Referat fra arbeidshelg i kretsstyret på Hoem i Fræna fra fredag 8. Mars til lørdag 9. mars Fra kretsstyret møtte: Synnøve Valle, Petter Hals, Elisa Aure, Magnus Dale, Heidi Sørensen, Beate Aure og Siv Larsen Fra ansatte møtte: Inger Marit Ramstad SAKLISTE: SAK 22.2013: GODKJENNING AV FORRIGE REFERAT Referat fra 14. Februar ble godkjent. Referat legges ut på omkretsen.no. SAK 23.2013: POST OG REFERATSAKER - E-post om Påskeleir for rovere i Trøndelag. E-post blir videresendt roverne i kretsen - E-post om Prosjekt (kompetanse og inkludering) informasjon legges ut på omkretsen.no og e-post blir sendt til gruppelederne - E-post om godstransport til landsleiren Stavanger 2013 er kommet med priser. Kretsstyret tar mailen til orientering og ser videre på denne saken frem til neste kretsstyremøte. - Referat fra Nord-Trøndelag krets - referat tas til orientering. - Fylkeskommunen inviterer til arbeidsverksted om folkehelsen den 11. April. Kretsstyret arbeider for å stille med 1 person på dette. - Informasjons skriv Jamboree 2015 i Japan er kommet og blir lagt ut på omkretsen.no. - Møte FNF i Ålesund 6. Mars, Synnøve var til stede og orienterte om dette. SAK 24.2013: ØKONOMISK STØTTE TIL REGION-K. Region-K ber om økonomisk støtte i henhold til statuttene. Vi begynner på et nytt Regnskapsår i region K og i den anledning så trenger vi støtte fra kretsene, støtten er på kr. 4000,- og betales inn til konto nr. 4202.10.61365. Beløpet på 4000,- overføres til Regionen.
SAK 25.2013: GODKJENNING AV LEDERE Ledere som har gjennomført lederstart i kretsens regi blir godkjent som ledere. Diplom deles ut på kretstinget 2014. Følgende ledere godkjennes: 3. Fræna Aureosen speidergruppe Wenche Hol og Gry Sølvik SAK 26.2013: KRETSENS ØKONOMIARBEID. Inger Marit orienterte om regnskapsarbeidet til kretsen Det arbeides med ny kontoplan da kretsen har vedtatt å arbeide med bruttoførte regnskap og budsjett. Hun ønsket at reiseregninger skal sendes kun i en form, enten mail eller post. Var viktig å unngå å sende samme reiseregning flere ganger. Det var også viktig at kommunikasjon og informasjons flyten mellom kretsstyret og regnskapsføreren skulle være god. Synnøve orienterte om tankene i rundt tilskudds søknader. Kretsstyret snakket om hvordan vi skal arbeide med tilskudds søknader, og hvem som har ordninger det kan søkes på. - Fylkeskommunalt tilskudd søknadsfrist 1. april - Prosjekt/tiltak frivillige virksomheter, ingen søknadsfrist. Men før oppstart. - Istad fondet søknadsfrist1. April Forslag til Søknad er utarbeidet. - Sparebank 1 SMN søkes innen 15. Mars - Gjensidigestiftelsen søknadsfrist 15. September 2013, skjema tilgjengelig fra 1. Mai - Gjensidige Dugnadsløftet søknadsmulighet 01 30/6.2013 - BFH Bud, Fræna og Hustad sparebank søknadsfrist 30. April Forslag til Søknad er utarbeidet. - Sparebanken Møre søknadsfrist 1. Mai og 1. Oktober
Forslag til prosjekter/utstyr det kan søkes midler på - Telt - Do-Vogn - Prosjekt unge-ledere - Vannvogn - Kurs - Arbeid for barn og unge - Prøveprosjekt kretssekretær 50 % Synnøve følger opp dette med søknader Kvitteringer av utlegg skal så langt som mulig være med på alle reiseregninger Reiseregningsskjemaet skal sendes inn til regnskapsfører innen 2 måneder etter gjennomført arrangement. Det arbeides kontinuerlig med tilskudds søknader. Synnøve følger opp dette. Inger Marit tar kontakt med Sparebank 1 Midt-Norge og undersøker betingelsene vi har på kontoene våre. Inger Marit tar og kontakt med andre banker om vi kan få bedre betingelser hos dem. SAK 27.2013: LANGTIDSPLANLEGGING AV ARRANGEMENT, UTSTYRSBEHOV. Saken ble presentert. Kretsstyret snakket om hvordan dette arbeidet skal gjennomføres, enten ved at det blir etablert prosjektgruppe eller at kretsstyret skal gjøre alt arbeidet selv. Det ble også diskutert navn på personer som er eventuelt aktuelle for å sitte i en prosjektgruppe. Saken tas opp igjen på neste kretsstyremøte. Det arbeides for å etablere en prosjektgruppe, med 3-4 personer. Heidi utarbeider et utkast på mandat frem til neste kretsstyremøte SAK 28.2013: KRETSSEKRETÆR I 50 % STILLING I TOÅRIG FORSØKSPROSJEKT. Saken ble presentert. Kretsstyret snakket om hva som skal til for å kunne ha mulighet til å gjennomføre noe sånt, da spesielt det økonomiske.
