Oppdatert: 2010-02-09 Til: Styremøte 2010-02-17 Saksdokument S-2010/07 BIBSYS biblioteksystem 2010-2012 Nye brukere av biblioteksystemet I forbindelse med behandlingen av 4 søknader om bruk av BIBSYS Biblioteksystem i desember 2009, kom det frem noen prinsipielle spørsmål, som det er ønskelig å få avklart. Det vises til oppsummeringen av diskusjonen (vedlagt til styret). Med bakgrunn i diskusjonen om prinsipielt grunnlag for inntak av nye bibliotek, er det to forhold som må belyses: 1. Konsekvenser ved inntak av institusjoner utenom UH-sektoren og NB 2. Inntaksstopp i forbindelse med implementering av nytt biblioteksystem Konsekvenser ved inntak av institusjoner utenom UH-sektoren og NB BIBSYS Biblioteksystem har pr. 01.02.10 totalt 110 institusjoner som brukere, se vedlegg for oversikt over navn og sektor. Ved inntak av nye brukere i BIBSYS Biblioteksystem, er 6 i BIBSYS vedtekter sentral: Statlige universiteter og høgskoler har rett til å delta i BIBSYS Biblioteksystem-samarbeidet som gir rett til å bruke BIBSYS biblioteksystem. Det samme gjelder de institusjoner som pr. 1. januar 2007 er deltakere i samarbeidet. Andre institusjoner kan gis anledning til å delta etter vedtak av styret Statlige universiteter og høgskoler har rett til å delta, for disse vil søknaden nærmest være en formalitet i den forstand at de må akseptere kravene gitt nedenfor, men ellers har krav på deltakelse. Videre kan andre institusjoner gis anledning til å delta. Følgende kriterier må være oppfylt for alle søkere (se styrets vedtak i sak S-2008/43 der også andre føringer er gitt): bibliotekets samling må være et positivt tilskudd til fellesskapet biblioteket må være villig til å stille sine samlinger til rådighet biblioteket må ha tilstrekkelig faglig kompetanse til å registrere bibliografiske data har biblioteket fire årsverk eller mindre, må det inngås en samarbeidsavtale med et større bibliotek som benytter BIBSYS Biblioteksystem Søknader fra statlige institusjoner kan etter visse kriterier behandles av styreleder på fullmakt (S- 2008/43). Søknader fra andre institusjoner må behandles av styret. 1
Når det gjelder spørsmålet om brukermedvirkning ser det ut til at kriteriet for brukerinstitusjoner som gis i vedtektenes 6 i praksis er utvidet fra statlig til også å omfatte de med bevilgning fra KD. KD har oppnevnt styremedlem fra en privat høgskole som får bevilgning fra KD. Tilsvarende har styret oppnevnt et medlem i styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet fra en privat høgskole som får bevilgning fra KD. Videre er retningslinjer for BIBSYS Biblioteksystemkonsortium rådgivende for hvordan alle medlemsinstitusjoner skal sikres brukermedvirkning m.h.t. produkter og tjenester: Formålet med opprettelse av konsortier i BIBSYS er å gi de institusjoner som deltar i konsortier brukermedvirkning og innflytelse for de enkelte produkt eller tjeneste. For styringsgruppen er det fastlagt at: Medlemmene skal være representative for bibliotekene som deltar mht størrelse og type institusjon og skal ha tilknytning til bibliotekledernivået. Nasjonalbiblioteket skal ha ett medlem. Gruppen oppnevnes av BIBSYS styre for 2 år av gangen, gjenoppnevning kan skje. BIBSYS styre oppnevner leder og nestleder. Gruppens medlemmer skal ha innsikt i bibliotekenes overordnete og strategiske behov. Medbestemmelse og innflytelse fra institusjoner som er statlige universitet og høgskoler eller får bevilgning fra KD må derfor anses å være ivaretatt gjennom styre og biblioteksystemkonsortium. Medvirkning for andre institusjoner vil skje gjennom de generelle kanalene BIBSYS har. Brukermedvirkning er et prioritert område for BIBSYS, og det ble allerede høsten 2008 gjennomført 2 dialogmøter. I 2009 ble det gjennomført 20 dialogmøter, og planen for 2010 er 29 møter. Målet for dialogmøtene er å oppnå vedvarende dialog