ÅRSMØTEINNKALLING Det innkalles med dette til årsmøte I Tolga Røde Kors Tirsdag 23. februar 2010 kl 19.30 I Sætershallen Saksliste Valg av dirigent og referent. 1. Styrets årsberetning for foregående kalenderår. 2. Revidert regnskap for foregående kalenderår. 3. Lover for Tolga Røde Kors endring som følge av Distriktsstyrets vedtak. 4. Nye vedtekter for Ambulansefondet 2.gangsbehandling. 5. Handlingsprogram/budsjett for inneværende kalenderår. 6. Valg av leder, nestleder, medlemmer og varamedlemmer til styret 7. Valg av rådsmedlemmer i hjelpekorpset korpsleder, operativ og administrativ leder, medlemmer og varamedlem. 8. Valg av revisorer 9. Valg av leder og medlem i valgkomiteen. 10. Innkomne saker a. Nye vedtekter for Sætershallen mm Årsmøtepapirer vedlagt. Enkel servering Styret
Sak 1 Årsmelding for Tolga Røde Kors 2009 Styret har i 2009 bestått av: Leder: Harry E. Tjernstad Nestleder: Arnstein Solheim 1. vara: Mona Haugen 2. vara: Svein Gjelten Bakken Representant i styret i Sætershallen: Jan H. Jordet Lokalråd hjelpekorps: : Ingar Brennmoen Operrativ leder: Tor Gunnar Myhre - permisjon fra jan 10 Lars Erik Nordseth fungerende fra jan 10 Administrativ leder: Harry E. Tjernstad Rådsmedlem: Eldri Jordet Rådsmedlem: Jan H. Jordet Vara: Arnstein Solheim Vara Kåre Sæther Revisorer: Leder og medlem i valgkomiteen: Medlem: Vara: Ingvill Vikan Larsen Ingar Gjelten Ingvill Vikan Larsen Kåre Sæther Inger E. Sande Ved årsskiftet var det 115 medlemmer i Tolga Røde kors, hvorav 8 er oppført i hjelpekorpset. På årsmøtet for forrige år den 16. mars 2009 ble nye lover for Tolga Røde kors vedtatt. Disse ble ikke godkjent av Distriktsstyret før i oktober/november. Av den grunn har styret og lokalrådet i korpset mer eller mindre fungert som et fellesstyre. Det er avholdt 4 formelle møter og en rekke møter av mer uformell art. Det er behandlet 20 saker. Aktiviteten bærer preg av å holde hjelpekorpset flytende. Det kan vel sies at dette er en stor utfordring og det har tildels slitt hart på den lille medlemsmassen som stort sett har stilt opp. Det er klart at det må jobbes mye med kommunikasjon innad i Tolga Røde kors. Dette bør også gjenspeiles i kommende års handlingsplan. Som følge av vervingen i 2008 vant som kjent Tolga Røde kors en reise for 6 personer til Solferino. Denne ble avviklet uka før påske i 2009. En slik reise gjør at en sitter igjen med en mengde uttrykk av hva bakgrunnen for det glødende engasjementet som mange røde korsere sitter med. Besøket i de to knokkelkirkene gjør at en får satt perspektiv på en rekke tema. De tema som normalt opptar en blir ubetydelig når en ser knokklene etter kun en brøkdel av de falne i en krig. Medlemmer i korpset har deltatt på en rekke leteaksjoner: 31/1 Koppang, 4/4 Folldal, 27/8 Femunden, 10-11/9 Sollia, 18/9 Elgå. AMK har brukt oss på et oppdrag i Klettdalen i påskeuka.
