Håndbok for medlemsservice Utgivelse august 2014
Innhold RUTINER RUNDT MEDLEMSSERVICE 1.1 Skjemaer 3 1.2 Medlemslister 3 1.3 Endringsskjemaer for vedlikehold av medlemsservice 3 1.4 Medlemsskap 3 1.5 Kollektivt tilmeldte organisasjoner 4 1.6 Adressendring / ukjent adresse 4 1.7 Utmelding av medlemmer 4 1.8 Direktemedlemskap 4 1.9 Medlemskontingent til lokalforeningen 5 1.10 Grunnlag for kontingentinnkreving 5 1.11 Sentral innkreving av kontingent 5 1.12 Forbundets kontingent 5 1.13 Medlemskort 5 1.14 Medlemstilbud 5 1.15 Årsmøterapport 5 1.16 Hvem mottar post 6 Årskalender 6 Viktig informasjon 7 Brukerveiledning medlemsportal 8 2
Medlemsservice 1. 1 Skjemaer Lokalforeningene vil i løpet av kalenderåret måtte forholde seg til fem ulike skjemaer, som benyttes til vedlikehold av medlemsregisteret. Skjemaene og prosedyrene rundt disse er omtalt videre i denne veiledningen. 1.2 Medlemslister Medlemsservice sender i januar og august/september ut medlemslister til både ledere og kasserere i lokalforeningene. Dersom foreningene har behov for flere lister kan disse bestilles fra medlemsservice. Kasserer vil motta medlemslister i oktober/november for best mulig ajourføring av disse før årets slutt. Hensikten med utsendelsen av medlemslister er at foreningene skal kunne gå gjennom listene og sørge for å gi tilbakemelding om eventuelle endringer til medlemsservice. Til dette brukes endringsskjemaene. De utsendte medlemslistene skal beholdes i foreningene og ikke returneres til medlemsservice. 1.3 Endringsskjemaer for vedlikehold av medlemsservice Vi benytter 3 ulike skjemaer for vedlikehold av opplysninger knyttet til våre medlemmer: 1. Skjema for nye medlemmer 2. Skjema for adresseendring 3. Skjema for utmelding Skjemaene kan lastes ned fra vår medlemsportal. Om nødvendig kan skjemaer fåes tilsendt ved henvendelse til medlemsservice. 1.4 Medlemskap Når en person ønsker å bli medlem i en lokalforening må foreningen rapportere dette hurtigst mulig til medlemsservice. Det er viktig for at medlemmet skal kunne motta medlemsbladet og annen viktig informasjon. Hvis ektefelle/samboer til et nytt medlem allerede er medlem av foreningen, bør dette opplyses om slik at bladet Pensjonisten ikke sendes dobbelt opp til husstanden. Hvis begge ektefeller/samboere ønsker å motta hvert sitt blad så gi beskjed om dette til medlemsservice. NB! Redigering av medlemsmassen kan også gjøres via forbundets medlemsportal for de som har tilgang til dette. (Brukerveiledning bak i håndboken) 3
1.5 Kollektivt tilmeldte organisasjoner Følgende forbund er kollektivt tilmeldt Pensjonistforbundet: Fagforbundet (tidligere Norsk Kommuneforbund / Helse- og sosialforbundet) Postens Pensjonistforbund Yrkestrafikkforbundets Pensjonistforening (YTF) Seniorforum Norsk Fysioterapiforbund (NFF) Mesta Pensjonistforening Avdelingspensjonistenes forening av Norges Bank (APF) Statens Vegvesens Pensjonistforbund (SVP) Pensjonistforbundet for Fiskerietatene Kystverkets Pensjonistforbund Medlemmer som har et kollektivt medlemskap via en av disse organisasjonene skal ha redusert kontingent i den lokale foreningen. Det vil si at de ikke skal betale den sentrale kontingenten, men kun fylkesog lokalforeningskontingent. Ved innmelding av nye medlemmer er det viktig at foreningene innhenter opplysninger om vedkommende er medlem i en av de ovennevnte kollektivt tilmeldte organisasjoner. Får vi ikke riktig informasjon vil kontingenten bli feil og medlemmet vil evt. ikke motta medlemsbladet. Mottar nye medlemmer medlemsbladet fra før, kan de være kollektivt tilmeldt. 