BLUEGARDEN HR-PORTAL Bluegarden HMS- Oppfølging av sykemeldte BRUKERDOKUMENTASJON Versjon 5.0 Sist oppdatert: 2016-02-15
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Målgruppe... 3 2 Formål med brukerdokumentasjon... 3 3 Formål og bruksområde for Bluegarden HMS Oppfølging av sykemeldte... 3 4 Definisjoner og begreper... 3 5 Bluegarden HMS Oppfølging av sykemeldte... 3 5.1 Generelt... 3 5.2 Innholdet i oppfølging av sykmeldte... 3 5.3 Selve oppfølgingssaken og oppbygging av den... 4 5.4 Starte en ny oppfølgingssak... 4 5.4.1 Hodeinformasjon... 5 5.4.2 Handlinger... 5 5.4.3 Sykmeldingshistorikk... 6 5.4.4 Tiltak... 7 5.4.5 Samtale/oppgaveliste... 9 5.4.6 Endring i samtalene... 10 5.4.7 Hvordan sende til NAV... 11 5.4.8 Hvordan avslutte en oppfølgingssak... 12 5.5 Hente opp historiske/arkiverte saker... 13 5.6 Hvordan medarbeider kan se sine egne oppfølgingssaker... 13 Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 2 av 14
1 Målgruppe Målgruppen av Bluegarden HMS Oppfølging av sykemeldte er de rollene i virksomheten som ivaretar oppfølging av sykemeldte, normalt ledere. I tillegg har også HR og personal har en kontrollfunksjon for å kunne følge opp lederne. 2 Formål med brukerdokumentasjon Formålet med brukerdokumentasjon er å sikre korrekt bruk av systemet og å gi kunden effektiv brukerstøtte internt i kundens organisasjon. God kompetanse på løsningen skal gi færre brukerfeil og færre henvendelser til brukerstøtte (både kundens og leverandørens brukerstøtte). 3 Formål og bruksområde for Bluegarden HMS Oppfølging av sykemeldte Formålet med Bluegarden HMS Oppfølging av sykemeldte er å tilrettelegge for effektiv og dokumentert oppfølging av sykmeldte medarbeidere. Bluegarden HMS Oppfølging av sykemeldte baserer seg på regelverket fra NAV samt beste-praksis. Ledere som skal følge opp sykmeldte, har mulighet for å bli varslet om pålagte aktiviteter både i Bluegarden HMS-Oppfølging av sykemeldte og via e-post. 4 Definisjoner og begreper N/A 5 Bluegarden HMS Oppfølging av sykemeldte 5.1 Generelt Bluegarden HMS dekker 3 ulike funksjoner Oppfølging av sykemeldte Registrering og apporteringa ulykker og nestenulykker Fysisk vernerunde Dette dokumentet beskriver bare den første Oppfølging av sykemeldte. Bluegarden HMS Oppfølging av sykemeldte inneholder en tilleggstjeneste som gir mulighet til maskinell innsending av oppfølgingsplan til NAV, samt til sykemelder etter fire uker, forutsatt at sykemelder er fastlege. Det betyr at den enkelte bruker ikke trenger å logge seg på NAV for å hente ut forsider for å sende inn oppfølgingsplaner. 5.2 Innholdet i oppfølging av sykmeldte Dette består av fire hoveddeler: Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 3 av 14
Et oversiktsbilde over oppfølgingssaker Hver enkelt sak med tiltak og samtaler Et mappekort i min mappe/ansattmappen med oversikt over alle oppfølgingssaker med all informasjon på disse Rapporter En har mulighet til å styre tilganger på ulik måte- styrt på roller Oppfølgingsansvarlig full tilgang til oppfølgingssaker kan opprette saker og lese alt Oppfølging av sykemeldte lesetilgang kan se saksoversikt, kan åpne sakene og se på heading, tiltak og samtaleoversikt, men ikke åpne de ulike samtalene. Tilgang til mappekortet i ansattmappa gir tilgang til å lese alt også samtalene Tilgang til rapportene styres som alle andre rapporter 5.3 Selve oppfølgingssaken og oppbygging av den Oppfølgingssaken består av: Hodeinformasjon Sykmeldingshistorikk Tiltak Samtaleplan Innhold i samtalene I tillegg er det en «knapprekke» med handlinger. 5.4 Starte en ny oppfølgingssak Som leder (ansvarlig for oppfølging av sykemeldte) har du kun tilgang til den/de organisasjonsenheten(e) du er leder (er ansvarlig) for. Det første bildet som vises for deg er dine pågående oppfølgingssaker og mulighet for å søke opp historiske/inaktive saker, samt opprette en ny oppfølgingssak. Dersom du er leder for flere organisasjonsenheter, må du først velge hvilken enhet du ønsker å opprette en sak på (se nedtrekksmeny for Organisasjonsenhet). Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 4 av 14