med våre kunder. I hovedsak holdes dialogmøter med de allerede omtalte institusjonene, men det holdes også dialogmøter med andre institusjoner og ca 15 møter er planlagt for 2010/11. Det ble i 2009 også arrangert workshops der målet var å ivareta bibliotekenes behov ihht. utvikling av Ask og Embla. Disse arbeidsmøtene ble svært godt mottatt, og det ble avdekket flere ønsker og behov som ble ivaretatt i videre produktutvikling. På disse møtene har noen få institusjoner i gruppen andre deltatt. Andre kanaler som benyttes for brukemedvirkning er BIBSYS Brukerstøtte og BIBSYS Meldingssystem. I 2009 hadde vi 1440 telefonhenvendelser, 50 % fra Høyskoler, 23 % fra Universitet, 15% fra Forskning, 8 % fra NB, 3% fra Helseforetak og 1% fra Museum. I tillegg kommer 2.289 saker pr. e-post. Det vises for øvrig til BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010 2011 som angir virkemidler for ekstern kommunikasjon. Disse kanalene er åpne for alle institusjoner. Nye bibliotek får god informasjon om BIBSYS organer for medbestemmelse når de blir med i BIBSYS, slik at de i utgangspunktet er kjent med dette. Hvis de ønsker å påvirke, kan de bruke de ordninger som foreligger, for eksempel endringsforslag. Det burde heller ikke være noe i veien for at de tar opp saker skriftlig, og sender forslag til BIBSYS administrasjon eller til Biblioteksystemkonsortiet. Direktøren finner ikke at en eventuell misnøye fra institusjoner om manglende påvirkningsmulighet skulle være grunnlag for ikke å ta inn flere institusjoner i denne gruppen. 2
Inntaksstopp i forbindelse med implementering av nytt biblioteksystem Når det gjelder inntak av nye bibliotek sett i sammenheng med anskaffelse av nytt biblioteksystem, mener vi det vil være hensiktsmessig at vi er åpne for inntak av nye bibliotek i henhold til følgende kriterier: Tidsplan for anskaffelse Arbeidet med anskaffelsen bygger for tiden på en forutsetning om at et nytt system skal være klart for drift fra 2013. Vi foreslår derfor inntaksstopp av nye institusjoner fra januar 2012, hvor det vil være nødvendig med økt fokus på opplæring og tilrettelegging. Vi foreslår at inntaksstopp også gjelder i hele 2013, hvor fokus vil være på konsolidering og støtte til eksisterende institusjoner. Åpning for inntak av nye bibliotek foreslås til januar 2014. Import Det vil være viktig å få importert databaser fra nye bibliotek før en overgang til nytt biblioteksystem. Ved innføring av nytt biblioteksystem vil opplæring prioriteres, og importjobber vil kunne bli stående i kø. En konvertering av databasene til nytt system er tidsbesparende i forhold til import i nytt system. Med utgangspunkt i tidsplanen for anskaffelsesprosessen, kan nye institusjoner introduseres i 2011 uten problemer. Fra 2. halvår vil det imidlertid være en forutsetning for deltakelse at biblioteket ikke ønsker import av bibliografiske data (grunnet overføring av data fra nåværende til nytt biblioteksystem). Forslag til vedtak: Det innføres inntaksstopp for nye bibliotek i BIBSYS Biblioteksystem fra januar 2012 til januar 2014. Det gis ikke mulighet for deltakelse for bibliotek med behov for import av bibliografiske data i perioden fra juni 2011 til januar 2014. Ved endring av tidsplanen for anskaffelsesprosessen gis styrets leder fullmakt til å fastsette endret tidsplan for inntaksstopp. 3