1.6 Adresseendring / ukjent adresse Medlemsservice får store mengder blader i retur hver gang medlemsbladet kommer ut. Dette skyldes i stor grad av at vi ikke alltid har riktig adresse på medlemmene og de vil derfor heller ikke motta medlemsbladet. Dette får vi mange klager på og vi vil gjerne bli bedre på dette. På medlemslisten er det en kolonne som er merket med ukjent adresse. Er det ukjent adresse, er denne kolonnen merket med JA. Vi er av hengig av at lokalforeningene så langt det er mulig, sørger for å innhente riktig adresse på sine medlemmer. 1.7 Utmelding av medlemmer Ønsker et medlem å melde seg ut av lokalforeningen, må dette meddeles medlemsservice så raskt som mulig, slik at vi blant annet får stoppet utsendelse av medlemsbladet. Medlemsservice har ikke lov til verken å melde noen inn eller ut av en lokalforening uten at foreningen gir oss beskjed om dette. Hvis et medlem er avgått ved døden, kan vi imidlertid registrere dette når pårørende gir beskjed. 1.8 Direktemedlemskap Enkeltpersoner, uansett alder, kan melde seg inn som direktemedlem i Pensjonistforbundet. Direktemedlemmer mottar medlemsbladet som utkommer 7 ganger pr år. De kan velges til verv i forbundet, i henhold til vedtektens 4. Ved innmelding vil alle nye direktemedlemmer motta giro med medlemskort og annen informasjon om Pensjonistforbundet. 4
1.9 Medlemskontingent til lokalforeningen Alle medlemmer betaler en kontingent, altså en årlig avgift, for å være medlem. Kontingenten er tredelt, og fordeles mellom forbundet sentralt, fylkesforeningen og lokalforeningen. 1.10 Grunnlag for kontingentinnkreving I januar mottar alle foreninger medlemsliste som danner grunnlaget for kontingenten for det antall medlemmer som er registrert på foreningen pr. 1/1 i det inneværende kalenderår. Derfor er det viktig at medlemsservice kontinuerlig får beskjed om endringer senest innen utgangen av foregående år. Dette for kvalitetssikre at medlemstallet er riktig på det tidspunkt kontingenten blir beregnet ut i fra. 1.11 Sentral innkreving av kontingent Fra 2014 ble det vedtatt at forbundet skal ha sentral innkreving. Det betyr at hele kontingenten blir innkrevet fra forbundet sentralt. Når betaling er registrert vil lokalforeningene og fylkesforenningene få overført sine penger. Nytt er også at Direktemedlemmer blir overført til respektive fylker i ettertid når kontingenten er betalt. Direktemedlemmene som er overført til fylkene skal ikke overføres til lokalforeninger uten at de ønsker dette selv. 1.12 Forbundets kontingent I henhold til vedtektenes 12.1 skal kontingenten til Pensjonistforbundet fastsettes til prosent av Grunnbeløpet i folketrygden. 1.13 Medlemskort Alle medlemmene har krav på et medlemskort. Medlemskortet er festet på giroen for innbetaling av medlemskontingenten. Medlemskort og medlemsnummer er blant annet nødvendig for våre medlemmer når de skal benytte seg av våre medlemstilbud. 1.14 Medlemstilbud Alle våre medlemmer kan benytte seg av medlemstilbudene uavhengig av om man er medlem i en lokalforening, direktemedlem eller kollektivt tilmeldt via en av våre kollektive organisasjoner. Medlemstilbudene blir annonsert i medlemsbladet og på våre hjemmesider eller gjennom egne utsendinger. 5
1.15 Årsmøterapport Årsmøterapporten er et skjema som inneholder informasjon om styresammensetningen i foreningen. Skjemaet sendes til fylkes- og lokalforeningene sammen med medlemslistene i januar. Etter gjennomført årsmøte må årsmøterapporten fylles ut og returneres til fylket så raskt som mulig, slik at fylkene får oppdatert dette i vår medlemsdatabase. Lokalforeningen sender også et eksemplar til medlemssevice og et eksemplar beholdes av foreningen. NB! Husk å fylle ut «Kontingent for lokallag påfølgende år». Eks.: (lokalkontingent for 2016 kr. 60,-) Fylkesforeningen må også umiddelbart etter årsmøte sende inn årsmøterapporten til medlemsservice. En kopi beholdes av fylkesforeningen. På årsmøtene skal det avgjøres hva kontingenten skal være det etterfølgende år. Dette må alltid være en sak som behandles på årsmøtene. 