VINDFANGERBUKTA BÅTFORENING DET INNKALLES MED DETTE TIL ÅRSMØTE i Frogn Rådhus, Fraunar fredag 4. mars 2016 kl. 1900 Etter årsmøtet inviterer vi til sosialt samvær i Ruffen fra ca. kl. 21.00. Kunngjøring om årsmøtet er annonsert i Akershus Amtstidende. Styret har i henhold til foreningens vedtekter satt opp følgende saksliste: Sak nr. 1: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak nr. 2: Årsberetning for 2015 Sak nr. 3: Sak nr. 4: Sak nr. 5: Regnskap for 2015 og revisors beretning Fastsettelse av båtplassavgifter, slipp og strømavgift på bryggene Fastsettelse av medlemskontingent Sak nr. 6: Budsjett for 2016 Sak nr. 7: Sak nr. 8: Valg i henhold til vedtektenes 4, herunder valg av arrangementskomité. Innkomne forslag Styrets forslag til endringer av vedtektene 5, 6 og 8 Styret Etter årsmøtet: Eventuelt. 1
Sak nr. 1 Sak nr. 2 Godkjenning av innkalling og dagsorden. Årsberetning Vindfangerbukta Båtforening har i 2015 hatt følgende tillitsvalgte: Formann Rune Svevad Kasserer: Jon Bekkevold Viseformann/sekretær Øivind Hagen Styremedlem Geir Morten Antonsen Styremedlem Terje Stenseth Styremedlem Erik Burud Styremedlem Roger Karlsen Varamann: Ragnar Berget Varamann: Steinar Erevik Øvrige tillitsvalgte Revisor Revisor Arrangementskomité Valgkomité: Jan Ulrik Mathiesen Leif Aker Steinar Bakken Frank Sandberg Joachim Høibraaten Christer Nilsson Trond Arvid Larsen Knut Slåke Håkon Isdahl Tom-Egil Olavsrud Roald Larsen Kjell Evensen Halvor Roxrud Pr. 1. januar 2016 var det 1.270 medlemmer i foreningen, en tilgang på 16 medlemmer i 2015. Det har skjedde en stabilisering av medlemsmassen etter den store økningen vi hadde i fb.m. den nye havna. Vindfangerbukta Båtforening har 8 æresmedlemmer. Det har i valgperioden vært avholdt 11 styremøter. Styret har i tillegg hatt en arbeidslørdag. Havnesjef: Styret ansatte Erik W. Eriksen som havnesjef for 2015. Ruffen Erik W. Eriksen har ført tilsyn med Ruffen i 2015, samt vært kontaktperson i forbindelse med utleie og andre arrangementer. Styret takker Erik for vel utført arbeid. 2
Beretning fra Styret I 2015 har vi hatt 11 styremøter og en arbeidslørdag Vindfangerbukta Båtforening har blitt en stor forening med sine 500 båtplasser og 1270 medlemmer. Dette året har styret brukt mye tid for å se på løsninger som kan gjøre driften av VB enklere og bedre. Vi ønsker å gjøre det slik at det er overkommelig for styrets medlemmer og kunne gjøre dette på fritiden, uten at det skal gå utover deres arbeid. Samtidig ønsker vi å forbedre tilgjengeligheten og kommunikasjon med medlemmene For å drifte foreningen vår trenger vi et regnskapssystem, et medlemsregister og et båtplassregister. Frem til nå har vi benyttet et system som heter Mamut. Styret har gjennom 2015 nedlagt betydelig arbeid i å evaluere disse systemene og behovet for en daglig leder. Vi har valgt å sette bort føringen av regnskapet til firma Råd & Regnskap. Videre har vi besluttet å legge medlemsregisteret og båtplassregisteret over på et system som heter Styre WEB. Vi har store forventninger til at disse tiltakene vil gi en langt mer rasjonell drift av foreningen. Således ønsker vi ikke å ta beslutninger om organiseringen av foreningen før vi ser effektene av disse tiltakene. I den indre havna har vi i 2015 fått skiftet ut den gamle D-brygga med en flott flytebrygge. Vi jobber også med å oppgradere en del av H-brygga med nye utriggere. Videre er planen å få skiftet ut en flytebrygge til, i løpet av 2016. I høst fikk vi endelig permanent godkjenning fra kommunen for den nye havnen på Husvik (ytre havn). Til tider kan det være litt vind og strømninger her