EFFEKTIVISER OG MODERNISER PERIODEAVSLUTNINGEN 26.04.2016 LEIF HOLST & BERGUR OLAFSSON
AGENDA > Kort om Adra > Utfordringer i periodeavslutningsprosessen > Mål, krav og internkontroll > Trender > Demonstrasjon av våre løsninger > Oppsummering > Spørsmål
OM ADRA VÅR HISTORIE Etablert i 1989, 26 års erfaring med periodeavslutninger og automatisering Kontorer i Oslo (HQ), Stockholm, København & London Over 3000 kunder i mer enn 30 land Partner nettverk 75 ansatte 28 ansatte på utvikling 3
ADRA KORT SAGT >,,Adra utvikler og tilbyr programvare for å effektivisere og automatisere prosessene i økonomiavdelingen i henhold til lover og regler,, > Dette fordi ringpermer, regneark og manuelle rutiner preger periodeavslutningen hos mange selskaper. Noe som kan medføre feil, samt manglende internkontroll og sporbarhet. Det er heller ingen effektiv måte å arbeide på.
NØKKELSPØRSMÅL HVEM gjør HVA, NÅR, HVORFOR og HVORDAN i en periodeavslutning?
«THE LAST MILE OF FINANCE»? Enhanced Financial Controls and Automation ERP Financial Close Management Financial Controls and Compliance Reconciliation Management CPM* BI * CPM = Corporate Performance Management
PRODUKTER Oppgavestyring for alle oppgaver som gjøres i en økonomiavdeling. Økonomiavdelingens årshjul. Gir status på internkontroll Organiserer arbeidet med periodeavslutning og dokumentasjon av balansen. Støtter jobben knyttet til internkontroll. Transaksjonsavstemming. Avstemmer transaksjoner mellom to ulike data-kilder. Eks. bankavstemming, avstemming mot forsystemer, avstemming av sykepenger NAV, etc.
MÅLSETNING OG KRAV Dokumentasjon av balansen Bokføringslovens 11 Dokumentasjon av Balansen Bokføringsforskrift 6 Spesifikke krav NBS 5 Internkontroll Aksjeloven, Regnskapsloven, internkontrollforskrift COSO (Et rammeverk for å identifisere, evaluere og håndtere risiko på en effektiv måte), NUES Mer kvalitet Styring av prosesser i selskapet Kvalitetssystemer, eks. ISO9000/9001 Økt effektivitet Raskere -> Automatisering
INTERNKONTROLL 9
HVA ER INTERNKONTROLL? Internkontroll er en prosess, igangsatt og gjennomført av virksomhetens styre, ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder: Målrettet og kostnadseffektiv drift Pålitelig regnskapsrapportering Overholdelse av gjeldende lover og regler 10
REGNSKAPSLOVENS 3.3B «.en beskrivelse av hovedelementene i foretakets, og for regnskapspliktige som utarbeider konsernregnskap eventuelt også konsernets, systemer for internkontroll og risikostyring knyttet til regnskapsrapporteringsprosessen» AKSJELOVENS 6-12 (3) Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll.
LOV OM KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER, 23. 2. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 12
REGLER FOR ØKONOMISTYRING I STATEN 14 Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for å sikre at: a) beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn b) måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning c) ressursbruken er effektiv d) regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig e) virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte f) økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med gjeldende lover og regler g) misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes. 13
EY STUDIE 2015 - TRENDER CLOSING EXCELLENCE Ikke jobbe mer, men smartere. Kontinuerlig forbedring Automatiser produksjonen, mer tid på verdiskaping Gjør rett første gang Sentraliser / SSC Standardiser prosesser
EY STUDIE 2015 - TRENDER CLOSING EXCELLENCE Spesialiser Bruk tiden riktig Start periodeavslutningen tidlig God tilgjengeliggjort internkontroll En plan på hvor dere vil med økonomiavdelingen
PERIODEAVSLUTING I ADRA VÅRT FOKUS ETTERLEVELSE Støtter krav til dokumentasjon av balansen og internkontroll. KONTROLL Målrettet styring, samt oversikt og synlighet i prosessene. EFFEKTIVITET Automatisert periodeavslutningsprosess med moderne verktøy. 16
DEMO 17
OPPSUMMERING MED ADRA SINE VERKTØY FÅR DU; Full kontroll Bedre kvalitet Mer automatikk Mindre risiko Mindre stress En moderne og fremtidsrettet økonomiavdeling Mye morro
SPØRSMÅL? 19
Takk for oppmerksomheten / www.adra.com
Bestem hvor ofte du skal avstemme Internkontroll: Definer risiko per balansekonto 21
Sikre etterlevelse av regelverk Prosedyrer gir konsistens og transparens 22
Fordeling av ansvar lett å omfordele Arbeidsdeling og «4-øyne» 23
Last opp dokumentasjon Revisjonsspor, hvem har gjort hva på kontoen? Send kommentarer 24
Arbeidsflyt hvem gjør hva Oversikt over status per konto 25
Dashbord med full oversikt i sanntid Oversikt over udokumentert saldo Oversikt over nøkkelkonti 26
Digital lagring av all informasjon Hvordan ligger hver bruker an? Full lesetilgang for revisor! 27