1 KONKURRANSEGRUNNLAG ÅS KULTURHUS DRIFT AV KJØKKEN OG SERVERING FRIVILLIG UTLYSNING AV DRIFTSKONSESJON Innleveringsfrist 20.12.2012 KL 12.00 SAKSNUMMER: 12/2485 DATO: 30. oktober 2012 Ås kommune Telefon: +47 64 96 20 00 Postboks Telefaks: +47 64 96 20 09 1431 ÅS e-post: post@as.kommune.no
2 1 OPPDRAGET... 3 1.1 OM ÅS KOMMUNE... 3 1.2 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN... 3 1.3 KONTRAKTENS OMFANG OG VARIGHET... 4 1.4 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 5 1.5 KUNNGJØRING... 5 1.6 TILBUDSBEFARING... 5 1.7 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 5 2 TILBUDET... 5 2.1 INNLEVERING AV TILBUD... 5 2.2 TILBUDSÅPNING... 6 2.3 VEDSTÅELSESFRIST... 6 2.4 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET... 6 2.5 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 2.6 KRITERIER FOR VALG AV TILBUD... 8 3 KONKURRANSEREGLER... 8 3.1 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 8 3.2 OPPDRAGSGIVERS RETT TIL Å FORETA SUPPLERINGER, ENDRINGER OG TILBAKEKALL... 8 3.3 SPØRSMÅL FRA TILBYDER... 8 3.4 KOSTNADER VED Å DELTA I KONKURRANSEN... 9 3.5 TAUSHETSPLIKT... 9 3.6 UNDERLEVERANDØRER... 9 3.7 KONTRAKT... 9 4 KRAVSPESIFIKASJON... 9 4.1 BAKGRUNN FOR/FORMÅL MED OPPDRAGET... 9 4.2 BESKRIVELSE AV LEVERANSEN (FUNKSJON, YTELSE, TEKNISK SPESIFIKASJON OSV.)... 10 4.3 VOLUM... 10
3 OPPDRAGET 1.1. Om Ås kommune Beskrivelse av Ås kommune Ås er en kommune sentralt i regionen Follo i Akershus fylke, ca. 35 km sør for Oslo. Kommunesenteret er stasjon på Østfoldbanen, og både E18 og E6 går gjennom kommunen. Nabokommuner er Oppegård, Ski, Hobøl, Vestby og Frogn. Ås kommune har ca 17.000 innbyggere. De litt over 100 km2 areal er preget av et åpent kulturlandskap som domineres av landbruk. Ås kommune har et variert næringsliv, og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) med sine ca. 2200 studenter og 800 ansatte setter sitt preg på kommunen. I tillegg er en rekke nasjonale forskningsinstitusjoner lokalisert i kommunen. De fleste arbeidsplassene i kommunen er knyttet til administrasjon, undervisning, forskning og handel. Kommunen har et aktivt kulturliv med bl.a. bibliotek, kulturhus med kino, kulturskole og et mangfold av lag og foreninger. «Universitetsbygda» med landbruksmuseum, høgskoleparken og studentsamfunnet innebærer et stort og variert tilbud av opplevelser, konserter, revyer etc. Fornøyelsesparken Tusenfryd er en attraksjon som trekker mennesker fra hele landet. Beskrivelse av Ås kulturhus Kulturhuset ligger midt i Ås sentrum, og har lange tradisjoner som arena for kulturbegivenheter, kino, seminarer, møtevirksomhet og som utleielokaler for ulike formål (f.eks bryllup, konfirmasjoner, fødselsdager etc). Underetasjen i kulturhuset består av et seniorsenter og Ås bibliotek avdeling for barn og unge. Første etasje består av bibliotekets øvrige avdelinger og Ås kinoteater (ca 400 plasser) med vestibyle/foajé. I andre etasje er det lokaler som benyttes til møtevirksomhet, seminarer og andre arrangementer. I tillegg er det et nytt produksjonskjøkken som er egnet til, både å betjene servering i hele kulturhuset, samt mulighet for cateringvirksomhet. De senere årene har aktiviteten i kulturhuset vært på et minimumsnivå på grunn av behov for brannsikring og oppgraderinger. Nå er huset rehabilitert, og klart til å fylles med ny virksomhet. Kulturhuset driftes i dag i sin helhet av kommunen. Ås kommune har ansatt en kulturhuskoordinator, for programmering av de kulturelle aktivitetene i hele huset. I tillegg er vi i ferd med å ansette teknisk personale for kinodrift og scenedrift. For lokalutleie er det ansatt en tilrettelegger for all aktivitet og utleie i alle byggets lokaler. Denne personen vil bli en viktig samarbeidspartner for framtidig drifter for kjøkken og servering i kulturhuset. 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen Ås kommune skal inngå avtale om drift av kantine for kommunens ansatte, etablere et kafétilbud og tilby mat til møter i kulturhuset. I tillegg vil det være mulighet for å drive kiosksalg som en del av kafévirksomheten og drive selvstendig cateringvirksomhet. Kjøkkenet i kulturhuset er fullt utstyrt med fast inventar. Det er i dag ikke noe kantinetilbud for ansatte i Ås kommune. Kommunen har 80-100 ansatte som til daglig arbeider i umiddelbar nærhet til kulturhuset, og som regelmessig vil kunne benytte seg av kantinens tilbud. I tillegg er det naturlig at tilbudet åpnes for andre grupper og enkeltpersoner. (kafe). Kommunen ønsker å ha en kantine med stabil drift og god kvalitet. Etablering av en felles kantine vil være et positivt avbrekk for de ansatte kan møtes og hvor man kan få et rimelig og sunt tilbud innenfor ordinær lunsjpause. Det er også viktig at kommunen i møter og selskaper får et godt tilbud av mat som kan bestilles fra kantinen.
