STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 18.11.2014 Tid: 15.30 Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: Leder, ØA, NU, NLD, KA, SA, HRx1, SPA, ØAA, UA Sak 152-14: Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og KA som referent. Enstemmig vedtatt Sak 153-14: Til behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Styret godkjenner referatet fra forrige møte, innkallingen og sakslisten. Enstemmig vedtak SAK 154-14: Til informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 20 min ØA: Fikser i -setel, julebordet. NLD: Følger opp utvalgene, fått en foredragsholder, jobber med markedsføring jobbing mot clarion. 3 Foredragholdere og en Leder kom: Tema NLD? NLD : Hemmelig foreløpig NU: Jobber med workshop, nordea, stand og bedpress, 2014-15. Bedriftskontakter styrer showet nå tross eksamensperiode UA: Lagt mye av arbeidet rundt ledere, BIS Care jobber mot fylla på hylla. Julekonserten ikke fastsatt.
Kom JO: Husk at de bull invest må bruke penger KA kom: Bull invest har sendt foreløpig meg FA kom: Får cheerleeding igjen penger: ØA svar: Kan være dere får igjen på frakt. KA: Møte med KU i morgen, skal i møte med skipnes til uken. SA: Julebord, hemmeligvenn veldig positiv. Litt rot rundt lokalet. Møtevirksomhet rundt revyen, møte med fadderstyre. Overlapping med ny faddersjef, lage en god fadderstyre plan. Oppfølging av arrangement rapporter, ballet 18 april. Møte med Tone Sentralt. Kaffe onsdag, kan det publiseres. Tanker rundt bis. FA: Mye angående rundt eksamen, klager, noen saker vi prøver og løse. Skal ha en linjefesten i januar- startet planlegging. 2 fra utvalget skal arrangere temakveld i slutten av januar. Leder kom: rundt strategien FA: Skal ikke endre noe av eksamensformene, Formidle eksamen videre. SPA: Vært syk, snakket med velferdstinget. HR Nils: Jobbet med internevaluering, siste i morgen. Alle er fornøyde, overlapping med Susanne. Startet med møter hver eneste mandag. Ut mot neste vår, GF. FA kom: Stephan kunne ikke i dag så fikk ikke hatt samtale. HR kom: Han kommer i morgen så da får dere avtale. Leder: Julebord, styringsmøte kommer etterpå. Sendt søknad til Nydalen om større lagerplass. Nye gensere. Sak 155-14: Til diskusjon: Arrangementrapporter SA savner arrangementrapporter og vil i gang med dette. SA ønsker at vi fører arrangementrapporter over alle arrangementer vi har holdt hittil. Starter opp med obligatoriske innleveringer til HR 14 dager etter hvert arrangement. Presenteres av: SA Estimert tidsbruk: 5 min HR: Er vedtektsført, mye hardere på våren.
Leder kom: Bra at SA følger dette er, ligger en mal på disk SA: Burde bare vært satt en frist. Leder: Alle som har hatt et arrangement, så må du skrive rapporten innen første januar. Sak 156-14: Til informasjon: Invitasjoner. Invitasjoner utad BI/BIS. Ved feks: Julebord, Ball, NLD etc. SA mener det er viktig og invitere medlemmer av andre studentkretser her i Trondheim. Liste: BIS Sentralt, BIS styrer andre LA, TØH ledelse, Andre skoler? Presenteres av: SA Estimert tidbruk: 5 min SA: Om vi burde invitere andre på arrangementer Leder kom: huske på administrasjonen også SA: Tenkte på og sende ut invitasjon Leder: Tenker vi sender invitasjon til de forskjellige styrene så er det naturlig at de velger sine. 2 personer. På arrangementer, men ikke julebord. Sak 157-14: Til diskusjon: Revyens "status" i BIS Bakgrunn: Revyen har igjennom tiden blitt noe oversett i BIS sammenheng og blitt sidestilt med idrettslagene. Ikke med på kontaktlister eller facebookgrupper, ingen stillingsbeskrivelser og utelatt fra julebord / andre bis sammenhenger. Presenteres av: SA Estimert tidsbruk: 10 min SA: Tanker rundt at revyen får blitt innrullert inn bis. HR: Er det noe mer ut over at dem, var med på julebord, stillingsinstrukser NLD: Stillingsinstrukser synes jeg er viktig. Leder: Finner bare stillingsinstruks for leder, må være flinke til å få de med. Synes det er feil hvis de skal få gensere. Men flinkere til å få de inn, viktig at du tar de inn, hvordan ballet skal bli evt. revy på høsten.
