STANDARD INNKJØPSBETINGELSER FOR KJØP AV VARER Revidert Juli 2011 Side 1 av 7
1 Innledning... 3 1.1 Tilbud... 3 1.2 Bestilling... 3 1.3 Ordrebekreftelse... 3 1.4 Offentligrettslige krav... 3 1.5 Samfunnsansvar... 3 1.5.1 Miljø... 3 1.5.2 Etikk... 3 1.6 Revisjon... 3 2 Krav til Leverandøren... 3 2.1 Forsikringer... 3 2.2 Taushetsplikt... 4 2.3 Lover og regler... 4 2.4 Underleverandører... 4 3 Levering... 4 3.1 Kvalitet... 4 3.2 Leveringstid... 4 3.3 Leveringsbetingelser... 4 3.4 Bistand ved overgang til annen leverandør... 4 3.5 Ressurser og kompetanse... 5 3.6 Leverandørens kvalitetssikring, sikkerhet m.v.... 5 3.7 E-handel og e-faktura... 5 4 Forsinket levering... 5 4.1 Varsling av forsinkelser... 5 4.2 Dagbot... 5 4.3 Heving og erstatning... 5 5 Mangler, reklamasjon og utbedring... 6 5.1 Mangel... 6 5.2 Reklamasjonsfrist... 6 5.3 Retting og omlevering... 6 5.4 Prisavslag... 6 5.5 Heving... 6 5.6 Erstatning... 6 6 Pris og betaling... 6 6.1 Pris... 6 6.2 Betalingsbetingelser... 6 7 Immaterielle rettigheter... 7 8 Rettigheter til resultater... 7 9 Reklame... 7 10 Force Majeure... 7 11 Vesentlig mislighold... 7 12 Tvister... 7 Revidert Juli 2011 Side 2 av 7
1 Innledning 1.1 Tilbud Tilbud skal gis kostnadsfritt for Gjensidige. Evt. avvik fra forespørselsdokumenter eller bestilling må spesifiseres uttrykkelig. Kunden har rett til å anta ethvert tilbud helt eller delvis eller forkaste samtlige. 1.2 Bestilling Kun skriftlige bestillinger er bindende for Kunden. 1.3 Ordrebekreftelse Ordrebekreftelse skal sendes Kunden uten ugrunnet opphold, og senest 7 kalenderdager etter mottak av bestilling. Dersom dette ikke overholdes forbeholder Kunden seg rett til å kansellere bestillingen. Evt. avvik fra bestillingens innkjøpsbetingelser må spesifiseres. 1.4 Offentligrettslige krav Leverandøren er ansvarlig for at leveransen tilfredsstiller alle offentligrettslige krav. 1.5 Samfunnsansvar 1.5.1 Miljø 1.5.2 Etikk Gjensidige har et viktig samfunnsansvar i å utøve sin hovedoppgave; å sikre liv, helse og verdier og selskapet har lange tradisjoner med å være en betydelig samfunnsaktør. Alle samfunnsbidrag skal være forankret i den overordnede oppgaven. Partene i denne Avtalen skal bidra til gjensidig utøvelse av samfunnsansvarlig virksomhet. I denne forbindelse skal alle leverandører signere på erklæring for samfunnsansvar. Brudd på erklæringen er å anse som vesentlig mislighold. Leverandøren skal til enhver tid oppfylle myndighetenes miljøkrav. Leverandøren skal bruke sin fagkompetanse til å anbefale miljøvennlige løsninger overfor Kunden og legge til rette for et godt samarbeid på området. Leverandøren plikter i tillegg å etterleve sin besvarelse av evalueringsskjema for miljø, besvart i forbindelse med tilbudsgiving. I forbindelse med en avtaleinngåelse vil Leverandøren bli gjort kjent med Gjensidiges Konkretisering av Gjensidiges etiske retningslinjer mht. relasjonsaktiviteter. Leverandøren plikter å tilrettelegge for enkel etterlevelse av disse. 1.6 Revisjon På oppfordring fra Kunden plikter Leverandøren å gi Kundens revisor eller annen uavhengig rådgiver rett til å gjennomføre en årlig revisjon av Leverandøren og alle avtalte tjenester, arbeidsmetoder, arbeidsprosesser og dokumentasjon i henhold til denne avtale. 2 Krav til Leverandøren 2.1 Forsikringer Leverandøren plikter å tegne forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke ethvert krav fra Kunden som følge av Leverandørens risiko eller ansvar etter denne avtalen, herunder ansvar for underslag/bedrageri og annet formuesansvar. Dette gjelder også ansvar for Leverandørens ansatte. Revidert Juli 2011 Side 3 av 7
