KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL II Avtaledokument Vedlegg: o Mal for avrop Ovennevnte dokumenter er kun ment som en orientering til tilbyderne, og skal således ikke fylles ut ifm tilbudsinnleveringen.
AVTALEDOKUMENT RÅDGIVNINGSOPPDRAG ETTER MEDGÅTT TID Rammeavtale Bistand byggeplasskontroll prosjektnummer/410249 1 PARTENE OG DERES REPRESENTANTER Oppdragsgiver Navn: Organisasjonsnr: Staten v/forsvarsdepartementet v/forsvarsbygg 975 950 662 Adresse: Representant: Tlf: E-post: Christian Skjelderup 48867692 christian.skjelderup@forsvarsbygg.no Rådgiveren Navn: Organisasjonsnr: Adresse: Representant: Tlf: E-post: Partene er enige om at: elektronisk kommunikasjon aksepteres 2 KONTRAKTSDOKUMENTER. TOLKNINGSREGLER Følgende dokumenter inngår som en del av denne kontrakten: 1. Dette avtaledokumentet 2. Rådgiverens tilbud 3. Forsvarsbyggs konkurransegrunnlag 3 OM OPPDRAGET 3.1 Bestilt ved avtaleinngåelsen Ved avtaleinngåelsen er følgende ytelser bestilt av oppdragsgiveren: Versjonsdato 31.10.2012 Side 2 av 8
Se beskrivelse i konkurransegrunnlagets del I, pkt. 1. 4 OM RAMMEAVTALEN 4.1 Rammeavtalens karakter Denne rammeavtale skal, gjennom en forhåndsregulering av vilkår, priser og andre forhold, ivareta oppdragsgivers behov knyttet til de ytelser som er beskrevet i kontraktsdokumentene. Denne rammeavtale innebærer en rett, men ingen plikt, for oppdragsgiver å bestille de ytelser som omfattes av rammeavtalen, men likevel slik at oppdragsgiver i størst mulig grad ønsker å benytte denne rammeavtalen. Leverandøren plikter således å levere de ytelser som omfattes av rammeavtalen, på avtalens vilkår, etter forutgående avrop fra oppdragsgiver. 4.2 Rammeavtalens volum Anslått omfang av oppdraget er: totalt 200 timer i året Tidsforbruk er kun et anslag, og er ikke en bindende forutsetning for kontrakten mellom partene. 4.3 Rammeavtalens varighet Kontrakten inngås for en periode på 2 år regnet fra signering av kontrakt, med opsjon på utvidelse av ytterligere 1 + 1 år (totalt 4 år). Forsvarsbygg står fritt til å avgjøre om opsjonsytelsene skal utføres eller ikke. 5 UTFØRENDE PERSONELL OG UNDERRÅDGIVERE Fagansvarlig fra rådgiveren er: Navn på person Funksjon Telefon E-post Dersom det er tilbudt navngitte ressurser plikter rådgiveren å benytte disse. Rådgiveren kan ikke uten Forsvarsbyggs skriftlig samtykke skifte ut personer som i henhold til kontrakten eller senere avtale skal utføre oppdraget. 6 HONORAR OG UTGIFTSDEKNING 6.1 Honorarform Oppdraget skal honoreres etter medgått tid med følgende timepriser: Timepris kr.. eks mva for fagansvarlig Timepris kr.. eks mva for utførende personell Versjonsdato 31.10.2012 Side 3 av 8
6.2 Regulering av prisen Prisene justeres på følgende måte: Fastprishonorar og timepriser kan kreves indeksregulert når kontraktsperioden strekker seg ut over ett år fra tidspunktet for kontraktsinngåelse. Regulering kan tidligst kreves når ett år har passert, med utgangspunkt i indekstallet for tidspunktet for fremsettelse av kravet, og med virkning for påfølgende arbeider. Regulering skjer etter bestemmelsene i NS 3405 Bestemmelser om regulering av kontraktssum for bygg og anlegg på grunn av endringer i lønninger, priser, sosiale utgifter - totalindeksmetoden - med ett kvartal som avregningsperiode. Ved reguleringen benyttes Statistisk sentralbyrås byggekostnadsindeks for boligblokk, 2000 = 100 (boligblokk i alt). Gis det under utførelsen av arbeidene tilbud, skal prisene ikke reguleres med mindre annet avtales. 