Kontrollutvalet i Stord kommune Møteinnkalling

Kontrollutvalet i Stord kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Publikumssalen, Stord rådhus Dato: 29.09.2014 Tidspunkt: 12:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Elin Molven Wilhelmsen tlf. 55 37 80 81/404 88 662 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982, Wilhelm Engelsen (Ap) har meldt forfall til møtet. Gaute Straume Epland (Ap) møter i staden. Til dei andre varamedlemane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Elin Molven Wilhelmsen møter frå sekretariatet, på dette møtet. Johan Inge Særsten kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann Side1

Saksliste Utvalgssaksnr PS 31/14 PS 32/14 PS 33/14 PS 34/14 PS 35/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Rapport etter forvaltningsrevisjon av organisering og måloppnåing i kommunale føretak - Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF Rekneskap for kontroll og tilsynsarbeidet Stord kommune - Status Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2015 i Stord kommune 2014/331 2014/293 2014/293 PS 36/14 Revisjonsavtale og vurdering av opsjon 2014/302 PS 37/14 RS 12/14 RS 13/14 Meldingar Helsetilsynet - Rapport frå tilsyn med Sunnhordland Interkommunale Barnevern 2014 Vedtak i KST PS 24/14 - Kontrollrapport vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune 2014/391 2014/299 RS 14/14 Vedtak i KST PS 31/14 - Ådland studentheim - sal 2014/332 RS 15/14 RS 16/14 Vedtak i KST PS 39/14 - Budsjettrevisjon 1. tertial 2914 Stord kommune Pressemelding SIM - Tradisjonsrik verksemd kjøper SIM 2014/331 2014/357 RS 17/14 Nytt styrevervregister 2014/304 RS 18/14 Selskapskontroll BRB - Status pr. august 2014. 2014/346 PS 38/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/296 PS 39/14 Eventuelt Side2

PS31/14Godkjenningavinnkallingogsakliste PS32/14Godkjenningavprotokollfråforrigemøte Side3

Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/331-15 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 33/14 29.09.2014 Rapport etter forvaltningsrevisjon av organisering og måloppnåing i kommunale føretak - Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF Samandrag På bakgrunn av vedtak i kommunestyret i sak 2/2014 og 3/2014 den 13.2.2014, diskuterte kontrollutvalet saka i møtet 17.2.2014: Bestilling av prosjektplan Kommunale føretak i kommunen: Stord kommunale eigedomsselskap: Vedtak i KST 13.2.2014 i sak 2/2014: 1. Kommunestyret tek rapporten frå styret i føretaket til vitande. Kommunestyret meiner at rapporten gjev eit godt grunnlag for den vidare evalueringa. 2. Kommunestyret ber om at det som del av den vidare prosessen vert gjort ei ekstern evaluering av føretaksmodellen og legg til grunn at denne kan inngå i kontrollutvalet si vurdering av føretaka, jf. gjeldande plan for forvaltningsrevisjon. Driftsstyret får fullmakt til å gjera eventuelle tilleggsbestillingar til Kontrollutvalet si utgreiing og til å forestå den vidare prosessen. 3. Kommunestyret har som målsetting at ev. organisatorisk endringar kan tre i kraft frå 01.01.2015 Stord vatn og avlaup: Vedtak i KST 13.2.2014 i sak 3/2014: 1. Kommunestyret tek rapporten frå styret i føretaket til vitande. Kommunestyret meiner at rapporten gjev eit godt grunnlag for den vidare evalueringa. 2. Kommunestyret ber om at det som del av den vidare prosessen vert gjort ei ekstern evaluering av føretaksmodellen og legg til grunn at denne kan inngå i kontrollutvalet si vurdering av føretaka, jf. gjeldande plan for forvaltningsrevisjon. Driftsstyret får fullmakt til å gjera eventuelle tilleggsbestillingar til Kontrollutvalet si utgreiing og til å forestå den vidare prosessen. 3. Kommunestyret har som målsetting at ev. organisatorisk endringar kan tre i kraft frå 01.01.2015. 4. Kommunestyret vedtek at avdeling for veg, trafikk og parkering skal overførast til basisorganisasjonen frå 1. januar 2015. Rådmannen får fullmakt til å gjennomføra endringa. 5. Rådmannen får i oppdrag å fremja ei sak som vurderer Sva KF si rolle overfor SIM IKS. Utgreiinga skal gjerast i samråd med Sva KF og SIM IKS. Saka vert å leggja fram for kommunestyret innan første halvår 2014. Side4

