n OVERSIKT OVER FORSKNINGSPROSJEKTER OG PROTOKOLL FOR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER Denne fylles ut ved behandling, ved BP1: Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av (ansvarlig linjeleder): Utarbeidet av: <dato> <navn> <navn> Beslutning: <Starte en konseptfase / ikke starte en konseptfase / øvrige vurderinger må gjøres> Bemanning av neste fase Leder av utredningsarbeidet: Andre: Signatur ved godkjenning (BP1): Neste fase ferdig: <dato> Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 1
Innhold 1. Bakgrunn... 4 2. Hensikten med et eventuelt prosjekt... 5 2.1. Hvilke behov skal dekkes?... 5 2.2. Hvilke endringer skal prosjektet skape?... 5 3. Føringer for et eventuelt prosjekt... 6 3.1. Sammenheng med andre prosjekter?... 6 3.2. Er direkte involvering av andre virksomheter aktuelt?... 8 3.3. Er det aktuelt å gjøre anskaffelse(r) for å gjennomføre prosjektet?... 8 3.4. Politiske føringer og andre rammebetingelser... 8 3.5. Virksomhetsarkitektur... 9 4. Erfaringer og annen nyttig informasjon... 9 5. Beskrivelse av konseptfasen... 9 5.1. Organisering og ansvar i konseptfasen... 9 5.2. Interessenter i konseptfasen... 9 5.3. Resultater fra konseptfasen... 10 5.3.1. Prosjektforslag... 10 5.3.2. Faseplan for planleggingsfasen... 10 5.3.3. Andre leveranser... 10 5.4. Kostnader, tidsramme og ressursbehov for konseptfasen... 10 5.5. Forslag til tilnærming konsepter som bør vurderes... 11 6. Gjennomgang av BP1 sjekkliste... 12 Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 2
ENDRINGSLOGG [Ved endringer i dokumentet som krever ny godkjenning, skal endringsloggen oppdateres. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt. Mandatet skal oppdateres med eventuelle endringer i henhold til behandlingen ved BP1, men skal normalt ikke endres etter dette.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent 0.01 1.7.2019 Første utkast Katrine Weisteen Bjerde 0.2 18.10.2019 Oppdatert etter nærmere dialog med flere av de involverte institusjonene. Beskrivelse av relevante eksisterende tjenester og prosjekter. Mer konkrete alternativer for mulig prosjekt og leveranser Katrine Weisteen Bjerde DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av dokumentet, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon distribuert Dato Navn Fagutvalg for forskning Unit ledergruppe Interessenter nevnt i kapittel 5.2 Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 3
1. BAKGRUNN 1.1. Institusjonenes behov Både ny personvernforordning (GDPR) og helseforskningsloven stiller krav til at institusjonene skal ha oversikt over sine forskningsprosjekter og sin behandling av personopplysninger. Dette har medført høy aktivitet i institusjonene de siste årene for å skaffe slik oversikt. Unit gjennomførte våren 2018 en kartlegging av fellestjenester, pågående prosjekter, behov og muligheter for nye tjenester. Kartleggingen avdekket at det er etablert løsninger ved flere institusjoner og i tillegg er aktiviteter igang ved flere andre institusjoner for å etablere nye tjenester med ett eller flere av følgende mål: Gi forskerne/prosjektlederne hjelp til enklest mulig å oppfylle krav i GDPR og helseforskningsloven Gi ledere på alle nivåer oversikt over forskningsprosjekter (evt begrenset til helseforskningsprosjekter) Legge til rette for intern godkjenningsprosess for forskningsprosjekter Gi oversikt over sekundærbehandling av personopplysninger Det varierer mellom institusjonene hvilke av disse målene de har vektlagt sterkest, og de valgte løsningene varierer mellom enkle Excel-ark, registrering i Cristin prosjektkatalog og egenutviklede IT-løsninger av ulik kompleksitet. Vi ser to hovedproblemer med dagens situasjon: Felles for de aller fleste løsningene er at de fører til en ekstra registrering av informasjon som i dag må oppgis også i flere andre sammenhenger, f.eks. ved søknad om finansiering, melding til NSDs personverntjeneste, søknad om etisk godkjenning hos REK osv. Det er gode muligheter for å fange den ønskede informasjonen en gang og så gjenbruke den. De institusjonene som har laget eller ønsker å starte å lage egne IT-løsninger og er innstilt på å tilby andre å bruke deres løsning, men ingen ser så langt ut til å ha lykkes med dette. Samtidig er det flere som er interessert i å bruke andres løsninger og som har vurdert de løsningene som eksisterer, men har konkludert med at ingen helt tilfredstiller deres behov. Det ser altså ut til at det gjøres dobbelt arbeid både fordi løsningene i liten grad gjenbruker informasjon seg imellom, men også fordi en rekke institusjoner gjør samme jobb der vi tror det burde være mulig å samles om noen færre løsninger. 