Tysnes kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Tysnes rådhus Dato: 07.05.2015 Tidspunkt: 10:00 11:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Magne Ivar Fauskanger Leiar FRP Tine Sofie Stensland Nestleiar KRF Steinar Frugård Medlem H Annette Haugsgjerd Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Britt Sørensen Dalsgård Medlem AP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Hans Ole Dalland Britt Sørensen Dalsgård Merknader Andre som møtte: Navn Bjarne Ryland Steinar Dalland Rolf Johan Lunde Kjetil Hestad Kari Nygard Stilling Partner / ansvarleg revisor Deloitte Rådmann Økonomisjef Ordførar Seniorrådgjavar Hordaland fylkeskommune Magne Ivar Fauskanger utvalsleiar Kari Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 14/15 PS 15/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 16/15 PS 17/15 PS 18/15 PS 19/15 PS 20/15 Orienteringssak om oppfølgingsarbeid etter tilsyn med skular i Tysnes kommune Årsrekneskap 2014 for Tysnes kommune, uttale frå kontrollutvalet Årsrapport frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2014 for Tysnes kommune Forvaltningsrevisjon av "Plan- og byggesaker" - Status i arbeidet ved Deloitte Referatsaker 2014/251 2014/248 2014/252 2015/4 RS 6/15 Tysnes kommune - budsjett 2015 og økonomiplan 2015-2018 2014/248 RS 7/15 RS 8/15 Svar frå BIR på Partsbrev - Gjennomførte interne forvaltningsrevisjonar Vedtak i kommunestyret vedr. årsmelding 2014 for kontrollutvalet 2014/190 2014/254 PS 21/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/249 PS 22/15 PS 23/15 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Tysnes kommune Eventuelt 2014/256 2
PS 14/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Det var ikkje merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 15/15 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det var ikkje merknader til protokoll frå møte i kontrollutvalet 09.02.15. Protokoll frå kontrollutvalsmøte 09.02.15 vart samrøystes godkjent. PS 16/15 Orienteringssak om oppfølgingsarbeid etter tilsyn med skular i Tysnes kommune Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Rådmann Steinar Dalland orienterte om arbeid med oppfølging etter tilsyn. Skriv frå Arbeidstilsynet, datert 17.03.15, vart lagt fram. I skrivet vert det gjeve tilbakemelding om kommunen sitt arbeid, så langt. Det vert vidare gjeve ein del pålegg, med frist til å oppfylla til 01.06.15. Skrivet frå Arbeidstilsynet vart kommentert. Det vil bli sendt kopi av vidare korrespondanse med Arbeidstilsynet til kontrollutvalet. samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 17/15 Årsrekneskap 2014 for Tysnes kommune, uttale frå kontrollutvalet Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Tysnes kommune sin årsrekneskap for 2014. Både rådmann, økonomisjef og ordførar var tilstades under handsaminga av saka. Økonomisjef presenterte den avlagde rekneskapen, informerte om hovudtal og bakgrunn for resultatet som nå ligg føre. Ansvarleg revisor Bjarne Ryland presenterte revisjonsmelding og revisjonsrapport og kommenterte revisjonen sitt arbeid med årsrekneskapen. Kontrollutvalet drøfta saka og forslag til uttale som låg føre. Det kom ikkje forslag til endingar i denne. vart samrøystes vedteke Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Tysnes kommune sin årsrekneskap for 2014. 3
PS 18/15 Årsrapport frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2014 for Tysnes kommune 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Tysnes kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet merkar seg at rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar er tilstrekkeleg for å oppnå målsetjing om å gjennomføra kontroll av minst 5 % antal leverandørar av LTO i kommunen. Kontrollutvalet meiner dette er positivt, og vil rå til at Tysnes kommune også vidare framover set tilstrekkelege rammer for dette arbeidet. 3. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Tysnes og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Årsrapportar for skatteoppkrevjarfunksjonen vart kort gjennomgått og kommentert. vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Tysnes kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet merkar seg at rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar er tilstrekkeleg for å oppnå målsetjing om å gjennomføra kontroll av minst 5 % antal leverandørar av LTO i kommunen. Kontrollutvalet meiner dette er positivt, og vil rå til at Tysnes kommune også vidare framover set tilstrekkelege rammer for dette arbeidet. 3. