Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 15/121 Møtedato/tid: Kl 10:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Møtedeltakere: Oddvar M. Lian, leder John Geir Stølan, nestleder Gerd Mary Fegstad Merja Korkman Jostein Selnes Forfall: Andre møtende: Rådmannen Kopi: Varamedlem 1 og 2 til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Oddvar M. Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 21/15 Godkjenning av protokoll fra møte /15 Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Ny orientering til kontrollutvalget 23/15 Boligprosjekt Ny orientering til kontrollutvalget 24/15 Selskapskontroll HAMOS Forvaltning IKS - prosjektplan 25/15 Kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden /15 Forslag til økonomiplan med budsjett for 2016 for kontrollutvalget 27/15 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune 28/15 Referatsaker 29/15 Eventuelt 2

3 Godkjenning av protokoll fra møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/121-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3

4 Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Ny orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 11/71-13 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning På kontrollutvalgets møte den i sak 5/2008 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt Politisk behandling: Kontrollutvalget la saken frem for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk. sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp. beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. Kommunestyret sluttet seg kontrollutvalgets forslag til vedtak. Kontrollutvalgets sekretariat vil kort oppsummere hovedtrekkene i rapporten: Problemstilling for undersøkelsen har vært følgende: Har Snillfjord kommune en VAR-tjeneste som tilfredsstiller regelverk og krav til kostnadseffektivitet? Er VAR-tjenestene i tråd med kravene på området? Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med generell kostnadsutvikling? Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med gebyrnivå i andre sammenlignbare kommuner? Forvaltningsrevisjonsrapportens konklusjoner Revisjon Midt-Norge har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport i januar 2008 og rapporten konkluderer med følgende: Vann På området vann varierer kvaliteten ved kommunens 3 vannverk. Ved Vågan 4

5 vannverk vurderes vannkvaliteten som mindre bra og anlegget mangler reservevann. Vannverket oppfyller ikke lovpålagte krav til vannkilde og vannbehandling. Ved Krokstadøra vannverk er kravene til kvalitet på vannet oppfylt, men anlegget mangler reservevann og anlegget kan få problemer ved strømstans. For Sunde vannverk sitt vedkommende er kvaliteten i henhold til kravene, kapasiteten ved anlegget er god, men heller ikke dette anlegget har reservevannskilde. Snillfjord kommune har gode rutiner i forhold til opplysningsplikt, både ved henvendelser fra publikum til kommunen og ved informasjon fra kommunen til vannabonnent. Revisor anser generelt sett reservevannsituasjonen som sårbar og stiller spørsmål ved leveringssikkerheten for vann. Kommunen mangler beredskapsplaner og har ingen beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Revisor anbefaler Snillfjord kommune å gjøre en risiko- og sårbarhetsanalyse på dette området. På grunn av store investeringer har gebyrene på vann økt vesentlig mer i Snillfjord enn den generelle prisutviklingen i Norge. Gebyrene er også høye i forhold til sammenlignbare kommuner. I tillegg til høye investeringer kan årsaken til høye gebyrer ligge i at det er forholdsvis færre i Snillfjord som er tilknyttet kommunale vannverk enn sammenlignbare kommuner, noe som gir høyere enhetskostnader pr innbygger. Den finansielle dekningsgraden for vann er relativt lav i Snillfjord, noe som indikerer at kommunen er med subsidiere utgiftene til vann overfor sine innbyggere. Avløp Innenfor avløpsområdet tilfredsstiller kommunen kravene til drift og vedlikehold av avløpsanlegg og krav til avløpsnettet. Revisor peker imidlertid på at kommunen ikke har beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Snillfjord kommune mangler også samlet oversikt over alle overløp på avløpsnettet. Prisutviklingen på avløp har vært litt høyere enn konsumprisindeksen i de siste årene, men utgifter og inntekter på området samsvarer med hverandre. Snillfjord kommune har avløpsgebyrer som ligger på gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner. Renovasjon På område for renovasjon tilfredsstiller Snillfjord kommune via HAMOS Forvaltning IKS kravene til avfallsinnsamling. Systemet er lagt til rette for gjenvinning og behandling av avfallet og oppmuntrer til avfallsreduksjon ved differensierte gebyrer. Renovasjonsgebyrene har økt i takt med konsumprisindeksen. Som følge av tilsvarende undersøkelser i andre kommuner har HAMOS holdt renovasjonsgebyrene uendret i Sammenlignet med andre kommuner ligger renovasjonsgebyrene i Snillfjord lavt. Revisors anbefalinger Med bakgrunn i de undersøkelsene som er gjennomført har revisor gitt følgende anbefalinger i rapportens pkt. 8.3 overfor Snillfjord kommune: Avklare situasjonen ved Vågan vannverk. Vurdere situasjonen rundt reservevannsløsning og strømstans. Utarbeide beredskapsplaner for tjenesten vann og avløp. Utarbeide mer helhetlige beregninger av gebyr på vann og avløp for å utligne store variasjoner i årsgebyr. Vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. Innenfor renovasjon bør det sikres at gebyrinntektene er i samsvar med den faktiske kostnaden for tjenestene. Administrativ oppfølging Sak i kommunestyret (Sak 21/2008): Vågan skoles vannverk 5

6 Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart Sak i kommunestyret (Sak 47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, i sak 3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i Snillfjord kommunes årsberetning for 2008 (s. 32). Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget tok rådmannens tilbakemelding til orientering og ba rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Rådmannen v/leder forvaltning, drift og vedlikehold, orienterte på kontrollutvalgets møte Følgende punkter følges opp videre: Status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans. Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte Snillfjord kommune jobber fortsatt med Hovedplan vann og avløp, beredskapsplan er integrert i hovedplanen. Hovedplan ferdigstilles i løpet av Beredskapsplan er vedtatt i Snillfjord kommune har nå fått et reservestrøms aggregat. Kontrollutvalget anser punktene vedr. reservevannsløsning og strømstans som fulgt opp. Følgende punkt følges opp videre: Status utarbeidelse av beredskapsplan. Rådmannen, v/ leder forvaltning, drift og vedlikehold orienterte på kontrollutvalgets møte Krogstadøra-, Sunde- og Berg vannverk har beredskapsplanen i sin internkontrollperm. Beredskapsvakt jobbes det med, frem til nå har det vært en vakttjeneste på frivillig basis. Følgende punkter følges opp videre: Status vedr. beredskapsplan og ROS analyse. 6

7 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget har bedt om en orientering vedr. status beredskapsplan og ROS analyse i dagens møte. Kontrollutvalget vil etter orienteringen ta stilling til om de anser kommunestyrets vedtak i sak 9/2008 som fulgt opp eller om de fortsatt vil ha saken med i sin oppfølgingsliste. 7

8 Boligprosjekt Ny orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 12/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 33/2014 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be om en orientering om vedr. kommunestyrets sak 49/2013 Boligprosjekt 2013 Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i prosjektet, om prosjektet ble som forventet, og hva totalregnskapet ble på prosjektet. Orientering gis i kontrollutvalgets møte i november Arild Risvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget i utvalgets møte Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 43/2014: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget ønsker å ha med saken videre. Kontrollutvalget ønsker ny orientering på utvalgets siste møte før sommeren. Anders Krokstad, ordfører, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget i utvalgets møte Kontrollutvalget tok redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat har bedt rådmannen om å gi kontrollutvalget en ny orientering på dagens møte. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 8

9 Selskapskontroll HAMOS Forvaltning IKS - prosjektplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/95-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til de problemstillingene og timefordelingen revisjonen har skissert i prosjektplanen. Vedlegg Prosjektplan selskapskontroll Hamos forvaltning IKS Saksutredning Kommunestyret i Snillfjord kommune vedtok Plan for selskapskontroll på sitt møte i sak 56/14. Kommunestyret valgte å prioritere en selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS som nummer 1 i planen, deretter Bomveiselskaper. Hamos Forvaltning IKS er satt opp som nr. 3 i planen. En selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS må gjøres av et eksternt revisjonsselskap eller annet kvalifisert selskap. Dette gjør at Snillfjord kommune og eventuelt andre kommuner som ønsker å delta i selskapskontrollen må bevilge penger til undersøkelsen. Ressurser til revisjon som kontrollutvalget har til rådighet pr. år kan ikke brukes jf. avtale mellom Revisjon Midt-Norge IKS og eierkommunene. En bestilling på selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS er lagt frem for kommunestyret i Melhus kommune, kommunestyret vedtok følgende: Saken utsettes i påvente av at ordfører tar kontakt med alle eierkommuner i IKS et med anmodning om et spleiselag. På vegne av kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) så foretok Revisjon Midt-Norge IKS en forundersøkelse av Bomvegselskaper. Basert på risikoog vesentlighetsanalyser gjort av revisjonen så mente de at det var lite hensiktsmessig å foreta en selskapskontroll av bomvegselskapene, de anbefalte derfor kontrollutvalget å revurdere sin bestilling. Kontrollutvalget i STFK vedtok følgende i sak 10/15: Kontrollutvalget avbestiller selskapskontroll av bomvegselskaper. Kontrollutvalget i Hemne kommune bestilte på sitt møte i sak 28/14 en selskapskontroll av HAMOS forvaltning IKS. Hemne kommune har invitert de øvrige eierkommunen til å delta i en felles selskapskontroll. Følgende kommuner har gitt tilbakemeldinger om deltakelse: Snillfjord, Agdenes, Frøya, Hitra, Meldal, Rennebu og Skaun. Revisjon Midt-Norge IKS har utarbeidet en prosjektplan som legges frem for kontrollutvalget i dagens møte. Revisjonen har definert følgende problemstillinger: Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? 9