Oppdatert: 2010-01-29 Til: Styremøte 2010-02-17 Saksdokument S-2010/08 Kommunikasjonsstrategi 2010-2011 Forslag til Kommunikasjonsstrategi 2010-2011 følger vedlagt til styret. Kommunikasjonsstrategien er todelt, med en overordnet beskrivelse av strategien og en kommunikasjonsplan for 2010. Kommunikasjonsplanen vil bli revurdert for 2011 og lagt frem for styret. I tillegg vil en utarbeide egne handlingsplaner for kommunikasjon om større prosjekter, som for eksempel prosessen rundt anskaffelse av ILS. Som grunnlag for arbeidet med BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011 utarbeidet BIBSYS et notat om status for informasjonshandlingsplanen for 2009. Det er foretatt en intern evaluering og beskrivelse av det som ble gjennomført i forhold til det som var planlagt. Dette er planlagt fulgt opp og kvalitetssikret med en brukerundersøkelse i 2010. Notatet følger som vedlegg til kommunikasjonsstrategien. Forslag til vedtak: Styret godkjenner forslaget til Kommunikasjonsstrategi for 2010-2011, med de endringer som ble gjort på møtet. Direktøren gis fullmakt til å foreta eventuelle endringer og feilrettinger. 1
BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011 BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011
BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011 Innledning BIBSYS Kommunikasjonsstrategi gir de overordnede føringene for hvordan forvaltningsorganet skal utøve sin kommunikasjonsvirksomhet. Målgruppen for BIBSYS eksterne kommunikasjonsvirksomhet er primært Kunnskapsdepartementet, institusjonsledere, ansatte ved eksisterende brukerinstitusjoner, studenter og forskere. Sekundært er målgruppen andre interessenter og samfunnet for øvrig. Kommunikasjonsstrategien er et av virkemidlene for å nå overordnet mål om samarbeids- og integrasjonsløsninger for sektoren. I BIBSYS Kommunikasjonsstrategi betegner kommunikasjon prosessen og informasjon produktet eller budskapet. Kommunikasjonsstrategi for BIBSYS utarbeides for to år, og er sammensatt av overordnet strategi og en kommunikasjonsplan, som revideres årlig. Denne strategien gjelder for 2010 2011, og denne kommunikasjonsplanen gjelder for 2010. BIBSYS direktør og informasjonsrådgiver er ansvarlige for at kommunikasjonsplanen revideres og ajourføres. BIBSYS ledelse har primæransvar for at kommunikasjonsstrategien følges opp, men ansvaret for gjennomføring av strategien ligger hos hver ansatt på sitt område. Revidert kommunikasjonsplan behandles av styret. BIBSYS hovedbudskap for 2010-2011 er sikring av stabil og trygg drift av de eksisterende informasjonstjenester, herunder biblioteksystemet og institusjonelle arkiv, samtidig som vi prioriterer kommunikasjon rundt utvikling av nytt, ønsket ILS. BIBSYS styre har som målsetning at brukere av BIBSYS biblioteksystem skal få et moderne biblioteksystem basert på fremtidens behov. Identitet og verdier BIBSYS har i 37 år jobbet for å ivareta felles interesser innenfor informasjonstjenester for universitets- og høyskolesektoren. Utvikling av effektive informasjonstjenester, herunder biblioteksystemet, institusjonelle arkiv og forskningsinformasjon, er gjort i samarbeid med brukerne. Å skape felleskap og samarbeidsløsninger preger BIBSYS identitet. BIBSYS har en visjon: Vi gjør kunnskap tilgjengelig og overordnet mål om å skape samarbeids- og integrasjonsløsninger i sektoren. I tillegg har BIBSYS fire verdier: Troverdighet, åpenhet, respekt og mot. Både visjon, overordnet mål og verdiene er gjennomgående for alt BIBSYS gjør inkludert kommunikasjons- og informasjonsvirksomhet. BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011
BIBSYS kommunikasjonsstrategi Mål BIBSYS Kommunikasjonsstrategi skal sikre: - at våre målgrupper får korrekt og klar informasjon om BIBSYS virksomhet - god dialog, så vel med brukerne som med medarbeidere - god informasjon om tjenester, ressurser og muligheter for sektoren innenfor informasjonstjenester BIBSYS utarbeider en virksomhetsplan som er organisasjonens redskap for måloppnåelse og arbeid for inneværende år. Kommunikasjonsstrategien skal medvirke til at BIBSYS når sine mål, styrker omdømme og at forventingene til BIBSYS samsvarer med de økonomiske rammene som vedtas av BIBSYS styre. BIBSYS kommunikasjonsstrategi for 2010-2011 baserer seg på handlingsplan for informasjonsarbeidet i 2010, samt statens kommunikasjonspolitikk. For