KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for rammeavtale om kjøp av Kantinevarer til Norsk Tippings kantine Saksnr. STAB-070-12 Tilbudsfrist : 3.8.2012 kl. 12:00
Innhold 1 Generell beskrivelse... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 2 Formål, offentlighet og varighet... 3 2.1 Anskaffelsens formål... 3 2.2 Deltilbud... 4 2.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 2.4 Kontraktens varighet... 4 2.5 Kunngjøring... 4 2.6 Anskaffelsens omfang/verdi... 4 2.7 Viktige datoer... 5 2.8 Offentlighet... 5 2.9 Kostnad ved utarbeidelsen... 6 3 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud... 6 3.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 3.2 Taushetsplikt... 6 3.3 Etiske retningslinjer... 6 3.4 Forbehold og avvik... 7 3.5 Vedståelsesfrist... 7 3.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 7 3.7 Tilleggsopplysninger... 8 4 Kvalifikasjonskrav... 8 4.1 Obligatoriske krav... 8 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 5 Tildelingskriterier...10 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming...11 6.1 Innlevering av tilbud...11 6.2 Tilbudets utforming...11 7 Vedlegg...12 Side 2
1 Generell beskrivelse STAB-070-12 Kantinevarer 1.1 Oppdragsgiver Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene skal selskapet tilby attraktive og ansvarlige spill, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål. Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2011 for omlag 16,2 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/ samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel (se www.spillemidlene.no). Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 370 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via Internett og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapet har i sin produktportefølje spillene: Tipping, Oddsen, Lotto, Viking Lotto, Extra, Joker, Keno, Flax og Multix og Belago spillterminal. Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Norsk Tipping AS Postadresse: Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar Gateadresse: Jønsrudvn. 21, ing. Måsåbekkvn., 2315 Hamar e-post Stab-070-12@norsk-tipping.no Eventuelle spørsmål skal rettes til ovennevnte epostadresse. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen 2 Formål, offentlighet og varighet 2.1 Anskaffelsens formål Norsk Tipping ønsker tilbud på kantinevarer til Norsk Tippings kantine Anskaffelsen gjelder rammeavtale om matvarer, ferskvarer, tørrvarer non-food og annet til den daglige driften av Norsk Tippings kantine. Anskaffelsen gjelder både forbrukerpakninger og storhusholdningsforpakninger. Behovet deles inn i følgende tilbudsområder 1. Kolonialvarer via grossist -ferskvare (inkl. egg), tørrvarer, hermetikk, non-food etc. 2. Meieriprodukter - Melk og melkeprodukter, ost, diverse juiceprodukter, smør/margarin Side 3
3. Frossenvare - kjøtt, fisk, fugl, vilt, bær og grønnsaker, ferdige produkter som bakervarer, pizza, vårruller etc. 4. Ferske bakervarer -brød, rundstykker, baguetter, kaker etc. -Det er blant annet ønskelig at leverandøren kan levere ferske marsipankaker til NT en gang pr. måned, og ev. ved andre anledninger. -I tillegg er det ønskelig med tilbud på formidling av levering av marsipankaker til kommisjonærer rundt i landet fire ganger i året i forbindelse med kampanjer. Det forutsetter da sannsynligvis at det benyttes underleverandører. 5. Frukt og grønt -frisk frukt/bær, grønnsaker, salater og salatprodukter (også ferdig oppkuttet) 6. Fersk fisk og fiskeprodukter Nærmere beskrivelse av leveransen følger av bilag 1. 2.2 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på ett eller flere av tilbudsområdene. 2.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning - Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, samt kravmatrise, Vedlegg 1, og prismatrise, Vedlegg 2. - Kontrakt med de bilag som angitt i Vedlegg 3. 2.4 Kontraktens varighet Kontraktsperioden er to år. Norsk Tipping har mulighet til å forlenge kontrakten for ytterligere ett+ ett år, slik at total mulig kontraktlengde blir fire år. 2.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 2.6 Anskaffelsens omfang/verdi Avtalen vil innebære en forventet omsetning på mellom 3 og 4 mill. kroner pr. år (ca. 12-16 millioner kroner totalt i avtaleperioden) fordelt pr. gruppe basert på erfaringstall: 1. Kolonialvarer ca. kr 1 200 000 pr. år: 2. Meieriprodukter ca. kr 350 000 pr. år 3. Frossenvarer ca. kr 800 000 pr. år 4. Ferske bakervarer, ca. kr 220 000 pr. år Side 4
5. Frukt og grønt, ca. kr 500 000 pr. år 6. Fersk fisk ca. kr 100 000 pr. år STAB-070-12 Kantinevarer Disse beløpene er kun ca. uttak av varer basert på erfaringstall. Norsk Tipping forplikter seg ikke til å kjøpe varer for de samme beløpene i avtaleperioden. 2.7 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 14.6.2012 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 24.7. 2012 kl 12:00 Frist for å levere tilbud 3.8.2012, kl. 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist 31.12.2012, kl. 12:00 Evaluering Uke 32 /2012 Meddelelse om tildeling Ca. 14.8.2012 Klagefrist leverandør 24.8.2012,kl 12:00 Kontraktsinngåelse Innen 31.8.2012 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2.8 Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt. Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser. 1. Ordinært dokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk 2. Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres* *Denne skal være skannet, og leveres kun på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. Side 5