Sanitetsvakter her har vi deltatt på de vanlige vaktene. Verving ble gjennomført på rødekosdagen, resultatet ble vesentlig dårligere enn foregående år. Ser en hen til den aktive medlemsmassen må det drives verving kontinuerlig. Spesielt er det viktig å få nye aktive medlemmer som er villig til å delta på kurs. Det stilles ikke krav til det å ha verv i et hjelpekorps med unntak av operativ leder. Denne skal ha B-kurs både sommer og vinter, i tillegg anbefales det at vedkommende deltar på et A-kurs. Dette fordi det er den operative lederen som i fellesskap med operativ leder i D-rådet eller områdeleder, skal lede eventuelle leteaksjoner innenfor kommunens grenser. Det er derfor viktig å finne den riktige personen til dette vervet/oppgaven. Det ble invitert til åpen dag om røde kors i Sætershallen. Vi fikk til et brukbart oppslag i Arbeidets rett, men det møtte kun opp 1 interesent som ble vervet. Østlendingen hadde et fint oppslag i ettertid. Det ble skissert et kursopplegg for oss i Tolga. Det viser seg at det er svært vanskelig å få tak på insruktører for å holde kurs. Siden vi ikke har godkjente instruktører innad i korpset er vi avhengige av hjelp utenfra. Det ble forsøkt avholdt hjertestarterkurs før jul, men selv om vi hadde lovnad fra ekstern instruktør så ble det ikke kurs når vi forsøkte å finne tidspunkt. Da passet det ikke for instruktørene. Det er videre forsøkt å avholde 30-timers førstehjelpskurs med samme resultat. Det som lykkedes var å få avholdt Røde kors skolen med grunnkurset i Røde kors. Et hjelpekorps er en del av en beredskapsorganisasjon. Det er dette som er bærende for all virksomheten. Alle rutiner skal bygge opp om dette. Når det er en avtale om AMK om 20 min utrykkningstid, så sier det seg selv at alt må stå klart på depoet på sin faste plass. En har ikke tid til å lete etter noe. Det skal bare være å starte bilen, koble på hengeren for så å kjøre. De som mottar oppdraget på vegne av Tolga RKH må kunne stole på at det er slik når telefonen fra AMK kommer. Kan de ikke det bør oppdraget gis til et annet korps. Økonomien i Tolga Røde kors vil fra 2009 være annerledes enn foregående år. Den kapitalen som sto inne i sætershallen til husleie ble brukt opp i 2009. Dette betyr at vi nå må skaffe noe over kr 20 000,- i tillegg i driftsinntekter. Dette er et stort beløp sett i forhold til den totale inntektssiden. Når en videre ser på de faste utgiftspostene, så maner dette til streng styring av utgiftssiden. Det har vært intensjonen å kunne bytte ut snøscooterne med jevne mellomrom. Med bakgrunn i inntektsiden må nok dette utstå en del år. Dette selv om en legger inn transportstøtte fra NorgesRøde Kors. På denne bakgrunn må de takstene vi bruker på sanitetsvakter justeres. De har stått stille i flere år. Dette må en ta inn over seg i budsjettet for inneværende år. Slik det er nå, subsidierer vi flere arrangører med de lave satsene vi har brukt til nå. På slutten av året sendte vi inn en søknad til Fond for lokale aktiviteter. Der fikk vi tilsagn på støtte til innkjøp av blant annet hjertestarter. Vi retter en takk til NRK for denne støtten. Det ble på forrige årsmøtet vedtatt å bruke litt av ambulansefondet for å få i land en rekke nødvendige investeringer. Med det rentenivået vi har i dag så er ikke fondet kommet opp igjen til utgangspunktet. Dette medfører at det ikke er noen rentemidler å hente derfra til husleien i 2010.
Styret håper at vi i 2010 kan få løftet korpset både økonimisk og medlemsmessig. Sak 2 Revidet regnskap for foregående kalenderår. Regnskapet viser et overskudd på kr 53 927,- Dette er ikke et riktig bilde av økonomien i Tolga Røde kors. Det ble innvilget et tilskudd fra Fond for lokal aktivitet på kr 24 578,- I tillegg ble det overført kr 88 000,- fra Ambulansefondet. Ser en bort fra disse postene, kommer det klart fram at vi må gjøre noe enten med inntekts- eller kostnadssiden. På årsmøtet i 2008 ble det fattet prinsippvedtak om utbytting av kjøretøyer. Saken ble utsatt til dette årsmøtet. Slik økonomien er foreslås det å utsette nye kjøretøy nok et år. Satser det ble fakturert etter i 2009: I vaktlag medkjøretøy (2 personer med scooter) kr 1500,- 2 vaktlag med kjøretøy kr 3000,-, sommer kr 500,- per person/dag. Forslag til vedtak. Revidert regnskap godkjennes med de kommentarer som revisorene har kommet med. Sak 3 Lover for Tolga Røde Kors På forrige årsmøte ble nye lover for Tolga Røde kors vedtatt. Disse krever godkjenning fra Hedmark Røde kors for å være gyldige. Distriktsstyret har godkjent lovene med 2 mindre endringer. De har endret 17 slik at det står 20 medlemmer i stedet for ¼ som vi vedtok. Videre fjernet de kravet i 20 om at referat skulle legges ut på hjemmesidene. Siden det er Hedmark RK som har fattet disse vedtak må vi ta disse endringene til etterretning, men vi må formelt fatte vedtak om disse endringene. Forslag til vedtak: Lover for Tolga Røde Kors vedtas med de endringer som Hedmark Røde kors har fastsatt. Sak 4 Nye vedtekter for Ambualnsefondet 2. gangs behandling. På forrige årsmøte vedtok vi nye vedtekter for Ambulansefondet. De gjeldende vedtektene krever imidlertid at en endring må vedtas på 2 etterfølgende ordinære årsmøter. Derfor må forslaget til endring opp til 2. gangs behandling. De gamle vedtektene krevde også at Distriktsstyret godkjente endringene. Forslag til vedtak: Vedtektene for ambulansefondet framlagt for vedtatt for første gang av årsmøtet den 16. mars 2009 vedtas for 2, gang. Distriktsstyret i Hedmark Røde kors oppfordres til å godkjenne endringene i vedtektene for Ambulansefondet. Sak 5 Handlingsprogram/budsjett for inneværende kalenderår. Under strategisamlingen i høst med representanter for d-rådet ble følgende handlingsplan satt opp.
