Stange kommune for forprosjektet Forberede elektronisk samhandling mellom pleie og omsorgstjenesten i Stange kommune og Stange legesenter 15.04.2009
Godkjent av: Side 2 av 7 Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen... 3 3. Målrealisering... 4 4. Prosjektorganisering... 5 5. Erfaringer som samspill kommune... 6 6. Viktige erfaringer... 6 7. Regnskap... 7 8. Avslutning... 7 Vedlegg... 7
Godkjent av: Side 3 av 7 1. Sammendrag Stange kommune har fått muligheten til å delta i prosjekt Samspill 30, som er et delprosjekt av Elin-K. Prosjektet drives av Norsk Sykepleierforbund. Varighet på prosjektperioden har vært 5 måneder fra 01.11.2008 til 31.03.2009. Bakgrunn for deltakelse i prosjektet er et ønske om å kunne legge til rette for en bedre og mer effektiv samhandling mellom pleie og omsorgstjenesten og legekontorene i Stange. I kommunens IT-strategi står Samspill 2007 med følgende visjon: Helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid. Dette vil si at brukernes møte med tjenesten skal oppleves som helhetlige uavhengig av nivå. Strategienes 2 hovedsatsinger er å styrke informasjonsflyten innenfor sektoren, og å inkludere alle samarbeidende aktører sterkere i det elektroniske samarbeidet. Prosjektet er forankret i toppledelsen i kommunen med kommunalsjef som prosjekteier og leder av styringsgruppa 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Det ble ved prosjektets oppstart utarbeidet en rapport som beskrev kommunenes nåsituasjon. Innholdet i rapporten var bakgrunn for ønske om å være med i prosjektet. Det ble også rapportert på bruk av EPJ i kommunen, retningslinjer og erfaring knyttet til avvikshåndtering, hvilket fagsystem kommunen har, tilgang til datautstyr og om kommunen har en IT-strategi. Og tilslutt om vi hadde spesielle utfordringer som kunne antas å ha innvirkning på prosjektet. Vi har sendt inn statusrapport og timeregistrering hver måned til prosjektansvarlig i Norsk sykepleierforbund der vi har rapportert status i forhold til milepælsplanen. Disse statusrapportene har vært utgangspunkt for telefonmøtene. Aktivitetene i forprosjektet er beskrevet i milepælsplanen under. Vi brukte litt tid på å komme i dialog med kontaktperson fra legekontoret pga sykdom, det er inngått en muntlig avtale om samarbeid, skriftlig avtale vil bli utarbeidet i hovedprosjektet. Vi har inngått avtale med Norsk helsenett via Hedmark-IKT, men påkobling vil ikke skje før tidligst til høsten. Meldingsmodulen elink fra Tieto AS er bestilt, men ikke implementert, og PKI sertifikat er kjøpt. Når det gjelder rutiner for avvikshåndtering har vi kartlagt hvilke feilsituasjoner som kan oppstå, men er ikke ferdig med å lage rutiner. Dette vil bli videreført inn i hovedprosjektet. I forhold til opplæringsplan for hovedprosjektet har vi blitt enige om å starte med superbrukere, så alle sykepleiere og vernepleiere, fysio og ergoterapeuter, og tilsynslegene. Utarbeidelse av prosjektplan for hovedprosjektet er startet, men vi har ikke avklart enda hvem som skal være prosjektleder for dette arbeidet.