SA: Da er de fullverdige medlemmer av bis. Sak 158-14: Til diskusjon: Midler til BIS-vegg Bakgrunn: Ønsker en diskusjon rundt utforming og midler som kan brukes på denne veggen. Presenteres av: SA Estimert tidbruk: 10 min Leder: Snakk om markedstavlene er nå SA: Markedsveggen kan vi være, har en del tanker. Har laget en tegning. Mitt forslag. SA, presenterer, BIS sin logo fått pris 5000 - plakater, sponsorene inngravert i stål HR: Alle avtalene NU: skal du med skjermen når du har alle ingravert NLD: Liker at du samler, alt på et sted HR: Trenger ikke interaktiv skjerm Leder: Vi må få det godkjent for administrasjonen, fleste likte ide. Vi kan ta dette videre fra administrasjonen. FA: Hva skal til for å få dette igjennom. SA: Få godkjent dette - så kan jeg gå i gang med dette. ØA: Hvor mye koster dette? FA: Må vi ikke få det godkjent først, leder tar det videre. Tar det møtet med på. NLD: Få grafisk til å lage et opplegg og sjekke pris. ØA: Få dette bestilt til våren, grunnet penger NLD: Bytte ut org til digital og flytte markedsavtalene opp. SA: Vil ha organisasjonskartet åpent ut. ØA: Skulle ha bildet, tlf og email. Sånn at det blir håndfast. SPA: Kan ha kartet. NLD: Har mange markedsavtaler, og de burde vises. Sak 159-14: Til informasjon: Prosjekt prinsen "SiT ønsker å samarbeide med Trondheim kino om å bygge treningssenter,
studentboliger og nye kinolokaler i på tomta der Prinsen kino ligger i dag. " Presenteres av: SPA Estimert tidbruk: 5 min SPA: Møtet med prosjekt prinsen, fått på mail, at det er et godt prosjekt. Ligger i styret til kinoen. Så de må se dette som lønnsom for at det skal gjennomføres. Ikke noe frist satt. Leder: Jeg har fått plantegningen, blir treningssenter, leiligheter. SPA: Sender mail for å få tegningene. Mer informasjon kommer etter jul. Sak 160-14: Til diskusjon: Oppsummering av styringsgruppemøte Bakgrunn: Leder har vært på SG-møte i helgen og ønsker å informere om hva som ble diskutert og vedtatt. Presenteres av: Leder Estimert tidsbruk: 10 min Leder: Presenterer sakslisten fra styringsmøte: Attesten fra Bis vil se ut. Aktivitetskalender på email. Blitt vedtatt at det skal komme på til neste år. Dette ble vedtatt. Nettside: Blitt vedtatt at det skal komme ny til neste år. Blir utarbeidet en plan Strukturen rundt lokalavdelingen: Snakket om å implementere en nest leder Budsjett: Ble godkjent ikke medlem av NSO Inge Jan og Jens Petter besluttet at de skal ordne Trondheim en kro. Sak 161-14: Til informasjon: Frivillige under vinterleken Bakgrunn: Leder informerer om frivillig ordningen under VL. Leder: Var en del, fra styret. Sosialt som reiser betaler 500, økonomi reiser som en
del av vinterlekene. Leder betaler 1500. NLD kom: Hva slags arbeidsoppgaver følger med Økonomi og sosialt må ha 2 edru vakter Leder: 1 Edruvakt Vinterlekene: Har de samme arbeidsoppgavene Presenteres av: Leder Estimert tidsbruk: 5 min Sak 162-14: Til diskusjon: Planlegging og organisering av aktiviteter Bakgrunn: Mange engasjerte studenter og undergrupper sliter med organisering og planlegging av aktiviteter pga manglende logistikk. Ikke bare har det blitt et irritasjonsmoment, det hemmer også organisasjonens utvikling og totaltilbudet ut mot studentene. Med utgangspunkt i denne problemstillingen har vi diskutert både internt, med undergrupper og vi skal prate med admin, og basert på dette har vi kommet frem til at investering i et transportmiddel som disponeres 100% av BIS kan være en god løsning. Presenteres av: ØA, på vegne av IA Estimert tidsbruk: 20 min ØA: I BIS mangel på muligheter, investere i Bil, henting av sosiale arrangementer,bis Care, har en del penger på investeringer. Det som er lagt inn i regnestykket her. Det saken handler om er å finne best mulig. Sett på investering i Varebil. Pekt inn på en transporter. Prissiktet er 50 000-60 000. FA: Hvordan er kontrollen? ØA: Skal være et system, ikke fri bruk. Strengt, en ansvarlig, tenkte UA som den personen SPA: 1000 i mnd her ute. FA: Hva skal være greit å bruke til: ØA: Derfor skal det være en som tar avgjørelsene. FA: Det blir til undergruppene, dette blir en investering til undergruppene.