4 I forbindelse med arrangementer og tilstelninger i kulturhuset er det behov for et kafétilbud, hvor både mat og drikke serveres. Omfanget av slike tilstelninger vil kunne variere i perioder. I tilknytning til arrangementer, som for eksempel kino, vil det også kunne være mulighet for å drive kiosksalg. Den som tildeles avtalen står også fritt til å drive cateringvirksomhet. 1.3 Kontraktens omfang og varighet Ås kommune, heretter benevnt oppdragsgiver, ønsker med dette tilbud på: Driftskonsesjon for kjøkken og utleielokaler i Ås Kulturhus. Det forutsettes inngåelse av kontrakt høsten 2012 med en varighet på 5 år, pluss mulighet for forlengelse i 5 år. Oppdraget påbegynnes tidlig i 2013. Formålet med avtalen er å ha en leietaker som driver kjøkken og som drifter utleielokaler i 2. etg som er beregnet for servering, møter og selskapsvirksomhet. Det er også anledning til å drive cateringvirksomhet. Det er gitt politisk lovnad om at det skal gis nødvendige serverings- og skjenkebevilgninger for driften. Leietakers virksomhet drives for egen regning og risiko. Leietaker har enerett på servering av mat og drikke i Kulturhusets 2. etg., samt i vestibyleområdet. I tillegg legges forholdene til rette for uteservering i borggården. Leietaker plikter å tilby et variert tilbud av mat og drikke med god kvalitet. Leietakers plikter: - Drive kantine i henhold til kravspesifikasjonen (jf. pkt 4.) - Drive kafé i henhold til kravspesifikasjonen (jf. pkt 4.) - Tilby møtemat i henhold til kravspesifikasjonen (jf. pkt 4.)) - Samordne utleie av selskapslokaler i 2. etg i henhold til kravspesifikasjonen (jf. pkt 4.) Leietakers muligheter: - Kioskvirksomhet i henhold til kravspesifikasjonen (jf. pkt 4.) - Cateringvirksomhet i henhold til kravspesifikasjonen (jf. pkt 4.) Husleie Leietaker betaler kr 120.000 i året i leie. Leiesummen indeksreguleres. I husleien inngår kostnader til strøm og normalt vedlikehold av bygg. Leietakers lokaler vil tilbys renhold etter oppdragsgivers ordinære renholdsavtale (dagrenhold). Behov for renhold utover dette må dekkes av leietaker. Leietaker tegner selv avtale for avfallshåndtering. Kostnadene for dette belastes leietager. Arealer Tegning vedlegg 6.2A viser arealene i 2 etg som er avsatt til servering, disse er merket med grønt. De blå arealene er kjøkkenområde og er betegnet som «ren sone» hvor kun personale tilknyttet kjøkkendriften har adgang. De røde arealene er fellesareal, vrimleområde og garderober. Tegning vedlegg 6.2B viser 1. etasje. De røde områdene er toaletter og fellesareal. De grønne og blå arealene er servering og kjøkken for kafe/kantinedelen.. Ikke fargelagte områder er bibliotekets areal. Tegning vedlegg 6.2C viser underetasjen. Her er varemottak, temperert lager og avfallshåndtering. Kjøkkenet er fullt utstyrt med fast inventar. Dette framgår av Vedlegg 6.3. Kjøkkenutstyret er nytt og det pålegges leietaker å ha serviceavtale med leverandør på utstyret. Serviceavtalen er en del av vedlegg 6.3
5 1.4 Anskaffelsesprosedyre Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl. res. 7. april 2006 (FOA) kommer ikke anvendelse for denne anskaffelsen, da det er en tjenestekonsesjon, jf. FOA 1-3 bokstav j. Det er utelukkende bestemmelsene i det foreliggende konkurransegrunnlag, sammen med kunngjøringsteksten, som regulerer prosessen frem til kontraktsinngåelse. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling uten prekvalifisering. Dette innebærer at alle interesserte Leverandører har anledning til å levere tilbud, og at oppdragsgiver har rett, men ikke plikt, til å gjennomføre forhandlinger med tilbyderne etter at tilbudene er kommet inn. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren skal levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. 1.5 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på følgende steder: Lokalpresse i regionen og kommunens hjemmeside. Og Doffin-baen 1.6 Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt tilbudsbefaring 3.12.2012. Kl. 09.00 1.7 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Egil Johansen Telefon: 922 23 444 E-post: egil100@online.no 2 TILBUDET 2.1 Innlevering av tilbud Frist for innlevering av tilbud er 20.12. 2012 Kl. 12.00 Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. Tilbudet skal sendes/leveres i lukket, nøytral konvolutt merket: 12 / 2485: ANBUDSPROSESS DRIFT AV KJØKKEN OG SERVERING - KULTURHUSET Tilbudet skal leveres i to 2 eksemplarer innsatt i ringpermer med skillekort, uten noen form for innbinding eller stifting, i plastlomme eller liknende. I tillegg leveres tilbudet i Word-format (tekstdel), og Exel-format (budsjetter og priser) på CD-plate eller minnepinne. Ved motstrid mellom papirversjon og elektronisk versjon vil papirversjonen få forrang. Tilbyder bærer risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen utløpet av tilbudsfristen. Oppdragsgivers postadresse: Ås kommune Servicekontoret Postboks 195