1.2. Forankring i Handlingsplan for digitalisering i høyere utdanning og forskning 1 Digitaliseringsstyret vedtok sektorenes handlingsplan for digitalisering den 11. april 2019. Det foreslåtte prosjektet støtter flere av initiativene under både forskning og infrastruktur, mellomvare og data: 1 https://www.unit.no/handlingsplan-digitalisering Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 4
F1: Profesjonalisert forskningsstøtte. Støttetjenester som forenkler alle trinn i forskningsprosessen og sikrer at registrert informasjon kan gjenbrukes. F2: Felles opplæringstilbud. Forskere og administratorer skal enkelt finne den hjelpen og veiledningen de trenger, når de trenger den. F9: Gode rapporter og beslutningsstøtte. Ledere skal ha tilgang til informasjon de trenger for å kunne ta gode beslutninger og strategiske valg. IMD3: Konsistente data for prosesstøtte, analyse, rapportering og innovasjon. Avklare ansvar for masterdata samt gjøre data tilgjengelige og enkle å ta i bruk. 1.3. Prioritering Denne tjenesten sto ikke på listen som Fagutvalg for forskning hadde til prioritering i mars 2019, men den har blitt løftet opp av institusjonene som viktig både i løpet av høringsprosessen, i møter Unit har hatt med enkeltinstitusjoner og i arbeidsmøter på ulike fagområder med deltagere fra institusjonene. Tjenesten oppfyller tydelig det ønsket Fagutvalg for forskning har videreformidlet fra forskningsmiljøene om å satse på tiltak som gir nytteverdi for forskerne ved å gi dem de verktøyene de trenger og forenkle deres oppgaver. 2. HENSIKTEN MED ET EVENTUELT PROSJEKT 2.1. Hvilke behov skal dekkes? Vi ser for oss et prosjekt med to hoveddeler: Samordne arbeid i institusjonene for å løse lokale behov. Alle målene nevnt i kapittel 1.1 er relevante. Det må utredes hvorvidt det er mulig og hensiktsmessig å løse flere av disse behovene gjennom en eller flere felles tjenester. Dette kan gjøres ved å løfte/videreutvikle en eller flere eksisterende tjenester til å bli fellestjenester eller ved å etablere en eller flere nye fellestjeneste basert på felles arbeid med behovsbeskrivelser. Legge til rette for gjenbruk av informasjon mellom lokale og nasjonale løsninger Som et minimum må det legges til rette for at informasjon som finnes kan gjenbrukes. Dette arbeidet har pågått i noen år allerede, og det er etablert gjenbruk av informasjon om forskningsprosjekter mellom flere av de nasjonale tjenestene (Cristin, NSDs dataarkiv, Forskningsrådets rapporteringsportal, de regionale helseforetakenes søknads- og rapporteringsportal, m.fl.). Disse gjenbrukstjenestene bør videreutvikles for også å legge til rette for sammenkobling med lokale løsninger og for en helhetlig informasjonsflyt gjennom en kjede av tjenester. Dette vil gi gevinst uavhengig av hvorvidt institusjonene klarer å samle seg om felles lokale løsninger eller ikke. 2.2. Hvilke endringer skal prosjektet skape? Prosjektet vil, hvis vi gjennom konseptfasen finner gode løsninger, bidra til følgende endringer: Gjøre det enklere og mindre arbeidskrevende for forskerne å oppfylle krav som i dag oppleves som tunge Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 5