10 Eierkommunene utøver sitt eierskap gjennom representantskapet, følgende følges opp: Deltakelse (fra eiere) i eiermøter Eiermøtet vedtar i april: (årsregnskap/beretning, godtgjørelser-revisor, valg) Eiermøtet vedtar i november: (budsjett og økonomiplan, forslag til avfallsgebyrer kommunene) Eierkommunene (deltar i undersøkelsen) vedtar egne eierstrategier for HAMOS IKS Eierkommunene gis en tilbakemelding om utviklingen av selskapet Styrets virksomhet er etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger Eierne bør sørge for et kompetent styre med komplementær kompetanse. Valg til styre bør skje ved bruk av valgkomite. Bruk av valgkomite bør vedtektsfestes. Det bør etableres faste kriterier for valg til styre. Styret bør foreta årlig egenevaluering av kompetanse og eget arbeid, og eierne bør etterspørre dette. Det skal være kjønnsbalanse i styret. Eier bør påse at det utarbeides etiske retningslinjer for driften av selskapet. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? Egne selvkostregnskap for innsamling av husholdningsavfall, fritid, slam og næring - hindrer kryss subsidiering Utvikling av Inntekter, utgifter, selvkostfond utlignes over en femårs periode Hvem betaler hytterenovasjon av eierkommuner og hvilke effekter/krav er det knyttet til dette Utvikling av gebyr for husholdningsavfall sammenlignet med andre (KOSTRA) Sammenligne renovasjonsgebyret med tilsvarende selskaper Kostnadsstyringstiltak i selskapet Gebyrstruktur (differensiering) - husholdning, slam og fritid Tømmerutiner for likebehandling av innbyggere i kommunene Overskudd av næringsdelen bidrar til selskapets primærvirksomhet og kommer eiere og inn-byggere til gode. Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet HAMOS IKS i samsvar med anbe-falinger? Beskriv selskapsstruktur med tilhørende administrativ ledelse og styresammensetning (sels-kaper 100 % eid av HAMOS) Er styresammensetningen i konsernet i samsvar med KS anbefalinger om styresammensetning i konsernmodell og konkurransetilsynets anbefalinger etter konkurranseloven knyttet til offentlige anskaffelser og habilitetsproblematikk ved kjøp mellom heleide selskaper i konsernet. 10

11 Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? Selskapsavtalen med forskrift er vedtatt av deltagende kommuner Retten til å kreve inn gebyrer fra innbyggerne er delegert til selskapet Inkasso av gebyr er panteretten delegert til selskapet Enkeltvis eller samlet/generelt delegasjonsvedtak i kommunene Etablert praktisering og likebehandling av innbyggerne ved innkreving av gebyr? Selskapskontroll av HAMOS Forvaltning IKS har et antatatt totalt timeforbruk på 450 timer, hvorav 236 timer brukes i 2015 og 214 timer brukes i Dette inkluderer en presentasjon av resultatene for undersøkelsen i et felles møte til kontrollutvalgene og en presentasjon i hvert kommunestyre for de deltakende kommuner. Snillfjord kommune vil bli belastet med 15 timer totalt. Ferdig rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat i løpet av 1. halvår Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til problemstillingene og timefordelingen i prosjektplanen. 11

12 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon av HAMOS forvaltning IKS Denne prosjektplanen danner grunnlaget for Revisjon Midt-Norges arbeid med Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon av HAMOS forvaltning IKS. 1. BAKGRUNN Kontrollutvalget i Hemne bestilte i sak 13/15 1 selskapskontroll av HAMOS IKS. I protokollen fra saken framgår følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om at sekretariatet går i dialog med Revisjon Midt-Norge om en prosjektskisse basert på de innspill gitt i møtet, og presentere et forslag med ressursramme til de samarbeidende kontrollutvalgene. Kontrollutvalget ber om at det tas sikte på oppstart av prosjektet tidlig på høsten 2015, med levering i løpet av første halvår Kontrollutvalget i Hemne kommune har tidligere vedtatt bestilling av selskapskontroll av HAMOS forvaltning IKS. I etterkant av dette har Kontrollutvalgssekretariatet, på vegne av kontrollutvalget, sendt henvendelser til kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner. Følgende har gitt tilbakemeldinger om deltakelse: Agdenes, Frøya, Hitra, Meldal, Rennebu, Skaun og Snillfjord. I bestillingssaken av selskapskontroll vises det til følgende områder som kontrollutvalget ønsker berørt av undersøkelsen. Dette gjelder: Kommunenes eierstrategier for oppfølging av selskapet, samt møter i eierorgan og valg av styre er aktuelle temaer. Skille mellom monopolvirksomhet og konkurranseutsatt virksomhet gjennom at reglene for selvkost følges for husholdningsavfall. I dette ligger også konsekvenser ved at noen har hytterenovasjon og andre ikke. Om utbytte fra kommersiell virksomheten kommer primærvirksomheten og eierne og innbyggerne til gode er også tema. 1 I brev av fra kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 12 side 1 av 8

13 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Det delegeres offentlig myndighet til selskapet knyttet til å kreve inn gebyr, hvor delegeringen av myndighet er ett spørsmål. Videre er det spørsmål knyttet til konsekvenser av hytterenovasjon og avstand til tømmeruter er i samsvar med krav til selvkost og likebehandling og utøving av offentlig myndighet blant innbyggerne. Det er også et spørsmål om gebyrnivået holdes lavt, gjennom praktisering av selvkost for husholdningsavfall, noe som handler om selskapet drives kostnadseffektivt. 1.1 ORGANISERING OG EIERSKAP HAMOS FORVALTNING IKS Selskapet er et interkommunalt selskap som driver med renovasjon overfor husholdninger og næringsliv i kommunene Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Hitra, Frøya, Rindal, Rennebu og Surnadal. Selskapet ble etablert i 1995 med de fem første kommunene som eiere i derav navnet. De øvrige kommunene har tilknyttet seg selskapet i årene etter. Disse er også eiere av selskapet. Hver eierkommune er representert i representantskapet som er selskapets øverste organ. Representantskapets ledes av ordfører i Hitra kommune, Ole L. Haugen. 1.1 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SELSKAPET Daglig leder i HAMOS er Trygve Berdal. I tillegg er det en felles stabsfunksjon i selskapet samt en driftsavdeling. Totalt er det 29 ansatte i selskapet. Selskapets administrative organisering har vært uendret de siste årene og ivaretas av daglig leder, med driftsleder som stedfortreder. Kontorleder, regnskapsleder og kommunikasjonsleder inngår også i selskapets ledergruppe. "Selskapets formål er på vegne av eierkommunene og i henhold til delegasjon å utføre den forvaltningsmyndighet og de oppgaver som eierkommuner har i tilknytning til innsamling, transport og behandling og omsetning av avfall/slam og alt som naturlig hører med til dette i eierkommunene, samt delta i eller etablere andre selskaper til utøvelse av virksomheten innenfor denne formålsangivelse. Selskapet kan også utføre forvaltningsoppgaver for eierkommune på andre områder. I tillegg til dette formålet skal selskapet søke å redusere avfallsmengdene, utnytte ressursene i avfallet og behandle avfallet på en måte som fullt ut tilfredsstiller miljømessige krav som myndighetene stiller." 1.2 SELSKAPETS EIERINTERESSER I ANDRE SELSKAP: Selskapet har eierandeler i flere selskaper og har tre heleide datterselskaper: Retura Sør-Trøndelag AS, Kystmiljø AS og Betalingspartner AS. I tillegg har selskapet en relativt stor eierpost i Meldal miljøanlegg 13 side 2 av 8

14 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: AS (34%), samt noen mindre eierposter i Miljøpartnerne AS (12,58%) og Ecopro AS (3,07%). Kystmiljø AS har noen eiendommer som er registrert på selskapet, for øvrig med liten aktivitet. HAMOS eier 100 % av aksjene. HAMOS forvaltning IKS er i hovedsak et forvaltningsselskap, men har i tillegg drift av gjenbruks- og miljøstasjoner i eierkommunene og innsamling av avfall på Hitra og Frøya. Øvrige deler av innsamlingen utføres etter konkurranse/anbud. Det er i hovedsak datterselskapet Retura Sør-Trøndelag AS som driver dette. Fra valgte HAMOS forvaltning IKS å utføre en større del av tjenesteproduksjonen i egenregi. Det gjelder særlig oppgavene knyttet til drift av selskapets mottaksanlegg og betjening av publikum. I tillegg ble hele virksomheten på Hitra og Frøya besluttet driftet i egenregi på grunn av manglende lokal konkurranse. Som følge av disse endringene ble antall ansatte mer enn fordoblet i selskapet. Selskapet er sentralt med i omstruktureringer innenfor bransjen i Midt-Norge og har mange eierandeler i beslektede selskaper. Disse aksjene/andelene eies av strategiske hensyn og ikke av finansielle hensyn. Selskapets inkasso-/innfordringsvirksomhet utføres av Betalingspartner AS, som er heleid datterskap i HAMOS-konsernet. HAMOS har i flere år kjøpt tjenester fra Retura Sør-Trøndelag AS til innsamling av avfall både fra husholdninger og næringsliv, der HAMOS Forvaltning IKS kun har vært et forvaltningsselskap, som i tillegg driver gjenbruksstasjoner flere steder i deltakerkommunene. 14 side 3 av 8

