Delegasjon av myndighet

66524_Rapport16_2005_Omslag.qxp 09.08.2005 08:43 Side A Oslo kommune Kommunerevisjonen Rapport 16/2005 Delegasjon av myndighet 2005 Kommunerevisjonen integritet og verdiskaping

66524_Rapport16_2005_Omslag.qxp 09.08.2005 08:43 Side B Rapport 16/2005 Publikasjoner fra Kommunerevisjonen i Oslo 1/2004 Evaluering av bydelers forvaltningspraksis. Utprøving av Kommunekompasset i Bydel St. Hanshaugen-Ullevål 2/2004 Statlige tilskudd 3/2004 Er nøkkeltallene i KOSTRA pålitelige? Pleie og omsorg i fem bydeler i 2002 4/2004 Vedlikehold av skolebygningene. Erfaringer med ansvarsdelingen mellom skolene og Undervisningsbygg 5/2004 Intern kontroll i og rundt IT-systemer. Samlerapport 2003 6/2004 Kjøp og salg av sykehjemsplasser mellom bydelene 7/2004 Saksbehandling i Trafikketaten 8/2004 Intern kontroll i økonomiforvaltningen. Samlerapport 2003 9/2004 Styringsinformasjon i eldreomsorgen i bydelene Grorud og Romsås 10/2004 Kjøp av sykehjemstjenester. Tilrettelegging for styring, kontroll og oppfølging U. Off., jf off. l. 6, 1. ledd punkt 2, bokstav a 11/2004 Oslo kommunes kjøp av sykehjemstjenester fra privat leverandør. Tilrettelegging for styring, kontroll og oppfølging av tjenesteleveransen U. Off., jf off. l. 6, 1. ledd punkt 2, bokstav a 12/2004 Friluftsetatens inntekter 13/2004 Midtåsen sykehjem. En gransking av avtaler og økonomi 14/2004 Styringsinformasjon i sosialtjenesten. Bydel Søndre Nordstrand 15/2004 Styringsinformasjon i hjemmetjenesten. Bydel Sagene 16/2004 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg KF. Fokus på gjennomføringsfasen 17/2004 Tilsyn i bydelene 18/2004 Effektiv rapportering med KOSTRA? 19/2004 Bydelenes bruk av omsorgslønn 20/2004 Kommunenes rutiner for håndtering av nye regler for kompensasjon av merverdiavgift. 21/2004 Serviceerklæringer i hjemmetjenesten i Bydel Bjerke. 22/2004 Sykefravær i PRO-sektoren. Rutiner og tiltak i Bydel Nordre Aker. 23/2004 Barn i fosterhjem: Bydelenes tilsyn 24/2004 Gerica i pleie og omsorgssektoren 25/2004 Kvalitet i skolen: Elevenes kompetansenivå i basisfag i ungdomsskolen 26/2004 Rapportering av måloppnåelse i grunnskolen 27/2004 Legevakten gjennomgang av interne kontrollrutiner knyttet til økonomi og regnskap 28/2004 Samkjøpsavtaler - beslutningsgrunnlag og utnyttelse 29/2004 Barn i fosterhjem: Bydelenes oppfølging og kontroll 30/2004 Barne- og familieetatens godkjenning og kvalitetskontroll av barneverninstitusjoner. Oppfølging av rapport 15/2003 1/2005 Regelverk produksjon og forvaltning 2/2005 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk. 3/2005 Legevakten bruk av overtid 4/2005 Selvkost lovpålagt renovasjon 5/2005 Selvkost Vann- og avløpsavgift 6/2005 Evaluering av forvaltningspraksis i Bydel Stovner 7/2005 Intern kontroll: effekt prosjektets delleveranse innkjøp/faktura/regnskap 8/2005 Kvalitet i sykehjem Langerud sykehjem 9/2005 Intern kontroll i økonomiforvaltningen samlerapport 10/2005 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Boligbygg Oslo KF 11/2005 Bedre utnytting av KOSTRA 12/2005 Serviceerklæringer i Samferdselsetaten 13/2005 Intern kontroll i og rundt IT-systemer 14/2005 Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF 15/2005 Økonomisk styring og kontroll i Bydel Norstrand For mer informasjon om Kommunerevisjonen og våre rapporter se www.krv.oslo.kommune.no

Rapport nr. 16.book Page 1 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Delegasjon av myndighet Forord Denne rapporten er et resultat av en forvaltningsrevisjon av byrådets delegasjon av myndighet og videredelegasjon til underliggende virksomheter. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for Oslo kommune etter kommuneloven av 25. september 1992 med endringer av 12. desember 2003. Formålet med forvaltningsrevisjon er med virkning fra 1. juli 2004 nedfelt i kommuneloven 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: "Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon)." I denne forvaltningsrevisjonen har vi undersøkt om kravene til saksframstilling og vedtaksformuleringer tilfredsstilles i saker med delegasjons av myndighet på to byrådsavdelingers ansvarsområder. Arve Alstad har vært prosjektleder, og Oddrun Lyslo Kristiansen og Randi Blystad har vært prosjektmedarbeidere. Vi vil takke Byrådsavdeling for byutvikling og Byrådsavdeling for miljø og samferdsel for godt samarbeid og nødvendig bistand i løpet av prosjektet. 22. juni 2005 Johnny Pedersen avdelingsdirektør Arve Alstad prosjektleder Kommunerevisjonen 1

Rapport nr. 16.book Page 2 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Forvaltningsrevisjonsrapport 16/2005 2 Kommunerevisjonen

Rapport nr. 16.book Page 3 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Delegasjon av myndighet Innhold Hovedbudskap... 5 Sammendrag... 5 1. Innledning... 7 1.1 Prosjektets formål og bakgrunn... 7 1.2 Problemstilling og avgrensninger... 7 1.3 Revisjonskriterier... 7 1.4 Metode... 7 1.5 Rapportens oppbygning... 7 2. Delegasjon av myndighet... 9 2.1 Begrepet delegasjon... 9 2.2 Krav, ansvar og roller ved delegering av myndighet 9 2.3 Delegasjon og videredelegasjon av myndighet... 9 3. Saksframstilling og formulering av vedtak i saker med delegasjon av myndighet 11 3.1 Vedtakskompetanse, hjemmel og hjemmelskjede 11 3.2 Rapporteringsordning for utøvelse av delegert myndighet 13 3.3 Opphevelse av tidligere vedtak...15 4. Delegasjonsoversikter... 17 4.1 Delegasjonsoversikter i byrådsavdelingene 17 4.2 Delegasjonsoversikt i Oslo kommune...17 5. Oppsummering og anbefalinger...19 5.1 Oppsummering... 19 6. Kommentarer til rapporten og revisjonens vurdering av disse... 20 6.1 Kommentarer fra Byrådsavdeling for byutvikling...20 6.2 Kommentarer fra Byrådsavdeling for miljø og samferdsel 20 6.3 Kommentarer vedrørende undersøkte delegasjonssaker fra MOS 20 6.4 Kommentarer fra Byrådslederens avdeling og Byrådsavdeling for finans og utvikling 22 6.5 Kommunerevisjonens vurdering av høringsuttalelsene 22 Referanser... 23 Vedlegg 1 - Revisjonskriterier... 25 Vedlegg 2 - Metode... 29 Vedlegg 3 - Delegasjonssaker...31 Vedlegg 4 - Avvikstabell - Delegasjonssaker med avvik fra krav... 33 Vedlegg 5: Høringsuttalelse av 04.05.2005 fra Byrådsavdeling for miljø og samferdsel... 35 Vedlegg 6: Høringsuttalelse av 12.05.2005 fra Byrådsavdeling for byutvikling... 43 Vedlegg 7: Høringsuttalelse av 23.05.2005 fra Byrådslederens avdeling og Byrådsavdeling for finans og utvikling... 45 Kommunerevisjonen 3

