Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 12/3 Møtedato/tid: 13.02.2012, kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Deltagere: Oddvar M. Lian, leder Anders J. Krokstad, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: 1. og 2. varamedlem til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Kopi: Sakliste 001/12 002/12 003/12 004/12 005/12 006/12 007/12 008/12 009/12 010/12 011/12 012/12 Godkjenning av protokoll fra møte den 08.11.2011 Orientering fra rådmannen vedr. utbyggingen i Hyllberget Svanem AS - Orientering til kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Orientering til kontrollutvalget Bestilling av forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring og spesialundervisning rådmannens oppfølging Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Den finansielle revisjonen i Snillfjord kommune - Orientering fra revisor Kontrollutvalgets årsmelding 2011 Forslag til møteplan 1. halvår 2012 Referatsaker Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 06.02.2012 Oddvar Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Konsulent, KonSek Side 1 av1 1

Godkjenning av protokoll fra møte den 08.11.2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.02.2012 Saksnr 001/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/3-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.11.2011 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.11.2011 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

Orientering fra rådmannen vedr. utbyggingen i Hyllberget Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.02.2012 Saksnr 002/12 Eva J. Bekkavik 12/5-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksutredning På bakgrunn av kontrollutvalgets ønske, fremkommet i utvalgets møte 08.11.2011, er rådmannen, i e-post av 02.01.2012, bedt om å gi kontrollutvalget en orientering vedr. status i utbyggingen i Hyllberget på utvalgets møte 13. februar 2012. 3

Svanem AS - Orientering til kontrollutvalget Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.02.2012 Saksnr 003/12 Eva J. Bekkavik 216 11/194-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Utrykt vedlegg 1. 2. Begrenset selskapskontroll Svanem AS. Kontrollutvalgets sak 3/2007 (møte 23.02.2007) Kontrollutvalgets sak 41/2011 Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Saksutredning På kontrollutvalgets møte 08.11.2011 i sak 041/2011 Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll, ble det protokollført et ønske om en orientering fra rådmannen om hvordan kommunen bruker selskapet Svanem AS. Rådmannen er i e-post av 22.12.2011 bedt om å gi kontrollutvalget en orientering vedr. Svanem AS på utvalgets møte 13. februar 2012. Svanem AS Bedriftens formålsparagraf er beskrevet i 3 i vedtektene til Svanem AS: Svanem AS skal ha til formål å skape arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede som ikke uten videre kan nyttiggjøre seg andre arbeidstilbud. Bedriften skal også medvirke til yrkesmessig attføring til det ordinære arbeidsmarked. Selskapet skal ikke ha til formål å skaffe aksjonærene økonomisk utbytte, men overskuddet skal forbli i selskapet og komme de yrkeshemmede til gode. Selskapets virkefelt vil være allsidig produksjon tilpasset de yrkeshemmedes behov, samt å delta i andre aktiviteter og prosjekter som bidrar til positiv utvikling og aktivitet for de yrkeshemmede. Svanem AS har siden det ble stiftet vært geografisk plassert på Kyrksæterøra og driver sin virksomhet innenfor rammebetingelser nedfelt i det offentlige regelverket for VTA - varig tilrettelagt arbeid og APS - arbeidspraksis i skjermet virksomhet (attføringsbedrift). Selskapet er tiltaksarrangør for Hemne og Snillfjord kommuner med allsidig virksomhet innenfor produksjon og tjenesteyting. Svanem AS består av eierkommunene (deltagerne) Hemne Kommune med 91,9 % eierandel og Snillfjord kommune med 8,1 % eierandel. Begge eierkommunene har vært med siden 2001. Hemne kommune startet bedriften i 1994. 4

Begrenset selskapskontroll På kontrollutvalgets møte 23.02.2007 i sak 3/2007 Oppfølging av Snillfjord kommunes eierinteresser i Svanem AS, ble rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS; Begrenset selskapskontroll Svanem AS, lagt frem for behandling i utvalget. Kontrollutvalgets sekretariat vil kort oppsummere hovedtrekkene i rapporten: Revisjon Midt-Norge IKS har med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak foretatt en undersøkelse av hvordan Snillfjord kommune som eier, forvalter og følger opp sine interesser i Svanem AS. Rapporten konkluderer med at Svanem AS synes å ivareta sitt formål med å skape arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede og medvirke til yrkesmessig attføring på en god måte. Svanem AS synes også å ha en stabil økonomi og selskapet forvaltes på en god måte. Revisor konkluderer videre med at kommunen ikke har skriftlige rutiner for oppfølging av selskapet, og for rapportering mellom selskapet, kommunens valgte representanter i selskapet og til kommunestyret. For å sikre at kommunens eierinteresser blir ivaretatt og at eieren forvalter sine eierinteresser på en god måte, anbefaler revisor at Snillfjord kommune bør utarbeide skriftlige rutiner som sikrer oppfølging av eierinteresser, rapportering fra selskaper, innbefattet kommunens eierrepresentanter og til kommunen. Utarbeidelse av eierstrategi i Snillfjord kommune Kontrollutvalget har fulgt rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 18/2007 Oppfølging av Snillfjord kommunes eierinteresser i Svanem AS. Kommunestyret ba på generelt grunnlag rådmannen om å utarbeide rutiner, eller en eierstrategi, for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Kommunestyret ba for øvrig om at Snillfjord kommune ser virksomheten ved Svanem AS og tilsvarende bedrifter, i sammenheng med det øvrige sosialog helsetjeneste tilbudet i kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget har ved flere anledninger i årene 2007-2011, fått orientering fra rådmannen vedr. utarbeidelse av en eierstrategi for Snillfjord kommune. I dagens møte har kontrollutvalget bedt om en orientering fra rådmannen om hvordan kommunen bruker selskapet Svanem AS. 5

Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Orientering til kontrollutvalget Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.02.2012 Saksnr 004/12 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/71-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Rådmannens tilbakemelding vedr. forvaltningsrevisjon VAR - kontrollutvalgets sak 17/2010 Utrykte vedlegg: 1. 2. 3. 4. 5. Sak KS-50/2006 Plan for forvaltningsrevisjon for Snillfjord kommune for 2007, vedtatt av Snillfjord kommunestyre på møte den 14. desember 2006. Sak KU-13/2007: Bestilling av forvaltningsrevisjon: Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR). Behandlet av kontrollutvalget på møte den 11.05.2007. Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Behandlet av kommunestyret i sak 9/2008. Kontrollutvalgets sak 17/2010 Forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Tilbakemelding frå rådmannen. Kontrollutvalgets sak 4/2011 Forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Ny tilbakemelding frå rådmannen. Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 25.02.2008 i sak 5/2008 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt. 8.3. Politisk behandling: Kontrollutvalget la saken frem for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk. sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp. beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. 6

Kommunestyret sluttet seg kontrollutvalgets forslag til vedtak. Kontrollutvalgets sekretariat vil kort oppsummere hovedtrekkene i rapporten: Problemstilling for undersøkelsen har vært følgende: Problemstilling: Har Snillfjord kommune en VAR-tjeneste som tilfredsstiller regelverk og krav til kostnadseffektivitet? Delproblemstillinger: 1. Er VAR-tjenestene i tråd med kravene på området? 2. Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med generell kostnadsutvikling? 3. Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med gebyrnivå i andre sammenlignbare kommuner? Forvaltningsrevisjonsrapportens konklusjoner Revisjon Midt-Norge har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport i januar 2008 og rapporten konkluderer med følgende: Vann På området vann varierer kvaliteten ved kommunens 3 vannverk. Ved Vågan vannverk vurderes vannkvaliteten som mindre bra og anlegget mangler reservevann. Vannverket oppfyller ikke lovpålagte krav til vannkilde og vannbehandling. Ved Krokstadøra vannverk er kravene til kvalitet på vannet oppfylt, men anlegget mangler reservevann og anlegget kan få problemer ved strømstans. For Sunde vannverk sitt vedkommende er kvaliteten i henhold til kravene, kapasiteten ved anlegget er god, men heller ikke dette anlegget har reservevannskilde. Snillfjord kommune har gode rutiner i forhold til opplysningsplikt, både ved henvendelser fra publikum til kommunen og ved informasjon fra kommunen til vannabonnent. Revisor anser generelt sett reservevannsituasjonen som sårbar og stiller spørsmål ved leveringssikkerheten for vann. Kommunen mangler beredskapsplaner og har ingen beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Revisor anbefaler Snillfjord kommune å gjøre en risiko- og sårbarhetsanalyse på dette området. På grunn av store investeringer har gebyrene på vann økt vesentlig mer i Snillfjord enn den generelle prisutviklingen i Norge. Gebyrene er også høye i forhold til sammenlignbare kommuner. I tillegg til høye investeringer kan årsaken til høye gebyrer ligge i at det er forholdsvis færre i Snillfjord som er tilknyttet kommunale vannverk enn sammenlignbare 7

kommuner, noe som gir høyere enhetskostnader pr innbygger. Den finansielle dekningsgraden for vann er relativt lav i Snillfjord, noe som indikerer at kommunen er med subsidiere utgiftene til vann overfor sine innbyggere. Avløp Innenfor avløpsområdet tilfredsstiller kommunen kravene til drift og vedlikehold av avløpsanlegg og krav til avløpsnettet. Revisor peker imidlertid på at kommunen ikke har beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Snillfjord kommune mangler også samlet oversikt over alle overløp på avløpsnettet. Prisutviklingen på avløp har vært litt høyere enn konsumprisindeksen i de siste årene, men utgifter og inntekter på området samsvarer med hverandre. Snillfjord kommune har avløpsgebyrer som ligger på gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner. Renovasjon På område for renovasjon tilfredsstiller Snillfjord kommune via HAMOS Forvaltning IKS kravene til avfallsinnsamling. Systemet er lagt til rette for gjenvinning og behandling av avfallet og oppmuntrer til avfallsreduksjon ved differensierte gebyrer. Renovasjonsgebyrene har økt i takt med konsumprisindeksen. Som følge av tilsvarende undersøkelser i andre kommuner har HAMOS holdt renovasjonsgebyrene uendret i 2007. Sammenlignet med andre kommuner ligger renovasjonsgebyrene i Snillfjord lavt. Revisors anbefalinger Med bakgrunn i de undersøkelsene som er gjennomført har revisor gitt følgende anbefalinger i rapportens pkt. 8.3 overfor Snillfjord kommune: Avklare situasjonen ved Vågan vannverk. Vurdere situasjonen rundt reservevannsløsning og strømstans. Utarbeide beredskapsplaner for tjenesten vann og avløp. Utarbeide mer helhetlige beregninger av gebyr på vann og avløp for å utligne store variasjoner i årsgebyr. Vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. Innenfor renovasjon bør det sikres at gebyrinntektene er i samsvar med den faktiske kostnaden for tjenestene. Kontrollutvalgets oppfølging av kommunestyrets vedtak Som et ledd i kontrollutvalgets arbeid med å følge opp vedtak gjort i kommunestyret, ba kontrollutvalget om en skriftlig tilbakemelding fra rådmannen i brev av 27.04.2010, frist for tilbakemelding til kontrollutvalget var innen utgangen av mai 2010. Etter en påminnelse til rådmannen, mottok kontrollutvalgets sekretariat en skriftlig tilbakemelding fra rådmannen den 14.06.2010. I tillegg til den skriftlige tilbakemeldingen fikk kontrollutvalget på sitt møte den 29. juni 2010 i sak 17/2010 en orientering fra leder forvaltning, drift og vedlikehold vedr. de tre første punktene i revisors anbefaling, samt at punktene om finansiell dekningsgrad og helhetlig beregning av gebyr på vann og avløp ble orientert om av økonomileder. På bakgrunn av den skriftlige tilbakemeldingen og den muntlige orienteringen i møtet, fattet kontrollutvalget enstemmig følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering. 8