15 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: I bestillingen fra kontrollutvalget er det lagt til rette for at Revisjon Midt-Norge skal gjennomføre en selskapskontroll som inneholder både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon på utvalgte områder av selskapets drift. På denne bakgrunn vil følgende problemstillinger bli lagt til grunn i revisjonen: 2.1 PROBLEMSTILLING 1. Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? I denne problemstillingen vil vi se om: o Eierkommunene utøver sitt eierskap gjennom representantskapet, følgende følges opp: o Deltakelse (fra eiere) i eiermøter o Eiermøtet vedtar i april: (årsregnskap/beretning, godtgjørelser-revisor, valg) o Eiermøtet vedtar i november: (budsjett og økonomiplan, forslag til avfallsgebyrer kommunene) o Eierkommunene (deltar i undersøkelsen) vedtar egne eierstrategier for HAMOS IKS o Eierkommunene gis en tilbakemelding om utviklingen av selskapet o Styrets virksomhet er etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger o Eierne bør sørge for et kompetent styre med komplementær kompetanse. o Valg til styre bør skje ved bruk av valgkomite. Bruk av valgkomite bør vedtektsfestes. o Det bør etableres faste kriterier for valg til styre. o Styret bør foreta årlig egenevaluering av kompetanse og eget arbeid, og eierne bør etterspørre dette. o Det skal være kjønnsbalanse i styret. o Eier bør påse at det utarbeides etiske retningslinjer for driften av selskapet. 2. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? o Egne selvkostregnskap for innsamling av husholdningsavfall, fritid, slam og næring - hindrer kryss subsidiering o Utvikling av Inntekter, utgifter, selvkostfond utlignes over en femårs periode 15 side 4 av 8

16 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: o o Hvem betaler hytterenovasjon av eierkommuner og hvilke effekter/krav er det knyttet til dette o Utvikling av gebyr for husholdningsavfall sammenlignet med andre (KOSTRA) Sammenligne renovasjonsgebyret med tilsvarende selskaper Kostnadsstyringstiltak i selskapet Gebyrstruktur (differensiering) - husholdning, slam og fritid Tømmerutiner for likebehandling av innbyggere i kommunene Overskudd av næringsdelen bidrar til selskapets primærvirksomhet og kommer eiere og innbyggere til gode 3. Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet HAMOS IKS i samsvar med anbefalinger? o Beskriv selskapsstruktur med tilhørende administrativ ledelse og styresammensetning (selskaper 100 % eid av HAMOS) o Er styresammensetningen i konsernet i samsvar med KS anbefalinger om styresammensetning i konsernmodell og konkurransetilsynets anbefalinger etter konkurranseloven knyttet til offentlige anskaffelser og habilitetsproblematikk ved kjøp mellom heleide selskaper i konsernet. 4. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? o Selskapsavtalen med forskrift er vedtatt av deltagende kommuner o Retten til å kreve inn gebyrer fra innbyggerne er delegert til selskapet o Inkasso av gebyr er panteretten delegert til selskapet o Enkeltvis eller samlet/generelt delegasjonsvedtak i kommunene o Etablert praktisering og likebehandling av innbyggerne ved innkreving av gebyr? 2.2 AVGRENSNING Som problemstillingene skisserer, vil vi fokusere på utvalgte deler av den virksomhet HAMOS driver. Foruten den delen som omhandler selskapet, vil vi også være opptatt av eierperspektivet i datainnhentingen. Kostnadseffektiv drift vil besvares gjennom å se på utviklingen i gebyrer over tid samt å belyse 16 side 5 av 8

17 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: hvordan inntekter og utgifter og selvkostfond har utviklet seg, samt å se om gebyrnivået er sammenlignet med tilsvarende selskaper. Dette for å undersøke om det foreligger selvstendige regnskaper for de ulike selvkostområdene som hindrer kryssubsidiering. Vi gjennomfører ikke kostnads- og nytteanalyser for renovasjonstjenester i HAMOS. Finansiell revisor bekrefter årlig gjennom selskapets revisjonsberetning at selvkostberegningene samsvarer og praktiseres med gitte føringer. Dette medfører at vi ikke vil se om selvkostberegningene samsvarer med retningslinjene i undersøkelsen. Vi vil informere om regelverket for selvkost og hvilke krav som selskapet må ivareta for å sikre selvkost knyttet til renovasjonstjenester og hindre kryssubsidering. Vi vil ikke undersøke om selskapet følger lov og forskrift om anskaffelser i denne undersøkelsen, selv om lov om offentlig anskaffelser vil være et tema i problemstilling nr REVISJONSKRITERIER Ift problemstilling nr 1: Selskapslovgivningen (her: IKS loven) og KS anbefalinger for eierskap gir visse føringer for hvordan eierskap skal utøves, og i forhold til hvilke roller de ulike organ skal spille. I tillegg vil selskapsavtalen for HAMOS forvaltning IKS gi føringer for undersøkelsen. Videre har eierkommunene vedtatt en egen forskrift for de deltakende kommuner i HAMOS: Forskrift om husholdningsavfall, Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Rindal, Hitra, Frøya, Rennebu og Surnadal kommune (FOR ), som regulerer virksomheten. Ift problemstilling nr 2: Forurensningsloven 30 fastsetter at innsamling av husholdningsavfall er tillagt kommunen, mens det er åpen konkurranse om næringsavfall. Som følge av dette er det krav om monopolvirksomheten (husholdningsavfall) skal drives etter selvkost. Miljødirektoratet har utgitt en veileder om Beregning av kommunale avfallsgebyr, som utfyller KRDs Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Ift problemstilling nr 3: Konkurranseloven har regler om tilrettelegging av reell konkurranse, herunder diverse påpekninger etc. fra Konkurransetilsynet. Konkurransetilsynet har gitt anbefaling om et reelt skille mellom styrene og ledelsen i selskaper som utøver tjenester i konkurranseutsatt og monopolvirksomhet innen avfallsbransjen. 17 side 6 av 8

18 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Ift problemstilling nr 4: Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Selskapsavtalen og eierkommunenes forskrift 16 vil danne grunnlaget for retten til innkreving av renovasjonsgebyr, sammen med evt. delegeringsvedtak i de enkelte kommunestyrer, jf panteloven 6-1 nr 2 a), jf forurensningsloven METODE Intervju, datainnhenting og dokumentgjennomgang o Innhenting av data fra deltakende kommuner i HAMOS o Intervju med utvalg fra representantskapet, styret og ledelsen av selskapet og øvrige konsernselskaper o Dokumentgjennomgang av protokoller fra møter i representantskap og styre og selskapets selvkostregnskap. o Gjennomgang av KOSTRA tall for å sammenligne renovasjonstjenesten i HAMOS med tilsvarende tjenester i andre kommuner og tilsvarende selskaper o Hente ut tall for selvkostregnskapet for å vise utvikling av kostnader og inntekter i selskapet samt økninger i disse og utvikling av selvkostfond. 18 side 7 av 8

19 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga 5. ORGANISERING AV PROSJEKTET Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Oppdragsansvarlig for denne selskapskontrollen er Arve Gausen og prosjektmedarbeider er Gard S. G. Lyng. Styringsgruppe er Inge Storås og Espen Langseth. Undersøkelsen gjennomføres til 450 timer, hvorav 236 timer i 2015 og 214 timer i Dette inkluderer en presentasjon av resultatene for undersøkelsen i et felles møte til kontrollutvalgene og en presentasjon i hvert kommunestyre for de deltakende kommuner. For hver kommune er følgende timetall beregnet ut fra eierprosent i HAMOS: Kommune Eierprosent Timer Agdenes 3,5 26 Frøya 9,0 68 Hitra 9,1 68 Meldal 8,1 61 Rennebu 5,3 40 Skaun 14,3 107 Snillfjord 2,0 15 Hemne 8,7 65 sum 60,0 450 Endelig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat side 8 av 8

20 Kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 12/11-14 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapportene til orientering og legger dem frem for nytt kommunestyre med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets rapporter til orientering. Vedlegg Kontrollutvalgets virksomhet valgperioden Rapportering på gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden Rapportering på gjennomført selskapskontroll valgperioden Saksutredning Kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret. Av de mest sentrale føringene som ligger til grunn for utvalgets arbeid er kommuneloven, forskrift om kontrollutvalg og reglement for kontrollutvalget i Snillfjord kommune. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret om arbeidet de utfører, både gjennom årsmeldinger og ved framleggelse av rapporter om forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I tillegg legges protokoller fra kontrollutvalgets møter frem for kommunestyret som referatsak. Kontrollutvalgets virksomhet i årene er oppsummert i en egen rapport. Formålet med rapporten er fra kontrollutvalgets side å informere om utvalgets rolle og funksjon, og at man på den måten kan gi føringer og signaler om lovmessige krav og om formålet med sin egen virksomhet i valgperioden. Rapporten inneholder innledningsvis en kort presentasjon av kontrollutvalget og kontrollutvalgets rolle. Videre gir den en kortfattet oversikt over kontrollutvalgets oppgaver slik de fremgår av de gjeldende bestemmelsene om tilsyn og kontroll i kommuneloven og i forskriftene om revisjon og kontrollutvalg. Som vedlegg til denne rapporten er det utarbeidet en oversikt over gjennomførte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller i perioden I oversikten er det gjort rede for problemstilling, rapportens konklusjon, revisors anbefalinger, kontrollutvalgets vedtak og kommunestyrets vedtak, samt den administrative oppfølgingen av kommunestyrets vedtak. Rapportene er utformet på en måte som gjør den egnet til bruk som grunnlag for informasjon om tilsyn og kontroll til nytt kontrollutvalg og nytt kommunestyre. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagt rapport om utvalgets virksomhet i valgperioden , rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Eventuelle forslag til endringer i rapportene som fremkommer i kontrollutvalgets møte, innarbeides før de legges frem for endelig behandling i kommunestyret. 20

