o Arsmøte i Eidsvåg Idrettslag 24.02. Kommunestyresalen, Nesset kommunehus kl. 1900-2200 Antall stemmeberettigede tilstede: 11 Sak 1 Godkjenning av innkalling Innkallingen ble enstemmig godkjent. Sak 2 Valg av ordstyrer, referent protokollen og to til å skrive under Det ble bedt om forslag. Som ordstyrer ble Inger Anne øyen foreslått, og enstemmig valgt. Som referent ble Vivian Høsteng foreslått og enstemmig valgt. Til å skrive under protokoll ble Torstein Alstad og Bente Hoem foreslått. Begge ble enstemmig valgt. o Sak 3 Arsmeldinger 2 O13 Hovedstyrets årsmelding ble presentert av Inger Anne øyen. Årsmeldingen ble enstemmig godkjent. Årsmelding for langrennsgruppa ble lest gjennom av Inger Anne øyen. Årsmeldingen ble enstemmig godkjent. Årsmelding for fotballgruppa ble presentert av Erlend Stubø. Årsmeldingen ble enstemmig godkjent. Årsmelding fra allidrett ble lest gjennom av Inger Anne øyen. Årsmeldingen ble enstemmig godkjent.
Årsmelding for hopp-zalpingruppa ble lest gjennom av Inger Anne øyen. Årsmeldingen ble enstemmig godkjent. Sak 4 Regnskap 2013 Balanse og resultat for hovedstyret ble presentert av Ivar øyen. Merknader: Det er beklagelig at ikke regnskapet er mer detaljert Balanse og resultat for allidrett ble presentert av Torstein Alstad. Balanse og resultat for fotballgruppa ble presentert av Torstein Alstad. Balanse og resultat for hopp/alpin ble presentert av Ivar øyen. Balanse og resultat for langrennsgruppa ble presentert av Jon Arne Bugge. Revisors merknad: Det er mangler i rutinene for regnskapsføring i alle gruppene. Revisor godkjenner regnskapene under forutsetning av at gode rutiner innarbeides fra. Ansvaret ligger hos hovedstyret. Årsmøtet godkjenner regnskapene under forutsetning av at revisors merknader blir etterfulgt. Revisjonsberetning er vedlagt. Sak 5 Budsjett 2013 Budsjett for hovedstyret ble presentert av Inger Anne øyen. Budsjett for allidrettsgruppa ble presentert av Inger Anne øyen. Budsjett for hopp/alpin ble presentert av Inger Anne øyen. Budsjett for langrennsgruppa ble presentert av Inger Anne øyen. Budsjett for fotballgruppa ble presentert av Inger Anne øyen. Alle budsjettene ble enstemmig godkjent..,.
Sak 6 Organisasjonsplan Inger Anne øyen orienterte. Organisasjonsplana er styringsverktøy og huskeliste for Eidsvåg idrettslag sitt arbeid. Alle gruppene oppfordres til å jobbe aktivt med planen gjennom året. Organisasjonsplan for Eidsvåg IL ble enstemmig vedtatt. Sak 7 Anleggsplan Anleggskontakt Ivar øyen orienterte. Fremlagte anleggsplan for -2020 ble enstemmig godkjent. Sak 8 Valg for Eidsvåg IL Alle innstilte kandidater ble enstemmig valgt, og sammensetningen av gruppene ble som følger: Arbeidsutvalget Inger Anne øyen Erling Sølvik Linn Pettersen Noralf Wadsten Ivar øyen Leder Nestleder Sekretær Kasserer Anleggskontakt (regnskapsfører Heidi Sæter) Langrennsgruppa John Arne Bugge Olav Svensli Helge Silset Unni Klokset Ivar øyen Janne Lene Svensli Line Svensli (ungdomskand.) Hopp-I alpingruppa Jan Erik Blø Eva Solstad Alme Marius Angvik Lars Magnus Gjermundnes Arnstein Aarstad Stein Erik Svensli Lars Atle Ødegård
1------------------------------- -------------------------------------------- - I Allidrettgruppa Janne Aspås Angvik Jannicke Bugge Veronika Hansen Linda Morewood Ingrid Gjøen Kine Nerli Fotballgruppa Jonny Dyvik Geir Ove Istad Kjetil Samuelsen Inge Arild Fjøseid Monica Kalset Hånes Bente K. Hoem Ronny Sandnes Harald Wahlstrøm Radi Lazarov Trine Aspås Reinset (regnskapsfører Ann Kristin Dyvik) Valg av 4 representanter til årsmøte i Nesset idrettsråd 18.03. Årsmøtet gir lederen fullmakt til å velge representanter. Dette ble enstemmig vedtatt. Protokoll godkjennes med følgende underskrifter: ~ \tcti \O~V\I\-- Bente Hoem Vl~~W:B Vivian Høsteng Nesset...a.L&... Sparebank