ute, så husk, vær nøye med fortøyningene! For å hindre innbrudd og tyveri fra medlemmers båter (dessverre hatt noen tilfeller), samt holde «ubudne gjester» borte, har vi satt opp en dør ut til bryggene som kan låses. Kodebrikker blir delt ut til båtplass-leiere i den ytre havnen før sesongstart. På trafoplassen er det blitt satt opp bom. Dette for å forebygge tyveri fra båter i opplag, og for å sikre parkeringsplass til våre medlemmer når det skjer mye i nærområdet. Båtplass-leiere kan få kjøpt port åpner til bommen. For de som ser seg rundt i Vindfangerbukta, vil se at det meste er på stell til enhver tid. Det er ryddig overalt, friserte plener, fine blomster og orden på bryggene. Ruffen ser flott og respektabel ut. Dette kan vi takke deg for Havnesjef Erik. Tusen takk. Du har kontroll på det meste Ut over dette, må det rettes en takk til alle dere som stiller på dugnader, og når Erik ellers trenger en hjelpende hånd. På Bergholmen er vi nå ved et veiskille. Kontrakten med Forsvaret må fornyes i løpet av mars om vi ønsker å videreføre avtalen. Vår situasjon har forandret seg etter at Oslofjorden Friluftsråd kom på banen med mere bruk av øya. Det vil si at vi vil få større endringer og begrensninger i bruk av anlegget. Samtidig som vi må være med å dekke kostnadene for vedlikeholdet, som vil øke i fremtiden. Engasjement og interesse fra medlemmene har også vært dalende den senere tid. Med dette som begrunnelse har styret valgt å ikke forlenge leieavtalen med Forsvaret. Allemannsretten gir oss fortsatt muligheter til å bruke Bergholmen. I VB er det et flott miljø og mange som trives veldig godt. Dette er undergruppene Ruffeline, Senior-og Bridges gruppas fortjeneste. Her blir det lagt ned en fantastiske innsats for medlemmene. Tusen takk til dere alle. Arrangementskomiteen Hva skulle vi ha gjort uten dere? Året rundt står dere på for å 3
arrangerer temakvelder, sammenkomster og fester. Dere legger ned mye arbeid i å skape et hyggelig, sosialt og godt miljø i foreningen. Tusen takk. Hver høst setter valgkomiteen seg ned for å finne kandidater til styret og Arrangementskomiteen. Dere bruker mye tid på finne de rette kandidatene, slik at sammensettingen fungerer best mulig, Tusen takk til dere. Tusen takk også til våre to revisorer som alltid er der, hvis vi lurer på noe. Dere passer på det økonomiske slik at det går rett for seg. I år er det to styremedlemmer som gir seg. Tidligere formann Jon Bekkevold og nåværende nestformann og sekretær Øivind Hagen. De har vært med i mange år og brukt mye av sin fritid i foreningen. Denne «dugnads- innsatsen» står det stor respekt av, tusen takk Til slutt vil jeg som formann takke dere alle som sitter sammen med meg i styret. Dere bretter opp armene og bruker mye av deres fritid, slik at medlemmene får en fin og veldrevet forening. Tusen takk for at dere stiller opp til enhver tid. Til dere alle! Husk å sette dere inn i reglementet og vedtektene til båtforeningen. Dette er viktig for drift og trivsel. Beretning fra Medlemsservice Vindfangerbukta Båtforening sine hjemmesider har blitt driftet på en stabil plattform gjennom året. Den tekniske plattformen har vært stabil, og vi ser at det stadig er økende trafikk inn mot løsningen. Sidene benyttes i hovedsak til følgende: 1. Generell informasjon til medlemmene 2. Prisliste, innkalling og referat fra årsmøter 3. Skjemabasert påmelding til kurs, opplag og løft høst og vår. Vi har fått gode tilbakemeldinger på dette. 