PBL Barnehageweb Brukerveiledning 1
1. Innledning Gratulerer med valget av nye PBL Barnehageweb! Med PBL Barnehageweb skal det være enkelt å lage en brukervennlig, moderne og profesjonell nettside for din barnehage. PBL har skapt rammene du bestemmer innholdet. PBL Barnehageweb gjør også kommunikasjon til foreldre, foresatte og ansatte til en lek. Her kan du blant annet legge inn uke- og månedsplaner, legge ut bildealbum, sende SMS og E-post, lage nyheter som kun er tilgjengelig til foreldre og tavleposter «gule lapper/dagsrapporter» på hva barnehagen har gjort i dag. For noen av dere fortoner arbeidet med nettsiden seg kanskje som både spennende og morsom. Andre opplever at den er både omfattende og krevende. Uansett utgangspunkt: Fortvil ikke! I PBL Barnehageweb kan du for eksempel velge mellom en rekke bakgrunner, skrifttyper og menytyper, legge inn tekst og bilder som fremhever det unike ved barnehagen din, samt endre bakgrunner etter ønske. For å nevne noe. Brukerveiledningen er delt inn i tre deler: Først gir vi deg en kort introduksjon av produktet. Deretter får du en trinnvis oppskrift på hvordan du setter opp barnehagens nettside for første gang og hvordan du bruker nettsiden i det daglige. I det siste kapittelet får du noen generelle råd og tips om det å jobbe med nettsiden. Vi anbefaler at du leser gjennom brukerveiledningen før du setter i gang. Lykke til med arbeidet med barnehagens nye nettside! 2
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 2 Lykke til med arbeidet med barnehagens nye nettside!... 2 2. Introduksjon til PBL Barnehageweb... 4 Forside:... 4 Foreldreside:... 5 Barnehagens administrasjonsside:... 6 3. Barnehageweb på 1-2-3 Nettsideoppsett og foreldrekommunikasjon... 7 1. Logg deg på... 7 2. Legg inn avdelinger... 7 3. Velg design... 7 4. Opprett menyer, sider og rediger forsiden... 7 5. Nyheter... 9 6. Tavla... 9 7. Ukeplan... 9 8. Bildealbum... 9 9. Registrere ansatte... 10 10. Registrere barn og foreldre... 10 11. SMS og e-post... 11 12. Filarkiv... 11 13. Barn oppmøteliste... 12 14. Bruk av PBL Barnehagweb på mobiltelefon og nettbrett... 12 Noen gode råd til deg som skal jobbe med nettsidene... 14 3
2. Introduksjon til PBL Barnehageweb PBL Barnehageweb består i korte trekk av en forside, en foreldreside (passordbeskyttet) og en administrasjonsside. Forside: Dette er den åpne delen av barnehagens nettside som alle brukere kan se. Barnehagens nettside vil se forskjellig ut basert på hvilke layout du har valgt. Se mer om dette i kapitel 3. Forsiden består av følgende elementer / moduler: Logo Meny Hovedsak(er) Nyheter Bunntekst Fremhevet sak Forsidelenker 4
Foreldreside: Foreldre/foresatte må logge seg inn med personlig brukernavn og passord for å se foreldresiden. Foreldresiden består av følgende elementer: Bilder og bildealbum Meny Lister (foreldreliste, SU) Kalender Tavla: Her kommer ukeplan, tavleposter, bilder, nyheter som barnehagen publiserer forløpende på foreldresiden 5
Barnehagens administrasjonsside: På barnehagens administrasjonsside lager, oppdaterer og vedlikeholder du nettsiden din. Her finner du alt du trenger for enkelt å kunne administrere barnehagens nettside. Fra administrasjonssiden kan du også kommunisere med foreldre og ansatte gjennom e-post, SMS, Tavla og nyheter. 6