21 Kontrollutvalgets virksomhet Valgperioden Snillfjord kommune 1 21

22 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget Møter Saker Deltakelse i relevante fora Finansiell revisjon Forvaltningsrevisjon Gjennomført forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Gjennomført selskapskontroll Påseansvar overfor revisjon Erfaringer fra arbeidet i valgperioden Forholdet til politisk ledelse Forholdet til administrativ ledelse Oppsummering

23 1. Innledning Valgperioden nærmer seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalget i Snillfjord kommune er i ferd med å fullføres. For å kunne oppsummere egen virksomhet, sette eget arbeid og resultater i et kritisk lys, samt å gi det påtroppende kontrollutvalget en god innføring til sitt arbeid, ønsker kontrollutvalget å gi en evaluering av sitt eget arbeid i valgperioden. 2. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. Kommunestyret i Snillfjord kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i mai Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Medlemmer Oddvar Lian, leder Anders Johan Krokstad, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Varamedlemmer 1.Jens Selnes 2. Åshild Johanne Lian 3.Sverre Johan Jacobsen 4.Arnfinn Olav Volden 5.Kirsten Astrid Wærdal På bakgrunn av endringer i ordførervervet, foretok Kommunestyret nyvalg av kontrollutvalget i sak 43/13, møte Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Oddvar Lian, leder 1.Jens Selnes John Geir Stølan, nestleder 2. Åshild Johanne Lian Gerd Mary Fegstad 3.Sverre Johan Jacobsen Jostein Selnes 4.Arnfinn Olav Volden Merja Korkman 5.Kirsten Astrid Wærdal Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. Kontrollutvalget er av den oppfatning at en felles varaliste i utvalget, slik det er i dag, fungerer veldig godt. Og håper at dette blir videreført i valgperioden-e som kommer. 2.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommuneloven 77:og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan 23 3

24 konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følge og rapportere resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 2.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Snillfjord kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Snillfjord kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Snillfjord kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2012 hadde et budsjett på kroner er tilsvarende for 2015 kroner Av dette utgjør i 2015 ca. 24 4

25 67 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, ca. 22 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og ca. 11 % benyttes til aktivitet i kontrollutvalget (inkl. lønn). Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter dem i stand til å ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne rammer som for ressursbruken. Budsjetter til revisjons- og sekretariats selskapene har fulgt innstillinger gjort i de respektive representantskapene 3. Arbeid i utvalget 3.1 Møter Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca. 5 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget saker som behandles i utvalget. Utvalget har behandlet 180 saker i valgperioden , møtene legges til rådhuset. Ved mange av møtene som er holdt på rådhuset har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen. Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Snillfjord kommune. Fra og med valgperioden er protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. 3.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et visst mønster fra år til år hvilke saker som kommer opp til ulike tider. I tillegg til de kjente saksområdene hender det at utvalget får henvendelser fra innbyggere eller kommunestyret, som berører områder som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. I desember 2012 ba kommunestyret kontrollutvalget om å vurdere rådmannens håndtering av saken Bolig Sunde. Kontrollutvalget bestilte en rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS på sitt møte Ferdig rapport ble behandlet av kontrollutvalget på møte i sak 19/2013. Kommunestyret behandlet rapporten på sitt møte i sak 30/13. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kommunestyret tar revisors rapport vedr. Bolig Sunde til orientering. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Snillfjord kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I valgperioden har følgende rapporter blitt fremlagt: - Barneverntjenesten ved Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snillfjord - Tvungen helsehjelp i sykehjem - Søknad om økonomisk stønad for personer med forsørgeransvar for barn. - Fylkesmannens tilsyn med Snillfjord kommune som barnehagemyndighet - Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap sin tilsynsrapport vedr. brannog redningsvesenets forebyggende arbeid - Statsarkivets tilsyn med arkivene i Snillfjord kommune 25 5

26 3.3 Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av arrangement utvalget har vært representert på i perioden er KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og har mulighet til å delta på årsmøtene der. Disse arrangeres i tilknytning til en konferanse som arrangeres i juni hvert år. 4. Finansiell revisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, rapportering om enhetsbesøk og om planlegging og status i revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskaper i valgperioden, uttalelsene er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling og vurdering av regnskapene. Kontrollutvalget har avgitt følgende uttalelser til regnskapet for Snillfjord kommune i valgperioden: 2011: Sak 14/2012: Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2011 med en kommentar vedr. for sent avlagt årsregnskap og årsberetning: Kontrollutvalget forutsetter at det arbeides for at årsregnskap og årsberetning avlegges rettidig i kommende år 2012: Sak 12/2013: : Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2012 med en kommentar vedr. for sent avlagt årsregnskap og årsberetning: Kontrollutvalget forutsetter at det arbeides for at årsregnskap og årsberetning avlegges rettidig i kommende år 2013: Sak 11/2014: Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2013 med kommentarer vedr. for sent avlagt årsregnskap og årsberetning, vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett, samt manglende rapportering i henhold til forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Kontrollutvalget forutsetter at det arbeides for at disse forholdene bringes i orden for kommende år. 2014: Sak 9/2015: Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2014 med en kommentar vedr. for sent avlagt årsberetning: Kontrollutvalget forutsetter at det arbeides for at årsberetning rettidig i kommende år. 6 26

27 5. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i hele valgperioden. Kontrollutvalget har gjort mange vurderinger og hatt drøftinger for å finne gode arbeidsmetoder både i prioritering av prosjekter, samarbeid med revisjonsselskapet og i tilknytning til behandling av avlagte rapporter. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Fra og med 2010 vedtok kontrollutvalget å innføre toårige planer for forvaltningsrevisjon. Dette kontrollutvalget har utarbeidet en plan for perioden 2013/2015. Kontrollutvalget har hatt dialog med politisk og administrativ ledelse underveis i prosessen med utformingen av plan for forvaltningsrevisjon og tatt med seg konstruktive innspill til planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betydning. Alle forvaltningsrevisjoner legges systematisk fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges. Samtlige rapporter er sendt videre til kommunestyret. Etter kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. 5.1 Gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 2 forvaltningsrevisjonsprosjekter: Sak 27/2012: Saksbehandling Sak 16/2015: Kommunens forvaltning av utleieboliger Det er utarbeidet en egen rapport om forvaltningsrevisjonene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. Utvalget mener å ha satt fokus på viktige områder i sine prosjekter, men vil samtidig understreke betydningen av å gjennomføre relevante forvaltningsrevisjoner i alle deler av kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets rolle som bestiller er svært viktig i denne sammenhengen, særlig i forhold til å velge riktig tidspunkt for undersøkelsene og ikke minst være konkret i forhold til hva som skal undersøkes og hva man ønsker svar på. Dette er en oppgave som det påtroppende kontrollutvalget anbefales å gi høy prioritet. 5.2 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret gjennomføre granskninger eller undersøkelser. Dette har ikke vært en sentral del av utvalgets 7 27

28 virksomhet i valgperioden, da de fleste større undersøkelser er organisert som ordinære og planmessige forvaltningsrevisjoner. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. 6. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll utarbeides 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Kontrollutvalget har utarbeidet 2 planer for selskapskontroll i valgperioden, og En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Snillfjord kommune jobber med å få på plass en eierskapsmelding/eierskapstrategi. Dette arbeidet er, så vidt kontrollutvalget kjenner til, ikke ferdigstilt enda. 6.1 Gjennomført selskapskontroll Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet a selskapskontroll: Sak 2/2014: Selskapskontroll av Trønderenergi AS. Det er utarbeidet en egen rapport om selskapskontrollen, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtaket er fulgt opp av administrasjonen. 7. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at 28 8

29 kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet og til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 8. Erfaringer fra arbeidet i valgperioden Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget har gjennom hele perioden vært opptatt av å ha god dialog med politisk ledelse og oppdatert kjennskap til hva som til enhver tid er kommunestyrets behov. Saker fra kontrollutvalget legges løpende fram for kommunestyret, enten det er rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner, årsmeldinger eller planer for selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon så inviterte kontrollutvalget til et dialogmøte med komiteledere (ev. gruppeledere), ordfører og varaordfører. Innspillene fra møtet ble tatt med i kontrollutvalgets prioritering av prosjektområder, og det er en oppfatning av at denne dialogen bidrar til å forankre arbeidet med forvaltningsrevisjon i kommunestyret. 8.2 Forholdet til administrativ ledelse Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og stor nytte av positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i forbindelse med konkrete prosjekter og oppgaver. Administrasjonen gir informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om deres tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle og arbeid. Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant annet ved å ha samtaler og være åpne for innspill i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Denne informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter. Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte prosjektene eller revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og ikke noe kontrollutvalget involverer seg i. Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i kontrollog tilsynssaker. Administrasjonen synes å ha lojalitet til vedtakene. Ved enkelttilfeller er det ikke rapportert innen gitte frister og det har vært nødvendig å etterspørre tilbakemeldingene. Det bemerkes likevel at vedtaksoppfølgingen i hovedsak er god og administrasjonens etterlevelse i kontroll- og tilsynssaker er i stor grad tilfredsstillende. 9. Oppsummering Med bakgrunn i sitt mandat og det arbeidet som kontrollutvalget har gjort for Snillfjord kommune i valgperioden , er utvalgets medlemmer av den oppfatning at kontrollutvalget har en viktig rolle i en lærende organisasjon i stadig utvikling. Kontrollutvalget har i valgperioden hatt viktige og spennende oppgaver der man har belyst mange av kommunens tjenesteområder. Kontrollutvalget har hatt et godt samarbeid med kommunestyret og utvalget opplever at det er god forståelse for kontrollorganenes rolle og funksjon i kommunen, noe som er avgjørende for at utvalget skal kunne gjøre en god jobb. 9 29