6.3 Kostnader og utgifter Med mindre annet er avtalt, skal avtalt honorar/satser anses å dekke rådgiverens: a) fortjeneste, og b) kostnader, herunder kostnader til administrasjon, kontorhold, intern kopiering og databehandling. c) alle kostnader i forbindelse med lokale reiser under 50 km fra det kontor rådgiveren faktisk leverer tjenester fra. Reisekostnader utover dette dekkes i henhold til statens reiseregulativ etter forutgående godkjenning fra Forsvarsbygg. Alle reisekostnader dekkes fra det kontor leverandøren faktisk leverer tjenesten fra, med mindre leverandørens kontor i Bergens-, Trondheims- eller Oslo-området ville gitt en lavere reisekostnad til byggestedet. Kun nødvendige utgifter vil bli dekket. 7 BETALING 7.1 Fakturering Alternativ 1: Honoraret forfaller til betaling når oppdraget er utført og godkjent av oppdragsgiver. Rådgiveren skal sende faktura innen rimelig tid, og senest innen en måned etter at oppdraget er avsluttet. Betalingsfrist skal være 28 dager fra mottak av korrekt merket faktura. Fakturagebyr skal ikke beregnes. 7.2 Elektronisk faktura Faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Forsvarsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). Forsvarsbyggs elektroniske fakturaadresse er 975950662. For nærmere informasjon om fremgangsmåte, se www.ehandel.no. 7.3 Krav til fakturaene Faktura skal merkes i henhold til krav i det enkelte avrop. 8 FULLMAKTSFORHOLD 8.1 Rammeavtale Hver av partene skal utnevne en representant for oppfølging av rammeavtalen. Representanten skal være kontaktpunktet for alle henvendelser knyttet til avtalen. Partene skal informere hverandre om eventuell utskifting av representanten. Versjonsdato 31.10.2012 Side 4 av 8
8.2 Avrop Oppdragsgiver skal informere rådgiver om hvilke personer som har fullmakt til å gjøre avrop mot rammeavtalen. Er slik informasjon ikke gitt, skal enhver person som er ansatt hos oppdragsgiver anses å ha fullmakt, med mindre det etter forholdene fremstår som åpenbart at vedkommende ikke har fullmakt til å forplikte oppdragsgiver. Innleide konsulenter kan ikke forplikte oppdragsgiver. Alle henvendelser knyttet til avrop mot rammeavtalen rettes til leverandørens representant med mindre annen person er oppgitt som kontaktperson for avrop. For hvert enkelt avrop avtaler partene særskilt hvem som er deres representant. 9 ØVRIGE BESTEMMELSER 9.1 Avrop og bekreftelse Oppdragsgiver gjør bruk av rammeavtalen ved å gjøre avrop. Avrop på rammeavtalen gjøres ved at autorisert person hos oppdragsgiver gjør en skriftlig henvendelse til leverandøren med beskrivelse av oppdraget. Avropet skal inneholde de opplysninger som er nødvendige for å starte utførelse av oppdraget. Oppdragsgiver kan angi en rimelig frist for oppdraget. Leverandøren skal skriftlig bekrefte avropet. Avropet utløser ytelsesplikt for partene. Oppdragsgiver kan fastsette skjema for avrop og bekreftelse. 9.2 Offentligrettslige krav 9.2.1 Oppdrag underlagt sikkerhetsrestriksjoner Dersom oppdraget, eller forsvarsanlegget, er underlagt sikkerhetsrestriksjoner må rådgiveren inneha de nødvendige sikkerhetsklareringer og -autorisasjoner. Videre skal egen sikkerhetsavtale inngås, jf. forskrift om sikkerhetsgraderte anskaffelser 2-5 og sikkerhetsloven kap 7. Rådgiveren og dennes representanter forplikter seg til å overholde denne sikkerhetsavtalen og det til enhver tid gjeldende regelverk om sikkerhetsgradert informasjon. Overtredelse av sikkerhetsbestemmelser og/eller tap av nødvendig klarering/autorisasjon er å anse som vesentlig mislighold av rådgiverens kontraktsforpliktelser. 9.2.2 Regelverket for offentlige anskaffelser Rådgiveren skal være kjent med, og opptre i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser ved gjennomføring av rådgivningsoppdraget. 