Ved å velge opprettelse av en Ny sak, kommer du videre til følgende bilde: Her velger du hvilken Fraværs-/Oppfølgingstype du ønsker å opprette en ny sak på (disse kan kundestyres), legger inn første fraværsdato, og søker opp den medarbeideren saken skal opprettes på. Ved kun å trykke på Søk, får du opp alle medarbeidere du er leder for. Når du har valgt riktig medarbeider ved å huke av for denne i feltet ved siden av navnet til vedkommende, klikker du på Opprett sak. Da kommer du videre til selve saken, hvor følgende informasjon vil vises: 5.4.1 Hodeinformasjon Du vil her se all organisasjonsinfo (org.nummer, bedriftsnummer, ansattinformasjon etc, som er registrert på medarbeider i Bluegarden HR-Portal). Når du har sett igjennom opplysningene og krysset av for evt IA-bedrift og bedriftshelsetjeneste, må du Lagre saken. Om bedriften er IA-bedrift og om en har bedriftshelestjeneste hentes fra klienten. Opplysningen legge inn av Bluegarden 5.4.2 Handlinger Neste punkt i oppfølgingssaken er Handlinger, som sier noe om hvilke muligheter du har for å administrere saken videre. Under Handlinger kan du avslutte saken, flytte den til en annen oppfølgingsansvarlig, eller evt. til en annen organisasjonsenhet dersom det skulle være behov for det. Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 5 av 14
Felles for alle Handlinger er at du må sette en status for det valget du gjør her, og lagre denne statusen for at endringen skal iverksettes (se eksempel helt i slutten av veiledningen for hvordan man avslutter en oppfølgingssak). Bytte av oppfølgingsansvarlig og flytting til annen organisasjonsenhet kan være aktuelt dersom man ikke har mulighet til arbeidsutprøving i eksisterende avdeling, hvor andre avdelinger med andre arbeidsoppgaver vil kunne være mer hensiktsmessig for å få medarbeider raskere tilbake i arbeid. Bytte av oppfølgingsansvarlig vil kunne være aktuelt ved leders ferieavvikling, hvor stedfortreder skal overta leders oppfølgingsansvar eller hvis sentrale funksjoner overtar oppfølging etter en gitt tid. 5.4.3 Sykmeldingshistorikk For å kunne ha en sikker rapportering til NAV/sykelemder, har vi innført en sykemeldingshistorikk. Det må legges inn en ny linje for hver gang sykmeldingsprosent eller sykemelder endres. Om ønskelig kan man registrere alle sykmeldinger der hvis en ønsker full historikk over antall sykemeldinger. På denne måten kan leder selv følge med på utviklingen i sykmeldepraksisen, f.eks. dersom man har en medarbeider som plutselig øker sykmeldingsprosenten sin fra 50% til 100%. Du vil da kunne se om det er samme lege som har sykmeldt medarbeider gjennom hele sykefraværsløpet. Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 6 av 14
5.4.4 Tiltak Med tiltak menes her de aktivitetene som gjennomføres i oppfølgingssaken som skal bidra til å avklare medarbeiders arbeidsevne, samt sørge for at medarbeider gis mulighet til å returnere til 100% arbeid. Et tiltak kan sees på som en "bedriftsintern attføring", og disse kan være både av intern og ekstern art. Hver enkelt kunde avgjør hvilke tilgjengelige tiltak som skal ligge i nedtrekksmenyen her, ettersom dette vil variere fra bedrift til bedrift. Her gjelder samme prinsipp som ved andre registreringer i Oppfølging av sykemeldte, hvor du må sette en status på tiltaket, dato for tiltaksgjennomføring og lagre tiltaket. Når en registrerer tiltak er det mulig å spesifisere nærmer fra hvem og beskrive behovet. Oppsett hos kunden sier hvilke tekstbokser som skal være obligatorisk og hvilke det skal være mulig å skrive i pr. tiltak Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 7 av 14
