VEILEDNINGSHEFTE LOKALLAGSREGNSKAP FOR LOKALLAGENE I INNLANDET

VEILEDNINGSHEFTE LOKALLAGSREGNSKAP FOR LOKALLAGENE I INNLANDET UTDANNINGSFORBUNDET INNLANDET JUNI 2020

Innhold Innledning... 2 1. Generelt... 3 1.1 Om lokallagsregnskap... 3 1.2 Brønnøysundregisteret - ajourhold og registrering... 3 1.3 Styremøteprotokoller... 3 1.4 Hva kan vi bruke kontingentinntektene til?... 4 1.4.1 Budsjett-/økonomiarbeid... 4 1.5 Hvordan holde oversikt over økonomien i løpet av året... 5 1.5.1 Hvordan beregner vi 35%-regelen?... 5 1.6 Underskrift på alle typer bilag, også lønns- og reisebilag (attestasjon og anvisning)... 5 1.6.1 Rutiner ved håndtering av bilag (inn- og utbetalinger, lønn, reise, honorar mm)... 5 1.7 Hvordan behandles bilagene til regnskapet... 6 1.8 Liste over data- og kontorutstyr i lokallaget... 6 1.9 Årsavslutning av regnskap... 6 1.10 Refusjonskrav fra kommunene frikjøp av tillitsvalgte... 7 1.11 Dokumentasjon fly/hotell... 7 2. Lønn... 7 2.1. Hva er lønns- og innberetningspliktig og skal IKKE utbetales av lokallaget?... 7 2.1.1 Dette er lønn... 8 2.2. Skjema for godtgjøringsopplysninger... 8 2.3. Skattefri grense pr. år ved utbetaling av lønn... 9 3. HONORAR... 9 3.1 Registrering av honorar i lønn... 9 4. REISE... 10 4.1 Forskjell på bruken av de forskjellige reiseregningsskjemaene:... 10 4.2. Huskeliste reise... 10 4.2. Hvordan behandler vi reiseregningene (disse er beskrevet som «skjema» under her)... 10 4.2.1. Legitimasjonskrav... 11 5. Ordliste for kasserere:... 12 1

Innledning Gratulerer med verv som kasserer i lokallaget! Dette heftet er ment som en veiledning til kasserere i lokallagene. Den er ikke utfyllende, så dersom det er noe dere lurer på og ikke finner svaret på her, så ta kontakt med Marit Gylstrøm eller Magny Holmseth på fylkeskontoret (margyl@udf.no eller maghol@udf.no ). Det er også laget en egen verktøyside for kasserere på hjemmesiden vår. Her vil vi legge aktuelle lenker, skjemaer, årshjul og veiledninger. Bruk denne siden, og gi oss beskjed dersom noe mangler. https://www.utdanningsforbundet.no/fylkeslag/innlandet/informasjonssider/verktoyside-for-kasserere/ Utdanningsforbundet sentralt har vedtatt å gå over til å føre konsernregnskap. Dette vil også ha noen konsekvenser for oss, blant annet har vi kortere frister for ferdigstillelse av regnskapene, fristen er nå 25. februar. Til slutt i heftet har vi laget en ordliste. Denne tar for seg ord og uttrykk som har med kassererjobben å gjøre, og vi håper at den kan lette arbeidet noe. Dersom det er uttrykk som burde være med, ta gjerne kontakt med oss så vi kan supplere! Lykke til! 2