å gjøre strategidokumentet mest mulig tilgjengelig for alle interessenter er det lagt vekt på å utforme det i et tydelig språk. Det er videre lagt vekt på at strategidokumentet skal gi føringer som skal etterleves i det daglige og evalueres, derfor er kommunikasjonsplanen tydeliggjort mht. virkemidler både eksternt og internt. BIBSYS kommunikasjonsstrategi for 2010-2011 bygger på Statens kommunikasjonspolitikk. I ny statlig kommunikasjonspolitikk er det fem prinsipper som grunnlag for statlig kommunikasjonsvirksomhet: Åpenhet: I sin kommunikasjon med innbyggeren skal staten være åpen, tydelig og tilgjengelig. / Dette betyr at BIBSYS til enhver tid skal gi brukerne informasjon om sin virksomhet på en åpen og tydelig måte. Informasjonen skal være tilgjengelig i flere kanaler. Web er prioritert som informasjonskanal. Medvirkning: Staten skal ta berørte innbyggere med på råd og involvere dem i utforming av politikk og tjenester. / Dette betyr at BIBSYS i sin dialog med brukerne skal oppfordre til tilbakemelding på utvikling og tilpassing av sine produkter og tjenester. BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011
Nå alle: Staten skal sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte. / Dette betyr at BIBSYS skal benytte flere kanaler for å få informasjon ut til alle brukere. Aktiv: Staten skal aktivt og i tide informere innbyggerne om deres rettigheter, plikter og muligheter. / Dette betyr at BIBSYS skal sørge for at dialog med brukerne ivaretar enhver utvikling og tilpassing av produkter og tjenester i forkant. Helhet: Statlig kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet / Dette betyr at BIBSYS skal sørge for at informasjon er tilrettelagt de forskjellige brukerne, men at alle har tilgang til den samme informasjon. Informasjonen skal tilpasses de forskjellige kanaler. Prinsipp for gjennomføring: kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret. Det betyr at ansvaret for informasjon og kommunikasjon i BIBSYS følger saksansvaret både for ledere og medarbeidere. Lederansvar BIBSYS ledelse er ansvarlige for at kommunikasjonstrategien er godt kjent og etterleves i virksomheten. Ledelsen er også ansvarlig for at kommunikasjon blir brukt som strategisk virkemiddel. Kommunikasjon er et virkemiddel på lik linje med andre virkemidler for at BIBSYS skal nå ønskede resultater, og informasjon skal inngå i all overordnet planlegging. BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011
Kommunikasjonsplanen For å sikre god kommunikasjon med våre brukere må vi sikre god informasjonsflyt internt i organisasjonen. BIBSYS vil derfor jobbe med kommunikasjon både internt mot egne medarbeidere og eksternt. BIBSYS skal bidra til fellesløsninger i universitets- og høyskolesektoren og i andre sektorer. BIBSYS skal bidra til å gi allmennheten kvalitetssikret informasjon. Det vil utarbeides egne informasjonsplaner for større prosjekter, som for eksempel innføring av et nytt biblioteksystem. Troverdighet, åpenhet, respekt og mot skal være nøkkelord i vår kommunikasjonsplan. BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011
BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011
/ Ekstern kommunikasjon Mål BIBSYS vil jobbe for å oppnå vedvarende dialog med brukerne, dette for å gjøre organisasjonen i stand til å skape fellesløsninger og gode informasjonstjenester for sektoren. Dette skal bidra til levering av riktige produkter til riktig tid. Disse løsningene skal ivareta bibliotektjenester og integrasjon med andre systemer i sektoren. Jevnlig og tilpasset informasjon om endringer og oppdateringer av våre produkter og tjenester vil stå sentralt. Målgrupper Hovedmålgruppen for ekstern informasjon er Kunnskapsdepartementet, institusjonsledere, ansatte ved eksisterende brukerinstitusjoner, studenter, forskere og potensielle brukere. Virkemidler Forståelig