InfoEasy releaseskriv versjon 2.10

InfoEasy releaseskriv versjon 2.10 10.desember 2009

Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 5 1.1. Innhold CD... 5 1.2. Plattform... 5 2. Generelt... 6 2.1. Installasjon / Oppgradering... 6 2.2. Forberedelser... 7 2.3. Spørsmål ved oppgradering... 8 2.4. Prisstruktur InfoEasy moduler... 12 3. Regnskap... 13 3.1. Remittering av flere firma i en kjøring... 13 3.2. Mottak av eksterne posteringer via SQL (Advisor)... 16 3.3. Automatposteringer på grunnlag av reskontroposter.... 16 3.4. Forespørsel på bilag viser moms... 16 3.5. Automatisk tildeling av kunde/leverandørnr fra flere definerte serier.... 17 3.6. Prosjektoversikt... 18 3.7. Økonomisk oversikt direkte fra prosjekt... 22 3.8. Prosjekt kolonnerapport... 22 3.9. Direkte eksport til Excel fra forespørsel... 24 3.10. Forbedret valutabehandling... 24 3.11. Kontrollsummering ved bilagsregistrering... 26 3.12. Utvidet dimensjonssøk under bilagsregistrering... 27 3.13. Registreringsbildet - inngangsvalg... 27 3.14. Purring forbedringer... 28 3.15. Delvis post mot post... 30 3.16. Oppdateringskøen... 31 3.17. Opprettelse av nye navn ved hjelp av telefonkatalogen... 31 3.18. Utenlandsremittering... 32 3.19. Rapportgenerator, nyheter... 33 2 Side 2 av 88

3.20. Forespørsel/analyse... 33 3.21. InfoEasy Batch rapportering... 34 3.22. InfoEasy DiverseBilagsmodul... 37 3.23. Budsjettimport Innlesing av budsjett fra fil... 38 4. InfoEasy lønn... 39 5. Faktura... 40 5.1. Leveringsmåte og frakt... 40 5.2. Leveringsforslag... 43 5.3. Pakkseddel utskrift... 46 5.4. Eksport til WinEdi... 49 5.5. Avdeling Sperre priser... 49 5.6. Separat dimensjonsbehandling kostprisoverføring... 50 5.7. Separat kontering rabatt... 51 5.8. Dimensjonsoppslag via ordretype... 51 5.9. Ordre Klarmelding... 52 5.10. Ordre Kontroll av kostverdi... 54 5.11. Ordre Leveringsdato... 54 5.12. Ordre Endre kontosett... 55 5.13. Ordre Konteringsdimensjoner på artikkellinje... 55 5.14. Ordre Vise fakturanummer... 56 5.15. Ordre Fritt felt 4 og 5... 56 5.16. Ordre Velge priser... 57 5.17. Ordre Søk flere valg... 57 5.18. Kunde bruke Kundekort... 58 5.19. Kunde Flere e-post adresser... 60 5.20. Kunde Flere kundenummerserier... 62 5.21. Artikkel Sperre for kunder... 62 5.22. Artikkel Spesialavgift... 64 5.23. Artikkel Beholdning alle lager... 66 5.24. Artikkel Hovedleverandør... 66 5.25. Artikkel 3 frie felt med egendefinert ledetekst... 66 5.26. Lagertelling... 67 3 Side 3 av 88

5.27. Lagertelling - Avvikstelling... 68 5.28. Lagertelling Fullstendig telling... 74 5.29. Varetilgang inkludert flytting mellom lagersteder... 76 5.30. Prisimport - endringer... 79 5.31. Barex håndterminal... 80 5.32. Eksport til Barex håndterminal... 80 5.33. Import fra Barex håndterminal til ny ordre... 81 5.34. Import fra Barex håndterminal til ny ordre... 83 5.35. Import fra Barex håndterminal til lagertelling... 85 5.36. Bestilling Xml-fil... 86 5.37. Dokument designer - Etiketter... 86 5.38. Dokument designer - Ordrebekreftelse sum linjer... 87 5.39. Dokument designer - Linjedesigner... 87 5.40. Samlefaktura pr kjøretøy... 88 5.41. Kontantkasse Fast beholdning... 88 5.42. Kontantkasse Overstyre forfallsdato... 88 4 Side 4 av 88

1. Innledning 1.1. Innhold CD Denne CD inneholder InfoEasy programversjon 2.10.xx. Endringer og nye funksjoner er beskrevet på de følgende sidene. I tillegg inneholder denne CD: o Releaseskrivet som vi anbefaler å lese nøye. Spesielt viktig er kapitel 1 og 2. o Installasjonsveiledning o Et dokument (InfoEasySikkerhet.doc) som beskriver hvordan en kommer i gang med sikkerhetssystemet. o Brukerhåndbok faktura i pdf format. For å lese brukerhåndboken trenger du Acrobat reader. Denne kan hentes gratis fra http://www.adobe.no/. o I filen readme.txt har vi logget feilrettinger i denne hovedversjonen 1.2. Plattform Arbeidsstasjoner: Windows XP Professional, anbefalt minimum 1GB ram Windows Vista Business og Ultimate støttes Filserver / Databaseserver: Windows 2003 Server Windows 2008 Server Database System: SQL Server 2005 SQL Server 2008 Express (trenger tilleggsverktøy for backup) 5 Side 5 av 88

Standardsoftware på arbeidsstasjoner og servere.net (versjon 2.0) Dette er et rammeverk fra Microsoft som ofte vil være installert på nyere maskiner. Flere og flere applikasjoner tar.net rammeverket i bruk. Slik er det også med InfoEasy. Dersom.net ikke er installert eller en har for gammel versjon kan egen installasjon kjøres fra InfoEasy CDen. Se katalogen Microsoft.NET Framework Versjon 2.0.. MSxml InfoEasy krever minimum MSxml 4 Servicepack 2 SQLxml Er benyttet i InfoEasy verksted i forbindelse med import til vognregnskap. Kan installeres fra InfoEasy CD. 2. Generelt 2.1. Installasjon / Oppgradering InfoEasy krever SQL Server som databasemotor. Daldata har inngått en avtale med Microsoft som tillater oss å selge MSSQL Server til en gunstig pris. Ta kontakt med vår salgsavdeling / partnere. Vi anbefaler at SQL Server / SQL Server Express blir installert på forhånd før installasjonen av InfoEasy blir utført. Du finner denne på mediet under mappen MSSQL. Skal du oppgradere InfoEasy må du først avinstallere via kontrollpanelet før du starter installasjonen. Ta alltid backup av databasen og dataområdet før du begynner på en oppgradering. Skal du oppgradere InfoEasy fra før versjon 2.5.xx. må du ta kontakt med InfoEasy support på telefon: 55 54 71 71 eller email support@infoeasy.info 6 Side 6 av 88

Ved installasjon av InfoEasy starter man setup.exe fra media og går igjennom installasjonsveiviseren. Punktet Installeringstype er viktig å bemerke seg. Ved en oppgradering er det viktig å installere de samme modulene som var installert tidligere. o Typisk installasjon vil installere InfoEasy Regnskap og ingen andre moduler. o Ved å velge Tilpasset kan man legge til andre moduler som skal installeres 2.2. Forberedelser o Viktig!! Ta backup av alle data og programmer før selve oppgraderingen kjøres. Husk å ta backup av både datakataloger og alle SQLServer databaser som er tilknyttet InfoEasy. Vi anbefaler å avtale konsulentassistanse med Daldata Bergen as eller forhandler i god tid før oppgraderingen. o Les installasjonsveiledningen nøye før installasjon. Du finner den på CD en under Help\iesetup.htm o Ikke start bruken av systemet før hele oppgraderingen er kjørt ferdig. Ved første gangs oppstart av InfoEasy etter nyinstallasjon oppgraderes systemet. Husk også å gå inn i fakturamodulen som da vil kjøre en egen oppgradering av fakturadata. o Les dette releaseskriv før installasjon. 7 Side 7 av 88

