Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden 1. Om Undervisningsbygg Undervisningsbygg er et kommunalt foretak i Oslo kommune, som har til oppgave å utvikle, bygge, drifte og forvalte skolebyggene i Oslo. Vår visjon er: Et skolebygg å være stolt av! Foretaket er Oslos største eiendomsforvalter med ca. 1,3 millioner m 2 fordelt på 177 skoler og 750 bygninger. Cirka 83 000 elever og 13 000 ansatte bruker daglig Undervisningsbyggs lokaler. Årlig bygger Undervisningsbygg for ca. tre milliarder kroner, og investeringene gjelder både nybygg og rehabilitering av eksisterende bygningsmasse. Les mer om Undervisningsbygg på våre hjemmesider: http://www.undervisningsbygg.oslo.kommune.no/ 2. Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang/kravspesifikasjon 2.1 Avtalens omfang Oppdraget har som formål å styrke kapasiteten til seksjonen for dokumentasjon- og kundesenter i den perioden leder for denne seksjonen fungerer som prosjektleder for et internt prosjekt i virksomheten: Undervisningsbygg skal flytte inn i nye lokaler høsten 2014 og seksjonsleder skal være prosjektleder for flytteprosessen. I denne perioden har Undervisningsbygg derfor behov for en konsulent som skal utføre de oppgaver som vanligvis ligger til seksjonslederstillingen jf. punkt 2.2. Oppdraget vil ha en varighet på ca. 18 måneder, med oppstart i september 2013. I utgangspunktet er det behov for 50 % stilling, men dette vil kunne variere i kontraktsperioden. I intense perioder må konsulenten påregne å arbeide 100 %, og i andre perioder mindre enn 50 %. Det skal tilbys én konsulent/personressurs som skal være fast gjennom hele kontraktsperioden. Vedkommende skal oppgis med navn i tilbudet. Det forventes at konsulenten ikke avvikler mer enn vanlig ferie i kontraktsperioden. Dersom personen må byttes ut i kontraktsperioden, må det dokumenteres at ny person innehar tilsvarende kompetanse. Bytte skal skje uten kostnad for Undervisningsbygg. På samme vilkår skal det også tilbys en backup-ressurs som kan tre inn ved sykdom eller annet fravær. Arbeidet skal utføres i Undervisningsbyggs lokaler. Undervisningsbygg sørger for egnet kontorplass (i kontorlandskap)og utstyr som PC og liknende. Konsulenten holder egen telefon. 2.2 Konsulentens plikter og krav til bistanden Konsulentens ansvarsområder: Personal- og budsjettansvar for dokumentasjon- og kundesenter Utøve ledelse i henhold til foretakets lederprinsipper Side 1 av 7
Stillingen har fullmakt i henhold til den til en hver tid gjeldende fullmaktsstruktur Konsulentenes arbeidsoppgaver Leder av støttepersonell innenfor dokumentasjon og kundesenter Være en pådriver og lede foretaket i videreutvikling av dokument/arkivsystemer; delta i forprosjektet «Vurdering av ny arkiv- og saksbehandlingsløsning i UBF» Ansvar for strategisk og utviklende arbeid på fagområdet dokumentasjon/arkiv Ansvar for gjennomføring av arkivrelaterte oppgaver i henhold til lover, forskrifter og retningslinjer på fagområdet Ansvar for etableringen av kontrollrutiner innen enhetens ansvarsområder Ansvar for opplæring av saksbehandlere innenfor dokumentasjon Ansvar for drift av kundesenteret Ansvar for initiering og gjennomføring av kontoradministrative oppgaver tilknyttet kundesenteret Det forventes at konsulenten tar aktivt ansvar innenfor de oppgaver stillingen er tillagt, og at denne i samarbeid med de øvrige tilsatte bidrar til nytenkning og forslag til forbedringer i arbeidsprosesser og rutiner. Konsulenten skal bidra aktivt innen utvikling av gode kunderelasjoner samt gode samarbeidsforhold og positive holdninger innen avdelingen og mellom de øvrige avdelingene. Det forventes spesielt at konsulenten bidrar aktivt, i det daglige arbeidet, med å utvikle en motiverende bedriftskultur preget av kundefokus, positive holdninger, engasjement og endringskompetanse. Undervisningsbygg understreker at det i kontraktsperioden vil være en sentral del av oppdraget å delta i forprosjektet «Vurdering av ny arkiv- og saksbehandlingsløsning i UBF». 2.3 Kompetansekrav Det kreves følgende formell kompetanse: Høyere relevant utdanning innen dokumentasjon/arkiv og 5-10 års erfaring Ledererfaring Erfaring fra opplæring Gode IKT-kunnskaper God virksomhetsforståelse erfaring fra hvordan sette dokumentforvaltningen inn i en organisatorisk sammenheng slik at den blir en integrert del av virksomheten Gode norskkunnskaper 2.4 Rapportering og opplæring Konsulenten rapporterer til direktør for Organisasjonsavdeling. Vedkommende vil få opplæring og skal samarbeide tett med leder av dokumentasjon- og kundesenteret. Side 2 av 7
Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan Oppstart Bistanden skal påbegynnes september 2013. Tidsrammen for Bistanden Bistanden ytes løpende til Kundens prosjekt er avsluttet, rundt årsskiftet 2014/2015. Side 3 av 7
Bilag 3 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndigede representanter for partene: For Kunden Navn: Anne Tveter Knoop Stilling: Seksjonsleder Telefon: 911 33 592 E-post: anne.tveter.knoop@ubf.oslo.kommune.no For Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: E-post: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant: Se Bilag 1 punkt 2.1. Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell, Konsulentens nøkkelpersonell i forbindelse med utførelsen av Bistanden: Navn Stilling Kompetanseområde E-post Telefon Side 4 av 7
Bilag 4 Pris og prisbestemmelser Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Konsulentens ytelser skal fremgå av bilag 4. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå. Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. Avtalen punkt 4.1 Vederlag Vederlag for Bistanden er avtalt som følger: Timepris Valuta Beløp Pris per time NOK ekskl. mva Merverdiavgift % NOK mva Pris per time NOK inkl. mva I tillegg til avtalt vederlag, skal Kunden refundere Konsulentens dokumenterte utlegg til: Ikke aktuelt. Avtalen punkt 4.2 Fakturering Fakturaadresse: Oslo kommune, Fakturasentralen Postboks 6532, Etterstad 0606 OSLO Fakturaen skal merkes med Oppdragsgiverens navn (Undervisningsbygg Oslo KF) og inneholde følgende opplysninger Kontraktens navn og eventuelt kontraktsnummer Ressursnummer (A4 ): Prosjektets navn og/eller prosjektnummer Fakturatype Prosjektleder i Undervisningsbygg: Nødvendig fakturagrunnlag slik som timelister mv skal medfølge og være attestert av Organisasjonsdirektør. Avtalen punkt 4.5 Prisendring Timeprisen er ikke gjenstand for regulering i kontraktsperioden. Side 5 av 7
Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 5, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Side 6 av 7
Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Avtalen punkt 2.1 Endringer av avtalen Endringer av ytelsen etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder Side 7 av 7