Det ble tatt en runde rundt bordet om tanker og meninger i rundt en kretsansatt stilling. Det som ble snakket mest om var hvordan en kretsansatt kan være med å hjelpe gruppene med både det administrative og rekruterings arbeid for å skaffe nye ledere. Dette vil være med å føre til at lederne i gruppen kan fokusere enda mer på selve speiderarbeidet som blir gjort. Saken blir tatt opp igjen på neste kretsstyremøte. Petter tar kontakt med Vesterlen krets for å høre med de om hvordan de finansierer sin kretsansatt. Elisa og Beate tar kontakt med resten av landet. Synnøve undersøker om prosjekt støtte til et sånt prøveprosjekt. Siv lager en liste som inneholder behov som gruppene kan ha. Alt dette blir fremlagt på neste kretsstyremøte SAK 29.2013: TILTAKSPLAN 2013. Tiltaksplanen ble gjennomgått og det ble diskutert hvordan tiltaksplanen skal bli brukt som et godt arbeidsverktøy. Kretsstyret delte seg så inn i grupper og gikk ut i fin været for å ta opp enkelt saker. Etter dette ble tankene lagt frem og det ble diskutert om følgende. Nomade må oppdateres programmessig, er programmet i opplegget utdatert i forhold til hva målgruppen for nomade trenger. Det må være et mål å få en større arbeidsstab i nomade sånn at det kan bli lettere å spille ballen på flere personer. Bjørn Erik blir kontaktet angående Nomade, hva tenker han rundt utvikling av arrangementet? Gruppebesøk bør gjennomføres på den måten som er blitt gjort ved tidligere anledninger ved bruk av en god prat mellom kretsen og gruppene. I tillegg skal det være en gjennomgang av inspirator programmet.
Hvordan skal vi lage plan for miljøvennlige arrangementer? Plan for kildesortering på arrangementene. Kan vi bli miljø fyrtårn sertifisert, hva skal evt til? Begynner med miljø fokusering på førstkommende Krets Konkurranse. Kan vi bli miljø fyrtårn sertifisert? Synnøve følger opp Elisa og Beate tar kontakt med Bjørn Erik Det arbeides mot å få en større arbeidsstab i Nomade. Konkrete personer blir forespurt. E-post sendes ut til gruppene, hva ønsker gruppene med nomade? Petter sender ut e- post. SAK 30.2013: ARRANGEMENTLISTE 2013. - Rovertreff 15 17. Mars Elisa følger opp - Lederkurs 5 7. April Petter kontakter regionen og sørger for at informasjon blir sendt ut til gruppene - Kretsstyremøte 10. April Synnøve skaffer lokaler - Gruppebesøk 25. April Frei blir besøkt av: Synnøve og Magnus. Synnøve tar kontakt og avtaler. Nesset blir besøkt av: Petter og Heidi. Heidi tar kontakt og avtaler. - Krets Konkurranse 25-26. Mai Sak blir tatt opp på neste møte Elisa sjekker opp vandrerskjoldet - Nomade Sommer Beate og Elisa følger opp denne.
- Kretsstyremøte 12. Juni Magnus skaffer lokaler - NM i speiding 7-9. juni - Sak tas opp på neste kretsstyremøte - Samling unge ledere Lederombudet følger opp dette. - Landsleir 6-13. Juli Ambassadør Elin Opdal inviteres til neste kretsstyremøte. Synnøve inviterer henne. SAK 31.2013: EVENTUELT. Forespørsel om utlån av 8-potte til Sunnmøre Krets sin påskeleir på Lesja. Magnus følger opp denne og frakter 8-potte til Åndalsnes. 9. Mars 2013 Petter Hals Referent