Servicekontoret «MOTTAKERNAVN» «KONTAKT» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Direkte telefon: Arkivkode: Dato: 2015/212-0 Ole Aa. 033 03.03.2016 Brattfjord Referat fra samlingen i kommunalt beredskapsråd torsdag 3. mars 2016 Sted og tid: Kommunestyresalen, Lyngdal rådhus, kl. 09.00-13.15. Deltagerne på samlingen i beredskapsrådet i Lyngdal kommune torsdag 3. mars 2016. Fra venstre: Rådmann Norman Udland; fylkesberedskapssjef Yngve Årøy; daglig leder Vest-Agder Røde Kors, Einar Buø; korpsleder Stian Fredbo, Lyngdal Røde Kors hjelpekorps; brannsjef Jon Inge Aasen, Brannvesenet Sør; assisterende fylkesberedskapssjef, Dag Auby Hagen; sivilforsvarsadjutant Brynjulf Bakklund, Vest-Agder sivilforsvarsdistrikt; regionleder Halvor Rismyhr, Redningsselskapet; innsatsleder Nettdrift Vest, Thor Walter Børresen, Agder Energi; beredskapskoordinator KDS, Jan H. Solberg, Agder Energi; leder Human-Etisk Forbund avdeling Farsund, Lyngdal og Hægebostad, Britt-Mari Langerud (delvis skjult); leder beredskapsvaktene Lyngdal Røde Kors, Rigmor Espeland; lensmann Anne Margrethe Ruud; ordfører Jan Kristensen; fungerende havnesjef Lyngdal kommune, Roy Fredbo og leder av Lyngdal Markedsforening, Thor Ove Aas. Til stede på samlingen, men fraværende på bildet: Kommunelege Tom Eikeland; leder støtteteam ved kriser, May-Ardis Iversen og beredskapskoordinator Ole Aa. Brattfjord (fotograf). Besøksadresse: Prost Birkelandsgt. 4 4580 Lyngdal Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Bankgiro: 3201 56 02421 Org. nr: 946 485 764 Tel: +47 38 33 40 00 Fax: +47 38 33 40 01 E-post: post@lyngdal.kommune.no
Side 2 Heimevernet, Mattilsynet og Lyngdal kirkelige fellesråd er med i beredskapsrådet, men stilte ikke til denne samlingen. Kvinners frivillige beredskap v/vera Welle har vært representert i beredskapsrådet, men meddelte før årets samling at organisasjonen lokalt ikke lenger er operativ, og at det av den grunn heller ikke lenger er hensiktsmessig å delta i beredskapsrådet. Dette ble tatt til etterretning, og Kvinners frivillige beredskap er fjernet som ressurs i overordnet beredskapsplan. Etter ønske fra beredskapsrådet i 2015 var representanter for både kraft og tele invitert til årets samling. Agder Energi stilte med to representanter. Telenor kunne ikke stille. Program for dagen med tidsskjema: BEREDSKAPSRÅDET TORSDAG 3. MARS 2016 Dagens program med ca. klokkeslett 09-13+: (4 t. +) Velkommen v/rådmann Norman Udland og kjapp presentasjon rundt bordet 10 min. 09.00-09.10 Orientering om dagens program v/ole Aa. Brattfjord, koordinator Årshjul for beredskap / utfordringer og hendelser siste året v/ole Aa. Brattfjord 15 min. 09.10-09.25 Ordfører i mediestorm (Tina-saken) v/jan Kristensen 15 min. 09.25-09.40 Presentasjon av støtteteam ved kriser v/may-ardis Iversen, enhetsleder psykisk helse og habilitering 15 min. 09.40-09.55 Statusrapport fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder v/yngve Årøy, fylkesberedskapssjef 30 min. 09.55-10.25 RS som ressurs for kommunen / samhandling lokalt 30 min. 10.25-11.00 PAUSE / LUNSJ oppstart etter lunsj uansett presis kl. 11.30 11.00-11.30 Kort info om Triplex v/brynjulf Bakklund SF 10 min. 11.30-11.40 Nytt om nytt nødnett og rikets tilstand i Brann-Norge v/jon Inge Aasen, brannsjef 20 min. 11.40-12.00