1. Generelt 1.1 Om lokallagsregnskap Landsmøtet har vedtatt at fylkeslagene skal ha ansvar for regnskapsføring og lønnsregistreringer i lokallagene. Lokallagsstyret har det økonomiske ansvaret i lokallaget, både når det gjelder offentlig lov og regelverk, og Utdanningsforbundet sine interne vedtekter og retningslinjer. Økonomiske prioriteringer skal håndteres i styret. Regnskapet blir revidert av offentlig godkjent revisor. Revidert regnskap og budsjett skal vedtas på årsmøtet. Samtlige fylkes- og lokallagsregnskap blir ført i Agresso. Økonomimappa i arkivsystemet for lokallagene må deles med Magny Holmseth og Marit Gylstrøm. 1.2 Brønnøysundregisteret - ajourhold og registrering Alle lokallag må sørge for at de er registrert med et selvstendig organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret. Lokallagene skal bare være registrert i enhetsregisteret. Dette er en forutsetning i forhold til kundeforhold i bank, samt til lønnsinnberetning og krav fra enkelte leverandører. Bankkonti skal alltid stå registrert på organisasjonsnummer og aldri kun på navn til tillitsvalgt. Lokallagene må alltid inn på Brønnøysund og registrere følgende: Endringer av tillitsvalgte i lokallagsstyret Ny adresse Nytt telefonnummer Det gjelder spesielt når nytt styre er valgt etter årsmøtet på våren. Endringene må registreres før dere tar sommerferie. Gi også beskjed til banken! For ytterligere opplysninger, se www.brreg.no eller ta direkte kontakt på 75 00 75 00. Lenke til registrering (krever innlogging): https://www.brreg.no/hva-onsker-du-a-registrere/ Tips: I Brønnøysundregisteret kan du sjekke om en foreleser/underholder har «enkeltmannsforetak» ved å søke på enten organisasjonsnummer eller navn. 1.3 Styremøteprotokoller Alle styremøteprotokoller skal lagres i arkivsystemet til lokallaget. Dette gjør at vi blant annet kan se vedtak som er gjort vedrørende økonomi. Har du problemer med å komme inn på arkivløsningen, ta kontakt med fylkeslaget. Mappa med styreprotokoller skal deles med Magny Holmseth og Marit Gylstrøm. Mappa skal også deles med regionkontakten for lokallaget. Det er ikke lenger nødvendig å sende styreprotokollene til fylkeslaget på e-post. Er det viktige vedtak som er fattet, kan disse likevel sendes til Marit eller Magny på e-post. Det er utarbeidet forslag til mal for styremøteprotokoll som ligger på hjemmesiden, under verktøykasse for kasserere. https://www.utdanningsforbundet.no/fylkeslag/innlandet/informasjonssider/verktoyside-for-kasserere/ 3

1.4 Hva kan vi bruke kontingentinntektene til? Kontingentmidlene blir utbetalt fire ganger pr. år med følgende fordeling: Februar (1/3), april (1/3), september (1/6) og desember (1/6). Ut fra vedtekter og andre vedtak på landsmøtet skal Utdanningsforbundet: Ivareta medlemmene sine lønns og arbeidsvilkår Ivareta medlemmene sine interesser i profesjonsfaglige og utdanningspolitiske spørsmål Styrke medlemsengasjementet Styrke kompetansen til de tillitsvalgte på arbeidsplassen Sikre tid slik at tillitsvalgte kan ivareta oppgavene innenfor klare rammer Det betyr at lokallaga skal bruke midlene sine rettet inn mot disse målsetningene. Midlene kan for eksempel brukes til: Møteaktivitet i klubb og lokallag Arrangement som styrker organisasjonen og medlemsengasjementet Frikjøp av tillitsvalgte 1.4.1 Budsjett-/økonomiarbeid Utdanningsforbundets vedtekter sier følgende: 62 LOKALLAGSSTYRETS OPPGAVER Lokallagsstyret skal: 62.1 lede den politiske virksomheten i lokallaget i årsmøteperioden. 62.2 utarbeide budsjett. 62.3 disponere lokallagets midler innenfor rammen av vedtekter og vedtak i overordnede organer. 62.4 hvert år legge fram for fylkesstyret årsmelding, regnskap og styreberetning. I Retningslinjer for bruk av kontingentmidler på lokalplan står det blant annet om egenkapitalbegrensning (35%-midler): https://www.utdanningsforbundet.no/globalassets/organisasjonen/retningslinjer-og-vedtekter/retningslinjer-forbruk-av-kontingentmidler-pa-lokalplan---mars-2016.pdf Dette er også vedtatt i representantskapet i 2016, og vil bli behandlet på nytt i 2020/2021. «Lokallaget kan pr. 31.12. ha en egenkapital i balansen som maksimalt utgjør 35% («35% regelen») av regnskapsårets kontingentinntekt. Egenkapital under kr 40.000 berøres ikke. Begrunnelsen for vedtaket er å stimulere til bruk av oppsparte driftsmidler i lokallagene til relevante organisasjonsformål, samt mulighet til å omfordele overskuddsmidler til lokallag med spesielle behov.» Om egenkapitalen overstiger dette, vil lokallaget bli trukket tilsvarende. Denne summen blir overført til fylkeslaget som skal bruke disse, etter samråd med lokallagslederne, til aktiviteter som styrker lokallagene. For noen lokallag kan det være aktuelt å sette av midler over årsskiftet. Dette gjelder bare: Kortsiktig gjeld, som f.eks. frikjøpsgjeld en har til arbeidsgiver og regninger som har blitt liggende over årsskiftet Lokallag som har 2-årige årsmøter 4