30 Kontrollutvalget har i valgperioden fått laget nødvendige plandokumenter; plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget mener ut fra den foregående redegjørelsen å ha oppfylt sine pålagte oppgaver i kommuneloven på en fornuftig og god måte. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Noen anbefalinger til nytt utvalg: kontrollutvalget bør i større grad delta på konferanser og opplæring i regi av FKT, NKRF og KonSek. Det er viktig at kursbudsjettet opprettholdes, eventuelt styrkes, i årene fremover. Avslutningsvis vil kontrollutvalget takke kommunestyret og administrasjonen i Snillfjord kommune for et godt samarbeid i valgperioden, som har bidratt til konstruktivt samarbeid og gode resultater. Kontrollutvalget vil med dette ønske det påtroppende kontrollutvalget lykke til i den kommende valgperioden der nye interessante og krevende oppgaver venter. Krokstadøra

31 Gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden , Snillfjord kommune 1 31

32 Innholdsfortegnelse Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon... 3 Tilpasset opplæring og spesialundervisning... 7 Saksbehandling Kommunens forvaltning av utleieboliger

33 Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Rapport avlagt: Januar 2008 Problemstilling: Har Snillfjord kommune en VAR-tjeneste som tilfredsstiller regelverk og krav til kostnadseffektivitet? Problemstillingen belyses ved hjelp av 3 delproblemstillinger: Er VAR-tjenestene i tråd med kravene på området? Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med generell kostnadsutvikling? Hvordan er gebyrnivået innenfor VAR-området i Snillfjord kommune sammenlignet med gebyrnivå i andre sammenlignbare kommuner? Rapportens konklusjon Vann På område vann varierer kvaliteten ved kommunens 3 vannverk. Ved Vågan vannverk vurderes vannkvaliteten som mindre bra og anlegget mangler reservevann. Vannverket oppfyller ikke lovpålagte krav til vannkilde og vannbehandling. Ved Krokstadøra vannverk er kravene til kvalitet på vannet oppfylt, men anlegget mangler reservevann og anlegget kan få problemer ved strømstans. For Sunde vannverk sitt vedkommende er kvaliteten i henhold til kravene, kapasiteten ved anlegget er god, men heller ikke dette anlegget har reservevannkilde. Snillfjord kommune har gode rutiner i forhold til opplysningsplikt, både ved henvendelser fra publikum til kommunen og ved informasjon fra kommunen til vannabonnent. Revisor anser generelt sett reservevannsituasjonen som sårbar og stiller spørsmål ved leveringssikkerheten for vann. Kommunen mangler beredskapsplaner og har ingen beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Revisor anbefaler Snillfjord kommune å gjøre en risiko- og sårbarhetsanalyse på dette området. På grunn av store investeringer har gebyrene på vann økt vesentlig mer i Snillfjord enn den generelle prisutviklingen i Norge. Gebyrene er også høye i forhold til sammenlignbare kommuner. I tillegg til høye investeringer kan årsaken til høye gebyrer ligge i at det er forholdsvis færre i Snillfjord som er tilknyttet kommunale vannverk enn sammenlignbare kommuner, noe som gir høyere enhetskostnader pr. innbygger. Den finansielle dekningsgraden for vann er relativt lav i Snillfjord, noe som indikerer at kommunen er med subsidiere utgiftene til vann overfor sine innbyggere. Avløp Innenfor avløpsområdet tilfredsstiller kommunen kravene til drift og vedlikehold av avløpsanlegg og krav til avløpsnettet. Revisor peker imidlertid på at kommunen ikke har beredskapsvakt utenfor ordinær arbeidstid. Snillfjord kommune mangler også samlet oversikt over alle overløp på avløpsnettet. Prisutviklingen på avløp har vært litt høyere enn konsumprisindeksen i de siste årene, men utgifter og inntekter på 33 3

34 området samsvarer med hverandre. Snillfjord kommune har avløpsgebyrer som ligger på gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner. Renovasjon På område for renovasjon tilfredsstiller Snillfjord kommune via HAMOS Forvaltning IKS kravene til avfallsinnsamling. Systemet er lagt til rette for gjenvinning og behandling av avfallet og oppmuntrer til avfallsreduksjon ved differensierte gebyrer. Renovasjonsgebyrene har økt i takt med konsumprisindeksen. Som følge av tilsvarende undersøkelser i andre kommuner har HAMOS holdt renovasjonsgebyrene uendret i Sammenlignet med andre kommuner ligger renovasjonsgebyrene i Snillfjord lavt. Revisors anbefalinger: Med bakgrunn i de undersøkelsene som er gjennomført har revisor gitt følgende anbefalinger overfor Snillfjord kommune: Avklare situasjonen ved Vågan vannverk. Vurdere situasjonen rundt reservevannsløsning og strømstans. Utarbeide beredskapsplaner for tjenesten vann og avløp. Utarbeide mer helhetlige beregninger av gebyr på vann og avløp for å utligne store variasjoner i årsgebyr. Vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. Innenfor renovasjon bør det sikres at gebyrinntektene er i samsvar med den faktiske kostnaden for tjenestene. Kontrollutvalgets sekretariat viser til forvaltningsrevisjonsrapporten for mer spesifikke vurderinger og konklusjoner og begrunnelsene som ligger bak konklusjonene. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak 05/2008: Kontrollutvalget har i møte fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk. sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp. beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. Kommunestyrets vedtak, sak 9/2008: Kommunestyret har i møte fattet følgende vedtak: 4 34

35 Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på: sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk. sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp. beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. Administrativ oppfølging Sak i kommunestyret (Sak 21/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart Sak i kommunestyret (Sak 47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, i sak 3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i Snillfjord kommunes årsberetning for 2008 (s. 32). Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget tok rådmannens tilbakemelding til orientering og ba rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Rådmannen v/leder forvaltning, drift og vedlikehold, orienterte på kontrollutvalgets møte Følgende punkter følges opp videre: Status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans. Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte Snillfjord kommune jobber fortsatt med Hovedplan vann og avløp, beredskapsplan er integrert i hovedplanen. Hovedplan ferdigstilles i løpet av Beredskapsplan er vedtatt i Snillfjord kommune har nå fått et reservestrøms aggregat. Kontrollutvalget anser punktene vedr. reservevannsløsning og strømstans som fulgt opp. 35 5

36 Følgende punkt følges opp videre: Status utarbeidelse av beredskapsplan. Rådmannen, v/ leder forvaltning, drift og vedlikehold orienterte på kontrollutvalgets møte Krogstadøra-, Sunde- og Berg vannverk har beredskapsplanen i sin internkontrollperm. Beredskapsvakt jobbes det med, frem til nå har det vært en vakttjeneste på frivillig basis. Følgende punkter følges opp videre: Status vedr. beredskapsplan og ROS analyse. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget har bedt om en orientering vedr. status beredskapsplan og ROS analyse. Kontrollutvalget vil etter orienteringen ta stilling til om de anser kommunestyrets vedtak i sak 9/2008 som fulgt opp eller om de fortsatt vil ha saken med i sin oppfølgingsliste 36 6

37 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Rapport avlagt: Juni 2011 Problemstilling: Hvordan praktiserer kommunen tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen? Skjer tildeling av spesialundervisning i samsvar med intensjonene i regelverket? Er det etablert rutiner som følges for samhandling mellom barnehager, skole og PP-tjenesten som sikrer tidlig innsats? Rapportens konklusjon: Hvordan praktiserer kommunen tilpasset opplæring gjennom den ordinære undervisningen? Revisor vil generelt konkludere med at kommunen har kjennskap til prinsippet om tilpasset opplæring, undervisningen som gis i kommunen bygger også på denne forutsetningen og rektorene gjennomfører tilpasset opplæring for sine skoler i samsvar med dette. Men det er rom for forbedring, og da særlig med tanke på involvering fra skoleeier i en systematisk tilnærming til tilpasset opplæring helhetlig i kommunen. Det som savnes er å utarbeide målsettinger for tilpasset opplæring og rapportere på disse i et helhetlig system til skoleeier. Dette med tanke på den ordinære undervisningen tilpasses de behovene elevene har og skoleeier arbeider systematisk for å sikre at undervisningen i størst mulig grad utføres i samsvar med intensjonene til regelverket. Det er viktig for skolene og skoleeier har høy bevissthet i valg av virkemidler i den ordinære undervisningen da dette kan ha betydning for behovet for spesialundervisning senere i undervisningsløpet til elevene. Vi ser at det er en sammenheng mellom antall enkeltvedtak om spesialundervisning og muligheten skolene har til å drive tilpasset opplæring i undervisningen som gis. En opprettholdelse eller ytterligere økning av enkeltvedtak for spesialundervisning, kan få som konsekvens at skolene i mindre grad greier å opprettholde/øke graden av tilpasset opplæring, som vi har sett i denne undersøkelsen. Det er derfor viktig at kommunen som skoleeier har en aktiv rolle i å følge med utviklingen fremover i et systemfokus både med målsettinger, rapportering, evaluering og tiltak for å tilpasse opplæringen med fokus på elevenes behov. Skjer tildeling av spesialundervisning i samsvar med intensjonene i regelverket? Undersøkelsen viser at kommunen har prosedyrer og rutiner for hvordan vedtak om spesialundervisning fattes og det er vårt inntrykk at disse følges. Dette er med å sikre at enkeltvedtak for spesialundervisning fattes i samsvar med intensjonene til regelverket. Men - Tilpasset opplæring og spesialundervisning - 41Revisjonsrapport fra Revisjon Midt- Norge 37 7