4. Aktivitetskalenderen ligger ute med informasjon om fremtidige arrangementer Vi ønsker å samle mobilnummer og epost-adresser for alle medlemmer. Vi har startet med å kontakte medlemmer via SMS og epost når det er store arrangementer, eller vi har andre behov. Inntil nå har den største utfordringen i dette ligget i å lage en automatisert informasjonsinnhenting. Vi har fortsatt ikke en fungerende løsning for dette. Styret vedtok før jul 2015 å ta i bruk nytt medlemsregister. I skrivende stund (25. januar) er dette arbeidet helt i oppstarten, men vi håper å ha mye på plass rundt tiden for årsmøtet. Nytt system vil gi oss bedre muligheter for kontakt med medlemmene og en forbedret mulighet for fakturering av båtplasser, medlemskap og arrangementer. P.g.a. dalende interesse har vi i 2015 kun arrangert 2 kurs i Båtførerprøven. Man skulle tro dette tilbudet var ytterst aktuelt med tanke på det nye regelverket for føring av båt. Men, vi går løs på det nye året med nye kurs. Følg med på hjemmesiden og i Amta. Ønsker våre medlemmer noe annet en Båtførerprøven så gi undertegnede beskjed om dette på testens3@online.no Beretning fra Havna Året har gitt oss noen utfordringer, spesielt i ytre havn. Flere stormer har satt havneanlegget på store utfordringer. Vi mistet mye av plankegjerdet på bølgebryteren, borte vekk, og ingen planker ble funnet igjen. Utriggere blir utsatt for store påkjenninger, derfor er det viktig med riktige 4
fortøyninger som har anbefalte gummidempere, dette for å unngå skader på båter og brygger. Det jobbes hele tiden med fornyelse og oppgradering. I indre havn ble D brygga som var bygget 1967 revet, leit men nødvendig. Ny betong flytebrygge med utriggere, bredere plasser med strømuttak og vann ble godt mottatt. Utriggere er skiftet på H brygga, og forankringene er ettersett og fornyet i høst av Drøbak Marineservice. Vi må enda en gang oppfordre til at dere ikke legger igjen tomkanner og søppel i oljebua. Det har vært to fine dugnader dette året, takk til dere som har stilt opp. Vi har noen ildsjeler og støttespillere som er med og bidrar i det daglige, stor takk til dere. Beretning fra Havnevakt Medlemmene har i år igjen vært ansvarsbevisste og hatt en sporty innstilling til vaktordningen. Årets vaktsesong ble gjennomført uten problemer. Våre båter og brygger, og omkringliggende anlegg er blitt bevoktet på en betryggende måte. At vi går vakt har beviselig en preventiv effekt, da det heller ikke i år er rapportert om uønskede hendelser. Vi må alle være ansvarsbevisste og årvåkne, og "bry oss" dersom vi ser noe som kan virke mistenkelig. Kameraovervåkingen virker også preventivt. Også i år har det vært slik at det for noen ikke har passet å gå vakt på oppsatt dag. Slik vil det alltid være. Dette har vært løst ved at vaktene har byttet vakt seg imellom. Vi har også hatt noen ringevakter som har kunnet steppe inn på kort varsel ved uteblitt vakt. Også dette har fungert fint. Vaktsjefen takker alle som har gått vakt, både medlemmer og ringevakter, for en utmerket gjennomført vaktsesong. Beretning fra Brannvernleder Ruffen skal være et trygt sted å være for medlemmer og besøkende. Vi har derfor rutiner på egenkontroll som Havnesjefen gjennomfører jevnlig. Dette går på å kontrollere at alle slokkemidler er på plass og fungerer, sjekke at ingen nødutganger er blokkert, at varslingsutstyr og nødlys er i orden osv. Disse egenkontrollene dokumenteres i vårt internkontroll system. Det foretas opplæring og brannøvelser avholdes. Det er viktig at alle brukere av Ruffen, også de som leier, er kjent med rømningsveier og plassering og bruk av våre slukkemidler. Brannvernleder har ansvaret for at disse tingene fungerer, følges opp og at avvik rettes. Det er i 2015 ikke gjennomført formelt tilsyn av brannvesenet. I 2014 ble dette gjennomført uten at det ble avdekket mangler. Vi må konkludere med at våre rutiner rundt brannvern i Ruffen fungerer godt. Beretning fra Arrangementskomiteen Arrangementskomiteen har i 2015 arrangert: Medlemstreff i Ruffen tre ganger Flaggheis i Ruffen 24. april Sesongåpning i Ruffen 9. mai Åpent hus / Færdern i Ruffen 12. juni Sesongavslutning på Bergholmen 12. september Årsfest på Kumlegården 24. oktober 5
