet for å gjøre endringer i skjema, veiledning og indikatorer for publisering etter rapporteringen 2001, og det ble lagt frem et notat til møtet med forslag til endringer. På bakgrunn av dette notatet og de vedtak som ble gjort under møtet er det utarbeidet både nytt skjema og veiledning. Endringer i og utvidelse av skjemaet Etter arbeidsgruppens vurdering av registerbasert innhenting av personelldata, jf. sak 4, vil punkt 4 'Personell i den offentlige tannhelsetjenesten' fortsatt inngå i skjemaet for 2002, mens det tidligere punkt 5 'Personell i den private tannhelsetjenesten' tas ut fra skjemaet da disse dataene skal innhentes via register fra og med innrapporteringen for 2002. Skjemaet utvides til å omfatte vakansedata slik det er bestemt ved tidligere møter. Det vil bli spurt etter antall ledige stillinger per 31.12. og dette vil inngå i punkt 4 'Personell i den offentlige tannhelsetjenesten'. Spørsmål om nyansettelser og utenlandske arbeidstakere som tidligere var inkludert i vakanseskjemaet innhentes via register, jf. sak 4. Det ble i tillegg vedtatt å utvide tannhelseskjemaet for 2002 med et spørsmål om 'Ekstern tannhelseforebyggende virksomhet'. Det er ønskelig å belyse hvor mye tid som benyttes til ekstern ikke-klinisk virksomhet 'ute', på helsestasjoner, skoler mfl. Målet for det første året vil være å få fram en kvantitativ størrelse på omfanget av denne virksomheten, og arbeidsgruppen vil videre arbeide for å bedre kvaliteten for disse dataene etter hvert. En egen kolonne er opprettet i punkt 4 'Personell i den offentlige tannhelsetjenesten', der det bes om å få oppgitt antall årsverk som blir benyttet til dette arbeidet for de aktuelle stillingskategorier. SSB vil videre gjøre de beregninger som er nødvendig for indikatorer.
Punkt 4 'Personell i den offentlige tannhelsetjenesten' er dermed endret noe i forhold til fjorårets skjema. I tillegg til endringene over er spørsmål om 'Budsjetterte stillinger per 01.01' tatt ut av det tidligere skjemaets punkt 4. SSB har i arbeidet med utformingen av skjemaet for 2002 vurdert dette som en god løsning som ikke gjør skjemaet for omfattende. Nytt skjema følger vedlagt. Ny og bedre veiledning SSB meldte behov for en forbedret skjemaveiledning til neste års rapportering. Det ble til møtet lagt frem et forslag til ny veiledning som det ikke ble gitt noen kommentarer til. Veiledningen er imidlertid endret noe og ytterligere utvidet etter møtet, da punkt 4 'Personell i den offentlige tannhelsetjenesten' som fortsatt skal inngå i skjemaet for 2002 er noe endret i forhold til spørsmål om vakansedata og 'Ekstern tannhelseforebyggende virksomhet'. Ny veiledning er utarbeidet, og følger vedlagt. Indikatorer Når det gjelder indikatorer vurderte SSB det slik at nøkkelindikatorene på nivå 2 hadde fungert bra for 2001-rapporteringen, og at de dermed kan videreføres for 2002. Arbeidsgruppen hadde ingen forslag til endringer av indikatorer eller forslag til nye indikatorer. SSB foreslo en utvidelse av nivå 3 ved å gjøre samtlige tannhelsedata for indikatorårskullene som er innhentet i skjemaet tilgjengelige. Dette gir flere muligheter for å lage egne tabeller til analyser. F.eks. vil det da være mulig å lagre de absolutte tallene og lage tabeller tilsvarende 3 B 2 og 3 C 2 i Helsetilsynets årsmelding. Forslaget ble vedtatt, og nivå 3 vil bli utvidet til 2002 publiseringen. De nye grunnlagsdata som blir lagt ut på nivå 3 er følgende: 5-åringer, antall friske tenner 5-åringer, antall kariøse tenner 5-åringer, antall fylte tenner 5-åringer, antall tapte tenner 12-åringer, antall friske tenner 12-åringer, antall kariøse tenner 12-åringer, antall fylte tenner 12-åringer, antall tapte tenner 18-åringer, antall friske tenner 18-åringer, antall kariøse tenner 12-åringer, antall fylte tenner 18-åringer, antall tapte tenner Funksjoner Når det gjelder regnskapstallene uttrykte indikatorene for utgifter fordelt per funksjon ulik regnskapspraksis. Det er store forskjeller mellom fylkene, og det kommer tydelig til uttrykk at funksjonene ikke har blitt tolket/benyttet på samme måte. SSB presenterte i notatet en oversikt over netto driftsutgifter pr. innbygger og korrigerte brutto driftsutgifter pr. person undersøkt/behandlet fordelt på funksjon pr. fylke, som viste forskjellene for indikatorene slik de var publisert 15. mars. Det ble besluttet at indikatorene likevel blir publisert 15. juni som de er, og at det må gjøres noe for å forbedre dette til neste års rapportering. Behov for ytterligere veiledning for funksjonsinndelingen
Dersom funksjonene skal fungere slik de er ment bør skillet mellom disse være tydelig definert. Det ble bestemt at SSB i samarbeid med arbeidsgruppen skulle utforme et forslag til mer detaljerte definisjoner, og at forslaget videre skulle formidles til KRD's regnskapsgruppe med ønske om oppfølging og oppdatering av Veilederen for KOSTRA. Et forslag til nærmere presisering av bruk av funksjonsinndelingen for tannhelsetjenesten ble sendt KRD's regnskapsgruppe i august, og dette er vedlagt referatet. Sak 6. Eventuelt Sak 6.1. Rundspørring om journalsystem Det ble stilt spørsmål ved hvorvidt det er mulig å opprette kontakt med leverandørene for journalsystemene som tannhelsetjenesten benytter, for å eventuelt kunne få i gang et samarbeid som kan bidra til tilpasninger for kravene til rapportering. SSB vil dermed i løpet av høsten ta kontakt med fylkene for å få kartlagt hvilke journalsystemer som er i bruk, og videre ta kontakt med leverandørene for oppfølging. Sak 6.2. Rapport til Samordningsrådet. Rapporten til Samordningsrådet ble sendt ut på høring 26.juni. Det ble ikke mottatt noen kommentarer til innholdet. På grunn av stor arbeidsmengde og knappe tidsfrister ble høringsfristen kortere enn avtalt noe SSB beklager. Endelig rapport følger vedlagt. Neste møte planlegges i oktober/november.