vis, Referat KOSTRA barnevern arbeidsgruppemøte

Transkript

1 vis, Til stede: Jan Motzfeldt Dahle (Oslo kommune), Anders Humstad (BLD), Sandra Lien (Bufdir), Chriss Eirik Kleve Madsen (KS), Hilde Marie Skarvang (KMD),Tone Dyrhaug (SSB), Unni Grebstad (SSB), Vibeke Sky (SSB - Referent). Referat KOSTRA barnevern arbeidsgruppemøte Sak 1. Orientering om arbeidet med barnevernsstatistikken inkludert omleggingen siste året og KOSTRA-publiseringen Omleggingsprosjektet fulgte tidsplanen utover høsten 2013 og det ble gjennomført innsending av testfiler fra både VISMA og ACOS i KOSTRAs testperiode i november. Dessverre ble ikke feilen med at ÆØÅ ikke ble godkjent som tegn på fila avdekket i testperioden. Dette var en feil fra SSB som medførte ekstraarbeid både internt og eksternt. SSB er i samarbeid med VISMA og ACOS i gang med å rette opp denne feilen som er knyttet til filformat nå. Likevel har innrapporteringen for overraskende mange kommuner gått rimelig greit etter en så stor omlegging. Men for de kommunene som har slitt med innsending har det vært svært vanskelig. Frist for innrapportering var 15. januar og innen 20. januar hadde omtrent halvparten av kommunene levert (213). Til publisering 17. mars manglet vi 18 kommuner. Et annet problem er at kommunene ikke har ryddet godt nok i tiltakene sine før innrapportering. For en del Familia-kommuner gir dette seg utslag i at gamle tiltakstyper som ikke er rettet opp til nye er rapportert til SSB som tiltak med kode 1.1 barnevernsinstitusjon fordi gamle, ugyldige tiltakskoder ble omkodet automatisk til kode 1.1 før innsending til SSB. Og selv om KOSTRA-publiseringen ikke har med tiltakstyper slår dette ut på antall tiltak på funksjon 251 barn som ikke er plassertsom har gått ned, vs. funksjon 252 plasserte barn, som har gått opp. SSB vil be kommunene det gjelder, det ser ut til å dreie seg om nærmere 200 kommuner, om å rydde i tiltakene og sende inn nye filer da dette får store utslag i publiseringen av tall, ikke bare i KOSTRA, men også i SSBs ordinære barnevernspublisering. Før denne store nye runden med innrapportering der VISMA vil bistå, sannsynlig frist 25. april, må SSB rette opp i ÆØÅ-problemet. KS og Oslo kommune er svært kritisk til hvordan SSB har håndtert dette. De mener at SSB ikke bør publisere tall som SSB vet er feil. SSB viser til at dette er slik KOSTRA er ment å fungere; ureviderte tall publiseres 15. mars, kommunene går gjennom de publiserte ureviderte tallene og gir tilbakemelding til SSB, reviderte tall publiseres 15. juni. Oslo kommune påpekte at fagprogramleverandørene hadde vært sene med lanseringen av ny versjon av fagprogrammet etter omleggingen og derfor hadde kommunene hatt kortere tid til å rydde opp i sine tall, og at SSB burde ta hensyn til dette. Oslo kommune mente også at VISMAs valg av å bruke tiltak 1.1 for alle tiltak som hadde gamle koder når de ble omkodet til filuttrekket ikke fungerte godt nok. KS og Oslo kommune er også kritisk til at disse tallene som er feil vil ligge ut til reviderte tall publiseres 16. juni. SSB sier at slik er rutinene i KOSTRA og at det ikke er mulig å endre dette spesielt for barnevern, som er ett av mange områder i KOSTRA.

