FS- 48/12 Styring, ledelse og organisering av Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) Med utgangspunkt i vedtakene i FS-05 og FS-06 på fellesstyrets møte 31.01.12, vedtaket i sak FS-28/12 på møtet 24.04.12 og fellesstyrets drøfting av styring og ledelse og organisering på møtet 26.06.12, ba fellesstyret om at det ble utarbeidet et konkret forslag til styringsreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet.. Sekretariatet legger frem forslag til styringsreglementet for NMBU som i form bygger på tilsvarende reglement for bl.a. NTNU. Det er en forutsetning at prosjektet OPAD 2014 utarbeider de nødvendige reglementer og instrukser for at styringsreglementet kan fungere etter hensikten. Innholdet i avsnittet om universitetsstyrets oppgaver og sammensetning er fra vedtaket i FS- 06/12. Det samme gjelder teksten under overskriften Overgangsordning for rektorat og styreleder. Forslag til vedtak: Fellesstyret vedtar forslag til styringsreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) gjeldende for perioden 2014 til 2018 (Vedlegg 1). * Fellesstyret ber om at OPAD 2014-prosjektets videre arbeid baseres på at - samlet antall administrative årsverk skal ikke øke - sentral stab har et samlet overordnet ansvar for å sikre stabsressurser og kompetanse til øvrige styringsnivåer. Det skal vektlegges å effektivisere det administrative apparatet og unngå doble oppgaver og funksjoner - antall staber, utvalg og øvrige fora søkes redusert ift det samlede nivå i UMB og NVH - det etableres en fullmaktsmatrise som tydeliggjør roller og ansvar Fellesstyret ber OPAD 2014-prosjektet utrede forslag til fullmakter for tilsettinger i NMBU til neste styremøte. Alternative løsninger vurderes basert på dagens ordning i hhv NVH og UMB sett opp mot vedtatt styringsstruktur for NMBU. Fellesstyret ber OPAD 2014-prosjektet legge frem forslag til valgreglement for valg av rektor og prorektor(er). *Dette er basert på en forutsetning om at det foreligger vedtak om startbevilgning og formelt fusjonsvedtak Vedlegg: 2.
Vedlegg 1 FS- 48/12 V1 Styring, ledelse og organisering av Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Styringsreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) Fastsatt av fellestyret i sak FS-48/12, 3 september 2012. 1. Universitetets sentrale organisering 2014 2018 Styrets oppgaver og sammensetning Styrets ansvar og oppgaver er fastsatt i kap 9 i Universitets- og høgskoleloven. I overgangsperioden med todelt campus 2014-2018, har styret denne sammensetning(*)(**): a. Tre medlemmer fra gruppen fast vitenskapelige ansatte. Ett medlem velges av en valgforsamling ved NVH og ett av en valgforsamling ved UMB. Det tredje medlemmet velges i felles valgforsamling. b. To studenter som velges av en felles valgforsamling, én student fra UMB og én fra NVH. c. Ett medlem fra gruppen teknisk-administrativt ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. d. Ett medlem fra gruppen midlertidige vitenskapelige ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. e. Fire medlemmer med ekstern tilknytning oppnevnt av Kunnskapsdepartementet etter forslag fra fellesstyret. Det utarbeides et spesielt valgreglement for denne overgangsperioden som omhandler representasjonen for midlertidig vitenskapelige ansatte og teknisk-administrativt ansatte. Det er viktig at en av institusjonene ikke blir representert med begge medlemmene fra disse to gruppene. (*)Universitetets styre får fra 2018 en sammensetning som følger "normalmodellen" slik det fremgår av universitets- og høgskoleloven 9-1. (**) Dette er basert på en forutsetning om at det foreligger vedtak om startbevilgning og formelt fusjonsvedtak Side 1 av 5
