Olav Dæhli: 06.10.05 Prosjektstyring med Projectfronter (En innføring i grunnleggende Projectfronter-funksjonalitet) Fronters systemer består av tre sentrale moduler, Classfronter, Teamfronter og Projectfronter (og i tillegg noen mindre moduler for Internet-publisering og e-post). Disse tre modulene er integrert i et felles grensesnitt, der hver av modulene tilbyr et sett med verktøy. Totalt gir disse tre modulene tilgang til ca. 50 forskjellige verktøy, hvor Projectfronter da bidrar med typiske prosjektstyringsverktøy. Projectfronter er i utgangspunktet utviklet med henblikk på styring av bedriftsprosjekter, men også i skolesammenheng kan dette være nyttig som prosjektplanleggingsverktøy (i student- og ansatt-prosjekter). Ulempen med å bruke et web-basert prosjektstyringsverktøy, kontra et system installert på en PC, er gjerne at brukergrensesnitt og grafikk blir noe dårligere, funksjonaliteten ikke så omfattende, og system- og responstid tregere. I tillegg er man avhengig av en Internetforbindelse for å bruke systemet. Fordelene er at man slipper å installere systemet på PC-ene man bruker (da de kjøres fra sentral server), og man trenger kun Internet, nettleser, brukernavn og passord for å bruke systemet. Det å kunne oppdatere og holde seg oppdatert på systemet via et web-grensesnitt, gir mulighet for en svært fleksibel måte å jobbe med systemet på. Viktige prosjektfunksjoner som samhandling, kommunikasjon og prosjektstyring, gis god støtte gjennom bruk av et slikt system, og det er enkelt å holde alle prosjektdeltakerne oppdatert om alt som skjer. I tillegg til tradisjonelle prosjektstyringsverktøy som tilbys gjennom Projectfronter, er også de øvrige dokumenthåndterings- og kommunikasjonsverktøyene vi er kjent med gjennom Classfronter (som inkluderer Teamfronter) av vesentlig betydning for et prosjektarbeid. Samlet tilbyr derfor disse produktene en kraftig portefølje verktøy for bruk i prosjekt- og gruppearbeid. Figur 1 viser åpningssiden man bes fylle ut når man oppretter et Projectfronter-rom
Figur 1 viser åpningssiden man møter når man åpner et nytt Projectfronter-prosjektrom. Man bes da gi rommet et romnavn, og fylle ut prosjektets formål og resultatmål. I tillegg kan andre rammer for prosjektet legges inn. Alle disse dataene kan endres etter at rommet er etablert. Dataene lagres ved å velge Lagre-knappen vist nederst til høyre i figur 1. Prosjektdata som bør defineres Romnavnet kan med fordel indikere prosjektmålet, altså hva som på et helt overordnet nivå skal oppnås gjennom prosjektet. Formålet beskriver hvorfor man gjennomfører dette prosjektet, altså hva som er hensikten / hva som skal oppnås Resultatmål er målbare punkter for ønsket resultatoppnåelse Tidligste start, seneste slutt og stipulert antall arbeidstimer og totalkostnad er vesentlige rammer for et prosjekt, og bør fylles ut i planleggingsfasen. I figur 2 vises hvordan prosjektrommet blir seende ut når dataene er ferdig definert/lagret. Figur 2 viser rommet etter at det er opprettet/lagret og utfylt med data som vist i figur 1
Hvordan endre og konfigurere rammebetingelsene Når dere skal legge inn, eller endre rammebetingelsene, må dere først velge romverktøyet Rammeplan, og så velge Endre egenskaper (se figur 3). Da får dere tilgang til å konfigurere dataene i rammeplanen. Figur 3 viser hvordan man får tilgang til å konfigurere rammeplanen (Rammeplan -> Endre egenskaper) Milepæler Det neste som er naturlig å definere og legge inn, er prosjektets milepæler. Når dere klikker på Rammeplan i venstre verktøyrad, finner dere i innholdsfeltet en arkfane som heter Milepæler (se figur 4). Ved å velge Endre, får dere muligheten for å legge til eller endre milepæler. Figur 5 viser milepælvinduet etter at syv milepæler er lagt inn. Figur 4 viser definerte milepæler. Velg "Endre" for å legge til eller endre milepæler Figur 5 viser CF-prosjektrommet etter at syv milepæler er definert