2.3. Spørsmål ved oppgradering Regnskap Etter at programmet er installert, skal administrator logge seg på InfoEasy. Oppgradering av systemet starter da automatisk. Litt avhengig av hvilke versjon en oppgraderer fra, vil en få følgende spørsmål: Ved første gangs pålogging til oppgradert versjon kommer spørsmål om oppgradering. Svar ja til dette spørsmålet. Da starter automatisk en rutine som oppgraderer regnskapsdelen av InfoEasy 2. Når oppgraderingsrutinen er ferdig, kommer dialogboks for brukerpålogging alternativt firmavalg fram. Anleggsregnskap De som har versjon 2.5 vil få dette spørsmål som normalt skal besvares ved å velge ja. Vedlagt følger eget appendiks som forklarer mer om anleggsregnskap. 8 Side 8 av 88

Poststedsregister Ved oppgradering fra versjon 2.6 eller eldre vil dette spørsmålet dukke opp. Svar ja og velg Norge som i bildet under. Det er mer info om nytt poststedsregister i kapitel 3.1 i dette releaseskriv. 9 Side 9 av 88

Faktura (for de som har denne modulen installert). Etter pålogging skal man gå til et menypunkt i faktura, da starter dialog for å oppgradere fakturadelen av databasen. Svar neste i denne dialogen. Angi brukerid og passord i sqlserver, deretter angis en midlertidig katalog som er tilgjengelig for sqlserver. Velg deretter neste. 10 Side 10 av 88

I den neste dialogboksen er det mulig å avbryte oppgraderingen av databasen. Dette anbefales normalt ikke, velg deretter fullfør. Da starter selve oppgraderingsprosessen, vent til rullemeny kommer fram og teksten Ferdig vises, da velges ok. 11 Side 11 av 88

2.4. Prisstruktur InfoEasy moduler InfoEasy er oppdelt i flere moduler og tilleggsfunksjoner. Noen av disse har egen pris. Under følger en skisse på prisstrukturen. Ta kontakt med vår salgsavdeling for mer konkret informasjon før modulene taes i bruk eller ved endring av antall brukere eller firma. Program: InfoEasy regnskap * Basisversjon Mottak elektroniske faktura Bankavstemming Cremul Utenlandsremittering Pris avhengig av: Antall firma / antall brukere Antall faktura/firma/format Antall årlige transer / antall brukere Antall årlige transer / antall brukere Antall firma / antall brukere * ved store transaksjonsvolum gjelder egne priser InfoEasy faktura Basisversjon Logistikk Elektronisk fakturaeksport (e2b) Kassamodul Utvidet funksjonalitet: (Terminordrer, valuta, språk, factoring avtalegiro, struktur ) Størrelseshåndtering InfoEasy time Basismodul InfoEasy lønn Basismodul InfoEasy CRM CRM basis Ressursplan / Booking Basis ressursplan RapportService Tilgang til databaseviews InfoEasy Verksted Antall firma / antall brukere OLFI Antall firma / antall brukere OLFI Avhengig av volum og antall firma Pr. kassapunkt Antall firma / antall brukere OLFI Pris på forespørsel Antall ansatte / antall brukere Antall brukere / antall L&T oppgaver Antall brukere / moduler Antall brukere / avdelinger Avhengig av størrelse Egen prisliste 12 Side 12 av 88

3. Regnskap 3.1. Remittering av flere firma i en kjøring Remitteringsprofil Ved remittering av flere firma i en operasjon, må det defineres et såkalt masterfirma. Remitteringen må kjøres fra dette firma. I tillegg defineres det hvilke firma som skal kjøres samtidig med masterfirmaet. Dette defineres i eget ajourhold under menyen <Ajourhold Remitteringsprofil flere firma> (se under). Side 13 av 88

Utplukk til remittering Når vi starter remittering for et firma, sjekker systemet om dette firma er et masterfirma i en remitteringsprofil. Dersom det er et masterfirma, vil vi som vist på bildet nedenfor, få mulighet til å krysse av/på for flere firma (kryss på er forhåndsvalgt). Side 14 av 88

Behandling av remitteringsutplukket Selve remitteringen foregår på samme måte som for et firma. Den synlige forskjellen er at vi ved behandling blar oss gjennom leverandørene firma for firma. Skjermbildet viser hele tiden hvilket firma den synlige leverandør tilhører. Ved godkjenning av en remittering dannes det en bunke for hvert firma samt en felles bankfil. Utskrift av kontroll-liste Ved utskrift av kontroll-liste remittering kan vi velge om vi ønsker rapporten for alle firma i remitteringsprofilen eller kun det firma vi er inne i. Betingelser/regler: Remittering i utenlandsk valuta er ikke mulig i flerfirma-remittering. Det er mulig å kjøre remittering for et enkelt firma selv om det inngår i en flerfirma-profil. Alle firma i en flerfirma-profil må ha avtale med samme bank (felles bankfil). Side 15 av 88

3.2. Mottak av eksterne posteringer via SQL (Advisor) Den tradisjonelle måten å importere eksterne posteringer på er via tekstfiler, såkalt DKT-filer. Nå kan andre systemer også bruke våre SQL-rutiner for å levere posteringer til Regnskap. 3.3. Automatposteringer på grunnlag av reskontroposter. InfoEasy har tidligere kun gitt mulighet for å definere automatposter på grunnlag av hovedboksposteringer. Nå kan man også definere automatposter på grunnlag av reskontroposteringer. 3.4. Forespørsel på bilag viser moms Ved forespørsel på bilag viser vi nå også eventuell moms som er automatisk postert. Se eksempel: Side 16 av 88

3.5. Automatisk tildeling av kunde/leverandørnr fra flere definerte serier. Vi kan nå definere flere serier for automatisk tildeling av kunde-/leverandørnummer. Firmaopplysningene definerer en hovedserie som blir foreslått brukt ved tildeling av ny kunde/leverandør. Vedlikehold serier ved å trykke på knappen Siste tildelte kunde/lev i bildet ovenfor. Side 17 av 88

3.6. Prosjektoversikt Skjermbildet gir en god oversikt over ønskede prosjekter samtidig som det er enkelt å gå inn i hvert enkelt prosjekt for å se på detaljer. Oversikten eller enkeltprosjekter kan også overføres til Excel regneark. De viktigste funksjonene er: o Definer et eller flere egne kolonneoppsett o Sett filer o Kjør rapportvisningen o Klikk på enkeltprosjekt for detaljer Definer et nytt kolonneoppsett: Den enkelte bruker kan definere egne kolonneoppsett som lagres pr. bruker med valgfrie navn. For å lage en prosjektoversikt må en klikke på knappen for redigering av kolonneoppsett. Side 18 av 88

o Gi prosjektoversikten et logisk navn og velg de kolonner som skal være med. o Juster på rekkefølgen om nødvendig. o Trykk på ok knappen for lagring av prosjektoversikten. Vær oppmerksom på at prosjektoversiktene lagres pr. bruker. Endre og slette kolonneoppsett o Velg en allerede definert prosjektoversikt i nedtrekkboksen. o Trykk på knappen hent kolonneoppsett. o Prosjektoversikten kan nå endres ved å legge til/trekke fra kolonner. o Lagre endringene ved å trykke på ok knappen. o Prosjektoversikten kan slettes ved å hente den opp og deretter klikke på slett knappen. Side 19 av 88

