LYNGEN KOMMUNE Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Torsdag 1.3.2012 Varighet: 11.00 14.10 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møteleder: Sekretær: Remi Iversen Odd Kr. Solberg Faste medlemmer Rolf Magne Hansen May Kjellaug Pettersen Jørn Willy Hansen Remi Iversen Torill Hammervoll Fra utvalget møtte: Varamedlemmer Johannes Grønnvoll Wenche Ludvigsen Ola O. K. Giæver jr. Per Strømsbukt Bente Ulriksen Laila Anita Westby Cecilie Sigvaldsen Rolf Magne Hansen May Kjellaug Pettersen Remi Iversen Torill Hammervoll Ikke møtt: Jørn Willy Hansen Fra politisk ledelse møtte: Fra administrasjonen: Fra KomRev NORD IKS møtte: Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Rådgiver Odd Kr. Solberg Møtet ble holdt for åpne dører.
2 Merknader til innkalling og sakliste: Ingen. Behandlede saker: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 01/12 02/12 03/12 04/12 05/12 06/12 07/12 08/12 09/12 10/12 Godkjenning av protokoll fra møtet 16.12.2011 Referater Selskapskontroll kontrollutvalgets eventuelle deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 Kontrollutvalgets møteplan for 2012 Kontrollutvalgets årsplan for 2012 Gjennomgang av formannskapssaker Oppsummering fra Kontrollutvalgskonferansen 2012 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Arbeidsmiljø og sykefravær i pleieog omsorgstjenesten - overordnet prosjektskisse Eventuelt X
3 Sak 01/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 16. DESEMBER 2011 Protokollen fra møtet 16.12.2011 godkjennes. Protokollen referert. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 16.12.2011 godkjennes. Sak 02/12 REFERATER Referert: A. ETISKE RETNINGSLINJER FOR LYNGEN KOMMUNE - Vedtatte etiske retningslinjer for Lyngen kommune B. ÅRSRAPPORT OG ÅRSREGNSKAP FRA SKATTEOPPKREVEREN - Kopi årsrapport og regnskap 2011 C. MANGLENDE RUTINER FOR FINANSFORVALTNING - Kopi av skriv av 19.12.2011 fra KomRev NORD til rådmannen - Kopi av skriv av 31.1.2012 fra KomRev NORD til rådmannen D. HJELP JEG ER NY I KONTROLLUTVALGET - Kopi fra Kommunerevisoren nr 6/11 E. FORVENTNINGER TIL SEKRETARIAT OG REVISJON FORAN EN NY PERIODE - Kopi fra Kommunerevisoren nr 6/11 F. BLEST OM KONTROLLUTVALGENE - Kopi fra Kommunerevisoren nr 1/12
4 G. MEDIETRENING FOR KU-MEDLEMMER - Kopi av invitasjon kurs H. KONTROLLUTVALGSSEMINAR 12.-13. APRIL 2012 - Invitasjon av 3.2.2012 fra K-Sekretariatet IKS I. KOMPENSASJON FOR MERVERDIAVGIFT - Kopi av skriv m/vedlegg av 9.2.2012 fra KomRev NORD til rådmannen J. KONTROLLRAPPORT 2011 VEDRØRENDE SKATTEOPPKREVER- FUNKSJONEN FOR LYNGEN KOMMUNE - Kopi av rapport av 20.02.2012 fra Skatteetaten til Lyngen k-styre K. VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL STYRET I KOMREV NORD - Skriv av 20.02.12 fra KomRev NORD til eierne, representantskapets medlemmer og styret L. REGNSKAP LYNGEN KOMMUNE - E-post av 20.02.2012 fra rådmannen til K-Sek M. INVITASJON NETTVERK FOR Å STYRKE RÅDMANNENS INTERN- KONTROLL - Kopi av invitasjon kurs av 19.12.2011 N. PROTOKOLL FRA EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I AVFALLSSERVICE AS - Kopi av protokoll av 31.1.2012 fra Avfallsservice AS Sak G: Leder gis anledning til å delta på kurset.. Sak H: Samtlige faste medlemmer unntatt Rolf Magne Hansen deltar på seminaret. Sak I: Kontrollutvalget avventer revisjonens videre handtering av saken. Øvrige referatsaker tas til orientering. Sak G: Leder gis anledning til å delta på kurset.. Sak H: Samtlige faste medlemmer unntatt Rolf Magne Hansen deltar på seminaret. Sak I: Kontrollutvalget avventer revisjonens videre handtering av saken. Øvrige referatsaker tas til orientering.