1.5 Hvordan holde oversikt over økonomien i løpet av året Det er lokallagsstyret som har det økonomiske ansvaret og som må ha den økonomiske oversikten til enhver tid, selv om det er fylkeslaget som fører regnskapet. Lokallagsstyret må ha oversikt over hvor store kontingentinntektene til lokallaget er. Denne oversikten får dere tilsendt fra fylkeslaget så fort vi har fått den fra sentralt ledd (kommer ofte ikke før i februar/mars). Fylkeslaget fører alle lokallagsregnskapene hver måned etter at bilagene har kommet inn. Det sendes ut regnskapsrapporter i henhold til årshjul. Disse viser hvordan dere ligger an økonomisk. Etter nyttår kommer alle årsavslutningene som gjør at det kan bli vanskelig å gi dere regnskapsoversikt ved oppstart av nytt regnskapsår. Når dere mottar rapportene fra oss bør regnskapet presenteres på neste lokallagsstyremøte slik at styret til enhver tid er oppdatert om økonomien. Er det noe dere lurer på vedrørende rapportene, så ta kontakt med Magny eller Marit på fylkeskontoret. 1.5.1 Hvordan beregner vi 35%-regelen? Om ønskelig, kan dere finne ut hvor stor egenkapital lokallaget kan ha for inneværende år: Kontingentinntekt x 35/100 = tillatt egenkapital pr. 31.12. I balanserapporten finner dere hvor stor egenkapital dere har pr. 1.1. Om dere kan øke egenkapitalen inneværende år ser dere ved å se på differansen mellom tillatt egenkapital pr. 31.12. og det man hadde i egenkapital pr. 1.1. Kan man øke egenkapital i inneværende år, så kan man i utgangspunktet budsjettere med et overskudd lik det økningen er. 1.6 Underskrift på alle typer bilag, også lønns- og reisebilag (attestasjon og anvisning) Det må være 2 fra styret som underskriver (godkjenner) alle typer bilag for at bilagene skal være godkjente. Dette kreves det ikke vedtak på. Det vil si at alle i styret kan underskrive bilagene. UNNTAK: Man kan ikke skrive under på bilag som gjelder utbetaling til seg selv (f.eks. utlegg man har hatt, reiseregninger, lønn mm). Her skal personen med utlegget signere bilaget, men det må være 2 andre i styret som underskriver og godkjenner bilaget. 1.6.1 Rutiner ved håndtering av bilag (inn- og utbetalinger, lønn, reise, honorar mm) 1. Alle typer bilag påføres anledning, eventuelt mottaker av gave etc. Bilagene skrives under av 2 fra styret slik at de er godkjente. Faktura legges til utbetaling hos lokallaget. Bilagene samles og sendes sammen med kontoutskriften til fylkeslaget hver måned. 2. Bilag vedrørende lønn, reise og kontantutlegg sendes fylkeslaget. 3. Fylkeslaget legger lønn- og reisebilag inn i Agresso for utbetaling. Bilagene må sendes fylket med en gang dere har bilag som har med lønn og reise å gjøre. Bilagene må være ferdig underskrevet (godkjent) av 2 fra styret før de sendes fylkeslaget. 5

