1 Konows Gate 83 Sameie Til seksjonseierne i Konows Gate 83 Sameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2013. Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Konows Gate 83 Sameie Innkalling til ordinært sameiermøte 2014 Ordinært sameiermøte i Konows Gate 83 Sameie avholdes mandag 24. mars 2014 kl. 18:00 i Fyrhuset, Turbinveien 28, Kværnerbyen. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2013 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Sikring av eiendommen Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 5 styremedlemmer for 2 år Oslo, 19.02-2014 Styret i Konows Gate 83 Sameie Jia Shou Desmond Chan Petter Braathen Oskar Dahl Erik Mørch Trond Riise Jan Petter Svendsen Karin Ulvenes
3 Konows Gate 83 Sameie ÅRSBERETNING FOR 2013 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Jia Shou Desmond Chan Konows Gate 83 A Styremedlem Petter Braathen Konows Gate 83 A Styremedlem Oskar Dahl Konows Gate 83 C Styremedlem Erik Mørch Konows Gate 83 C Styremedlem Trond Riise Konows Gate 83 B Styremedlem Jan Petter Svendsen Konows Gate 83 B Styremedlem Karin Ulvenes Hertzbergs Gate 7 B Styrets medlemmer består i dag av 1 kvinne og 6 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 68 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 898419282, og ligger i bydel 1 Gamle Oslo i Oslo kommune. Adresse: Konows Gate 83 A - C Gårds- og bruksnummer : 236 70 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.
4 Konows Gate 83 Sameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2013 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2014. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2013 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2013 var til sammen kr 1 683 055,- Kostnader Driftskostnadene i 2013 var på kr 1 719 791,- Driftskostnadene for 2013 var høyere enn budsjettert. Årsaken til dette er blant annet følgende: Oppgradering av C-sluse: 15 000,- Varmtvannsproblemer og trykkundersøkelse: 6 500,- Gjerde: rydding og oppsetting av nytt gjerde: 16 000,- Låssylinder: A-blokk pga innbrudd: 5 000,- Dugnad: 12 000,- Premieøkning forsikring: 15 000,- Energi/fyring: 40 000,- Vaktmester og renhold: 18 000,- Innkjøp av sikringer/lyskilder til lagring 20 000,- Juridisk Rådgivning ifm. Markiser 10 000,- Resultat Årets resultat på kr 33 814 foreslås dekket av egenkapitalen. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2013. Arbeidskapital er sameiets tilgjengelige midler, og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2013 er kr 113 105,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2013 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2014
5 Konows Gate 83 Sameie Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2014. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 3,5 %, mens renovasjonsavgiften øker med 8 % og feieravgiften blir uendret. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med 20% økning av energibudsjettet fra 2013. Forsikring Forsikringspremien for 2014 har økt med kr 4 499,-. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 1,0 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på sameiets skadehistorikk. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2014) Driftskonto: 0,35 % for alle innskudd Sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr 500 000 3,35 % for innskudd fra kr 500 000 til kr 2 000 000 3,40 % for innskudd over kr 2 000 000 Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2014. Budsjettet er basert på eksisterende kr 23,75 per BRA m2 for første halvår, samt en økning til kr 24,75 per BRA m2 for andre halvår for felleskostnader for året 2014. Kabel- TV/Internett og felleskostnader for garasje faktureres i særskilt/egen post. I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 19.02.2014 Styret i Konows Gate 83 Sameie Jia Shou Desmond Chan Petter Braathen Oskar Dahl Erik Mørch Trond Riise Jan Petter Svendsen Karin Ulvenes
8 Konows Gate 83 Sameie RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2013 2012 2013 2014 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 1 683 055 1 384 887 1 674 168 1 760 160 Andre inntekter 3 2 382 0 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 1 685 437 1 384 887 1 674 168 1 760 160 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-11 280 0-12 000-12 000 Styrehonorar 5-80 000 0-80 000-80 000 Revisjonshonorar 6-2 816-4 210-4 000-4 000 Forretningsførerhonorar -91 105-66 378-91 500-96 000 Konsulenthonorar 7-13 415-9 452-5 000-10 000 Drift og vedlikehold 8-250 012-127 665-195 600-255 000 Forsikringer -121 620-98 200-105 000-124 000 Kommunale avgifter 9-187 778-210 431-230 000-199 000 Energi/fyring -330 916-264 601-264 000-300 000 Kabel-/TV-anlegg -263 301-193 857-260 000-270 000 Andre driftskostnader 10-367 547-263 588-294 000-364 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -1 719 791-1 238 382-1 541 100-1 714 000 DRIFTSRESULTAT -34 354 146 505 133 068 46 160 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 11 829 1 369 0 0 Finanskostnader 12-288 -955 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 541 414 0 0 ÅRSRESULTAT -33 814 146 919 133 068 46 160 Overføringer: Til opptjent egenkapital 146 919 Fra opptjent egenkapital -33 814
9 Konows Gate 83 Sameie BALANSE EIENDELER Note 2013 2012 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 20 703 4 919 Kortsiktige fordringer 13 187 724 180 258 Driftskonto i OBOS-banken/OBOS 51 467 389 917 SUM OMLØPSMIDLER 259 894 575 093 SUM EIENDELER 259 894 575 093 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent 113 105 146 919 egenkapital SUM EGENKAPITAL 113 105 146 919 GJELD LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 66 012 68 496 Leverandørgjeld 80 777 283 384 Annen kortsiktig gjeld 0 76 294 SUM KORTSIKTIG GJELD 146 789 428 175 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 259 894 575 093 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, 19.02.2014, STYRET FOR KONOWS GATE 83 SAMEIE JIA SHOU DESMOND CHAN PETTER BRAATHEN OSKAR DAHL ERIK MØRCH TROND RIISE JAN PETTER SVENDSEN KARIN ULVENES
... 10 Konows Gate 83 Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie 75 600 Felleskostnader 1 366 255 Kabel-TV 241 200 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 683 055 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Viderefakturering 1 757 Portåpner for garasje 625 SUM ANDRE INNTEKTER 2 382 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -11 280 SUM PERSONALKOSTNADER -11 280 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret.
