KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. for anskaffelse av. Rammeavtale lyskilder. Saksnr.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av Rammeavtale lyskilder Saksnr. STAB Tilbudsfrist kl. 12:00 Side 1

2 INNHOLD 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver FORMÅL, OFFENTLIGHET OG VARIGHET Anskaffelsens formål Deltilbud Kontraktens varighet Kontraktens omfang Kontraktens form Kunngjøring Prosessens tidsplan Offentlighet Kostnad ved utarbeidelsen REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Etiske retningslinjer Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming VEDLEGG Side 2

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene skal selskapet tilby attraktive og ansvarlige spill, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål. Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2010 for omlag 14,8 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel (se Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 370 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via Internet og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapet har i sin produktportefølje spillene: Tipping, Oddsen, Lotto, Viking Lotto, Extra, Joker, Keno, Flax, Multix og Belago. Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Postadresse: Gateadresse: E-postadresse: Norsk Tipping AS Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar Jønsrudvn. 21, ing. Måsåbekkvn., 2315 Hamar STAB @norsk-tipping.no Eventuelle spørsmål kan rettes til oppdragsgivers e-postadresse. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen. Side 3

4 2 FORMÅL, OFFENTLIGHET OG VARIGHET 2.1 Anskaffelsens formål Norsk Tipping ønsker med denne anbudskonkurransen å inngå rammeavtale med en leverandør om kjøp av ulike lyskilder (lyspærer, lysstoffrør, kompaktrør, spotlightpærer (halogen) med mer) til bruk i Norsk Tippings lokaler på Hamar, og i spillmiljøet/interiøret hos våre kommisjonærer. All levering av lyskilder skal være til Norsk Tipping på Hamar. For nærmere spesifisering av krav vises til vedlegg 1 (kravspesifikasjon). 2.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.3 Kontraktens varighet Kontraktsperioden er 3 år fra kontrakten er inngått. For kontrakten gjelder opsjon for Norsk Tipping til å forlenge kontrakten med ytterligere 1 år, slik at total kontraktsperiode blir 4 år. 2.4 Kontraktens omfang Det er estimert at innkjøp av lyskilder har en verdi på ca. kr ,- over en 4 års periode (ca. kr ,- pr. år). Det gis ingen garanti for uttak eller minstevolum over avtaleperioden. 2.5 Kontraktens form Kontrakten vil basere seg på vedlagte avtale (ref. vedlegg 4). Det legges til grunn at tilbyderne ved innlevering av tilbud aksepterer vedlagte kontraktsvilkår. Alle forbehold til kontrakt skal angis i tilbudsbrevet. 2.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen ( 2.7 Prosessens tidsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsplan for prosessen: Trinn Aktivitet Dato/frist 1. Kunngjøring i DOFFIN og utsendelse av konkurransegrunnlag Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl. 12:00 3. Tilbudsfrist kl. 12:00 4. Tilbudsåpning Evaluering av tilbudene og eventuell avklaring med tilbyderne Uke 23-24/ Valg av tilbud Meddelelse om tildeling Klagefrist leverandør Kontraktsinngåelse Uke 26/2012 Tidsplanen er tentativ og kan endres. Eventuelle endringer i tidsplanen vil bli sendt skriftlig til alle tilbydere. 2.8 Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Side 4

5 Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt. Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser. Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av tilbud med vedlegg: 1. Ordinært dokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk (CD/DVD/minnepenn). 2. Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. Denne versjonen skal leveres på elektronisk medium som CD/DVD/minnepenn. Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. 2.9 Kostnad ved utarbeidelsen Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. Side 5

6 3 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA (1) f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til oppdragsgivers e-postadresse, jfr. pkt Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. FOA 3-6, jfr. forvaltningsloven Etiske retningslinjer Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 1, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer. Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jfr. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil være del av kontrakten (bilag 4 til kontrakt). 1 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. 2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra Side 6