Kjør prosjektoversikt Start med å velge et kolonneoppsett. Deretter kan en sette ulike filer eller kjøre prosjektoversikten uten filter. Følgende filter er tilgjengelig: o Fra/til prosjektnummer o Status o Saksbehandler o Avdelig o Kategori o Datofilter for start/ferdig/planlagt ferdig Side 20 av 88

Prosjektoversikt visning En prosjektoversikt kan se ut som vist i bildet under, avhengig av filter og definisjoner Etter at prosjektrapporten er kjørt kan en klikke på kolonneoverskriftene for sortering. Dersom en vil endre rekkefølgen i visningen, kan en klikke på kolonnen og dra den med seg til ny plassering. En kan også gå inn på prosjektet og se på detaljer ved å klikke på prosjektknappen. Prosjektoversikten kan overføres til Excel for videre bearbeiding ved å klikke på Excel ikonet. Omgruppering En omgrupperer visningen ved å klikke på en kolonne og dra den opp i området som vist på skjermbildet under. Side 21 av 88

3.7. Økonomisk oversikt direkte fra prosjekt Det er også mulig å kjøre en skjermrapport direkte fra grunndata prosjekt. Rapporten gir full økonomisk oversikt med drilldown mulighet, utskriftsmulighet og eksport til Excel. I utgangs-punktet vises en linje med prosjektsammendraget. Denne kan ekspanderes ved å trykke på pluss tegnet. Se eksempel i bildet under. 3.8. Prosjekt kolonnerapport Dette er en rapport der bruker kan bestemme hvilke prosjektarter som skal være med og i hvilke kolonne tallene skal vises. Styring av prosjektartene til den enkelte kolonne i rapporten gjøres fra grunndata/ prosjektarter. Marker hvilke kolonne beløpet skal være med i. En prosjektart kan om ønskelig være med i flere kolonner. Ingen avkryssing i bildet under fører til at prosjektarten ikke blir med i rapporten Side 22 av 88

I eksempelet under vises rapporten der 4 kolonner er tatt i bruk. Kolonne 1 og 2 viser kostnader der noen konto/prosjektarter er henvist til kolonne 1 og andre til kolonne 2. Kolonne 3 viser inntekter og kolonne 4 viser resultat. Bruker kan selv bestemme overskriftene i prosjekt kolonnerapporten. Tilgang til kolonnetekster og kolonnetyper får en ved å høyreklikke i bildet for ajourhold prosjektart. I bildet under er teksten på kolonne1 endret til Innkjøp. Side 23 av 88

På tilsvarende måte kan en bestemme kolonnetyper. Beløp, budsjettbeløp, timer, budsjetterte timer, maskintimer og antall er pr. d.d. tilgjengelige valg for kolonnetyper 3.9. Direkte eksport til Excel fra forespørsel Ved forespørsel kan man eksportere resultatet direkte til Excel. Dette gjøres ved å høyreklikke i forespørselsbildet og velge Eksport til Excel. Rutinen starter automatisk Excel dersom den ikke alt kjører. 3.10. Forbedret valutabehandling Agio/disagio behandling I perioder med store svingninger på valutakursene, kan det være ønskelig å få oppdatert åpne poster med riktig valutakurs for å få en mer korrekt bilde av åpne poster. Det finnes et program i InfoEasy under Behandling, Agio/Disagio behandling, som oppdaterer kursen på åpne poster i henhold til kursen i valutakartoteket. Agio/disagio posteres og posteringsrapport med agio/disagio beregningene kan skrives ut under Rapportering og fanen rapporter. Side 24 av 88

Eksempel på Agio/Disagio beregning: På registreringstidspunktet var kursen 7,6, så blir den endret til 8,2, og man ønsker å oppdatere åpne poster med ny kurs. Programmet for Agio/Disagio kjøres, og det blir generert poster og en rapport: Forespørsel etter Agio/Disagio beregningen: Side 25 av 88

Ved forespørsel viser man nå både valutabeløp, beløp i innenlandsk valuta og valutakurs. 3.11. Kontrollsummering ved bilagsregistrering I fanen Regnskapsopplysninger under Grunndata og Firma Styreopplysninger er det mulig å bestemme om man ønsker kontrollsummering under bilagsregistreringen. Settes haken på vil man under bilagsregistreringen få muligheten til å legge inn en sum for hva man forventer at bunken skal inneholde. Dersom innlagt beløp stemmer med kontrollsummen til InfoEasy vil bunken bli oppdatert i regnskapet, evt. lagt i oppdateringskøen dersom man kjører med satsvis Side 26 av 88

oppdatering. Stemmer ikke innlagt beløp med kontrollsummen til InfoEasy, vil InfoEasy komme opp med sin kontrollsum og spørsmål om man allikevel vil godta bunken. 3.12. Utvidet dimensjonssøk under bilagsregistrering Det er nå kommet et ekstra søkefilter ved oppslag på dimensjoner under bilagsregistreringen, dette vil være en nyttig funksjon for de som har veldig mange dimensjoner i firmaet. Når man trykker F3 i dimensjonsfeltet, får man opp en oversikt over samtlige dimensjoner som er tilgjengelig, deretter kan man legge inn et filter (del av dimensjonsnavnet) og søke på dette, dette vil begrense utplukket til kun de dimensjonene som inneholder det ordet man har søkt på. 3.13. Registreringsbildet - inngangsvalg Inngangsvalget husker nå hva som ble valgt ved siste oppstart av bilagsregistrering på den enkelte brukeren. Det er også kommet valg om 0-kontroll på bilaget før programmet gir nytt bilagsnummer. Side 27 av 88

3.14. Purring forbedringer Overskrift på inkassoblanketten Inkassovarselet tekstes nå tydeligere. Det er blanketten som kommer ut på høyeste purrenivå som nå vil ha teksten Inkassovarsel\Rentenota dersom man kjører felles blankett for purring og renter. Bedre utplukk av poster, ikke alle poster kom med Tidligere kom ikke postene alle postene med i utplukket til purring. Når en post nåde høyeste purrenivå, fikk alle postene denne statusen selv om de aldri var blitt purret. Nå får alle postene dette nivået dersom de har vært med på høyeste purrenivå blankett. Neste purring tar med seg nye poster på kunden. Separate eller felles blanketter Ved kjøring av purring er det nå blitt muligheter for å velge separate rente- og purrenotaer. Dette er et valg man gjør i det man foretar utplukket til purringen. Man har derfor muligheten til å kjøre med splittede notar på noen kjøringer og med samlede notaer på andre. Har man kunder som krever ulikt språk på purrenotaen, har man muligheten for å foreta utplukket ut i fra hvilken språkkode som er satt på kundene. Side 28 av 88

Når man skal skrive ut separate rente- og purrenotaene, velger man Purring-Rentenota og Purring- Purrenota fra listen under Rapportering-Rapporter-Reskontro. Krav om at inkassovarsel skal sendes med til Inkassofirmaet Det er under flere av listene nå kommet filtre for å kunne skrive ut notaer for en eller noen kunder, samt muligheten til kun å skrive ut de som er merket med inkassovarsel. Det siste vil lette jobben for å skrive ut kopi av de notaene man skal sende over til inkassobyrået. Side 29 av 88