Side 3 Energiforsyningens beredskapsorganisering v/jan H. Solberg, Agder Energi 30 min. 12.00-12.30 Ny leder for Vest-Agder Røde Kors: Om rollen, veien dit og erfaringer så langt v/einar Buø 30 min. 12.30-13.00 Takk for i dag! Avslutning og oppsummering v/ ordfører Jan Kristensen 13.00 + Referat: Etter at rådmann Norman Udland hadde ønsket velkommen til samlingen og deltagerne presentert seg selv, gikk beredskapskoordinator Ole Aa. Brattfjord gjennom programmet for dagen, presenterte kommunens årshjul for beredskap og så tilbake på hendelser som i løpet av kalenderåret 2015 hadde utfordret kriseledelsen i Lyngdal kommune på ulike nivåer. Herunder ekstremværet Synne i desember. Lyngdal kommune er fra naturens side godt utrustet til å takle en flomsituasjon, ettersom det er store områder der elven kan flomme fritt. Kommunen unngikk derfor store og alvorlige flomskader også denne gangen, men det var flere stengte veier og deler av den kommunale infrastrukturen fikk kjørt seg. Det ble også utstedt kokevarsel til vannabonnenter i Kvås etter at overflatevann hadde trengt inn i det kommunale vannverket der. Erfaringene fra hendelsen ble brukt til utarbeidelse av nytt tiltakskort for ekstremvær og flom. Tina-saken detonerte i september/oktober. Brattfjord presenterte noen av medieoppslagene knyttet til saken. Dette som et preludium til neste programpost, ordfører i mediestorm, der ordfører Jan Kristensen fortalte om sine opplevelser i kjølvannet av Tina-saken. Ordfører i mediestorm Tina-saken slo ned som en bombe med pågripelsen av en lyngdøl i september 2015, og eskalerte til nærmest sjokkartet nivå for hele lokalsamfunnet da raskt fire personer med lokal tilhørighet ble pågrepet og siktet for drapet eller medvirkning til drapet på Tina Jørgensen i Stavanger i september 2000. Etterhvert som saken eskalerte økte også medietrykket. Kristensen var den som på Lyngdal kommunes vegne håndterte informasjonsansvaret. Ordføreren la ikke skjul på at han underveis opplevde det krevende at media visste langt mer enn det han visste om utviklingen i saken, og Kristensen var tydelig på at bedre kommunikasjon / samhandling med og informasjonsflyt fra politiet ved hendelser er absolutt kritisk for å kunne være godt nok forberedt og i stand til å gi ut mest mulig korrekt informasjon når medietrykket setter inn slik det gjorde i Tinasaken høsten 2015. Lensmann Anne Margrethe Ruud responderte med at heller ikke politiet lokalt mottok noen særlig grad av informasjon om hva som var på gang i september 2015, ettersom det var Rogaland politidistrikt som eide og eier saken, og som styrer informasjonen ut. Men hun hadde stor forståelse for ordførerens hjertesukk over mangelfull informasjon. Som ordføreren poengterte; å kunne formidle ut god informasjon handler også om å forebygge folkesnakk og forhåndsdømming. Jeg kjente heller ikke de arresterte. Noe som muligens også var et minus. Som pressen flere ganger uttalte; «da må du være den eneste som ikke vet hvem de er», sa ordføreren, som også benyttet anledningen til å berømme kommunens kriseteam for den jobben de gjorde da det sto på som verst. Han takket for gode tilbakemeldinger, og for veldig bra oppfølging.