Det som er viktig å være oppmerksom på, er at alle aktive tiltak må avsluttes (settes sluttdato på), før man kan avslutte selve oppfølgingssaken. Dette fordi det skal være en rød tråd igjennom hele saken, hvor man ikke kan ha aktive tiltak løpende på en medarbeider dersom medarbeideren allerede er tilbake i fullt arbeid igjen. Systemet gir beskjed om dette dersom du forsøker å avslutte en oppfølgingssak før alle aktive tiltak har fått en sluttdato. Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 8 av 14
5.4.5 Samtale/oppgaveliste Så kommer vi til selve kjernen i oppfølgingssaken, som er de ulike samtalene som skal gjennomføres og dokumenteres sammen med sykmeldt medarbeider. I oppsett definerer en hvilke oppfølgingstyper en vil ha, for eksempel Sykemelding Egenmelding Forebyggende oppfølging for å hindre sykemelding Hyppige korttidsfravær For hver type definerer en om første fraværsdag skal registres og om det skal dennes en oppfølgingsplan (krever første fraværsdag) Hvilke samtaler som skal inngå i oppfølgingsplanen og når de skal gjennomføres er definert pr. kunde Som vist i bildet ovenfor, er det opprettet en oppgaveliste som varsler leder både i Bluegarden HR-Portal samt pr e-post, om at det er oppfølginger som skal gjennomføres. Leder(oppfølgingsansvarlig) mottar varsling på Planlagt dato for oppfølging, samt på Dato frist for oppfølging. Planlagt dato kan endres av leder(oppfølgingsansvarlig) fram til dato for frist, mens Dato frist er fastsatt er styrt av et fast oppsett på kunden. For aktiviteter der det er krav fra NAV vil disse være reflektert i fra datoen. Når oppgaven har passert planlagt-dato vil det vises et gult "trafikklys" på den aktuelle oppgaven, som indikerer at du bør begynne å iverksette gjennomføring av oppgaven. Ved manglende gjennomføring av den aktuelle oppgaven på dato frist, kommer det opp et rødt trafikklys, og når du har gjennomført oppgaven vises et grønt "check"-ikon som indikerer at oppgaven er gjennomført. Ved hvert oppfølgingspunkt kan du både Åpne og Printe/skrive ut oppgaven: Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 9 av 14
Dersom det skulle melde seg et behov for å dokumentere ytterligere samtaler eller oppfølgingsplaner, kan man velge Ny aktivitet (se bilde nedenfor), hvor du velger hvilken type oppfølging du ønsker å gjennomføre. Denne vil da legge seg ned sammen med de andre oppfølgingene/samtalene i henhold til dato for gjennomføring: Hver enkelt kunde bestemmer og definerer selv antall samtaler/oppgaver, til dels innhold i samtalene, samt de ulike fristene som skal gjelde for oppfølgingssakene (det eneste kunden ikke kan definere, er de lovpålagte oppfølgingene til NAV, disse er standard). Men dersom kunden skal ha maskinell overføring til NAV, setter det en del krav til denne listen: Ønsker en å sende 4-ukersrapport til lege elektronisk via NAV, må det ligge en oppfølgingsplan til lege etter tre-fire uker. Dessuten må en oppdatert oppfølgingsplan etter åtte-ni uker. Når det gjelder oppfølgingsplan som skal sendes, er det et minimumskrav til felter som må med. 5.4.6 Endring i samtalene Det finnes også to tekstbokser Normale oppgaver som ikke kan utføres og Beskriv behovet for hjelp fra andre. Systemet har flere tekstbokser som forekommer i flere samtaler, f.eks. Normale arbeidsoppgaver. Her har man mulighet til å hente tekst fra tidligere samtaler, slik at man unngår å måtte skrive samme tekst flere ganger (eksempelvis beskrivelse av arbeidssituasjon). Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 10 av 14