3.15. Delvis post mot post For de som har leverandører hvor man ikke benytter seg av postavregning, men for eksempel foretar faste A-kontoavregninger, vil man nå kunne skru av åpne poster og kun operere med en åpen post, som avregningen skal spise av. NB! Det er ikke mulig å reversere dette på de postene som var på reskontroen i det valget ble gjort. Side 30 av 88

3.16. Oppdateringskøen Man kan nå friske opp oppdateringskøen ved å bruke F5-tasten, og det er mulig å liste oppdaterte bunker ved å høyreklikke på bunken og velge list poster. Dette var tidligere kun mulig på ikke oppdaterte poster. 3.17. Opprettelse av nye navn ved hjelp av telefonkatalogen Opprett nytt navn som ved å velge på verktøylinjen, trykk deretter på katalogsøk og man kommer inn i telefonkatalogen og kan foreta søket der. Velg det navnet man ønsker å opprette og klikk på OK, da hentes dataene med inn i InfoEasy. Det er mulig å se på regnskapsinformasjon på det aktuelle firmaet før man oppretter den, dersom dette er ønskelig, gjøres ved å høyreklikke på linjen og velge Regnskapsinfo. Da kommer nøkkeltallene for de siste 5 år opp. Side 31 av 88

Hurtigknapp for økonomisk status i InfoEasy Økonomisk status kan også hentes frem via InfoEasy etter at reskontroen er opprettet. Da henter man opp reskontroen og klikker på opp. på verktøylinjen og ulik informasjon om firmaet kommer Etableringskostnad på kr 1000,-. Gjelder for ubegrenset antall firma og brukere. Fra 1. mai 2009 vil lisensprisen på telefonkatalogen bedrift være kr. 40,- pr. bruker pr. mnd. (forutsetter 10 brukere eller mer) Under 10 brukere koster tjenesten kr. 50,- pr. bruker pr. mnd. For å ta dette i bruk må man legge inn et brukernavn og passord pr. firma, eller det kan kjøres et script dersom det er mange firma. Ta kontakt med Daldata Bergen dersom dette virker interessant. 3.18. Utenlandsremittering InfoEasy tilbyr nå utenlandsremittering integrert med ConvertX. Utplukk remittering kjøres som vanlig i InfoEasy, men med avkryssing for valutaremittering. Bankdataene konverteres automatisk til ConvertX s bankformat. Returdata hentes via ConvertX og oppdateres i InfoEasy. Ved mottak av valutapostering agioberegnes postene dersom kursen er endret. Reskontro er utvidet med IBAN og BIC som må være utfylt og erstatter i prinsippet bankkontonummeret. NB! Når ConvertX er i bruk, vil all remittering (også innenlandsk) gå via denne komponenten. Side 32 av 88

3.19. Rapportgenerator, nyheter Rapport i rapportgenerator med prosjekt I skjemarapporten ligger prosjekt under utvalg, når man har valgt å vise pr. prosjekt, endres utvalget og filtreringsmulighetene slik at man kan foreta utvalget på prosjekter. 3.20. Forespørsel/analyse Forespørsel/Analyse og Prosjekt Ny forespørsel/analyse startes fra oppgavetreet. Gå til Regnskap, velg så rapportering og deretter forespørsel/analyse. Det kan forespørres mot prosjekt ved å velge forespørsel Hovedbok. Side 33 av 88

3.21. InfoEasy Batch rapportering Ny modul fra versjon 2.9.xx er muligheten for å generere rapportjobber som skriver ut flere rapporter samtidig. For eksempel er det i følge regnskapsloven lovpålagt å lagre/skrive ut bilagsjournal, reskontrolister, terminoppgaver til et format som ikke lar seg endre, for eksempel pdf- eller tif-filer. InfoEasy batchrapporter gir en mulighet til å definere flere rapporter for utskrift samtidig og med mulighet til direkte å lagre disse til filer. Batchrapporter startes foreløpig kun fra menylinjen under Rapportering, velg så Batchrapporter. Ny Batch rapport Før man kan starte kjøring av rapportene, må man definere hvilke rapporter man ønsker å ha med i den samme kjøringen, dette gjøres under Batch rapporter Ny. Dette er noe man kun trenger å gjøre når man skal definere nye jobber, deretter kan man gå direkte til kjør. Side 34 av 88

Endre batch rapport Ønsker man å endre en lagret batch rapport, gjøres dette under Batch rapporter Endre. Marker den rapporten som skal endres og klikk på OK. Man kommer da inn i veiviseren og får muligheten til å legge til eller fjerne rapporter i batch rapporten. Side 35 av 88

Man kommer da inn i veiviseren og får muligheten til å legge til eller fjerne rapporter i batch rapporten. Kjør batch rapport Ønsker man å kjøre en lagret batch rapport, gjøres dette under Batch rapporter Kjøre. Marker de(n) rapporten(e) som skal kjøres og klikk på OK. Rapportene finner man igjen under den mappen man la inn når man definerte batch rapporten. Side 36 av 88

3.22. InfoEasy DiverseBilagsmodul Er en egen modul med etableringskostnad og månedlig vedlikeholdsavgift. Ta kontakt med Daldata Bergen AS. Diverse Bilagsmodulen gjør det mulig å lage regnskapsbilag i Excel, som deretter importeres til InfoEasy. De kundene som har tatt det i bruk, bruker det bl.a. til billettoppgjør, avsetninger, tidsavgrensninger, etc. Eksempel på bilag i Excel: Man kan ha flere ulike maler - Excelark (regnskapsbilag), og disse kan tilpasses ved hjelp av konfigurasjonsmenyen, og man velger hvilken mal man skal bruke ved genereringen av posteringsfil til InfoEasy. Programmet kan startes fra Oppgavetreet i InfoEasy, og det er derfor mulig å bruke det i en flerfirmaversjon av InfoEasy. Side 37 av 88

Programmet kan tilby automatisk tildeling av bilagsnummer, men kun en bilagsserie pr. firma, ikke pr. mal. Man angir selv stien til hvor bilagene skal lagres. Det er mulig å lagre diversebilaget, slik at man kan forespørre på det direkte under forespørsel ved å velge Vis originaldokument. Dersom man ønsker å bruke denne muligheten, anbefaler vi at bilagene skrives ut som Microsoft Office Document Image Writer, PDF eller lignende. Dette for å lagre dokumentet på en måte som sikrer mot muligheten til å endre på dokumentet i ettertid. 3.23. Budsjettimport Innlesing av budsjett fra fil Tidligere måtte man starte dette programmet direkte fra programkatalogen til InfoEasy, nå er det blitt integrert og man starter det fra InfoEasy under Ajourhold og budsjettimport. Dette vil gjøre det enda enklere å hente inn budsjettene fra Excel og for eksempel semikolondelte filer. Side 38 av 88

4. InfoEasy lønn Ny lønnsversjon med eget releaseskriv distribueres på CD til alle lønnskunder 18. desember 2009. Følg også med på eventuelle oppdateringer på www.infoeasy.info Versjonen inneholder blant annet nytt følgeskriv til lønns- og trekksoppgaven, nye skattetabeller for 2010 og ny AltInn Monitor med signering. Side 39 av 88

5. Faktura 5.1. Leveringsmåte og frakt Det er ny funksjonalitet tilgjengelig for leveringsmåte og frakt. For å aktivisere denne, gå til faktura system ajourhold firmaopplysninger, fliken ordrehode. Kryss av i feltet Bruker levering. Deretter opprettes de ønskede leveringsmåter i faktura ajourhold diverse ajourhold, velg leveringsmåte. Side 40 av 88