9.2.3 Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår for arbeidstakere Rådgiveren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med denne bestemmelsen. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal lønns- og arbeidsvilkårene være i samsvar med gjeldende forskrifter. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkårene være i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om a) minste arbeidstid, b) lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og c) dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Alle avtaler rådgiveren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Versjonsdato 31.10.2012 Side 5 av 8
Dersom rådgiveren ikke etterlever klausulen, har byggherren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Forsvarsbygg kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Rådgiveren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Rådgiveren skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos underleverandørene. Lederen av rådgiverens virksomhet er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. 9.3 Etiske krav Rådgiveren plikter å gjøre seg kjent med og overholde de etiske krav og retningslinjer som Forsvarsbygg har utarbeidet. De etiske kravene og retningslinjene kan leses på www.forsvarsbygg.no. 9.4 Krav til etisk handel Rådgiveren skal etterleve følgende grunnleggende krav: a) Nasjonal lovgivning: Arbeidsretten og arbeidslovgivningen der produksjonen finner sted, skal etterleves. Av særlig relevante forhold fremheves lønns- og arbeidstidsbestemmelser, helse, miljø og sikkerhet, lovfestede forsikringer og sosiale ordninger, samt regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter. b) Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjoner nr. 138 og 182): Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter. Minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land). Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid. Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. c) Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjoner nr. 29 og 105): Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. d) Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr. 100 og 111): Det skal ikke forekomme noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. e) Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjoner nr. 87 og 98): Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt. Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne. Brudd på disse bestemmelsene anses som vesentlig mislighold. Rådgiveren identifiseres med sine underleverandører ved mislighold av kontrakten mht. de ovenfor nevnte krav. Alle avtaler rådgiveren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser nevnt i første til tredje ledd. 9.5 Reklame, kontakt med media 9.5.1 Offentliggjøring av informasjon. Mediahåndtering Rådgiveren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for offentlig presentasjon / omtale av kontraktsforhold/oppdragsgiver/oppdraget/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg. Prosjekter som er underlagt militær sikkerhetsgradering kan bare omtales i samsvar med sikkerhetsplan utarbeidet spesielt for slike graderte prosjekter. Versjonsdato 31.10.2012 Side 6 av 8