Rapport nr. 16.book Page 4 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Forvaltningsrevisjonsrapport 16/2005 4 Kommunerevisjonen

Rapport nr. 16.book Page 5 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Delegasjon av myndighet Hovedbudskap Kommunerevisjonen har gjennomgått av et utvalg saker med delegasjon av myndighet fra byrådet til byråden og fra byråden til underliggende virksomheter. Gjennomgangen viser at: Det redegjøres for vedtakskompetansen i alle sakene med delegasjon av myndighet til byråden Det går fram av alle delegasjonene til byrådene og til underliggende virksomheter hvem som delegerer, innholdet i myndigheten som delegeres og hvem som bemyndiges Mange delegasjonssaker tilfredsstiller ikke alle kravene til saksframstilling og formulering av delegasjonsvedtak Revisjonen har for øvrig merknader til: manglende felles delegasjonsoversikt i Byrådsavdeling for byutvikling mangler i oppdatering og datakvalitet i regelverksdatabasen manglende krav til saksframstilling i saker med delegasjon av myndighet til etater og andre underliggende organer Sammendrag Rapporten bygger på en undersøkelse av 17 saker med delegasjon av myndighet på ansvarsområdene til Byrådsavdeling for byutvikling og Byrådsavdeling for miljø og samferdsel. I 14 av delegasjonssakene ble myndigheten videredelegert til underliggende virksomheter. Problemstillinger Temaet for undersøkelsen er om delegasjon av myndighet skjer i tråd med regelverket. For å belyse temaet har vi sett på om: saksframstillinger og vedtaksformuleringer er i tråd med regelverket det foreligger delegasjonsoversikter i byrådsavdelingene Revisjonskriterier Revisjonskriteriene i undersøkelsen er hentet fra statlige føringer og kommunalt regelverk. Undersøkelsens funn Undersøkelsen viser at det redegjøres for vedtakskompetansen i alle sakene med delegasjon av myndighet til byråden. Alle delegasjonssakene beskiver hvem som delegerer, innholdet i myndigheten som delegeres og hvem som bemyndiges. Gjennomgangen revisjonen har gjort viser imidlertid at det er mange saker som ikke tilfredsstiller alle kravene til innholdet i saksframstillinger og vedtaksformuleringer. I flere delegasjonssaker der informasjon, for eksempel referanse til hjemmel eller hjemmelskjede, er tatt med i saksframstillingen, mangler referansene i vedtaksteksten. Det er også saker der informasjon er med i delegasjonssakene på ett nivå i delegasjonsrekkefølgen, men mangler på nivået over eller under. Dette innebærer at delegasjonsvedtakene ikke framstår som entydige og selvforklarende, men at informasjon må søkes i saksframstillinger, vedlegg eller andre dokumenter. Revisjonens vurdering er at begge byrådsavdelingene har et forbedringspotensial i forhold til saksframstillinger og vedtaksformuleringer i saker med delegering av myndighet. Undersøkelsen viser at 12 av 17 delegasjonssaker avviker fra kravene til saksframstilling og vedtaksformuleringer på ett eller flere punkter. Totalt har vi registrert 32 avvik fra kravene. Undersøkelsen viste at: det er 13 avvik i forhold til kravet om referanser til hjemmel og hjemmelskjede, hovedsakelig i vedtaksformulering det er 2 avvik i forhold til kravet om at begrensninger i delegert myndighet skal framgå av vedtaksformuleringen det er 6 avvik i forhold til kravene til eventuell rapporteringsordning for utøvelse av delegert myndighet, hovedsakelig i saksframstilling det er 11 avvik i forhold til kravene om redegjørelse for opphevelse av tidligere delegasjonsvedtak, både i saksframstilling og vedtaksformulering Byrådsavdelingene har ulik praksis når det gjelder videredelegasjoner til underliggende virksomheter. Etter revisjonens vurdering har praksisen i begge byrådsavdelinger svakheter. Det viktigste er at det i varierende grad redegjøres for vedtakskompetanse i saksframstillinger i Byrådens sak eller i innledning til brev om videredelegasjoner, slik det skal gjøres i bystyre- og byrådssaker. Selv om referanse til hjemmel for vedtaket og hjemmelskjeden går fram av saksframstillingen eller i en eventuell innledning i brev til underliggende virksomhet, gjentas ikke alltid referansene i vedtaksformuleringen. Det bør unngås ulik praksis og uklarheter med hensyn til form og innhold i delegasjoner til underliggende etater. En felles framstilling av krav til utforming og innhold i saksframstilling og vedtaksformulering for alle delegasjonssaker ville kunne bidra til en bedre praktisering i slike saker. Kommunerevisjonen 5

Rapport nr. 16.book Page 6 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Forvaltningsrevisjonsrapport 16/2005 Byrådene har ansvar for at det føres delegasjonsoversikter i avdelingene. Byrådsavdeling for miljø og samferdsel har en skriftlig liste over gjeldende delegasjonsvedtak på avdelingens ansvarsområder, mens Byrådsavdeling for byutvikling mangler en slik felles oversikt. Regelverksdatabasen har ikke stått sentralt i denne undersøkelsen. Revisjonen er kjent med at det arbeides med ajourhold av databasen og at feil kan være rettet etter vår undersøkelse. Revisjonen har imidlertid, både gjennom egen erfaring og gjennom informasjon fra informanter i de to byrådsavdelingene, erfart at regelverksdatabasen på undersøkelsestidspunktet ikke fungerte godt. Omfanget av manglende oppdatering og feil i den registrerte informasjonen er, etter revisjonens vurdering, bekymringsfull. Anbefalinger Basert på resultatet av undersøkelsen anbefaler revisjonen at: byrådsavdelingene sørger for at saksframstillingene inneholder vurderinger og begrunnelser for rapportering/ikke rapportering og opphevelse av tidligere vedtak byrådsavdelingene sørger for at vedtaksformuleringene har med hjemmel og hjemmelskjede, rapportering og opphevelse av tidligere vedtak slik at informasjon om dette ikke må søkes i andre dokumenter Byrådsavdeling for byutvikling utarbeider en skriftlig oversikt over gjeldende delegasjonsvedtak i avdelingen byrådet vurderer en gjennomgang av krav til saksframstilling og vedtaksformuleringer i saker med delegasjon av myndighet som kan gjelde for hele delegasjonsrekkefølgen fra bystyre til etat 6 Kommunerevisjonen

