GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskap Møtested: Gratangen rådhus Møtedato: 13.04.2015 Tid: 09:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 02 18 00 Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling SAKLISTE Saksnr. Tittel 2/15 GODKJENNING AV FORMANNSKAPET MØTEPROTOKOLL AV DEN 30.01.2015 3/15 REFERATSAKER FORMANNSKAPET 13.04.2015 4/15 REGNSKAPSRAPPORT JAN-FEB 2015 5/15 RUTINER FOR OPPFØLGING AV POLITISKE OG ADM. VEDTAK 6/15 ASTAFJORD BYGDEBOK, SIKRING AV ARKIV / OPPGRADERING AV DATABASE 7/15 SØKNAD OM TILSKOTT TIL OPPARBEIDELSE AV PRIVAT BOLIGFELT FOLDVIK 8/15 BLEIESTIPEND FOR NYFØDTE 9/15 TILBUD TEKNISK BISTAND 10/15 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE - ARCTIC ICE FESTIVAL 2015 11/15 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE - TROMSKOMITEEN AVLANDSUTVALGET FOR JERNBANE 12/15 SØKNAD OM PENGESTØTTE ORGANISASJONEN GJENREIS KYSTNORGE 13/15 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE - KREFTFORENINGEN
14/15 BRANN OG FEIERVESEN TILLEGGSSAKSLISTE 15/15 15/451 VARSLINGSSAKER DER RÅDMANN ER INNHABIL 16/15 15/483 DELTAKELSE I FASE 2 AV KOMMUNAL- OG MODERNISERINGSDEPARTEMENTETS BYREGIONPROGRAM Gratangen kommune 31.03.2015 Ronny Grindstein ordfører
Sak 2/15 GODKJENNING AV FORMANNSKAPET MØTEPROTOKOLL AV DEN 30.01.2015 Saksbehandler: Lena Solvang Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/432 2/15 Formannskap 13.04.2015 Formannskapets møteprotokoll av den 30.01.2015 godkjennes. Som vedlegg til saken følger: Gratangen kommune, 28.03.2015 Lena Solvang kontormedarbeider Side 3 av 17
Sak 3/15 REFERATSAKER FORMANNSKAPET 13.04.2015 Saksbehandler: Lena Solvang Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/431 3/15 Formannskap 13.04.2015 Referatsaker tas til orientering. Som vedlegg til saken følger: - Søknad om OU - midler. - Søknad om konsulentbistand fra KS finansiert av OU-midler. - Melding om politisk vedtak - Arbeidsmiljø - Unntatt off. - Svar på varsel om tvangsmulkt - Unntatt off. Gratangen kommune, 28.03.2015 Torill Hansen kontormedarbeider Side 4 av 17
Sak 4/15 REGNSKAPSRAPPORT JAN-FEB 2015 Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 15/441 4/15 Formannskap 13.04.2015 Innstilling: Saken ettersendes/legges frem i møtet. Gratangen kommune, 31.03.2015 Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 5 av 17
Sak 5/15 RUTINER FOR OPPFØLGING AV POLITISKE OG ADM. VEDTAK Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 15/390 5/15 Formannskap 13.04.2015 / Kommunestyre Retningslinjene/rutinehåndbok for postbehandling,journalføring,arkiv, saksbehandling og oppfølging av politiske vedtak, godkjennes. På bakgrunn av rapport fra Sør-Troms kommunerevisjon IKS, Forvaltningsrevisjonsprosjektet samt kontrollutvalgets vedtak av 9.04.2014 og videre kommunestyrets vedtak i sak 18/15 av 28.04.2014, har en fulgt opp saken: I kommunestyres vedtak pkt 5 er det utarbeidet et reglement for folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og informasjon om saker som er under behandling. Reglementet ble godkjent av kommunestyret i ksak 56714 i møtet den 27.10.2014. Rådmannen har utarbeidet et utkast til skriftlige retningslinjer/rutiner for oppfølging og iverksetting av politiske vedtak. Rådmann har forelagt utkastet for revisjonen og har fått nyttige tilbakemeldinger som nå er innarbeidet i retningslinjene. Rutinene gir klare retningslinjer for 1) arkivorganisajonen i Gratangen kommune, 2) postbehandling/registrering, 3)ekspedering av utgående post, 4)arkivrutiner, 5) saksbehandling, 6) møtearbeid og 7) rutiner for oppfølging av politiske og administrative vedtak. Reglementet vil lette kontrollmulighetene og gi grunnlag for bedre og systematisk oppfølging. Rutinene/retninglinjene er samlet i en Rutinehåndbok og følger vedlagt. Rådmannen anbefaler retningslinjene godkjent. Vedlegg: Rutinehåndbok, Tilbakemelding fra Sør Troms kommunerevisjon IKS Gratangen kommune, 26.03.2015 Karl Fredrik Normann Enhetsleder/Rådgiver Side 6 av 17