2.2 Taushetsplikt Leverandøren og eventuelle medhjelpere forplikter seg til å bevare full taushet om alt vedkommende får kjennskap til om Kunden og Kundens forretningsforbindelser og kunder. Taushetsplikten gjelder også etter Avtalens utløp. 2.3 Lover og regler Leverandøren skal følge de lover og regler som gjelder for hans virksomhet. Brudd på lover og regler anses som vesentlig mislighold. 2.4 Underleverandører Dersom Leverandøren engasjerer underleverandører til å utføre arbeidsoppgaver som følger av denne avtalen, er Leverandøren også fullt ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om han selv stod for utførelsen. Leverandøren skal ved eventuell bruk av underleverandører, ved inngåelse av avtale med vedkommende, sikre at underleverandøren etterlever bestemmelsene i denne avtalen med bilag. 3 Levering Levering skal anses å ha skjedd når materiellet er mottatt på avtalt sted. Materiellet skal ved levering være ledsaget av nødvendige instruksjoner for drift og vedlikehold, og annen dokumentasjon som måtte være avtalt og spesifisert i bestillingen. Dokumentasjonen skal være skrevet på norsk hvis ikke annet er avtalt. Kunden er forpliktet til, uten ugrunnet opphold etter mottaket, å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har Kunden rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. For den avviste del av leveransen anses levering ikke skjedd. Leveransen skal ikke skje tidligere enn avtalt med mindre Kunden skriftlig gir tillatelse til det. 3.1 Kvalitet Leverandøren er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen, og Kunden har for egen regning og etter rimelig varsel anledning til å inspisere og kontrollere at så skjer. Hvis en leveranse eller del derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan Kunden tilbakevise eller vrake hele eller deler av den. Kundens kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg i henhold til bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra Kundens side medfører ingen reduksjon av hans rettigheter. 3.2 Leveringstid Leveringstid for leveransene skal være fastsatt i Leverandørens ordrebekreftelse jf. 1.3. Leveringstiden er bindende og danner grunnlag for beregning av dagbot, jfr. 4.2 Dagbot. 3.3 Leveringsbetingelser Leveringsbetingelser er, såfremt andre ikke er skriftlig avtalt, fritt levert leveringsadresse angitt i bestilling, dvs. DDP iht. Incoterms 2000. Bestemmelsen gjelder også ved Leverandørens, eller noen i hans tjeneste, avhenting av leieobjekter. 3.4 Bistand ved overgang til annen leverandør Ved opphør av Standardavtalen, uansett opphørsgrunn, har Leverandøren mot vederlag plikt til å yte nødvendig bistand, frem til og i forbindelse med overføring av Leveransene under Standardavtalen til annen leverandør. Ved beregning av vederlaget skal det ikke nyttes høyere satser og enhetspriser enn de som gjelder i Avtalen. Leverandøren plikter å stille nødvendige tjenester til rådighet for Kunden og samarbeide med annen leverandør, Revidert Juli 2011 Side 4 av 7
slik at overgangen kan gjennomføres med minst mulig driftsmessig forstyrrelse for Kunden. Med annen leverandør menes også leverandør innenfor Kundens egen organisasjon, f.eks. datterselskap. Bistanden skal bl.a. omfatte overføring av de resultatene som er Kundens eiendom. 