Rapport nr. 16.book Page 7 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Delegasjon av myndighet 1. Innledning 1.1 Prosjektets formål og bakgrunn Formålet med prosjektet har vært å vurdere om saker med delegering av myndighet i Oslo kommune praktiseres i tråd med gjeldende krav til saksframstilling og vedtaksformulering. Kontroll av denne type praksis er viktig for å sikre at myndighetsfordelingen i kommunen gjennomføres korrekt, og at den er oversiktiglig. I utgangspunktet har bystyret all myndighet i kommunen. For at kommunale enheter skal kunne gjennomføre sine pålagte oppgaver, er det i mange tilfeller nødvendig at de også delegeres myndighet til å treffe beslutninger på kommunens vegne. Byrådet må i mange tilfeller delegere myndighet til den enkelte byråd som selv har behov for å delegere myndighet videre til underliggende virksomheter. Kommunen har satt en rekke krav til hvordan saker med delegasjon av myndighet skal utformes for at delegasjoner gjennomføres på en betryggende måte, og for at myndighetsfordelingen i kommunen skal være oversiktlig. 1.2 Problemstilling og avgrensninger Temaet for undersøkelsen er om saker med delegasjon av myndighet utformes i tråd med regelverket. For å belyse temaet ha vi sett på: utforming av saksframstilling og delegasjonsvedtak om det foreligger delegasjonsoversikter Det skjer omfattende delegasjon av myndighet i forbindelse med budsjettprosessen og gjennom Instruks for virksomhetsledere 1. I denne undersøkelsen har vi tatt utgangspunkt i enkeltsaker utover disse. Det foreligger et stort antall saker der bystyrets myndighet delegeres til byrådet og som fatter vedtak der myndigheten videredelegeres til de enkelte byrådene. De enkelte byrådene delegerer i mange saker videre til underliggende organer. Sakene i denne undersøkelsen ble vurdert i to ledd; delegasjon av myndighet fra byrådet til byråden og fra byråden til underliggende virksomhet. Byrådslederen godkjente 14. mars 2002 en veileder for utforming av byrådssaker 2. Vi valgte å ta utgangspunkt i delegasjonsvedtak etter denne datoen. På grunn av et stort antall delegasjonsvedtak i Oslo kommune er undersøkelsen avgrenset til delegasjonsvedtak som berører Byrådsavdeling for byutvikling og Byrådsavdeling for 1. Instruks for virksomhetsledere i Oslo kommune. Bystyresak 441/1991 av 18.09.91, endret 29. oktober 1997, sak 22 og endret av byrådet 9. januar 2003, sak 1005 2. Lag en byrådssak, godkjent 14.03.02, dok.nr. A-0124 i regelverksdatabasen miljø og samferdsel. Med utgangspunkt i innsendte delegasjonsvedtak fra byrådsavdelingene og ved søk i regelverksdatabasen valgte revisjonen ut 17 delegasjonssaker. 8 saker var knyttet til Byrådsavdeling for byutvikling og 9 saker var knyttet til Byrådsavdeling for miljø og samferdsel. I 14 av sakene delegerte byrådene myndighet videre til underliggende virksomheter og en av disse sakene ble myndigheten delegert direkte fra byrådet til underliggende virksomhet, et interkommunalt organ for landbrukssaker. I undersøkelsen har vi ikke sett på den faktiske utøvelsen av delegert myndighet, eller om saksframstillingen gjengir sakens faktiske innhold på en dekkende måte. Vi har heller ikke sett på hensiktsmessigheten i de vurderinger som er gjort, f.eks. om det er behov for særskilt rapportering i forbindelse med enkelte delegasjonssaker. Det stilles ingen eksplisitte krav til saksframstilling i videredelegasjoner til underliggende virksomheter. I slike delegasjonssaker har vi derfor kun sett på om kravene til vedtaksformulering er fulgt. For øvrig redegjør vi for det vi faktisk har kontrollert, underveis i rapporten. 1.3 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene utgjør den målestokken som ligger til grunn for revisjonens vurdering av praksisen. Kravene til vedtak om delegering av myndighet følger både av statlige krav og kommunale vedtak. Revisjonskriteriene gjengis i de relevante underkapitlene i kapittel 3. Informasjon om grunnlaget for og konkretisering av revisjonskriteriene gis i vedlegg 1. 1.4 Metode I denne undersøkelsen har Kommunerevisjonen innhentet dokumentasjon i tilknytning til delegasjonsvedtakene og analysert materialet. I tillegg har vi gjennomført intervjuer med personer som har ansvar for delegasjonsvedtak i de to byrådsavdelingene. Se for øvrig vedlegg 2. 1.5 Rapportens oppbygning I kapittel 2 gir vi en generell framstilling av prinsipper og krav om delegasjon av myndighet. I kapittel 3 beskriver vi hvordan delegasjonssaker blir utformet, i saksframstil- Kommunerevisjonen 7

Rapport nr. 16.book Page 8 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Forvaltningsrevisjonsrapport 16/2005 ling og vedtak, og vurderer i hvilken grad sakene oppfyller kravene til slike saker. I kapittel 4 beskriver vi hvordan oversikter over delegasjonsvedtakene organiseres, både på overordnet nivå i Oslo kommune og i de to byrådsavdelingene. I kapittel 5 gjør vi en oppsummering og kommer med revisjonens anbefalinger. I kapittel 6 redegjør vi for tilbakemeldingene fra høringsinstansene og revisjonens vurderinger av disse. 8 Kommunerevisjonen

Rapport nr. 16.book Page 9 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Delegasjon av myndighet 2. Delegasjon av myndighet 2.1 Begrepet delegasjon Delegasjon vil si å tildele andre myndighet en selv har til å treffe beslutninger på kommunens vegne. 2.2 Krav, ansvar og roller ved delegering av myndighet Ved delegering av myndighet gir ikke det delegerende organ fra seg egen myndighet, men overlater til andre å utøve myndigheten på sine vegne. Det delegerende organ må påse at den delegerte myndigheten utøves innen de rammene som er gitt, og kan trekke tilbake delegasjonen. Videre kan delegerende organ fastsette retningslinjer for hvordan myndigheten skal utøves, og eventuelt beslutte at det selv vil treffe avgjørelsen i bestemte saker som ligger innenfor rammen av et generelt delegasjonsvedtak. Det delegerende organ kan også ta opp til ny vurdering og omgjøre vedtak fattet av det underordnede organ, jf forvaltningsloven 35, 2. ledd. Det delegerende organ må påse at: nødvendig myndighet delegeres til et beslutningsnivå som gjør at beslutninger blir gjennomført forsvarlig, raskt og effektivt beslutninger som fattes i medhold av delegert myndighet er i overensstemmelse med lover, forskrifter, og instrukser omstridte eller prinsipielle saker eller beslutninger tas opp til behandling, eventuelt omgjøring Det organ som har blitt delegert myndighet, er ansvarlig overfor delegerende organ. Myndigheten må utøves i samsvar med lover, forskrifter, retningslinjer, budsjettrammer/ forutsetninger, og eventuelt andre rammebetingelser gitt av overordnet myndighet. I den grad det hersker uklarhet om rammene for eller innholdet i delegasjonen, plikter det underordnede organ å søke dette avklart før de konkrete avgjørelsene tas. Delegasjon av myndighet innebærer: rett til å utøve myndigheten rett til å delegere videre dersom det ikke er nedlagt delegasjonsforbud rett til å gi utfyllende og presiserende bestemmelser/ retningslinjer plikt til å vurdere om vilkårene for å utøve myndigheten er tilstede i den enkelte sak, og bringe prinsipielle saker frem for overordnet organ I henhold til Juridisk strategi for Oslo kommune skal delegasjon som hovedregel skje ett trinn av gangen, dvs. ett organ ned og aldri sidelengs 3. Delegasjonskjeden må være klar og påvisbar, og oversikter over delegasjonsvedtak innen hvert nivå må forefinnes. I noen tilfeller kan bystyret delegere myndighet direkte til etat, men da må det framgå av delegasjonen at den er gjort på vegne av byrådet og byråden. I Oslo kommune er delegasjonskjeden: bystyret byrådet byråden virksomhet (etat, bydel) Det delegerende organ har et tilsynsansvar. Behovet for å føre tilsyn med at delegert myndighet utøves i tråd med forutsetningene, innebærer at det er nødvendig å vurdere behovet for rapportering. Hvordan rapporteringen bør være mht. innhold, hyppighet og form avhenger av saksområde, type og antall saker mm. På enkelte viktige saksområder kan det være nødvendig med hyppig fremleggelse av vedtak fattet etter fullmakt slik at det delegerende organ kan reagere umiddelbart f.eks. ved å overprøve vedtaket. Innenfor lovregulerte saksområder, dvs. hvor det er tale om å treffe faglige avgjørelser som følger automatisk av regelverk, vil kanskje en enkel, årlig rapportering være tilstrekkelig. I Oslo kommune er tilsynsplikten fastslått i Juridisk strategi og bl.a. i reglementene for bystyret og byrådet 4. Plikten gjelder ikke bare tilsyn, men at det kan være nødvendig å instruere det underordnede organ med hensyn til utøvelsen av delegert myndighet. 2.3 Delegasjon og videredelegasjon av myndighet Etter kommunelovens 6 ligger all myndighet til bystyret: Kommunestyret og fylkestinget er de øverste kommunale og fylkeskommunale organer. De treffer vedtak på vegne av kommunen eller fylkeskommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Kommuneloven åpner en utstrakt mulighet bruk av delegasjon av myndighet for øvrige kommunale organer og virksomheter. I kommuneloven 20 nr. 3 gis bystyret adgang til å delegere myndighet i alle saker 3. Bystyresak 786 av 03.12.97, jf "Juridisk strategi for Oslo kommune", byrådssak 229 av 05.07.96 4. Reglement for byrådet av 19. februar 2003, bystyresak 53. Reglement for bystyret av 19. februar 2003, bystyresak 35 Kommunerevisjonen 9