Side 2/5 6. Hovudplanen for avlaup, som er under revisjon, skal leggja premissane for korleis slamtenesta skal organiserast og forvaltast i Stord kommune i framtida (som innstilling). Kontrollutvalet tok kommunestyret sitt vedtak i PS 2/2014 og PS 3/2014 til orientering, i møtet 17.2.2014. Kontrollutvalet ber Deloitte AS om å leggja fram ein prosjektplan i møtet 1.4.2014, der det primært vert sett på føretaksmodellen innan dei kommunale føretaka. På bakgrunn av dette fatta kontrollutvalet såleis vedtak i møtet 17.2.2014: «Bestilling av prosjektplan Kommunale føretak i kommunen: Kontrollutvalet ber Deloitte AS om å leggja fram ein prosjektplan i kontrollutvalet sitt møte 1.4.2014, der det primært vert sett på føretaksmodellen innan dei kommunale føretaka.» Driftsstyre handsama sak 3/14 «Evaluering av kommunale føretak. Tinging til kontrollutvalet, vidare prosess» i møtet 5.3.2014. Utvalet fatta såleis samrøystes vedtak i saka: 1. Driftsstyret viser til kommunestyret sitt vedtak i sakene PS 2/14 og 3/14 og sluttar seg til tilleggsbestillinga til Kontrollutvalet sitt forvaltningsrevisjonsprosjekt «Styring av/samhandling med kommunale føretak» slik det går fram av saksutgreiinga. 2. Den eksterne evalueringa skal greie ut konsekvensane og føresetnadene for overgang av foretaka til høvesvis aksjeselskap og tilbakeføring til basisorganisasjonen i Stord kommune. 3. Ein legg til grunn at Ordførar får fullmakt til å godkjenna endelig mandat. 4. Driftsstyret vil koma attende til den vidare prosessen når rapporten frå Kontrollutvalet ligg føre. Deloitte AS har etter bestilling frå kontrollutvalet den 17.2.2014 lagt fram forslag til prosjektplan. Prosjektplanen ligg ved som vedlegg til saka. I kontrollutvalet sitt møte den 1.4.2014 sak 17/14 fatta utvalet såleis vedtak: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføre forvaltningsrevisjon av «Organisering og måloppnåing i kommunale føretak Stord vatn og avlaup KF og Stord eigedomsselskap KF», med dei innspela som kom med under drøftinga i møtet. 2. Det vert akseptert ein timeressurs på inntil 300 timar. Kontrollutvalet ønskjer at rapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av august 2014, ferdig verifisert og med selskapet og rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Ordførar har fått fullmakt av Driftsstyret til å godkjenna endeleg mandat. Utvalsleiar har lagt godkjent prosjektplan fram for ordførar, som såleis vart godkjent. I den godkjente prosjektplanen er det definert slikt føremål, problemstillingar og avgrensing: Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å undersøke og vurdere om dagens organisering av Stord Vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF er føremålstenleg med tanke på å nå fastsette mål. Vidare har prosjektet som føremål å kartleggje føresetnader og konsekvensar av høvesvis det å gjere føretaka om til aksjeselskap, eller å tilbakeføre føretaka sine ansvar og oppgåver til basisorganisasjonen i Stord kommune. Følgjande overordna problemstillingar vil bli undersøkte: 1. I kva grad er dagens organisering av føretaka føremålstenleg, med tanke på å nå dei mål som er sett innanfor føretaka sine ansvarsområde? a. I kva grad er det fastsett tydelege mål og oppgåver for føretaka? b. Er det etablert føremålstenlege system for å vurdere og evaluere måloppnåing i føretaka? c. Har føretaka tilfredsstillande system og rutinar for å utarbeide og følgje opp budsjett? d. I kva grad har føretaka system for å vurdere og sikre at ressursar og kompetanse er tilpassa oppgåvene? Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side5