og tydelig språk i all informasjon Kundemøter etter oppsatt plan Bidra til samarbeid med brukerinstitusjonene for å synliggjøre BIBSYS som bibliotekets ressurs overfor studentene og forskerne. Relevant informasjon direkte til bruker pr. epost til riktig tid Brukerstøtte /support med oppdaterte støttesystemer. Bevisstgjøre og trene lederne i organisasjonen på ekstern kommunikasjon. BIBSYS - nytt Informasjon i fagblader, skrevet både av interne og av eksterne fagfolk. Deltakelse på faglige arrangement: BIBSYS vil delta både som utstiller og deltaker for å fremme dialogen med våre brukere og andre sentrale aktører innen biblioteksektoren. BIBSYS nettsted vil være den foretrukne informasjonskanal, og tiltak vil settes i verk for å bevisstgjøre dette ytterligere blant våre brukere. Besøk på nettstedet blir overvåket og målt, og gir grunnlag for stadige utbedringer. Tilstedeværelse i sosiale medier (Facebook, Twitter, brukerforum på hjemmesidene og lignende) med informasjon og dialog om aktiviteten i BIBSYS. BIBSYS vil gjennomføre brukerundersøkelser for å gi et bilde av brukertilfredshet. I 2010 vil hovedfokuset være måling av brukertilfredsheten med informasjon og kommunikasjon fra BIBSYS. Dette vil bli benyttet i prosessen med å vurdere mulige forbedringstiltak. For større prosjekter vil BIBSYS utarbeide egne informasjonsplaner (for eksempel anskaffelsen av et nytt Biblioteksystem). All profilering utad skal skje ved hjelp av BIBSYS logo, fargepalett, mønster og skrifttyper. Alle brev og dokumenter som sendes fra BIBSYS skal følge de maler som er fastlagt i profil. Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å styrke forholdet mellom BIBSYS, universitets- og høyskolesektoren og Nasjonalbiblioteket, samt andre interessenter. BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011
/ Intern kommunikasjon Mål Ved å forbedre vår interne kommunikasjon vil vi bidra til brukernes trygghet for fremtidens BIBSYS. Det skal gjøres med en mer tydelig intern ansvarsfordeling som bidrar til større engasjement og stolthet blant våre medarbeidere. Målgrupper Hovedmålgruppen for intern informasjon er alle medarbeidere i BIBSYS. Virkemidler Forbedret intern informasjon skal styrke medarbeidernes rolle som BIBSYS ansikt utad i kontakt med våre brukere. BIBSYS vil jobbe for en bevisstgjøring av hver enkelt medarbeiders rolle i betydningen for BIBSYS omdømme. Jevnlig, relevant og god intern informasjon skal bidra til at medarbeiderne trekker sammen mot felles mål, delaktighet og fellesskap. Skape arena og kultur for god informasjonsutveksling som sikrer en bevisstgjøring rundt formål og oppgaver, og skaper trivsel og motivasjon blant medarbeiderne. Bevisstgjøre og trene lederne i organisasjonen på intern kommunikasjon. Intranett skal sikre at informasjon blir raskt og enkelt tilgjengelig for alle medarbeidere. BIBSYS fagseminarer skal bidra til faglig utvikling og bevisstgjøre medarbeidere på sin rolle både overfor våre samarbeidspartnere og i internt samarbeid. Møter i Lokalt Samarbeidsutvalg skal avholdes etter fastlagt plan for å opprettholde et godt samarbeid med de tillitsvalgte i organisasjonen. CRM - Customer Relationship Management skal brukes for å forbedre effektivitet og oversikt ved kontakt med brukerinstitusjoner. Bevisst plan for kompetansebygging blant medarbeidere: vi ønsker å opprettholde høy kompetanse på våre medarbeidere og vil sørge for aktiv deltagelse både på interne og eksterne arrangement. Kompetansenivåer kartlegges og fremtidige behov avdekkes kontinuerlig i forbindelse med medarbeidersamtaler. Kontinuerlig evaluering av arbeidsprosesser og rutiner for gjennomføring av tiltak for forbedring. Plan for intern kommunikasjon skal implementeres i arbeidsplanen for 2010 og 2011. BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011