Overgangsordning for rektorat og styreleder For perioden 2014-2018 gjelder følgende overgangsordning: a. Rektor og prorektor velges. Til dette valget er det en felles valgforsamling og det etableres eget valgreglement som godkjennes av Fellesstyret. b. Rektorkandidaten fra en institusjon må gå til valg i felleskap med en prorektorkandidat fra den andre institusjonen. Dermed sikrer man et lederteam hvor begge institusjoner er representert. Kandidater som ikke er tilsatt ved en av institusjonene kan stille til valg, ref valgreglement som vil bli utarbeidet. I så fall må en løsning med to prorektorer åpnes for for å sikre likevekt mellom institusjonene. c. Valgt rektor og prorektor tilsettes av fellesstyret. d. Styreleder utnevnes av Kunnskapsdepartementet blant de medlemmene som har ekstern tilknytning, etter forslag fra fellesstyret. Rektors oppgaver Rektors ansvar og oppgaver (tilsatt rektor) er beskrevet i Universitets- og høgskoleloven 10-4. Rektor har avgjørelsesmyndighet til å gjøre vedtak mellom styrets møter, jf 10-1. Rektor skal: a. profilere og posisjonere det nye universitetet som forsknings- og utdanningsinstitusjon nasjonalt og internasjonalt b. initiere og lede institusjonelle strategiprosesser c. påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i hele organisasjonen d. utvikle velegnede administrative tjenester og påse at virksomhet drives effektivt e. skape en positiv organisasjonskultur og et godt og produktivt arbeidsmiljø. f. ansvar for økonomi- og formuesforvaltning Prorektors oppgaver Prorektors oppgaver fastsettes gjennom delegasjon fra rektor. Prorektor er rektors stedfortreder. Oppgaver til direktører i den sentrale administrasjonen Tilsatt rektor har det fulle ansvar for administrative oppgaver (bl.a. økonomi, eiendom, organisasjon og informasjon), men fullmakter kan delegeres til én eller flere direktører i den sentrale administrasjonen. Rektors ledergrupper Rektor har disse ledergruppene for å ivareta ansvar og oppgaver: a. Den sentrale ledergruppen bestående av rektor, prorektor, dekanene, direktør(er) som rapporterer til rektor og leder av studentdemokratiet. b. Den utvidede ledergruppen bestående av rektor, prorektor, dekanene, instituttlederne, direktør(er), leder av studentdemokratiet og andre ledere som rektor finner det hensiktsmessig å ha med. c. Rektor utpeker sekretariat for ledergruppene. Side 2 av 5
Faste utvalg Universitetsstyret har følgende faste utvalg/nemnder: a. Forskningsnemnda b. Studienemnda c. Læringsmiljøutvalget d. Arbeidsmiljøutvalget e. Universitetets sentrale klagenemnd f. Andre utvalg etter behov Administrasjonens organisering Fellesstyret vil ved en senere anledning fastsette administrativ organisering av den sentrale administrasjonen. Det samme gjelder delegerte fullmakter og oppgaver for direktører i den sentrale administrasjonen. OPAD kommer med innspill i denne saken. 2. Organisering, styring og ledelse av faglig virksomhet Universitetets faglige virksomhet er organisert i disse fakultetene: - Fakultet for biovitenskap og veterinærmedisin - Fakultet for miljø og teknologi - Fakultet for samfunnsvitenskap Hvert fakultet er inndelt i institutter. Fra 2014 har universitetet denne inndelingen: Fakultet for biovitenskap og veterinærmedisin - Flere institutter med utgangspunkt i dagens Norges veterinæhøgskole Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap (IKBM) - Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap (IHA) - Institutt for plantevitenskap (nytt) Fakultet for miljø og teknologi - Institutt for matematiske realfag og teknologi (IMT) - Institutt for naturforvaltning (INA) - Institutt for miljøvitenskap (nytt) Fakultet for samfunnsvitenskap - Handelshøyskolen ved NMBU - Institutt for landskapsplanlegging - Institutt for internasjonale miljø- og utviklingsstudier, Noragric Innplassering av Senter for husdyrforsøk og Senter for klimaregulert planteforskning vil bli fremmet som egen sak. 3. Ledelse og styring ved fakultetene Formatert: Skrift: Times New Roman, 12 pt Fakultetsstyret er fakultetets øverste organ. Fakultetsstyret har ansvaret for: a. fakultetets strategi og faglige prioriteringer innenfor universitetets fagstrategiske prioriteringer b. prioritering av strategiske budsjettmidler i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets overordnede strategiske prioriteringer Side 3 av 5
