8 - Rapporter i M-STAS Innledning Denne brukerveiledningen tar sikte på å gi deg en generell innføring i hvordan du henter ut rapporter fra M-STAS. Selv om rapportene er forskjellige med hensyn til innhold og utseende, er metode for utvalg av innhold, hvordan du benytter forhåndsdefinerte maler samt design av utseende, felles for alle rapporter. I denne brukerveiledningen vil vi gjennomgå; Utvalg av innhold for rapportene Hvordan du benytter forhåndsdefinerte maler Hvordan du designer rapporter slik at utseende er tilpasset dine behov Figur 1: Gangen i rapportarbeidet Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 8 - Rapporter i M-STAS 141
Velg tema/rapport Rapportene finner du som eget skilleark, Rapporter og statistikker, i M-STAS. I utforskeren ser du de ulike temaene for rapportene. Figur 2: Mappene under rapporter og statistikker viser ulike temaer du kan rapportere på, elementene under mappene viser de ulike rapportene. Ved å klikke på de ulike temaene i utforskeren, finner du rapportene som tilhører hvert enkelt tema. Figur 3: Elementene under mappen, Rapporter, viser de ulike rapportene. 142 8 - Rapporter i M-STAS Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Hovedbildet for rapporter Når du har åpnet en rapport i utforskeren, får du fram hovedbildet i for rapporter. Figur 4: Hovedbildet for rapporter 1. Knapp for forhåndsvisning av rapporten (fra forhåndsvisningen kan du skive ut rapporten). 2. Knapp for å endre rapportmalens design, eventuelt konstruere din egen rapportdesign. 3. Knapp som sletter utvalget du har gjort slik at du kan legge inn et nytt utvalg. 4. Knapp for å endre logo for samtlige av dine rapporter. 5. Skilleark for å definere utvalg samt skilleark for egendefinerte rapportmaler. 6. Rullegardinmeny for å velge rapportmal. 7. Felter for utvalg til- og innhold i rapporten. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 8 - Rapporter i M-STAS 143
Logo Det er kun nødvendig å legge inn logo en gang. Når dette er gjort, vil logoen bli benyttet i alle rapporter som er satt opp med logo. 1. Velg en vilkårlig rapport, for eksempel Kull/klasseliste, hent deretter fram en vilkårlig rapportmal. Klikk på knappen "Logo". Du får nå fram en rapportmal der øverste felt viser "Topptekst". 2. Marker logoen som vises, og trykk på venstre musetast. I menyen som kommer fram velger du bilde og henter inn filen som skal benyttes som logo. 3. Lagre endringene når du går ut av bildet. Den logoen du nå har lagt inn, vil bli benyttet i alle rapporter der du har merket av at du vil benytte logo. Velg rapportmal Ved hjelp av rapportmaler får rapporten du har valgt ulikt utseende og ulike felter. ErgoEnet har på forhånd laget en rekke maler du kan velge mellom. Hver rapportmal som er laget av ErgoEnet tilsvarer ett sett av forhåndsprogrammerte søk mot databasen. Gjør utvalg Skjermbildene for utvalg av data som du vil ha med i rapporten, varierer ut fra hvilken rapport og rapportmal du velger. For å redusere søketiden for henting av data fra databasen til en rapport, bør du fylle inn flest mulig av feltene for utvalg. Du kan se resultatet av utvalget du har gjort gjennom en forhåndsvisning av rapporten ved å klikke på knappen Vis. Se kapittel "Vis rapport Utskrift" på side 146. Hvis du ikke er fornøyd med utvalget du har gjort, lukker du forhåndsvisningen og gjør et nytt utvalg. Hvis du har hentet inn verdier til et felt som du senere finner ut at skal være tomt, kan du kun fjerne verdiene i feltet ved å klikke på knappen Slett utvalg. Vær oppmerksom på at du da sletter aller verdiene du har lagt inn som utvalgsparametere. Hva skjer når jeg gjør et utvalg til en rapport? 1. Programmet generer en spørring til databasen på grunnlag av det utvalget du har gjort for rapporten. 2. Får tilbake et datasett (rapporten). 3. Sender datasettet (rapporten) til utskrift, på papir eller til fil. 144 8 - Rapporter i M-STAS Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Figur 5: Skjematisk oversikt over henting av data fra databasen og utskrift. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 8 - Rapporter i M-STAS 145