3.5 Ressurser og kompetanse Leverandørens personell skal ha nødvendige formelle kvalifikasjoner, herunder offentlige autorisasjoner og/eller sertifikater, for utførelse av de aktuelle oppgaver. Leverandørens personell skal ha nødvendig og fullt ut dekkende realkompetanse til å utføre de enkelte oppgaver på en hensiktsmessig og profesjonell måte. Med mindre annet er avtalt, bestemmer Leverandøren hvilke medarbeidere som skal utføre de enkelte tjenestene. Hvis det er avtalt bruk av navngitte personer, kan de bare skiftes ut av Leverandøren med Kundens samtykke. Kunden kan kreve fjernet personell som Kunden finner uegnet for utførelse av Leveransen. 3.6 Leverandørens kvalitetssikring, sikkerhet m.v. Leverandøren plikter å ha et gjennomarbeidet og moderne kvalitetssikringssystem som skal følges ved utførelse av Leveransen. Kunden kan kreve detaljert redegjørelse for kvalitetssikringssystemet og kan kreve forbedringer i dette i den grad Kunden finner at systemet ikke er godt nok til å sikre at Leveransen er i samsvar med Kontrakten. Leverandøren plikter å ha et HMS-system i henhold til HMS-/internkontrollforskriften. Kunden kan kreve dette fremlagt. Kunden kan kreve at Leverandøren tilpasser seg Kundens HMS-system eller de HMS-krav som gjelder på leveringsstedet. Kunden kan kreve at Leverandørens ansatte undergis samme krav til sikkerhet og kontroll som gjelder for Kundens egne ansatte. Leverandøren skal utstyre alle sine ansatte med en form for identifikasjon som Kunden finner akseptabel. Identifikasjonen skal bæres synlig. 3.7 E-handel og e-faktura Dersom Kunden krever det, skal Leverandøren for egen regning utarbeide og vedlikeholde en elektronisk katalog over tjenestene under denne Kontrakt, som kan benyttes i Kundens interne e-handelsløsning. E-faktura skal benyttes størst mulig grad og det er et mål å motta faktura elektronisk. 4 Forsinket levering 4.1 Varsling av forsinkelser Dersom Leverandøren forstår, eller har grunn til å anta at det vil oppstå en forsinkelse, skal Leverandøren varsle Kunden skriftlig. Leverandøren skal oppgi den antatte varigheten og begrunnelsen for forsinkelsen. Leverandøren skal gjøre det som er mulig for å begrense forsinkelsen og effekten av denne for Kunden. 4.2 Dagbot Ved forsinket levering som ikke skyldes Kunden eller Force Majeure skal Leverandøren betale en dagbot per kalenderdag forsinkelsen varer. Dagboten skal utgjøre 1 % av totalverdien av leveransen ekskl. mva, som ikke kan tas i bruk som følge av forsinkelsen. Dagboten er begrenset opp til 10% av totalverdien av avtalen. 4.3 Heving og erstatning Når dagboten har nådd sitt tak kan Kunden velge å heve hele eller deler av avtalen og kreve erstatning for de faktiske kostnader som forsinkelsen har påført Kunden, utover ilagt dagbot. Revidert Juli 2011 Side 5 av 7
5 Mangler, reklamasjon og utbedring 5.1 Mangel Dersom leveransen ikke er i henhold til kravene i Avtalen foreligger det en mangel. Det foreligger også en mangel dersom leveransen ikke er egnet for det formål som leveransen vanligvis brukes til, eller Kundens formål dersom Leverandøren var kjent med formålet da avtalen ble inngått. 5.2 Reklamasjonsfrist Kunden må reklamere på mangelen innen rimelig tid etter at mangelen ble oppdaget. Siste frist for å reklamere er 24 måneder etter levering ble foretatt i henhold til avtalen. Reklamasjonsfristen løper ikke så lenge Leverandøren foretar utbedringer på leveransen. 5.3 Retting og omlevering Dersom det oppdages en mangel i løpet av reklamasjonsfristen, skal Leverandøren for egen regning omgående rette mangelen eller foreta omlevering. Dersom Leverandøren ikke innen rimelig tid foretar retting eller omlevering kan Kunden selv, eller ved hjelp av andre, foreta retting for Leverandørens regning. 5.4 Prisavslag Dersom Leverandøren ikke foretar retting innen rimelig tid kan Kunden forlange et prisavslag som står i forhold til leveransens nedsatte verdi som følge av mangelen. 