Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Avdeling for konserninnkjøp KVALIFIKASJONS- GRUNNLAG Saksnummer: 201500664 KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV Standard programvare for sak-, arkiv- og dokumenthåndtering med tilhørende tjenester for Oslo kommune
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 1.4 Kontaktperson for anskaffelsen... 5 1.5 Kontraktsperiode og økonomisk omfang... 5 1.6 Kunngjøring... 5 1.7 Relaterte anskaffelser... 5 1.8 Tilleggsopplysninger... 6 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 6 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 2.1 Prosedyre... 6 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse... 6 2.3 Innlevering av forespørsel... 7 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører... 7 2.5 Opplysningsplikt... 7 2.6 Taushetsplikt... 7 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 8 2.8 Frist for begjæring av midlertidig forføyning... 8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 8 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 8 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 8 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 8 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 9 3.4 Følgebrev... 9 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE... 10 4.1 Registrering og åpning av forespørsler... 10 4.2 Avvisning... 10 med tilhørende tjenester 2
1 OPPDRAGET Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten, avdeling for konserninnkjøp (heretter kalt oppdragsgiver), innbyr til konkurranse med forhandling i to trinn i forbindelse med anskaffelse av standard programvare for sak-, arkiv- og dokumenthåndtering med tilhørende tjenester for Oslo kommune. 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune er en av Norges største arbeidsgivere med ca. 50 000 ansatte og om lag 50 virksomheter, inkludert 15 bydelsadministrasjoner. Utviklings- og kompetanseetaten, avdeling for konserninnkjøp har fått delegert myndighet til å inngå konsernovergripende avtaler på angjeldende område og vil stå for både gjennomføringen av denne konkurransen og oppfølgingen av den avtalen som inngås. Konsernovergripende avtaler i Oslo kommune er avtaler som alle kommunens virksomheter er pålagt å bruke når de skal foreta kjøp av varer og tjenester på et område. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Som alle andre offentlige virksomheter har Oslo kommune behov for IT-systemer for sak-, arkiv- og dokumenthåndtering som oppfyller lover og forskrifter på arkivområdet. I praksis betyr dette programvare som følger norsk offentlig arkivstandard (NOARK), en standard som har hjemmel i arkivforskriften. For de fleste av kommunens virksomheter er det et stort behov for å fornye IT-systemene på området av følgende fire hovedårsaker: Overgang fra papirbasert til elektronisk dokumenthåndtering og arkivering Av Oslo kommunes om lag 50 virksomheter er det rundt 2/3 som fortsatt har papirbaserte dokumentarkiv. I tillegg kommer alle Oslos skoler, barnehager, skolehelsetjenesten og andre tjenestesteder som er en del av en annen virksomhet eller bydel. Papirbasert dokumenthåndtering og arkivering er svært ineffektivt i dagens virkelighet hvor så godt som alle dokumenter produseres og kommuniseres med elektroniske verktøy, og det er et mål å effektivisere kommunen gjennom digitalisering. Bevaring og aktiv bruk av kommunens hukommelse Elektronisk dokumentasjon er Oslo kommunes hukommelse for fremtiden. Nye ITsystemer må sørge for at verdien av arbeid ikke går tapt, men kunne nyttiggjøres av andre i og utenfor kommunen. Arkivering og journalføring for elektroniske tjenester og fagsystemer Det planlegges en stor omlegging av dialogen mellom kommunen og innbyggere/næringslivet til digitale kommunikasjonskanaler gjennom elektroniske tjenester. Kommunen er ansvarlig for at slik dialog i digitale kanaler journalføres og arkiveres iht. lover, regler og partenes behov for å ta vare på informasjon om rettigheter og plikter. Svært mye av behandlingen og produksjonen av dokumenter i kommunens saksbehandling foregår i ulike fagsystemer, og disse bør integreres med NOARK-baserte sak-/arkivsystemer. Behov for en enklere og mer helthetlig systemportefølje Kommunen har i dag en rekke ulike programvarer på sak-/arkivområdet fra ulike leverandører. En enklere systemportefølje for kommunen som helhet forventes å medføre mer effektiv drift og forvaltning, mer effektiv samhandling internt i kommunen og forenkle konsekvenser av omorganiseringer. Det skal derfor inngås med tilhørende tjenester 3