NLD: God idè, med tanke på at det. SA: SU ser at det trenger til å fraktes å hentes. Ønsker drift kostnader. FA: Hvor lang tid tar dette å? KA: Vil vite at det brukes. Leder: Legger frem noen sider. Det kan koste 500 kr pr tur. SA: Er en pris. At alle går igjennom hvor mange ganger det brukes. ØA: Husk at vi har penger til det: NU: Kritisk, må tenke på hvordan alle får se det. ØA: Er til alle som er til de nederste. Årets studenter er mottagelig på dette SPA: NTNU har bil KA: Er viktig at vi tenker over hvordan dette er for Bis og om vi har utbytte av denne bilen. FA: Husk at undergruppene har ansvaret. NLD: Dette skal ikke være noe for oss. Men skal være en varebil, skal være en bil for å frakte ting frem å tilbake. VI har penger på bok. Strenge retningslinjer. Leder: Ser behov for det, ville ikke blitt brukt av amerikansk fotball. kanskje 1-2 ganger. Viktig å tenke på om det er gjennomførbart. ØA: Må tenke at det er flere muligheter. FA: Et prøveprosjekt. ØA: Mer en nok penger SPA: Kan være en lettere ting å hente for alle FA: Tenkt på LEF med kaffe SA: Sosialt ser stor nytte av en slikt innkjøp med tanke på at vi ofte må hente og levere forskjellige ting til arrangementer. Leder: Kostnaden, på bruken, hvor mye bruker vi. Og kaffe klarte vi å ta med oss på veien. NLD: Lette mye, tidseffektiv. Var gull vært med Bil. KA: Må tenke over hvor mye denne vil brukes, er ikke sikkert alle bruker den så mye, jeg vil gjerne ha en oversikt over dette. SPA: Tenk over at man at man kan være. ØA: Skal ikke gå ut over personen, skal være gratis. FA: Må huske på at man bruker mye.
Leder: Enkle løsninger, må tenke på at man må oss viktig på det. Finnes alltid løsninger NU: Høres ut som en bra ut ide, men at det ikke blir brukt. FA: Eie - leie. ØA: Man ser behovet. NLD: Kontuiniteten er dårlig, en bil som er tilgjengelig å forsterke. Med tanke på økonomisk. UA: Stiller meg positivt til det, men vil vite om det. Leder: Tenke til på. HR: Tenke at andre at andre vil kjøre bilen. FA: Husk cheerleedingen ville kjørt til hver kamp. NLD: Ta med seg anlegget. Leder: 500 kr pr tur, ville du kunne forsvare det kjøpet. ØA: Jeg ser ikke noe problem med å kunne forsvare dette. ØA: At sponsorer kan kjøpe seg plass på bilen, å være med å sponse den Leder: Klart at vi må ha en god plan. FA: At det kommer tar oversikt, over hvor mye vi skal bruke. NLD: Dette koster HR: Ser at man bruker. NLD: Ser hva det koster, billigere, å leie en bil. KA: Blir det brukt, vil at folk skal bruke den og at den ikke bare skal stå der. SPA: Må passe på at de alle får tilgang til den UA: Viktig å se over at hvilke utvalg trenger det. SPA: Sosialt bruker den også, må også prioritere den. Leder: FA: Kostnad pr tur. Ca antall i hvert utvalg. Ser nytteverdien mtp temakvelder. NLD: Løs retningslinjer = mer bruk. Strenge retningslinjer = mindre bruk. ØA: Hvilken type bli, ønsker at vi skal bli enig om dette. NLD: Enighet rundt diskutert bil. FA: 2 seter bil, ikke 4 seter. ØAA: Prøveperiode på halvt år?
HR: 50 000,- for en bil? Leder: Må være en vis standard hvis vi skal kjøre rundt med logoer. Ingen hast, men at det blir avgjort på et styremøte til 10 desember. NLD: Ekstraordinært styremøte Leder: Tenk godt over konsekvensen av at slik kjøp. Da får forslag stiller ta initiativ å komme frem med et forslag. Sak 163-14: Til informasjon: Praktisk informasjon fra leder Ingen bakgrunn Kommer på mail: Eksamen, støtte av administrasjonen, medarbeidersamtaler, vaskeliste. SAK 164-14: Kritikk av møtet Møtet vil vare rundt 90 min og vil være ferdig ca kl. 17:00 Bra med diskusjon rundt innkjøp av Bil. Litt mye små snakk, tegnbruk litt feil. Bra at sakslisten var oppe Viktig at alle tar del i diskusjonen Bra at folk er kritisk