2 SSB delte ut en utskrift av tallene som er publisert på nivå 3 med landstall for 2012 og BLD påpekte at tallene som fra er publisert for 2012 er feil. SSB har i etterkant rettet opp dette og fra ligger igjen de korrekte 2012-tallene på SSBs sider. Siden KOSTRA arbeidsgruppe i fjor bare hadde gjort ett vedtak om endringer i KOSTRApubliseringen, ble stort sett de samme variablene som tidligere publisert 17. mars. Det vil også være de samme variablene som publiseres 16. juni. Endringen som er gjort etter vedtak i fjor er en ny variabel på nivå 3: «Barn som ikke er plassert av barnevernet med tiltak (funksjon 251, kan ha hatt funksjon 252 også)». Denne viser barn og unge som har vært i tiltak både i og utenfor familien i løpet av rapporteringsåret Men vi har endret innholdet i grunnlagsdata for undersøkelser på nivå 3. Mens disse tallene før inneholdt antall barn med undersøkelse fordi SSB kun innhentet en undersøkelse per barn, er det nå alle undersøkelser som publiseres. Variabelen «Barn med undersøkelse eller tiltak» har i teller kun barn, ikke alle undersøkelser, og også indikatoren «Barn med undersøkelse ift. antall innbyggere 0-17 år» har Barn med undersøkelse i telleren. Innrapporteringen for skjema 8 Personell og organisering av barnevernet 2013 har gått greit, og ved publisering 17. mars manglet 19 kommuner. Noe usikkerhet knyttet til i hvilken grad personell på funksjon 252, som for første gang var inkludert i skjema for 2013, blir rapportert. Endring som er gjort i Veiledning til regnskapsrapporteringen i KOSTRA etter vedtak i arbeidsgruppa i fjor er en ytterligere presisering av hva som skal med på funksjon 252 for 2014 etter at barnevernsfunksjonene i regnskapet fikk nye tekster f.o.m Teksten for 2014 ser slik ut: 252 Barnevernstiltak når barnet er plassert av barnevernet Utgifter til tiltak når barnet har plasseringstiltak fra barnevernet, herunder: Utgifter til tiltak som fosterhjem, akuttplasseringer, institusjon, bofellesskap. Det vil si hovedtiltakskategoriene 1-Institusjon, 2-Fosterhjem og 8-Bolig i KOSTRA-statistikken for barnevern (skjema 15 Barnevern). Utgifter til hjelpetiltak iverksatt i tillegg til plassering Tilsynsfører i fosterhjem VEDTAK: Det ble enighet om at det bør inn en ytterligere presisering for I stedet for 8- Bolig skal det stå 8.2 Bolig med oppfølging. Endelige tall for barnevernsområdet vil i år ikke bli publisert før i 4. kvartal. Det gjenstår en god del arbeid med kvalitetssikring av de innkomne filene. I tillegg må ett nytt opplegg på plass for bearbeiding av dataene, både grunnlagsfiler og nye statistikkbanktabeller.

3 Sak 2. Gjennomgang av mandatet for I tillegg kort gjennomgang av to notater, Arbeidsgruppenes roller og ansvar, og Deltakelse i arbeidsgrupper. I forbindelse med gjennomgang av gruppas mandat, ble det stilt spørsmål om arbeidsgruppas sammensetning. BLD informerte om at Bufdir overtar ansvaret for oppfølging av statistikken f.o.m , etter en omfordeling av arbeidsoppgaver mellom BLD og Bufdir. Denne endringen bør implementeres mht. arbeidsgruppa og gruppas mandat. Oslo kommune mener arbeidsgruppa må følge opp dette avsnittet i mandatet: «Arbeidsgruppene skal også i 2014 vurdere gamle/nye kvalitetsindikatorer, bl.a. i lys av SØFrapporten. Gruppene skal rapportere særskilt om arbeidet med kvalitetsindikatorer til Samordningsrådet i KOSTRA i møtet i 2014.» I sak 3 ble nye indikatorer diskutert, men vi rakk ikke å ta opp spørsmålet om nye kvalitetsindikatorer. Derfor settes kvalitetsindikatorer opp som punkt på neste møte i mai. Spørsmål til mandatet punkt 2.1, kulepunkt 4: «Arbeidsgruppa skal ta hensyn til kommunenes oppgavebyrde, ved å sikre at rapporteringsomfanget begrenses og at dobbeltrapportering unngås, herunder vurdere muligheten av å bruke og å kvalitetssikre eksisterende registre». KS mener dobbeltrapportering er uheldig, og Oslo Kommune støtter dette synspunktet. BLD stiller spørsmål om hvor bevisst fokuset på å unngå dobbeltrapportering har vært i arbeidsgruppa. BLD og Bufdir ønsker å gjøre halvårsrapportering tilgjengelig, men er veldig usikre på hvor mye merarbeid det egentlig er snakk om for kommunene å rapportere til SSB og BLD. Oslo Kommune og KS er enige om at det ikke er ønskelig å rapportere til to instanser, og KS var klar på at det beste ville være å rapportere kun til SSB, og at andre aktører kan hente opplysninger fra SSB. Og det kom opp et forslag om at fylkesmannens og BLDs behov for informasjon tas inn i KOSTRA-rapporteringen slik at det blir en rapportering som raskt gjøres tilgjengelig for fylkesmenn/bld. Og dersom fylkesmenn/bld har behov skal det jobbes for en ekstra innrapportering per 1. juli. Dette er på nåværende tidspunkt ikke gjennomførbart, men bør vurderes på nytt neste år. KMD: Spørsmål til BLD om hvilke behov BLD har når øremerket satsing avsluttes? Har BLD likevel behov for egen rapportering 2 ganger i året? Spørsmål fra BLD og KS om hvorvidt det vil være mulig for SSB å publisere tall tidligere. Dette er et sterkt behov, spesielt for kommunene. SSB viser til KOSTRA-løpet som ligger fast med innrapportering en gang året og publisering 15. mars og 15. juni. KS tipser om KOSTRAområdet Byggesak som jobber med en ny digitalisert innrapporterings- og publiseringsløsning som gir mange nye og forbedrede muligheter. Etter kontakt med byggesak har jeg mottatt følgende informasjon: «Det vi jobber hardt med å få til, er å utvikle et system for automatisert innrapportering av byggesaker, plansaker m.m. fra kommunenes journalsystemer,