Rapport nr. 16.book Page 10 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Forvaltningsrevisjonsrapport 16/2005 hvor ikke annet følger av lov. I tillegg gis det anledning til videredelegasjon fra byrådet til enkeltbyråder: Kommunestyret og fylkestinget kan selv tildele rådet avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Rådet kan gi enkeltmedlemmer myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning i de tilfeller disse er tildelt ledelsesansvar etter nr. 1, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. Kommuneloven begrenser her byrådets muligheter til videredelegasjon av myndighet til byrådene til saker som ikke er av prinsipiell betydning. Bystyret har altså en videre adgang til å delegere til byrådet enn byrådet har til å videredelegere til den enkelte byråd. Byrådets adgang til å videredelegere til den enkelte byråd har i tillegg to andre begrensinger: dersom bystyrevedtaket inneholder forbud mot videredelegasjon saker som reguleres av kommunens felles regelverk I overensstemmelse med kommuneloven fastslås det i Reglement for bystyret at bystyret er kommunens overordnede myndighet og bestemmer omfang og organisering av kommunen. Videre at bystyret har det øverste tilsyn med at kommunen drives i samsvar med gjeldende regelverk, pålegg, vedtak og inngåtte avtaler. Dersom kontrollutvalget eller revisjonen avdekker uheldige forhold så har bystyret plikt til å pålegge byrådet eller andre ansvarlige politiske organer å rette opp disse 5. En oversikt over byrådets oppgaver og myndighet framgår av 3 i Reglement for byrådet (jf. kommuneloven, kapittel 3). Der fastslås det at byrådet er den øverste ledelse for den samlede kommunale administrasjon. Det betyr blant annet at byrådet er delegert arbeidsgivermyndigheten, har ansvar for å organisere byrådsavdelingene og skal føre tilsyn med kommunens forvaltning. Byrådslederen har utarbeidet veilederen, Lag en byrådssak 6, som angir krav til saksframstilling og vedtaksformulering i byrådssaker. Kravene gjelder både saker med innstilling til bystyret, bystyrets organer, saker der endelig vedtak fattes av byrådet og når fagbyråden formulerer delegasjonsvedtak til underliggende virksomhet. Enhver delegasjon av myndighet krever uttrykkelig hjemmel. En forutsetning for å kunne delegere er at delegerende myndighet selv er blitt tildelt den myndighet som skal videredelegeres. I alle vedtak må hjemmelskjeden angis, det vil si at det må vises til lov/ forskrift, i bystyrevedtak eller byrådsvedtak. 5. Reglement for bystyret, jf "Kapittel 2 Bystyrets oppgaver" 6. Lag en byrådssak, godkjent 14.03.02, dok.nr. A-0124 i regelverksdatabasen 10 Kommunerevisjonen

Rapport nr. 16.book Page 11 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Delegasjon av myndighet 3. Saksframstilling og formulering av vedtak i saker med delegasjon av myndighet Lag en byrådssak og bystyresaken Myndighetsfordeling i Oslo kommune beskriver kravene til utforming av saker med delegasjon av myndighet. I dette kapitlet beskriver og vurderer vi i hvilken grad de to byrådsavdelingene oppfyller disse kravene. Revisjonskriteriene gjengis først i hvert av delkapitlene. For en mer utfyllende beskrivelse av kriteriene henviser vi til Vedlegg 1. 3.1 Vedtakskompetanse, hjemmel og hjemmelskjede Revisjonskriterier I vår vurdering av saksframstilling og vedtaksformulering i delegasjonssaker fokuserer vi på følgende krav: vedtakskompetansen skal dokumenteres i saksframstilling, og vedtaket skal vise innholdet i delegert myndighet og eventuelle begrensninger saksframstilling og vedtak skal vise til hjemmel for vedtak og hjemmelskjede Tabell 1: Redegjørelse for vedtakskompetanse/delegasjonens innhold, hjemmel og hjemmelskjede. Vedtaks- kompetanse/- delegasjonens innhold Hjemmel er angitt Hjemmelskjede er fullstendig Avvik Saksframstilling i byrådssak alle 8 saker alle 8 saker 7 av 8 saker 1 avvik BYU Byrådets vedtak til byråden alle 8 saker 7 av 8 saker 7 av 8 saker 2 avvik Byrådens vedtak til etat alle 6 saker 5 av 6 saker 4 av 6 saker 3 avvik Saksframstilling i byrådssak alle 8 saker alle 8 saker 7 av 8 saker 1 avvik MOS Byrådets vedtak til byråden* alle 8 saker 5 av 8 saker 5 av 8 saker 6 avvik Byrådens vedtak til etat alle 7 saker alle 7 saker alle 7 saker 0 avvik Avvik BYU+MOS 0 avvik 5 avvik 8 avvik 13 avvik * I sak nr. 15 ble myndigheten delegert dirkete fra byrådet til underliggende virksomhet. Tabell 1 gir en oversikt over antall delegasjonssaker som tilfredsstiller kravene til saksframstilling og vedtaksformuleringer. Tabellen omfatter 17 delegasjonssaker, hvorav 14 er videredelegasjoner til etat/ underliggende virksomhet. Tilfredsstillende redegjørelse av vedtakskompetansen gjelder saksframstillingene, mens delegasjonens innhold, hjemmel og hjemmelskjede gjelder delegasjonsvedtakene. Antallet avvik fra kravene summeres både i forhold til tema og byrådsavdeling. I tillegg har vi undersøkt om delegasjonsvedtakene inneholder eventuelle begrensninger i henhold til delegasjonsvedtakene fra bystyret og til byrådet, eller statlige vedtak, lover eller forskrifter. Av 17 delegasjonssaker var det 9 saker der det var lagt inn begrensninger i delegert myndighet til byrådene og underliggende virksomheter. Det var en sak der vedtaket ikke har tatt med begrensningen, og det gjelder både i delegasjonen til byråden og til underliggende etat, det vil si to avvik fra kravene, se nærmer i pkt. 3.1.2. 3.1.1 Funn Byrådsavdeling for byutvikling Delegasjoner fra byrådet til byråden Vedtakskompetansen og hjemmel for delegasjon er vurdert og fastslått i saksframstillingene i alle åtte delegasjonssakene vi har vurdert på ansvarsområdet til Byrådsavdelingen for byutvikling. Alle delegasjonsvedtakene beskriver hvilken myndighet som er delegert, hvem som delegerer og hvem som blir delegert myndighet. Det er lagt inn begrensninger i delegert myndighet i 4 av 8 saker og begrensningene går fram av delegasjonsvedtakene. Det er ikke gitt forbud mot videredelegasjon i noen av sakene som omfattes av denne undersøkelsen. Kommunerevisjonen 11