38 om dette skjer i hver enkelt sak kan vi ikke konkludere med innenfor rammen av denne forvaltningsrevisjonen. Det har kommet frem informasjon om at tidsfrister og spesifisering av vedtak ikke praktiseres i samsvar med regelverket noe kommunen må se nærmere på. Vi ser at det rapporteres om andel vedtak for spesialundervisning til skoleeier noe som er positivt, men stiller spørsmålet om skoleeier i denne sammenheng ivaretar det systematiske arbeidet god nok. Vi savner at det settes mål og at det rapporteres på disse i et helhetlig system til skoleeier, slik at dette er i samsvar med kravene i opplæringsloven. Er det etablert rutiner for samhandling mellom barnehager, skole og PP- tjeneste som sikrer tidlig innsats? Gjennom undersøkelsen har revisor sett at PP-tjenesten, barnehager og skoler har kjennskap til prinsippet om tidlig innsats og at det i større grad settes i gang tiltak for barn med klare behov i dag enn tidligere. Det er etablert flere rutiner som sikrer samhandling mellom de involverte parter i dette arbeidet. Men det er fortsatt rom for forbedring i barnehagene for tidlig innsats, spesielt for barn med bekymringer som ikke er klart definert. Dette gjelder både for samhandling med PP-tjenesten og for å sette i gang tiltak og hjelp til barna slik at kommunen ivaretar intensjonen med tidlig innsats. I denne sammenheng savnes et fagforum hvor alle ansatte i barnehagene deltar, for å sikre at de har et felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. Revisors anbefalinger: På bakgrunn av vurderinger og konklusjoner i undersøkelsen vil revisor anbefale kommunen å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen, da denne har en høy andel i kommunen sammenlignet med andre. I tillegg sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet, noe som mangler i dag. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak 31/2011: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember

39 Kommunestyrets vedtak, sak 53/2011: Kommunestyret har i møte fattet slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember Administrativ oppfølging Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Rådmannen v/ kommunalsjef oppvekst orienterte på kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget sa seg godt fornøyd med orienteringen, men ønsker fortsatt å følge opp saken fremover. Rådmannen v/konst. rådmann orienterte på kontrollutvalgets møte Nedgang av elever med spesialundervisning i 2012 (fra 18% til ca. 11%), for 2013 er antall elever omtrent det samme som året før, økning med 1 elev. Snillfjord kommune har fått skjønnsmidler fra Fylkesmannen til arbeidet vedr. spesialundervisning. Snillfjord kommune har fortsatt en målsetting om å redusere antall elever med spesialundervisning. Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte Det er søkt (og fått) midler fra Fylkesmannen til et samarbeid mellom Snillfjord, Hitra og Frøya kommuner for å utarbeide en håndbok (arbeidsløype) for barnehage og skole. Arbeidet ble startet i 2013, og kommmunalsjefene i kommunene har hatt ansvaret for arbeidet. Håndboken beskriver hvordan man behandler meldinger om mulig spesialundervisning. De 3 første fasene i håndboken beskriver den interne jobben, løser man det ikke her så går man over til 4. fase som da er en sakkyndig uttalelse. Alle fasene skal dokumenteres og ansvaret ligger på den enkelte skole for å gjøre dette. Det har vært en nedgang i antall barn med spesialundervisning. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak i sak 53/11 for fulgt opp. Kontrollutvalget anbefaler at rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonen innen tilpasset opplæring og spesialundervisning, tas inn i den årlige tilstandrapporten for barnehage og skole. 39 9

40 Saksbehandling Rapport avlagt: September 2012 Problemstilling: Er det lagt til rette for god og effektiv saksbehandling innen rammeområde Teknisk. landbruk og miljø i Snillfjord kommune? Dette vil bli besvart ved hjelp av to delproblemstillinger: 1. Er det lagt til rette for god saksbehandling? 2. Er saksbehandlingen i tråd med god forvaltningsskikk? Rapportens konklusjon Er det lagt til rette for god og effektiv saksbehandling innen rammeområde Teknisk. Landbruk og miljø i Snillfjord kommune? Revisors hovedkonklusjon er at Snillfjord kommune har utfordringer, og at det bare til en viss grad er lagt til rette for å kunne drive god og effektiv saksbehandling. Enheten har god kompetanse og det er stort sett lagt til rette for kompetanseutvikling. Både når det gjelder kompetanseutvikling og opplæring av nytilsatte, ser det ut til at kommunen har noe manglende planmessighet på området. Revisor ser at flere oppgaver ikke blir utført, og det kan se ut til at stor saksmengde og vakanser gjør at kapasiteten kan være noe mangelfull ut i fra dagens forutsetninger. Kommunen oppfyller blant annet ikke lovens krav om å føre tilsyn for å avdekke regelbrudd. Enheten ser for en stor del ut til å mangle et kvalitetssystem hvor det legges vekt på felles rutiner og retningslinjer. Selv om det er en god kultur for samarbeid, gjør dette at revisor må stille spørsmål ved om den interne kvalitetssikringen er god nok. Det er viktig at ansatte behersker saksbehandlingssystemet og at potensialet i dette utnyttes på en best mulig måte. Det kan se ut til at kommunen kunne tjent på en gjennomgang av fordeling av oppgaver mellom fellestjenesten og TLM. Likeså vil samarbeid og erfaringsutveksling mellom virksomheter/enheter kunne bidra på en positiv måte i organisasjonen. De etiske retningslinjene er ikke levende i det daglige. Revisors inntrykk er allikevel at de ansatte har et bevist forhold til etiske problemområder. Revisors anbefalinger utarbeide rutiner for kvalitetssikring sørge for at saksbehandlingssystemet fungerer etter hensikten gjennomgå arbeidsprosesser og styringssystem av saksbehandling i TLM for å utnytte kompetanse og kapasitet mer effektivt. legge til rette for samarbeid og erfaringsutveksling virksomhetene i mellom etablerer rutiner for å kunne føre tilsyn med byggesaker Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak 27/2012: Kontrollutvalget har i møte fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 40 10

41 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en muntlig tilbakemelding på utvalgets første møte i 2013 og en ny skriftlig tilbakemelding innen september 2013 Kommunestyrets vedtak, sak 72/2012: Kommunestyret har i møte fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en muntlig tilbakemelding på utvalgets første møte i 2013 og en ny skriftlig tilbakemelding innen september 2013 Administrativ oppfølging Rådmannen, v/personalsjef, orienterte på kontrollutvalgets møte Det er gitt opplæring innen arkiv og saksbehandling. Alle med personal og økonomiansvar er nå med på utvidet ledermøte (hver 6. uke) hvor bl.a. saksbehandling er tema. Bemanningen på teknisk avdeling er god. Arbeidsoppgaver blir delegert mer (rendyrker hva hver enkelt skal jobbe med) slik at det er tydeligere hva hver enkelt skal jobbe med. Revisjonens påpekning om at Snillfjord kommune ikke oppfyller lovens krav om å føre tilsyn for å avdekke regelbrudd er det ikke sett noe på enda. Dette vil kontrollutvalget få tilbakemelding på i september Rådmannen, v/konst. rådmann, orienterte på kontrollutvalgets møte Oppgradering av arkiv- og saksbehandlingssystem til ESA-8 (begynnelsen av 2014). Snillfjord kommune har utarbeidet en opplæringsplan som sikrer at nyansatte får riktig opplæring, men også oppfriskningskurs for de som allerede bruker saksstyringssystemet. Felles forum for virksomhetene for å jobbe med sakene er ikke formålstjenlig fordi de er såpass forskjellig. Men det er nyttig å ha kontakt med andre kommuner på samme område. Det er innført ukentlige postlistemøter i TLM (teknisk, landbruk og miljø) for å se på hvilke saker som er kommet inn, samt å fordele sakene til riktig saksbehandler. Rådmannen orienterte på kontrollutvalgets møte Det er utarbeidet en prosedyre som sikrer at nyansatte får opplæring i sak- og arkivsystemet. Det er jevnlige møter som sikrer at sak og arkivsystemet fungerer som forventet. Snillfjord kommune har ikke et fullstendig kvalitetssystemet enda, men målet er å få til et system som fungerer godt, enten på papir eller elektronisk. På grunn av sykefravær så har rådmannen gått inn som leder på Teknisk, landbruk og miljø. Rådmannen har kartlagt restanser på hver enkelt saksbehandler. Ledermøter sikrer samhandling og erfaringsutveksling. Kontaktmøte med alle tillitsvalgte gjøres en gang pr. måned. Det tilstrebes at det etableres samarbeid mellom avdelinger der dette er naturlig. Snillfjord kommune har opprettet et prosedyre- og sjekklistekartotek på byggesakbehandling. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp

42 Kommunens forvaltning av utleieboliger Rapport avlagt: Mai 2015 Problemstilling: Forvaltes kommunens boligsosiale arbeid i samsvar med sentrale regler og anbefalinger? Er driften av kommunens boligmasse (boligmasse til utleie) i samsvar med anbefalinger og god ressursutnyttelse? Rapportens konklusjon Forvaltes kommunens boligsosiale arbeid forvaltes i samsvar med sentrale regler og anbefalinger? Snillfjord kommune bistår mange som kan ivareta sine boliginteresser selv med bolig. Kommunen har overkapasitet på boliger, og for tiden kan kommunen tilby boliger til alle som melder interesse, inklusive de som ikke kan ivareta sine egne interesser i boligmarkedet. Dette er en ønsket strategi for å kunne tilby tilflyttere bolig. Likevel viser denne revisjonen at det kan være risiko for at de som har rettigheter ihh. til sosialtjenesteloven, kan bli holdt utenfor av de som kan ivareta boligbehovet sitt på egenhånd. Boligkontraktene er ikke tidsavgrensa, søknader om bolig er ikke behovsvurdert, eller på annen måte behandlet i tråd med saksbehandlingsregler. Er driften av kommunens boligmasse (boligmasse til utleie) i samsvar med anbefalinger og god ressursutnyttelse? Den kommunale boligmassen har gjennomgående dårlig standard, og kommunen har ikke fulgt opp alle tiltakene i tiltaksplanen for den kommunale eiendomsmassen. Økte leieinntekter går inn i en større ramme for den kommunale eiendomsmassen, og går ikke direkte til drift og vedlikehold av boligmassen. Revisors anbefalinger På bakgrunn av vurderinger og konklusjoner i denne forvaltningsrevisjonen anbefaler revisor at rådmannen legger tilrette for: målrettet og systematisk boligsosial forvaltning av kommunale boliger større grad av rullering av kommunale boliger, ved f.eks. tidsavgrenset leiekontrakter revidere tiltaksplanen, for å sikre verdibevarende vedlikehold av utleieboliger Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak 16/2015: Kontrollutvalget har i møte fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kommunens forvaltning av utleieboliger til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å: Utarbeide en helhetlig strategi for utleieboliger i Snillfjord kommune. Utarbeide målretta og systematisk boligsosial forvaltning av kommunale boliger med saksbehandling som følger forvaltningsloven og sosialtjensteloven

43 Bruke større grad av rullering av kommunale boliger, ved f.eks. tidsavgrensa leiekontrakter. Revidere tiltaksplanen, for å sikre verdibevarende vedlikehold av utleieboliger Sørge for at statlige økonomiske støtteordninger brukes i tråd med regelverket. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Kommunestyrets vedtak, sak 18/2015: Kommunestyret har i møte fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kommunens forvaltning av utleieboliger til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å: Utarbeide en helhetlig strategi for utleieboliger i Snillfjord kommune. Utarbeide målretta og systematisk boligsosial forvaltning av kommunale boliger med saksbehandling som følger forvaltningsloven og sosialtjensteloven. Bruke større grad av rullering av kommunale boliger, ved f.eks. tidsavgrensa leiekontrakter. Revidere tiltaksplanen, for å sikre verdibevarende vedlikehold av utleieboliger Sørge for at statlige økonomiske støtteordninger brukes i tråd med regelverket. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Administrativ oppfølging Denne forvaltningsrevisjonen har frist på tilbakemelding til kontrollutvalget og har derfor ikke informasjon om administrativ oppfølging. Dette vil bli tatt med i neste rapportering

44 Gjennomført selskapskontroll valgperioden , Snillfjord kommune 1 44

45 Innholdsfortegnelse TrønderEnergi

46 TrønderEnergi Rapport avlagt: Februar 2014 Problemstilling: Har den økonomiske utviklingen i Trønderenergi vært i samsvar med eiernes forventninger? Er eierstyring og selskapsledelse i Trønderenergi i samsvar med gitte anbefalinger? Hvordan ivaretar Trønderenergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? Rapportens konklusjon Blant revisors konklusjoner er at selskapet fremstår som solid og lønnsomt, men har utfordringer med lavere kraftpriser og har signalisert et behov for halvering av utbytte i en overgangsperiode. Selskapet bør ifølge revisor har fokus på videre effektivisering. Nettfusjonen har ført til høyere nettleie i Trondheim og Klæbu og noe lavere i distriktene. Revisjonen viser til at selskapet har dokumentert samfunnsansvar, miljøansvar og etikkarbeid og har etablert styringssystemer som forventet av et konsern på denne størrelsen. Videre mener revisor at god eierkontakt har sikret at strategiske valg i all hovedsak er basert på eiernes føringer. Kommunestyrene som eiernes beslutningsorgan bør særlig merke seg følgende anbefalinger fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. Vurdering av særlige forhold for Snillfjord kommune Snillfjord kommune har ikke utarbeidet eierskapsmelding eller eierstrategier, men kommunen har utarbeidet overordnede premisser for etablering og forvaltning av selskaper og eierandeler (jf. kommunestyrets sak 27/2013) En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at kommunens formål med eierskapene er tilstrekkelig klarlagt. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. KS anbefaler at eierskapsmeldingen gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret (jf. KS 19 anbefalinger om eierskap, mai 2010) Uansett hvor mange selskaper kommunen har eierskap i, så vil en årlig gjennomgang av eierskapet gi en god anledning til å bevisstgjøre kommunestyret på hvilke selskaper kommunen har eierinteresser i, målsetning for eierskap i selskapene, og hvordan de skal yte påvirkning på disse selskapene. 46 3

47 Revisor sier i rapporten at det er viktig at kommunestyret holdes orientert om utviklingen i alle selskap de har eierinteresser i, slik at de har mulighet til å være med å styre utviklingen i den retningen de ønsker. Kommunens oppfølging av selskap kan delegeres til formannskapet. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak 2/2014 : Kontrollutvalget tar rapport om selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering og legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. Snillfjord kommune vil være en bevisst og aktiv eier, med tydelige mål for vårt eierskap og deltaking i selskaper. Kommunestyret ber formannskapet ta en gjennomgang av mål og strategier for vår deltaking og eierskap og utarbeide en eiermelding/eierstrategi. Denne blir lagt fram for kommunestyret en gang i året for behandling. Snillfjord kommune vil drive sin eierstyring og utøve sitt eierskap i generalforsamlingen i selskapet på en forutsigbar måte i samråd med de andre eierkommunene. Kommunestyret forventer at Snillfjord kommunes eierrepresentant jobber for et profesjonelt sammensatt styre i selskapet. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med fremlegging av eierskapsmeldingen innen september Kommunestyrets vedtak, sak 31/2014 Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. Snillfjord kommune vil være en bevisst og aktiv eier, med tydelige mål for vårt eierskap og deltaking i selskaper. Kommunestyret ber formannskapet ta en gjennomgang av mål og strategier for vår deltaking og eierskap og utarbeide en eiermelding/eierstrategi. Denne blir lagt fram for kommunestyret en gang i året for behandling. Snillfjord kommune vil drive sin eierstyring og utøve sitt eierskap i generalforsamlingen i selskapet på en forutsigbar måte i samråd med de andre eierkommunene. Kommunestyret forventer at Snillfjord kommunes eierrepresentant jobber for et profesjonelt sammensatt styre i selskapet. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med fremlegging av eierskapsmeldingen innen september Administrativ oppfølging Kontrollutvalget fikk en orientering om status i utarbeidelsen av eierstrategier på sitt møte Det diskuteres vedr. eierstrategier i formannskap og kommunestyre, men eierstrategier for kommunens eierskap i de forskjellige selskapene er ikke utarbeidet pr

48 Forslag til økonomiplan med budsjett for 2016 for kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/122-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2016 med en ramme på kr ,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2015 i Snillfjord kommune. Budsjettet for 2016 med økonomiplan Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets sekretariat Snillfjord kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i KonSek Midt-Norge IKS behandlet budsjettet for 2016 på møte den Det ble lagt til grunn en økning på 2,5 % fra 2015 til 2016 og videre en økning på 3 prosent årlig i økonomiplanperioden. I beregningene er det innarbeidet en økning på 2,59 % fra , som betyr en økning på kr 3.000,- for Snillfjord kommune. Kontrollutvalget Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet så er budsjettet satt opp med utgangspunkt i tidligere års budsjetter for kontrollutvalget, samt Snillfjord kommunes Reglement for godtgjørelse til kommunale folkevalgte (sist vedtatt av kommunestyret ). Vi har i beregningene tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 5 møter i året. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste har sekretariatet gjort et anslag basert på reglene i kommunens reglement, samt innspill fra kontrollutvalgets medlemmer tidligere år. Det er ikke tatt hensyn til eventuelle andre endringer som følge av økonomiplanarbeidet i kommunen. I tillegg er det lagt inn noen midler til kurs og faglig oppdatering for at kontrollutvalget skal ha mulighet til å skaffe seg kunnskap og ha mulighet til å delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. 48