Alle arrangementer er i henhold til kalender og har også vært annonsert i Amta og på våre hjemmesider, samt at vi har sendt ut nyhetsbrev i forkant av arrangement. I tillegg til arrangementene har arrangementskomiteen hatt nødvendige planleggingsmøter og deltatt på ett styremøte. Beretning fra Bergholmen Mange har funnet sjøveien til Bergholmen i år også. Til tross for litt mer varierende vær har kjente VB medlemmer og nye sjøfarende kost seg på øya. Vi har hatt noen ekstra dugnader med opprydding av kvist etter fjorårets høstdugnad. Speiderne fra Sætre hjalp til i år også med strandrydding i mai, over hundre barn plukket søppel rundt øya. Bra! Uken etter hadde VB og DB en den planlagt vårdugnaden som ble gjennomført i flott maivær. Over 12-13 søppelsekker ble kjørt til land. I sommer har en liten gjeng ryddet og satte i stand snekkerverkstedet. Det ble klargjort til sesongavslutningen som igjen ble en flott opplevelse med rebus og aktiviteter for barn og voksne. Stor takk til Hege og Joacim for at dette ble så bra! Høstdugnaden ble igjen utført sammen med DB. Det var en stor gjeng fra VB, ca. 20 personer, som var der hele helgen i strålende høstvær. Store tømmerstokker ble slept til nordsiden, kratt langs stien og rundt båthuset ble fjernet og nye fortøyningsøyer og bord på brygga. Og nok en gang ble strendene ryddet. Det hele ble avsluttet med en stor gryte med høstsuppe. Koselig! Takk til alle som bidratt til dugnad og sosialt. Beretning fra Ruffeline Ruffelineåret 2015 startet med det tradisjonelle julebordet den 23, januar hvor det var 19 personer til stede. I første halvår avholdt vi fire ordinære møter og hadde avslutning den 19. juni med grillfest og våre ektefeller/samboere til stede. Dette var et vellykket arrangement med hele 49 feststemte deltakere. Været var bra og Margit og Eva var grillsjefer og gjorde en kjempejobb! I 2. halvår hadde vi fire møter og på møtet den 30.9.2015 var skuespiller Norvald Teigen hos oss og hadde opplesning, det var veldig hyggelig. Vi var også på sommerrevy i Drøbak og på julekonsert i Drøbak kirke. Dette ble organisert som vanlig av Marit Andersen. Vi vil få takke styret for godt samarbeide i 2015 og bidragene vi blir tildelt til våre arrangementer. Vi vil også få takke Erik Eriksen for all hjelpen vi får. Beretning fra Seniorgruppa Aktiviteten gjennom 2015 har ikke skilt seg ut fra tidligere år. Bare avbrutt av sommerog juleferie har onsdagstreffen i Ruffen vært den ukentlige samlingen for de aller fleste medlemmene. Praten går livlig over kaffe, kaker og lotteri. Trekkningen er høydepunktet for mange. Videre har vi gjennomført to turer (vår og høst) med buss til Strømstad via Sandefjord. Turene er svært populære og nærmest hele gruppa er med. Vi har også hatt vårt tradisjonelle sildebord som avslutning på vinter, og vårsesongen, og i tillegg vårt julebord før juleferien. Gjennom året har noen falt fra, naturlig nok, men nye står klar til å overta ledige plasser i den svært sosiale gruppa. Beretning fra Bridgegruppa Til tross for at medlemstallet i 2015 er så lavt som 24 på grunn av høy alder og frafall av den grunn, har bridgegruppa hatt et aktivt år. På grunn av reisevirksomhet blant medlemmene er deltakelse på spillekveldene variabel, men bare få spillekvelder er blitt avlyst. Vi er ute etter flere i båtforeningen som liker bridge. Det er ikke nødvendig å 6