3. Barnehageweb på 1-2-3 Nettsideoppsett og foreldrekommunikasjon Når du har fått et lite overblikk over funksjonene og innholdet i PBL Barnehageweb, er det på tide å starte arbeidet med innholdet på nettsiden. I dette kapittelet gir vi deg en oppskrift på hvordan du kan gjøre dette, steg for steg. 1. Logg deg på For å administrere nettsiden må du logge deg inn på administrasjonssiden (heretter kalt administrasjonsforside) som er selve dashbordet på nettsiden din. Det er herfra du administrerer nettsiden. Du kan hele tiden gå tilbake til administrasjonsforsiden ved å klikke på «Start» oppe til venstre. Åpne en nettleser på datamaskinen din. Skriv inn barnehagens nettadresse, som ligger i e-posten du fikk tilsendt da du bestilte PBL Barnehageweb. Logg deg på med brukernavn og passord. Brukernavn og passord er det samme som dere bruker for å logge dere på pbl.no (medlemsnummer og passord). Trykk «logg inn» for å gå videre til administrasjonssiden. Du kan hele tiden komme til administrasjonsforsiden ved å skrive nettadressen din (f. eks: www.mittbarnehagedomene.no) og klikke på «Logg inn» oppe til høyre på nettsiden. 2. Legg inn avdelinger Det første du må gjøre før løsningen kan tas i bruk, er å registrere avdelinger. Avdelinger legges inn under «Ansatte og avdelinger» på administrasjonsforsiden. Ved førstegangs oppstart blir du bedt om å registrere avdelinger. Du må minst registrere en avdeling før løsningen kan tas i bruk. 3. Velg design Etter du har lagt inn ansatte og avdelinger må du velge hvilket utseende nettsiden din skal ha. Under «Design» på administrasjonsforsiden kan du: Velge bakgrunnsbilde og stil på nettstedet Toppfarge og forsidemal på nettstedet Velge utseende på hovedmeny og laste opp egen logo Velge skrifttype på nettstedet Husk at du hele tiden kan gå tilbake og gjøre enderinger i designet underveis. For å se utseende på nettsiden din, kan du klikke på «Vis nettside» på administrasjonssiden. Tips! Dersom du har egen logo, velg «Last opp egen logo» og last opp bilde. Husk at ikke alle logoer passer like bra på siden. 4. Opprett menyer, sider og rediger forsiden Neste steg er å fylle nettsiden med innhold. Det første vi anbefaler at du gjør er å opprette hoved- og undermenyen på nettstedet. For å lage hoved og undermeny går du inn på «Meny» på administrasjonsforsiden. Vi anbefaler at du lager gode og selvforklarende menypunkt. En god regel er å bruke ord som brukeren ville brukt. 7
Hvert menypunkt må ha tilknyttet en side til seg. En side kan sammenlignes med et Word eller PDF dokument, men som er tilpasset Internett. En side har overskrift, hovedbilde, innledning (ingress) og hovedtekst. Det er viktig at sidene (informasjonen) du legger ut på nettstedet har meningsbærende overskrifter, og at hovedbudskapet kommer klart frem ved å lese overskriften og innledningen. NB! Noen sider er forhåndsdefinerte systemsider. Dette er ferdige sidemaler som PBL har laget og som har ekstra funksjonalitet. Systemsidene er Ansatte, Kontaktinformasjon, Foreldreliste og Samarbeidsutvalget (SU). Når du har laget menypunktene og sidene kan du starte med å sette opp forsiden på nettstedet ditt. På administrasjonsforsiden finner du «Rediger forside». Her velger du hva som skal vises på forsiden din og hvilken forsidemal du ønsker å benytte. Du kan velge mellom fire ulike forsidemaler. 8
5. Nyheter «Nyheter» er barnehagens nyhetssaker. Det finnes to typer nyheter: De som kan leses av alle og ligger på forsiden, og de som kun kan leses av de som er logget inn på foreldresiden. Når man lager en nyhet velger du om nyheten kun skal være tilgjengelig for de som er logget inn på foreldresiden, eller om de skal ligge som nyheter som kan leses av alle. 6. Tavla Tavla er en informasjonskanal til foreldrene. Denne kan benyttes i stedet for å sende gule lapper på hva barnehage har gjort. Her kan du skrive dagrapporter, ukesrapporter eller annen informasjon du ønsker ut på foreldresiden. Det du legger inn på Tavla er kun synlig for foreldre som har logget inn på nettsiden. 