Hvis en leveringsmåte også skal utløse fraktkostnad til kunde, krysses det av for Skal ha frakt og det klikkes på knappen til høyre for denne teksten. Et nytt vindu åpnes og man definerer de ulike fraktkodene i tilknytning til leveringsmåten. Fraktberegningen skjer i prosent av ordrebeløpet. Valgfritt kan det angis en default fraktkode, likeså kan det angis minimums- henholdsvis maksimumsbeløp for en leveringsmåte. NB! Husk også å tilordne en konteringsgruppe for belastet frakt, dette gjøres i faktura system ajourhold firmaopplysninger, fliken ordrehode, og feltet Frakt. Hvis man ønsker at det skal produseres en edi-fil ( produseres samtidig med utskrift av pakkseddel ) i tilknytning til leveringsmåten, krysses det av i feltet EDI fil skrives og det angis i feltet Path EDIfil hvilket område i nettverket edi fil lagres i. Hvis man ønsker at det skal skrives ut adresse-etiketter ( skrives ut sammen med utskrift av pakkseddel ) for leveringsmåten, krysses det av i feltet Skrive etiketter. Kunde kan defineres med en standard leveringsmåte og fraktkode, dette utføres i faktura ajourhold kundeinformasjon, fliken levering med mer. Side 41 av 88

Ved ordreregistrering hentes leveringsmåte og frakt fra kunden, men kan overstyres ved behov. Påløpt frakt for ordren vises i beløpsoversikten. Tilsvarende skrives frakt ut som egen linje på fakturadokumentet. Side 42 av 88

5.2. Leveringsforslag Det er laget ny funksjonalitet slik at InfoEasy foretar en gjennomgang og viser hvilke ordre og artikler som kan leveres. Leveringsforslag startes fra oppgavetræet i faktura behandling leveringsforslag. Det forutsettes at det lagerføres i InfoEasy og man bruker bestilt hhv levert mengde på ordrelinjene. Utgangspunktet for leveringsforslag er artikkel lagerinformasjon som finnes i InfoEasy. Man kommer inn i et tomt skjermbilde og gir kommando for ny ( Ctrl+N / alternativt klikk på arkknappen ). Nedenfor vises dialogen for å bestille et nytt leveringsforslag. Det velges først hvilket lagersted forslaget skal kjøres for. Forslaget kan kjøres med følgende alternativer: - Artikler: klikk i tomt felt under teksten Artikkelid og tast inn de artikkelnummer som det ønskes leveringsforslag for - Bestilling: en eller flere bestillinger det vil si det lages et leveringsforslag for de artikler som er mottatt på oppgitte bestilling (-er) - Artikler mottatt datointervall: det lages leveringsforslag for de artikler som har hatt varemottak / varetilgang innenfor datointervallet - Leverandør: det lages leveringsforslag for de artikler som har oppgitt leverandør som hovedleverandør - Alle artikler: det lages for alle artikler Det kan også lages leveringsforslag i forhold til ordre leveringsdato og restordre. Angi de aktuelle utvalgsvilkår og klikk på ok for å starte forslaget. Side 43 av 88

Nedenfor vises et leveringsforslag. Det er statusflagg med fargekoding som forteller om ordren / ordrelinjen kan leveres. Følgende statuser finnes: - Fullstendig: alle ordrelinjer på ordren kan leveres alternativt ordrelinjen kan leveres fullt ut - Allerede levert: - Utvalgslinje klar: ordrelinje for angitt artikkel kan leveres fullt ut - Ingen: ordren alternativt ordrelinjen kan ikke leveres. Oversikten er gruppert og sortert etter artikkel. Det vises aktuell beholdnings- / ordre- / bestillingsinformasjon for artikkelen, deretter vises hvilke (-n ) ordre artikkelen inngår i. Oversikten kan også vises gruppert etter ordre, klikk da på knappen Ordreoversikt. Side 44 av 88

Ønsker man å få leveringsforslaget som en excel-fil, klikk på knappen Eksporter. For å velge hvilke ordre ordrelinjer som skal leveres, velger man Bekreft leveringsforslag. Da kommer neste bilde fram: InfoEasy markerer de ordre ordrelinjer som kan leveres. Dette kan bruker overstyre ved å fjerne haken på de merkede linjer. Bruker kan fjerne alle merkinger ved å klikke på Fjern avkryssing. Når man har arbeidet seg gjennom leveringsforslaget, klikk på ok for å gå videre. InfoEasy starter automatisk dialog for utskrift av pakkseddel, det angis hvilken skriver som skal benyttes, alternativt kan utskriften avbrytes. Er det definert at leveringsmåten skal skrive ut etiketter, starter også denne utskriften automatisk. Side 45 av 88

5.3. Pakkseddel utskrift Det er nye parametre vedrørende utskrifter. I system ajourhold - firmaopplysninger, fliken ordre, angis parametre for pakkseddelutskrift. Disse valgene er tilgjengelige: o Automatisk pakkseddel etter Klarmelding: kryss av her hvis det ønskes automatisk utskrift av pakkseddel ved klarmelding av ordre. Det er pakkseddel for ordren som skrives ut. o Automatisk pakkseddel etter Resting: kryss av her hvis det ønskes automatisk utskrift av pakkseddel ved resting av ordre. Det er pakkseddel for restordren som skrives ut. o Vise antall utskrifter i utskriftsdialog: kryss av her hvis det ønskes at InfoEasy skal telle antall utskrifter som er foretatt. o Vise og kontrollere pakkseddelutskrift pr linje: kryss av her hvis det ønskes at InfoEasy vise og oppdatere statusindikator for pakkseddelutskrift pr linje. o Default skriver pakkseddel kun når den tidligere ikke er skrevet: kryss av her hvis det ønskes at standard valg skal være at det kun skrives ut linjer hvor pakkseddel ikke er skrevet ut tidligere. o Skriver pakkseddel kun for linjer som er levert: det skrives kun pakkseddel for ordrelinjer hvor feltet levert er forskjellig fra 0. Side 46 av 88

I søk på ordre kan man starte masseutskrift av dokumenttypene pakkseddel, ordrekort, ordrebekreftelse, etiketter. Lag først et søk slik at du finner de ordre som ønskes skrevet ut. I søkedialogen og fliken resting, er det kommet flere valg mht utskriftsparametre. Det kan velges blant følgende når det gjelder utskriftsstatus feltet Kun ordrer: - Uansett pakkseddelstatus - Med pakkseddel skrevet - Med pakkseddel ikke skrevet - Med uskrevne linjer - Med uskrevne og ikke leverte linjer Søket utføres, deretter klikker man på knappen Dokument. I neste vindu velger man dokumenttype som skal skrives ut. Side 47 av 88

Klikk på ok knappen etter å ha valgt dokumenttype. Nedenfor vises i feltet Tidligere utskrifter det antall utskrifter som er foretatt tidligere. Side 48 av 88

5.4. Eksport til WinEdi InfoEasy kan produsere en elektronisk pakkseddel. Det produseres en xml-fil i sammenheng med utskrift av pakkseddel ( under forutsetning av riktig angitt parameter på leveringsmåte se også 5.1 Leveringsmåte og frakt ). Xml-filen lagres i katalog angitt for edi i tilknytning til leveringsmåten, se også 5.1. Dette er aktuelt for de som ønsker å sende en elektronisk pakkseddel. For å aktivisere denne, gå til faktura system ajourhold firmaopplysninger, fliken ordrehode. Kryss av i feltet Eksport til WinEdi. InfoEasy inneholder ikke funksjonalitet for oversending av xml-filen til mottaker. 5.5. Avdeling Sperre priser Det kan angis et én eller flere av utpristypene ikke skal brukes på en avdeling. Dette angis i faktura system ajourhold avdeling, fliken priser. Kryss av for den ( de ) utpristyper som ikke skal brukes på den valgte avdelingen. Side 49 av 88