4 tiltaksdatabaser osv. Her er KS en viktig samarbeidspartner, fordi de jobber med å gjøre byggesaksbehandlingen mest mulig digital, dvs. etablere et grunnlag for automatisert innrapportering. I den sammenhengen har det vært nevnt at det bør kunne overveies å etablere hyppigere innrapportering slik at data er mer ajour «til enhver tid». Men dette er mer som en tenkelig spin-off-effekt av «trykk-på-knappen-og-send-inn-rapporten-prosedyren» og ikke noe som vi har veldig høyt på agendaen akkurat nå.» Gjennomgang av notatet «Arbeidsgruppe, roller og ansvar»; Det ble stilt spørsmål om hvem som stod bak dette notatet og hvorvidt det som står der er gyldig. KOSTRA administrasjon sier at notatet er utarbeidet av SSB og KMD basert på praksis og er gjeldende. Oppfølging sak 2: Kvalitetsindikatorer har vært oppe til diskusjon tidligere, men nytt tallgrunnlag gjør at det bør vurderes på nytt. Settes på sakslista til neste møte i mai. KOSTRA administrasjonen er i kontakt med KS som jobber med å få med en mindre kommune som representant i arbeidsgruppa. Sak 3. Forslag fra SSB til nye variabler på nivå 3 og indikatorer på nivå 2 i KOSTRApubliseringen for 2015 av 2014-tall Som nevnt under sak 1 er ikke det nye tallgrunnlaget etter omlegging tatt inn i publiseringen av KOSTRA for Derfor må arbeidsgruppa i år gjøre vedtak slik at vi får ut nye grunnlagsdata og indikatorer for 2014 i SSB vil også forsøke å få publisert 2013-tallene med nye grunnlagsdata og indikatorer ved publiseringen i Oversikt over data som SSB samler inn fra og med 2013, og som er utgangspunktet for hva som kan publiseres: Innholdet i dagens KOSTRA-publisering nivå 3 grunnlagsdata: H. Barnevern - nivå Brutto driftsutgifter funksjon Brutto driftsutgifter funksjon Brutto driftsutgifter funksjon Netto driftsutgifter til funksjon 244, 251, Netto driftsutgifter funksjon Netto driftsutgifter funksjon Netto driftsutgifter funksjon Barn med undersøkelse eller tiltak 009 Undersøkelser i alt

5 010 Undersøkelser avsluttet 011 Undersøkelser som førte til tiltak 012 Undersøkelser med behandlingstid over tre måneder 013 Barn med tiltak i løpet av året 014 Barn med bare hjelpetiltak i løpet av året 015 Barn med omsorgstiltak i løpet av året 016 Barn som ikke er plassert av barnevernet med tiltak (funksjon 251) 017 Barn som ikke er plassert av barnevernet med tiltak (funksjon 251, kan ha hatt funksjon 252 også) 018 Barn som er plassert av barnevernet med tiltak (funksjon 252) 019 Barn med tiltak per Barn med hjelpetiltak per Barn med omsorgstiltak per Barn med tiltak per med utarbeidet plan 023 Sum stillinger i alt 024 Stillinger med fagutdanning 025 Stillinger knyttet til saksbehandling og administrasjon (funksjon 244) 026 Stillinger knyttet til tiltak fra barnevernstjenesten (funksjon 251) 027 Stillinger knyttet til tiltak fra barnevernstjenesten (funksjon 252) 028 System for brukerundersøkelse i barnevernstjenesten 029 Benyttet brukerundersøkelse siste år 030 Innført internkontroll i barnevernstjenesten 031 Barnevernstjenesten organisert i interkommunalt samarbeid 032 Barnevernstjenesten organisert i NAV 033 Antall barn 0-17 år 034 Antall barn 0-22 år 035 Folkemengde i alt 036 MVA-refusjon drift, barnevern 037 MVA-refusjon investering, barnevern Forslag til nye grunnlagsdata på nivå 3 (forslag i forkant av møtet fra SSB i blått): Barn med melding, undersøkelse eller tiltak (Totalt antall barn i barnevernet i løpet av året) Denne ble forkastet, den eksisterende «Barn med undersøkelse eller tiltak» gir det interessante totale antall barn i barnevernet. For meldinger Barn med melding