2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i 2011. En ny tilbakemelding ble gitt til kontrollutvalget på utvalgets møte 09.03.2011 i sak 4/2011. John Lernes, ordfører, Kai Terje Dretvik, rådmann og Jan Selbekk, leder forvaltning, drift og vedlikehold orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget vedr. status på oppfølging av revisors anbefalinger i rapporten. May Hårstad, økonomileder, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget vedr. punktene på økonomi. Kontrollutvalget mente at revisors anbefalinger fortsatt ikke var tilstrekkelig fulgt opp på alle punkter. Det er to punkt som fortsatt bør følges opp: - Beredskapsplan - Reservevannsløsning, strømstans Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering, utvalget vil fortsatt ha saken på oppfølgingslisten. Kontrollutvalgets sekretariat har sendt e-post, datert 22.12.2011, til Snillfjord kommune v/rådmannen og bedt om en ny orientering til kontrollutvalget. Orientering om beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans gis i møte mandag 13.02.2012 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Etter orienteringen i dagens møte må kontrollutvalget ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass revisors anbefalinger i rapportens pkt. 8.3. eller om de anser anbefalingene som fulgt opp. 9

OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVSISJON VAR Vågan skoles vannverk: Det ble igangsatt arbeid med å etablere ny vannkilde sommeren 2008. Før nødvendig analyse og testing av kvalitet og kapasitet ble det fattet vedtak om å legge ned driften av skolen. Arbeidene med etablering av ny kilde ble derfor innstilt. Reservevannsløsning og strømstans: Krokstadøra vannverk: Montert kontakt med bryter for påkopling av nødstrømsagregat. Avhengig av å kunne låne agregat eksternt. Sunde vannverk: Ikke utredet, men antar at det her vil være behov for et større aggregat med eget aggregatrom som medfører behov for utvidelse av bebyggelsen. Reservevannskilder er ikke utredet nærmere. Vil påpeke at samme krav til kvantitet og kvalitet vil gjelde for slike kilder, slik at det må påregnes betydelige investeringer for å etablere. Aktuelle områder for etablering av reservevann bør utredes gjennom en revisjon av hovedplan. Administrasjonen har foreslått en slik revisjon både i budsjettforslag for 2009 og 2010. Utarbeide beredskapsplaner for tjenesten vann og avløp. Det ble våren 2008 gjennomført ROS-analyse og beredskapsplan for de kommunale vannverkene. For 2010 er det avsatt kr. 101 000,- for etablering av vaktordning. Dette er ikke etablert pr. i dag. For øvrige tiltak i beredskapsplan er det ikke avsatt midler i budsjett. Når det gjelder punktene som gjelder årsgebyr og finansiell dekningsgrad, forutsettes det at økonomiavdelingen kan redegjøre for dette. Renovasjonstjenesten utføres av HAMOS Forvaltning IKS vi forutsetter at dette rapporteres direkte til administrativ/politisk ledelse gjennom de styrende organene i HAMOS. TLM, 14.06.2010. 10

Bestilling av forvaltningsrevisjon Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.02.2012 Saksnr 005/12 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/226-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen saksbehandling. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 220 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 31. juli 2012. 2. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 3. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å inngå avtale som ivaretar overføring av ressurser slik at en forvaltningsrevisjon lar seg gjennomføre. Vedlegg Melding om politisk vedtak kommunestyremøte 31.08.2011 Forespørsel om lån av forvaltningsrevisjonstimer i 2012 Utrykt vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011 Saksutredning Generelt Viser til Kontrollutvalgsbokens kapittel 7 om forvaltningsrevisjon, som gir en god oversikt over prosessen knyttet til forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I dette ligger det at kontrollutvalget har ansvar for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Selv om det er revisor som gjennomfører forvaltningsrevisjonene, har kontrollutvalget en sentral rolle gjennom hele forvaltningsrevisjonsprosessen. Fasene i et forvaltningsrevisjonsprosjekt, sett fra kontrollutvalgets ståsted, vil være: bestilling og valg av tema, formål og problemstillinger holde seg orientert underveis behandling av forvaltningsrevisjonsrapport rapportering til kommunestyret oppfølging av vedtak Revisor utfører forvaltningsrevisjoner på vegne av kontrollutvalget, og er ansvarlig for at gjennomføringen er i samsvar med regelverk og standard for forvaltningsrevisjon. 11