Vis rapport Utskrift Når alle utvalg til rapporten er gjort, er den klar til å skrives ut. 1. Velg knappen Vis utskrift. Du får nå fram en forhåndsvisning av rapporten slik den vil se ut på papir. 2. Hvis rapporten ser ut slik som du vil ha den, klikker du på knappen for utskrift. Hvis du ikke er fornøyd med rapporten, klikker du på knappen Lukk og gjør et nytt utvalg til rapporten. 3. Velg hvorvidt du ønsker utskrift til skriver eller fil. Ved utskrift til fil, kan du velge mellom flere filtyper, bl.a. HTML. Husk at du må ha skriverettigheter på det området du legger filen. Skjermbildet "Vis utskrift", felter og knapper Design av rapporter I de fleste rapporter, viser siste side et sammendrag/oppsummering av utvalget samt opptelling av forekomster. Når du klikker på skriversymbolet får du fram vinduet for standard Windows utskrifter, maken til det du ser i for eksempel Word. Ved utskrift til fil bør du velge type "Excel File". Dette gir best resultat, samtidig som du får et godt format å redigere rapportene i. Endre design og innhold for en rapportmal Hvis rapportmalene som følger med programmet ikke tilfredsstiller dine krav, må du gjøre endringer i designet av rapporten. Velg rapportmal og gjør ønsket utvalg, klikk deretter på knappen "Design". Du får da fram designbildet for rapporten, se 146 8 - Rapporter i M-STAS Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Figur 6: Eksempel på designbildet for en rapport. 1. Nye felt Knappene i denne raden benytter du til å legge til nye felt i rapporten. En beskrivelse av de ulike feltene du kan legge til inn i rapporten, finer du i tabell 2. Klikk på aktuell knapp. 3. Klikk på det stedet i rapporten hvor du vil plassere feltet. Knapp Navn Beskrivelse Enkelt tekstfelt Flerlinjers tekstfelt Tekstfelt med rikt tekstformat Variabelt felt Legge til en tekst, for eksempel en overskrift. Legge inn en tekstboks i rapporten. Når du har opprettet tekstboksen i rapporten, høyreklikker du på den og velger Linjer. Du får nå mulighet til å skrive inn din egen tekst. Legge til formattert tekst i rapporten, for eksempel hente inn tekst fra en fil. Legge inn ulike typer variable felt, slik som sidenummer, dato og klokkeslett. Felttypen velger du fra Rediger-verktøy. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 8 - Rapporter i M-STAS 147
Knapp Navn Beskrivelse Variabel Bilde Figur Linje Strekkode Avkryssingsboks Databasefelt Databasefelt flere linjers tekstfelt Databasefelt tekstfelt med rikt tekstformat Databasefelt beregningsfelt Databasefelt bilde Databasefelt strekkode Databasefelt avkryssingsboks Gruppere Underrapport Knappen er ikke i bruk Legg til et bilde i rapporten. Når du har opprettet bildeboksen i rapporten, høyreklikker du på den og velger Bilde. Du får nå mulighet for å hente inn en bildefil. Legg til ulike figurer i rapporten (firkanter, ellipser m.m.). Figuren velger du fra Rediger-verktøy. Legg til linje, horisontal, vertikal, enkel, dobbel, stiplet Legge til forskjellige strekkodetyper. Knytt strekkoden opp mot et tekstfelt. Hvis strekkoden skal tilordnes et datafelt fra databasen, må du bruke Databasefelt-strekkode. Legge til en avkryssingsboks. Utseendet velger du fra Rediger-verktøy. Legge til verdier fra alle typer databasefelt. Innhold til feltet henter du fra rullegardinmenyen på verktøylinja. Legge til notat-tekst fra et notatfelt i en tabell i databasen eller en relatert fil (BLOB-felt). Lange tekster blir automatisk splittet på