Aktiviteter For å legge til aktiviteter, velger man Aktivitet i venstre verktøyrad. Deretter velger man arkfanen Legg til aktiviteter (se figur 6). Figur 6 viser skjermbildet for innlegging og endring av aktiviteter Som vist i figur 6, får man ulike felter man kan definere for aktivitetene: Navn: Aktivitetens navn (f.eks. "Utarbeidelse av prosjektplan") Eier: Hvem har ansvaret for aktiviteten. Med pilen helt til høyre i "valg-feltet", får man en nedtrekksmeny der man kan velge en av deltakerne i rommet. Start og slutt: Tast inn start- og sluttdato for aktiviteten. Moder-aktivitet: Velg fra en liste over alle aktivitetene, om noen skal være moderaktivitet. I figur 7, er Designspesifikasjon moderaktivitet for Designspek. - modul 1, 2 og 3. Figur 7 viser eksempel på innlagte aktiviteter i et prosjekt Før-aktivitet: Hvis dere ønsker at en aktivitet skal knyttes mot en føraktivitet, velger dere [e] (som beskrevet nedenfor) for å endre aktivitet. Fra "valg-lista" i "valg-feltet" Føraktivitet, velger dere så den aktiviteten som skal skje før den aktiviteten dere nå konfigurer Konfigurere og omkonfigurere aktiviteter: Når dere har valgt Aktiviteter får dere en oversikt over alle definerte aktiviteter (se figur 7). Til venstre for disse, finner dere noen bokstaver i klammeparenteser, [e], [s], [r] og [a]. [e] er allerede nevnt. Denne gir mulighet for å endre alle data for aktiviteten. [s] sletter aktiviteten (eller eventuelt ressursen) [r] gir mulighet for å knytte ressurser til en aktivitet [a] gir mulighet for å definere anskaffelser (hvilket har betydning for økonomistyringen)
I figur 7, vises også aktivitetenes tidsperioder visuelt, med et helt enkelt diagram til høyre i figuren. En mer oversiktelig grafisk fremstilling får dere ved å velge arkfanen Gantt. Ganttdiagrammet som da vises (se figur 8) gir en visuell oversikt over alle aktivitetene plassert i tid. Milepæler i prosjektet vises også, samt hvordan aktiviteter avhenger av hverandre m.m. Gantt-diagrammet i figur 8, kan også fås frem ved å velge arkfanen kalt Gantt når dere er inne på Aktiviteter. Det finnes også andre rapporteringsmuligheter (bl.a. S-kurve), i ProjectFronter. Disse fordrer at flere data om prosjektet er registrert, og det gås ikke nærmere inn på slike rapporteringer i dette notatet. Figur 8 viser eksempel på et Gantt-diagram (NB! Diagrammet er bare et eksempel, og ikke komplett) Tilknytning av personalressurser til aktiviteter Vi har i disse eksemplene ikke håndtert investeringskostnader, personalinnsats (og tilhørende timekostnad) m.m., fordi man da kommer inn på andre prosjektstyringsfaktorer enn det vi opererer med i våre studentprosjekter, og som i denne sammenheng kompliserer bildet unødvendig. Det som kan være aktuelt, er å knytte personressurser til aktiviteter. For å gjøre dette, velger dere Aktiviteter i venstre verktøyrad. Klikk så på en av aktivitetene (jeg har gjort dette for aktiviteten Konstituere prosjektet. Velg Endre, ved arkfanen Ressurser (se figur 9). Alternativt kan dere velge [r] til venstre for aktiviteten (se figur 7), som beskrevet tidligere. Figur 9 viser skjermbilde der ressurser kan knyttes mot aktiviteter Dere får da et skjermbilde (se figur 10), der dere kan velge prosjektdeltakere. Disse kan så knyttes til et antall timer for aktiviteten, og spesifiseres med timepriser.
Figur 10 viser definisjon av data for ressurser tilknyttet en aktivitet Ved deretter å vise Gantt-diagrammet igjen, vil man få knyttet disse personene til den visuelle fremstillingen i dette diagrammet (se figur 11). Da må man huske på å merke sjekkboksen Ressurser, som vist på den samme figuren. Figur 11 viser Gantt-diagram med personressurser knyttet til en aktivitet Projectfronter er et prosjektstyringsverktøy som har funksjonalitet for mer avansert prosjektstyring enn det som er illustrert i dette eksempelet, ikke minst økonomisk styring. Avslutningsvis vises det hvordan det er hentet frem et verktøy Timeliste. Med dette kan timeforbruk føres på hver enkelt prosjektdeltaker, og knyttes opp mot aktiviteter og økonomisk styring. Figur 12 viser et eksempel på registrering av timebruk knyttet mot aktivitetene