7 3.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjon/kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA (1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 3.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e-postadresse (ref. pkt. 1.1). Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-postadesse (ref. pkt. 1.1). Hvis skriftlig forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget eller kravspesifikasjon er fremsatt innen fristen angitt i tidsplanen (pkt. 2.7), skal Norsk Tippings svar offentliggjøres via Doffin seneste 6 dager før tilbudsfristens utløp. Side 7

8 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt. Skatteattest for merverdiavgift. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Se: ( Leverandøren skal ha et fungerende HMS system. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha tilfredsstillende økonomi. Dokumentasjonskrav Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. Resultatregnskap og balanse for siste halvår, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal være et veletablert selskap. Leverandøren skal ha god og betydelig erfaring fra tilsvarende leveranser. Dokumentasjonskrav Kort beskrivelse av organisasjon (inkl. organisasjonskart), selskapsform og eierstruktur. Beskrivelse av leverandørens totale bemanning. En oversikt over leverandørens fem viktigste leveranser siste tre år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Side 8

9 5 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende tildelingskriterier med tilhørende vekting: Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjonskrav 1. Priser og kostnader 55% Ferdig utfylte prismatrise (ref. krav i vedlegg 1) ved at enhetsprisene (ekskl. mva.) for alle lyskildene er oppgitt i vedlegg 2. Prisregulering besvarelse av krav i vedlegg 2. Kvalitet (produkt, levetid, leveringstid, bestillingsrutiner/ systemer) 1. 40% Besvarelse av krav 1.2.1, og i vedlegg Miljøtiltak 5% Besvarelse av krav i vedlegg 1. Side 9

10 6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 6.1 Innlevering av tilbud 1 Tilbudet skal leveres ved den gateadresse eller sendes til den postadresse som er angitt i pkt Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: «Tilbud-STAB » 3 Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på elektronisk medium som CD/DVD/minnepenn. 4 I tillegg skal tilbudet være klargjort i henhold til pkt. 2.8 (sladdet versjon). Denne versjonen skal leveres sammen med det øvrige tilbudet og skal leveres på elektronisk medium som CD/DVD/minnepenn. 5 Tilbudet skal være Norsk Tipping i hende innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 6 Tilbudet skal leveres på norsk. 7 Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. 6.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av nedenstående tabell. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Kapittel Innhold 1. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget, utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må framkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Brevet må inneholde navn, e-post adresse og mobil.nr til leverandørens kontaktperson. 2. Skatteattest for skatt (ref. pkt. 4.1). 3. Skatteattest for mva. (ref. pkt. 4.1). 4. HMS-egenerklæring (ref. pkt. 4.1) 5. Firmaattest (ref. pkt. 4.2). 6. Foretakets siste 2 års reviderte regnskap, inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring (ref. pkt. 4.3). 7. Utskrift av halvårsregnskap dersom det er mer enn 6 måneder siden siste årsavslutning, (ref. pkt. 4.3). 8. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen (ref. pkt. 4.3) Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner (ref. pkt. 4.4) - Kort beskrivelse av organisasjon (inkl. organisasjonskart), selskapsform og eierstruktur. - Beskrivelse av leverandørens totale bemanning. - Oversikt over leverandørens fem viktigste leveranser siste tre år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. 10. Signert taushetserklæring for leverandører (ref. vedlegg 3). 11. Utfylt prismatrise (ref. vedlegg 2). 12. Besvarelse av alle krav i kravspesifikasjonen (ref. vedlegg 1). 7 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prismatrise lyskilder Vedlegg 3: Taushetserklæring for leverandører Vedlegg 4: Kontrakt Bilag 1A til kontrakt: Beskrivelse av hva rammeavtalen gjelder Bilag 1B til kontrakt: Beskrivelse av pris, prisprinsipper og betalingsbetingelser Bilag 1C til kontrakt: Angivelse av ansvarlig og autorisert personell Side 10

11 Bilag 2 til kontrakt: Endringer etter avtaleinngåelsen Bilag 3 til kontrakt: Taushets- og sikkerhetserklæring Bilag 4 til kontrakt: Etiske retningslinjer for leverandører Side 11