c. saker av stor strategisk eller prinsipiell betydning. Fakultetsstyret har 11 medlemmer: - styreleder (med ekstern tilknytning) - 4 vitenskapelig tilsatte, derav 1 representant for midlertidig ansatte - 2 studenter - 1 teknisk-administrativt ansatt - 3 medlemmer med ekstern tilknytning i tillegg til styreleder. Styremedlemmene med intern tilnytning velges i henhold til universitetets valgreglement. Studentrepresentantene og representanten for midlertidig tilsatte velges for ett år, og de fast tilsatte for fire år. De eksterne medlemmene og styreleder oppnevnes av universitetsstyret etter forslag fra rektor. Vararepresentanter velges/utpekes ihht prosedyre beskrevet i valgreglementet. Fakultetsstyrene møtes 4 6 ganger per år og jobber overordnet, utviklingsorientert og strategisk. Dekanen er sekretær for styret og møter fast med talerett. Dekan Universitetsstyret tilsetter dekaner etter innstilling fra et eget innstillingsutvalg ledet av rektor. Dekanen er både faglig og administrativ leder av fakultetet. Det kan utpekes prodekan. Dekanen rapporterer til sitt styre i saker som inngår i styrets fullmakter og for øvrig til rektor. Dekanens viktigste oppgaver er å: a. lede fakultetet med vekt på strategi, utvikling og koordinering. b. representere og posisjonere fakultetet og fremme internt og eksternt samarbeid c.forberede saker for fakultetsstyret, og iverksette fakultetsstyrets vedtak d. delta i institusjonens strategiske arbeid gjennom rektors ledergruppe e. skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt og godt arbeidsmiljø f. påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i undervisning og forskning g. sørge for velegnede teknisk-administrative tjenester og for effektiv og forsvarligdrift av virksomheten h. legge forholdene til rette for studentenes lærings- og arbeidsmiljø ved fakultetet i. sørge for at intern kontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner Dekanen inngår i rektors sentrale ledergruppe og i rektors utvidede ledergruppe. Faste utvalg Fastsettes på et senere tidspunkt når OPAD-2014 har levert sine anbefalinger vedr tilsettinger mm 4. Ledelse og styring ved instituttene Instituttstyret er instituttets øverste organ med hovedfokus på saker knyttet til drift og utvikling av kjernevirksomheten. Side 4 av 5
Instituttstyret har ansvar for: a. Instituttets strategi og faglige prioriteringer innenfor universitetets og fakultetets overordnede fagstrategiske prioriteringer. b. prioritering og budsjettfordeling i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets og fakultetets overordnede strategiske prioriteringer c. saker av stor prinsipiell eller driftsmessig betydning. Instituttstyret har9 medlemmer og består av: - instituttleder (styreleder og sekretær for styret) - 3 vitenskapelige ansatte, inklusive midlertidig ansatte - 2 studenter - 1 teknisk-administrativt tilsatt - 2 medlemmer med ekstern tilknytning, hvorav en utenom NMBU Vararepresentanter velges/utpekes ihht prosedyre beskrevet i valgreglementet. Instituttleder Fakultetsstyret tilsetter instituttleder etter innstilling fra et innstillingsutvalg ledet av dekanus. Instituttlederen rapporterer til sitt styre i saker som inngår i styrets fullmakter og for øvrig til sin dekan. Instituttlederen skal: a. lede og utvikle virksomheten ved instituttet med fokus på kjerneoppgavene b. forberede saker for instituttstyret, og iverksette instituttstyrets vedtak c. delta i fakultetets strategiske arbeid og sørge for at instituttet har oppdaterte strategier og handlingsplaner og at disse følges opp d. skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt, trygt og godt arbeidsmiljø for ansatte og studenter e. påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i studietilbud, undervisning og forskning f. sørge for velegnede teknisk-administrative tjenester og for effektiv drift av virksomheten g. representere og posisjonere instituttet og fremme internt og eksternt samarbeid h. legge forholdene til rette for studentenes lærings- og arbeidsmiljø ved instituttet i. representere arbeidsgiver og ivareta den avtalefestede samhandlingen med organisasjonene og de ansattes medbestemmelse j. sørge for at intern kontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner k. forberede og saksbehandle alle tilsettingssaker for instituttet. Ref OPAD-2014 fremmer forslag til fullmakter i tilsettingssaker. Instituttleder inngår i dekanens ledergruppe og i rektors utvidede ledergruppe. Instituttet kan ha nestleder, som oppnevnes av instituttleder. Instituttlederen fastsetter oppgavene. Side 5 av 5