Side 3/5 e. Er roller og ansvar tydeleg fordelt innan føretaka? 2. I kva grad er det ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom Stord kommune og føretaka? a) I kva grad er roller- og ansvar tydeleg definert? b) Er det etablert føremålstenlege system og rutinar for samhandlinga? c) Er det etablert tydelege styrings- og rapporteringslinjer? d) Er det etablert klare retningsliner og avtalar knytt til tildeling og disponering av budsjettmidlar? 3. Kva føresetnader må liggje til grunn for å kunne omgjere føretaka til aksjeselskap, eller tilbakeføre føretaka til basisorganisasjonen i Stord kommune? 4. Kva moglege konsekvensar kan ei omgjering av føretaka til høvesvis aksjeselskap, eller ei tilbakeføring til basisorganisasjonen i Stord kommune, få for a. styring og samhandling? b. økonomistyring? c. eventuelle driftsmessige utfordringar i føretaka per i dag? Avgrensing: Revisjonen vil ikkje ta stilling til kva organisasjonsform dagens kommunale føretak bør ha i framtida. Revisjonen vil heller ikkje ta stilling til eventuelle endringar i kva ansvar og oppgåver som bør liggje til eventuelle føretak eller aksjeselskap, og kva ansvar og oppgåver som bør liggje til rådmannen. Når det gjeld Stord vatn og avlaup KF, vil forvaltningsrevisjonen ikkje vurdere forhold knytt til avdeling for veg, trafikk og parkering, då kommunestyret i sak PS 3/14 har vedteke at denne delen av verksemda skal tilbakeførast til basisorganisasjonen.» Drøfting: Med dette som utgangspunkt, har Deloitte gjennomført denne forvaltningsrevisjonen. Rapportutkast med revisjonskriterium og datadel er verifisert. Rådmannen har også kome med høyringsuttale til vurderingar og forslag til tiltak. Det er lagt ved 5 vedlegg til rapporten: 1. Høyringsuttale, rådmannen. 2. Høyringsuttale, Stord kommunale eigedom 3. Høyringsuttale, Stord vatn og avlaup 4. Endringar i rapporten etter høyringsuttalar 5. Oversikt over sentrale dokument og litteratur. Etter sekretariatet si vurdering har Deloitte levert ein god rapport i samsvar med kontrollutvalet sine bestillingar. Deloitte har i denne forvaltningsrevisjonen nytta dokumentanalyse, intervju og verifiseringsprosessar som metode. Sekretariatet har merka seg at Deloitte i sitt samandrag av rapporten skriv mellom anna slik: Kapittel 7: Vurdering: organisering og samhandling: «Revisjonen vurderer at begge føretaka er bemanna med relevant fagkompetanse til å gjennomføre oppgåvene sine, og at selskapa har tilstrekkeleg med rutinar for å få oversikt over behov for ressursar og kompetanse innanfor sine område. Samstundes viser gjennomgangen at begge føretaka også opplever at det er utfordrande å få tilstrekkeleg med ressursar og kompetanse for å fylle alle oppgåvene dei er sett til å gjennomføre. Når det gjeld Stord kommunale eigedom har ikkje føretaket gjennomført tilstrekkeleg med verdibevarande vedlikehald på bygningane dei har ansvar for. Revisjonen vurderer ikkje at dette primært skuldast forhold som føretaket sjølv styrer over, men at det har samanheng med at tildelte midlar ikkje er tilstrekkelege for å gjennomføre dei pålagde vedlikehaldsoppgåvene. I denne Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side6

Side 4/5 samanhengen meiner revisjonen at valet av organisasjonsform verken har gjort det vesentleg vanskelegare eller vesentleg enklare å vedlikehalde kommunen sine bygg. Det har også vore utfordringar knytt til arbeidsgjevarpolitikk og rekruttering. Dette vert peikt på som eit av dei mest problematiske områda i samhandlinga mellom føretaka og kommuneadministrasjonen. Revisjonen vurderer at organiseringa med kommunale føretak set utfordringar knytt til arbeidsgjevarpolitikk og rekruttering på spissen, men peikar likevel på at rekruttering til desse områda ofte er ei utfordring for kommunane, uavhengig av kva organiseringsform ein har valt.» Kapittel 8. Vurdering: alternative organisasjonsformer: «Ein konsekvens av opprettinga av aksjeselskap er at selskapet ikkje er underlagt same styringsog instruksjonsrett som kommunestyret har overfor føretaka, og at styret i eit aksjeselskap har ei anna rolle enn styret i eit føretak. Den konkrete rolle- og ansvarsfordelinga vil vere avhengig av kva vedtekter og eventuelle instruksar generalforsamlinga for selskapet legg til grunn. I samband med personalpolitikk vil eit aksjeselskap i utgangspunktet stå fritt til å tilsette og fastsetje løn, men generalforsamlinga kan pålegge selskapet å drive personalpolitikken innan bestemte rammer.» Kapittel 9: Tilrådingar: «Revisjonen har ikkje høve til å gi råd til kommunen i spørsmålet knytt til val av organisasjonsform for tenestene som er omtala i denne rapporten. Revisjonen sine tilrådingar er at føretaka utarbeide årlege strategiplanar med tydelege mål, milepålar og tiltak, i samsvar med vedtektene Dersom kommunen vel å organisere tenestene innanfor heile eller delar av tenesteområda som aksjeselskap meiner revisjonen kommunen bør syte for å: gjennomgå arbeidsdeling og grensesnittet mellom føretak(a) og kommunen føreta ei grundig og konkret vurdering av dei skatterettslege implikasjonane ved å overføre desse tenestene til aksjeselskap undersøkjer med bankkontaktar kva rentevilkår eit aksjeselskap vil kunne få undersøkje korleis ein kan leggje til rette for at pensjonsavtalar kan vidareførast for tilsette som skiftar arbeidsgjevar frå kommunen til aksjeselskap Dersom kommunen vel å organisere tenestene tilbake i den kommunale organisasjonen, vil dette i mindre grad føre til endringar av skatte-, avgifts- eller arbeidsgjevarrettsleg slag. Revisjonen vil likevel tilrå at kommunen ved ei slik organisasjonsendring: føretek ei grundig gjennomgang av ansvar- og oppgåvefordeling i kommuneorganisasjonen» Konklusjon: Med utgangspunkt i rapporten og dei vurderingar og tilrådingar som ligg føre, bør kontrollutvalet innstilla til kommunestyret om å følgja opp dei tilrådingar som er gjeve i kapittel 9. i rapporten. Forslag til innstilling Forslag til tilrådingar i forvaltningsrevisjonsrapporten kapittel 9. vert følgt opp, i vurderingar av organisasjonsform for Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale føretak KF. Uavhengig av organisasjonsform bør det utarbeidast årlege strategiplanar med tydelege mål, milepålar og tiltak, i samsvar med vedtektene. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side7

