Referat fra styringsgruppemøte 06.05.2011, kl. 12.00-15.00

Referat fra styringsgruppemøte 06.05.2011, kl. 12.00-15.00 Sted: Helsedirektoratet, rom 1604 Møtedeltakere: Fra styringsgruppen: Hans Petter Aarseth (leder) Bente Mikkelsen Gunnar Bovim Dag Hårstad (bisitter) Herlof Nilssen Lars Vorland (på videokonferanse) Bjørn Iversen Bjarne Riis Strøm for Geir Riise Liv Arum Anders Grimsmo Torill Omland Granlund Forfall: Sigrid Askum Lisbeth Normann Kari Stuvøy Helsedirektoratet Helse Sør-Øst RHF Helse Midt RHF Helse Midt RHF Helse Vest RHF Helse Nord RHF FHI Legeforeningen FFO NTNU og primærhelsetjenesten HOD (observatør) KS Sykepleierforbundet Hurum kommune og primærhelsetjenesten Fra sekretariatet for pasientsikkerhetskampanjen: Anne-Grete Skjellanger Sekretariatsleder Ellen Deilkås Seniorrådgiver Maria Melfald Tveten Kommunikasjonsrådgiver (referent) Fra Kunnskapssenteret: Magne Nylenna Geir Bukholm Bisittere fra styringsgruppen: Dag Hårstad Bisittere fra Helsedirektoratet: Arne Lindstad Hilde Heimli Direktør Avdelingsdirektør Helse Midt RHF Seniorrådgiver Seniorrådgiver I trygge hender Nasjonal pasientsikkerhetskampanje www.pasientsikkerhetskampanjen.no Kontakt kampanjesekretariatet: post@pasientsikkerhetskampanjen.no postboks 7004 St Olavs plass, 0130 Oslo (+47) 46 41 95 75

Øvrige bidragsytere Anne Marie Dalen Øverhaug Leder for informasjonssikkerhet, Helse Sør-Øst RHF Agenda 1. Godkjennelse av agenda og referat fra styringsgruppemøte 16.02 2. Orienteringssaker a. Pilotene i helsetjenesten b. Innsatsområdet hjerneslag c. Innsatsområdet psykisk helse d. Extranet e. Status opplæring og gjennomføring i strukturert journalgjennomgang 3. Lokale pasientsikkerhetsinitiativ erhetsinitiativ i spesialisthelsetjenesten 4. Pasientsikkerhetskulturmåling 5. Temasak: Informasjonssikkerhetsarbeid 6. Plan for implementering 7. Brukermedvirkning i kampanjen 8. Utredning og forberedelse av ytterligere innsatsområder 1. Agenda og referat Agenda og referat fra forrige møte i styringsgruppen ble godkjent. Styringsgruppens nye medlemmer, Anders Grimsmo og Kari Stuvøy, ble presentert. 2. Orienteringssaker Pilotene i helsetjenesten Anne-Grete Skjellanger gjennomgikk status for pilotene. Piloten for Trygg kirurgi på kvinneklinikken ved Haukeland universitetssykehus, piloten for legemiddelgjennomgang i sykehjem ved utviklingssenteret i Vestfold og piloten for samstemming av legemiddellister ved Bekkestua legekontor og Bærum Sykehus i Vestre Viken er i sluttfasen. Disse pilotene utarbeider nå sluttrapporter som inneholder beskrivelser av hvordan andre kan implementere tiltakene. Beskrivelsene inneholder konkretisering av hvilke tiltak som skal prioriteres, hvilke målinger som skal gjennomføres og hvorledes de bør implementeres.