49 Samlet er det foreslått en økning på kr (15 %) for kontrollutvalgets egen virksomhet. Økningen skyldes i hovedsak posten reiseutgifter. Her er det lagt inn et beløp slik at det skal være mulig for det nye kontrollutvalget å reise på eventuelle kurs/samlinger. Det er lagt inn en økning på ca. 3 prosent per år videre i økonomiplanperioden. Nivået må vurderes årlig i forbindelse med budsjettet. Kjøp av revisjonstjenester Snillfjord kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. På bakgrunn av at representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS ikke har behandlet budsjettet for 2016 enda, legges Revisjon Midt-Norge IKS sitt forslag til økonomiplan for til grunn for honoraret for revisjonen. Endelig budsjettvedtak vil bli gjort av Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap på møte den I revisjonens forslag til økonomiplan for er utgiften til revisjon anslått til kr ,- for Revisjon Midt-Norge har anslått en økning på 5 prosent per år videre i økonomiplanperioden. Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir etter dette kr ,-, som er en samlet økning på kr ,- fra Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto: Tekst Forslag budsjett 2016 Vedtatt budsjett Godtgjøring folkevalgte Møtegodtgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aviser, tidsskrifter, håndbøker Servering v/møter og utvalg Kurs/opplæring Km godtgjørelse Reiseutgifter Kontingent Forum for kontroll og tilsyn Sum kontrollutvalg Kjøp KonSek Midt-Norge IKS Kjøp av Revisjon Midt-Norge IKS * Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon Honorar revisjon er kun et anslag, endelig budsjett vil bli fastsatt av Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap Kontrollutvalgets sekretariat foreslår en budsjettramme på kr ,- for kontrollutvalget for 2016, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig 49

50 som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Økonomiplanen for perioden : Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden legges frem: Vedtatt budsjett for 2015 Budsjett forslag for 2016 Anslag for 2017 Anslag for 2018 Anslag for 2019 Kontrollutvalget Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget Sum kontrollutvalg Utgifter til revisjon Sum driftsutgifter Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for Budsjettrammen for 2016 er på kr ,-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. 50

51 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &58 Arkivsaknr 13/18-31 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å ta med innspill fremkommet i møtet i videre oppfølging av sakene. Vedlegg Saker for videre oppfølging Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med etablert praksis legger kontrollutvalgets sekretariat frem gjennomgang av saker i formannskapet og kommunestyret i tidsrommet Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Kommunestyrets sak 18/2015 Forvaltningsrevisjonsrapport - Utleieboliger er lagt inn i oppfølgingslisten etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak 18/2015 sak 35/2015 Formannskapet: Sak 71/2015 sak 113/2015 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som settes til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 51

52 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden , foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS- 9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten Kommunestyret tar forvaltningsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. Sak i kommunestyret (Sak KS- 21/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart Sak i kommunestyret (Sak KS- 47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, som sak KU-3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i årsberetningen for 2008 (s. 32). Rutinemessig oppfølging. OK Sjekk Sjekk Sjekk OK Kontrollutvalgets møte Tilbakemeldingen fra rådmannen ble behandlet som sak 17/2010. Kontrollutvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens lbakemelding til orientering. Ny tilbakemelding på kontrollutvalgets 52

53 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i første møte i 2011 Kontrollutvalgets møte Rådmannen ga en ny tilbakemelding i saken. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Kontrollutvalgets møte Rådmannen ga en orientering om status i arbeidet (kontrollutvalgets sak 4/2012). Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken til oppfølging. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Ny tilbakemelding ønskes på kontrollutvalgets siste møte før jul Følges opp videre Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Egil Arve Hov, leder forvaltning, drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans, på utvalgets møte 3. juni Kontrollutvalgets møte Rådmannen er bedt om å gi kontrollutvalget en orientering om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans. Kontrollutvalgets møte Rådmannen kunne ikke stille i kontrollutvalgets sitt møte. Kontrollutvalgets møte Egil Arve Hov, leder forvaltn. drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Snillfjord kommune jobber fortsatt med Hovedplan vann og avløp, beredskapsplan er integrert i hovedplanen. Hovedplan ferdigstilles i løpet av Beredskapsplan er vedtatt i Snillfjord kommune har nå fått et reservestrømsaggregat. Kontrollutvalget anser punktene vedr. reservevannsløsning og strømsstans som fulgt opp. Utvalget ønsker en ny orientering om status i utarbeidelsen av beredskapsplan på sitt siste møte i Ny orientering 3 juni 2013 Ny orientering i februar 2014 Ny orientering 24. november 2014 Følges opp videre Orientering Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker å ha med saken videre, vedr. beredskapsplan og ROS-analyse, på sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalgets møte Rådmannen er bedt om å orientere vedr. beredskapsplan og ROS-analyse 53

54 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Eierstrategier Snillfjord KSkommune - 72/2010 grunnlagsdokument Enstemmig: Rådmannen setter i gang en prosess for etablering av konkrete eierstrategier og rapporteringsrutiner i aktuelle selskaper. Dette innbefatter et grundig arbeid med saken i kommunestyret. Ny orientering til kontrollutvalget i juni 2011 Kontrollutvalgets møte Administrasjonen har kapasitetsutfordringer når det gjelder å få satt i gang arbeidet med å utforme eierstrategi for kommunens eierinteresser. Rådmannen har bedt kommunestyret om å vurdere om administrasjonen i kommunen har riktig kompetanse til å utfører dette arbeidet, eller om kommunen bør kjøpe ekstern bistand. Rådmannen mener at administrasjonen ikke har kapasitet til å ferdigstille en eierstrategi før siste halvår av Kontrollutvalgets møte Administrasjonen mangler kompetanse på området, økonomi til å gjennomføre arbeidsprosessen mangler også. Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker en orientering fra rådmannen på sitt møte 11. juni Følges opp videre Følges opp videre Orientering fra rådmannen i juni 2012 Kontrollutvalgets møte Rådmannen har meldt tilbake til kontrollutvalgets sekretariat (e-post 9. mai 2012) om at den kommunale administrasjonen fortsatt ikke besitter nødvendig kompetanse eller ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Kontrollutvalgets møte Rådmannen har fortsatt ikke ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Kommunestyrets møte Sak 101/2012Kommunestyret ba om innspill på løsning til neste kommunestyremøte ( ). Saken oversendes kommunestyret til orientering og en eventuell oppfølging. Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Kommunestyret hadde saken opp på sitt møte Det er ikke aktuelt å kjøpe kompetanse utenfra. Rådmannen er i gang med arbeidet. Ordfører følger oppsaken på hvert formannskapsmøte fremover. Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Reidar er i gang med arbeidet, alt av dokumentasjon fra selskapene er mottatt. Mulig det blir lagt frem en sak for formannskapet før sommeren. Kontrollutvalgets møte Kommunestyret har vedtatt eierskapspolitikk og eierstrategi for Snillfjord kommune i sak 27/2013. Ny orientering i mai

55 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en ny orientering på sitt møte i mai Kontrollutvalgets møte Arild Risvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmannen vil ta fatt på dette arbeidet og få utarbeidet en eierstrategi for sitt eierskap. En realistisk målsetting er at dette kan bli ferdigstilt innen utgangen av Kontrollutvalget vil ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalgets møte Det diskuteres vedr. eierstrategier i formannskap og kommunestyre (Hemne kraftlag og Trønderenergi AS). Eierstrategier for kommunens eierskap i de forskjellige selskapene er ikke utarbeidet pr. i dag. Følges opp videre Følges opp videre Sak KS 49/2013 Boligprosjekt 2013 Enstemmig: Det bevilges kr til KOMITE I til komiteens videre arbeid. Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker å følge opp saken. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en orientering om status i prosjektet, om prosjektet ble som forventet, og hva totalregnskapet ble på prosjektet. Orientering gis i kontrollutvalgets møte i november Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker å ha med saken videre. Kontrollutvalget ønsker ny orientering på utvalgets siste møte før sommeren. Kontrollutvalgets møte Anders Krokstad, ordfører, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget tok redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalgets møte Rådmannen er bedt om å gi kontrollutvalget en orientering om. status i boligprosjektet. Følges opp Orientering Orientering Orientering KU-møte i september 2015 Orientering Sak KS 31/2014 Selskapskontroll i Trønderenergi AS Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. Snillfjord kommune vil være en bevisst og aktiv eier, med tydelige mål for vårt eierskap og deltaking i selskaper. Kommunestyret ber formannskapet ta en gjennomgang av mål og strategier for vår deltaking og eierskap og utarbeide en eiermelding/eierstrategi. Denne blir lagt fram for kommunestyret en gang i året for behandling. Snillfjord kommune vil drive sin eierstyring og utøve sitt eierskap i generalforsamlingen i 55

56 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging selskapet på en forutsigbar måte i samråd med de andre eierkommunene. Kommunestyret forventer at Snillfjord kommunes eierrepresentant jobber for et profesjonelt sammensatt styre i selskapet. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med fremlegging av eierskapsmeldingen innen september Kontrollutvalgets møte Det er ikke rapportert til kommunestyret i pr. i dag. Følges opp Følges opp videre KS-sak 18/2015 Forvaltningsrevisjonsrapport - Utleieboliger Enstemmig som innstillingen: 1.Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kommunens forvaltning av utleieboliger til orientering. 2.Kommunestyret ber rådmannen om å: - Utarbeide en helhetlig strategi for utleieboliger i Snillfjord kommune. - Utarbeide målretta og systematisk boligsosial forvaltning av kommunale boliger med saksbehandling som følger forvaltningsloven og sosialtjensteloven. - Bruke større grad av rullering av kommunale boliger, ved f.eks. tidsavgrensa leiekontrakter. - Revidere tiltaksplanen, for å sikre verdibevarende vedlikehold av utleieboliger - Sørge for at statlige økonomiske støtteordninger brukes i tråd med regelverket. 3.Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen

57 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/121-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Tilbakemeldingsbrev etter årsrevisjon 2014 Snillfjord kommunes svar på tilbakemeldingsbrev Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 18/2015 Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Revisjonens tilbakemelding til Snillfjord kommune etter årsrevisjon Snillfjord kommunes tilbakemelding til revisjonen etter årsrevisjon Kommunestyrets vedtak i sak 18/2015 Forvaltningsrevisjonsrapport Utleieboliger. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/121-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 63