6 1431 Ås Oppdragsgivers besøksadresse: Ås kommune Skoleveien 1 1430 Ås 2.2 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene blir protokollført. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 90 kalenderdager regnet fra tilbudsfristens utløp. 2.4 Krav til utforming av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal bestå av: o Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen. o o o o o Kort informasjon om tilbyder. Besvarelse i henhold til kravspesifikasjonen. Dersom tilbudet inneholder eventuelle forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget skal dette angis samlet i eget dokument. Dokumentasjon som viser oppfyllelse kvalifikasjonskrav. Beskrivelse og evt. dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene. 2.5 Kvalifikasjonskrav Formålet med kvalifikasjonskrav er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå, og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke tilfredsstilles, vil tilbyderne bli avvist. Følgende kvalifikasjonskrav er ufravikelige minstekrav som alle tilbydere må oppfylle for å få delta i konkurransen: Obligatorisk dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet: Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester: Attest fra kemner/skatteoppkrever (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). Attest fra skattefogden i vedkommende fylke (merverdiavgift) Begge attestene har betegnelsen RF-1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter.
7 Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system. HMS-egenerklæring. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Den skal være undertegnet og utfylt. Følgende kvalifikasjonskrav gjelder for denne konkurransen: 1. Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Firmaattest; bekreftelse på registrering i Foretaksregisteret (ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen) Erklæring fra foretaket om tilknytning til offentlig godkjente lærlingordninger Attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyderen er etablert 2. Det kreves god soliditet. Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregistret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Erklæring om foretakets omsetning de 3 siste regnskapsår som har betydning for denne kontrakten Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette 3. Leverandøren må være faglig kvalifisert. Oversikt over virksomhetens faglige kvalifikasjoner Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert 4. Det kreves god gjennomføringsevne. Oversikt over foretakets totale bemanning Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget Oversikt over arbeider som er utført i løpet av de siste fem år, sammen med attester over tilfredsstillende utførelse av de viktigste arbeidene. Attestene skal angi arbeidenes verdi samt tid og sted for arbeidsutførelsen, og oppgi hvorvidt arbeidene er fagmessig utført og behørig fullført. Referanseliste for de viktigste kunder de siste 3 år, offentlige eller private mottakere, med angivelse av kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse
8 Redegjørelse for de redskaper, utstyr som leverandøren disponerer over som har betydning for utførelsen av denne kontrakten 5. MILJØKRAV Miljøkrav til bedriften Virksomheten skal ha et fungerende IK Mat System i henhold til Lov om Næringsmiddelhygiene. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/-styringssystem 2.6 Kriterier for valg av tilbud Kontrakt vil bli tildelt tilbyderen basert på en helhetlig vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Driftskonsept vektlegges 60 prosent og pris vektlegges 40 prosent. Viktige elementer i vurderingen av driftskonsept er servicetilbud, mattilbud, kompetanse og egnethet hos nøkkelpersonell, tilstrekkelig bemanning og kvalitetssikringsrutiner. Elementer i vurderingen av det økonomiske mest fordelaktige tilbudet vil være utsalgspriser i mat- og drikkeserveringen. 3 KONKURRANSEREGLER 3.1 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.2 Oppdragsgivers rett til å foreta suppleringer, endringer og tilbakekall Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endringer eller rettelse vil umiddelbart bli formidlet. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 3.3 Spørsmål fra tilbyder Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til kontaktperson innen 10.12.2012 Kl 12.00 Spørsmål skal rettes skriftlig til følgende kontaktperson: Egil Johansen, e-post: egil100@online.no. Alle spørsmål vil bli anonymisert og besvart samlet. Svar sendes til alle interessenter. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist.