Side 5/5 Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Rapport etter forvaltningsrevisjon innan styring av og samhandling med kommunale føretak - Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side8

Forvaltningsrevisjon Stord kommune Styring av og samhandling med kommunale føretak Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF Audit & Advisory September 2014 Side9

Samandrag Gjennomføring av forvaltningsrevisjonen På oppdrag frå kontrollutvalet i Stord kommune har Deloitte gjennomført ein forvaltningsrevisjon av styring og samhandling med dei kommunale føretaka Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF. Som datagrunnlag i revisjonen har Deloitte nytta dokumentanalyse og intervju med administrasjon, politikarar, styreleiarar i føretaka, leiinga i føretaka og tilsette (sjå nærare beskriving i kap. 2). Revisjonskriteria som er lagt til grunn for revisjonen sine vurderingar går fram av kapittel 3 i rapporten, medan faktagrunnlaget blir presentert i kapitla 4, 5 og 6. Vurderingane går fram av kapittel 7 og 8, og i kapittel 9 er det presentert tilrådingar på bakgrunn av vurderingane. Rapporten vart sendt for uttale til rådmannen og styra i dei to føretaka. Desse ligg ved som vedlegg 1, 2 og 3. Undersøkinga vart gjennomført i perioden april til august 2014. Gjennomgang av problemstillingar og vurderingar Vurderingar knytt til organisering av føretaka og samhandling mellom kommunen og føretaka (kap. 7) Dei to første hovudproblemstillingane 1 i forvaltningsprosjektet var knytt til organisering av føretaka, og rolle- og ansvarsfordelinga mellom Stord kommune og føretaka: 1. I kva grad er dagens organisering av føretaka føremålstenleg, med tanke på å nå dei mål som er sett innanfor føretaka sine ansvarsområde? 2. I kva grad er det ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom Stord kommune og føretaka? Revisjonen meiner at det ikkje har kome fram informasjon i denne gjennomgangen som tilseier at føretaka er organisert på ein måte som hemmar gjennomføringa av dei oppgåvene dei er ansvarlege for. Med andre ord vurderer revisjonen at det er mogleg for føretaka å nå sine overordna mål med den organisasjonsforma dei har i dag og måten dei har innretta arbeidsfordeling, system og rutinar internt i føretaka. Det er i dag i hovudsak ei avklart rolle- og arbeidsfordeling mellom kommunen og føretaka. Revisjonen meiner at hovudoppgåvene for føretaka er klårt definerte, og at ansvarsfordelinga mellom kommunen og føretaka i hovudsak er avklarte. Revisjonen vurderer at begge føretaka er bemanna med relevant fagkompetanse til å gjennomføre oppgåvene sine, og at selskapa har tilstrekkeleg med rutinar for å få oversikt over behov for ressursar og kompetanse innanfor sine område. Samstundes viser gjennomgangen at 1 Sjå kap. 1 for oversikt over tilhøyrande underproblemstillingar 2 Side10