avtale med én leverandør for ett standardsystem på sak-/arkivområdet som over tid planlegges å skulle erstatte flest mulig av alle dagens sak-/arkivsystemer i hele kommunen. Anskaffelsen omfatter en felles avtale for alle virksomhetene i Oslo kommune av NOARK 5- basert standard programvare for sak-, arkiv og dokumenthåndtering som planlegges brukt av alle kommunens virksomheter, samt bistandstjenester og vedlikeholdsavtale. Det planlegges inngått gjensidig forpliktende avtale for programvarekjøp, implementering og vedlikehold i enkelte pilotvirksomheter i kommunen, med opsjon på tilsvarende i resten av kommunens virksomheter. Foreløpig besluttede pilotvirksomheter er Utdanningsetaten og Utviklings- og kompetanseetaten. Aktuelle bistandstjenester er f.eks. tjenester knyttet til tilpasning/utvikling, installasjon, konfigurering, opplæring og rutineutarbeidelse. Når det gjelder bistandstjenestene forbeholder oppdragsgiver seg retten til å utføre noe av dette i egen regi, herunder å kunne benytte andre leverandører dersom det ikke kommer i konflikt med bestemmelser i kontrakt inngått som følge av denne anskaffelsen. Det er oppdragsgivers intensjon å bruke valgt standard programvare for alle virksomheter på området sak-, arkiv- og dokumentbehandling, og avtalen planlegges etablert som en konsernovergripende avtale som Oslo kommunes virksomheter blir pålagt å bruke når de skal anskaffe standard programvare for generell sak-, arkiv- og dokumenthåndtering. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å anskaffe annen programvare på området dersom oppdragsgiver eventuelt finner at delområder av behovene ikke dekkes tilstrekkelig godt av den standardprogramvaren som det inngås avtale om i denne anskaffelsen. Eksempler på dette kan være på områdene bevaring, søk og gjenfinning av elektronisk arkivmateriale, samt arkivkjerner som rene moduler for andre systemer. Alle virksomhetene i Oslo kommune skal kunne inngå tilleggsavtaler for egen virksomhet som regulerer kjøp av lisenser for valgt programvare og kjøp av bistandstjenester i sin virksomhet innenfor de bestemmelser som gjelder i avtalen. Det er ønskelig at flest mulig av kommunens, og den enkelte virksomhets behov på området dekkes av standard programvare. Det er likevel ikke mulig for oppdragsgiver å spesifisere nøyaktig hvilke behov som dekkes av standard programvare og hvilke behov som dekkes gjennom timebaserte bistandstjenester med tilpasninger o.l. Dette gjelder både behov som flere eller alle av kommunens virksomheter har, og særbehov hos den enkelte virksomhet og sektor. Anskaffelsen omfatter opsjoner på ulike lisensmodeller for kjøp av valgt programvare, på kjøp av bistandstjenester, opplæringstjenester, leie av kurslokaler, IT-utstyr (scannere og eventuell annen maskinvare), samt driftstjenester, alt relatert til den valgte standard programvaren for sak-, arkiv- og dokumenthåndtering. Nærmere spesifikasjoner vil fremgå av konkurransegrunnlaget som sendes leverandørene som inviteres til å inngi tilbud. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Nedenfor er fremdriftsplan med frister i anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjøre endringer i fremdriftsplanen innenfor rammene av anskaffelsesregelverket. med tilhørende tjenester 4