Revisjonsberetning Eidsvåg IL Til årsmøtet i Eidsvåg idrettslag Vi har revidert årsregnskapene for Hovedstyret, Hopplalpint, Langrenns gruppen, allidrett og fotballgruppen i henhold til Regnskaps- og revisjonsbestemmelser for små organisasjonsledd tilsluttet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite (RRB), kapitte/4. Arsregnskapet for regnskapsåret 2013 viser et overskudd på kr 346 662,44 som fordeles: Hovedstyret Langrenns gruppen Hopp og alpint Fotballgruppen Allidrett SUM Herav Eidsvågdagene Omsetning 785644,84 153766,00 118128,00 434862,00 19975,00 1 512375,84 343659,00 Resultat 392107,14 70233,51 18906,42-66463,18-68121,45 346662,44 111411,28 Vi har utført følgende revisjonshandlinger: Kontrollert attestasjon av bilag og godkjennelse av transaksjoner. Kontrollert at kontingenter er innbetalt i samsvar med lister/register. Påsett at utgifter er dokumentert med bilag og at disse tilhører organisasjonsleddet. Vurdert hvorvidt det foreligger arbeidsdeling mellom den som initierer en transaksjon og den som betaler i bank. Kontrollere at det det må to signaturer til for utbetaling fra bankkonto. Kontrollert at bank er avstemt og at bankkonto i regnskapet stemmer med beholdning på årsoppgave fra banken Kontrollere kassebeholdning mot regnskap. Kontrollert at grunnleggende bokførings- og regnskapsprinsipper er fulgt ihht RRB Påse at idrettsanlegg og utstyr er forsikret Påse at det er ført betryggende kontroll med idrettslagets materiell og utstyr. Kontrollere tellelister/materellister mot regnskapet. Vi har avdekket følgende mangler i regnskapet: Det er utarbeidet en detaljert revisjons rapport til alle undergruppene i laget, der vi har påpekt mangler og forbedringspunkter i forhold til RRB 4. Kan kort oppsummeres: Slik regnskapene ble forelagt revisjon var det ikke mulig å kontrollere at kontingenter som er innbetalt samsvar med lister/register. Bedre rutiner ved salg og håndtering av kontanter og kasse. Innføre telling/oppgjørsskjema med signatur fra minimum 2 personer ved arrangement. Kvitteringsbok ved f.eks salg av juletrær, egen kassebok som dokumenterer innskudd til bank f.eks i Solbjøra. Spesielt må det gjøres forbedringer av oppgjørene på Eidsvågdagene. Rutiner ved oppstart av ny aktivitet. Der de enkelte undergruppene håndterer dette likt. Deltaker lister og rutiner for innbetaling av kontingent, bør ikke skje kontant, men bruke giro. Revisjon skal også påse at tilskudd er benyttet i henhold til vilkårene for tilskuddet. Det må innføres rutiner slik at det lar seg gjøre. Mulig dette kan løses ved punkt i årsberetningen og ved at dokumentasjon ligger ved bilag i regnskapet. Attestasjon av bilag og godkjennelse av transaksjoner mangler, her må det innføres en rutine som fyller kravene ihht RRB. Og vurder om det skal innføres ny rutine ved utbetaling fra bankkonto. En del utgifter er for dårlig dokumentert, legg ved bestillingsdokumentasjon/annet som bekrefter kjøpet og sørg for at faktura/betalingsdokumentasjon er stilet til laget. Tellelister; lager som er balanseført, bør automatisk følge med regnskapene til revisjon. Anleggsregister, bør settes opp slik at revisjon kan sammenstille mot forsikring etc.
Konklusjon Vi har gjennomført en grundig revisjon av årsregnskapene i Eidsvåg IL og har vært gjennom alle bilagene. Hovedinntrykket etter revisjonen; Det er et stort forbedringspotensiale for å møte Norges idrettsforbund sine regnskaps - og revisjonsbestemmelser. Det nye styret i EIL må lage noen rutiner og gi opplæring slik at laget følger bestemmelsene som gjelder. Fokuser på to områder i, nye rutiner for håndtering av kontanter/oppgjør ved arrangement og signatur på bilagene. Da har man kommet langt er vår konklusjon. Avdekte funn er delvis rettet etter revisjon. Avvikene er presentert leder i hovedstyret og kassererne i undergruppene. Dersom ovenstående punkter blir fulgt opp og rettet mener vi at årsregnskapet for 2013 kan fastsettes som idrettslagets årsregnskap for 2013. 10. februar Aud Rød Rune Skjørsæther