begge føretaka også opplever at det er utfordrande å få tilstrekkeleg med ressursar og kompetanse for å fylle alle oppgåvene dei er sett til å gjennomføre. I revisjonen sin gjennomgang har det kome opp nokre døme på usemje mellom føretaka og kommunen når det gjeld tema som økonomi, ressursfordeling og arbeidsgjevarpolitikk, både når det gjeld rådmannen si rolle og korleis politikarane styrer føretaka. Revisjonen vurderer at det er naturleg at ei organisering med to føretak fører til diskusjonar knytt til roller og ansvars- og oppgåvedeling mellom basisorganisasjonen og føretaka. Vidare meiner revisjonen samhandlinga mellom selskapa og den politiske leiinga i kommunen i stor grad følgjer det ein kan gå ut ifrå er målet med organisering i kommunale føretak. Revisjonen vurderer likevel at føretaka ikkje i tilstrekkeleg grad har oppdatert årlege planar for arbeidet i samsvar med føresetnadene i vedtektene som kommunestyret har vedteke. Gode planar og meir aktiv bruk av planverket kan gjere at føretaka i større grad får forankra mål og tiltak og betre informasjonsflyt mellom kommuneadministrasjon, føretak og politisk leiing. Når det gjeld Stord kommunale eigedom har ikkje føretaket gjennomført tilstrekkeleg med verdibevarande vedlikehald på bygningane dei har ansvar for. Revisjonen vurderer ikkje at dette primært skuldast forhold som føretaket sjølv styrer over, men at det har samanheng med at tildelte midlar ikkje er tilstrekkelege for å gjennomføre dei pålagde vedlikehaldsoppgåvene. I denne samanhengen meiner revisjonen at valet av organisasjonsform verken har gjort det vesentleg vanskelegare eller vesentleg enklare å vedlikehalde kommunen sine bygg. Det har også vore utfordringar knytt til arbeidsgjevarpolitikk og rekruttering. Dette vert peikt på som eit av dei mest problematiske områda i samhandlinga mellom føretaka og kommuneadministrasjonen. Revisjonen vurderer at organiseringa med kommunale føretak set utfordringar knytt til arbeidsgjevarpolitikk og rekruttering på spissen, men peikar likevel på at rekruttering til desse områda ofte er ei utfordring for kommunane, uavhengig av kva organiseringsform ein har valt. Vurderingar knytt til eventuell omorganisering av områda (kap. 8) Dei to siste hovudproblemstillingane i forvaltningsrevisjonsprosjektet var knytt til føresetnadene for, og moglege konsekvensar av, å omorganisere tenestene til anten aksjeselskap eller attende i den kommunale basisorganisasjonen. 3. Kva føresetnader må liggje til grunn for å kunne omgjere føretaka til aksjeselskap, eller tilbakeføre føretaka til basisorganisasjonen i Stord kommune? 4. Kva moglege konsekvensar kan ei omgjering av føretaka til høvesvis aksjeselskap, eller ei tilbakeføring til basisorganisasjonen i Stord kommune, få for a. styring og samhandling? b. økonomistyring? c. eventuelle driftsmessige utfordringar i føretaka per i dag? Når det kjem til føresetnader for oppretting av aksjeselskap, peikar revisjonen mellom anna på at reglane og krava i aksjelova gjeld ved oppretting av selskapet, at det ved overføring av fast eigedom til selskapet skal svarast dokumentavgift til staten, og at overdraging av selskapet inneber at arbeidsmiljølova sine reglar knytt til verksemdsoverdraging gjev tilsette særlege rettar i overgangen til ny arbeidsgjevar. Ein konsekvens av opprettinga av aksjeselskap er at selskapet ikkje er underlagt same styringsog instruksjonsrett som kommunestyret har overfor føretaka, og at styret i eit aksjeselskap har ei 3 Side11

anna rolle enn styret i eit føretak. Den konkrete rolle- og ansvarsfordelinga vil vere avhengig av kva vedtekter og eventuelle instruksar generalforsamlinga for selskapet legg til grunn. I samband med personalpolitikk vil eit aksjeselskap i utgangspunktet stå fritt til å tilsette og fastsetje løn, men generalforsamlinga kan pålegge selskapet å drive personalpolitikken innan bestemte rammer. Når det gjeld økonomisk stilling, går revisjonen gjennom ulike sider ved skatte- og avgiftsregelverket, samt kva høve eit aksjeselskap har til å ta opp eigne lån. Når det gjeld dei områda som i dag ligg under Stord kommunale eigedom, vil ein naturleg konsekvens av ei eventuell oppretting av aksjeselskap vere at det blir inngått nye leigeavtalar mellom kommunen og selskapet. Revisjonen peikar på at det i denne samanhengen til sist vil vere opp til kommunen å fastsetje kva nivå desse leigeavtalane vil liggje på. Dersom tenestene vert ført tilbake frå kommunale føretak til basisorganisasjonen er ikkje dette å rekne som ein transaksjon, og vil difor rekneskapsmessig vere av rein teknisk karakter. Organisert som ein del av basisorganisasjonen vil ikkje einingane lenger ha dagelege leiarar og styre, og rådmannen vil ha full styringsrett, mellom anna over tilsetjingsforhold og fastsetting av løn. Når det gjeld dei avtalane som er inngått mellom Stord kommunale eigedom og kommunen vil det vere mogleg for kommunen å framleis nytte tilsvarande mekanismar også mellom einingar i basisorganisasjonen. Tilrådingar (kap. 9) Revisjonen har ikkje høve til å gi råd til kommunen i spørsmålet knytt til val av organisasjonsform for tenestene som er omtala i denne rapporten. Revisjonen sine tilrådingar er at føretaka utarbeide årlege strategiplanar med tydelege mål, milepålar og tiltak, i samsvar med vedtektene Dersom kommunen vel å organisere tenestene innanfor heile eller delar av tenesteområda som aksjeselskap meiner revisjonen kommunen bør syte for å: gjennomgå arbeidsdeling og grensesnittet mellom føretak(a) og kommunen føreta ei grundig og konkret vurdering av dei skatterettslege implikasjonane ved å overføre desse tenestene til aksjeselskap undersøkje med bankkontaktar kva rentevilkår eit aksjeselskap vil kunne få undersøkje korleis ein kan leggje til rette for at pensjonsavtalar kan vidareførast for tilsette som skiftar arbeidsgjevar frå kommunen til aksjeselskap Dersom kommunen vel å organisere tenestene tilbake i den kommunale organisasjonen, vil dette i mindre grad føre til endringar av skatte-, avgifts- eller arbeidsgjevarrettsleg slag. Revisjonen vil likevel tilrå at kommunen ved ei slik organisasjonsendring: føretek ei grundig gjennomgang av ansvar- og oppgåvefordeling i kommuneorganisasjonen 4 Side12