7. Ukeplan Ukeplanen er kanskje et av de viktigste verktøyene du har når du skal kommunisere med foreldre i barnehagen. Velg «Ukeplan» på administrasjonsforsiden, og legg inn aktiviteter på de ulike dagene. Når du er ferdig kan du trykke på «Lagre og send e-postvarsling». Alle foreldre mottar da automatisk e- post med varsel om at den nye ukeplanen er klar. 8. Bildealbum Med PBL Barnehageweb er det enkelt å lage bildealbum. Dette gjør du på følgende måte: Velg «Bilder» på administrasjonsforsiden, klikk på «Nytt album» og velg hvilke(n) avdeling(er) bildene skal være synlige for. Lag tittel og beskrivelse av albumet, velg «Legg til bilder» og last så opp de bildene du vil ha i albumet fra din egen datamaskin. Lag gjerne bildetekster til hvert bilde når de er lastet opp. Trykk deretter «Lagre». På forsiden til «Bilder» ligger «Rapporterte bilder». Dette er bilder som foreldre har bedt om at skal fjernes. Her må du gå inn og velge om bildet skal slettes eller publiseres på nytt. TIPS! Du kan også laste opp bilder til bildealbumet fra mobiltelefonen eller nettbrettet ditt. 9
9. Registrere ansatte Ansatte i barnehagen registreres også under «Ansatte og avdelinger». Når du registrerer ansatte og legger inn en e-post adresse på den ansatte, vil han eller hun automatisk få tilsendt en e-post med påloggingsinformasjon til barnehagens nettside. Du kan velge mellom 3 ulike roller som den ansatte skal ha: Lesetilgang gir den ansatte lesetilgang på «For foreldre» området Avdelingsbruker gir administrasjonstilgang til den eller de avdelingene den ansatte tilhører. Administrasjon som en avdelingsbruker kan utføre er legge ut nyheter til sin avdeling, redigere kalender til sin avdeling og lage bildealbum Administratorbruker gir full tilgang til alle funksjonene i Barnehageweb 10. Registrere barn og foreldre 10
Når du er ferdig med å legge inn innhold på forsiden og foreldresiden, er tiden kommet for å registrere barn og foreldre. Merk at når du registrerer et nytt barn går det automatisk ut en e- post til den eller de som registreres som barnets foresatte. Derfor kan det være smart å gjøre dette helt til slutt, etter at du er fornøyd med design og innhold på nettsiden. På barnet kan du legge inn bilde, dokumenter og notater. Dersom du legger et notat eller dokument på barnet er dette kun synlig for de ansatte som har tilgang til barnehageweb. Du registrerer barn og foreldre på følgende måte: Velg «Barn og avdelinger» på administrasjonsforsiden, klikk på «Legg til nytt barn», velg aktuell avdeling, fyll ut informasjon om barnet og de foresatte og trykk deretter «Lagre». Når du trykker lagre går det automatisk ut en e-post med brukernavn og passord til de registrerte foreldrene. De har da mulighet til å logge seg på nettsiden. NB! Vær varsom med å legge personsensitiv informasjon her. 11. SMS og e-post PBL Barnehageweb gjør det enkelt å sende beskjeder til foreldrene og ansatte ved hjelp av SMS og e-post. Slik gjør du det: Klikk på «SMS og e-post» på administrasjonsforsiden. Dersom du skal sende en SMS, velger du «SMS» i menyen, legg til tekst, marker hvilke foreldre/foresatte som skal ha meldingen og trykk «Send SMS». Dersom du skal sende en e-post velger du «E-post», skriv inn overskrift og melding, marker hvilke foreldre/foresatte som skal ha e posten og trykk «Send e-post». På menypunktet «Historikk» ligger en oversikt over sendte SMSer og e-poster. 12. Filarkiv Her laster du opp filer du ønsker å linke til fra nettsiden din eller sende som vedlegg til e-poster. Klikk på «Filarkiv» på administrasjonsforsiden, trykk «Last opp fil» og legg til ønsket fil. Velg «Slett fil» dersom du ønsker å slette filer i arkivet ditt. Tips! Ved å klikke på «lenkesymbolet» kan du kopiere nettadressen til dokumentet/filen. Dette er nyttig om du skal lenke inn dokumentet i en e-post eller i ukeplanen. 11
