Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1
Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig her: http://www.arkivverket.no/arki vverket/content/download/33 19/42589/version/1/file/Arkiv+ i+interkommunale+samarbeid sorgan.pdf 2
Arbeidsgruppen Gruppe oppnevnt av RA i november 2006 Deltakere: Tom Oddby, Drammen byarkiv Wenche Risdal Lund, IKA Kongsberg Janne Balberg, KS Bedrift Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Innstilling fra gruppen levert november 2007 Høring frem til februar 2008 Justering og deretter utgitt høsten 2009 3
Hvorfor kom veiledningen? Økende grad av organisering av tjenester i interkommunalt samarbeid og kommunesammenslutninger Særlig oppgaver kommunene påtar seg frivillig (oftest forretningsdrift) Ingen veiledninger som behandlet emnet arkiv i interkommunale samarbeidsordninger behov for klare retningslinjer. 4
Hva ønsket man å oppnå med veiledningen? Hovedmålet var å gi svar på viktige spørsmål når det gjelder arkiv og dokumentasjon i interkommunale samarbeidsordninger Samtidig var det et mål å synliggjøre at det faktisk skapes arkiv i de interkommunale samarbeidsløsningene og at man ikke kan gjøre hva man vil med dette materialet 5
Hva sier veiledningen? Betydelig omfang av interkommunalt samarbeid i Norge. Mange kommunale samarbeidsordninger skaper offentlig arkiv Veiledningen redegjør for ulike samarbeidsformer: Interkommunalt selskap Organisering etter kommuneloven 27 (samarbeidsavtaler) Organisering etter kommuneloven 28 (vertskommuner) Kommunalt aksjeselskap Samvirkelag og stiftelser 6
Hva sier veiledningen: lovverk Veiledningen gjør også rede for lover og regler som regulerer arkivdanningen i interkommunalt samarbeid: Arkivloven Offentlighetsloven Kommuneloven Forvaltningsloven Personopplysningsloven Lokale forskrifter 7
Forts. lover som regulerer arkivdanningen Arkivloven Gjeldende for alle offentlige organer i Norge også interkommunale samarbeidsordninger Unntak: gjelder ikke for offentlige AS og andelslag som er rene næringsvirksomheter Offentlighetsloven: Større virkeområde enn tidligere: selvstendige rettssubjekter med 50% eller mer statlig, fylkeskommunalt eller kommunalt eierskap kommer inn under loven Unntak: gjelder ikke rettsubjekter som driver næring i direkte konkurranse eller på samme vilkår som private Kommuneloven: Arkivmessige forhold skal behandles i interkommunale samarbeidsavtaler 8
Etablering av nytt interkommunalt samarbeid Formalisering av arkivansvaret Inn i selskapsavtaler/vedtekter eller egne samarbeidsavtaler Minimum omhandle hvem som har det overordnede arkivansvaret ( 1-1), hvem som har det daglige ansvaret ( 2-1) og hva som skal skje med arkivene når de ikke lenger er i aktivt bruk Organisering Er samarbeidsordningen et eget rettssubjekt? Krav om egen arkivtjeneste og eget arkiv Hvis samarbeidsordningen ikke er et eget rettssubjekt, skal det angis hvilken kommune som er vertskommune for samarbeidet. Vertskommunen sitter med arkivansvaret. Dokumenteres i arkivplanen til alle deltagende kommuner. 9
Aktivt arkiv Opprettelse av elektroniske systemer Systemer med bevaringsverdig informasjon skal ha eksportfunksjoner Overføring av arkivmateriale Alle saker i fagområdet som skal overføres til samarbeidsordningen må periodiseres. Dokumenter kan ved behov lånes ut fra eierkommunen. Utlån skal dokumenteres og arkivene skal holdes fra hverandre. Felles lokaler og IT-løsninger for journalføring og arkivering Krav om eget logisk arkiv (journalførende enhet og egen arkivdel) 10
Eldre og avsluttede arkiver Alle kommuner har plikt til å ha en depotordning for eldre og avsluttede arkiver også interkommunale ordninger Eldre og avsluttede papirbaserte sakarkiv skal i bortsetningsarkiv Klientmapper og andre objektordende arkiv deponeres/avleveres senest 10 år etter siste innførsel Elektroniske journal- og arkivsystemer (Noark) skal periodiseres i henhold til arkivforskriften. Deponering/avlevering til kommunal depotordning Fagsystemer: Kontakt statsarkiv eller kommunalt depot når systemet skal fases ut. 11
Hvilken effekt hadde veiledningen? Stigning i antall henvendelser fra interkommunale samarbeidsordninger til Riksarkivet, men tallet er fremdeles lavt. Flere IKS har blitt med i de interkommunale arkivordningene Bevisstgjøring og ansvarliggjøring av Arkivmiljøet Interkommunale samarbeidsordninger KS 12
Hva skjer videre med temaet? Fra Arkivverkets side: Oppfølging via tilsyn med kommunene Problematikken vil også bli behandlet i arbeidet med de nye bevarings- og kassasjonsreglene Oppfordring til kommuner og fylkeskommuner som går inn i interkommunale samarbeidsordninger sørg for at arkiv er tema når avtalene inngås og plasser arkivansvaret! 13