Rapport nr. 16.book Page 12 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Forvaltningsrevisjonsrapport 16/2005 Revisjonen fant tre avvik fra kravene i to delegasjonssaker: den første saken har mangelfull hjemmelskjede i saksframstillingen; referansen til kommuneloven mangler 7 den andre saken mangler referansen til både bystyre- og byrådsvedtak i delegasjonsvedtaket, og dermed er ikke hjemmel for delegasjonen og hjemmelskjeden med i vedtaket 8 I den første saken er hjemmelskjeden med referanse til bystyrevedtak og byrådsvedtak med i delegasjonsvedtaket. Den andre saken er hjemmel og hjemmelskjede til lov er det redegjort for i saksframstillingen. Delegasjon fra byråden til etat I alle seks delegasjonsvedtakene til etat går det fram hvilken myndighet som er delegert, hvem som delegerer og hvem som blir delegert myndighet. Det er ellers 4 av 6 delegasjonssaker med begrensninger i delegert myndighet og begrensningene går fram av delegasjonsvedtakene. Det er ikke gitt forbud mot videredelegasjon i noen av sakene som omfattes av denne undersøkelsen. Revisjonen fant tre avvik fra kravene i to delegasjonsvedtak: den første saken har ufullstendig hjemmelskjede i delegasjonsvedtaket; det mangler henvisning til bystyrevedtaket 9 den andre saken mangler delegasjonsvedtaket referanse til hjemmel for delegasjonen og hjemmelskjeden; både henvisning til bystyre- og byrådsvedtak mangler 10 I begge disse sakene er hjemmel og hjemmelskjede tilfredsstillende redegjort for i saksframstillingene i Byrådens sak. 3.1.2 Funn Byrådsavdeling for miljø og samferdsel Delegasjoner fra byrådet til byråden/underliggende virksomhet Vedtakskompetansen og hjemmel for delegasjon er vurdert og fastslått i saksframstillingene i alle ni delegasjonssaker vi har vurdert. Alle delegasjonssakene beskriver hvilken myndighet som er delegert, hvem som delegerer og hvem som blir delegert myndighet. 7. Sak nr. 5. Se Vedlegg 3 8. Sak nr. 4. Se Vedlegg 3 9. Sak nr. 2. Se Vedlegg 3 10. Sak nr. 4. Se Vedlegg 3 Det var lagt inn begrensninger i fullmakten i 5 av 8 delegasjonssaker og begrensningene går fram i fire delegeasjonsvedtak. Det er ikke gitt forbud mot videredelegasjon i noen av sakene som omfattes av denne undersøkelsen. Revisjonen fant åtte avvik fra kravene i fem delegasjonssaker: en delegasjonssak er hjemmelskjeden ufullstendig i saksframstillingen; referansen til lov mangler 11 en delegasjonssak har ikke begrensingen med fire års forsøksordning med i delegasjonsvedtaket 12. Tidsbegrensingen går bare fram av forskrift tre delegasjonssaker mangler referanse til både hjemmel og hjemmelskjede i delegasjonsvedtakene 13. I disse sakene mangler vedtakene referanse til aktuelle bystyre- og byrådssaker I de tre siste sakene er hjemmel og hjemmelskjede redegjort for i saksframstillingene. Delegasjon fra byråden til etat I alle syv sakene framgår det av delegasjonsvedtakene til etat referanse til hjemmel for delegasjonen og hvilken myndighet som delegeres. Det går også klart fram hvem som delegerer og hvem som blir delegert myndighet. Revisjonen fant ett avvik fra kravene i en delegasjonssak: en delegasjonssak mangler begrensingen med fire års forsøksordning i delegasjonsvedtaket 14. Tidsbegrensingen går bare fram av forskrift 3.1.3 Revisjonens vurdering Undersøkelsen viser at vedtakskompetansen er redegjort for i alle delegasjonssakene til byråden. Det går fram i alle delegasjonene, både til byråden og underliggende virksomhet, hvem som delegerer, hva som delegeres, hvem som bemyndiges. Begge byrådsavdelingene har likevel et forbedringspotensial med hensyn til ivaretakelse av alle kravene til form og innhold i saker med delegasjon av myndighet. Det viktigste er manglende referanser til hjemmel og hjemmelskjeden i delegasjonsvedtakene. Det innebærer at delegasjonsvedtakene ikke framstår som selvforklarende. Viktig informasjon er bare framstilt i saksframstillingen i den enkelte sak, i vedlegg eller i dokumentasjon i forutgående delegasjoner i delega- 11. Sak nr. 16. Se Vedlegg 3 12. Sak nr. 9. Se Vedlegg 3 13. Sakene nr. 13, 15 og 17. Se Vedlegg 3 14. Sak nr. 9. Se Vedlegg 3 12 Kommunerevisjonen