Side 4 Kommunens støtteteam ved kriser Neste punkt på programmet denne dagen var nettopp en presentasjon av kommunens kriseteam, eller Støtteteam ved kriser, som formelt er det riktige navnet. Kriseteamet ledes og koordineres av enhetsleder for psykisk helse og habilitering, May-Ardis Iversen. I tillegg til Iversen består teamet av seks andre ressurspersoner, som kan tilby både medisinskfaglig oppfølging og sjelesorg. Kriseteamet er den delen av kommunens beredskapsorganisasjon som hyppigst aktiveres. Støtteteamet har ingen akuttberedskap med døgnkontinuerlig vaktordning, men sørger for nødvendig oppfølging av involverte etter akuttfasen av en hendelse, inntil ordinær helsetjeneste overtar. Ifølge Iversen er henvendelsene til støtteteamet siste årene blitt flere og flere de har mer enn doblet seg og hun erkjenner at støtteteamet per dags dato har for få personer å dra veksel på. Noe som gjør dem sårbare. I 2015 ble støtteteamet kontaktet ved seks anledninger. Fylkesberedskapssjef Yngve Årøy lurte på hvem som hjelper hjelperne? Hvilke rutiner støtteteamet har for ventilering og debrifing. Iversen repliserte at personene i teamet bruker hverandre til debrifing. Lensmann Anne Margrethe Ruud foreslo for teamet å vurdere ordning med kollegahjelp, der de ved behov støtter seg på ressurser fra andre kommuner. Både det og forslag om å etablere samarbeid med nabokommuner i forbindelse med ferieavvikling var momenter Iversen ville ta med seg videre. Orientering fra fylkesberedskapssjefen Fylkesberedskapssjef Yngve Årøy hadde fire hovedpunkter i sin orientering til beredskapsrådet: Status sammenslåing Fylkesmannen i Vest-Agder og Aust-Agder. Erfaringer fra ekstremværet Synne i desember 2015. Planlagt øvelse for kriseledelsen i Lyngdal kommune høsten 2016. Utvalgte aktiviteter i 2016. Gjeldende fra 1. januar 2016 heter det nye embetet Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder. Dette er ifølge Årøy en organisatorisk sammenslåing. Den fysiske sammenslåingen av de to fylkesmannsembetene skjer ventelig i løpet av 2017, da det også skal bestemmes hvor fylkesmannens nye hovedsete skal være. Til stede på samlingen var også Dag Auby Hagen, tidligere fylkesberedskapssjef i Aust-Agder. I den nye organiseringen har Hagen rollen som assisterende fylkesberedskapssjef, men Årøy informerte om at de per dags dato har organisert seg slik at Hagen inntil videre fortsatt har hovedansvaret for å følge opp kommunene i Aust-Agder. Ifølge Årøy blir det også en litt annen struktur på de årlige koordinatorsamlingene. Modellen som vurderes er en fylkesvis samling i henholdsvis Vest-Agder og i Aust-Agder, og en felles samling for alle de 30 kommunene. Fylkesberedskapssjefen informerte videre om at ROS Agder er under revisjon, og at ferdigstillelse av en ny ROS-analyse nå er høyt oppe på prioriteringslisten. Synne slo til for fullt 4. desember 2015. Dette var et nedbørsekstremvær med returnivå enkelte steder på mer enn 100 år! Eksempelvis fikk Bakke i Flekkefjord 231 mm regn i tiden 4. til 6. desember, og 110 mm på kun ett døgn. Feda i Kvinesdal var det stedet i Vest-Agder som ble hardest rammet av Synne. Noen som husker hvilken ukedag 4. desember var, spurte Årøy retorisk, og ga svaret selv: Alt skjer på en fredag!
Side 5 I kjølvannet av Årøys gjennomgang av evalueringsrapporten etter Synne, poengterte brannsjef Jon Inge Aasen at kommunikasjonen knyttet til samhandling under en hendelse bør bli bedre på alle nivå. Ifølge Aasen bør alle senke terskelen for å ta kontakt med hverandre, og ikke vente på å bli kontaktet. Lensmann Anne Margrethe Ruud kunne orientere rådet om at politiet etter hendelsen Synne behandlet hele 60 naturskadesaker. I sin orientering om høstens planlagte øvelse for kriseledelsen i Lyngdal kommune sa Årøy at også denne ville bli knyttet opp mot scenariet ekstremvær. FM skal i 2016 gjennomføre fire øvelser i Vest- Agder. I tillegg til Lyngdal skal det øves i Kristiansand, Lindesnes og Vennesla kommuner. Det planlegges en felles temadag for alle kommunene som skal øves. Datoen for selve øvelsen er ikke satt ennå, og både fra politiet og kommunens side ble det fremmet forslag og ønske om øvelsen kan kobles sammen med øvelsen Triplex (se eget punkt i referatet), som også har ekstremvær som utgangspunkt. Ifølge Årøy hadde de ikke vurdert denne muligheten, men skulle ta det med seg i den videre planleggingen. RS som ressurs for kommunen Redningsselskapet (RS) har iverksatt