Sak 6/15 ASTAFJORD BYGDEBOK, SIKRING AV ARKIV / OPPGRADERING AV DATABASE Saksbehandler: Arkiv: C86 Arkivsaksnr.: 15/35 6/15 Formannskap 13.04.2015 / Kommunestyre Det foretas en oppdatering av databasen for Astafjord Bygdebok med kr 60 000 i henhold til tilbud fra Dag Sverre Solberg. Kostnaden finansieres ved å bruke midler avsatt på fond merket Prosjekt Museum fondskonto nr 2.51.00.010. Kostnadene søkes fordelt på Skånland med kr 12 000, Ibestad med kr 24 000 og Gratangen med kr 24 000. Arbeidet gjennomføres så raskt som mulig. Rådmannen ser viktigheten av at datamaterialet sikres og gjøres tilgjengelig. Det videre arbeidet og organisering av dette bør overlates til Hovedutvalget for Skole- oppvekst og kultur. Det lages et eget saksframlegg til hovedutvalget. Gratangen kommune har mottatt en henvendelse fra Gratangen Historielag v/sverre Nordmo om midler til sikring av arkiv/oppgradering av database. De registrerte data til arkivet til Astafjord Bygdebok er elektronisk lagret i et format som vanskelig lar seg benytte på de programplattformane som benyttes i dag. Som redegjort for i brevet fra historielaget, må oppgradering gjøres før noen i det hele tatt kan få gjort noe videre med materialet. Bygdebokprosjektet har pågått i et betydelig antall år. Både forfatter og han som har levert opprinnelig programvare, drar på årene. Det er derfor viktig at oppdateringen kan gjøres mens den som innehar kompetansen og kjennskapen til programmet faktisk kan gjøre oppgaven. Historielaget har innhentet tilbud på oppgraderingen som totalt beløper seg til kr 60 000,- inkl reise og opphold. Med den fordelingsnøkkelen som benyttes i bygdebokarbeidet, så vil kostnadene beløpe seg til kr 24 000 på Ibestad og Gratangen kommune og kr 12 000 på Skånland kommune. Historielaget har vært i møte med bla ordfører og om saken. I sitt brev ber historielaget om at Gratangen kommune i samarbeid med Skånland og Ibestad kommune vurdere følgende: 1. Bevilge de nødvendige midlene på kr 60 000 til oppdatering av database 2. Oppnevne kommunale bygdeboknemnder igjen 3. Gi disse tilgang til kartoteket og øvrig materiale på båtmuseet og tilgang til å benytte de samme lokalitetene. Gratangen historielag tilbyr seg å være kontaktledd i det videre arbeidet dersom det er ønskelig. Side 7 av 17
Sak 6/15 Rådmannen ser viktigheten av at datamaterialet sikres og gjøres tilgjengelig. Det videre arbeidet og organisering av dette bør overlates til Hovedutvalget for Skole- oppvekst og kultur. Det lages et eget saksframlegg til hovedutvalget. Rådmann foreslår at det foretas en oppdatering av databasen og at dette finansieres ved å bruke midler avsatt på fond merket Prosjekt Museum fondskonto nr 2.51.00.010. Kostnadene søkes fordelt på Skånland med kr 12 000, Ibestad med kr 24 000 og Gratangen med kr 24 000. Arbeidet gjennomføres så raskt som mulig. Som vedlegg til saken følger: Brev fra Gratangen Historielag Gratangen kommune, 26.03.2015 Karl Fredrik Normann Enhetsleder/rådgiver Side 8 av 17
Sak 7/15 SØKNAD OM TILSKOTT TIL OPPARBEIDELSE AV PRIVAT BOLIGFELT FOLDVIK Saksbehandler: Johan Harald Gamnes Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 15/123 7/15 Formannskap 13.04.2015 Gratangen kommune innvilger Bo i Gratangen AS et investeringstilskudd på kr 100.000 i tråd med søknad datert 21.01.15. Tilskuddet dekkes fra: fond 2.53.00.011 Administrasjonen følger opp vilkårene gitt pkt 9-13 i retningslinjene. Bo i Gratangen AS har i søknad datert 21.1.15 søkt om tilskudd på kr 100 000,- til opparbeidelse av infrastruktur for 4 stk boliger i Foldvik. Gratangen kommune har i kommunestyresak 81/98 med endringer i sak 30/99 og sak 0008/01 vedtatt retningslinjer for tilskudd til grunnlagsinnvesteringer for boligbygging i Gratangen. Disse er tatt inn som