6 Denne foreslås delt inn i aldersgrupper. Forslaget blir da disse grunnlagsdata i tillegg: «Barn med melding 0-5 år» «Barn med melding 6-12 år» «Barn med melding år» Meldinger i alt Definisjon er alle meldinger startet og/eller avsluttet i løpet av oppgaveåret (lik som for undersøkelser i alt). SSB ble bedt om å sjekke differansen mellom definisjonen over og kun Meldinger avsluttet. På fila med tall for 2013 gir Meldinger avsluttet samme antall som «Meldinger i alt» på landsnivå. Denne foreslås også delt inn i aldersgrupper. Forslaget blir da disse grunnlagsdata i tillegg: «Antall meldinger barn 0-5 år» «Antall meldinger barn 6-12 år» «Antall meldinger barn år» Meldinger henlagt «Meldinger som gikk til undersøkelse». Meldinger med fristoverskridelse 7 dager «Meldinger med behandlingstid innen 7 dager». For undersøkelser Barn med undersøkelse Undersøkelser startet Undersøkelser med fristoverskridelse 3 md (Kun endring av navn på: Undersøkelser med behandlingstid over 3 måneder) Navneendring forkastet. «Undersøkelser med behandlingstid innen 3 måneder» Undersøkelser med fristoverskridelse 6 md «Undersøkelser med behandlingstid over 6 måneder» Tallene for 2013 viser at sum her er og at det er en god del kommuner med 3 og færre observasjoner som da vil bli prikket. Undersøkelser med vedtak om tiltak/ begjæring om tiltak for fylkesnemnda (Kun endring av navn på: Undersøkelser som førte til tiltak) Undersøkelser henlagt etter barnevernstjenestens vurdering Undersøkelser henlagt etter partens ønske Undersøkelser henlagt som følge av flytting For tiltak Barn med tiltak institusjon i løpet av året Barn med tiltak fosterhjem i løpet av året Foreslås delt til: «Barn med tiltak fosterhjem i løpet av året» tiltak «Barn med tiltak beredskapshjem i løpet av året» tiltak 2.5 Barn med tiltak for å styrke foreldreferdigheter i løpet av året Barn med tiltak for å styrke barnets utvikling i løpet av året Barn med tiltak tilsyn og kontroll i løpet av året

7 Barn med tiltak nettverksarbeid/samarbeid med andre tjenester i løpet av året Barn med tiltak undersøkelse og behandling fra andre tjenester i løpet av året Barn med tiltak bolig i løpet av året Barn med tiltak institusjon per Barn med tiltak fosterhjem per Foreslås delt til: «Barn med tiltak fosterhjem per » (Definert som tiltak i Veiledningen) «Barn med tiltak beredskapshjem per » (Definert som tiltak 2.5 i Veiledningen) Barn med tiltak for å styrke foreldreferdigheter per Barn med tiltak for å styrke barnets utvikling per Barn med tiltak tilsyn og kontroll per Barn med tiltak nettverksarbeid/samarbeid med andre tjenester per Barn med tiltak undersøkelse og behandling fra andre tjenester per Barn med tiltak bolig per For planer Barn med tiltak med tiltaksplan (6.1 og 6.2) «Barn med hjelpetiltak med tiltaksplan» (Definert som punkt i Veiledningen) Barn med tiltak med omsorgsplan (6.3 og 6.4) «Barn med omsorgstiltak med omsorgsplan» (Definert som punkt i Veiledningen) Den eksisterende variabel for plan bør utgå: Barn med tiltak med utarbeidet plan Tror ikke denne ble diskutert på møtet. Er det ønskelig å ha en med det totale antallet planer? KS stilte spørsmål med om disse to grunnlagsdata må være med i publiseringen: MVA-refusjon drift, barnevern MVA-refusjon investering, barnevern Etter en forespørsel i etterkant av møtet til KOSTRA administrasjon om å fjerne disse også fra nivå 3 (de publiseres ikke på nivå 2) var svaret at de bør fortsatt ligge på nivå 3 i år. Det er gjort en del endringer for regnskapsåret 2014 i føring av mva-refusjon slik at vurdering av om vi kan fjerne dem vil gjøres til høsten når det tas en gjennomgang i forhold til endringene i regnskapet. Forslag til nye indikatorer på nivå 3 (forslag i forkant av møtet fra SSB i blått): For meldinger Barn med melding ift. antall innbyggere 0-17 år Teller: Barn med melding Nevner: Antall innbyggere 0-17 år Andel meldinger som henlegges «Andel meldinger som går til undersøkelse».

