Møtereferat Tilstede Daniel Fundingsrud, Norges juristforbund-udi Ingrid Hindahl Natvig, NTL-politiet/Oslo Pd Jørgen Kjerkol, Samfunnsviterne-UDI Christina Thomassen Roth, Norges Politilederlag/Asker og Bærum Pd Aslak Holtan, Parat-UDI Peder Omenaas, NJS-UDI Inger Lise Mobråten, Parat-politiet/Romerike Pd Anne-Catherine Gustafson, PF Mabel Killmer, Samfunnsviterne-UDI Bente Aavik Skarprud, NTL-UDI Ida Børresen, UDI Beate Holter, UDI Stephan Mo, UDI Christian Wisløff, UDI Maren Vaagan, UDI Vidar Refvik, POD Ole Johan strømman, POD Robert Lalla, POD Johannes Aune, POD Geir Aurdal, POD Silja Pettersen, POD Forfall Referent Silja Pettersen Saksnr. 2008/02227-111 720 Dato 30.8.2011 Sted Politidirektoratet Antall sider Referatdato 31.08.2011 Kopi til Referat fra møte i referansegruppen for førstelinjeprosjektet 30.8.2011 Assisterende politidirektør Vidar Refvik ønsket velkommen.
2 Oppdragsbrevet Direktør i UDI, Ida Børresen, innledet møtet med å gjennomgå oppdragsbrevet for førstelinjeprosjektet som direktoratene mottok 4.7.2011. Det fremkommer at departementet tar sikte på å overføre politiets oppgaver gradvis til UDI. Direktoratene skal starte arbeidet med å planlegge opprettelse av to førstelinjekontorer, et i Oslo og et i Trondheim. Det skal tas sikte på at kontorene skal etableres våren 2013. Parallelt skal det gjennomføres en ekstern kvalitetssikring av beslutningsgrunnlaget for førstelinjeprosjektet. Det er Justisdepartementet som har ansvar for å gjennomføre kvalitetssikringen. I oppdragsbrevet blir også direktoratene bedt om å komme med innspill til en detaljert oppgavefordeling ved ny førstelinje, og nødvendige regel- og systemendringer innen 15. august. Direktoratene leverte et felles innspill innen fristen. Avklaringer Det var behov for noen avklaringer i tilknytning til oppdragsbrevet, og direktoratene hadde derfor et møte med Justisdepartementet 12.8.2011. På møtet ble det klart at direktoratene skal planlegge opprettelsen av de to kontorene parallelt med den eksterne kvalitetssikringen. Dette medfører at arbeidet med omstillingsprosessen som berører de ansatte vil måtte starte før resultatene fra den økonomiske gjennomgangen foreligger og er vurdert av departementet. For å sikre en god prosess i omstillingsarbeidet med de ansatte er det nødvendig at omstillingsavtalen er på plass så snart som mulig. Det er departementet som har ansvaret for å forhandle en omstillingsavtale. Føringer som tidligere er gitt vedrørende sivilt ansatte på lensmannskontorer og polititjenestemenn står ved lag. Utfordrende for de ansatte Det er politidistriktene som har ansvar for å gjennomføre en omstilling av de berørte ansatte. Politidistriktene skal avholde informasjonsmøter med de ansatte, hvor POD og UDI vil delta. Politidistriktene er det naturlig kontaktpunktet for de ansatte i politiet som berøres. Politidistriktene må sikre god kommunikasjon med de lokale tillitsvalgte Det er viktig at de ansatte ikke setter seg på gjerdet for å vente på den økonomiske gjennomgangen. Prosessene som igangsettes parallelt med den økonomiske gjennomgangen vil få betydning for de nye kontorene som skal opprettes, og dersom de ansatte ønsker å påvirke disse prosessene må de henge med fra starten Direktoratene ser nå nærmere på en fremdriftsplan i forhold til fristen i oppdragsbrevet våren 2013. For at det skal være mulig å overholde en slik frist, er det flere faktorer som må være på plass. Når en slik fremdriftsplan skal utarbeides er det viktig å holde fokus på at de prosessene som de ansatte skal igjennom har gode vilkår. Informasjon til de ansatte vil være viktig. Distriktenes