11 Konows Gate 83 Sameie NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2012/2013, og er på kr 80 000. I tillegg har styret fått dekket styremiddag for kr 2 700. jf. note 10. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 2 816. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand -6 906 OBOS Eiendomsforvaltning AS -6 509 SUM KONSULENTHONORAR -13 415 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -21 863 Drift/vedlikehold VVS -8 231 Drift/vedlikehold elektro -12 653 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -7 935 Drift/vedlikehold fellesanlegg -6 045 Drift/vedlikehold heisanlegg -60 132 Drift/vedlikehold brannsikring -40 169 Drift/vedlikehold ventilasj.anl. -68 564 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -21 206 Kostnader dugnader -3 216 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -250 012 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -87 593 Renovasjonsavgift -100 185 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -187 778
12 Konows Gate 83 Sameie NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container -11 671 Verktøy og redskaper -320 Driftsmateriell -229 Lyspærer og sikringer -22 187 Vaktmestertjenester -120 353 Renhold ved firmaer -132 457 Snørydding/gressklipping -55 099 Kontor- og datarekvisita -1 750 Trykksaker -2 408 Møter, kurs, oppdateringer mv -367 Andre kostnader tillitsvalgte -2 700 Telefon/bredbånd -9 393 Porto -7 815 Bank- og kortgebyr -798 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -367 547 NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 533 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 296 SUM FINANSINNTEKTER 829 NOTE: 12 FINANSKOSTNADER Renter på for sent betalte felleskostnader -60 Renter på leverandørgjeld -110 Andre rentekostnader -118 SUM FINANSKOSTNADER -288 NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2014) 187 724 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 187 724
13 Konows Gate 83 Sameie [Forslag til årsmøtet] SAK A: Forslag fremmet av Håland og Hovin A603 Forslag til saker som ønskes behandlet av sameiermøte Sikring av eiendommen Den siste tiden har igjen vist at det er forbedringspotensial når det gjelder sikring av eiendommen. Vi har selv i løpet av vinteren erfart vårt andre innbrudd i bod, samt plukket opp at det var enkelte innbrudd i bod og biler i perioden garasjeporten ikke fungerte. Som en konsekvens av dette mener vi at sameiet bør vurdere å instruere styret i å innføre enkelte sikkerhetstiltak. For det første bør det innføre ytre overvåking av eiendommen (alle ytre tilgangspunkter - hoveddører, garasjedører ut og inn til heisrom, garasjeport, dører til platået på baksiden). Vi mener dette har en stor prevantiv effekt. Datatilsynet skriver følgende om kameraovervåkning av borettslag eller lignende: "I borettslag eller andre boligselskap skal all form for kameraovervåking være forankret i et ønske blant beboerne, og det må være avklart at tiltaket har en sterk tilslutning. I praksis har to tredjedels flertall blitt lagt til grunn som en grense, og det anbefales at overvåkingen vedtektsfestes. Dette innebærer at saken legges frem på et allmøte, en generalforsamling eller lignende, og at vanlige vedtektsbestemmelser gjelder. Det er ikke tilstrekkelig at et flertall i styret er for overvåkingen. Overvåking som tar sikte på å avklare etterlevelse av husordensregler, god kildesortering eller andre mindre tungveiende formål, er ikke tillatt." Vi mener at sameiets sikkerhet er en legitim grunn for innføre kameraovervåkning, og ønsker derfor at sameiets vedtekter endres og at det gjøres nødvendige tiltak. Et annet ønskelig tiltak er at kvaliteten/sikkerhetsnivået på bodene i garasjen økes ved å bytte dører til nettingdører med klinke og låsesylinder, samt at nettingvegger dekkes. Leverandøren av bodanlegg (Troax) kan levere og ettermontere dette, og det bør være muligheter for god pris dersom dette gjøres samlet for hele anlegget. Forslag til vedtak: A) Sameiets vedtekter endres slik at det tas inn i vedtektene at eiendommens ytre innganger og adkomst til garasjeannlegg kameraovervåkes. Styret skal straks foreta nødvendige avtaler med vaktselskap om levering av nødvendig utstyr. B) Styret bestiller oppgradering av dører samt tetting av vegger til bodanlegget i sameiets garasjeanlegg.