Skjellanger orienterte om at det er nedsatt en ekspertgruppe for innsatsområdet, ledet av Ewa Ness. Første møte i gruppen avholdes 31. mai. Generelt opplever sekretariatet at pilotene trenger lenger tid på prosjektene enn tidligere antatt. Sluttrapporter fra samtlige piloter levers innen utgangen av første uke i juli. Diskusjon Gunnar Bovim ga uttrykk for at det er viktigere at pilotprosjektene gjøres grundig enn at det går raskt. Bovim mente det vil være en fordel om styringsgruppen godkjente pilotene før de spres nasjonalt. Hans Petter Aarseth stilte spørsmål om det ift. piloten om Trygg kirurgi og postoperative sårinfeksjoner skal lages en nasjonal føring for tiltaket bruk av antibiotikaprofylakse i kampanjen. Geir Bukholm forklarte at kampanjen ikke har noen ambisjon om å utarbeide en nasjonal retningslinje for antibiotikaprofylakse. Målet er å sørge for at antibiotikaprofylakse blir gitt til rett tid. Utover det følger det enkelte helseforetak sine egne prosedyrer ift. antibiotikaprofylakse. Anders Grimsmo ga uttrykk for at når det gjelder samstemming av legemiddellister mangler mange fastleger oversikt over pasientenes legemiddellister. Fastlegene har også ulikt syn på hva som er deres oppgaver og ansvar ift. kartlegging og oppfølging. Bjarne Riis Strøm ga uttrykk for at det må ligge til grunn et bredt sett faktorer i vurdering av hvilke tiltak som prioriteres for innsatsområdet hjerneslag. Liv Arum orienterte om at brukerne så langt kun har deltatt i ekspertgruppen for legemiddelområdet, og spurte om Mental Helse er engasjert i ekspertgruppen for psykisk helse og rus. Skjellanger bekreftet at brukerrepresentanter er invitert inn i gruppen. Grimsmo presiserte at også allmennlegetjenesten må engasjeres i dette e innsatsområdet. Allmennlegetjenesten bygger på at pasientene etterspør tjenesten. Det gjør ikke psykisk psyke. Dette må tas høyde for når man ser på tiltakskjeden. Konklusjon: Styringsgruppen vurderer og evt. godkjenner pilotene før spredning.

Extranet Skjellanger gikk gjennom prinsippene for Extranet samt innholdet på sidene. Bente Mikkelsen stilte spørsmål rundt tilgjengeligheten og kommunikasjon, og tilbød sekretariatet hjelp fra kommunikasjonsstabene i RHFene og HFene. Skjellanger fortalte at Extranet vil forbedres kontinuerlig. Sekretariatet er i dialog med kommunikasjonsdirektørene ved RHFene og HFene. Sekretariatet kommer tilbake til hvordan disse og øvrig kommunikasjonsstab kan involveres. Status for opplæring og gjennomføring av strukturert journalgjennomgang (GTT) Skjellanger orienterte om at sekretariatet har gjennomført 14 heldagskurs med opplæring i bruk av Global Trigger Tool. Totalt 141 personer har så langt deltatt. Skjellanger tok kritikk til etterretning for utydelig frist for rapportering av 2010-tall. Per 6. mai har sekretariatet kun mottatt tall fra tre GTT-team. Det er viktig å få inn resultatene for å kunne si noe om et nasjonalt måltall. Det er sendt brev med purring til HF-direktørene. Sekretariatet følger opp dette videre. Grimsmo tipset om muligheten for å bruke dataverktøy til å screene tekst i journalene på sikt. 3. Lokale pasientsikkerhetsinitiativ i spesialisthelsetjenesten Bente Mikkelsen gjennomgikk resultatet av RHFenes kartlegging av lokale pasientsikkerhetsinitiativ. En oversikt ble distribuert. Det pågår svært mange lovende prosjekter. Veldig mange er for eksempel i gang med Trygg kirurgi, håndhygiene, hygiene, legemiddelhåndtering og tiltak innenfor psykisk helse. Veldig mye er samlet inn, men det er ønskelig å gå ytterligere en runde for å inkludere de prosjektene som omhandler IKT og informasjonsflyt. Mikkelsen vektla viktigheten av å vise bredden av pasientsikkerhetsinitiativ som pågår. Herlof Nillssen støttet dette, og poengterte viktigheten av å synliggjøre alle relevante initiativ. Bukholm støttet fokuset på bredden av initiativ, og minnet om tidligere vedtak i styringsgruppen om at kampanjen skal favne både nasjonale innsatsområder og lokale initiativ. Det jobbes med å gjøre flere kvalitetsdata publiserbare.