2.9 Kostnad ved utarbeidelsen Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. 3 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I en åpen anbudskonkurranse kan alle levere tilbud, men denne prosedyren gir ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til oppdragsgivers epost. 3.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 3.3 Etiske retningslinjer Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 1, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer. Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. 1 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. Side 6
Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil være del av kontrakten 3.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.7 ovenfor. 3.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-post. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra www.etiskhandel.no/offentlig_sektor. Side 7
3.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e- post. Spørsmål og svar vil bli anonymisert og formidlet via Doffin som beskrevet over. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt. Skatteattest for merverdiavgift. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Se: http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring (vedlegg 4) 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 8
4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Det kreves tilfredsstillende økonomi Dokumentasjonskrav Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Siste tilgjengelige delårsregnskap for inneværende år dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap Kredittvurdering/ rating, ikke eldre enn dato for utlysningen Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag av tilsvarende størrelse og art i løpet av de 3 siste årene. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen føres i Vedlegg 5, Referanseskjema og skal inneholde oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser kan bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Referansene vil også bli kontaktet for å verifisere kvalitet på leveransene, jf. tildelingskriteriet Kvalitet, pkt. 5. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de transportmidlene som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Side 9
Krav Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Tilbyder tilfredsstiller offentlige krav og etterlevelse av relevant lovverk Miljøkrav STAB-070-12 Kantinevarer Dokumentasjonskrav Redegjørelse for leverandørens kvalitetssystem, evt. kopi av sertifikat utstedt av offentlig institusjon for kvalitetskontroll. Tilbyder skal dokumentere godkjenning og / eller registrering hos Mattilsynet. Leverandøren skal: ha et system for retur av ytre emballasje, f.eks. ved å være medlem av en ordning for returemballasje, f.eks. Grønt Punkt. 4.5 Taushetserklæring Taushetserklæring for tilbydere signert av ansvarlig for tilbudet. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske kravene og spesifikasjonene som er angitt i konkurransegrunnlaget og kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert etter tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekting Pris iht. Vedlegg 2 60 % Kvalitet iht Vedlegg 1 Varekvalitet Lagring, transport og levering Bestilling, service og betaling Disse punktene vil bli verifisert også ved å kontakte referanser oppgitt i vedlegg 5 Referanseskjema. 40 % Det er anledning til å gi tilbud på ett, flere eller alle tilbudsområdene. Tilbudsområdene vil bli vurdert hver for seg. Tilbydere kan ikke ta forbehold om at tilbudet deres kun er gyldig dersom de får avtale på alle områdene. Side 10
6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming STAB-070-12 Kantinevarer 6.1 Innlevering av tilbud - Tilbudet skal leveres/sendes til den gateadressen som er angitt i dette dokumentets pkt. 1.1. - Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandøren, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, STAB-070-12 - Tilbudet skal leveres i 1 - ett eksemplar, innsatt i ringperm med skilleark iht. pkt. 6.2 - Identisk skannet kopi av tilbudet leveres på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). Prismatrisen ønskes i tillegg returnert utfylt i originalformat i den elektroniske versjonen. - Tilbudet skal være klargjort i henhold til pkt. 2.8 (sladdet versjon). Denne versjonen skal leveres sammen med det øvrige tilbudet, og leveres kun på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). - Tilbudet skal være Norsk Tipping i hende innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. - Tilbudet og alle vedlegg skal leveres på norsk. Eventuelle unntak skal avklares skriftlig med oppdragsgiver. - Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. 6.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjonen som følger nedenfor. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget og i kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må framkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i 1 dette konkurransegrunnlaget. Brevet må inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2 Skatteattest for skatt. Jf. 4.1. 3 Skatteattest for mva. Jf. 4.1. 4 HMS-egenerklæring, Jf. 4.1. Side 11
5 Firmaattest. Jf. 4.2. Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for 6 de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette, Jf. 4.3. Siste tilgjengelige delårsregnskap for inneværende år dersom det er mer enn seks 7 måneder siden siste årsregnskap, Jf. 4.3. 8 Kredittvurdering/ rating, ikke eldre enn dato for utlysningen. Jf. 4.3. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Jf. 9 4.3. 8 Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner, Jf. 4.4. 9 Leverandørens svar på ev. øvrige kvalifikasjonskrav. 10 Leverandørens svar på dokumentasjonskrav av tildelingskriterier, Jf. 5., inklusive utfylt kravspesifikasjon. 11 Utfylt prismatrise 7 Vedlegg Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prismatrise Vedlegg 3: Kontrakt med bilag Vedlegg 4: HMS egenerklæring Vedlegg 5: Referansematrise Side 12