5.6. Separat dimensjonsbehandling kostprisoverføring Det er mulig å ha ulik dimensjonsbehandling for salgspostering og kostprisoverføring. Funksjonaliteten aktiviseres i faktura system ajourhold regnskapsinformasjon, gå til fliken Firmastandard, dimensjoner og kryss av i feltet for dette. Deretter må behandlingsreglene for kostprisoverføringen settes. Dette gjøres i faktura system ajourhold regnskapsinformasjon, fliken regnskapsposteringer. Finn aktuell konteringsgruppe og markér hvilket kontosett det skal ajourholdes for. Da åpnes den nederste delen i vinduet og man klikker i feltet dimensjoner kostprisoverføring endre. Da åpnes dialogboksen og regelverk for dimensjonsbehandlingen fylles ut. Side 50 av 88

5.7. Separat kontering rabatt Det er mulig å ha egen kontering av avgitte rabatter. Funksjonaliteten aktiviseres i faktura system ajourhold regnskapsinformasjon, gå til fliken Firmastandard, dimensjoner og kryss av i feltet for dette. Deretter angis kontering for rabatt. Dette gjøres i faktura system ajourhold regnskapsinformasjon, fliken regnskapsposteringer. Finn aktuell konteringsgruppe og markér hvilket kontosett det skal ajourholdes for, angi konteringen i kolonnen rabattkonto. 5.8. Dimensjonsoppslag via ordretype Det er tilkommet en ny oppslagsverdi i forbindelse med dimensjonsbehandlingen i InfoEasy. Det kan slås opp via ordretype. Følgende verdier overføres til regnskap: 1 = Vanlig ordre, 2 = Arbeidsordre, 3 = Kontantordre Side 51 av 88

5.9. Ordre Klarmelding Det er ny funksjonalitet tilgjengelig som gjør at man kan klarmelde flere ordre i én operasjon. Velg funksjonen fra oppgavetræet faktura behandling masseklarmelding. I dialogen angis utvalgsvilkår for å finne ordrer som skal klarmeldes, klikk på Fortsett for å finne aktuelle ordre. Side 52 av 88

InfoEasy viser deretter en oversikt over ordre som tilfredsstiller utvalgsvilkårene angitt. I kolonnen Klarm. kan bruker angi om ordren skal klarmeldes eller ikke. I kolonnen Opptatt vises ordre som eventuelt er opptatt hos en bruker og som derfor ikke kan klarmeldes. Hvis det er ordre som har restlinjer vises dette. Det er 2 alternativer for resting, det angis i feltet Ordrer som kan restes : - Skal reste til ny(e) ordre - Skal annulere rest Når bruker klikker på knappen Utfør, gjennomføres klarmelding av de valgte ordrene. InfoEasy produserer en rapport som viser hvilke ordre som ble klarmeldt, det er valgfritt om rapporten skal skrives ut. Eksempel på rapporten er vist nedenfor. De ordre som blir restet, vises i en egen oversikt, eksempel er vist nedenfor. Det kan valgfritt skrives ut en rapport over de restede ordrene, eksempel er vist nedenfor. Side 53 av 88

Ordrene er nå klar for fakturering. 5.10. Ordre Kontroll av kostverdi I InfoEasy lagres kostverdien for en artikkellinje ved opprettelse av ordren / ordrelinjen. I noen tilfeller kan det være at kostpris ( gj.snittlig innkjøpspris ) for artikkel endres på et senere tidspunkt, men før ordren klarmeldes. InfoEasy kan utføre en kontroll av kostverdi for en artikkellinje, og hvis artikkelen har fått endret gj.snittlig innkjøpspris ( kostpris ), automatisk oppdatere ordren med den nye gj.snittlige innkjøpsprisen ( kostpris ) ved klarmelding. For å aktivisere funksjonen, gå til faktura system ajourhold firma styreopplysninger, fliken ordrehode, kryss deretter av for Oppdatere kostverdi v/ klarmelding. 5.11. Ordre Leveringsdato InfoEasy kan automatisk påføre leveringsdato for en ordre. For å aktivisere denne funksjonen, gå til faktura system ajourhold firmaopplysninger, fliken ordrehode. Kryss av i feltet Sette leveringsdato til ordredato pluss, i feltet dager angis hvor mange dager fram i tid leveringsdato skal være i forhold til ordredato. Side 54 av 88

5.12. Ordre Endre kontosett Det er mulig å endre kontosett for en enkelt ordre. Dette krever at parametervalget Skal kontosett kunne endres på ordre under reg. er avkrysset i system ajourhold firmaopplysninger, fliken ordrehode. 5.13. Ordre Konteringsdimensjoner på artikkellinje Ved registrering av artikkellinjer er det mulig å endre konteringsdimensjonene for den aktuelle linjen. Når artikkelnummer er tastet inn, høyreklikk og dialogboks vist nedenfor framkommer. Velg så dimensjoner og i neste vindu angis dimensjonene som skal brukes. Klikk på ok etter at dimensjonsinformasjon er angitt og fortsett registreringen av artikkellinjen. Side 55 av 88

5.14. Ordre Vise fakturanummer Hvis man henter fram en ordre som er fakturert, vises fakturanummer for ordren øverst til høyre i skjermbildet slik som vist nedenfor. 5.15. Ordre Fritt felt 4 og 5 Valgbare verdier til fritt felt 4 og 5 defineres i faktura ajourhold diverse ajourhold, friefelt ordre. Det kan angis om en gitt verdi er valgbar for både fritt felt 4 og 5, alternativt kun felt 4 eller kun felt 5. Denne endringen er foretatt for å forhindre at verdier som eksempelvis kun skal brukes i felt 5 også brukes i felt 4. Side 56 av 88

5.16. Ordre Velge priser Ved registrering av artikkellinje, kan det velges salgspris. Valget er tilgjengelig når cursor står i feltet Salgspris, høyreklikk og bruk Velg Salgspris eller tast Ctrl+S, da framkommer dialog slik som vist nedenfor. Marker ønsket pristype og klikk på ok. Tilsvarende funksjonalitet er tilgjengelig i feltet Kostpris, forutsatt at man velger å vise feltet og det er angitt at man kan endre i kostprisfeltet. Bruk høyreklikk og Velg kostpris alternativt tast Ctrl+K. Da framkommer de valgbare kostprisene for ditt firma. 5.17. Ordre Søk flere valg I søkedialogen for ordre har det kommet flere mulige søkeparametre. I fliken resting, er det kommet flere valg mht utskriftsparametre. Det kan velges blant følgende når det gjelder utskriftsstatus feltet Kun ordrer: - Uansett pakkseddelstatus - Med pakkseddel skrevet - Med pakkseddel ikke skrevet - Med uskrevne linjer - Med uskrevne og ikke leverte linjer I fliken ordreinfo kan det søkes på ordrer med gebyr, ordrer til samlefakt. ( ordre som skal samlefaktureres ) og ordrer til factoring. Side 57 av 88