Innhald Samandrag... 2 1. Innleiing... 7 1.1 Bakgrunn... 7 1.2 Føremål og problemstillingar... 8 1.3 Avgrensing... 8 2. Metode... 10 2.1 Dokumentanalyse... 10 2.2 Intervju... 10 2.3 Verifisering og høyring... 10 3. Revisjonskriterium... 12 3.1 Kommunelova... 12 3.2 Kommunesektorens organisasjon (KS) sine retningslinjer for eigarstyring... 13 3.3 Vedtak om oppretting av kommunale føretak... 14 3.3.1 Vedtekter for Stord vatn og avlaup KF... 14 3.3.2 Vedtekter for Stord kommunale eigedom KF... 15 4. Bakgrunn for oppretting av KF-a... 17 4.1 Førearbeid i samband med opprettinga av KF-a... 17 4.2 Samhandlingsreglar... 17 4.2.1 Samhandling mellom kommuneadministrasjonen og føretaka... 18 4.2.2 Personalpolitikk... 18 4.2.3 Budsjett- og økonomistyring... 18 4.3 Evalueringar av føretaka sitt arbeid... 19 5. Stord kommunale eigedom KF... 20 5.1 Organisering av Stord kommunale eigedom KF... 20 5.1.1 Mål og oppgåver for føretaket... 20 5.1.2 Rolle- og ansvarsfordeling internt i føretaket... 21 5.1.3 Ressurs- og økonomistyring... 21 5.2 Rolle- og ansvarsfordeling mellom Stord kommune og Stord kommunale eigedom... 23 5.2.1 Rutinar for styring og rapportering... 23 5.2.2 Tildeling og disponering av budsjettmidlar... 26 5.2.3 Samhandling knytt til arbeidsgjevarpolitikk og tilsetjingar... 28 5.3 Alternativ organisering av kommunal eigedomsdrift... 29 6. Stord vatn og avlaup KF... 31 6.1 Organisering av Stord vatn og avlaup KF... 31 6.1.1 Mål og oppgåver for føretaket... 31 6.1.2 Rolle- og ansvarsfordeling internt i føretaket... 32 6.1.3 Ressurs- og økonomistyring... 32 6.2 Rolle- og ansvarsfordeling mellom Stord kommune og Stord vatn og avlaup... 33 6.2.1 Rutinar for styring og rapportering... 33 6.2.2 Tildeling og disponering av budsjettmidlar... 35 6.2.3 Samhandling knytt til arbeidsgjevarpolitikk og tilsetjingar... 36 6.3 Alternativ organisering av vatn- og avlaupsområdet... 38 7. Vurdering: organisering og samhandling... 41 5 Side13

7.1 Mål, oppgåver og intern ansvarsfordeling i føretaka... 41 7.2 Rolle- og ansvarsfordeling mellom basisorganisasjonen og føretaka... 42 8. Vurdering: alternative organisasjonsformer... 44 8.1 Føresetnadar for omgjering av organisasjonsform... 44 8.1.1 Oppretting av aksjeselskap... 44 8.1.2 Tilbakeføring til basisorganisasjonen i Stord kommune... 46 8.2 Konsekvensar av omgjering til aksjeselskap... 46 8.2.1 Konsekvensar sett i høve til styring og samhandling... 46 8.2.2 Økonomiske konsekvensar... 46 8.2.3 Konsekvensar sett i høve til eventuelle driftsmessige utfordringar i føretaket per i dag... 48 8.3 Konsekvensar av tilbakeføring til basisorganisasjonen... 49 8.3.1 Konsekvensar sett i høve til styring og samhandling... 49 8.3.2 Konsekvensar sett i høve til økonomistyring... 49 8.3.3 Konsekvensar sett i høve til eventuelle driftsmessige utfordringar i føretaket per i dag... 50 9. Tilrådingar... 51 Vedlegg 1: Høyringsuttale, rådmannen... 52 Vedlegg 2: Høyringsuttale, Stord kommunale eigedom... 54 Vedlegg 3: Høyringsuttale, Stord vatn og avlaup... 59 Vedlegg 4: Endringar i rapporten etter høyringsuttalar... 62 Vedlegg 5: Oversikt over sentrale dokument og litteratur... 63 6 Side14