vedlegg til sak 46/10. Søknaden faller inn under kapittel B, pkt 1 i retningslinjer: 1. Tilskott til opparbeiding av av private boligelt kan bare gis til grunnlagsinnvesteringer som kommer alle tomtene i feltet til gode. Som grunnlagsinnvestering regnes opparbeiding av adkomst, felles vannanlegg og felles avløpsanlegg som bygges i samsvar med godkjente planer. I tråd med pkt. 6 kan det gis tillskudd til 50 % av kostnadene begrenset oppad til kr 100 000,- for boligfelt med minimum 4 tomter. Det er gitt byggetillatelse til tiltaket i vedtak DS109/14, planlagt byggestart er satt til våren 2015. Formannskapet må ta stilling til hvordan tilskuddet skal finansieres. Pr. i dag kjenner ikke administrasjoen til at det er satt av midler til dekning av tilskudd etter vedtatte retningslinjer. Det foreslås at det etableres etableringstillskuddskonto/ fond som ajourføres og justeres årlig ut fra retningslinjer og innestående midler på fondet. Vedlegg: - Retningslinjer for tilskudd til grunnlagsinvesteringer. - Søknad med situasjonsplan. Gratangen kommune, 28.01.2015 Side 9 av 17
Sak 7/15 Torbjørn Johnsen Fag. Kons. Jord. Side 10 av 17
Sak 8/15 BLEIESTIPEND FOR NYFØDTE Saksbehandler: Ronny Grindstein Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 15/437 8/15 Formannskap 13.04.2015 Ordførers innstilling: Gratangen kommune etablerer støtteordning Bleiestipend til nyfødte og tildeler barneforeldre kr 5000,- til hver nyfødte i kommunen. Nybakte foreldre tilskrives og beløpet utbetales uten andre forutsetninger. Ordningen gjelder for barn født etter vedtaks dato. Inndekning 2015 skjer innenfor rammen av sparte lønnsutgifter for kulturskolen som følge av innvilget permisjon. Ordningen innarbeides for kommende år i ordinært budsjett. Tiltaket finansieres slik: Inndekning 2015 skjer innenfor rammen av sparte lønnsutgifter for kulturskolen som følge av innvilget permisjon. Ordningen innarbeides for kommende år i ordinært budsjett. Gratangen kommune, 31.03.2015 Ronny Grindstein ordfører Side 11 av 17
Sak 9/15 TILBUD TEKNISK BISTAND Saksbehandler: Steinar Nygård Arkiv: 046 Arkivsaksnr.: 14/1197 52/14 Teknisk, næring - og miljø 19.11.2014 55/14 Teknisk, næring - og miljø 04.12.2014 9/15 Formannskap 13.04.2015 HUTNM innstilling: Avtale med Rambøll om teknisk bistand i samsvar med tilbud godkjennes. Formannskapet holdes orientert om hvilke oppdrag Gratangen kommune ikke har kapasitet til selv å gjennomføre, og som det må gjøres avtale om å sette ut til Rambøll i henhold til kontrakt. HUTNM behandlet saken i møte 04.12.2014 sak 55/14, vedtaket følger vedlagt. Enhetsleder for Teknisk, Næring og Miljø ble kontaktet av Rambøll som ønsket å gi kommunen et tilbud på teknsik bistand fra Narvikkontoret. Møtet ble avholdt på kommunehuset Årstein den 23.9.2014 hvor undertegnede møtte fra Gratangen kommune, og fra Rambøll møtte Steina Magnar Hansen og Karin Backman. De presenterte bedriften og hvilke ressurser de rår over mht. bemanning, og i store trekk hvilke oppgaver de kan være behjelpelig med. Møtet endte med at de ville komme med et skriftlig tilbud til Gratangen kommune med en intensjonsavtale, hvor Gratangen kommune kunne bestille bistand til rådgiving og planlegging, enten det gjelder arealplanlegging eller mer spesielle oppdrag som for eksempel plan og oppfølging for utbedring av svømmehallen. For å bistå oss, tilbyr Rambøll teknisk bistand fra Stein Magnar Hansen, og for tilleggstjenester som regulering og planarbeid tilbys tjenesten utført av Trude Johnsen. Honorar faktureres etter en timepris på kr. 980 + mva, og gjøres opp etter medgått tid i henhold til NS 8402 Som vedlegg til saken følger: - TILBUD TEKNISK BISTAND GRATANGEN KOMMUNE datert 2014/10/01 - -Vedtak fra Teknisk utvalg pr. 04.12.2014 Gratangen kommune, 31.03.2015 Steinar Nygård enhetsleder Side 12 av 17
