SELBU KOMMUNE Møteprotokoll - kontrollutvalget Arkivsak : 294-2009 Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Selbu kommune Møtedato/tid : Tirsdag 15. september 2009, kl. 18.00 21.30 Møtested/lokaler : Formannskapssalen Saknr : 20/2009-26/2009 Møteleder Møtende medlemmer Møtende varamedl. Forfall : Ole Halvard Bondahl : Ole Halvard Bondahl, leder Olga Irene Fuglem Helga Renå Arnstein Trøite : Ingen : Kim Olsen Stokke Brynjolv Haave (vara) Geir Andresen (vara) Liv Grøtte (vara) Jørund Hølaas (vara) Andre møtende : Karsten Reitan, Selbu kommune (Sak 20,21 og 23) Inger Johanne Høiås, (Sak 22) Anne Gråberg, Revisjon Midt-Norge IKS (Sak 20-23) Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Det var ingen innvendinger til innkalling og saksliste. Side 1
Sak 20/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den 17.06.2009 Kontrollutvalget 15.09.2009 20/2009 Møteboka fra kontrollutvalgets møte 17.06.2009 godkjennes. Vedtak Møteboka fra kontrollutvalgets møte 17.06.2009 godkjennes. Sak 21/2009 Referatsaker Kontrollutvalget 15.09.2009 21/2009 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Protokoll Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter og muntlige orienteringer som referatsaker: 1. Invitasjon til samling for kontrollutvalgsmedlemmer i KonSek-samarbeidet 06.10.09. Olga Irene Fuglem deltar fra kontrollutvalget i Selbu. 2. einfo 09/17 fra NKRF om ny finansforvaltningsforskrift. Selbu kommune vurderer sitt reglement opp mot nye bestemmelser før finansforvaltningsforskriften trår i kraft 01.06.10. 3. einfo 09/18 fra NKRF om Ny oppgave for kommunene beredskapsplikt. Ny bestemmelse knyttet til Lov om kommunal beredsskapsplikt trer i kraft 01.01.10. Rådmannen orienterte om status på området, bemanningssituasjonen og at det nye lovkravet om beredsskapsplikt skal ivaretas gjennom et samarbeid med Tydal kommune. 4. Gaveregnskap 2008 ved helse- og sosialetaten godkjent av Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg, den 15.06.09. Brev fra revisor datert 04.06.09 med oversikt over gavemidler pr 31.12.08 er vedlagt saken. Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 2
Sak 22/2009 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Nærværsledelse forebygging av sykefravær. (Ny behandling) Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 15.09.2009 22/2009 Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging av arbeidet med å redusere sykefraværet i Selbu kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 250 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat senest innen 30.04.2010. Innretningen på prosjektet blir slik det fremgår av saken og signalene gitt av kontrollutvalget under behandling i møtet den 15.09.09. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Inger Johanne Høiås ga en grundig orientering om kommunens rapporteringsrutiner, arbeid og tiltak som er satt i gang for å redusere sykefraværet og skape trivsel for de ansatte i Selbu kommune. Kommunen har fokus på forebygging av sykefravær. Det legges vekt på å ansvarliggjøre ledere og øvrige ansatte da alle har et ansvar og må bidra til at en unngår arbeidsrelatert sykdom. Kontrollutvalget kom med innspill og diskuterte ulike innfallsvinkler i forhold til gjennomføring av prosjektet. Revisjonen fremhevet at dersom prosjektet skal omfatte svært mange forhold vil det gi mindre muligheter til å gå i dybden innenfor foreslåtte ressursrammer. Både leder og nestleder utarbeidet skriftlige innspill til momenter som kontrollutvalget var enige om at revisjonen skulle vurdere i tilknytning til utarbeidelse av prosjektplan. Det var også enighet om at kontrollutvalget skulle bruke resterende ledig ressursramme til forvaltningsrevisjon for revisjonsåret 2009, på dette prosjektet. Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging av arbeidet med å redusere sykefraværet i Selbu kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat senest innen 30.04.2010. Innretningen på prosjektet blir slik det fremgår av saken og signalene gitt av kontrollutvalget under behandling i møtet den 15.09.09. Prosjektplanen skal fremlegges for kontrollutvalget. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Side 3
Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging av arbeidet med å redusere sykefraværet i Selbu kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat senest innen 30.04.2010. Innretningen på prosjektet blir slik det fremgår av saken og signalene gitt av kontrollutvalget under behandling i møtet den 15.09.09. Prosjektplanen skal fremlegges for kontrollutvalget. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Sak 23/2009 Oppfølging av vedtak bygging av barnehager (Ny behandling). Kontrollutvalget 15.09.2009 23/2009 Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilbakemelding, innen 31.12.09, om hvilke tiltak som er satt i verk for å sikre at politiske vedtak i Selbu kommune gjennomføres som forutsatt. Rådmannen supplerte opplysningene som ble gitt under forrige behandling av saken i kontrollutvalgets møte den 17.06.09. Han var opptatt av å sikre rutiner for gjennomføring av politiske vedtak og prioritere oppgaver innenfor den totale bemanningssituasjonen. Videre ønsker rådmannen å knytte oppfølgingen av vedtak til tertialrapporteringen og årsmeldingen for å gjøre dette mest mulig rasjonelt. Rådmannen ser at dagens praksis kan forbedres. Kontrollutvalget fremhevet at de i lang tid har hatt fokus på administrasjonens oppfølging av politiske vedtak og påpekte spesielt viktigheten av tilbakemelding til politisk nivå, dersom vedtak ikke kan gjennomføres innen rimelig tid. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilbakemelding, innen 31.12.09, om hvilke tiltak som er satt i verk for å sikre at politiske vedtak i Selbu kommune gjennomføres som forutsatt. Side 4
Sak 24/2009 Forslag til økonomiplan 2010-2013 med forslag til budsjett for 2010 for kontrollutvalget i Selbu kommune. Kontrollutvalget 15.09.2009 24/2009 Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2010 2013 og budsjett for 2010 med en netto ramme på kr 791.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2010 2013 og budsjett for 2010 med en netto ramme på kr 791.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Sak 25/2009 Kontrollutvalgets oppfølging av selskaper hvor Selbu kommune har eierinteresser. Kontrollutvalget 15.09.2009 25/2009 1. Kontrollutvalget avventer igangsetting av selskapskontroll. I selskaper med flere offentlige eiere vurderes gjennomføring av samordnet kontroll når flere kontrollutvalg i kontrollsamarbeidet har vurdert selskapskontroll i løpet av 2.halvår 2009. 2 Kontrollutvalget mener det er viktig for gjennomføring av selskapskontroll at kommunestyrets vedtak i oktober 2007 om utarbeidelse av eierstrategi for kommunale selskap blir fulgt opp. Kontrollutvalget diskuterte kontroll i forhold til selskapene som er heleid av det offentlige og oppført i saken. Utvalget er også opptatt av hvordan kommunens forhold er til selskaper med private eierinteresser og Selbu kommune inngår som deleier. 1. Kontrollutvalget avventer igangsetting av selskapskontroll. I selskaper med flere offentlige eiere vurderes gjennomføring av samordnet kontroll når flere kontrollutvalg i kontrollsamarbeidet har vurdert selskapskontroll i løpet av 2.halvår 2009. 2 Kontrollutvalget mener det er viktig for gjennomføring av selskapskontroll at kommunestyrets vedtak i oktober 2007 om utarbeidelse av eierstrategi for kommunale selskap blir fulgt opp. Side 5
Sak 26/2009 Eventuelt Kontrollutvalget 15.09.2009 26/2009 Saken legges frem uten innstilling. Protokoll Ingen saker ble tatt opp under eventuelt. Side 6