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Tysnes og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. PS 19/15 Forvaltningsrevisjon av "Plan- og byggesaker" - Status i arbeidet ved Deloitte Informasjonen vert teke til orientering. Bjarne Ryland frå Deloitte informerte om status. Om arbeidet med forvaltningsrevisjonen kan ferdigstillast i tråd med tidsplan, er litt uvisst. Administrasjonen har bede om litt meir tid på å legga fram grunnlagsmateriale. Kontrollutvalet tok dette til orientering. Informasjonen vert teke til orientering. PS 20/15 Referatsaker RS 6/15 Tysnes kommune - budsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018 budsjettbrev frå Fylkesmannen, vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering. RS 7/15 Frå BIR - Partsbrev om gjennomførte interne forvaltningsrevisjonar. Denne referatsaka er ved ein feil lagt fram for kontrollutvalet. Sekretariatet beklaga denne feilen, Tysnes er ikkje med i BIR. RS 8/15 Vedtak i kommunestyret vedr. årsmelding 2014 for kontrollutvalet teke til orientering. Referatsakene vert tek til orientering. 4
PS 21/15 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Møteprotokollar vart gjennomgått. Ordførar orienterte om at det er gjort vedtak om politisk omorganisering, og at ein legg opp til tre hovudutval: formannskap, landbruk/teknisk utval og tenesteutval. Det vart og orientert om at møte-innkallingar og protokollar finn ein nå ved å gå inn på møtekalendaren på heimesida til kommunen. Det var ingen saker kontrollutvalet merka seg og ville sjå nærare på nå. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 22/15 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Tysnes kommune 1. Det skal gjennomførast ny konkurranse av revisjonstenester for Tysnes kommune med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå 01.07.2016. 2. Kontrollutvalet ønskjer at arbeidet relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester vert samordna med andre kommunar som skal gjennomføra slik prosess nå. 3. Til å bistå seg i prosessen med innkjøp av revisjonstenester for ny periode vil kontrollutvalet velja: a. Alt. 1: - Kontrollutvalet ber rådmann om å få disponera kommunen sin innkjøpsansvarlege. b. Alt. 2: - Kontrollutvalet ber sekretariatet innhenta tilbod frå tre alternative firma, om bistand i prosessen. c. Alt. 3: - Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. 4. Bistand omfattar: utarbeiding av utkast til kravsspesifikasjon utkast til konkurransegrunnlag kunngjering protokollføring evaluering av innkomne tilbod varsel om tildeling utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøter deltaking i aktuelle møter i kontrollutvalet og kommunestyret. 5. Arbeid knytt til evnt. klage vert å avtala særskilt. Ordførar og rådmann tok opp at dette tenesteinnkjøpet burde forhåndsannonserast på Doffin snarast. Kontrollutvalet vedtok at dette skal koma inn som nytt pkt. 2 i vedtaket. Saka vart gjennomgått og drøfta. vart drøfta. Kontrollutvalet er samde om å velja alternativ 3 når det gjeld kven som skal bistå utvalet i prosessen. Vedtak som vart fatta var samrøystes. 5
1. Det skal gjennomførast ny konkurranse av revisjonstenester for Tysnes kommune med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå 01.07.2016. 2. Tenesteinnkjøpet skal forhåndsannonserast på Doffin så snart som råd etter møtet i dag. 3. Kontrollutvalet ønskjer at arbeidet relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester vert samordna med andre kommunar som skal gjennomføra slik prosess nå. 4. Til å bistå seg i prosessen med innkjøp av revisjonstenester for ny periode vil kontrollutvalet velja: Alt. 3: - Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. 5. Bistand omfattar: utarbeiding av utkast til kravsspesifikasjon utkast til konkurransegrunnlag kunngjering protokollføring evaluering av innkomne tilbod varsel om tildeling utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøter deltaking i aktuelle møter i kontrollutvalet og kommunestyret. 6. Arbeid knytt til evnt. klage vert avtala særskilt PS 23/15 Eventuelt Status for sentrumsplan for Våge vart etterspurd. Ordførar og rådmann orienterte om at det er kome motsegner til planen, og at det vert arbeidd frå kommunene si side å finna løysingar for innvendingane. Ut frå planen, slik den nå ligg, er det råd å handsama dispensasjonssøknader, slik at utviklinga ikkje vert unødig hindra. Utvalsleiar orienterte til kontrollutvalet om sak vedr. avtale om sekretariatstenester og timepris. Med bakgrunn i varsla endring i timepris, har det vore drøfta i kommunane at ein burde sjå på avtalen om sekretariatstenester. Det blei informert om at to Sunnhordlandskommunar har sagt opp avtale med sekretariatet i Hordaland fylkeskommune, og at ein vil gå ut på anbud om desse tenestene ved bruk av Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum. Det vart og opplyst om at desse oppseiingane nå er trekt attende. Styring av prosess og vidare initiativ er ikkje avklara. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. 6