Handlingsplan 2010 Mål Hensikt Tiltak Tid Ansvar Ressurser Øke ant. medl. med godkj. basiskompetanse med 5 Flere godkj. medlemmer Vi skal utvikle våre ledere Vi skal utvikle fagkompetansen Styrke beredskapen i korpset Sikre kvaliteten i korpset For å drifte korpset på en god måte Sikre kvaliteten på tjenesten i korpset 30 timers 1.hjelp Innen 28.03.10 Avholde to hjelpekorpsprøver Delta på LOUP med 3 deltakere Delta på C/B-kurs Innen 28.03.10 og 01.09.10 Ved første avholdte LOUPkurs i 2010 I løpet av 2010 Styret og instruktører Os RKH Styret og medlemmer Os RKH + distriktssensor Styret Styret og Os RKH Kursarrangører i andre distrikt Budsjett for 2010 Det vises til sak 2 hvor satsene for sanitetsvakter er gjengitt. Skal nedenforstående budsjett være realistisk må satsene økes. Årsmøtet oppfordres til å komme med forslag. Driftsinntekter Rengskap 2009 Budsjett 2010 Kontingenter 19510 19000 Innsamlinger 31105 41000 Sanitetsvakt 15150 26230 Redningsoppdrag 17705 15000 Gaver 50 0 Diverse inntekter 90166 5000 Salg førstehjelpsutstyr 0 5000 Støtte fra NRKors 24578 5000 Innventar Utstyr 70500 0 Salg Redningsutstyr 3680 2100 Sum inntekter 272444 118330 Driftskostnader Kontingenter RK 0 3400 Husleie SH 20250 20250 Redningsustyr 46996 0
Innkjøp førstehjelpsutstyr 0 3000 Innventar og utstyr 48108 0 Leie av utstyr (pant) 7855 8000 Avskriving transport 22677 19002 Avskriving innventar 5250 5950 Drivstoff transport 6896 7500 Vedlikehold transport 15788 12000 Forsikring transport 10265 11500 Administrasjon 7647 7500 Kurs/møter 5664 5000 Frakt 469 0 Reiser 4070 4000 Annonser 1317 1400 Oppgjør leverandører 445 0 Diverse utg 14987 10000 Sum driftskostnader 218684 118502 Driftsresultat 53760-172 Finansinntekter 167 172 Årsundoverskudd 53927-0 Forslag til vedtak. Forslag til handlingsplan og budsjett for 2010 vedtas med de endringer som foreslått. Sak 6-9 Valg Sak 10 Innkomne saker A Nye vedtekter for Sætershallen mm Fra Sætershallen v/ Per Urseth er følgende kommet. Møtesesongen og annen bruk av bygget er da i gang igjen. I denne forbindelse er det et ønske fra styret i Sætershallen at brukere mopper gulv etter seg dette gjelder også kontoret. Likeledes at kopper og annet som er brukt på kjøkkenet vaskes opp og settes på plass. Her syndes det en god del. Styret har i det siste etterfakturert brukere som ikke rydder og vasker etter seg. Legg derfor inn vas k o g rydding som fast rutine selv etter små møter. Jeg regner med de fleste synes det er greit å komme til et bygg som er rent og ryddig. Dersom vaktmestrene må ta ekstra vask som følge av dårlig renhold fra brukerne vil dette også medføre høyere driftskostnader. Noe eierlagene til syvende og sist må dekke. Likeledes ber styret om at brukerne har fokus på branns ikke rhe t, og at kopimaskiner, data og lignende er slått av når bygget forlates. Sjekk spesielt at ledning er trukket ut av vannkoker og kaffetrakter. Selv om vi har heldekkende brannalarmanlegg er det ingen grunn til å slakke av på dette. Sistemann ut av bygget har et særlig ansvar i denne forbindelse. Når det gjelder fremdrift på ombygging til fje rnv arme må jeg bare beklage at dette har gått tregt. Rørlegger har vært sykemeldt i en lengre periode noe som igjen har medført svært dårlig fremdrift. Likeledes har styret i lengre tid harr en diskusjon gående med Holmen Biovarme om størrelsen på den varmeveksleren de monterte. Denne var alt for liten i forhold til behovet. Dette har vi nå fått en løsning på, og det blir montert en større veksler kostnadsfritt.
