KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. for anskaffelse av. Rammeavtale om eksterne helsetjenester

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av Rammeavtale om eksterne helsetjenester Saksnr. HR Tilbudsfrist : kl. 12:00

2 Innhold 1 Generell beskrivelse Oppdragsgiver Formål, offentlighet og varighet Anskaffelsens formål Deltilbud Underleverandører Konkurransegrunnlagets oppbygning Rammeavtalens varighet Kunngjøring Anskaffelsens omfang/verdi Viktige datoer Offentlighet Kostnad ved utarbeidelse av tilbud Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Etiske retningslinjer Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Vedlegg Side 2

3 1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Konkurransegrunnlag HR Rammeavtale om eksterne helsetjenester Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene skal selskapet tilby attraktive og ansvarlige spill, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål. Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2011 for omlag 16,2 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/ samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel (se Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 370 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via Internett og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapet har i sin produktportefølje spillene: Tipping, Oddsen, Lotto, Viking Lotto, Extra, Joker, Keno, Flax og Multix og Belago spillterminal. Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Postadresse: Gateadresse: e-post Norsk Tipping AS Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar Jønsrudvn. 21, inng. Måsåbekkvn., 2315 Hamar HR @norsk-tipping.no Eventuelle spørsmål skal rettes til ovennevnte epostadresse. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen. 2 Formål, offentlighet og varighet 2.1 Anskaffelsens formål Norsk Tipping ønsker å knytte til seg en fleksibel partner på eksterne helsetjenester. Tjenesten skal omfatte: 1. Rådgivningstjenester innenfor HMS-området 2. Utvikling og gjennomføring av forebyggende frisklivstiltak og aktiviteter 3. Helsekontroller for utvalgte grupper ansatte. 4. Beredskap i form av lege og psykolog til akutte, arbeidsrelaterte konsultasjoner. Det skal ikke erstatte fastlegen. 5. Faglig bistand i IA-saker ved behov. Side 3

4 Det er ikke ønske å ha medlemstilknytning for alle ansatte. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av vedlegg 1 Kravspesifikasjon. 2.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.3 Underleverandører Det er adgang til å benytte underleverandører. Ved bruk av underleverandører skal det oppgis. 2.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier og følgende vedlegg: 1. Kravspesifikasjon 2. Prisskjema 3. Etiske retningslinjer for leverandører 4. Mal for HMS egenerklæring 5. Taushetserklæring for leverandører 6. Rammeavtale med bilag 2.5 Rammeavtalens varighet Avtaleperioden er to (2) år. For kontrakten gjelder opsjon for Norsk Tipping til å forlenge kontrakten for ytterligere to (2) år, slik at total mulig avtalelengde blir fire (4) år. Se vedlegg 6 for avtalebetingelser. 2.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se Anskaffelsens omfang/verdi Avtalen vil innebære en forventet omsetning på omkring kroner pr. år, eks. mva., (ca. 1-1,2 millioner totalt i avtaleperioden). Side 4

5 2.8 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud ,kl 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist ,kl 12:00 Evaluering Uke 43-44, 2012 Meddelelse om tildeling Uke 45, 2012 Kontraktsinngåelse Ultimo november 2012 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2.9 Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av tilbud med vedlegg 1. Ordinært dokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk 2. Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. Denne versjonen kan leveres kun på elektronisk lagringsmedium (ikke e-post) hvis ønskelig. Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. Side 5

6 2.10Kostnad ved utarbeidelse av tilbud Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. 3 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Helsetjenester er i tjenestekategori 25, Helseog sosialtjenester som er betegnet som uprioriterte tjenester som skal følge reglene i forskriftens del II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til oppdragsgivers e-post jfr. Pkt Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Etiske retningslinjer Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Side 6

7 Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 1, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer. Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil være del av kontrakten (vedlegg 3). 3.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA 11-11(1). 1 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. 2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra Side 7

8 Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.7 ovenfor. 3.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e- post. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-post. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse, ref. HR » Side 8

9 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Obligatoriske krav Konkurransegrunnlag HR Rammeavtale om eksterne helsetjenester Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt. Skatteattest for merverdiavgift. En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Se: Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring (vedlegg 4) 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav eksempler Firmaattest 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Det kreves tilfredsstillende økonomi Dokumentasjonskrav Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. Resultatregnskap og balanse for siste halvår, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Side 9

10 Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav - eksempler Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende avtaleforhold i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav - eksempler Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene som leverandør av HMS-tjenester. Spesielt gjelder dette utvikling og gjennomføring av forebyggende frisklivstiltak. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Godkjenning av Arbeidstilsynet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Underskrevet sikkerhets- og taushetserklæring Redegjørelse for sammensetning av ressurser/ fagområder som tilbyder disponerer over. Det er tilbyderens ansvar at de fagpersoner som tilbys innehar de nødvendige autorisasjoner til enhver tid. Tilbydere av bedriftshelsetjeneste til virksomheter som har plikt til BHT, skal være godkjent av Arbeidstilsynet eller ha levert søknad om godkjenning eller godkjenning av plan. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Vedlagt taushetserklæring fra tilbyderne (vedlegg 5) Side 10

11 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 30 % Ferdig utfylt prisskjema. (vedlegg 2), pr. stilling/funksjon, differensiert pr. time, pr. konsultasjon eller pr. ansatt. Kompetanse og løsningsbeskrivelse 50 % Beskrivelse av hvilke tjenester som tilbys, relevant kompetanse innenfor etterspurte områdene, spesielt ut over ordinære HMStjenester. Beskrivelse av hvordan tjenestene løses, herunder forslag til forebyggende tiltak. Responstid/ ventetid 20 % Beskrivelse av garantert responstid/ ventetid for spesifiserte konsultasjoner. Side 11

12 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til den gateadresse som er angitt i dette dokumentets avsnitt 1.1. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: «Tilbud HR » Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres på elektronisk medium (ikke e-post). I tillegg skal tilbudet skal være klargjort i henhold til pkt. 2.9 (sladdet versjon). Denne versjonen skal leveres sammen med det øvrige tilbudet. Denne versjonen kan om ønskelig leveres kun på elektronisk medium (dog ikke e-post). Tilbudet skal være Norsk Tipping i hende innen tilbudsfristen For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. 6.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av nedenstående tabell. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. 1 Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget og i utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må framkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Brevet må inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2 Skatteattest for skatt. Jf Skatteattest for mva. Jf HMS-egenerklæring, Jf Firmaattest. Jf Side 12

13 6 7 Konkurransegrunnlag HR Rammeavtale om eksterne helsetjenester Foretakets siste 2 års reviderte regnskap, inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring Jf Utskrift av halvårsregnskap dersom det er mer enn 7-8 måneder siden siste årsavslutning, Jr Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner, Jf Leverandørens svar på dokumentasjonskrav i forhold til tildelingskriterier, Jf. 5. Ytterligere kontraktsbilag som helt eller delvis skal utfylles av leverandøren. Inklusive prisbilag, kompetansematrise, og annet som framgår av dette konkurransegrunnlaget. 7 Vedlegg 1. Kravspesifikasjon 2. Prisskjema 3. Etiske retningslinjer for leverandører 4. Mal for HMS egenerklæring 5. Taushetserklæring for leverandører 6. Rammeavtale med bilag Side 13