5.5 Heving Kunden kan heve avtalen eller enkeltbestillinger dersom mangelen medfører vesentlig avtalebrudd. 5.6 Erstatning Kunden kan kreve erstatning for det tap han lider som følge av mangelen så lenge Leverandøren ikke godgjør at mangelen skyltes Force Majeure (Ref. pkt. 10). 6 Pris og betaling 6.1 Pris Dersom ikke annet er avtalt er prisen fast og eksklusiv merverdiavgift, men inkluderer emballasje, toll, skatter og andre avgifter. Kunden betaler ikke for ytelser og kvanta utover det bestillingen omfatter uten at disse og prisen for dem er skriftlig godkjent av Kunden. 6.2 Betalingsbetingelser Betaling skal skje innen 30 dager etter at leveransen er godkjent og korrekt faktura med avtalte bilag er mottatt. Faktura sendes til: <navn på juridisk selskap 1 > Postboks 144 Kalbakken 0902 OSLO Att: Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. 1 1 Gjelder følgende juridiske selskap: Gjensidige Forsikring ASA Gjensidige Pensjon og Sparing Holding AS Gjensidige Pensjonsforsikring AS Gjensidige Investeringsrådgivning ASA For øvrige datterselskap, sett inn korrekt fakturaadresse. Revidert Juli 2011 Side 6 av 7
Alle fakturaer skal være påført Avtale-/bestillingsnummer, samt evt. andre referanser som Kunden krever, og klart angi hva beløpet gjelder. Fakturagebyr/ ekspedisjonsgebyr/ etableringsgebyr i enhver form godtas ikke dersom dette ikke er skriftlig avtalt. Dersom forfalte fakturaer ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling m.v. av 17.12.76. Leverandører som overdrar fakturaer til tredjemann for innkreving står fortsatt ansvarlig overfor Kunden ved evt. reklamasjoner eller regresskrav. 7 Immaterielle rettigheter Dersom Leverandørens gjennomføring av oppdraget medfører at industrielle eller andre rettigheter (opphavsrett, patentrett, mønsterrett el. lign.) som tilhører andre blir krenket, skal Leverandøren holde Kunden skadesløs. Slik skadesløsholdelse kan være å skaffe den rettighet som mangler, å skaffe disposisjonsrett til en likeverdig ytelse, eller ved å erstatte Kunden det tap som er lidt som følge av hjemmelsmangelen. 8 Rettigheter til resultater Dersom ikke annet er avtalt, får Kunden eksklusiv eiendomsrett til resultatene av Leveransen etter hvert som det utføres. Som resultater regnes alle rapporter, tegninger, spesifikasjoner og lignende dokumenter, metoder og verktøy, herunder evt. dataprogrammer, som utarbeides som følge av Leverandørens arbeid under Kontrakten. 9 Reklame Leverandøren må innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra Kunden i hvert enkelt tilfelle, dersom han ønsker å offentliggjøre informasjon om denne avtalen eller ønsker å benytte avtalen eller Kunden forøvrig til reklameformål eller som referanse. 10 Force Majeure Dersom den ene partens manglende oppfyllelse av avtalen skyldes en hindring utenfor hans kontroll som han ikke med rimelighet kunne ventes å ta i betraktning på avtaletidspunktet eller unngå eller overvinne følgene av, suspenderes partenes plikter så lenge Force Majeure - situasjonen består. 11 Vesentlig mislighold Ved vesentlig mislighold fra den ene parten, kan den andre parten heve avtalen med øyeblikkelig virkning og kreve erstatning for dokumentert økonomisk tap. 12 Tvister Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen av, rettsvirkningene av eller andre forhold vedrørende denne avtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke frem, kan hver av partene bringe saken inn for de ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om å bruke voldgift. Verneting etter denne avtalen er Oslo tingsrett. Revidert Juli 2011 Side 7 av 7