FS-48/12 V2 Styring, ledelse og organisering av Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) Fellesstyret drøftet på sitt siste møte forslag til konkretisering og justering av vedtakene som ble fattet på møtet 31.01.12 (se FS-05/12 og FS-06/12). Fellesstyret fattet dette vedtaket på møtet 26.06.12: Fellesstyret viser til gjennomgangen og momenter fra drøftingen av saken i møtet. Fellesstyret slutter seg til foreslåtte retningslinjer for videre behandling og til at forslag om endelig beslutning i saken fremmes på neste styremøte. Sekretariatet legger i dette saksfremlegget frem forslag til modell for styring, ledelse og organisering med utgangspunkt i fellesstyrets føringer og tidligere vedtak. Sekretariatet har innarbeidet forslaget i sak FS-28 om organisering av institutter under fakultetene. Styreleders oppsummering fra fellesstyrets drøftinger 26.06.12 - Vedtakene i sak FS-05/12 og FS-06/12 som omhandler styring, ledelse og organisering, legges til grunn for konkretiseringen som fellesstyret tar stilling til på møtet 03.09.12. - Det nye universitetet skal fra 2014 til 2018 ha ekstern styreleder og tilsatt rektor og prorektor. - Universitetsstyret tilsetter dekaner for de tre fakultetene som dekker fagområdene bio, miljø og samfunnsvitenskap. - De tre fakultetene har fakultetsstyre som øverste organ. - Instituttenes øverste organ er instituttstyret. - Inndelingen i institutter tar utgangspunkt i forslaget fra instituttlederne ved NVH og UMB, og instituttene fordeles på de tre fakultetene. - Fagmiljøene ved Norges veterinærhøgskole organiseres i to eller flere institutter. Dette gjøres bl.a. for å unngå skjevfordeling i rektors utvidete ledergruppe og for å fremme integrering mellom fagmiljøene i det nye fakultetet. - For å sikre enhetlig styring av veterinærutdanningen etableres et felles studie(program)utvalg Fellesstyret drøftet i tillegg følgende på sitt møte 24.06.12: - Styring og ledelse må ha et faglig-strategisk fokus med et forsvarlig styringsspenn. - Rektor har to ledergrupper: a) rektoratet og dekanatet, b) rektoratet, dekanatet og instituttlederne. - Fellesstyret vedtar et styringsdokument som angir roller, ansvar og myndighet for de ulike styringsnivåer. - Instituttene vil få videreført nåværende budsjettramme (2013) som utgangspunkt for sitt budsjett fra 2014 (ingen relativ omfordeling fra 2013 til 2014). Sekretariatet legger denne oppsummeringen til grunn for sitt forslag. 1
Tre styringsnivåer I tråd med vedtaket 31.01.12 har det nye universitetet styrer på tre nivåer: Universitetsstyret (jf kap. 9 i Universitets- og høgskoleloven) er det øverste organ for det nye universitetet. Universitetsstyret har ansvaret for at det nye universitetet ivaretar samfunnsoppdraget etter de strategier, retningslinjer og pålegg som gjelder for det nye universitetet. Dette styret fastsetter organiseringen av fakultetene og instituttene, og delegerer fullmakt og myndighet til universitetets enheter. Universitetsstyret har 8-10 ordinære møter per år. For perioden 2014-2018 har Fellesstyret vedtatt følgende sammensetning av universitetsstyret(*)(**): - Tre medlemmer fra gruppen fast vitenskapelige ansatte. Ett medlem velges av en valgforsamling ved NVH og ett av en valgforsamling ved UMB. Det tredje medlemmet velges i felles valgforsamling. - To studenter som velges av en felles valgforsamling, en fra UMB og en fra NVH. - Ett medlem valgt blant de teknisk-administrativt ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. - Ett medlem valgt blant midlertidige vitenskapelige ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. - Fire medlemmer med ekstern tilknytning oppnevnt av Kunnskapsdepartementet etter