Over selve tekstboksen inne i samtalen/oppgaven er det en knapp som heter Hent tekst. Når en trykker på den, får en tilgang til alle tekster som er lagt inn i tilsvarende tekstboks og kan velge hvilken tekst en vil benytte og evt. editere fremfor å skrive alt på nytt. Se eksempelbilde nedenfor: Hvis en markerer en tekstlinje, vil hele teksten komme til syne. Ved å klikke på linja hentes hele den aktuelle teksten inn. 5.4.7 Hvordan sende til NAV Samtaler som skal sendes til NAV (eller sykemelder via NAV) vil ha en knapp Overfør til NAV. Denne vil være deaktivert til samtalen får en ferdigstatus, f. eks. «Gjennomført», og lagre. Samtalen blir da låst samtidig som sende-knappen aktiveres. Når oppfølgingsplan sendes, kommer det en dialogboks for Finnes signert papirutgave, ettersom NAV krever at arbeidsgiver skal arkivere en kopi som er signert av arbeidstaker. Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 11 av 14
Selve sendingen til NAV er en " flertrinnsrakett": Først sender vi til ALTINN, som gjør en første sjekk av at sendingen virker komplett. Deretter videresender ALTINN til NAV. Ved mottak, gjør NAV en første sjekk av dataene og kontrollerer at det er innhold i de obligatoriske feltene, at det er datoer i datofeltene etc. Deretter går sendingen til selve fagsystemet som sjekker at innholdet i feltene er logisk, hvorpå NAV gjør en videre nødvendig behandling av saken. På alle disse punktene vil det komme statusmeldinger eller feilmeldinger til NAV. Prosessen kan ta tid, og det vil derfor ikke komme meldinger tilbake direkte i dialogen. Status på saken etter innsending til NAV vil bli oppdatert i samtalelista. For å få oppdatert status må en manuelt friske opp siden eller gå ut og inn av den. Alternativt kan kunden velge å fortsette å sende inn oppfølgingsplan pr papir til NAV slik man har gjort tidligere, med førsteside fra NAV på innsendingen. 5.4.8 Hvordan avslutte en oppfølgingssak Eksempel på hvordan du avslutter en oppfølgingssak: Ved avslutning av oppfølgingssak må du under Handlinger velge Fullfør oppfølgingssak, og da vil følgende bilde åpne seg: Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 12 av 14
Her velger du en status som sier noe om hva årsaken til at saken avsluttes er. Om du f.eks. velger Tilbake i arbeid i nedtrekksmenyen under Avslutningsvedtak, og du har fylt ut riktig dato for friskmelding av medarbeider, vil dette medføre at saken lukkes, legger seg under historiske/arkiverte saker, og du vil nå ikke lengre motta varsler/påminnelser i Bluegarden HR-Portal og på e-post. 5.5 Hente opp historiske/arkiverte saker For å hente opp gamle/arkiverte saker må du fjerne avhuking på Vis kun åpne saker, da vil du kunne se alle oppfølgingssaker som ligger på din organisasjonsenhet: 5.6 Hvordan medarbeider kan se sine egne oppfølgingssaker Hver enkelt medarbeider kan selv se oppfølgingssaker som er registrert på seg selv. En medarbeider kan ikke opprette en sak på seg selv, dette er det bare leder eller andre sentrale ressurser med tilgang til oppfølgingstjenesten som kan gjøre (eksempelvis HR/Personalrollen). En medarbeider har med andre ord kun lesetilgang til sin egen oppfølgingssak. Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 13 av 14
For å se oppfølgingssaker som er registrert på seg selv, går man inn i Min mappe i Bluegarden HR-Portal og velger mappekortet for Oppfølgingssaker: Medarbeider vil her kunne se alle oppfølgingssaker på seg selv, både aktive/pågående saker og historiske saker. Bluegarden HR-Portal (HMS) Brukerdokumentasjon Side 14 av 14