Mikkelsen foreslo videre å tilgjengeliggjøre prosjektkatalogen på kampanjens nettside og i andre kampanjesammenhenger. Den kan være til inspirasjon for HFene, for deling og for motivasjon til konkurranse. Mikkelsen ønsker at katalogen blir oppdatert jevnlig. Riis Strøm støttet dette og pekte på en mulig smitteeffekt. Katalogen bør være tilknyttet en side der det også opplyses om kontaktperson for hvert prosjekt. Det vil gjøre det enkelt å ta kontakt og dele erfaringer. Mikkelsen støttet dette, og utfordret sekretariatet på å utarbeide en mal. Ellen Deilkås kommenterte at Extranet også legger ger til rette for rapportering på lokale initiativ. Grimsmo stilte spørsmål rundt en tilsvarende oversikt for kommunehelsetjenesten. Allmennlegetjenesten har ikke noen tydelig linje, og kommunene er strukturert annerledes. Det gjør det mer vanskelig, men ikke mindre viktig at det gjøres noe tilsvarende også i kommunene. Skjellanger orienterte om at KS har fått i oppgave å utarbeide en slik oversikt for kommunehelsetjenesten. Vedtak: Sekretariatet utarbeider en mal for prosjektkatalogen med kontaktpersoner. Katalogen distribueres på kampanjens nettside. Lokale pasientsikkerhetsinitiativ inviteres til å bruke Extranet som et verktøy for å monitorere egen aktivitet og resultater. 4. Pasientsikkerhetskulturmåling Skjellanger gjennomgikk sekretariatets forslag til gjennomføring. Det vil ikke være mulig å gjennomføre en pasientsikkerhetskulturmåling i primærhelsetjenesten i 2011, fordi vi foreløpig ikke har en infrastrukturen eller et validert instrument til å gjennomføre dette. Det er mulig å gjennomføre en måling i spesialisthelsetjenesten høsten 2011 med noen forutsetninger: RHFene gjennomfører målingene selv, med eksisterende plattformer SAQ-skjema benyttes sammen med en standardisert protokoll fra sekretariatet Undersøkelsen kan gjentas på et senere tidspunkt med samme metode Gjennomføring forutsetter intern ressursallokering i RHFene

Nilssen etterlyste et kostnadsoverslag for gjennomføringen. Deilkås orienterte om at sekretariatets kontaktperson i Helse Sør-Øst, Christer Mortensen, har anslått kostnadene til 5-6 millioner kroner. Overslaget inkluderer intern ressursbruk. Anslaget gjelder for hele spesialisthelsetjenesten. Mye av ressursbruken går på ledelse og motivasjon. Forslaget er basert på at eksisterende plattformer tas i bruk. Helse Sør-Øst og Helse Midt har en slik plattform for medarbeiderundersøkelser. Helse Vest kan ta i bruk plattformen som benyttes i pasienterfaringsundersøkelser. Helse Nord har mulighet til å gjennomføre undersøkelser med plattformer for hvert enkelt HF. Nilssen ga uttrykk for at kostnaden er håndterbar, men gitt fristene på GTT og andre oppgaver som inntreffer samtidig vil det være hensiktsmessig å vite mer om omfanget, både m..t.p. arbeidskraft og kostnader. Det vil gjøre det enklere å prioritere. Mikkelsen støttet dette, og poengterte at RHFene er veldig interessert i å få det til. Hun foreslo at gjennomførbarhet behandles i neste AD-møte og at saken tas opp med departementet ift. ressursbruk. Det er ønskelig at arbeidsgruppen som har jobbet med forslaget kommer med en innstilling til AD-møtet. Dersom foreslått modell velges, må den velges også for kommende år. Torunn Omland Granlund presiserte at en søknad til departementet vil komme utenfor vanlig budsjettprosess, men at den gjerne må sendes. Nilssen støttet dette. Han la til at det vil være lettere å skape engasjement og entusiasme dersom organisasjonen tas med på råd ift. gjennomførbarhet. Bukholm minnet om at kulturendring er et mål i kampanjen, og at departementet har bedt om et verktøy til å måle dette. Skjellanger la frem forslaget om forprosjekt for primærhelsetjenesten. Hun forklarte at strukturen i primærhelsetjenesten krever en annen tilnærming. Det finnes en struktur i sykehjemmene, men ikke for fastlegene. Deilkås forklarte at metoden ser på grupper, og at det i primærhelsetjenesten vil være aktuelt å se på fastlegekontorer og poster i sykehjem. Riis Strøm presiserte at gjennomføring av forprosjekt må koordineres med ferieavvikling.