1.7 Hvordan behandles bilagene til regnskapet Dette må gjøres i forhold til bilag: TO fra styret SKAL signere alle typer bilag. 1. På alle typer bilag må det påføres: a. Hva beløpet gjelder slik at fylkeslaget kan føre bilaget på riktig konto i regnskapet, f.eks. servering styremøte, kontorrekvisita, klubbmøter osv. b. Dersom dere bruker prosjektnummer må dette føres på hvert enkelt bilag. c. Bilagsnummer blir laget automatisk i regnskapsprogrammet. Dere trenger ikke nummerere bilagene. 2. Regnskapsansvarlig i lokallaget betaler regningene i banken (ikke lønn og reiseregninger). 3. Alle inn- og utbetalinger må dokumenteres med egne bilag. 4. Bilag fra banken (omkostninger, gebyr og renter) er tilgjengelige i nettbanken og må kjøres ut og legges ved kontoutskriften som bilag. 5. Bilag vedrørende kontingentinntekt hentes ut fra nettbanken og legges ved kontoutskriften. Her ser du eventuelle fratrekk for lønns- og reisekostnader. Dette må sjekkes mot resultatrapporter dere mottar fra fylkeslaget. 6. Bilagene pr. måned samles hos regnskapsansvarlig til måneden er over og kontoutskrift fra nettbanken er klar. 7. Når måneden er over og kontoutskrift fra banken er klar til å hentes fra nettbanken, må regnskapsansvarlig skrive ut denne, og kontrollere den mot bilaga. 8. I takt med årshjul må lokallaget sende inn kontoutskrifter og bilag til fylkeslaget. NB! Alle bilaga må ligge bak i riktig rekkefølge ifølge bankutskriften 9. Det er ikke alltid at dere får inn alle regningene før årsskiftet. Skaff dere oversikt over hva som ikke har kommet, slik at dette kan bokføres som gjeld. Har dere frikjøp på tillitsvalgte så må dette også spesifiseres for bokføring. 10. Alle bilag skal oppbevares i 5 år før de blir makulert. Vi oppbevarer disse hos oss og passer på at vi til sammen har 5 år bakover i tid. Bilagene kan etter 5 år kastes/makuleres fortløpende. Fylkeskontoret overtok bilagsarkiveringen fra 2009. 1.8 Liste over data- og kontorutstyr i lokallaget Innkjøp av utstyr krever styremøtevedtak. Det skal føres liste over data- og kontorutstyr i lokallaget. Lista må oppdateres ved kjøp av nytt utstyr, eller ved salg/skroting. Det må gå fram av lista hvor utstyret er plassert, og om det for eksempel er til utlån. Alt PC-utstyr merkes og noteres. Det ligger avtaleskjema for utstyr til utlån og en egen oversiktslite over utstyr på hjemmesiden. https://www.utdanningsforbundet.no/fylkeslag/innlandet/informasjonssider/verktoyside-for-kasserere/ 1.9 Årsavslutning av regnskap Årsavslutning av regnskap foretas av fylkeslaget. Vi er avhengig av at dere er ryddige og punktlige for at fylkeslaget skal få gjennomført årsavslutning for alle lokallag innenfor de frister vi har å forholde oss 6

til. Som tidligere nevnt har Utdanningsforbundet gått over til konsernregnskap, med de konsekvensene som følger av det. I årshjul for lokallagsregnskap står det veldig viktig informasjon som bør følges for at vi sammen skal klare å overholde frister. Årshjulet ligger også på hjemmesiden. https://www.utdanningsforbundet.no/fylkeslag/innlandet/informasjonssider/verktoyside-for-kasserere/ Dere må være nøye med å gi tilbakemelding til fylkeslaget om dere har gjeldsbilag, og om det skal gjøres avsetning i forhold til årsmøte. Dette gjelder lokallag som arrangerer årsmøte annen hvert år. Dette vil påvirke årets resultat og dette må være ført i regnskapene før vi kan foreta årsavslutning! 1.10 Refusjonskrav fra kommunene frikjøp av tillitsvalgte Lokallagene mottar refusjonskrav fra kommunene for frikjøp av tillitsvalgte etter hovedavtalen. Refusjonskravet må kontrolleres nøye før lokallaget betaler kravet. Sjekk nøye at % for arbeidsgiveravgift og pensjon er korrekt. Er den tillitsvalgte over 60 år er det andre satser. Fylkeslaget har sendt ut mal for beregning av frikjøp, en for % frikjøp og en for timer/dager frikjøp. Dersom dere trenger malen for frikjøp av timer, ta kontakt med Marit Gylstrøm. Det er viktig at arbeidsgiver bruker disse skjemaene når de skal beregne frikjøpet og at dere kontrollerer at de er riktige! Malen ligger på hjemmesiden vår: https://www.utdanningsforbundet.no/fylkeslag/innlandet/informasjonssider/verktoyside-for-kasserere/ Mal for beregning av % frikjøp finner dere og arbeidsgiver også her: https://www.utdanningsforbundet.no/om-utdanningsforbundet/for-arbeidsgivere/ 1.11 Dokumentasjon fly/hotell Bekreftelse på reisebestilling på flyreise/hotell gjelder som gyldig dokumentasjon. Når reiseregningen skal sendes inn, må boardingkort legges ved på flyreise. Når det gjelder betalt hotellopphold må også kvittering legges ved på samme måte. 2. Lønn Lokallagene skal IKKE utbetale lønnsbilag! 2.1. Hva er lønns- og innberetningspliktig og skal IKKE utbetales av lokallaget? Alt som har med lønn og innberetning å gjøre legges inn av fylkeslaget som lønn og utbetales fra sentralt ledd på neste lønnskjøring (ca. den 12. i måneden). Utbetalingene blir trukket ifra ved neste kontingentoverføring. Lønnsbilag sendes fortløpende til Marit Gylstrøm og Magny Holmseth på fylkeskontoret. Slike bilag skal ikke samles opp før det sendes. Ta gjerne en kopi og send originaler til fylkeskontoret. 7