være par, vi kan skaffe makker. Vi har spillere på alle nivåer og det er ikke høye krav til å delta. Aktiviteten passer utmerket for pensjonister, men vi tar selvfølgelig også imot yngre spillere med glede. Spillekveldene er hver onsdag kl. 17:45 unntatt siste spillekveld i hver måned som er tirsdag, fordi onsdagen er Ruffelines dag i Ruffen. Medlemmer i båtforeningen med makker kan bare møte opp, det er ingen andre krav enn medlemskap. Mangler du makker er det en fordel å ringe dagen før, så skal vi prøve å skaffe makker. Hver spillekveld har vi kaffe og kaker midt i økta. Økonomien er god så evt. fellesarrangementer kan få tilskudd. Vi takker Vindfangerbukta Båtforening for denne muligheten for et godt sosialt tilbud for oss bridgeinteresserte. Sak nr. 3 Regnskap Regnskapet for 2015 vil bli fremlagt på årsmøtet sammen med revisors beretning. Regnskap og budsjett vil for øvrig bli lagt ut til gjennomsyn i Ruffen onsdag 2. mars 2016 kl. 18-19. Sak nr. 4 Fastsettelse av båtplassavgifter, leie av slipp, strømavgift, vakt og leie av Ruffen. DATO: 12.01.2016 Båtplassavgift pr kalenderår Pris 2016 Pris 2017 Båtplasser med bredde: 000-200 cm 2 400 2 400 201-250 cm 2 900 2 900 251-300 cm 3 700 3 700 301-350 cm 4 200 4 200 351-400 cm 4 600 4 600 401-450 cm 5 500 5 500 451-500 cm 6 400 6 400 501-550 cm 8 800 8 800 Låneplass (sommer) til medlemmer som ikke har fast båtplass = Båtplassavgift + kr. 400 Vinterplass ved brygge (for medlemmer uten fast båtplass), samt Vinterplass på land (betinger medlemskap i en av båtforeningene i kommunen) Pris 2016 Båtplasser med bredde: 000-200 cm 1 650 201-250 cm 1 900 251-300 cm 2 300 301-350 cm 2 550 351-400 cm 2 750 401-450 cm 3 200 451-500 cm 3 650 501-550 cm 4 850 Tillegg for plass i bobleanlegg 500 Strøm Pris 2016 Vinterstrøm 1 750 Sommerstrøm 1 000 Maks. 250 w. Godkjente gummikabler skal brukes. 7
Båter opp eller ut Pris 2016 Slipp ved bruk i 3 døgn, 500 deretter pr døgn 150 Sjøsetting eller opptak av båt på henger på "Rampa" 40 Vakt Pris 2016 Ikke møtt til vakt 1 500 Godtgjørelse for event.avtalt ekstravakt 1 000 Leie av Ruffen 1 750 Innskudd for leierett til båtplass Pris 2016 Konsumprisindex 0 % 2,5 m 79 000 3,0 m 95 000 3,5 m 110 000 4,0 m 126 000 4,5 m 142 000 5,0 m 158 000 Sak nr. 5 Medlemskontingent Medlemskap i VB Pris 2016 Pris 2017 Medlemskap, ett medlemskap = en stemme 350 350 Medlemskap senior, ett medlemskap = en stemme 175 175 (senior betinger fylte 67 år eller uførepensjon) Innmeldingsavgift 100 100 Sak nr. 6 Budsjett Budsjettet for 2016 vil bli fremlagt på årsmøtet. Sak nr. 7 Valg. Valgkomiteen har innstilt følgende kandidater til valg for perioden 2016: Formann Rune Svevad Styremedlem Ragnhild Lie 2 år Ny Styremedlem Erik Burud 2 år Styremedlem Terje Stenseth 2 år Styremedlem Steinar Erevik Ny Følgende er ikke på valg Styremedlem Roger Karlsen Styremedlem Geir Morten Antonsen Varamedlem Ragnar Berget Varamedlem Espen Tonås Ny Revisor Leif Aker 2 år Revisor, ikke på valg Jan Ulrik Mathisen 8