I revisjonsprosessen er det viktig med en god dialog mellom kontrollutvalget, sekretariatet og revisor. Plan for forvaltningsrevisjon 20102010-2011 Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Snillfjord kommune for 2010-2011 lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet ut 2011. Da planen ble vedtatt gikk revisjonsåret 2011 ut april 2012. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret på møte den 24.06.2010, sak 46/10, etter forutgående innstilling fra kontrollutvalget. I forbindelse med kommunestyrets behandling av planen, var det en god diskusjon om spesialundervisning eller saksbehandling skulle ha 1. prioritet i planen. Vedtaket i kommunestyret ble at spesialundervisning skulle gå foran saksbehandling. Følgende prosjekt gjenstår som prioritert i planen, når vi ser bort fra Spesialundervisning etter 5 i Opplæringsloven som omhandler skole og barnehage, som ble behandlet på kommunestyremøte 06.10.2011 i sak 53/2011: 1. Saksbehandling i Snillfjord kommune. 2. Omdømme og omdømmebygging i Snillfjord kommune 3. Psykisk helsevern i Snillfjord kommune Forvaltningsrevisjon innen saksbehandling Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Snillfjord kommune vurdert blant annet saksbehandling som et viktig område å se nærmere på i 2010-2011. Rådmannen i Snillfjord kommune har ved flere anledninger våren 2011, informert kontrollutvalget om at en forvaltningsrevisjon innen saksbehandling burde settes i bestilling senest i august 2011 slik at eventuelle anbefalinger fra revisjonen kunne effektueres fra nyttår 2012. Snillfjord kommune hadde etter ferdigstillelse av forvaltningsrevisjon innen spesialundervisning en rest på 19 timer til forvaltningsrevisjon i 2011. For å få bestilt og ferdigstilt en forvaltningsrevisjon innen saksbehandling i 2011 måtte kontrollutvalget be kommunestyret om ekstra midler for å få gjennomført et slikt prosjekt. Kontrollutvalget innhentet pris fra Revisjon Midt-Norge IKS som ble vedlagt utvalgets sak om igangsetting av forvaltningsrevisjon innen saksbehandling i Snillfjord kommune (kontrollutvalgets møte 28. juni 2011, sak 23/2011). Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og ber om en ekstra bevilgning på kr. 230.000,- (eks. mva.) for å bestille en forvaltningsrevisjon innen saksbehandling i september 2011, med ferdigstillelse innen november 2011. Kommunestyret behandlet saken på sitt møte 31.08.2011 i sak 42/2011, følgende vedtak ble fattet: Saken utsettes og finansiering behandles i forbindelse med årsbudsjettet 2012 På bakgrunn av kommunestyrets vedtak, har kontrollutvalget avventet oppstart av en forvaltningsrevisjon innen saksbehandling. 12

Forvaltningsrevisjon 2012 Kontrollutvalgets sekretariat har i januar 2012 snakket med rådmannen om det fortsatt er et sterkt ønske om en forvaltningsrevisjon innen saksbehandling. Sekretariatet har også snakket med kontrollutvalgets leder om dette. Både rådmannen og kontrollutvalgets leder svarte bekreftende på at en forvaltningsrevisjon innen saksbehandling er av stor interesse. Kontrollutvalgets sekretariat har fått opplyst av Revisjon Midt-Norge IKS, at det er budsjettert med ca 100 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Snillfjord kommune i 2012. 100 timer er altfor beskjedent til å få til en forvaltningsrevisjon som graver dypt nok, Snillfjord kommune er derfor avhengig av å kunne låne forvaltningsrevisjonstimer av noen andre i IKS-samarbeidet. Utvalgets leder har bedt sekretariatet om å finne en ordning for overføring av ressurser slik at en eventuell forvaltningsrevisjon lar seg gjennomføre. På bakgrunn av dette har sekretariatet bedt kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune om å få låne 120 timer av budsjetterte forvaltningsrevisjonstimer i 2012. Timene gis tilbake til kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune i 2013. Det vil da si at Snillfjord kommune ikke kan gjennomføre forvaltningsrevisjon i 2013. Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune behandlet henvendelsen på sitt møte 26.01.2011 i sak 5/2012 Eventuelt. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget gir sin tilslutning til forespørsel fra kontrollutvalget i Snillfjord, og godkjenner at 120 timer av ressurs for forvaltningsrevisjon kan overføres til Snillfjord i 2012 mot at tilsvarende ressurs overføres til STFK i 2013. Sekretariatet gis fullmakt til å inngå avtale som ivaretar dette. Kontrollutvalget har etter dette 220 timer til disposisjon til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2012. I pristilbudet som ble hentet inn fra Revisjon Midt-Norge IKS i 2011, ble det skissert et forbruk på 250 timer til en forvaltningsrevisjon innen saksbehandling. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon På bakgrunn av de signaler kommunestyret ga under sin behandling av Plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011, rådmannens henvendelser til kontrollutvalget og samtalene mellom sekretariatet, rådmann og kontrollutvalgets leder legges det frem en sak om bestilling av forvaltningsrevisjon med fokus på saksbehandling i Snillfjord kommune Sekretariatet mener at en slik forvaltningsrevisjon er veldig aktuell i Snillfjord kommune. Kontrollutvalget må diskutere om tilgjengelig timeressurs for 2012 skal brukes på en forvaltningsrevisjon innen saksbehandling i sin helhet, eller om utvalget vil sette av noen timer til en eventuell selskapskontroll i 2012. I vurderingen av om en forvaltningsrevisjon skal igangsettes eller ikke, må kontrollutvalget ta stilling til om fokusområdet fortsatt er relevant, og i så fall, innfallsvinkler og innretning på prosjektet, ressursbruk og tidspunkt for ferdigstillelse. I tillegg må kontrollutvalget gi sin tilslutning til at det lånes 120 timer av ressurs for forvaltningsrevisjon 2012 fra kontrollutvalget i STFK, og gi sekretariatet fullmakt til å inngå avtale som ivaretar dette. 13