2.1.1 Dette er lønn 1. Møtegodtgjøring til styremedlemmer pr. deltatt styremøte, inntil kr. 500,- pr. møte. Regler for dette er vedtatt av sentralstyret og ligger i «Retningslinjer for kompensasjons- og godtgjøringsordninger for tillitsvalgte». Fylkeslaget har laget et skjema vedrørende utbetaling. Lokallagene har ansvar for at skjemaet blir sendt inn for at utbetaling skal skje. Lokallaget sender følgende til fylkeslaget: a. Utfylt skjema «møtegodtgjøring» = oversikt over hvilke styremedlemmer som har deltatt på hvilke styremøter. b. Vedtak fra styremøte vedrørende møtegodtgjøring. Skjemaet må være underskrevet av 2 andre i styret enn de som mottar godtgjøringen før det sendes fylkeslaget. 2. Reisetilskudd mellom hjem og arbeid (lokallagskontoret) Det dreier seg om avstand hjemmefra til lokallagskontoret - minus den avstanden du ville hatt hjemmefra og til ordinær jobb. Reisetilskudd hjem arbeid må fylles ut på eget skjema. Denne sendes inn til fylkeskontoret for hver måned og må være underskrevet. Husk å skrive på lokallagets navn. 3. Lønnsgodtgjøring for delvis dekning av mobil og lønnsgodtgjøring for delvis dekning av bredbånd, inntil kr. 10.000,- pr. år er skattefritt. Det presiseres at man må ha tjenestlige grunner for å kunne motta en slik godtgjøring. Lokallaget sender følgende til fylkeslaget: a. Oversikt over hvem som skal ha slik utbetaling og styrevedtak for dokumentasjon. 4. Godtgjøring til leder (over 1000 medlemmer). Lokallagsleder i lokallag med over 1.000 medlemmer kan motta inntil 0,75 G (0,75% av 1G Kr. 99.858) = 74.894,- 5. Alle typer honorar til private personer/enkeltmannsforetak/selvstendig næringsdrivende, f. eks foredragsholdere, musikere, underholdere osv. Les utfyllende informasjon vedrørende honorar i punkt 3 i dette heftet. 6. Barnepass Dette gjelder for tillitsvalgte som trenger barnepass for å kunne delta på kurs/møter. Utgiftene må være dokumentert med bilag som er underskrevet av barnepasser før det sendes fylkeslaget. Eget skjema fås tilsendt ved henvendelse til fylkeslaget og satsene er kr. 400,- pr dag og kr. 150,- pr. natt. Dette skjemaet ligger også på hjemmesiden. 7. Kundekort NSB Dette er en såkalt naturalytelse og skal beskattes. 2.2. Skjema for godtgjøringsopplysninger Det må fylles ut skjema for godtgjøringsopplysninger for hver enkelt tillitsvalgt i lokallagene som skal motta godtgjøring. Dette skjemaet får dere tilsendt av fylkeslaget. 8