1. Innleiing Deloitte har gjennomført ein forvaltningsrevisjon av Styring av og samhandling med kommunale føretak i Stord kommune. Prosjektet vart bestilt av kontrollutvalet i Stord kommune, 01.04.2014 i sak PS 17/14 og er gjennomført i tidsrommet april til august 2014. 1.1 Bakgrunn Stord vatn og avlaup KF (SVA KF) og Stord kommunale eigedom KF (SKE KF) vart stifta og var operative frå 1. juli 2009 med bakgrunn i vedtak i Stord kommunestyre 1. juni 2009 (politisk sak 36/09). Kommunestyret i Stord kommune gjorde i møte 13.2.2014 følgjande vedtak: «Kommunestyret ber om at det som del av den vidare prosessen vert gjort ei ekstern evaluering av føretaksmodellen og legg til grunn at denne kan inngå i kontrollutvalet si vurdering av føretaka, jf. gjeldande plan for forvaltningsrevisjon. Driftsstyret får fullmakt til å gjera eventuelle tilleggsbestillingar til Kontrollutvalet si utgreiing og til å forestå den vidare prosessen.» 2 Kontrollutvalet bestilte prosjektplan frå Deloitte i møte 17.2.2014. Driftsstyret handsama saka, og gjorde slikt vedtak i sak PS 3/14 (5.3.2014) 1. Driftsstyret viser til kommunestyret sitt vedtak i sakene PS 2/14 og 3/14 og sluttar seg til tilleggsbestillinga til Kontrollutvalet sitt forvaltningsrevisjonsprosjekt «Styring av/samhandling med kommunale føretak» slik det går fram av saksutgreiinga. 2. Den eksterne evalueringa skal greie ut konsekvensane og føresetnadene for overgang av foretaka til høvesvis aksjeselskap og tilbakeføring til basisorganisasjonen i Stord kommune. 3. Ein legg til grunn at Ordførar får fullmakt til å godkjenna endelig mandat. 4. Driftsstyret vil koma attende til den vidare prosessen når rapporten frå Kontrollutvalet ligg føre. Endeleg prosjektplan for prosjektet vart handsama og bestilt av kontrollutvalet i møte 1.4.2014 (sak PS 17/14). 2 Sak PS 2/14 og sak PS 3/14, om evaluering av selskapsform og tenesteinnhald for høvesvis Stord kommunale eigedom KF og Stord vatn og avlaup KF 2, 7 Side15

1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å undersøke og vurdere om dagens organisering av Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF er føremålstenleg med tanke på å nå fastsette mål. Vidare har prosjektet som føremål å kartleggje føresetnader og konsekvensar av høvesvis det å gjere føretaka om til aksjeselskap, eller å tilbakeføre føretaka sine ansvar og oppgåver til basisorganisasjonen i Stord kommune. Følgjande overordna problemstillingar vil bli undersøkte: 1. I kva grad er dagens organisering av føretaka føremålstenleg, med tanke på å nå dei mål som er sett innanfor føretaka sine ansvarsområde? a. I kva grad er det fastsett tydelege mål og oppgåver for føretaka? b. Er det etablert føremålstenlege system for å vurdere og evaluere måloppnåing i føretaka? c. Har føretaka tilfredsstillande system og rutinar for å utarbeide og følgje opp budsjett? d. I kva grad har føretaka system for å vurdere og sikre at ressursar og kompetanse er tilpassa oppgåvene? e. Er roller og ansvar tydeleg fordelt innan føretaka? 2. I kva grad er det ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom Stord kommune og føretaka? a. I kva grad er roller- og ansvar tydeleg definert? b. Er det etablert føremålstenlege system og rutinar for samhandlinga? c. Er det etablert tydelege styrings- og rapporteringslinjer? d. Er det etablert klare retningsliner og avtalar knytt til tildeling og disponering av budsjettmidlar? 3. Kva føresetnader må liggje til grunn for å kunne omgjere føretaka til aksjeselskap, eller tilbakeføre føretaka til basisorganisasjonen i Stord kommune? 4. Kva moglege konsekvensar kan ei omgjering av føretaka til høvesvis aksjeselskap, eller ei tilbakeføring til basisorganisasjonen i Stord kommune, få for a. styring og samhandling? b. økonomistyring? c. eventuelle driftsmessige utfordringar i føretaka per i dag? 1.3 Avgrensing Revisjonen vil ikkje ta stilling til kva organisasjonsform dagens kommunale føretak bør ha i framtida. Revisjonen vil heller ikkje ta stilling til eventuelle endringar i kva ansvar og oppgåver som bør liggje til eventuelle føretak eller aksjeselskap, og kva ansvar og oppgåver som bør liggje til rådmannen. Når det gjeld Stord vatn og avlaup KF, vil forvaltningsrevisjonen ikkje vurdere forhold knytt til avdeling for veg, trafikk og parkering, då kommunestyret i sak PS 3/14 har vedteke at denne delen av verksemda skal tilbakeførast til basisorganisasjonen. 8 Side16