14

Kontrollutvalget i SørTrøndelag fylkeskommune 7004 TRONDHEIM Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 11/226-6 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 20.01.2012 Forespørsel om lån av forvaltningsrevisjonstimer i 2012 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune ønsker å sette i bestilling en forvaltningsrevisjon innen saksbehandling snarest. Snillfjord kommune har et beskjedent budsjett på timer til forvaltningsrevisjon pr. år. For å få til et prosjekt som graver dypt nok så er Snillfjord kommune avhengig av å kunne låne forvaltningsrevisjonstimer av noen andre i IKS-samarbeidet. Utvalgets leder har bedt sekretariatet om å finne en ordning for overføring av ressurser slik at en forvaltningsrevisjon lar seg gjennomføre. På bakgrunn av dette, ber kontrollutvalget i Snillfjord kommune om å få låne 120 timer av budsjetterte forvaltningsrevisjonstimer i 2012 av kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Timene gis tilbake til kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune i 2013. Kontrollutvalget i Snillfjord kommune skal behandle sak om bestilling av forvaltningsrevisjon på sitt møte mandag 13. februar. Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune bes derfor om å behandle forespørselen fra kontrollutvalget i Snillfjord kommune på sitt møte torsdag 26.01.2012. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder i Snillfjord kommune Ordfører i Snillfjord kommune Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: +47 468 51 950 Telefaks: + 47 73 86 60 34 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475 15

Forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring og spesialundervisning rådmannens oppfølging Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.02.2012 Saksnr 006/12 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/116-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Brev fra Snillfjord kommune Handlingsplan-Tilpasset opplæring Utrykte vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning 2. Kontrollutvalgets sak 31/2011 Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning (kontrollutvalgets møte 22.08.2011). Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 22.08.2011 i sak 31/2011 ble forvaltningsrevisjonsrapporten Tilpasset opplæring og spesialundervisning behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt. 7.2. I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen utgangen av desember 2011. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Forvaltningsrevisjonen har belyst tre problemstillinger: 1. Hvordan praktiserer kommunen tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen? 2. Skjer tildeling av spesialundervisning i samsvar med intensjonene i regelverket? 3. Er det etablert rutiner for samhandling mellom barnehager, skole og PP- tjeneste som sikrer tidlig innsats? 16

Revisjonens konklusjon Problemstilling 1: Hvordan praktiserer kommunen tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen? Revisor vil generelt konkludere med at kommunen har kjennskap til prinsippet om tilpasset opplæring, undervisningen som gis i kommunen bygger også på denne forutsetningen og rektorene gjennomfører tilpasset opplæring for sine skoler i samsvar med dette. Men det er rom for forbedring, og da særlig med tanke på involvering fra skoleeier i en systematisk tilnærming til tilpasset opplæring helhetlig i kommunen. Det som savnes er å utarbeide målsettinger for tilpasset opplæring og rapportere på disse i et helhetlig system til skoleeier. Dette med tanke på den ordinære undervisningen tilpasses de behovene elevene har og skoleeier arbeider systematisk for å sikre at undervisningen i størst mulig grad utføres i samsvar med intensjonene til regelverket. Det er viktig for skolene og skoleeier har høy bevissthet i valg av virkemidler i den ordinære undervisningen da dette kan ha betydning for behovet for spesialundervisning senere i undervisningsløpet til elevene. Vi ser at det er en sammenheng mellom antall enkeltvedtak om spesialundervisning og muligheten skolene har til å drive tilpasset opplæring i undervisningen som gis. En opprettholdelse eller ytterligere økning av enkeltvedtak for spesialundervisning, kan få som konsekvens at skolene i mindre grad greier å opprettholde/øke graden av tilpasset opplæring, som vi har sett i denne undersøkelsen. Det er derfor viktig at kommunen som skoleeier har en aktiv rolle i å følge med utviklingen fremover i et systemfokus både med målsettinger, rapportering, evaluering og tiltak for å tilpasse opplæringen med fokus på elevenes behov. Problemstilling 2: Skjer tildeling av spesialundervisning i samsvar med intensjonene i regelverket? Undersøkelsen viser at kommunen har prosedyrer og rutiner for hvordan vedtak om spesialundervisning fattes og det er vårt inntrykk at disse følges. Dette er med å sikre at enkeltvedtak for spesialundervisning fattes i samsvar med intensjonene til regelverket. Men om dette skjer i hver enkelt sak kan vi ikke konkludere med innenfor rammen av denne forvaltningsrevisjonen. Det har kommet frem informasjon om at tidsfrister og spesifisering av vedtak ikke praktiseres i samsvar med regelverket noe kommunen må se nærmere på. Vi ser at det rapporteres om andel vedtak for spesialundervisning til skoleeier noe som er positivt, men stiller spørsmålet om skoleeier i denne sammenheng ivaretar det systematiske arbeidet god nok. Vi savner at det settes mål og at det rapporteres på disse i et helhetlig system til skoleeier, slik at dette er i samsvar med kravene i opplæringsloven. Problemstilling 3: Er det etablert rutiner for samhandling mellom barnehager, skole og PP- tjeneste som sikrer tidlig innsats? Gjennom undersøkelsen har revisor sett at PP-tjenesten, barnehager og skoler har kjennskap til prinsippet om tidlig innsats og at det i større grad settes i gang tiltak for barn med klare behov i dag enn tidligere. Det er etablert flere rutiner som sikrer samhandling mellom de involverte parter i dette arbeidet. Men det er fortsatt rom for forbedring i barnehagene for tidlig innsats, spesielt for barn med bekymringer som ikke er klart definert. Dette gjelder både for samhandling med PP- 17