9 3.4 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 3.5 Taushetsplikt Oppdragsgiver er underlagt taushetsplikt i forbindelse med leverandørforhold som måtte komme til uttrykk gjennom denne konkurransen. Tilsvarende taushetsplikt om oppdragsgivers forhold gjelder for leverandører. 3.6 Underleverandører Dersom leverandøren skal benytte underleverandører, skal det opplyses om dette i tilbudet. Det skal opplyses hvilke underleverandører som skal benyttes og hvor stor del av kontrakten dette utgjør. 3.7 Kontrakt Alminnelige kontraktsvilkår gjelder som kontraktbestemmelser. Spesielle kontraktsvilkår fremgår av konkurransegrunnlagets del 6. 4 KRAVSPESIFIKASJON 4.1 Bakgrunn for/formål med oppdraget Formålet med avtalen er å ha en leietaker som driver kjøkken og som drifter utleielokaler i 2. etg som er beregnet for servering, møter og selskapsvirksomhet. Det er også anledning til å drive cateringvirksomhet. Det er gitt politisk lovnad om at det skal gis nødvendige serveringsog skjenkebevilgninger for driften. Leietaker har enerett på servering av mat og drikke i Kulturhusets 2. etg., samt i kinovestibyle. Det kan også etableres uteservering på et område i Borggården. Det legges vekt på at leietaker skal tilby et variert tilbud av mat og drikke med god kvalitet. Kantine: Leietaker skal i vestibylen drive kantine for kommunens ansatte. Krav til åpningstid: Mandag fredag 11.00 13.00, på arbeidsdager. Åpningstider i høytidene og evt. fellesferie avtales og spesifiseres ved kontraktsinngåelse. Krav til meny: Påsmurt kaldt mat, salater, enkel varm rett. Vegetar og dietter på forespørsel. Møter: Leietaker skal levere og servere møtemat på bestilling. Frister og rutiner for bestilling avklares ved kontraktsinngåelse. Ås kommune kjøper til sine møter, mat og drikke for ca. kr. 110 000.- årlig. (basert på erfaringstall.) Kafevirksomhet: Leietaker skal drive et serveringstilbud (kafe) for spisegjester og besøkende. Kaféens åpningstider tilpasses virksomheten i lokalene. Det skal legges opp til et serveringsted med et tradisjonelt mattilbud.
10 Kiosk: Det vil bli muligheter for å drive kiosksalg, som en del av kafevirksomheten. Selskapslokaler: Kulturhusets lokaler i 2. etg. skal benyttes til selskaper og arrangementer hvor det serveres mat og drikke. Leietaker samordner utleie med Kulturhusets utleieansvarlige. Catering: Leietaker har anledning til å drive cateringvirksomhet. Kjøkkenet er utstyrt og velegnet for dette. Språk: Ansatte hos leietaker som har som betjener kunder eller koordinerer bestillinger må kunne norsk. Betalingsløsning: Det bør legges til rette for at både kort og kontanter skal kunne benyttes ved betaling for leietakers tjenester. 4.2 Beskrivelse av leveransen (funksjon, ytelse, teknisk spesifikasjon osv.) Tegning vedlegg 6.2A viser arealene i 2 etg som er avsatt til servering, disse er merket med grønt. De blå arealene er kjøkkenområde og er betegnet som «ren sone» hvor kun personale tilknyttet kjøkkendriften har adgang. De røde arealene er fellesareal, vrimleområde og garderober. Tegning vedlegg 6.2B viser 1. etasje. De røde områdene er toaletter og fellesareal. De grønne og blå arealene er servering og kjøkken tilhører denne delen.ikke fargelagte områder er bibliotekets areal. Tegning vedlegg 6.2C viser underetasjen. Her er varemottak, temperert lager og avfallshåndtering. Kjøkkenet er fullt utstyrt med fast inventar. Dette framgår av Vedlegg 6.3. Kjøkkenutstyret er nytt og det pålegges leietaker å ha serviceavtale med leverandør på utstyret. Serviceavtalen er en del av vedlegg 6.3 4.3 Volum Dette kan ikke stadfestes. Kulturhuset er en ny institusjon i Ås kommune og det er derfor ingen erfaringstall.