En sak som kommer opp på årsmøtet for Sætershallen er ve dtekts e ndring e r. Bakgrunnen for dette er at Brønnøysundregistrene ikke lengre aksepterer at vi står registrert som annen juridisk person. Det styret legger opp til er at Sætershallen endrer organisasjonsform til tingsrettslig sameie. Denne organisasjonsformen medfører minst forpliktelser. Slipper bla unna innberetning. En konsekvens av vedtektsendringer til tingsrettslig sameier er at Sætershallen selv ikke kan stå for utleie, men kun motta driftstilskudd fra eierlagene. Hvordan leieinntekter skal kanaliseres er noe styret arbeider med, og vil ha klart på årsmøtet. Forslag til nye vedlegges følger vedlagt se vedlegg. Det bes om at eierlagene tar dette opp til behandling (styremøte ev. eget årsmøte), og har innstilling klar på Sætershallens årsmøte. Ved spørsmål om denne saken kan undertegnede kontaktes. Ledere i eierlag bes videreformidlet denne mail til ev. egne undergrupper. Per Urs eth Viser til tidligere info om dette. En konsekvens av vedtektsendringer om organisatorisk endring av Sætershallen til tingsrettslig sameie, er at Sætershallen selv ikke kan drive utleie og motta leieinntekter kun driftstilskudd fra eierlagene. I forhold til fortsatt utleie og inntekter fra dette tenker jeg følgende løsning: Leieinntekter kanaliseres via eierlagene i en 10-års turnus. Sætershallen dvs. styret organiserer som tidligere ekstern utleie. Hvert eierlag oppretter en egen konto som leieinntekter fra Sætershallen settes inn på. Utleiekontrakt og giroer revideres i forhold til dette dvs. aktuell bankkkonto. Ved årets slutt overfører verten innkomne leieinntekter sammen med siste halvårstermin ordinært driftstilskudd til Sætershallen sameie. Med utgangspunkt i dette forespørres nå Røde kors om de kan være vert for denne ordningen de 10 første årene dvs 2010 2020. Videre turnus vil være Tolgen Skytterlag (2020-2030) og TIL Hovedlaget (2030-2040 osv). Beklager kort svarfrist, men styret i Sætershallen må ha en tilbakemelding på dette senest onsdag 10.02.10 kl. 1500. Det anmodes om positivt svar. Per Urs eth Forespørselen til oss i Tolga røde kors om låne ut navnet til en bankonto synes umiddelbart å være greit. I forhold til revisjonsbestemmelsene i lovene reiser dette imidlertid noen spørsmål. Rettet derfor en forespørsel til Hedmark RK v/regnskapsansvarlig. Han turte heller ikke å svare på dette, men sendte saken videre til Norges røde kors. Inntil svar foreligger fra Norges kan vi ikke gi en positiv tilbakemelding til Sætershallen. Når det gjelder forslaget til vedtektsendringer så er disse grundig utredet og styret foreslår derfor at de tas til etterretning og at det stemmes i forhold til dette på Sætershallens årsmøte. Forslag til vedtak. Endringer i Sætershallens vedtekter tas til etterretning og det stemmes i overenstemmelse med dette på årsmøtet i Sætershallen. Forespørsel om å låne ut navn og org,nr. Overlates til styret å svare på i henhold til NRKors sin oppfatning. Styret