tjenesten og for å sette i gang tiltak og hjelp til barna slik at kommunen ivaretar intensjonen med tidlig innsats. I denne sammenheng savnes et fagforum hvor alle ansatte i barnehagene deltar, for å sikre at de har et felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. Revisors anbefalinger: På bakgrunn av vurderinger og konklusjoner i undersøkelsen vil revisor anbefale kommunen å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen, da denne har en høy andel i kommunen sammenlignet med andre. I tillegg sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet, noe som mangler i dag. Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 31/2011: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 7.2. - å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember 2011. Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 06.10.2011 i sak 53/2011 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 7.2. - å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: 18

- vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember 2011. Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget I brev av 01.02.2012 har rådmannen gitt tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt. 7.2 samt kommunestyrets tillegg til revisors anbefalinger i rapporten. Brev med vedlegg følger vedlagt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rådmannen har gitt et grundig svar på revisjonens anbefaling i pkt 7.2 samt kommunestyrets tillegg til revisors anbefalinger i rapporten. For å besvare eventuelle spørsmål kontrollutvalget måtte ha i forbindelse med tilbakemeldingen fra rådmannen, har kontrollutvalgets sekretariat bedt rådmannen om å være tilstede under kontrollutvalgets behandling av saken. Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt. 7.2, samt kommunestyrets tillegg til revisors anbefalinger i rapporten, eller om de anser at anbefalingene er gjennomført og kommunestyrets vedtak er fulgt opp. 19

Snillfjord Kommune Snillfjord kontrollutvalg v/konsek Midt Norge IKS - Eva Bekkavik Kongensgt. 9, 4.etg, Postuttak 7004 TRONDHEIM Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato 12/208-1 B01 Åge Røe 01.02.2012 FORVALTNINGSREVISJON - TILPASSET OPPLÆRING - HANDLINGSPLAN Viser til vedtak i sak 53/11 i kommunestyret. Jeg oversender med dette handlingsplan for tilpasset opplæring og spesialundervisning i Snillfjord kommune. Med hilsen Åge Røe Kommunalsjef Oppvekst Vedlegg: Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord Handlingsplan for barnehagenes og skolenes arbeid med tidlig innsats og tilpasset opplæring i Snillfjord. E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no www.snillfjord.kommune.no Telefon: 72 45 55 55 Telefaks: 72 45 55 97 Bankgiro: 4202.14.37667 Org.nr. 964 982 309 20

Handlingsplan for barnehagenes og skolenes arbeid med tidlig innsats og tilpasset opplæring i Snillfjord. Denne handlingsplanen henviser til forvaltningsrevisjonens rapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning Snillfjord kommune juni 2011. Rapporten ble behandlet i kommunestyret som sak 53/11. Handlingsplanen er utarbeidet i en prosess med skolelederne og behandlet i Forum oppvekst. Fra vedtaket i kommunestyret: Rådmannen skal: vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. Tidlig innsats og tilpasset opplæring Skolene organiserer undervisningen for de to første årstrinn med tanke på at det skal gis forsterket begynneropplæring i lesing. Skolene og barnehagen følger planen i Ride, ride ranke. Denne revideres. I barnehagen utvikles bruken av Snakkepakken, Språksprell og Tras med veiledning fra PPT. Helhetlig systematisk arbeid Kommunens målsetting: 1. Det skal utvikles en felles forståelse i kommunen på hva tilpasset opplæring og tidlig innsats innebærer. Denne skal defineres og beskrives på kommunenivå. 2. Enhetene innarbeider en målsetting og beskrivelse av sitt arbeid med tidlig innsats og tilpasset opplæring i virksomhetsplanen for skoleåret 2012/13. Det rapporteres i årsmeldinga på dette arbeidet. Rapporten skal inneholde skolens arbeide og en vurdering av nytten av dette arbeidet. Det rapporteres også hvilken vurdering enhetene har gjennomført på grunnlag av halvårsrapportene for spesialundervisning. Formen på halvårsrapporten skal gjennomgås for at denne skal bli et bedre verktøy for å vurdere resultatet av spesialundervisninga. Det utarbeides en statusmelding til kommunestyret i februar/mars-møtet. Rektor kvalitetssikrer prosessen fram mot henvisning til PPT. Det medfører bl.a. at rektor vurderer muligheter for å finne andre organisatoriske løsninger eller metoder som hjelper elevens læring. Dette er viktig slik at vi unngår at foreldre får en forventning om spesialundervisning før ledelsen har avklart dette. I dette inngår at enheten med foreldres samtykke, drøfter en bekymring med PPT. Det etableres stoppunkter underveis i utredningsarbeidet/spesialundervisningen der enheten og PPT vurderer/avklarer videre behov og løsninger for barnet/eleven. 21