forslag fra fellesstyret. Den ene av de fire eksterne vil være styreleder. Tilsatt rektor er sekretær for universitetsstyret (*) Fellesstyret har vedtatt at universitetsstyret fra 2018 skal ha en sammensetning som følger «normalmodellen» i Universitets- og høgskoleloven. (**) Dette er basert på en forutsetning om at det foreligger vedtak om startbevilgning og formelt fusjonsvedtak Fakultetsstyret er fakultetets øverste organ og har delegerte fullmakter og myndighet fra universitetsstyret. Fakultetsstyret har ansvaret for strategi og faglige prioriteringer innenfor universitetets fagstrategiske prioriteringer, prioritering av strategiske budsjettmidler i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets overordnede strategiske prioriteringer, og saker av stor strategisk eller prinsipiell betydning. Fakultetsstyret har 4-6 ordinære møter per år. Fakultetsstyret har 11 medlemmer og består av: a) styreleder med ekstern tilknytning b) 4 vitenskapelige ansatte, derav 1 medlem fra de midlertidige ansatte c) 2 studenter d) 1 teknisk-administrativt ansatt e) 3 medlemmer med ekstern tilknytning i tillegg til styreleder, oppnevnt av universitetsstyret. Dekanen er sekretær for fakultetsstyret. 2
Instituttstyret er instituttets øverste organ med hovedfokus på saker knyttet til drift og utvikling av kjernevirksomheten. Instituttstyret har ansvaret for instituttets startegi og faglige prioriteringer innenfor universitetets og fakultetets fagstrategiske prioriteringer. Prioritering og budsjettfordeling i henhold til de rammer som tildeles, og innenfor universitetets og fakultetets overordnede strategiske prioriteringer samt saker av stor prinsipiell og driftsmessig betydning. Instituttstyret har 9 medlemmer og består av: - instituttleder (styreleder) - 3 vitenskapelige ansatte, inklusive midlertidig ansatte - 2 studenter - 1 teknisk-administrativt tilsatt - 2 medlemmer med ekstern tilknytning, hvorav en utenom NMBU Styring og ledelse Rektor Universitets- og høgskoleloven gir i 10-4 nærmere bestemmelser om ansvar og oppgaver for ansatt rektor. Ansatt rektor er blant annet «daglig leder for institusjonens faglige og administrative virksomhet i samsvar med de rammer og pålegg som styret fastsetter». Ansatt rektor er sekretær for styret og skal, i samråd med styrets leder, forberede og gi tilråding i de faglige og administrative saker som legges frem for dette. Rektor har medarbeidersamtaler med prorektor, dekanene og direktører i den sentrale administrasjonen. Rektor oppretter to ledergrupper: - En ledergruppe bestående av rektor, prorektor, dekanene, direktør(er) som rapporterer til rektor og leder av studentdemokratiet - En utvidet ledergruppe bestående av rektor, prorektor, dekanene, instituttlederne, direktør(er), leder av studentdemokratiet og andre ledere som rektor finner det hensiktsmessig å ha med. Prorektor Prorektor får oppgaver delegert fra rektor. Prorektor er rektors stedfortredende. Direktører i den sentrale administrasjonen Fra 2014 til 2018 skal det nye universitetet ha tilsatt rektor og prorektor. Dette innebærer at rektor har det fulle ansvar for både den faglige og den administrative virksomheten. For institusjoner med denne styringsordningen går den formelle styringslinjen fra Kunnskapsdepartementet til den eksterne styrelederen og rektor. Loven krever ikke at universiteter med tilsatt rektor skal ha en universitetsdirektør i den forstand som universiteter med valgt rektor er pålagt å ha det. Dette gjør at universitetsstyret og rektor står fritt til å delegere fullmakter i administrative saker til én eller flere direktører i den sentrale administrasjonen. Dekan er faglig og administrativ leder av et fakultet, og er sekretær for fakultetsstyret. Dekanen rapporterer til leder av fakultetsstyret i saker som inngår i styrets fullmakter, og for øvrig til rektor. Instituttleder er faglig og administrativ leder av instituttet, og er leder av instituttstyret. Instituttleder rapporterer til og har medarbeidersamtale med dekan. Fordeling av myndighet og oppgaver mellom styrene Universitetsstyret har alle fullmakter og det samlete ansvar for det nye universitetets faglig og administrative virksomhet. Universitetsloven gir kun bestemmelser om dette styrets oppgaver og 3