5.18. Kunde bruke Kundekort Det kan brukes kundekort tilknyttet en kunde. Bruk av funksjonaliteten aktiviseres først i faktura system ajourhold firmaopplysninger, fliken ordrehode og feltet kundekort-funksjon. NB! Når kundekort-funksjonen er aktiv, vil ikke alfasøk til kunderegister fungere i ordreregistreringen. I ajourhold av kundeinformasjon fliken levering med mer, høyreklikkes i feltet for kundekort og man velger ny post. Registrer det aktuelle kortnummer med eventuell utløpsdato og info. Kundekortet kan også sperres hvis det ikke lenger skal være gyldig å bruke. Side 58 av 88

De kundekort som er registrert for den aktuelle kunden vises slik som vist nedenfor. Når det skal registreres en ordre tilknyttet et kundekort angis kundenummer og det klikkes på knappen Kort. I neste vindu velges det aktuelle kortet. Side 59 av 88

Alternativt angis kundekortnummeret direkte i feltet for kundenummer i ordreregistreringen. Kundekort-funksjon kan også brukes i kontantkassen i InfoEasy. 5.19. Kunde Flere e-post adresser Det er tilgjengelig flere felt for e-post adresser for en kunde. Feltene kan vedlikeholdes via ajourhold kundeinformasjon fliken levering med mer. Feltet epost faktura er et opplysningsfelt og har ingen annen funksjon. Feltet epost pakks brukes hvis man skriver ut pakkseddel og angir at denne skal sendes via e-post. Feltene er også tilgjenglig fra ordreregistrering. I fliken ordre kan man klikke på knappen merket @ og feltene for e-post kan vedlikeholdes. Side 60 av 88

Feltet skal ha faktura på e-post er et opplysningsfelt i denne versjonen av InfoEasy. Side 61 av 88

5.20. Kunde Flere kundenummerserier Det er mulig å opprette nye kunder fra ulike kundenummerserier. Seriene defineres i grunndata firma styreopplysninger, fliken kontoopplysninger. I fakturamodulen angis det i oppsettet av malkunde hvilken nummerserie som skal benyttes for nye kunder som opprettes fra den aktuelle malen. 5.21. Artikkel Sperre for kunder Det er mulig å angi at enkelte artikler ikke skal selges til alle kunder. Det angis i faktura system ajourhold diverse styreopplysninger artikkel, fliken artikkelparametre om denne funksjonen skal være tilgjengelig. I ajourhold av artikkel fliken priser klikkes på knappen kunder, og i nytt vindu høyreklikkes det i aktuelt felt. Sperring kan foretas for kundekategori, spesifikk kunde og fakturakunde. Velg så legg til og angi hvilke(-n) kunde det skal sperres for. Side 62 av 88

Hvis man registrerer en ordre på en kombinasjon av kunde artikkel som er sperret, kommer melding vist nedenfor. Side 63 av 88

5.22. Artikkel Spesialavgift En artikkel kan ha tilknytning til en spesialavgift, eksempelvis miljøavgifter. Hvilke spesialavgifter som er tilgjengelige, defineres i faktura system ajourhold diverse styreopplysninger artikkel og fliken spesialavgift. Der opprettes de ønskede spesialavgifter med benevnelse, knytning til kontering og regelverk for om det er et fast kronebeløp alternativt en prosentsats. Spesialavgiften inngår ikke i eventuelt rabattgrunnlag og det beregnes mva for spesialavgiften basert på regelverket som er satt for konteringsgruppen spesialavgiften er tilknyttet. Oppsett av en spesialavgift som et fast kronebeløp vises nedenfor. Oppsett av spesialavgift som prosent vises nedenfor. Side 64 av 88

Når det registeres artikkellinjer hvor en spesialavgift inngår, vil dette vises i beløpsoversikten på ordre se eksempel nedenfor. Spesialavgiften vises som en egen linje på fakturautskriften. Side 65 av 88

5.23. Artikkel Beholdning alle lager Det er mulig å vise beholdning en artikkel har for alle lagersteder som som er definert i firmaet. Dette gjøres å klikke på knappen alle i ajourhold artikkel fliken lager informasjon. 5.24. Artikkel Hovedleverandør Det kan angis en hovedleverandør uten at artikkelen er lagerført. Dette angis i ajourhold artikkel fliken grunndata og feltet hovedleverandør. 5.25. Artikkel 3 frie felt med egendefinert ledetekst Det er 3 frie felt tilgjengelig for artikkelregisteret. Ledetekst for feltene angis i faktura system ajourhold diverse styreopplysninger artikkel, fliken artikkelparametre og avsnittet ledetekst. Side 66 av 88

Hvilket innhold respektive artikkel skal ha i de frie feltene registreres i ajourhold av artikkel fliken grunndata. Innhold til frie felt kan også importeres ved hjelp av rutinen prisimport. 5.26. Lagertelling Rutinen for lagertelling er bygget om. Lagertelling gjennomføres som avvikstelling alternativt fullstendig telling. Metode avvikstelling tilsvarer lagertelling i tidligere versjoner av InfoEasy. Lagertellingen må godkjennes før antall på lager oppdateres. Releaseskrivet beskriver først ny versjon av avvikstelling. Side 67 av 88

5.27. Lagertelling - Avvikstelling Når man går til menypunkt for lagertelling vises følgende bilde. For å hente en eksisterende telling, klikk på kikkertikonet på verktøylinjen og velg den lagertellingen som man ønsker å arbeide med ved å klikke på den ønskede linjen. En godkjent telling er låst for endringer, men det kan rapporteres fra tellingen. For å starte en lagertelling, tast Ctrl+N eller klikk på ny knappen i verktøylinjen. Side 68 av 88

Angi hvilken telletype det skal være, beskrivelse for tellingen og lagersted. Det må også tas hensyn til følgende parametre: - Antall i ordre skal regnes som ute av lager: husk at lageruttak i InfoEasy først utføres når en ordre faktureres. - Ekskluder Hvis beholdning er 0 og ingen bevegelse etter sett inn aktuell dato: kryss av her hvis artikler som har beholdning 0 og ingen lagerbevegelser etter angitt dato ikke skal tas med på lagertellingen. I neste vindu angis andre utvalgsvilkår for tellingen, klikk på Ferdig når utvalgsvilkår er angitt. Tellingen har fått et referansenr ( tellingnr ), i tillegg vises dato for tellingen og type telling. Side 69 av 88

Når tellelisten skal skrives ut, klikker man på skriverikonet i verktøylinjen. Man velger hvilken sortering som skal brukes ved å flytte over fra venstre til høyre del i bildet ( som vist nedenfor ), valgt sortering kan settes som standard, det angis om merke angitt på tellelisten skal utløse sideskift. For å registrere opptalt antall klikker man i feltet Artikkelid, taster inn artikkelnummer, deretter Enter, tast så inn opptalt mengde i feltet Talt mengde. Lokasjonsinformasjon kan oppdateres i feltet for dette. Hvis man registrerer telling på en artikkel som allerede er opptalt, kommer følgende dialogboks fram: Side 70 av 88

Det gis informasjon om allerede opptalt mengde og bruker må velge om ny opptalt mengde skal legges til alternativt erstatte tidligere talt mengde. I oversiktsbilde kan man velge Rapport, da vises en rapport for lagertellingen med opprinnelig mengde, talt mengde, etc. Klikker man på kolonneheading blir utvalget sortert stigende hhv synkende. Ved å klikke på tegnestiften tilknyttet hver kolonne, grupperes utvalget på de kolonner hvor tegnestiften er aktivisert. Klikker man på Utvalg kolon kan man velge hvilke kolonner som skal være med i rapporten ved å krysse av / på for respektive felt. Side 71 av 88