ressursbruk på de ulike forvaltningsområdene er ikke konstant, men endrer seg hele tiden. Dette er en utfordring når distriktene skal kartlegge hvem som har rett og plikt til å følge oppgavene over til UDI, og hvem som ikke har det. Informasjonsmøter Politidirektoratet har holdt møter med ledelsene i de tre berørte politidistriktene. Målsetningen med disse møtene var å orientere distriktsledelsene om det oppdragsbrevet som er mottatt, og informere litt om de prosessene som har vært i forkant. Det ble besluttet at det skal holdes informasjonsmøter med de ansatte i de tre distriktene. Det er
3 politidistriktene som vil arrangere møtene, i samarbeid med Politidirektoratet og UDI. Lokale tillitsvalgte og vernetjenesten vil naturligvis bli invitert til disse møtene. Fordi de ansatte i politiet i størst grad vil bli berørt av denne reformen har direktoratene prioritert informasjonsmøtene i politidistriktene. Men det er også enheter i UDI som vil bli berørt. Det gjelder regionkontoret i Region Midt/innsatsenheten. Her skal det avholdes informasjonsmøte i september. Videre vil reformen berøre Oppholdsavdelingen og Serviceenheten. Det skal også avholdes informasjonsmøter med disse. Formålet med informasjonsmøtene Det er nok noe ulikt hvor mye informasjon de ansatte har om utviklingen i Førstelinjeprosjektet og den lange prosessen fram mot oppdragsbrevet. Vi ønsker derfor å gi en oversikt over dette slik at ansatte for en bedre forståelse for hvorfor det har tatt tid, og hvorfor det nå settes i gang en ekstern kvalitetssikring. Det er også viktig å informere om det videre arbeidet med omstilling i politiet og UDI, og vi ønsker å gi noen konkrete datoer for når de kan forvente seg nærmere avklaringer på enkelte spørsmål og når de kan forvente å bli involvert. Videre vil vi avklare overfor de ansatte hvilken rolle politidistriktet, POD og UDI har i omstillingsarbeidet slik at de vet hvem de skal forholde seg til når. Et viktig moment på informasjonsmøtene er at UDI skal informere om deres organisasjon, arbeidsmiljø og ansettelsesforhold. Det er viktig at de ansatte i politiet får god kjennskap til UDI som skal overta oppgavene og bli ny arbeidsgiver for mange av de ansatte. Dette er et behov vi har fått i flere tilbakemeldinger. UDI vil også informere om de prosessene som nå settes i gang for å bygge den nye førstelinjen, og hvordan de tenker å involvere de ansatte i politiet i disse prosessene. Vi mottar gjerne innspill fra fagforeningene dersom det er noe dere erfaringer som bør tas opp under et slikt informasjonsmøte. Plan for videre fremdrift Vi har tatt utgangspunkt i at de første kontorene skal etableres 2. april 2013 når vi har laget fremdriftsplan. Det er likevel ikke endelig bestemt at dette blir datoen for åpning av kontorene. Høsten 2011 o Omstillingsavtale o Utarbeide mandater og avklare samarbeidsformer o Informasjonsmøter og involvering av de ansatte o Avklaring fra departementet om oppgavefordelingen mellom politiet og UDI o Utrede førstelinjens vedtakskompetanse og forslag til arbeidsfordeling mellom førstelinjen og andrelinjen Vinter/vår 2012 o Kartlegge hvem som har rett og plikt til å følge oppgaven og foreta en kompetansekartlegging o Utarbeidet beskrivelse av framtidige oppgaver og roller ved førstelinjekontorene Før sommeren 2012 o Førstelinjekontorenes interne organisasjonsstruktur og styring avklart o Innplassering av de ansatte i politiet og UDI