sammensetning. Universitetsloven pålegger universitetsstyret å fastsette organisasjonsmodellen for universitetet. Universitetsstyret kan delegere fullmakter og myndighet til andre organer. Delegasjonen skjer enten til styrer med representativ sammensetning, eller til tilsatte eller utpekte ledere for enheter som rapporterer direkte til universitetsstyret. Tilsettingsmyndigheten ivaretas av tilsettingsråd som følger retningslinjer og bestemmelsene i universitetets personalreglement. Det kan opprettes to typer tilsettingsråd, ett for tekniskadministrative stillinger, og ett ansettelsesutvalg for undervisnings- og forskerstillinger. OPAD-2014 prosjektet gis i oppdrag å gjennomgå etablert praksis for tilsettingsfullmakter og rutiner ved hhv UMB og NVH og fremme forslag om hvordan tilsettingsmyndigheten i DnU skal ivaretas. Fordeler og ulemper ved ulike løsninger vurderes. Budsjett Under drøftingene av sak FS-36/12 på møtet 26.06.12 har fellesstyret lagt til grunn at de nåværende instituttene ved NVH og UMB går inn i NMBU i 2014 med budsjettrammer i tråd med respektive institusjoners budsjettopplegg for 2013. Følgende forutsetninger legges til grunn for det videre arbeid i regi av OPAD-2014 prosjektet:. Rammebudsjettering ligger til grunn for økonomistyringen ved DnU og det finansielle ansvarsprinsipp skal følges. Dette innebærer at den enhet som har ansvaret for å løse en oppgave også har ansvaret for å gjennomføre oppgaven innenfor de gitte økonomiske rammer, samt å framskaffe nødvendig (ekstern) finansiering. Dette får følger for budsjettprosessen og den praktiske økonomistyringen og kan kort oppsummeres i følgende hovedpunkter: Universitetsstyret fastsetter budsjettmodellen for NMBU. Instituttenes rammebevilgning føplger av budsjettmodellen. Instituttstyrene fordeler og prioriterer midler ihht de rammer som tildeles, og innenfor vedtatte strategier. En andel av universitetets rammebevilgning fra KD, normalt en fast %andel, disponeres til strategiske satsinger (som i dag). Universitetsstyret fordeler strategiske satsingsmidler og nødvendige driftsmidler til fakultetene. En andel strategiske midler holdes av for satsinger på tvers av flere fakulteter, og tildeles etter søknad til rektor/universitetsstyret. Institituttene fremmer forslag til anvendelse av strategiske midler og øvrige særskilte tildelinger til fakultetet. Dekanen innstiller så overfor fakultetsstyret på fordeling av strategiske midler. Instituttene godkjenner selv bruk av medfinansiering i bidragsfinansierte prosjekter fra Forskningsrådet, EU og øvrige kilder. Bidragsfinansierte prosjekter og satsinger av særlig stort omfang, slik som stor infrastruktur, SFF-er og lignende må behandles i fakultets- og universitetsstyret. Budsjettprosess, finansieringsprinsipper og resultatindikatorer fastsettes av fellesstyret i forbindelse med utarbeidelse av budsjettmodell for NMBU. Rekruttering og tilsetting av rektor, prorektor, dekan og instituttleder Vedtaket 31.01.12 går ut på å opprette en felles valgforsamling bestående av studentene og de ansatte ved NVH og UMB, og denne valgforsamlingen velger rektor og prorektor. Vedtaket presiserer at rektorkandidaten fra en institusjon må gå til valg i fellesskap med en prorektorkandidat fra den andre institusjonen. Dermed sikrer man et lederteam hvor begge institusjoner er representert. Når disse to er valgt, tilsettes de av fellesstyret. 4