sitt eget samhandlingsprosjekt, og rettet i den forbindelse høsten 2015 en henvendelse til Lyngdal kommune for å få til bedre samhandling lokalt. RS ligger nå inne som ressurs i overordnet beredskapsplan, og deltar i beredskapsrådet. Til stede på denne samlingen var regionleder for RS Agder, Halvor Rismyhr, som presenterte ressursplanen for RS Agder. Han poengterte at Redningsselskapet har følt seg litt uteglemt i kommunale planverk, og at dette er bakgrunnen for samhandlingsinitiativet. Beredskapskoordinator i Lyngdal kommune takket for initiativet til tettere dialog og samhandling. Beredskapsrådet tar oppstilling for fotografering. Lengst til høyre ses leder av Human-Etisk Forbund avdeling Farsund, Lyngdal og Hægebostad, Britt-Mari Langerud, som ble delvis skjult på hovedbildet. Triplex 2016 I september (uke 38 og 39) arrangeres en av verdens største sivile øvelser i Norge, TRIPLEX, lokalisert til Lista og omkringliggende kommuner. Brynjulf Bakklund, Vest-Agder sivilforsvarsdistrikt, orienterte om øvelsen, der i alt åtte nasjoner og en rekke humanitære organisasjoner deltar. Triplex 2016 finner sted i det fiktive landet «Sorland», og bakteppet er en humanitær katastrofe som følge av ekstremvær. Brynjulf Bakklund benyttet også anledningen til på vegne av Vest-Agder sivilforsvarsdistrikt å takke Tekniske tjenester i Lyngdal kommune for godt samarbeid under hendelsen Synne. Rikets tilstand i Brann-Norge Brannsjef Jon Inge Aasen ga beredskapsrådet en statusrapport om rikets tilstand både lokalt og i Brann-Norge for øvrig, med bakgrunn i den nasjonale brannstudien, og han delte av Brannvesenet Sørs erfaringer så langt med det nye nødnettet, som i all hovedsak var positive erfaringer. Dekningsgraden er god, og Aasen sa at der det bor folk der er det dekning.
Side 6 På minussiden viste han til kostnadsbildet. For hver radio må Brannvesenet Sør ut med årlig lisenskostnad på 7000 kroner, og totalt belaster det nye nødnettet Brannvesenet Sør IKS med 1,5 millioner kr i året. Aasen var heller ikke udelt positiv til størrelsen på de håndholdte enhetene. Er man ute på sykkeltur i shorts er det ikke godt å vite hvor man skal plassere nødradioen, sa Aasen med et smil. Det nye nødnettet er et lukket og avlyttingssikkert nett for hver nødetat, men med muligheter for felles samband under felles hendelser. Aasen åpnet også for muligheten til at kommunen under en hendelse om ønskelig kan disponere en av brannvesenets nødradioer. Et av satsningsområdene framover for Brannvesenet Sør vil ifølge Aasen blant annet være overflateredning. Energiforsyningens beredskapsorganisering Under samlingen i beredskapsrådet i 2015 ble det fremmet ønske om å invitere inn representanter fra kraft og tele til neste samling. Til stede på samlingen 3. mars 2016 var koordinator Jan H. Solberg og innsatsleder for nettdrift vest, Thor Walter Børresen, fra Agder Energi. Solberg orienterte rådet grundig om kraftforsyningens beredskapsorganisering (KBO), om hvilke kontaktpunkter Lyngdal kommune skal forholde seg til og hvordan de ved en kritisk hendelse prioriterer strømabonnenter. Også Agder Energi har tilgang til det nye nødnettet, på KDS-nivå (kraftforsyningens distriktssjef). Det er KDS som ved en hendelse rapporterer til fylkesmannen. Einar Buø, ny leder for Vest-Agder Røde Kors Einar Buø ble høsten 2015 ansatt som ny daglig leder for Vest-Agder Røde Kors. Han var invitert til samlingen for å presentere seg selv, rollen sin og veien dit. Dette var siste programpost denne innholdsrike dagen, og etter å ha bydd på seg selv i en halv time høstet Buø spontan applaus for sitt personlige og tidvis brutalt ærlige bidrag. Røde Kors var nærmest da den ufattelige tragedien rammet Buøs egen familie 22. juli 2011, nasjonens mørkeste fredag noensinne. Sønnen Johannes ble bare 14 år gammel. Den omsorgen Einar Buø og familien hans da møtte fra de frivillige i Røde Kors, var avgjørende for at den tidligere bankmannen og kulturarbeideren søkte seg til stillingen som leder av Vest-Agder Røde Kors. Einar Buøs innlegg avrundet samlingen i beredskapsrådet, og avstedkom stille refleksjon i forsamlingen. Avslutningsvis oppsummerte ordfører Jan Kristensen dagen, og takket alle for deltagelse og gode bidrag til en nyttig og informativ samling i beredskapsfamilien. Ref. Ole Aa. Brattfjord Enhetsleder / beredskapskoordinator Kopi til: Norman Udland Arne Kristensen Roy Fredbo Jan Kristensen Tom Eikeland May-Ardis Iversen Kjell Andresen