Hvis man ønsker, kan utvalget lagres som standard. I oversiktsvinduet for lagertelling finnes knappen Oversikt. I oversikten kan det filtreres på alle, tellet og ikke tellet. Oversikten kan eksporteres til excel ved å klikke på knappen for dette. Klikk på OK for å lukke oversikten. Side 72 av 88

I oversiktsvinduet finnes nederst 2 knapper, Annuler og Godkjenn. Velges Annuler nullstilles lagertellingen og tellingen slettes. Klikk på Godkjenn når lagertellingen er utført og det ønskes at lagerbeholdningen skal oppdateres med resultatet av lagertellingen. Godkjenn lukker også lagertellingen for registrering. Side 73 av 88

5.28. Lagertelling Fullstendig telling For å starte en lagertelling, tast Ctrl+N eller klikk på ny knappen i verktøylinjen. Viktig! Når lageret blir oppdatert, vil full telling medføre at alle artikler som ikke er talt, få beholdning lik null. Angi hvilken telletype det skal være, beskrivelse for tellingen og lagersted. Det må også tas hensyn til følgende parametre: - Antall i ordre skal regnes som ute av lager: husk at lageruttak i InfoEasy først utføres når en ordre faktureres. - Ekskluder Hvis beholdning er 0 og ingen bevegelse etter sett inn aktuell dato: kryss av her hvis artikler som har beholdning 0 og ingen lagerbevegelser etter angitt dato ikke skal tas med på lagertellingen. Deretter angis utvalgsvilkår for lagertellingen, dette er tilsvarende som for avvikstelling. I oversiktsbilde for lagertelling registreres resultatet av tellingen. Opptalt mengde registreres i feltet Talt mengde. Side 74 av 88

Menyvalgene Oversikt og Rapport er som beskrevet i avsnittet om Avvikstelling. Når alle resultater fra lagertellingen er registrert, velger man Godkjenn i oversiktsvinduet for lagertelling. Merk at dette nullstiller beholdningen for de artiklene som ikke er registrert i lagertellingen. Side 75 av 88

5.29. Varetilgang inkludert flytting mellom lagersteder Det er rutinen varetilgang som er bygget helt om slik at den også håndterer flytting mellom lagersteder. Man kommer inn i et grått vindu slik som vist nedenfor. Klikk deretter på eller tast Ctrl+N for å opprette ny varetilgang / flytting mellom lagersteder. Side 76 av 88

Da kommer dialogboksen hvor det angis til hvilket lager det skal foretas varetilgang. Skal det flyttes fra et annet lagersted, angis dette i feltet Fra lager. Det kan angis en beskrivelse for varetilgangen / flyttingen, dette er valgfritt. Deretter angis i feltet Artikkelnr hvilken artikkel det skal foretas varetilgang alternativt flytting for samt mengde ( antall ) og innkjøpspris. Klikk på Legg til for å bekrefte registreringen av aktuell linje. De linjer som eventuelt allerede er registert, vises i øvre del av skjermbilde. Knappen P er tilgjengelig forutsatt at det er angitt i styreopplysninger artikkel at prisjustering av utpristyper skal være tilgjengelig. Viser varetilgang Viser flytting mellom lagersteder Når det er angitt flytting mellom lagersteder, foretas en kontroll av lagersaldo på fralager. Det er ikke mulig å flytte en større mengde enn hva som er disponibelt, se også melding vist nedenfor. Side 77 av 88

Det er mulig å ha en varetilgang / flytting aktiv. Det er først når bruker klikker på knappen Godkjenn at lager oppdateres med endring. Hvis det finnes aktive varetilganger / flyttinger, vises den ( disse ) ved å klikke på kikkertsymbolet varetilganger. i verktøylinjen. I vindu nedenfor er vist aktive Hvis det er opprettet en varetilgang / flytting som ikke skal utføres, bør denne annuleres. Klikk da på knappen Annuler og svar ja i dialogen vist nedenfor. Side 78 av 88

5.30. Prisimport - endringer Det er flere muligheter i rutinen for prisimport. Hvis det i beskrivelsen av import-data, er angitt felt med oppslag, kan man bruke data oppslag for å returnere en annen verdi til InfoEasy enn hva som angitt i importfilen. Nytt i denne versjonen av InfoEasy, er at det kan angis en default verdi i de tilfeller hvor verdi angitt i kolonnen dataverdi oppslag ikke gir treff. Default verdi angis i feltet Verdi når oppslag ikke slår til:. I forbindelse med pristransformasjon, kan det defineres avrundingsregler for prisene som kalkuleres. På fliken pris transformasjon krysses det av i feltet Avrundes, deretter angis grenseverdi og hvilke avrundingsregler som skal brukes under hhv over grense. Følgende avrunding er tilgjengelig: - Ingen avrunding - Nærmeste 10-øre - Nærmeste 50-øre - Nærmeste krone - Nærmeste 5-krone - Nærmeste 10-krone NB! Husk at eventuell avrunding defineres for hver enkelt pristransformasjon som er opprettet i prisimporten. Side 79 av 88

5.31. Barex håndterminal InfoEasy kan kommunisere med Barex håndterminal. Funksjonaliteten aktiviseres i faktura system ajourhold firmaopplysninger, fliken ordrehode. Kryss av for Barex håndterminal. 5.32. Eksport til Barex håndterminal Eksport til Barex startes fra oppgavetræet i faktura behandling eksport til Barex håndterminal. I dialogboksen som framkommer, angis om det er varer eller kunder, alternativt både varer og kunder, som skal eksporteres. Det angis parametre / behandlingsregler for eksporten, se vist dialogboks nedenfor. Når valg er foretatt, kan disse angis som standard for ditt firma, klikk da på Lagre som standard. Klikk på knappen Eksporter for å starte eksporten til den angitte eksportkatalogen. Side 80 av 88

Eksport til Barex håndterminal 5.33. Import fra Barex håndterminal til ny ordre Det kan importeres fra Barex til ordre. Gå til registrering av ordre, høyreklikk og velg Importer ordrer. I neste dialog vises importkatalogen det hentes data fra. NB! Første gangen dette utføres, klikk på Endre for å angi importkatalogen. Side 81 av 88

InfoEasy gir melding vist nedenfor når importen er foretatt. Det importeres til en temporær tabell i InfoEasy og dette vises i en dialogboks. Det angis hvilke linjer som skal importeres ( kryss av i feltet Importer ), når arbeidsstasjonsnavn er utfylt, fylles også avdeling og lager ut, i tillegg skal det angis saksbehandler. Klikk deretter på Overfør for å opprette og importere ordre. Knappen Importer i dialogboksen benyttes for å oppdatere den temporære tabellen med nye importer. Side 82 av 88

InfoEasy kvitterer med hvilke ordrenumre som har blitt opprettet. 5.34. Import fra Barex håndterminal til ny ordre Det kan også importeres til en eksisterende ordre. Hent først fram den åpne ordren, gå til fliken artikkellinjer og stå i feltet for artikkelnummer. Høyreklikk og velg Importer data, alternativt tast Ctrl+I. Side 83 av 88

Nå framkommer dialogboks for å angi hvilke(-n) linjer som skal importeres, anmerk ønsket linje og klikk på ok for å starte importen. InfoEasy finner at det er ulikt kundenummer på filen fra Barex vs den åpne ordren og bruker må derfor bekrefte at man godtar endring av kundenummer. Se også visning nedenfor. Side 84 av 88

5.35. Import fra Barex håndterminal til lagertelling Side 85 av 88