HMS, internkontroll og prosjekt
«60% av norske virksomheter har ikke et HMS-arbeid som er i tråd med myndighetenes krav. Blant små og mellomstore virksomheter er andelen høyere! Kilde: Arbeidstilsynet
Kuba Norge AS Kuba Norge AS har utviklet Kuba IK som er et web-basert internkontrollssystem. Systemet er sannsynligvis markedets mest moderne og fleksible system som kan skaleres opp og ned etter størrelse, organisasjonsstruktur og behov hos kunden. Kuba IK er et verktøy som er nyttig i arbeid innen bl.a. HMS, HR, kvalitet, FDV, prosjekt, oppfølging for interne rutiner m.m. og fungerer som et forbedringssystem. Siden etableringen i 2012 har Kuba Norge AS opparbeidet et stort nettverk bestående av nærmere 40 frittstående agenter/ konsulenter, forhandlere og samarbeidspartnere. Blant forhandlere og samarbeidspartnere nevnes DNB, Abax AS, Nokas BST AS, DinHMS AS, Frico AS, Termoenergi AS, Oseberg Klinikken AS og E2 Helse AS. Kuba Norge AS posisjonerer seg for videre vekst etter at Selskapet ble etablert et salgs- og markedsføringsselskap og lanserte Kuba IK i 2012. Selskapet overtok en kundeportefølje på ca. 800 kunder fra Norsk Kvalitetsforum AS (NKF), som på dette tidspunktet leverte manuelle systemer (permer) og datasystemer installert på kundenes egne harddisker. NKF har en historikk på utvikling og salg av systemer innen HMS området helt tilbake fra 1998. Denne erfaringen i kombinasjon med opparbeidet fagkompetanse og nettverk er benyttet i etableringen av Kuba-kjeden generelt og i utviklingen av Kuba IK spesielt. NKF har utviklet Kuba IK i samarbeid med Excelencia Consulting i India. Kuba Norge AS har eksklusive salgsrettigheter på Kuba IK og i løpet av 2013 har mer enn 200 virksomheter tatt Kuba IK i bruk som sitt internkontrollsystem. Kundene betaler årlig lisens og historikken tilsier at de fleste vil forbli kunder i 10 år og mer.
Kuba IK er et modulbasert internkontrollsystem som tilpasses hver enkelt virksomhet og som dekker alle HMS lovkrav i alle bransjer. er nettbasert og kan benyttes på PC/MAC, nettbrett/ipad og smarttelefoner. gir de ansatte i virksomheten enkel tilgang til systemet via egen logg inn. Dette medfører enkel opp-følging av aktiviteter på alle enheter. kan leveres som portalløsning som gjør at systemet også er meget godt egnet for konsern, eiendomsforvaltere eller bransje-organisasjoner!
Aktiviteter, avvik, risikoanalyse, målinger m.m. Aktiviteter/årshjul settes opp av HMS ansvarlig i samarbeid med ledelse og bedriftshelsetjeneste. Automatisk varsling av aktiviteter og avvik via SMS og/eller e-post til ansatte eller kontakter iht. oppsatte tidsfristersom har ansvar for oppfølging. Sjekkliste utføres/rapporteres via ipad eller smarttelefon. Avvik, risikoanalyser, målinger m.m. registreres og dokumenteres på en enkel måte. Listing og rapporter kan sorteres etter ønske, konverteres til word, excel eller PDF samt skrives ut.
HMS-håndbok Egne håndbøker bl.a. for: HMS Kvalitet Branndokumentasjon FDV Personal Ledelse Miljø IK Mat/IK Alkohol Håndbøkene tildeles og tilpasses den enkelte virksomhet etter ønsker og behov. Det kan også tildeles andre typer håndbøker etter ønske.
Egen Kuba App for iphone og Android Bruk Kuba Appen til å: ha oversikt over virksomhetens årshjul/hms-aktiviteter. gjennomføre aktiviteter. registrere avvik direkte i Appen ta bilde av avviket som lastes opp direkte i systemet. registrere målinger for rapportering til Miljøfyrtårntstiftelsen gjennomføre lovpålagte risikoanalyser. gå vernerunde ved bruk tilpassede sjekklister. annet etter eget ønske.
Arkiv, skjematikk og sjekklister Det er mulig å legge inn egne dokumenter i arkivet som kan åpnes, endres og lagres tilbake i arkivet. Denne funksjonen er ypperlig dersom man har mange egne sjekklister, rutiner etc. Sjekklister for vernerunder, årlige kontroller etc. kan tilpasses etter ønske og behov, og kan enkelt benyttes/fylles ut på nettbrett og lignende. All aktivitet blir loggført i systemet og ligger tilgjengelig for utskrift til Word, Excel eller PDF. Innholdet i HMS-håndboken blir revidert av Kuba Norge AS og evt. endringer i lovverket blir endret fortløpende.
Ansatte-register Ansatte registreres i systemet Ansatte opprettes som brukere Alle brukere tilgang til Kuba App Opplysninger om ansatt: Arbeidserfaring Kurs og sertifikater Sykefravær Timeliste Ferieplanlegger Kontaktpersoner Privat arkiv for hver enkelt ansatt
HMS-magasinet HMS-magasinet: «Losby Gods styrer hotellet med en App» Artikkelen har også stått i Horeca-magasinet og Personal og ledelse.