8 Teller: Meldinger henlagt «Meldinger som gikk til undersøkelse». Nevner: Meldinger i alt Andel meldinger med fristoverskridelse «Andel meldinger med behandlingstid innen 7 dager» Teller: Meldinger med fristoverskridelse 7 dager «Meldinger med behandlingstid innen 7 dager» Nevner: Meldinger i alt Forslag fra Oslo kommune: Indikator: Antall meldinger per barn med melding 0-5 år Teller: «Antall meldinger barn 0-5 år» Nevner: «Barn med melding 0-5 år» Indikator: Antall meldinger per barn med melding 6-12 år Teller: «Antall meldinger barn 6-12 år» Nevner: «Barn med melding 6-12 år» Indikator: Antall meldinger per barn med melding år Teller: «Antall meldinger barn år» Nevner: «Barn med melding år» For undersøkelser Ingen Forslag fra BLD i forkant av møtet: Indikator: Andel undersøkelser henlagt etter barnevernstjenestens vurdering av henlagte undersøkelser Teller: Undersøkelser henlagt etter barnevernstjenestens vurdering Nevner: Undersøkelser henlagt etter barnevernstjenestens vurdering + Undersøkelser henlagt etter partens ønske + Undersøkelser henlagt som følge av flytting Indikator: Andel undersøkelser henlagt etter partens ønske av henlagte undersøkelser Teller: Undersøkelser henlagt etter partens ønske Nevner: Undersøkelser henlagt etter barnevernstjenestens vurdering + Undersøkelser henlagt etter partens ønske + Undersøkelser henlagt som følge av flytting Indikator: Andel undersøkelser henlagt som følge av flytting av henlagte undersøkelser Teller: Undersøkelser henlagt som følge av flytting

9 Nevner: Undersøkelser henlagt etter barnevernstjenestens vurdering + Undersøkelser henlagt etter partens ønske + Undersøkelser henlagt som følge av flytting Forslag fra Oslo kommune: Indikator: Andel undersøkelser henlagt etter partens ønske av undersøkelser som barnevernet mente burde medføre tiltak Teller: Undersøkelser henlagt etter partens ønske Nevner: Undersøkelser som førte til tiltak + Undersøkelser henlagt etter partens ønske Som følge av endring i grunnlagsdata må indikator «Andel undersøkelser med behandlingstid over tre måneder» endres til «Andel undersøkelser med behandlingstid innen 3 måneder». For tiltak Ingen Forslag fra BLD i forkant av møtet: Indikator: Andel barn i institusjon og fosterhjem av barn i tiltak Teller: Barn med tiltak institusjon i løpet av året +Barn med tiltak fosterhjem i løpet av året Nevner: Barn med tiltak i løpet av året Forslag fra KS på møtet: Indikator: Andel barn med tiltak som ikke er plassert (funksjon 251) ift. antall innbyggere 0-17 år Teller: Barn som ikke er plassert av barnevernet med tiltak (funksjon 251) Nevner: Antall barn 0-17 år Indikator: Andel barn med tiltak som er plassert (funksjon 252) ift. antall innbyggere 0-17 år Teller: Barn som er plassert av barnevernet med tiltak (funksjon 251) Nevner: Antall barn 0-17 år For planer Ingen Forslag fra BLD i forkant av møtet: Indikator: Andel barn tiltaksplan av barn i tiltak (6.1 og 6.2) Teller: «Barn med hjelpetiltak med tiltaksplan» Nevner: Barn med hjelpetiltak per Indikator: Andel barn med omsorgsplan av barn under omsorg Teller: «Barn med omsorgstiltak med tiltaksplan» Nevner: Barn med omsorgstiltak per

10 Sak 4. Eventuelt Det settes opp et nytt arbeidsgruppemøte i mai der nye grunnlagsdata og indikatorer også kvalitetsindikatorer for 2015 skal vedtas.