Rådgiveren kan ikke uttale seg på vegne av oppdragsgiver i mediene og skal henvise alle mediehenvendelser til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) henvises/videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson hos oppdragsgiver. 9.5.2 Utarbeidelse av informasjon Rådgiveren er forpliktet til å bruke Forsvarsbyggs grafiske profil ved utarbeidelse av rapporter og annen skriftlig informasjon. All skriftlig dokumentasjon skal være utgitt i Forsvarsbyggs navn. Dersom oppdraget omfatter utarbeidelse av konkurransegrunnlag er rådgiveren forpliktet til å bruke Forsvarsbyggs maler for dette. I forbindelse med møter med eksterne utenfor Forsvarsbygg skal rådgiveren opptre som representant for Forsvarsbygg og ikke profilere eget firma. 9.5.3. Retningslinjer for firmaprofilering Rådgiveren er pålagt å søke forhåndsgodkjenning hos oppdragsgiver for omtale/presentasjon av oppdraget/forsvarsbygg/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg. Bygg / anlegg som ikke er underlagt militær sikkerhetsgradering vil vanligvis kunne godkjennes omtalt og avbildet i årsberetninger, avis-/tidsskriftartikler og lignende der det klart går fram at Forsvarsbygg er oppdragsgiver/byggherre. Bilder og omtale av oppdraget/bygg/anlegg utført for Forsvarsbygg vil vanligvis ikke godkjennes for reklameformål som profileringsannonser, profileringsartikler, julekort og lignende i et firmas navn. Hvis det er ønske om å benytte Forsvarsbygg som referanse, skal prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg forespørres på forhånd og kvalitetssikre innholdet. 10 TVISTELØSNING Alle tvister behandles etter norske prosessuelle og materielle rettsregler. For kontrakter med utenlandske leverandører avtales Oslo som verneting. 11 SIGNATURER Dette avtaledokumentet er utferdiget i 2 eksemplarer, ett til hver av partene. Dato: Sted: Dato: Sted: Forsvarsbyggs underskrift Rådgiverens underskrift Navn Stilling Navn Stilling Versjonsdato 31.10.2012 Side 7 av 8
Vedlegg 1. Mal for avrop Versjonsdato 31.10.2012 Side 8 av 8
Blankett AVROP NR. 00 MOT RAMMEAVTALE 410249 bistand byggeplasskontroll Prosjekt nr.: 1. PARTENE OG DERES REPRESENTANTER Oppdragsgiver Navn: Organisasjonsnr: Staten v/forsvarsdept v/forsvarsbygg 975 950 662 Adresse: Representant: Tlf: E-post Christian Skjelderup 48867692 Christian.skjelderup@forsvarsbygg.no Rådgiver Navn: Organisasjonsnr: Adresse: Representant: Tlf: E-post 2. OM OPPDRAGET På vilkår som følger av rammeavtalen er følgende ytelser bestilt av oppdragsgiveren: Fyll inn beskrivelse av oppdraget (kan evt gjøres med henvisning til vedlegg) 3. UTFØRENDE PERSONELL Rådgiveren skal under gjennomføring av bistanden benytte seg av følgende utførende personer fra eget firma:
Blankett Navn på person Funksjon Telefon E-post 4. HONORAR OG UTGIFTSDEKNING a. Honorarform: Oppdraget skal honoreres etter medgått tid, og med de timepriser som følger av leverandørens tilbud til rammeavtalen. Avtalte timepriser ved inngåelsen av avropet er: Timepris kr.. eks mva for fagansvarlig Timepris kr eks mva for utførende personell Reisekostnader dekkes i henhold til rammeavtalens bestemmelser (se punkt 6.3.). 5. FORSIKRING Leverandøren skal inneha eller tegne ansvarsforsikring med et forsvarlig beløp, på vanlige vilkår som er dekkende i forhold til det ansvar han kan komme i etter denne avtale. 6. FAKTURERING Fakturering skjer i henhold til rammeavtalen punkt 7. Alle fakturaer skal inneholde følgende informasjon: 54672 - oppgis under «Deres referanse/cbc:id» (Feltet kan være angitt på ander måter, f.eks. <cac:contact>, <cbc:id>xxxxx</cbc:id>, </cac:contact>) «Prosjektnummer, kontraktsnr. 410249». oppgis i beskrivelsesfelt Avropsnummer. Ved manglende eller feil merking kan fakturaen returneres entreprenøren, med beskjed om å sende ny korrekt merket faktura. 7. SIGNATUR Dette avtaledokumentet er utferdiget i 2 eksemplarer, ett til hver av partene. Dato: Sted: Dato: Sted: For Forsvarsbygg: For rådgiver: Navn Stilling Navn Stilling