Kandidater til Arrangementkomiteen Steinar Bakken Hege Elnes Mona Følstad Liv Holm 2 år 2 år Ny 2 år Ny 2 år Ny Følgende er ikke på valg Trond Arvid Larsen Håkon Isdahl Knut Slåke Tom-Eigil Olavsrud Styret innstiller på følgende valgkomite Roald Larsen Halvor Roxrud Kjell Evensen 2 år Alle kandidater er forespurt, og har gitt sitt samtykke til nominasjonen. Sak nr. 8 Innkomne forslag Forslag fra Styret 1. Årsberetning, innkalling og referat fra årsmøte i VB legges over på elektronisk plattform. Begrunnelsen fra styret: Trykking og utsendelse av innkallingen til årsmøtet representerer mye arbeid og en kostnad på ca kr 40.000. I vår forening er dette en god slump penger! Styret er kjent med at en rekke foreninger og aksjeselskaper har tatt i bruk ny teknologi i forbindelse med årsmøtene. For at VB skal kunne gjøre tilsvarene kreves det at vedtektene må endres slik det er beskrevet under. Gjeldende 8 Årsmøte Ordinært årsmøte holdes hvert år innen 30. april og innkalles med 14 dagers varsel ved skriv til registrerte medlemmer pr. 1.1. i årsmøteåret. Forslag til endring av 8 Årsmøte Ordinært årsmøte holdes hvert år innen 30. april og innkalles med 14 dagers varsel. Innkallingen sendes registrerte e-postadresser og suppleres med SMS til registrerte mobiltelefonnummer. Innkallingen med dokumenter legges ut på vår hjemmeside senest 14. dager før årsmøtet. Ønskes innkallingen eller referatet tilsendt pr post kontaktes styret, enten på telefon, mail eller vår hjemmeside. 9
2. Organiseringen av VB. Forslag til endringer av 5 og 6 i vedtektene Begrunnelsen fra styret Med utbyggingen av den nye havna på Husvik har VB over lengre tid vært preget av en utviklingsfase med ekstraordinær arbeidsinnsats, spesielt fra styret. I dag har dette endret seg, ved at vi har gått over i en driftsfase, en driftsfase som inkluderer drift og vedlikehold av over 200 nye båtplasser, men hvor belastningen på styret har blitt mindre. På siste årsmøtet i mars 2015 var ansettelse av daglig leder fremme i ordskiftet. Siste året har derfor evaluering av organiseringen og styringssystemene lagt beslag på betydelig innsats. Som det fremgår av styrets beretning er ikke tiden moden til å ta beslutninger om den videre arbeidsdelingen og organiseringen, før vi ser virkningene av de endringene som er iverksatt. Helt naturlig er ikke vedtektene våre detaljerte med hensyn til drift og organisering, dette er styrets ansvar. Styret ønsker imidlertid å oppdatere et par punkter i vedtektene for å gjøre de mer relevante for utfordringene i dag, se under. Gjeldende 5 Styret Styret skal lede foreningen i samsvar med vedtektene samt ivareta foreningens eiendom og økonomi. Styret har ansvar for å utarbeide et reglement for driften av foreningen. Styret innkalles til møte av formannen eller når minst tre av de andre styremedlemmene krever det. Styret er beslutningsdyktig når minst tre av dets medlemmer og formannen er til stede på møtet. Styrets formann og ett styremedlem har signaturrett for Vindfangebukta Båtforening. Forslag til endring av 5 Styret Styret skal lede og organisere foreningen i samsvar med vedtektene samt ivareta foreningens eiendom og økonomi. Styret har ansvar for å utarbeide et reglement for driften av foreningen. Styret innkalles til møte av formannen eller når minst tre av de andre styremedlemmene krever det. Styret er beslutningsdyktig når minst tre av dets medlemmer og formannen er til stede på møtet. Styrets formann og ett styremedlem har signaturrett for Vindfangebukta Båtforening. Gjeldende 6 Båthavnsjef Styret ansetter båthavnsjef som arbeider etter instruks utarbeidet av styret. Han rapporterer for øvrig til styret. Forslag til endring av 6 Ansatte og/eller innleide ressurser Styret ansetter daglig leder og båthavnsjef. Styret organiserer driften slik det til enhver tid er mest hensiktsmessig for å nå foreningens mål og imøtekomme myndighetenes krav til forsvarlig drift. Ressurser hentes fra styret, medlemmene, ansatte eller innleide. Enhver ressurs skal arbeide etter instruks utarbeidet av styret. 10