Rapport nr. 16.book Page 13 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Delegasjon av myndighet Tabell 2: Rapporteringsordning for utøvelse av delegert myndighet Vurdering og begrunnelse i saksframstilling Vedtak med krav om rapportering Avvik BYU MOS Delegasjon til byråden 5 av 7 saker 1 av 1 sak 2 avvik Delegasjon til etat Ikke relevant Ikke delegert Ikke relevant Delegasjon til byråden 2 av 5 saker 1 av 2 saker 4 avvik Delegasjon til etat Ikke relevant 1 av 2 saker 1 avvik Avvik 5 avvik 2 avvik 7 avvik sjonsrekkefølgen. Mangler på dette området vil også innebære at oversikten i myndighetsfordelingen i kommunen blir dårlig og at informasjonen i regelverksdatabasen blir ufullstendig. Det finnes ikke særskilte krav til utforming av saker med videredelegering av myndighet fra byråden til underliggende virksomhet, bortsett fra kravene til vedtaksformuleringer som er beskrevet i Lag en byrådssak. Vi har sett at de to byrådsavdelingene har ulik praksis på dette området. Byrådsavdeling for byutvikling bruker Byrådens sak som inneholder saksframstilling med redegjørelse for vedtakskompetansen og vedtaksteksten i slike delegasjoner, med eventuelle vedlegg. Byrådsavdeling for miljø og samferdsel bruker i hovedsak brev til underliggende virksomhet med byrådens vedtak. I brevene, eventuelt i vedlegg, varierer det hvor mye informasjon om bakgrunnen for vedtaket som er med. Begge løsningene innebærer at det i mange delegasjoner til virksomhetene inneholder vedtaksteksten bare hvilken fullmakt som gis, hvem som delegerer og hvem som blir delegert myndigheten. Men vedtakene mangler i flere saker referanse til hjemmel for delegasjonsvedtaket og hjemmelskjede. Redegjørelse for vedtakskompetanse, hjemmel og hjemmelskjede kan da eventuelt kun gå fram av saksframstillingen i Byrådens sak, i innledning i brev eller i vedlegg. Konsekvensene av dette er at vedtakene ikke blir selvforklarende og at delegasjonsvedtakene i regelverksdatabasen blir ufullstendige. Viktig informasjon må søkes i andre dokumenter. Kravene til saksframstilling og vedtaksformulering i delegasjonssaker beskrives i flere ulike dokumenter 15. I tillegg gis det formkrav til vedtaksformuleringer, men ikke saksframstilling, i videredelegasjoner til underliggende virksomheter i en veileder som gjelder utforming av byrådssaker. En felles framstilling av krav til utforming av saksframstilling og vedtaksformuleringer i delegasjonssaker vil kunne bidra til bedre praksis og gi oversikt over myndighetsfordelingen. 15. Jf Vedlegg 1 - Revisjonskriterier 3.2 Rapporteringsordning for utøvelse av delegert myndighet Revisjonskriterier I vår vurdering av saksframstilling og vedtaksformulering i delegasjonssaker fokuserer vi på følgende krav: i saksframstilling skal kravet til rapportering vurderes og vedtaket må opplyse om eventuelt rapporteringskrav i saksframstilling må det begrunnes hvorfor behovet for rapportering ikke anses å være til stede dersom særskilt rapportering kreves, skal dette framgå av vedtaket Tabell 2 gir en oversikt over de delegasjonssakene som tilfredsstiller kravene til saksframstillingene til vurderinger og begrunnelser når det gjelder eventuelle rapporteringsordninger. Tabellen viser også om vedtaksformuleringene har med rapporteringskravet i de sakene som har krav om dette. I 14 av 17 delegasjonssaker er det ikke krav om rapportering, mens 3 saker har krav om dette. Tabellen viser også antall avvik fra kravene. 3.2.1 Funn Byrådsavdeling for byutvikling Delegasjoner fra byrådet til byråden I 5 av 7 delegasjonssaker, som ikke har krav om rapportering, ble behovet for rapporteringsrutine vurdert og begrunnet hvorfor det ikke var behov for særskilt rapportering 16. I den åttende delegasjonssaken, som har krav om rapportering på utøvelsen av den delegerte myndigheten, går dette fram av delegasjonsvedtaket til byråden. Revisjonen fant to avvik fra kravene vedrørende eventuelle rapporteringsrutiner i to saksframstillinger: i én av disse sakene ble en eventuell rapporteringsordning ikke vurdert og begrunnet, men saksframstillingen henviser til at spørsmålet skal tas opp i eget notat 17 16. Sakene nr. 1, 2, 3, 4 og 8. Se Vedlegg 3 17. Sak nr. 5. Se Vedlegg 3 Kommunerevisjonen 13

Rapport nr. 16.book Page 14 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Forvaltningsrevisjonsrapport 16/2005 i en annen sak ble rapporteringsbehovet ikke tilstrekkelig vurdert og begrunnet hvorfor det ikke skal rapporteres. Det vises her til at rapportering "anses ikke nødvendig", men uten videre begrunnelse 18 Våre informanter i byrådsavdelingen viste til at byråden ikke ønsker særskilt rapporteringsordning for utøvelse av videredelegert myndighet med mindre bystyret har vedtatt at byrådet skal rapportere særskilt. Informantene oppsummerte dette med at det er et ønske i avdelingen om å holde omfanget av enkeltrapporteringer lavt, blant annet av effektivitetshensyn. Rapportering for øvrig bør finne sted i årsberetningen. Delegasjon fra byråden til etat Myndigheten ble ikke videredelegert til etat. 3.2.2 Funn Byrådsavdeling for miljø og samferdsel Delegasjoner fra byrådet til byråden/underliggende virksomhet I 2 av 6 delegasjonssaker fra byrådet til byråden/etat er rapporteringsrutiner vurdert og det er begrunnet hvorfor det ikke skal rapporteres på utøvelsen av delegert myndighet 19. Det er to delegasjonssaker som har krav om rapportering. Dette framgår av saksframstillingene 20. I en av sakene skal det nedsettes egen evalueringsgruppe og dette er derfor ikke med i delegasjonsvedtaket 21. Revisjonen fant fire avvik fra kravene vedrørende eventuelle rapporteringsrutiner i fire delegasjonssaker: i to saksframstillinger er rapporteringsbehovet ikke tilstrekkelig vurdert og begrunnet hvorfor det ikke skal rapporteres 22 i en delegasjonssak går det ikke fram av saksframstillingene om rapporteringsrutiner er vurdert. Det er ikke gitt begrunnelse for at det ikke skal rapporteres på utøvelsen av delegert myndighet 23. Det konkluderes bare med at det "ikke er behov/nødvendig" eller at spørsmålet om rapportering er utelatt i en delegasjonssak, som har krav om rapporteringsordning for utøvelsen av myndigheten, går ikke rapporteringskravet fram av delegasjonsvedtaket 24. Krav om rapportering framkommer kun i forskrift 18. Sak nr. 7. Se Vedlegg 3 19. Sakene nr. 11 og 14. Se Vedlegg 3 20. Sakene nr. 9 og 15. Se Vedlegg 3 21. Sak nr. 9. Se Vedlegg 22. Sakene nr. 13 og 17. Se Vedlegg 3 23. Sak nr. 16. Se Vedlegg 3 24. Sak nr. 15. Se Vedlegg 3 Delegasjon fra byråden til etat I en delegasjonssak som inneholder krav om rapportering, ble myndigheten videredelegert til etat. I denne saken skal det nedsettes egen evalueringsgruppe og dette er derfor ikke med i delegasjonsvedtaket. 3.2.3 Revisjonens vurdering Delegasjonssaker uten krav om rapportering I 14 av 17 delegasjonssaker skal det ikke rapporteres særskilt til delegerende myndighet. Kun i 7 av de 14 sakene er det gitt en vurdering og begrunnelse for at rapportering ikke er påkrevd. Det er ikke i tråd med Lag en byrådssak. I enkelte av sakene fant vi formuleringer om eventuell rapportering at det "det ikke er behov" eller "ikke nødvendig" å rapportere. Dette framstår mer som konklusjoner enn vurderinger av et rapporteringsbehov. Skal redegjørelsen gi mening må grunnlaget for konklusjonen vises. Grunnlaget kan for eksempel være at annen rapportering dekker behovet for særskilt rapportering. Det ser for øvrig ut til å være en tendens at det bare kreves særskilt rapportering fra underliggende nivå hvis man selv må rapportere særskilt til overordnet nivå. Dette er, etter Kommunerevisjonens vurdering, ikke tilstrekkelig. Selv om bystyret ikke ser behov for egen rapporteringsrutine, må vurderingen gjøres på nytt for hvert ledd nedover i delegasjonskjeden. Hvert enkelte ledd i delegasjonskjeden må vurdere sitt eget behov for rapportering på utøvelsen av delegert myndighet fra underliggende virksomhet. Dette følger blant annet av tilsynsansvaret delegerende organ har med underliggende virksomheter. Dette må selvfølgelig ses i sammenheng med øvrige rapporteringskrav og hvilken informasjon delegerende enhet får gjennom den ordinære styringsdialogen. Delegasjonssaker med krav om rapportering I 3 av de 17 undersøkte delegasjonssakene er det stilt krav om særskilt rapportering. I én av disse sakene, som tilhører Byrådsavdeling for byutvikling, kommer kravet til utrykk i delegasjonsvedtaket 25. I de to andre sakene, som tilhører Byrådsavdeling for miljø og samferdsel, er kravene stilt i henholdsvis forskrift og brev fra Kommunal- og regionaldepartementet, men dette er det ikke redegjort for i delegasjonsvedtakene. I den ene saken er det nedsatt en egen evalueringsgruppe, og det kan derfor se ut til at rapporteringen er tilfredsstillende ivaretatt 26. Men i den andre saken burde rapporteringskravet også inngått i delegasjonsvedtaket 25. Sak nr. 6. Se Vedlegg 3 26. Sak nr. 9. Se Vedlegg 3 14 Kommunerevisjonen