Frist for innsending av slike skjema er 15. mai og 15. november, en gang pr. halvår. Dersom man ønsker tettere utbetalinger, kan skjemaene sendes inn fortløpende Godtgjøringen blir utbetalt sammen med lønnsutbetaling den 12. i hver måned. NB! Skjema må være sendt fylkeslaget i god tid før utbetaling skal skje. Godtgjøringer kan ikke bli utbetalt før disse er registrert i Agresso. 2.3. Skattefri grense pr. år ved utbetaling av lønn Dersom den totale utbetalingen til en person blir over kr.10.000,- i løpet av året (summen av alle punktene over), blir det automatisk trukket skatt fra første krone. Dette er vanlige skatteregler og styres ikke fra fylkeskontoret. 3. HONORAR Honorar er utbetaling til privatpersoner, enkeltmannsforetak eller selvstendig næringsdrivende. Honorar til f. eks foredragsholdere, musikere, underholdere osv. skal sendes fylkeslaget for registrering og utbetaling via lønn. Dersom personene/firmaet har organisasjonsnummer, skal lokallaget utbetale selv. Ta alltid kontakt med Marit Gylstrøm eller Magny Holmseth på fylkeskontoret når dere har personer/firma som skal ha honorar for å utføre diverse aktiviteter i lokallaget. 3.1 Registrering av honorar i lønn Disse reglene MÅ følges for at fylkeslaget kan registrere honorar i lønn: 1. Bruk honorarskjemaet som er utarbeidet av Utdanningsforbundet. Gi alltid et skjema til de som skal ha oppdrag for lokallaget i forkant av kurs/møtet. 2. Honorar er oppgavepliktig i forhold til arbeidsgiveravgift og bør derfor budsjetteres i regnskapet. a. Det må komme tydelig fram hvilket lokallag oppdraget gjelder for. b. Bilagene vedrørende honorar må være underskrevet av 2 i styret. c. Bilagene må være påskrevet «hvilke typer møte/kurs» dette gjelder slik at fylkeslaget vet hvordan de skal kontere bilaget (bruk honorarskjemaene). 3. For at honorar skal kunne utbetales skattefritt ifølge lovverket må følgende legitimasjonskrav være oppfylt på bilaget (dette er dekket opp i honorarskjemaene): a. fornavn, etternavn, adresse b. organisasjonsnummer c. bankkontonummer 9

d. hvilket møte/kurs oppdraget gjelder for e. dato f. underskrift 4. Bilagene vedrørende honorar sendes fylkeslaget så fort som mulig etter at de er underskrevet, slik at utbetaling til foredragsholder kan gjøres så raskt som mulig etter foredraget. 5. Fylkeslaget registrerer honoraret inn i Agresso lønn. Utbetalingen til foredragsholder skjer fra sentralt ledd ved neste lønnskjøring. Disse utbetalingene vil bli trukket fra neste kontingentoverføring. 4. REISE Alle typer reiseregninger og kjøreoppgaver til møter, kurs m.m. skal IKKE utbetales av lokallaget. Disse reiseregningene blir registrert i Agresso av fylkeslaget med utbetaling fra sentralt ledd. Utbetalingene blir trukket på neste kontingent-overføring. 4.1 Forskjell på bruken av de forskjellige reiseregningsskjemaene: 1. Reiseregninger til kurs/møter/annet i regi av lokallaget sendes inn fortløpende. Regning/kjøreoppgave til møter, kurs mm er beskrevet under på denne siden. 2. Reiseregninger til eksterne kurs/møter som IKKE er i regi av lokallaget sendes fortløpende til fylkeskontoret/sentralt ledd, og innen fristen som står på skjemaet. Det er viktig at det skilles mellom reiseregning til møter, kurs mm og reisetilskudd mellom hjem-arbeid. Reisetilskudd hjem-arbeid er beskrevet i punkt 2.1.1. under lønn. 4.2. Huskeliste reise Lokallaget skal IKKE utbetale noen reiseregninger, alt sendes inn til fylkeslaget for behandling. Bruk kun mal for reiseregning som er sendt lokallagene (ligger også på hjemmesiden) Det skal føres reiseregning for hvert enkelt oppdrag. Bruk av egen bil skal være avtalt, samkjøring bør skje så sant dette er mulig. Det er statens satser som skal legges til grunn ved beregning av kilometergodtgjørelse. Det må ikke utbetales mer enn statens satser. 4.2. Hvordan behandler vi reiseregningene (disse er beskrevet som «skjema» under her) Alle skjemaene må være underskrevet av 2 andre i styret enn den personen skjemaet gjelder for, før de sendes fylkeslaget for registrering og utbetaling. Har man utlegg (bom, parkering, taxi, div. innkjøp) så må disse kvitteringene legges ved skjemaene. Lokallag som bruker prosjektnummer må spesifisere dette på hvert enkelt skjema. Det må stå tydelig på skjemaet hvilket lokallag det gjelder. For å kunne utbetale reisene skattefritt, så må legitimasjonskravene (se 4.2.1.) være oppfylt. Dette kreves av Skattemyndighetene. Er ikke skjemaene korrekt utfylt så vil disse bli sendt i retur og de vil ikke bli utbetalt hvis de går ut over fristen for innsending. 10