13. Barn oppmøteliste Barn oppmøteliste er en funksjonalitet som barnehagen mulighet for å registrere om barn er levert, hentet, syk eller har ferie og annet fravær. Denne funksjonalitet er svært nyttig for å ha en kontinuerlig oversikt over hvilke barn som til en hver tid er i barnehagen. For å registrere status på et barn, klikker man det det aktuelle barnet, og du får da opp valg for å kunne registrere levert, hentet, syk og annet fravær. Dersom et barn ikke har bilde, kan du legge dette inn ved å trykke på barnet, velge «Mer» og der har du mulighet til å laste opp bilde direkte. Annet fravær enn levert, hentet og syk setter du ved å klikke «Mer», og gå inn i fanen for «Statuser». Der vil du få opp en knapp for å legge inn status som ferie og fraværende. Tips! Administrasjonssiden er mobil og nettbrettoptimalisert. Oppmøtelisten fungerer like bra på nettbrett og mobiltelefon som på en vanlig PC. 14. Bruk av PBL Barnehagweb på mobiltelefon og nettbrett PBL Barnehageweb er enkel å bruke på nettbrett og mobiltelefon. Vi anbefaler at du lager en snarvei til administrasjonssiden på mobiltelefonen og nettbrettet deres. For å lage en snarvei på hjemskjermen din på en Apple telefon så trykker du på dette ikonet som står til venstre for adressefeltet på nettleseren: 12
Du vil da få opp et valg for å legge nettsiden på hjemskjermen. PBL Barnehageweb vil da oppleves som en «App» på telefonen eller nettbrettet ditt. Hvis du bruker nettleseren Chrome på en Androide-telefon, er det tilsvarende fremgangsmåte for å legge inn en snarvei til hjemskjermen din. Klikk på de tre vertikale prikkene i nettleseren, og velg å lage snarvei til hjemskjermen din. 13
Noen gode råd til deg som skal jobbe med nettsidene Ta utgangspunkt i brukeren Det er brukeren (for eksempel foreldrene) som definerer om du har en god nettside eller ikke! Ta derfor alltid utgangspunkt i brukeren. Still deg selv spørsmålene: Hvilken informasjon er brukerne mine interessert i? Finner de enkelt frem til denne informasjonen? Bruker jeg ord som brukeren forstår? Lag gode og selvforklarende menypunkter Husk at nettsiden din er selvbetjent. Bruk ord i menyen som brukeren forstår. Styr unna vanskelige faguttrykk. Kall en spade en spade! Lag meningsbærende overskrifter En god overskrift bruker relevante ord som brukeren forstår og som viser hva innholdet på siden handler om. Har du for eksempel et kostholdsprosjekt (Grønn 2012) i din barnehage, så skriv «Vi lærer barna sunne matvaner» og ikke «Prosjekt Grønn 2012 i gang». Skriv det viktigste først Innledningen (ingressen) skal inneholde den viktigste informasjonen: Hvem, hva, når og hvor. For eksempel Ungene i Bjørnehiet (hvem) skal se teaterstykket Rødhette og ulven (hva) i kulturhuset (hvor) tirsdag 13. oktober (når). Hvorfor kan du svare på lengre ned i teksten. Fatt deg i korthet og si det enkelt Det enkle er ofte det beste, spesielt på nett. Husk at korte tekster oftere blir lest enn lange. Lag heller en lenke til et vedlegg for å utdype informasjonen. Lag luftige tekster Tunge tekstbolker egner seg dårlig på nett. Det kan derfor være lurt å lage luftige og oversiktlige tekster. Du kan for eksempel dele opp teksten 14