Stord kommune har konkurranseutsett reinhaldstenestene og vald leverandør i juni 2014. Revisjonen vil difor ikkje vurdere forhold knytt til kvalitet og effektivitet av reinhaldstenestene, som har vorte utført av Stord kommunale eigedom KF. 9 Side17

2. Metode Oppdraget er utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 2.1 Dokumentanalyse Innsamla dokumentasjon og kjeldemateriale i form av lover, kommunale vedtak, relevant dokumentasjon fra foretaka m.m. har blitt analysert. Innsamla kjeldemateriale har blitt vurdert i forhold til revisjonskriteria. Sjå vedlegg 5 for eit oversyn over sentral dokumentasjon og litteratur. 2.2 Intervju For å få supplerande informasjon til skriftlege kjelder har revisjonen gjennomført intervju med fleire involverte aktørar, mellom anna representantar både frå Stord kommune og frå føretaka. Det har blitt gjennomført totalt 10 intervju. Intervjupersonane er lista ut under: Leiargruppe (rådmann, kommunalsjefar, økonomisjef, personal- og organisasjonssjef) i Stord kommune Ordførar i Stord kommune Kommunestyrerepresentantar i Stord kommune Styreleiar, Stord vatn og avlaup KF Dagleg leiar, Stord vatn og avlaup KF Tilsettrepresentantar/plasstillitsvalde i Stord vatn og avlaup KF Styreleiar, Stord kommunale eigedom KF Dagleg leiar, Stord kommune eigedom KF Tilsettrepresentantar/plasstillitsvalde i Stord kommunale eigedom KF Intervjua med leiargruppa i Stord kommune og dei plasstillitsvalde i Stord kommunale eigedom KF er gjennomført som gruppeintervju. I etterkant av intervjua har det i enkelte tilfelle blitt sendt ut oppfølgings- og avklaringsspørsmål på e-post. 2.3 Verifisering og høyring Oppsummering av intervjua har blitt sendt til dei intervjua for verifisering. Det er berre informasjon frå verifiserte intervjureferat som er nytta i rapporten. Rapporten vart sendt til føretaka og kommunen for verifisering av datadelen. Revisjonen fekk tilbakemeldingar med innspel til endringar frå rådmannen og Stord vatn og avlaup KF. Det vart gjort naudsynte tilpassingar i rapporten på bakgrunn av tilbakemeldingane. Frå Stord kommunale eigedom KF fekk revisjonen tilbakemelding om at dei ikkje hadde funne faktafeil i rapporten. Etter dette vart rapporten med vurderingsdelar sendt for uttale. Uttalane er lagde ved som vedlegg 1, 2 og 3 i rapporten. 10 Side18

I tilbakemeldinga frå Stord kommunale eigedom var det kommentarar knytt til datadelen som ikkje hadde vorte meldt revisjonen i den tidlegare verifiseringa. På bakgrunn av desse kommentarane vart det gjort nokre endringar i kapittel 5. For å hjelpe lesarane av rapporten er det i vedlegg 4 gjeve ei kort oppsummering over kva endringar som vart gjort mellom høyringsutkast og den endelege versjonen av rapporten. 11 Side19

3. Revisjonskriterium Revisjonskriteria er henta frå og utleia av autoritative kjelder, rettsreglar, politiske vedtak og fastsette retningslinjer i samsvar med RSK 001. 3.1 Kommunelova Føresegner knytt til kommunale føretak går fram av kommunelova 3 kapittel 11. Det er kommunestyret som skal treffe vedtak om oppretting av kommunalt føretak, under dette å velje styre og fastsette vedtekter for føretaket ( 62, første ledd). 63 sett krav til kva vedtektene for eit kommunalt føretak skal innehalde: 1. «Foretaket skal ha vedtekter som i det minste skal angi a. foretakets navn b. foretakets formål c. den kommune hvor foretaket skal ha sitt forretningskontor d. antallet styremedlemmer e. annet som etter lov krever vedtektsbestemmelse 2. Endringer i vedtektene treffes av kommunestyret eller fylkestinget selv.» Føretaket skal ledast av eit styre og ein dagleg leiar ( 64). Føretaket skal ha eit styre på minimum tre medlemmar som blir vald av kommunestyret ( 65). Av 67 går styret sitt mynde fram: 1. «Foretaket ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret påser at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunes økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyret eller fylkesting. 2. Styrets myndighet etter først ledd omfatter også myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker, i den utstrekning annet ikke er bestemt i vedtektene. 3. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten.» Av 71 går dagleg leiar sin mynde fram: 1. «Daglig leder forestår den daglige ledelsen av foretaket. Daglig leder er direkte underordnet styret og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret gir. 2. Daglig leder skal sørge for at foretakets bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på betryggende måte. 3 LOV-1992-09-25-107 Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). 12 Side20