Vedtak: Styringsgruppen anmoder RHFene å vurdere om de er i stand til å gjennomføre undersøkelsen basert på innstillingen fra arbeidsgruppen. Det rettes en forespørsel til departementet om det er mulig å fremskaffe ressurser til å gjennomføre en undersøkelse. Det gjennomføres et forprosjekt for gjennomføring i primærhelsetjenesten. 5. Temasak: Informasjonssikkerhetsarbeid Anne Marie Dalen Øverhaug presenterte Helse Sør-Øst sitt arbeid med informasjonssikkerhet. Helse Sør-Øst har som resultat av risikoanalyser, medarbeiderundersøkelser rsøkelser og enkelte avvik og hendelser sett et stort behov for å bedre informasjonssikkerheten. RHFet har laget en læringsplan som tar for seg hva den enkelte trenger å vite og lære om informasjonssikkerhet. En kommunikasjonsplan er utarbeidet for å understøtte læringsplanen. Målet er at hele organisasjonen skal ha et forhold til informasjonssikkerhet. RHFet har vektlagt holdninger og kultur fremfor tekniske løsninger. Sykehuset Telemark har vært pilot på prosjektet våren 2011. Erfaringene og tilbakemeldingene så langt er meget positive. Styringsgruppen stilte seg meget positiv til arbeidet i Helse Sør-Øst. Bukholm stilte spørsmål ved om arbeidet også tar opp i seg mangel på informasjon når kliniske beslutninger skal fattes. Riis Strøm foreslo å lage en nettside om arbeidet med informasjonssikkerhet der det kan gis tilbakemeldinger og tips anonymt. Arum påpekte at informasjonssikkerhet også er viktig i kommunene. Der har også andre yrkesgrupper enn helsepersonell et forhold til dette. Det kunne vært fint å spre et slikt arbeid til kommunene. Nilssen var positiv til å gjenbruke kampanjemateriellet i de andre RHFene. Han presiserte også at det er mye varierende kvalitet på PCer og programvare i dag. I Helse Vest standardiseres nå alle PCer.