flere linjer. Legge til formattert notat-tekst fra et notatfelt i en tabell i databasen. Lange tekster blir automatisk splittet på flere linjer. Til lette kalkulasjoner mot et databasefelt (Sum, Min, Maks; Opptelling og Gjennomsnitt. Verdien kan nullstilles på hver gruppe. Legge inn bilde fra et notatfelt i en tabell i databasen eller en relatert fil (BLOB-felt). Legge til forskjellige strekkodetyper. Knytt strekkoden opp mot et databasefelt. Legge til en avkryssingsboks. Knytt avkryssingsboksen opp mot et databasefelt. Lage en gruppe hvor du samler flere felt. Legge til en underrapport i hovedrapporten. Figur 7: Feltvariabler 2. Rediger-verktøy I Rediger-verktøy feltet finner du alternativer for å endre egenskaper for de fleste av feltene som blir brukt. Eksempel: Hvis du legger til et tekstfelt i en rapport, får du fram et redigeringsfelt hvor du kan skrive inn teksten til feltet. Hvis du legger til et database-tekstfelt, kommer det fram to rullegardinfelt hvor du kan velge datafelt. 148 8 - Rapporter i M-STAS Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Figur 8: Rediger-verktøy for et database-tekstfelt. 3. Format-verktøy Format-verktøy blir brukt til å sette skrifttyper og størrelse på tekst. Knapp Navn Uthevet Beskrivelse Uthevet/fet skrift Kursiv Understrek Venstrejustert Midtstill Høyrejustert Kursiv tekst Understreket tekst Venstrejusterer den valgte teksten Midtstiller den valgte teksten Høyrejusterer den valgte teksten Skriftfarge Uthevingsfarge Velg skriftfarge for den valgte teksten Velg bakgrunnsfarge for feltet Plasser øverst Plasser nederst Plasserer det valgte feltet øverst Plasserer det valgte feltet nederst Figur 9: Formatverktøy Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 8 - Rapporter i M-STAS 149
4. Plassering/justering For å finjustere plassering av feltene i forhold til hverandre i rapporten, bruker du knappene i verktøylinjen; Plassering/justering. Knapp Navn Juster venstre kant Midtstill horisontalt Juster høyre kant Juster øverst Midtstill vertikalt Juster nederst Lik avstand horisontalt Lik avstand vertikalt Midtstill horisontalt på båndet Midtstill vertikalt på båndet Beskrivelse Venstrejusterer en gruppe felt i henhold til det feltet du markerte først Avstandsjusterer/sentrerer en gruppe felt i henhold til det feltet du markerte først. Høyrejusterer en gruppe felt i henhold til det feltet du markerte først Toppjusterer en gruppe felt i henhold til det feltet du markerte først. Avstandsjusterer/sentrerer en gruppe felt i henhold til det feltet du markerte først. Bunnjusterer en gruppe felt i henhold til det feltet du markerte først. Gir lik horisontal avstand mellom markerte felt Gir lik vertikal avstand mellom markerte felt. Midtstiller felt horisontalt innenfor en gruppe. Midtstiller felt vertikalt innenfor en gruppe. Figur 10: Justeringsverktøy 150 8 - Rapporter i M-STAS Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
5. Grupper Legg merke til det grå feltet under hvert hvite felt på rapporten. Dette feltet kan du flytte på (dra ned eller opp), og tillater brukeren å definere høyden til hver del/gruppe av rapporten. For å legge til nye grupper; velg på filmenyen Rapport deretter Grupper. Du får opp en dialogboks med div. valg. Figur 11: Dialogboks for definering av egenskaper ved grupper. Deretter velger du det feltet i databasen som du vil gruppere på, og trykker på legg til-knappen. Husk at sortering må skje etter plassering av grupper. Hvis du for eksempel skal gruppere på en student, velger du feltet studentnummer/navn, og sorterer deretter etter studentnummer/navn. Eks. på gruppering ned til enkle studenter med utvalg på et studieprogram: (for å finne hver enkelt student sine karakterer) Studieprogram (Gruppering 1 på Studieprogram_kode) Klasse A (Gruppering 2 på Klassebokstav) Student (Gruppering 3 på Student_id) Karakter Karakter Student Karakter Karakter Klasse B Student Karakter osv. Det er også mulig å nullstille sidenummer, eller legge inn sideskift. for hver gruppe. Marker en gruppe og sett de bestemte egenskaper på den. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 8 - Rapporter i M-STAS 151