Rapport nr. 16.book Page 15 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Delegasjon av myndighet Tabell 3: Antall delegasjonssaker med opphevelse av tidligere vedtak Opphevelse av tidligere vedtak i saksframstillingen Opphevelse av tidligere vedtak med i nytt vedtak Avvik BYU MOS Delegasjon til byråden 1 av 3 saker 0 av 3 saker 5 avvik Delegasjon til etat Ikke vurdert 1 av 2 saker* 1 avvik Delegasjon til byråden 1 av 2 saker 0 av 2 saker 3 avvik Delegasjon til etat Ikke vurdert 0 av 2 saker 2 avvik Avvik 3 avvik 8 avvik 11 avvik * I sak nr. 3 ble videredelegasjon til etat ikke gjennomført, pga påvente av evaluering fordi det ellers vil være uklarhet med hensyn på hvem som har ansvaret for rapporteringen eller om underliggende virksomhet skal rapportere innenfor ordinære rapporteringsrutiner 27. 3.3 Opphevelse av tidligere vedtak Revisjonskriterier I vår vurdering av saksframstilling og vedtaksformulering i delegasjonssaker fokuserer vi på følgende krav: i saksframstilling og i vedtak skal det gis informasjon om opphevelse av eventuelle tidligere vedtak Tabell 3 viser antallet delegasjonssaker der det er tilfredsstillende redegjørelse for opphevelse av tidligere vedtak i seks delegasjonssaker der bystyret i sin delegasjon til byrådet gjorde slikt vedtak. Tabellen summerer også avvikene fra kravene. 3.3.1 Funn Byrådsavdeling for byutvikling Delegasjoner fra byrådet til byråden I tre delegasjonssaker innenfor denne byrådsavdelingens saksområde fant vi at bystyret hadde opphevd tidligere vedtak 28. Det er bare i én sak at opphevelse av tidligere vedtak tas med i saksframstillingen i delegasjonen til byråden 29. Revisjonen fant fem avvik i tre delegasjonssaker: to delegasjonssaker har i saksframstillingene ikke med opphevelsen av tidligere delegasjonsvedtak 30 ingen av delegasjonsvedtakene hadde med opphevelse av tidligere delegasjonsvedtak 27. Sak nr. 15. Se Vedlegg 3 28. Sakene nr. 1, 2, og 3. Se Vedlegg 3 29. Sak nr. 2. Se Vedlegg 3 30. Sakene nr. 1 og 3. Se Vedlegg 3 Delegasjon fra byråden til etat 2 av 3 delegasjonssaker der bystyret opphevet tidligere delegasjonsvedtak, ble også videredelegert til etat. I en av sakene går dette fram av delegasjonsvedtaket til etat 31. Revisjonen fant ett avvik: opphevelse av tidligere vedtak er i en delegasjonssak ikke med i delegasjonsvedtaket til etat 32 3.3.2 Funn Byrådsavdeling for miljø og samferdsel Delegasjoner fra byrådet til byråden Bystyret har opphevd tidligere vedtak i to saker på denne byrådsavdelingens ansvarsområde 33. I én sak kommer dette fram i saksframstillingen 34. Revisjonen fant fem avvik i tre delegasjonssaker: en av sakene mangler i saksframstillingene opphevelse av tidligere vedtak 35 ingen av de nye delegasjonsvedtakene har med opphevelse av tidligere vedtak Delegasjon fra byråden til etat I en av sakene går opphevelse av tidligere vedtak fram av brevet til etat som et sitat fra bystyrevedtaket 36. Saken dreier seg om endringer i arbeidsoppgaver og myndighetsfordeling mellom to etater. Revisjonen fant to avvik i to delegasjonssaker: ingen av de to delegasjonsvedtakene har med opphevelse av tidligere vedtak 31. Sak nr. 2. Se Vedlegg 3 32. Sak nr. 1. Se Vedlegg 3 33. Sakene nr. 10 og 16. Se Vedlegg 3 34. Sak nr. 16. Se Vedlegg 3 35. Sak nr. 10. Se Vedlegg 3 36. Sak nr. 10. Se Vedlegg 3 Kommunerevisjonen 15

Rapport nr. 16.book Page 16 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Forvaltningsrevisjonsrapport 16/2005 3.3.3 Revisjonens vurdering Bystyret hadde opphevd tidligere delegasjonsvedtak (eller regelverk) i 6 av 17 delegasjonssaker. I 5 av disse sakene ble myndigheten også videredelegert til etat. Opphevelse av de tidligere vedtakene går ikke fram av de delegasjonssakene vi har undersøkt, men er omtalt i byrådssakene som ligger til grunn for bystyrets delegasjon av myndighet til byrådet og/eller er oppført i delegasjonsoversikten som ble vedtatt av bystyret i møte 06.05.1997 sak 220 (jf byrådsak 1425/97). Ingen av de nye delegasjonsvedtakene til byrådene eller til etat har med opphevelse av tidligere vedtak. Opphevelsene av tidligere vedtak burde vært redegjort for i saksframstillingene i alle delegasjonssakene og i tillegg burde det gått fram av delegasjonsvedtakene i fem delegasjonssaker. Det er etter revisjonens vurdering ikke tilstrekkelig at opphevelse av tidligere vedtak bare går fram av saksframstilling eller trykt vedlegg. Opphevelse av tidligere vedtak er saksopplysninger som bidrar til klargjøring av forutsetningene for sakene og for at alle nivåer i delegasjonsrekkefølgen holdes informert om endringer i myndighetsfordelingen. En slik avklaring av forutsetningene for saken er viktig uavhengig av om myndigheten tidligere ble delegert til byrådene/etat eller ikke. 16 Kommunerevisjonen