5 Sak 03/12 SELSKAPSKONTROLL KONROLLUTVALGETS DELTAKELSE PÅ GENERALFORSAMLINGER OG REPRESENTANTSKAPSMØTER Innstilling: Kontrollutvalget deltar på følgende generalforsamlinger og representantskapsmøter: Avfallsservice AS Lyngenhallen Drift AS Lyngen Servicesenter AS Lyngsalpan Vekst AS Halti kvenkultursenter IKS Sekretariatet oversender samtlige medlemmer oversikt over datoer for avholdelse av generalforsmlinger og representantskapsmøte i de forskjellige selskapene. (når datoene er klare) Kontrollutvalget deltar på følgende generalforsamlinger og representantskapsmøte: Avfallsservice AS Lyngenhallen Drift AS Lyngen Servicesenter AS Lyngsalpan Vekst AS Halti kvenkultursenter IKS Sekretariatet oversender samtlige medlemmer oversikt over datoer for avholdelse av generalforsmlinger og representantskapsmøte i de forskjellige selskapene. (når datoene er klare) Sak 04/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2011 Kontrollutvalget godkjenner forslaget til årsrapport og innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til orientering.
6 Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget godkjenner forslaget til årsrapport og innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 12.3.2012 til: Ordføreren. Sak 05/12 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2012 Kontrollutvalget fastsetter følgende møteplan for resten av 2012: 21. mai 10. september 29. oktober 10. desember Møtestart kl 11.00. Kontrollutvalget fastsetter følgende møteplan for resten av 2012: 21. mai 10. september 29. oktober 10. desember Møtestart kl 11.00.
7 Sak 06/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2012 Kontrollutvalget godkjenner forslag til årsplan for 2012 med de endringer som framkom i møtet og fastsetter denne som kontrollutvalgets årsplan for 2012. Møteplanen innarbeides i årsplanen. Kontrollutvalget godkjenner forslag til årsplan for 2012 med de endringer som framkom i møtet og fastsetter denne som kontrollutvalgets årsplan for 2012. Møteplanen innarbeides i årsplanen. Sak 07/12 GJENNOMGANG AV FORMANNSKAPSSAKER. Kontrollutvalget tar saklistene til orientering. Kontrollutvalget tar saklistene til orientering. Sak 08/12 OPPSUMMERING AV KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2012 Rolf Magne Hansen supplert av rådgiver ga utvalget en orientering fra konferansen.
8 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 09/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET ARBEIDSMILJØ OG SYKEFRAVÆR I PLEIE- OG OMSORGSSEKTOREN OVERORDNET PROSJEKTSKISSE Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Arbeidsmiljø og sykefravær i pleie- og omsorgsavdelingen og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Innstillingen enstemmig vedtatt med følgende tillegg etter ordet prosjektet:... med de presiseringer som framkom i møtet. (til pkt 4 under punktet problemstillinger) Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Arbeidsmiljø og sykefravær i pleie- og omsorgsavdelingen og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet med de presiseringer som framkom i møtet. (til pkt 4 under punktet problemstillinger). Utskrift av saksprotokoll sendt 9.3.2012 til: KomRev NORD.. Sak 10/12 EVENTUELT Kontrollutvalget drøftet følgende tema: 1. Oppfølging av k-vedtak om eierskapsstrategi i kommunens selskaper
9 2. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Saksforberedelse og oppfølging av politiske vedtak 3. Tyttebærvika (kommunens oppfølging og hvor står saken i dag) 4. Registrering og oppfølging av feil og mangler i nybygg 5. Rutinesvikt ifbm merverdiavgiftskompensasjonsordningen Tema 1 og 2: Framlegges som saker i neste møte. Tema 3 og 4: Rådmannen innkalles til neste møte for å gi en orientering. Skriftlig redegjørelse tilstilles kontrollutvalget 3 dager før møtet. Tema 5: Avventer revisjonens videre handtering av saken. Tema 1 og 2: Framlegges som saker i neste møte. Tema 3 og 4: Rådmannen innkalles til neste møte for å gi en orientering. Skriftlig redegjørelse tilstilles kontrollutvalget 3 dager før møtet. Tema 5: Avventer revisjonens videre handtering av saken. Utskrift av saksprotokoll sendt 9.3.2012 til: KomRev NORD.. Hovedutskrift sendt kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, administrasjonen og KomRev NORD 12.3.2012.