Sak 10/15 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE - ARCTIC ICE FESTIVAL 2015 Saksbehandler: Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 15/176 10/15 Formannskap 13.04.2015 Gratangen kommune ser positivt på det årlige arrangementet,arctic Ice Festival i Lavangen, men kan dessverre ikke gi økonomisk støtte pga Gratangen kommunes stramme økonomi. Søknad fra Lavangen kommune om driftsstøtte til Arctic Ice Festival 2015 Fra 20.02-01.03-2015 arrangeres Arctic ice festival igjen. En hyllest til vinter, is og snø. Det inviteres gjester fra nær og fjern til å besøke regionen. lokalt i Lavangen vil det bli aktiviteter for barn og barnefamilier med blant annet Funpark i lauvhallen. med skikkelig vintervær vil det også bli uteaktiviteter med snø og is. Det legges opp til spennende presentasjon av isklatring, med muligheter for guidet klatring og kurs. Det tas også sikte på aktiviteter på kveldstid. Det blir "icepub" og sjansen for kulturelle innslag er tilstede. Det ble også søkt om støtte fra Gratangen kommune på samme tiltak i 2014. Saken var da behandlet i Hovedutvalg skole, oppvekst- og kultur. (Se vedlegg). Som vedlegg til saken følger: - Vedtak HSO sak 10/14 - Søknad Gratangen kommune, 05.03.2015 Side 13 av 17
Sak 11/15 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE - TROMSKOMITEEN AVLANDSUTVALGET FOR JERNBANE Saksbehandler: Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 14/1496 11/15 Formannskap 13.04.2015 Gratangen kommune ser positivt på initiativet fra Tromskomiteen av landsdelsutvalget for Jernbane sitt initiativ, men kan dessverre ikke gi økonomisk støtte pga Gratangen kommunes stramme økonomi. Som det går frem av vedlagte skriv fra Tromskomiteen av landsdelsutvalget for Jernbane, søkes det om økonomisk støtte til frivillig pressearbeid. Tromskomiteen har ikke noe fast budsjett og arbeider ut fra de ressursene som kommer inn. Som vedlegg til saken følger: Brev av 06.12.2014, Tromskomiteen av landsdelsutvalget for jernbane Formannskapssak 78/13 Gratangen kommune, 17.02.2015 Side 14 av 17
Sak 12/15 SØKNAD OM PENGESTØTTE ORGANISASJONEN GJENREIS KYSTNORGE Saksbehandler: Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 15/268 12/15 Formannskap 13.04.2015 Gratangen kommune må dessverre avslå søknaden på støtte fra Gjenreis Kystnorge pga Gratangen kommunes stramme økonomi. Organisasjonen Gjenreis Kystnorge skal fremme arbeidet for å sikre Deltakerloven og Fiskesalgslagsloven (tidligere Råfiskloven), og de skal i tillegg arbeide for at trålernes leveringsplikt og industriens bearbeidingsplikt gjeninnføres. Mye av kampen står nå om å beholde dagens lovverk som gjennom Havressursloven og Deltakerloven slår fast at fisken i havet tilhører det norske folk i felleskap. Store kapitalkrefter sammen med dagens regjering, setter nå inn et kraftig støt for å rane til seg disse verdiene og få fisken og andre havressurser inn på børs. Det søkes om kr. 20.000,- i tilskudd. Som vedlegg til saken følger: Skriv fra Gjenreis Norge Gratangen kommune, 05.03.2015 Side 15 av 17
Sak 13/15 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE - KREFTFORENINGEN Saksbehandler: Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 15/175 13/15 Formannskap 13.04.2015 Gratangen kommune innvilger kr. 1.500,- til krafttak mot kreft. Beløpet belastes kto. 14900.1990.100, formannskapets disposisjon. kreftforeningen oppfordrer alle landets kommuner til å bidra med kr. 1,- pr. innbygger til foreningens årlige innsamlingsaksjon krafttak mot kreft. Som vedlegg til saken følger: Brev fra kreftforeningen, januar 2015. Gratangen kommune, 17.02.2015 Side 16 av 17
Sak 14/15 BRANN OG FEIERVESEN Saksbehandler: Arkiv: M80 Arkivsaksnr.: 14/1279 72/14 Formannskap 03.11.2014 72/14 Kommunestyre 15.12.2014 14/15 Formannskap 13.04.2015 Innstilling: Saken ettersendes Som vedlegg til saken følger: Vedl. Gratangen kommune, 31.03.2015 Karl Fredrik Normann Enhetsleder/Rådgiver Side 17 av 17