Fagforum for alle ansatte Skolene og barnehagene opererer i dag innenfor følgende samarbeidsfora: Forum oppvekst, ledermøte (enhetsledere), regionalt spesped-forum, regionalt pedledernettverk, regionalt styrernettverk, TTBU/samarbeidsteam, planleggingsdager lokalt, avdelingsmøte barnehage, personalmøte (felles alle barnehager). Dette er arenaer hvor personalet med pedagogisk ansvar kan planlegge og drøfte pedagogiske problemstillinger som for eksempel tilpasset opplæring og tidlig innsats. Det vurderes som lite aktuelt å etablere nye fagforum, men utvikle de eksisterende. For å sikre en bevissthet om hva dette innebærer i kommunen skal dette temaet tas opp på planleggingsdagen ved begynnelsen av skole- og barnehageåret. Dette skal utvikle og sikre en felles begrepsforståelse. Barnehagene har personalmøte to ganger i året hvor hele personalgruppen ved alle barnehagene deltar. Temaet fra planleggingsdagen følges opp i dette forum. PPT deltar i disse møtene etter invitasjon fra barnehagene. Ved siden av dette har PPT planmessige besøksdager på enhetene. Ved disse møteplassene hvor det foregår kartlegging og/eller observasjon vil det også legges til rette for den uformelle samtalen hvor tilpasset opplæring og tidlig innsats vil være naturlig tema. Styrke kompetansen Det skal arbeides med begrepene tidlig innsats og tilpasset opplæring med en målsetting om å komme fram til en felles forståelse av disse begrepene i barnehage og skole i Snillfjord. Som et ledd i arbeidet med Vurdering for læring utarbeider enhetene en pedagogisk ordbok for enheten. Disse begrepene innarbeides i denne. LP-modellen som et redskap i pedagogisk analyse av arbeidet internt vil være et nyttig verktøy i det lokale utviklingsarbeidet. Gjennom denne modellen utvikles personalets kompetanse i å vurdere egen praksis og er et hjelpemiddel i å finne og eliminerer hindringsfaktorer for viktige og ønskete tiltak. Kommunen har få medarbeidere med spesped-kompetanse. Denne kan styrkes både gjennom nytilsettinger og gjennom videreutdanning av dagens personale. Det legges til rette for etterutdanningskurs for personalet innen fagspesifikke tema enheten har behov for. Det gjennomføres en kartlegging internt over hvilken kompetanse som allerede finnes i kommunen slik at denne kan utnyttes til det beste for alle. Kompetansen innen morsmålsopplæring og kulturforståelse må utvikles. PP-tjenesten har kompetanse som benyttes til intern skolering. Det er også aktuelt at enhetene benytter eksterne kurs på disse områdene. På sikt er det ønskelig med en miljøarbeider i skolen i Snillfjord. Denne medarbeideren vil kunne ha et blikk på elevens totalsituasjon på skolen. På den måten kan skolen få bedre kunnskap om forhold som vanskeliggjør elevens læring og en vil ha en person som kan arbeide med eleven på en annen måte en kontaktlærer har mulighet for. I dag fyller helsesøster noe av denne funksjonen ved at hun er tilgjengelig for elever ved alle oppvekstsentra. Denne funksjonen er viktig å videreføre. 22

Økonomi Mange av tiltakene i denne handlingsplanen vil kunne gjennomføres innenfor skolens økonomiske rammer uten noe problem. Det er imidlertid tiltak her som medfører en kostnad som kan komme i konflikt med et forsvarlig nivå på opplæringen. Forvaltningsrapporten setter fokus på at en forholdsmessig stor del av ressursene går til spesialundervisning og en økende bruk av spesialundervisning med økende alder. Tilpasset opplæring kan medføre en ressursinnsats ut over det skolen normalt rår over og skal denne innsatsen settes inn tidlig, vil enheten stå overfor en vanskelig prioritering. Et høyt nivå på spesialundervisning kan ikke uten videre avvikles. Hvis en tenker seg en målsetting med at dette nivået skal reduseres vil en likevel i en periode måtte bruke ressurser på en økning i tidlig innsats og tilpasset opplæring, og samtidig følge opp vedtatt spesialundervisning. En videreutdanning innenfor strategiplanen for etter- og videreutdanning 2012-2015 Kompetanse for kvalitet går over ett studieår og har et omfang på 30 studiepoeng. En videreutdanning i for eksempel leseopplæring vil da ha en kommunal andel på 25 % av de totale kostnadene, noe som innebærer en kostnad på ca. kr 62 500. Statens andel er 50 % (tilsvarer kr 125 000) og den enkelte lærer bidrar med 25 %. Dette innarbeides i økonomiplanen. En deltakelse i LP-modellen går over 3 år. Inngangskostnaden ligger på kr 25 000 pr skole første året og kr 20 000 de to neste, altså en samlet kostnad på kr 195 000 i treårsperioden. I tillegg kommer en del andre utgifter bl.a. til reise. Deltakelse i dette programmet vil bli vurdert fra høsten 2013. Dette innarbeides i økonomiplanen. Januar 2012 Åge Røe 23

Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.02.2012 Saksnr 007/12 Eva J. Bekkavik 033, &58 12/6-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Vedlegg Saker for videre oppfølging Utrykte vedlegg 1. Oversikt over saker behandlet i kommunestyret i perioden 02.11.2011 06.02.2012. 2. Oversikt over saker behandlet i formannskapet i perioden 02.11.2011 06.02.2012. 3. Sak KU-4/2006: Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med etablert praksis legger kontrollutvalgets sekretariat frem gjennomgang av saker i formannskapet og kommunestyret i tidsrommet 02.11.2011 06.02.2012. Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Det er ingen nye saker som er satt til oppfølging etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. 24

Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak KS- 65/2011 sak KS- 15/2012. Formannskapet: Sak FS- 140/2011 sak FS- 6/2012. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som settes til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 25

SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden 02. november 2011 06. februar 2012, foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 06.02.2012: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten Kommunestyret tar forvaltningsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på Rutinemessig oppfølging. sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. OK Sjekk Sjekk Sjekk OK Sak i kommunestyret 29.05.2008 (Sak KS21/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart 2008. Sak i kommunestyret 26.06.2008 (Sak KS47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, som sak KU-3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i årsberetningen for 2008 (s. 32). Kontrollutvalgets møte 29.06.2010 Tilbakemeldingen fra rådmannen ble behandlet som sak 17/2010. Kontrollutvalget vedtok Ny tilbakemelding på 26

Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 06.02.2012: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging følgende: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens lbakemelding til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i 2011. kontrollutvalgets første møte i 2011 Kontrollutvalgets møte 09.03.2011 Rådmannen ga en ny tilbakemelding i saken. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Følges opp videre Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 En ny tilbakemelding fra rådmannen vil bli gitt i møtet. Sak KS- Forvaltningsrevisjonsrapport 1/2010 Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune Enstemmig som innstillingen: Rutine messig Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten oppfølging. om eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å Legge til rette for at kommunestyret kan fastsette overordnede mål for eiendomsforvaltningen. Utarbeide et system for eiendomsforvaltningen som synliggjør tilstand og behov for verdibevarende vedlikehold av hele kommunens bygningsmasse. Kontrollutvalgets møte 21.09.2010 Eierstrategier Snillfjord KSkommune 72/2010 grunnlagsdokument Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding i saken innen sitt første møte i 2011. Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget Kontrollutvalgets møte 09.03.2011 I tillegg til en skriftlig tilbakemelding, som ble utdelt i møtet, orienterte rådmannen i saken. Følges opp videre Kontrollutvalgets møte 28.06.2011 Tiltaksplan skal behandles i formannskapet 16. august, tiltaksplanen vil følge budsjettet fremover. Enstemmig: Rådmannen setter i gang en prosess for etablering av konkrete eierstrategier og rapporteringsrutiner i aktuelle selskaper. Dette innbefatter et grundig arbeid med saken i kommunestyret. Kontrollutvalgets møte 28.06.2011 Administrasjonen har kapasitetsutfordringer når det gjelder å få satt i gang arbeidet med å utforme eierstrategi for kommunens eierinteresser. Rådmannen har bedt kommunestyret om å vurdere om administrasjonen i kommunen har riktig kompetanse til å utfører dette arbeidet, eller om kommunen bør kjøpe ekstern bistand. Rådmannen mener at administrasjonen ikke har kapasitet til å ferdigstille en eierstrategi før siste halvår av 2012. Følges opp videre Ny orientering til kontrollutvalget i juni 2011 Følges opp videre 27

Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 06.02.2012: Sak Tittel FS Nybygg flytebrygge på Gnr. 59/2011 55, Bnr. 1 Kamvik. Dispensasjon fra kommuneplanens arealdel og plan- og bygningslovens 1-8 Sak KS Forvaltningsrevisjon 53/2011 Tilpasset opplæring Kommentar Til oppfølging Snillfjord kommune, ved utvalget for plansaker, Rutine messig avslår søknad om dispensasjon for anlegging av oppfølging. flytebrygge på gnr. 55, bnr. 1 i Kamvika. Begrunnelse: - Fylkesmannen, med støtte fra Sør-Trøndelag fylkeskommune, frarår å gi dispensasjon **** Snillfjord kommune ved utvalget for plansaker ber administrasjonen igangsette rullering av Småbåthavnplanen for vurdering av behovet for småbåthavner /båtplasser i kommunen. Kontrollutvalgets møte 28.06.2011 Ingen plankompetanse i administrasjonen akkurat nå, men mest sannsynlig vil en slik Følges opp videre kompetanse være på plass tidlig i september. Enstemmig som innstillingen: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 7.2. - å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember 2011. Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak er satt opp som egen sak til dagens møte. Kontrollutvalget må ta stilling til om de anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp eller om de fortsatt vil ha saken med på kontrollutvalgets oppfølgingsliste. 28

Den finansielle revisjonen i Snillfjord kommune - Orientering fra revisor Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.02.2012 Saksnr 008/12 Eva J. Bekkavik 216 11/155-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg (15.06.2004, no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdragsansvarlig revisor for Snillfjord kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere om gjennomføringen av revisjonsarbeidet for 2011. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9 side 119 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er utlevert faste medlemmer i kontrollutvalget og er tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: www.konsek.no Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 29

Kontrollutvalgets årsmelding 2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.02.2012 Saksnr 009/12 Eva J. Bekkavik 033, &14 12/11-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2011 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2011 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2011 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Snillfjord kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i 2011. Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendte administrative forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den 13.02.2012. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 30

ÅRSMELDING 2011 KONTROLLUTVALGET I SNILLFJORD KOMMUNE 1 31