14 Konows Gate 83 Sameie Orientering om sameiets drift. Vaktmestertjeneste Styret har engasjert Obos Eiendomsdrift AS for å ivareta den daglige drift og løpende vedlikehold i sameiet. Styret har satt opp en egen driftsinstruks for tjenesten. Obos eiendomsdrift har besøksadresse i Turbinveien 30, Kværnerbyen, Oslo. Parkering Sameiet har seks gjesteplasser ved innkjørselen til garasjeporten. P-service AS sørger for oppfølgning og parkeringskontroll på vegne av sameiet. Hjemmeside Sameiet har egen nettside www.konows83.no. På nettsidene vil infobrev og andre relevante dokumenter bli publisert og gjort tilgjengelig for sameiere. Nøkler/postkassekilt Alle beboere skal ha navneskilt på postkassene. Disse har lik utforming. Skiltbestilling kan rettes direkte til trond@skiltservice.com. Beboere må merke bestillingen med Konows Gate 83 Sameie og oppgi faktura- og leveringsadresse. Dersom du skal bestille opp flere systemnøkler til din bolig, må du sende en e-post til konowsgate83@styrerommet.net. Bestillingen må inneholde leilighetsnummer og antall nøkler. Det er kun seksjonseiere som kan bestille systemnøkler. Leveringen blir sendt rekommandert og faktura blir sendt direkte til seksjonseier. Renhold Sameiet har avtale med Obos Eiendomsdrift AS om ukentlig vask av trappeoppganger og heis. Digital-TV, telefoni og bredbånd Sameiet har en kollektiv avtale med Canal Digital om leveranse av Digital-tv og bredbånd. Hver seksjon blir belastet for digital-tv og bredbånd sammen med andel felleskostnader. Eventuelle oppgraderinger utover standardleveranse besørges av hver seksjonseier. Ved utflytting skal dekoderen ligge igjen i leiligheten. Kraftleveranse til selskapets fellesanlegg Sameiet har for tiden avtale med Norges Energi om leveranse av kraft. Styret har på vegne av sameiet inngått avtalen SMART BEDRIFT. Forbruk utover 50 000kwh belastes med 0,5 øre/kwh påslag. Avtalen har ingen bindingstid.
15 Konows Gate 83 Sameie Innkreving av felleskostnader OBOS Eiendomsforvaltning AS krever på vegne av sameiet inn de fastsatte fellesutgifter og fører kontroll med innbetalingene. OEF besørger trykking av innbetalingsblanketter inntil 2 ganger pr. år hhv. 1.1. og 1.7. OEF foretar fortløpende registrering av innbetalingene. Purrerutinene blir fastsatt av OEF i samråd med sameiets styre og i samsvar med inkassolovens bestemmelser. OEF har fullmakt til å iverksette inkasso av restanser. Dette innebærer også pålegg om salg av seksjoner ved restanse av fellesutgifter, begjære tvangssalg av seksjonen. Kopi av inkassosaker blir sendt til styret slik at de til enhver tid er orientert og har mulighet for eventuelt å stanse en sak. Forsikringer Sameiets eiendommer er forsikret gjennom OBOS Skadeforsikring AS med Eiendomsforsikring Pluss for boligselskaper med avtale nr.: 2013 12892 1-1. Innboforsikring Den enkelte sameier må ha egen forsikring som dekker innbo og løsøre (innboforsikring) Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkingsutstyr i form av enten pulverapparat eller brannslange. Det er seksjonseiers ansvar å kontrollere at utstyret er i orden. HMS-internkontroll Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar 1997. Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Viktige lover i henhold til dette er: Lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr Lov om brann- og eksplosjonsvern Lov om forurensning Lov om arbeidsmiljø Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse-, miljø- og sikkerhet å gjøre i sameiets regi. Internkontrollsystemet beskriver hvordan dette arbeidet skal drives. Styret ivaretar internkontrollen med hensyn til blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Sameiere har plikt til å foreta egenkontroll på det elektriske anlegget i leilighetene.