4 Høsten 2012 o Utlysning av stillinger og tilsette medarbeidere o Oppdatere retningslinjer Våren 2013 o Åpning av førstelinjekontor i Oslo og Trondheim Ny oppgavedeling mellom politiet og UDI Dette innspillet var en del av oppdragsbrevet av 4.7.2011. Direktoratene utarbeidet et felles innspill. Innspillet har tatt utgangspunkt i arbeidsgrupperapporten som har vært på høring i UDI og politidistriktene, også forelagt fagforeningene. Direktoratenes brev med innspill til ny oppgavedeling vil bli distribuert etter møtet. Vi vil også legge brevet ut på direktoratenes intranett. Det er en føring fra Justisdepartementet at politiet skal beholde noen oppgaver knyttet til opprettelse utvisningssaker, bortvisning, utlendingskontroll og oppgaver som krever tvangsmyndighet. Politidirektoratet og UDI er i all hovedsak enige om hvilke oppgaver som bør overføres til UDI. Det er ikke enighet om hvem som skal ha ansvaret for bostedskontroller. Direktoratenes ulike begrunnelser er nå forelagt departementet, og fremkommer i innspillet. Det er kartlagt behov for lov- og forskriftsendringer både som følge av ny oppgavedeling og i tilknytning til informasjonsutveksling mellom etatene. Det er flere ulike løp knyttet til informasjonsutveksling på utlendingsfeltet. Det pågår akkurat nå flere høringsrunder knyttet til dette innenfor utlendingsloven og politiregisterforskriften, som også vil få betydning for førstelinjereformen. Direktoratene vil levere hver sine innspill på disse høringene. Så snart disse endringene er på plass vil det utarbeides nye retningslinjer som er i tråd med de nye endringene. Samarbeid med fagforeningene Direktoratene ønsker et tett samarbeid med fagforeningene. Fordi planleggingsarbeidet knyttet til omstillingen må komme i gang før en omstillingsavtale er på plass, har direktoratene ønsket at fagforeningene skal delta i en styringsgruppe bestående av ledelsene i direktoratene, samt en til to representanter fra fagforeningene i hver etat. Styringsgruppen skal ikke være et beslutningsorgan, men er tenkt å tilrettelegge, forberede og sikre oppslutning om de beslutningene som skal tas i de to linjene i Politidirektoratet og UDI. Styringsgruppen vil opprettes i tillegg til den eksisterende referansegruppen. Før sommeren forela direktoratene forslag om at det er ønskelig at de tillitsvalgte er representert i en styringsgruppe, men grunnet at denne gruppen ikke skal bli for stor er det nødvendig at fagforeningene lar seg representere av hverandre. I sine tilbakemeldinger er det flere av fagforeningene som ikke ønsker å la seg representere. De mener at det er nødvendig at alle fagforeningene er representert med hver sin representant. Enkelte begrunnet dette med at de mente at en slik løsning ikke er i tråd med bestemmelser om medbestemmelse i hovedavtalen og tilpasningsavtalen. Direktoratene vil ikke gå i strid med bestemmelsene for medbestemmelse, men vil følge de krav og retningslinjer som fremkommer i regelverket dette uavhengig av om fagforeningene er representert i den styringsgruppen som er foreslått opprettet eller ikke. Det er ikke et alternativ å både opprette en styringsgruppe hvor alle fagforeningene er representert, i tillegg til den allerede eksisterende referansegruppen. Alternativet er at
5 fagforeningene er representert i referansegruppen som nå, og at ledelsene i de to direktoratene koordinerer sitt arbeid i et annet fora i forkant av møtene i referansegruppemøtene, uten at fagforeningene er representert der. Fagforeningene vil innen utgangen av uken gi en tilbakemelding på om de likevel vil la seg representere i styringsgruppe. En forutsetning er at det åpnes for to representanter fra hver etat. Direktoratene skal utarbeide mandater for de ulike foraene som eksisterer i tilknytning til gjennomføring av førstelinjereformen.