Skjellanger stilte spørsmål ved om informasjonssikkerhet er ønsket som et innsatsområde i kampanjen. Hun presiserte at kriteriet for et innsatsområde i kampanjen er at det skal føre til redusert pasientsskade. Mikkelsen foreslo at kampanjen beholder samme fokus som tidligere. Det er fare for å gape for høyt. I stedet for å inkludere dette i kampanjen, kan det synliggjøres som et eksisterende lokalt initiativ til inspirasjon for andre. Arum støttet dette. 6. Plan for implementering Skjellanger orienterte om at det er etablert en ressursgruppe for implementering som består av personer som har erfaring med implementeirng og spreding av forbedring. Videre fortalte hun om de tre prinsippene for implementering som gruppen har anbefalt for kampanjen: 1. Benytte anerkjente metoder (som f.eks. Forbedringsmodellen utviklet av Institute for Healthcare Improvement) for forbedringsarbeid i implementeringsarbeidet 2. Sikre rett praksis gjennom hele pasientforløpet 3. Bruke læringsnettverk som arena for erfaringsutveksling og læring av ny kunnskap Skjellanger gjennomgikk videre de planlagte aktivitetene for implementeringsarbeidet i 2011 Sekretariatet vil invitere seg selv til et møte hos ledelsen ved det enkelte HF. Forespørsel vil komme i eget brev. Møtene vil bli gjennomført i.l.a. juni, september, august og oktober. Det vil bli utarbeidet en intensjonsavtale, etter modell fra Danmark, som det er ønskelig at HFene signerer. Det er planlagt fire læringsnettverk høsten 2011. 1. Nasjonal nettverkssamling for ledere og nøkkelpersoner i kampanjen, 7. november 2011. 2. Nasjonal nettverkssamling om legemiddelbruk i sykehjem for utviklingssentre. 3. Regionale nettverkssamlinger om Trygg kirurgi. 4. Bygge på og koble eksisterende lokale læringsnettverk Høsten 2011 blir en prøveperiode for å se hvordan læringsnettverk fungerer som spredningsarena. Vedtak: Styringsgruppen stilte seg bak prinsippene og de planlagte aktivitetene i implementeringsarbeidet.

7. Brukermedvirkning i kampanjen Maria Melfald Tveten gjennomgikk forslag til prinsipper og planlagte aktiviteter for brukermedvirkning, utarbeidet av sekretariatet og FFO. Arum presiserte at det er viktig å forankre kampanjen hos de nasjonale pasientorganisasjonene. Organisasjonene må involveres først. Deretter må brukerne ved det enkelte HF få i oppgave å følge opp kampanjen. Det må utarbeides ulike strategier for hvordan henholdsvis organisasjonene og brukerne skal mobiliseres. Hun la videre til at kampanjen må være åpen for nye ideer som kan komme i prosessene med brukerne. Mikkelsen kommenterte at linjen for implementering er lederlinjen, og at brukerne er en støtte i implementeringen. Vedtak: Styringsgruppen gruppen stilte seg bak de foreslåtte aktivitetene for å øke brukermedvirkningen. Sekretariatet vil orientere styringsgruppen i forestående styringsgruppemøter om resultatet av aktivitetene og planer for videre samarbeid. 8. Utredning og forberedelse av ytterligere innsatsområder Bukholm orienterte om plan for utredning og forberedelse av ytterligere innsatsområder. Det er ønskelig å få opp alternativer slik at HFene og kommunene får flere valgmuligheter til hvordan de vil delta i kampanjen. Målet er at så mange som mulig, både i spesialisthelsetjenesten og kommunene, kan finne innsatsområder og tiltakspakker som de kan jobbe med i kampanjen. Fagrådet har gjort en prioritering av innsatsområder innledningsvis i arbeidet med kampanjen. I tillegg er mye godt tilrettelagt fra utenlandske kampanjer. Dette materialet må valideres og kvalitetssikres for bruk i Norge. Riis Strøm kommenterte det første foreslåtte prinsippet, og la til at for å bli et nasjonalt innsatsområde bør det både ha stort potensial for klinisk forbedring i Norge og være et viktig område.

Vedtak: Styringsgruppen gruppen stilte seg bak prinsippene og aktivitetene foreslått i saksgrunnlaget. Til neste møte 31. august, kl 12-15, rom 1604 i Helsedirektoratet. Godkjenning av pilotenes retningslinjer Status budsjett for kampanjen Lokale pasientsikkerhetsinitiativ i kommunehelsetjenesten Styringsgruppemøter for 2011: Onsdag 31. august Torsdag 24. november Vennlig hilsen, Maria Melfald Tveten, referent