Notat Statusrapport - handlingsplan for informasjonsarbeidet i 2009 Mål for handlingsplanen i 2009 har vært å sikre at våre brukerinstitusjoner får informasjon om BIBSYS virksomhet til rett tid, på en tydelig og god måte. Den skal sikre helhet og sammenheng i BIBSYS informasjons- og kommunikasjonsarbeid. Vi har delt inn planen i eksternt og internt informasjonsarbeid. Vårt mål med eksternt informasjonsarbeid i 2009 har vært å oppnå vedvarende dialog med BIBSYS-bibliotekene for å sikre brukermedvirkning i utvikling og tilpassing av våre produkter og tjenester. Tilbakemeldinger fra våre brukerinstitusjoner tyder på at vi med valgte virkemidler for 2009 er godt i gang. Hovedmålgruppen for ekstern informasjon har vært de ansatte ved våre eksisterende brukerinstitusjoner samt potensielle brukere. Virkemidlene: Dialogmøter Direkte kommunikasjon pr. epost BIBSYS nytt og Nyhetsbrev Ny grafisk profil Deltakelse på faglige arrangement BIBSYS nettsted Workshops Brukerundersøkelser Konsortier For større prosjekter (behovsanalysen) utarbeidet BIBSYS egen informasjonsplan. Kundebesøk er gjennomført som dialogmøter. I løpet av 2009 har vi hatt 15 dialogmøter. Dette er godt mottatt blant våre brukerinstitusjoner, og en oppsummering av spørsmål og svar fra dialogmøtene er publisert på våre nettsider: http://www.bibsys.no/norsk/hva_skjer/aktivitetskalender/dialogmoter_oppsum mering.php Direkte kommunikasjon pr. epost og BIBSYS-nytt er benyttet til å informere om nytt biblioteksystem, systemoppdateringer, formidle inntrykk fra våre bibliotek og andre nyhetssaker fra BIBSYS. Ny grafisk profil ble innført i forbindelse med Brukermøtet i mars. Vi har deltatt på faglige arrangement som for eksempel Bratislava i april (ELAG), ABM-konferansen i Oslo i mai, London Online i 1
desember, KORG-dagene, JavaZone 2009 og ikke minst eget Brukermøte i Fredrikstad. BIBSYS nettsted er oppdatert med ny struktur og brukes til å formidle nyheter og andre viktige saker for våre brukere. På våre 5 workshops, som har omhandlet forskjellige tema, har det vært stor deltagelse og stort engasjement fra våre brukerinstitusjoner. Oppsummering av hver workshop er publisert på våre nettsider: http://www.bibsys.no/norsk/hva_skjer/aktivitetskalender/index.php BIBSYS har vært bevisst på å være aktive og synliggjøre BIBSYS virksomhet gjennom faglige artikler i fagblader. I Bibliotekaren nr 5/2009 svarte BIBSYS webredaktør på et debattinnlegg fra Bibliotekaren nr 3 samme år. Debattinnlegget omhandlet grensesnittet i BIBSYS Biblioteksystem. Vår styreformann hadde i september-utgaven av Bibliotekaren en artikkel som redegjorde for nytt biblioteksystem for UH-sektoren i 2012. I desemberutgaven av samme blad har Hilde Høgås og Hege Stensrud Høsøien fra Nasjonalbiblioteket orienterte om Nasjonalbibliotekets produksjon av bibliografier i BIBSYS. BIBSYS har jobbet med å få etablert konsortier for alle produkter. I 2009 vedtok BIBSYS styre retningslinjer for både BIBSYS Brage og BIBSYS Nettportal og evt. andre konsortier. Samtidig vedtok de egne retningslinjer for BIBSYS Biblioteksystemkonsortiet. Dette medførte til at BIBSYS Biblioteksystemkonsortiet med eget konsortiestyre ble etablert i mai. Målet for opprettelse av konsortier var å ivareta og øke brukermedvirkning, samt kommunikasjon og forslag om det BIBSYS skal jobbe med. Vårt mål med internt informasjonsarbeid i 2009 har vært fokus på og forståelse for våre brukerinstitusjoners behov. Vi ønsket også å synliggjøre den interne ansvarsfordelingen slik at den kunne bidra til større engasjement og stolthet blant ansatte. Hovedmålgruppen for intern informasjon er alle ansatte i BIBSYS. Virkemidler: Koordinere interne informasjonskanaler Interne møter Fagseminarer Ny grafisk profil Ta i bruk et system for oppfølging av brukerinstitusjoner (CRM - Customer Relationship Management Arbeidsmetodikk Bevisst strategi for kompetansebygging blant ansatte Etablere interne rutiner Interne informasjonskanaler og interne møter har i større grad vært målrettet mht. overordnede mål og strategier, men her har vi fortsatt noe å gå på. Flere 2