4.2.1. Legitimasjonskrav a. Arbeidstakers navn, adresse og underskrift b. Personnummer (for å kunne registrere i Agresso) c. Dato for avreise og hjemkomst for hver tjenestereise d. Klokkeslett starts tidspunkt og slutt tidspunkt pr. reise e. Formålet med reisen/hvilket arrangement man deltar på f. Fremstilling av reiserute, da med full adresse Det holder ikke å kun skrive kommune/by. Hvis du i tillegg har lokal kjøring på oppdragsstedet må dette også ha reiserute med full adresse. Har man omkjøringer så må man forklare årsaken til det. g. Totalt kjørt distanse h. Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for NB! Avstanden må være den avstanden passasjeren fysisk sitter i bilen. 11

5. Ordliste for kasserere: Agresso: Regnskapssystemet som Utdanningsforbundet bruker Anvisning: Den som kontrollerer at utbetalingsgrunnlaget er attestert på riktig måte Arbeidsgiveravgift: En skatt som arbeidsgivere er pliktig til å betale av lønnskostnader Attestasjon: Godkjenning av bilag med underskrift Avsetning: Sette av penger i regnskapet til ubetalte regninger og eventuelt årsmøte Balanserapport: Oversikt over lokallagets økonomiske situasjon Bilag: Dokumentasjon av en postering i regnskapet Bokføring: Bokføring betyr å føre et regnskap Brønnøysundregisteret: En offentlig etat der alle lag og foreninger må registrere styremedlemmer (Br.reg. er også mange andre ting, men det er dette som gjelder for Utdanningsforbundet) Budsjett: Budsjett er en plan for anskaffelse og anvendelse av penger. Egenkapital: Lokallagets eiendeler, penger, pluss tilgodehavende Gjeld: Noe man ikke har betalt, skyldige penger Godtgjøring: Kompensasjon for en jobb, et oppdrag Honorar: Godtgjøring for en jobb IB: Inngående balanse Status ved oppstart av nytt regnskapsår Innberetning: Melde fra om noe til skatte- og ligningsmyndigheter Innberetningsplikt: Melde fra om inntekt e.l. til skattemyndigheter Kontering: Det vil si å spesifisere hvilken konto i kontoplanen et bilag skal føres på i regnskapet Kontingentmidler: Lokallagets utbetaling pr. medlem Kontoplan: Betegnelse på kontoene som brukes i regnskapet Kontoutskrift: Oversikt over posteringer på en konto Konsernregnskap: Alle transaksjoner i sin helhet i Utdanningsforbundet sentralt, fylkeslag og lokallag Kortsiktig gjeld: Ubetalte regninger Lønn: Betaling for utført arbeid Lønnsgodtgjøring: Beløp for dekning av en kostnad ved bruk av f.eks. privat telefon i et verv Lønnskjøring: Lønn overføres din konto Møtegodtgjøring: Møtedeltagelse godtgjøres med et kronebeløp Naturalytelse: F.eks. frynsegode eller fordel i et arbeidsforhold, alt annet enn penger Postering: Bilagsregistrering Rammebudsjett: Grovfordeling av penger med en senere detaljert fordeling Refusjonskrav: Regning fra arbeidsgiver på f. eks et frikjøp som skal betales av lokallaget Resultatrapport: Oversikt over inntekter og kostnader i en bestemt periode Styreberetning: En redegjørelse fra styret for hvordan det går med lokallaget Årsavslutning: Avslutning av regnskapsåret Årsmelding: Styrets rapport til årsmøtet 12