Milepæl Dato Aktivitet M1 7.9.15 Kunngjøring 17.9.15 kl. 13-15 Informasjonsmøte for interesserte leverandører M2 7.10.15 kl. 12.00 Frist for forespørsel om deltagelse i konkurransen M3 14.10.15 Kvalifisering av tilbydere og utsending av konkurransegrunnlag til kvalifiserte tilbydere 22.10.15 Kl. 13-15 Tilbyderkonferanse M4 21.12.15 kl. 12:00 Frist for innlevering av tilbud 6.-8.1.16 Tilbydernes tilbudspresentasjoner Jan. apr. 16 Forhandlinger og tilbudsevaluering M5 16.5.16 (ca.) Evaluering gjennomført og leverandør innstilt M6 16 dager etter M5 Frist for å klage på kontraktstildeling M7 Mai/juni 16 Kontraktsinngåelse 1.4 Kontaktperson for anskaffelsen Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Jan Erik Ressem E-postadresse: jan.erik.ressem@uke.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.5 Kontraktsperiode og økonomisk omfang Avtaleperioden for kjøpsavtalen (basert på enten SSA-K eller SSA-T, jf. http://www.anskaffelser.no/offentlige-anskaffelser-it/statens-standardavtaler/statensstandardavtaler-ssa) vil være 4 år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på årlig forlengelse i inntil ytterligere 5 år. Avtaleperiode for vedlikeholdsavtalen vil være ett år fra denne trer i kraft, med forlengelse i inntil 8 år etter siste mulige kjøp gjennom kjøpsavtalen, men med løpende oppsigelsesadgang med 3 måneders varsel. Totalt omfang for første avtaleperiode på fire år (programvare, timebasert bistand og vedlikehold) anslås å være i området 25 100 mill. kroner. Totalt omfang ved utøving av alle opsjoner og alle mulige kjøp av programvare, bistandstjenester og vedlikehold er vanskelig å beregne. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.7 Relaterte anskaffelser Som nevnt i punkt 1.2 ovenfor forbeholder oppdragsgiver seg retten til å kunne benytte andre leverandører til bistandstjenester på området, forutsatt at det ikke kommer i konflikt med bestemmelser i kontrakt inngått som følge av denne anskaffelsen. Implementering av ny med tilhørende tjenester 5
programvare i hele Oslo kommune er et omfattende arbeid som potensielt vil kunne kreve mye behov for bistand, og det vil kunne foregå mange samtidige implementeringsprosjekter i Oslo kommunes virksomheter. Den delen av bistandsbehovet som er nærmest knyttet til standardprogramvaren omfattet av denne anskaffelsen planlegges kjøpt av valgt leverandør av standardprogramvaren. Men for å gjøre implementeringen gjennomførbar og sørge for tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til implementeringsbistand, planlegges det etablert nye rammeavtaler for konsulentbistand i løpet av 2016. Oppdragsgiver vil tilstrebe klargjøring av grensene mellom hva slags type bistand som kjøpes gjennom hvilke avtaler. Det vil også på et senere tidspunkt vurderes anskaffelse av kompletterende programvare på sak-/arkiv-/dokumentbehandlingsområdet for behov som oppdragsgiver eventuelt måtte finne at ikke dekkes tilstrekkelig godt av den standardprogramvaren som det inngås avtale om i denne anskaffelsen. Eksempler på dette kan være på områdene bevaring, søk og gjenfinning av elektronisk arkivmateriale. 1.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i to trinn. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse Siste frist for innlevering av forespørsel fremgår av punkt 1.3 ovenfor. Forespørsel skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet innen 7.10.15 kl. 12.00. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. med tilhørende tjenester 6
2.3 Innlevering av forespørsel Forespørselen skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Forespørselen skal avgis i lukket forsendelse og være merket "Sak 201500664: Kvalifikasjonsforespørsel sak-/arkivsystem Oslo kommune". Forespørselen skal være på norsk og leveres i ett papireksemplar og én elektronisk kopi på USB minnepinne testet mot tekniske feil og virus. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Forespørselen skal leveres til: Navn: Adresse: Oslo kommune, Utvikling- og kompetanseenheten Strømsveien 102, 0602 Oslo, resepsjonen 5. etasje Resepsjonen har åpningstid kl. 08:00 15:30 Følgende skal vedlegges forespørsel om deltakelse: Dokumentasjon Jf. pkt. Skilleark Følgebrev 3.4 1 Attest for skatt og merverdiavgift 3.2 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og 3.3.1 3 juridiske stilling Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk 3.3.2 4 stilling Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige 3.3.3 5 kvalifikasjoner Eventuelle forpliktelseserklæringer 3.1 6 Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifiseringsgrunnlaget besvares/belyses. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver vil av de mottatte forespørsler om deltakelse i konkurransen, invitere de 3-5 leverandørene som best oppfyller kvalifikasjonskravene til å inngi tilbud. I utvelgelsen av eventuelle overtallig kvalifiserte leverandører, vil Oppdragsgiver legge vekt på kvalifikasjonskravene i punkt 3.3.3 (leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner). 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørsel om deltakelse avvises, forkastes eller konkurransen avlyses. 2.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. med tilhørende tjenester 7
2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-8. 2.8 Frist for begjæring av midlertidig forføyning Ønsker leverandøren å begjære midlertidig forføyning mot en eventuell avvisning av leverandøren eller forkastelse av forespørsel om deltakelse i konkurransen, må det skje innen 15 dager fra dagen etter meddelelse, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 19-7. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets økonomisk kapasitet til å årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere gjennomføre opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. med tilhørende tjenester 8
Krav oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Oppdragsgiver forbeholder seg retten til på eget initiativ å innhente kredittvurdering. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha god kapasitet på området kontrakten omhandler; utvikling og forvaltning av standard programvare for sak-, arkiv- og dokumenthåndtering basert på NOARK, samt konsulentbistand til implementering av slik programvare i en virksomhet Leverandøren skal ha gjennomført flere sammenlignbare leveranser av programvare for saks-, arkivog dokumenthåndtering siste tre år. Leverandøren skal ha fått Riksarkivets godkjenning av programvare iht. NOARK 5- standarden. Minimumskravet er godkjenning iht. NOARK 5 kjerne (midlertidig eller endelig). Dokumentasjonskrav En redegjørelse for leverandørens totale arbeidsstyrke fordelt på de områdene kontrakten omhandler: a) Teknisk personale til utvikling og forvaltning av standard programvare for sak-, arkiv og dokumenthåndtering basert på NOARK5 b) Konsulentpersonale til gjennomføring av implementeringsprosjekter for programvare for sak-, arkiv- og dokumenthåndtering c) Personale for opplæringstjenester for programvare for sak-, arkiv- og dokumenthåndtering Det skal ikke leveres CVer for noen av de ovenstående punktene. Liste med inntil fem av de mest sammenlignbare og relevante leveranser de tre siste år, herunder opplysninger om: - Navn på kunden - Leveransetidspunkt - Leveransens totale verdi - Kort beskrivelse av leveransen - Hva slags varer og tjenester leveranser omfattet - Hvilken standard programvare som er brukt i leveransen Dokumentasjon av NOARK 5-godkjenning. Endelig godkjenning og godkjenning iht. NOARK 5 komplett vil telle positivt. 3.4 Følgebrev Kvalifikasjonssøknaden skal inneholde et følgebrev med aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold og forutsetninger skal fremgå av følgebrevet. Dersom ikke annet fremgår av søknaden ansees alle vilkår som akseptert ved innsendelse. Følgebrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å binde leverandør. Brevet skal som et minimum inneholde: - Fullt juridisk navn til leverandøren med tilhørende tjenester 9
- Leverandørens adresse - Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE 4.1 Registrering og åpning av forespørsler Innleveringstidspunkt skal påføres forespørslene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at forespørsel er innlevert. Åpningen vil ikke være offentlig. 4.2 Avvisning Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt attest for skatt og merverdiavgift, eventuelt etter fastsatt tilleggsfrist for ettersending, og de leverandører som ikke oppfyller fastsatte kvalifikasjonskrav. For øvrig gjelder bestemmelsene om avvisning i forskriften 20-12 fullt ut. Oslo, 4.9.2015 Gerd Robsahm Kjørven etatsdirektør med tilhørende tjenester 10