Godkjent av: Side 4 av 7 MILEPÆLSPLAN Aktivitet November Desember Januar Februar Mars April Innledende statusrapport er utarbeidet Prosjektplan utarbeidet og godkjent av kommunen (uten eksakte kostnader) Prosjektplan med kostnader er godkjent av kommunen Samarbeidsavtale om elektronisk samhandling med Stange legesenter er etablert Avtale med Norsk Helsenett om tilknytning via Hedmarken IKT er underskrevet. Elin-k løsningen er anskaffet og implementert, Opplæringsplan for hovedprosjekt er utarbeidet Rutiner for avviksbehandling av meldinger ved bruk av kommunens avvikssystem er utarbeidet Det er gitt informasjon om elektronisk samhandling til alle ledernivå i kommunen Utarbeidet prosjektplan for hovedprosjekt er skrevet 3. Målrealisering Beskriv hvilke mål som ble satt og om disse er oppnådd. Hvis målene ikke ble nådd, beskriv årsaken til dette. Dersom konkrete mål (eks kartlegginger, planer for opplæring etc) er beskrevet i egne dokumenter, henvis til disse eller ha de som vedlegg til sluttrapporten. Eventuelt beskriv resultatene i dette avsnittet. Hovedmål med forprosjektet var å definere mål og tiltak for å være klar for et hovedprosjekt: Å innføre elektronisk samhandling mellom pleie-/omsorgstjenesten i kommunen og Stange Legesenter, og lage prosjektplan for dette. I forprosjektet inngikk også å lage intensjonsavtale med Sykehuset Innlandet om innføring av elektronisk samhandling mellom pleie-/omsorgstjenesten og en sykehusavdeling. Målene i forprosjektet: (klippet direkte fra forprosjekt) Lage avtaleverk om meldingsutveksling med fastlegene i kommunen. At vi har gjort avtale om tilkobling til Norsk helsenett, via IKT-Hedmark Anskaffe nødvendige datatekniske løsninger og infrastruktur for å kunne gjennomføre elektroniske meldinger mellom pleie- og omsorgstjenesten og fastleger.
Godkjent av: Side 5 av 7 Bidra til at fastlegene ved Stange legekontor forbereder seg til meldingsutveksling med kommunen. Samarbeidsmøte med Sykehuset Innlandet, Hamar kommune og KS Hedmark om meldingsutveksling. Utarbeide intensjonsavtale om elektronisk samhandling mellom en enhet i Sykehuset Innlandet og PLO-tjenestene i Hamar og Stange kommuner. At vi har tatt stilling til teknisk/organisatoriske spørsmål: o Tilgangsstyring for ulike yrkesgrupper pr. type melding o Avvikshåndtering o Adressering, NHN-adresse Spre informasjon og kunnskap om elektronisk samhandling innad i kommunen. Vi mener vi har hatt måloppnåelse på alle punktene, med de nyansene som er beskrevet i punkt 2, unntatt når det gjelder avtale med Sykehuset Innlandet. Vi har gjennom forprosjektet hatt et uformelt samarbeid med tilsvarende prosjektgruppe i Hamar kommune og sammen med dem etablert kontakt med KS Hedmark i forhold til kontakt / inngåelse av intensjonsavtale med Sykehuset Innlandet. Samarbeidet med KS og Hamar kommune overfor Sykehuset Innlandet har ikke ført til noen intensjonsavtale slik målet var. Det har imidlertid vært nyttig å samarbeide med Hamar kommune i forhold til leverandører av tekniske løsninger, og for å utveksle erfaringer underveis i forprosjektet. Gjennom forprosjektet har vi fått bedre oversikt over de utfordringene vi vil møte når vi skal i gang med hovedprosjektet. 4. Prosjektorganisering Prosjekteier Kommunalsjef Ragnar Christoffersen Styringsgruppe: Kommunalsjef Ragnar Christoffersen Mari Skaven Seierstad, virksomhetsleder helse/rehabilitering Frode Haugan, rådgiver, sikkerhetsansvarlig Tillitsvalgt Wenche Sæther Marianne Pedersen, leder av arbeidsgruppa, Virksomhetsleder Stange pleie- og omsorgsdistrikt Merete S. Nordsveen, sekretær for styringsgruppa Arbeidsgruppe: Marianne Pedersen, Virksomhetsleder for Stange pleie- og omsorgsdistrikt, leder av prosjektet. Mona Bugge Haug, systemansvarlig Gerica Merete Saxrud Nordsveen, rådgiver Stine Holt, avdelingssykepleier, korttidsavdelingen, Stange sykehjem Frode Jemtland, fra Hedmarken IKT