ansatte har deltatt på fagseminarer med tanke på kompetansebygging. Eksempler på dette er Java in Essence, ITIL Foundation, Kurs i kravspesifikasjon og Effektivt informasjons- og kommunikasjonsarbeid. Ny grafisk profil har løftet organisasjonen og bidratt til mer bevissthet rundt våre verdier. CRM er innført i BIBSYS kundesenter og systemet vil bli tatt i bruk i hele organisasjonen. Dette forventes å forbedre effektiviteten og sikre en bedre oversikt over opplysninger om våre brukerinstitusjoner. Sosiale medier er mye omtalt som kommunikasjonskanal, og BIBSYS er registrert både på twitter og facebook. Her har vi fått en ny arena for kontakt med våre brukere. Det jobbes fortsatt etter scrum-metodikken, da dette oppleves som mest effektivt for BIBSYS akkurat nå. Dette vil evalueres fortløpende. BIBSYS vil i løpet av 2010 foreta en kvalifisert evaluering av virkemidler og måloppnåelse mht. tiltakene i handlingsplanen. Dette vil skje i form av en undersøkelse blant våre brukere om informasjon fra BIBSYS. 3
Saksdokument S-2010/09 a) Leveranseplan for BIBSYS Brage for 2010 Leveranseplan for BIBSYS Brage for 2010 ble vedtatt ved konsortiemøtet 4. November 2009. Prioriterte vedlikeholdsoppgaver er: Retting av kjente feil og mangler i DSpace som kan gi feil i metadata Indeksering som muliggjør fulltekstsøk, dvs. søk i innholdet i de enkelte filene Direkte eksport av metadata fra de enkelte arkivene til Google i henhold til format definert av Google Prioriterte utviklingsoppgaver er: 1. Ny versjon av BIBSYS Brage basert på DSpace versjon 1.6 og med funksjoner for presentasjon av brukerstatistikk. DSpace versjon 1.6 er planlagt lansert ved årsskiftet 2009/2010 og innebærer en videreutvikling av grensesnittet og funksjonaliteten i versjon 1.5. Dette omfatter ny funksjon for å registrere embargoperiode, bedre brukerstatistikk, mulighet for batchoppdatering av metadata og eventuelt også autoritetskontroll. 2. Forbedringer av brukergrensesnittet for søk og registrering utover det som kommer med DSpace versjon 1.6 og de lokale endringene som allerede er utviklet for BIBSYS Brage. Det skal tas utgangspunkt i endringsforslag konsortiedeltagerne har prioritert i BIBSYS Meldingssystem. Inkluderer funksjon for å flytte poster fra en samling til en annen, og lenke til fulltekst (øverste fil hvis flere) under tittellinjen øverst på siden med enkel postvisning. 3. Avlevering av metadata fra de enkelte arkivene til Bibliotekbasen i BIBSYS Biblioteksystem. Oppgaven innebærer å gjøre det mulig for BIBSYS Biblioteksystem å høste metadata for alle dokumenttyper i det enkelte arkiv via protokollen OAI-PMH. For at metadata fra arkivene skal kunne gjenbrukes i Bibliotekbasen, må det utvikles rutiner for dette i BIBSYS Biblioteksystem. 4. Etablering av en pilotinstans av DSpace 1.6 for et utvalg institusjoner hvor hver enkelt institusjon opptrer som en egen enhet (community) med sitt eget navn og sin egen grafiske profil. Formålet med oppgaven er å få testet ut og utredet fordeler og ulemper ved en mulig overgang fra dagens løsning hvor hver institusjon har sitt egen DSpace-instans, til en ny driftsløsning med en felles DSpace-instans for alle. 5. Funksjoner for avlevering av metadata og tilhørende filer til det enkelte arkiv ved bruk av registreringsskjemaet for publikasjon i BIBSYS ForskDok. 1
Oppgaven omfatter ferdigstilling av funksjoner for avlevering av metadata og tilhørende filer i BIBSYS ForskDok, og utvikling av funksjoner for mottak og publisering i et administratorverktøy i BIBSYS Brage. Denne saken må utredes av arbeidsgruppen mht hvordan funksjonaliteten skal være i BIBSYS Brage. 2