Fellesstyret må ta stilling til om rekrutteringen av rektor og prorektor kun skal gjelde ansatte i undervisnings- og forskerstillinger ved de to institusjonene, eller om det skal åpnes for en bredere rekruttering. Universitets- og høyskoleloven har denne formuleringen: Styret selv foretar utlysing og ansettelse av rektor. Ansettelsesprosessen må sikre at rektor har faglig og ledelsesmessig legitimitet, og at studentene og de ansatte blir hørt. Styret bestemmer om det skal foretas innstilling og hvem som skal innstille. Vedtaket 31.01.12 slår fast at dekan ansettes av fellesstyret, altså universitetsstyret. Det er ikke gitt tilsvarende presisering når det gjelder tilsetting av instituttleder. Disse kan enten tilsettes av universitetsstyret, eller tilsettes av fakultetsstyret. NTNU har valgt en modell hvor instituttleder enten kan velges som leder av instituttstyret, eller bli tilsatt. Ved tilsetting er det et ansettelsesutvalg ved fakultetet som har ansvaret. Sekretariatet vil med utgangspunkt i fellesstyrets drøftinger på møtet 26.06.12 foreslå: * - Rektor og prorektor rekrutteres av og blant vitenskapelige ansatte ved NVH og UMB for valgperioden 2014-2018, og tilsettes av fellesstyret. Rektor rapporterer til styreleder som er utnevnt blant styremedlemmene med ekstern tilknytning i denne perioden. Dersom det åpnes for kandidater utenfor fast tilsatte ved de to institusjonene bør det velges to prorektorer for å sikre representativitet. Det skal utarbeides forslag til valgreglement som godkjennes av Fellesstyret som detaljerer ut dette. - Dekanene for de tre fakultetene tilsettes av universitetsstyret etter innstilling fra rektor. Dekaner kan rekrutteres eksternt. - Instituttlederne tilsettes av fakultetsstyret etter innstilling fra dekanus. * *UMB sine medlemmer i koordineringsgruppen mener at instituttledere bør ansettes av universitetsstyret og ikke av fakultetsstyret Administrasjon for universitetsstyret, fakultetene og instituttene Ethvert styre som har beslutningsmyndighet må ha et sekretariat som legger frem saker til beslutning og som iverksetter beslutningene. Universitetsstyret og rektor har en godt utbygget, sentral administrasjon som både fungerer som sekretariat for styret, og som er koordinerende og rapporterende instans internt mellom universitetets enheter, og eksternt overfor overordnet myndighet som Kunnskapsdepartementet, Riksrevisjonen og andre. Opprettelse av fakultetsstyrer vil innebære at dekanen må ha administrativ støtte i fremleggelse av saker til beslutning og iverksettelse av vedtak. Tilsvarende vil det være for instituttstyrene og instituttleder. Fellesstyret drøftet 26.06.2012 faren for økt byråkratisering (nye adminstrative sløyfer og oppgaver) ved innføringen av en organisasjonsmodell med tre styringsnivåer. Fellesstyret var svært tydelig på at samlet antall administrative årsverk ikke skal økes, det henvises til oppdrag til OPAD og føringer for dette. Både NVH og UMB har dokumentert at de begge har små administrasjoner sammenlignet med andre universiteter. Det vil kreve god og tydelig prioritering av administrative oppgaver på alle nivåer, samt at man unngår dobbeltarbeid for å sikre dette. Vedtaket 31.01.12 pekte på hvilke oppgaver som skal legges til universitetsadministrasjonen. Det ble også her pekt på at stabspersoner kan plasseres ved fakultet eller institutt etter behov, men de er underlagt den overordnede ledelse. I sak FS-38/12 OPAD revidert prosjektplan godkjente fellesstyret at det gjennomføres et eget delprosjekt om organisering, styring og ledelse. Dette delprosjektet skal konkretisere det nye universitetets prinsippmodell for styring og ledelse og foreslå organisering av det administrative apparatet. 5
Organisering av permanente sentre og klinikker I det følgende skilles det mellom sentre som ikke selv er forskningsutførende, men som er permanente enheter som benyttes i forskning og undervisning. UMB har i 2012 Senter for husdyrforsøk (SHF) og Senter for klimaregulert planteforskning (SKP) som egne resultatenheter under universitetsdirektøren. NVH har klinikker som ligger innenfor instituttenes ansvarsområder, og er dermed ikke skilt ut som egne resultatenheter. Opprettelsen av tre fakulteter gjør det aktuelt å vurdere sentrenes organisatoriske plassering. Dette vil bli utredet som egen sak.. Senter for etter- og videreutdanning Senter for etter- og videreutdanning er en resultatenhet under universitetsdirektøren ved UMB. Sekretariatet foreslår at denne enheten videreføres som egen resultatenhet direkte under tilsatt rektor fra 2014. 6