Rapport nr. 16.book Page 17 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Delegasjon av myndighet 4. Delegasjonsoversikter 4.1 Delegasjonsoversikter i byrådsavdelingene Kravet om delegasjonsoversikter fremgår av Juridisk strategi for Oslo kommune og Lag en byrådssak. Revisjonskriterier Følgende kriterie er lagt til grunn for vurdering av funnene: byrådsavdelingene skal føre skriftlig oversikt over delegasjonsvedtak innenfor sitt område Vi redegjør nærmere i detalj for revisjonskriteriene i Vedlegg 1. 4.1.1 Funn Byrådsavdeling for byutvikling På revisjonens forespørsel om delegasjonsoversikt sendte Byrådsavdeling for byutvikling en samling med dokumentasjon av delegasjonssaker; bystyrevedtak, byrådssaker og byrådens saker. Vi fikk ikke en samlet oversikt med de viktigste informasjoner. Intervjuene med nøkkelpersoner i Byrådsavdeling for byutvikling viste at de internt i avdelingen hadde flere som skulle holde oversikt over delegasjonsvedtakene på avdelingens område. Det var en person i hver av de to seksjonene som skulle holde oversikt på sine respektive fagområder. Én av disse hadde ansvaret for å ha oversikt over hele byrådsavdelingens delegasjonsvedtak. Informanten var selv usikker på om han hadde fullstendig oversikt over annet enn sin egen seksjon. 4.1.2 Funn Byrådsavdeling for miljø og samferdsel Byrådsavdeling for miljø og samferdsel har en oversiktsliste over delegasjonsvedtak på avdelingens ansvarsområde. Listen inneholder de samme opplysninger som siste trykte oversikt over myndighetsfordelingen i Oslo kommune (august 2002). Listen er inndelt etter tema der hele delegasjonskjeden framgår, fra bystyrevedtakene og så langt i delegasjonsrekkefølgen som myndigheten er delegert. Byrådsavdelingen har en medarbeider plassert i staben som har særskilt oppgave å holde oversikt over alle delegasjonsvedtakene som den enkelte avdeling har ansvar for. Dette gjelder alle avdelingens byrådssaker med delegasjon av myndighet og alle sakene der byråden videredelegerer myndighet til underliggende virksomhet. Basert på dette oppdateres så avdelingens oversikt. 4.1.3 Revisjonens vurdering Byrådsavdeling for byutvikling manglet en samlet oversikt over delegasjonsvedtak på avdelingens ansvarsområde. Avdelingen har, ifølge våre informanter, oversikt i form av at alle delegasjonssaker samlet i permer i de enkelte seksjoner/avdelinger. På denne måten kan de internt holde oversikt, men informantene var selv usikre på om de hadde fullstendig oversikt. Et slikt system, uten en felles oversiktsliste, er etter revisjonens vurdering heller ikke tilstrekkelig fordi det er en for personavhengig ordning. Systemet er sårbart dersom rutinene for oppdatering brytes ved lengre tids fravær eller utskifting av personale. Byrådsavdeling for miljø og samferdsel har en samlet oversiktsliste over alle delegasjonsvedtakene som avdelingen har ansvar for. Listen gir en god oversikt over delegasjonsrekkefølgen. Regelverksdatabasen har overtatt funksjonen til tidligere trykte oversikten over myndighetsfordelingen i kommunen. Samtidig gjelder fortsatt kravet om at byrådene og underliggende organer skal føre en skriftlig oversikte over sine respektive ansvarsområdet (jf Juridisk strategi for Oslo kommune). Byrådsavdeling for byutvikling tilfredsstiller ikke kravene på dette området. 4.2 Delegasjonsoversikt i Oslo kommune I 1997 vedtok bystyret at det skulle utgis en trykt oversikt over myndighetsfordelingen i Oslo kommune årlig 37. Bystyrets sekretariat har hatt oppgaven med dette. Siste versjon av oversikten er fra august 2002. I mars 2003 satte Oslo kommune regelverksdatabasen i drift. Høsten 2004 vedtok bystyret at den årlige trykte utgaven av myndighetsfordelingen skulle erstattes av regelverksdatabasen 38. Det skal legges opp til at den som ber om det skal kunne få en papirutgave av gjeldende myndighetsoversikt. Databasen skal være offentlig tilgjengelig på internett. Regelverksdatabasen skal nå fungere som en portal til kommunens gjeldende regelverk, delegasjoner, rundskriv og avtaler. Det er Byrådsavdeling for finans og utvikling som har ansvaret for ajourhold av databasen. 37. Bystyresak 220 av 06.05.97. Myndighetsfordeling i Oslo kommune - Delegasjon av myndighet fra bystyret og byråd 38. Bystyresak 421 av 22.09.04. Myndighetsregisteret i Oslo kommune - status og form Kommunerevisjonen 17

Rapport nr. 16.book Page 18 Tuesday, August 9, 2005 8:20 AM Forvaltningsrevisjonsrapport 16/2005 Regelverksdatabasen inneholdt pr. 10. oktober 2004 i alt 641 delegasjonsvedtak og har søkemuligheter på de ulike informasjoner som hvert enkelt vedtak blir registrert med. Informasjon som legges på hvert delegasjonsvedtak er: vedtatt av erstatter eier/ansvarlig bemyndiget vedtatt: (dato) ikrafttredelse: (dato) saksnr. versjon: (nr) dokumentnr: (i regelverksdatabasen) dokumentnavn vedtakstekst Det er ingen informasjon i regelverksdatabasen om eventuelle krav om rapportering på utøvelsen av delegert myndighet utover det som måtte følge av vedtaksteksten. Erfaringer med regelverksdatabasen viser eksempler på at: regelverksdatabasen ikke er oppdatert; vi fant for eksempel at flere delegasjonsvedtak mangler 40 og at Lag en byrådssak (A-0124) ikke var siste utgave og senere viste seg å være godkjent av byrådslederen som veileder, og ikke instruks vedtatt av byrådet slik det først var lagt inn i databasen enkelte delegasjonsvedtak viser feil angivelse av hvem som er bemyndiget 41 vedtakstekster som ligger i basen er ikke fullstendige, de viser ofte bare til hvilken fullmakt som gis. Det innebærer at de enkelte vedtak ikke viser direkte til hjemmel for delegasjonen, og at delegasjonskjeden ikke framkommer. Det vises riktignok til riktig bystyre- eller byrådssak med dato for det enkelte vedtak, men for å skaffe seg oversikt over hjemmelskjeden, må man søke informasjonen i saksframstilling i Byrådens sak og brev til etater. Disse er ikke søkbare på samme måte som bystyre- og byrådssakene 4.2.1 Revisjonens vurdering Den trykte felles oversikt over myndighetsfordelingen i Oslo kommune er ikke à jour fordi det ikke er gitt ny oversikt siden august 2002. Etter denne tid er regelverksdatabasen satt i drift og delegasjonsvedtak skal løpende legges inn i basen. Regelverksdatabasen har ikke vært gjenstand for revisjon i dette prosjektet. Regelverksdatabasen skal, etter vedtak i bystyret 22.09.04, erstatte den tidligere trykte oversikten over myndighetsfordelingen i Oslo kommune 39. Kommunerevisjonen ser det derfor som viktig å kort oppsummere erfaringene vi selv og våre informanter har gjort med bruk av databasen. Kommunerevisjonen er kjent med at det foregår et løpende ajourhold av regelverksdatabasen slik at de feil eller mangler som våre informanter har påpekt og revisjonen selv har erfart, kan være rettet opp. 39. Bystyresak 421 av 22.09.04. Myndighetsregisteret i Oslo kommune - status og form 40. Det var f.eks flere delegasjonssaker i materialet vi fikk fra Byrådsavdeling for byutvikling som vi ikke finner igjen i databasen, bl.a. delegasjoner i forbindelse med arbeidet med utbygging av Ensjø og Bjørvika (f.eks Bv 248/03 og Brv 209/ 03 og Brv 1346/03). 41. Våre informanter pekte på at selv om det hadde vært en gjennomgang av delegasjonsvedtakene i mars 2004, var det fortsatt enkelte feil i databasen. I vår undersøkelse fant vi feil angivelse av bemyndiget i 4 saker. 18 Kommunerevisjonen