6. Standard Hendelse Ikon Beskrivelse Ny rapport Åpne en rapport Lagre en rapport Sideoppsett Skriv ut Forhåndsvisning Cut Copy Paste Lage en ny rapport (blank rapport). Åpne en eksisterende rapport Lagre layout til en rapport Viser sideoppsette for rapporten. Skrive ut rapporten. Viser en dialogboks før utskrift, der en kan velge utskriftstype. Forhåndsvisning av en rapport. Klippe ut. Kopiere en komponent. Legge til en kopiert komponent. Figur 12: Standard kommandoer Bruk av report-wizard Design av rapporter ved hjelp av report-wizard er en spennende opplevelse. Når du har skillearket Design framme, velger du Fil fra menylinja, deretter Ny og får et nytt skjermbilde frem se Figur 13. Figur 13: Report Wizard Dobbeltklikk på Report-wizard ikonet, du blir veiledet igjennom en meget enkel og rask spørring om det nye ønskede rapportutseende. 1. Valg av felt / kolonner, som skal være med i rapporten og sortering. Her er det viktig at du tenker på hvilke felt du vil gruppere på. Sortering og gruppering må være like. Du merker bare valgte felt 152 8 - Rapporter i M-STAS Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
og trykker pil opp/pil ned for sorteringsrekkefølge. (Figur 14: Valg av felt - Report Wizard.) Klikk deretter Neste Figur 14: Valg av felt - Report Wizard. 1. Du kommer nå til grupperingen av rapporten. Det er fornuftig å gruppere etter de feltene du har sortert etter. Klikk Neste 2. På neste skjermbildet vil du kunne velge om komponentene skal ligge vertikalt eller horisontalt etc. Etter at du er ferdig og klikker Neste, vil det komme ett siste skjermbilde hvor du kan velge rapportstil (Figur 15). Så kan du klikke på "Fullfør", og den nye rapporten blir generert. Det kan være lurt å velge forhåndsvisning for å se resultatet. Figur 15: Valg av stil Report Wizard. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 8 - Rapporter i M-STAS 153
Lagring av egendefinerte rapporter Hvis du har redigert på en rapport og vil lagre denne rapporten til senere bruk og du prøver å lukke designeren vil du få opp en dialogboks se Figur 16. Figur 16: Lagre rapport Velger du Yes på dette vil det komme en ny dialogboks, der du kan legge til en beskrivelse av rapporten, se Figur 17. Brukeren må skrive en unik beskrivelse her, så det går an å skille denne fra andre rapporter. Etter at beskrivelsen er ferdig, og brukeren går videre, vil den egendefinerte rapporten lagres, og er klar til senere bruk. Figur 17: Beskrivelse av egendefinert rapport 154 8 - Rapporter i M-STAS Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Åpne en egendefinert rapport Hver egendefinert rapport er basert på en eller annen rapportmal. Dette er for å få de rette data fra databasen til de rette rapportene, samt sortert etter rett rekkefølge. Du må derfor først velge en rapportmal, gjøre utvalg, for så å gå på skillearket med egendefinerte rapporter (fig 18). Derfra kan du velge en egendefinert rapport, deretter forhåndsvise den. Det er viktig å forstå at det er en sammenheng mellom data som blir valgt til en rapport og resultatet på selve rapporten. Brukeren kan også slette egendefinerte rapporter her. Merk en egendefinert rapport, klikk på knappen "Slett rapport". Figur 18: Egendefinerte rapporter Husk at skillearket egendefinerte skal være framme, før du klikker på knappen "Vis egendef." eller "Design egendef". Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 8 - Rapporter i M-STAS 155