1.16 Hvem mottar post? All post som sendes fra medlemsservice blir sendt til den som er registrert som lokalforeningens leder. Det er leders oppgave å fordele posten videre til styremedlemmene etter behov. Årskalender Januar Lokalforeningen tilsendes medlemslister til både leder og kasserer som danner grunnlaget for kontingenten. Skjema Lokalforeningens årsmøterapport sendes leder i foreningen. Februar Årsmøte i lokalforeningen. Skjema for Årsmøterapport returneres fylket og medlemsservice umiddelbart etter gjennomført årsmøte. Årsmøte i fylkesforeningen Skjema for Årsmøterapport returneres medlemsservice umiddelbart etter gjennomført årsmøte. August / September Leder og kasserer i lokalforeningene mottar medlemslister samt «Bestillingsskjema for kontingent». Dette skjema sendes kasserer. November Kasserere mottar medlemslister for ajourhold innen årets utgang. 6
Viktig informasjon Viser til landsmøtevedtaket 2009 angående flermedlemskap (dvs medlemskap i mer enn en forening). Hvis et medlem er medlem i mer enn en forening skal det kun betales en sentral kontingent. Eksempel: 1 medlemskap 1 sentral kontingent, 1 fylkeskontingent og 1 lokallagskontingent. 2 medlemskap 1 sentral kontingent, 2 fylkeskontingenter og 2 lokallagskontingenter. 3 medlemskap 1 sentral kontingent, 3 fylkeskontingenter og 3 lokallagskontingenter. På medlemslistene dere mottar så er det helt til høyre på listen en kolonne som heter Sentral kontingent. Der står det enten Ja eller Nei. Står det Ja betaler medlemmet full kontingent. Står det Nei skal medlemmet betale redusert kontingent (dvs. ikke betale den sentrale kontingenten). Alt dette blir styrt sentralt. Lokalforeningene trenger ikke å tenke på dette, men det er en opplysning til dere hvis medlemmet sier at hun/han har fått feil kontingent. Står det Nei, kan det også bety at medlemmet er kollektivt tilsluttet en av våre kollektivt tilmeldte organisasjoner. Det er viktig å forklare medlemmer som selv ønsker å bestemme hvor de skal betale full kontingent at dette blir styrt sentralt og ikke har noen betydning for lokalforeningene. 7
Brukerveiledning medlemsportalen Gå inn på: http://pensjonistforbundet.no/ Øverst til høyre på siden finner du innloggingvinduet. Din medlemsside Logg inn med medlemsnummer eller e-postadresse. Passord er NPF+ditt postnummer. NB! Hvis din e-postadresse ikke er i databasen må denne legges inn først før man kan bruke denne til innloging. Medlemsredigering Etter innlogging får du opp to valg: Her velger du om du vil publisere en artikkel, eller redigere medlemsdatabasen. 8
Søke opp forening For å finne frem til den lokalforeningen som skal redigeres. Skriver man inn navnet på foreningen som vist her og man får da opp en nedtrekksmeny over foreningene. 9
Redigering av medlemmer i lokalforening Inne på siden til den valgte foreningen kommer man til dette bildet. Her har man mulighet for å registrere nye medlemmer, endre personopplysning og kjøre ut medlemslister. Her kan man skrive ut medlemslister i Excel eller som en PDF-fil. 10
Registrering av nytt medlem NB! Når nytt medlem er registrert så kan det ta et par dager før det vises i medlemslisten. Dette fordi at medlemmet skal godkjennes her først for å unngå dobbeltregistreringer. 11
Pensjonistforbundet Lilletorget 1 0184 Oslo Telefon: 22 34 87 70 Faks: 22 34 87 83 E-post: pf@pensjonistforbundet.no Kopier bildet fra forsiden inn på dette området. 1. Kopier bildet fra forsiden. Lim inn her ved å velge «Paste in Place» Bildet vil da gå sømløst fra forside til bakside. Denne boksen kan da slettes. NB! Pass på at bildet ligger bak hjertesak-grafikken og webadressen. www.pensjonistforbundet.no