Godkjent av: Side 6 av 7 Dette har vært en hensiktsmessig organisering som har fungert bra. Sekretær i gruppen Merete S. Nordsveen ble sykemeldt i perioden og Mona Bugge Haug tok over sekretærjobben. Styringsgruppen har hatt 2 møter og arbeidsgruppen 7 møter. 5. Erfaringer som samspill kommune Det har vært både spennende og utfordrende å være med i prosjektet. Vi har fått mye god hjelp fra Sissel Skarsgaard i Norsk sykepleierforbund. Rådgivningsgruppa har også fungert godt, når vi har stilt spørsmål har responsen vært bra og vi har kunnet stjele det vi trengte fra deres arbeid og tilpasse det til vår kommune. Når det gjelder nettverssamlingene var den første samlingen ganske forvirrende for vår del med mye informasjon, mens den andre samlingen var nyttig i forhold til å fa satt ting på plass. Det er også alltid interessant å høre hvordan andre har løst oppgaven. Vi synes det var nok med nettverssamlinger på 2 + 1 dag. Telefonmøtene synes vi har fungert bra, vi har i forkant sendt inn statusrapport og tidsregistrering, og møtene har vært nyttige for å vite hvordan vi skulle jobbe videre. Vi har i prosjektperioden som før nevnt, hatt noe uformelt samarbeid med Hamar kommune og Hedmarken IKT i forhold til innkjøp av programvare og avvikshåndtering. Dette ser vi på som et nyttig samarbeid som bør videreføres i hovedprosjektet. Hamar kommune foreslår i sin sluttrapport at man i hovedprosjektet prøver å inngå et felles samarbeid med Samspill-20- kommunene Lillehammer og Gjøvik i tillegg til Stange og Hamar når det gjelder å få opprettet avtale om elektronisk samarbeid med Sykehuset Innlandet HF. Dette kan være hensiktsmessig da Sykehuset Innlandet HF er organisert med avdelinger i Gjøvik, Lillehammer, Hamar og Elverum. For Stange kommune vil det helt klart være fordeler med videre oppfølging i gjennom hovedprosjektet både for å kunne utveksle erfaringer og få veiledning. 6. Viktige erfaringer Det har vært avsatt forholdsvis små ekstra ressurser i Stange kommune for å kunne utføre forprosjektet. Vår erfaring er at det må legges til rette for frikjøp i stilling for å kunne utføre et slikt arbeid tilfredsstillende. Det ville trolig ikke vært mulig å oppnå dagens resultat innenfor tidsrammen uten tilgang til å utveksle/dele erfaringer med ressursgruppen/andre kommuner.. Stange og Hamar kommuner har hatt noen uformelle møter. Har bestilt tilkobling til Norsk Helsenett sammen via Hedmark-IKT, som er felles driftsselskap. Har hatt felles møte med leverandør av meldingsmodulen til fagprogrammet. Vi har oppnådd rabatt på innkjøp og konsulentbistand og vil ha felles implementering og opplæring av superbrukere fra leverandør.
Godkjent av: Side 7 av 7 7. Regnskap Sum Innkjøp Inkl. moms Årlige driftsutgifter Driftsutgifter inkl. moms Investering elink programvare, Tieto 122 775,36 153 469,20 41 436,68 51 7958,51 (leverandør) Forslag til prosjektgjennomfrelse med Tieto 60 725,- 75 906,25 Virksomhetssertifikat - PKI kode 4 375,- 0 Utgifter til Norsk helsenett 15990 19990 81350 101700 Deltakelse på nettverkssamling 8. Avslutning Beskriv i hovedtrekk hva som er den videre framdriften i forhold til hovedprosjekt. Med utgangspunkt i malen for hovedprosjekt skal det i løpet av prosjektperioden: Installeres meldingsmodul elink, PKI sertifikat, modul til legeprogram Koble oss til Norsk helsenett Testkjøring av meldinger Vedlegg