Gi både ledere og andre oversikt over pågående aktiviteter innen forskning og sekundærbehandling av personopplysninger Redusere den samlede ressursbruken i institusjonene på tjenesteutvikling Det vil være opp til den enkelte institusjon i hvor stor grad de ønsker å benytte seg av de mulighetene forbedrede og eventuelt nye fellestjenester gir. Prosjektet vil dermed åpne muligheter, men ikke nødvendigvis pålegge den enkelte institusjon endringer. De som velger å benytte seg av mulighetene vil også selv kunne velge når de gjør dette. 3. FØRINGER FOR ET EVENTUELT PROSJEKT 3.1. Sammenheng med andre prosjekter? Utredningen må ta utgangspunkt i følgende eksisterende tjenester: Nasjonale tjenester: NSDs meldeskjema og meldingsarkiv. I meldeskjemaet skal de institusjonene som bruker NSDs personverntjenester melde inn prosjekter som behandler personopplysninger for å få disse vurdert av NSDs personvernrådgivere. I medingsarkivet får institusjonene tilgang til all dokumentasjon fra de innmeldte prosjektene (meldeskjema, NSDs vurderinger, dialog med innmelder) slik at de kan holde oversikt og utføre kontroll med prosjekter der det behandles personopplysninger. De har også tilgang til protokoll over pågående behandlingsaktiviteter og får varsel om registrerte avvik. Cristin prosjektkatalog. Hit overføres automatisk metadata om alle godkjente prosjekter under helseforskningsloven (prosjekter som krever etisk godkjenning fra REK) til Cristin. En del institusjoner bruker også prosjektkatalogen til manuelt å registrere andre typer prosjekter. Informasjon om alle prosjektene kan hentes ut fra Cristin via API-tjenester. Lokale tjenester: UiO Forskpro. UiO Forskpro. UiO startet i 2016/17 utvikling av tjenesten Helseforsk for å holde oversikt over helseforskningsprosjekter ved UiO. Tjenesten fungerte så godt at man besluttet å utvide til resten av institusjonen, og tjenesten har nå endret navn til Forskpro. Systemet legger stor vekt på fleksibilitet. Det skal være enkelt for forsker å registrere sitt prosjekt. Systemet er fleksibelt i forhold til når forsker registrerer og hvilke opplysninger de registrerer. Det er svært ulike rutiner rundt for eksempel interngodkjenning på UiO, så Forskpro legger opp til at hver enhet bruker systemet slik det fungerer best for dem. Tjenesten gir ledere på alle nivåer oversikt over prosjekter innen egen enhet og endringer i prosjektporteføljen. I oktober 2019 ble det besluttet at Forskpro skal integreres mot NSD for å kunne importere prosjekter derfra. UiB RETTE. RETTE står for System for Risiko og Etterlevelse. Tjenesten skal gi lovpålagt oversikt over alle prosjekter der det behandles personopplysninger jf personopplysningsloven og GDPR, gi internkontroll for å sikre etterlevelse ved oppfølging av endringer, sikkerhet, lagring, sletting, mm og den skal bidra til ansvarliggjøring og kompetanseheving ved tydelig informasjon og bekreftelser. Tjenesten baserer seg på informasjon hentet fra NSDs meldingsarkiv. UiT EUTRO. EUTRO er et verktøy for forskningsadministrasjon som fra 2004 har vært utviklet ved Institutt for samfunnsmedisin, Helsefak UiT. EUTRO ble opprinnelig etablert som en infrastruktur Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 6
for Tromsøundersøkelsen, men viste seg tidlig å være svært anvendelig også for andre store befolkningsundersøkelser. EUTRO består av tre moduler: prosjektmodul, datasettmodul og biobankmodul. Prosjektmodulen er et administrativt dataverktøy som gir oversikt over forskningsprosjekt med human-data. I tillegg gir det full oversikt over hvilke prosjekt som har fått hvilke data og biologisk materiale. Helse Vest eprotokoll. Tjenesten støtter oppfylling av lovkrav knyttet til all sekundærbruk av personopplysninger. Informasjon om REK-godkjente prosjekter hentes automatisk fra Cristin, mens informasjon om andre prosjekter registreres manuelt av prosjektleder. eprotokoll er i dag i bruk i Helse Vest, men vil bli tilbudt til bruk også i de andre helseregionene. Norges Idrettshøyskoles Forskningsprosjekt-tjeneste. Støtter prosjektleders arbeid med å oppfylle lovkrav om xxx Mer OUS Helsevisningsportal. Tjenesten er en utvidelse av Cristin prosjektkatalog som gir ledere på alle nivåer (fra prosjektleder og oppover) oversikt over pågående helseforskningsprosjekter og deres bruk av biobanker. På sikt er det meningen å utvide til også å gi oversikt over prosjektenes bruk av helseregistre (ved kobling til innvilgede søknader til Helseanalyseplattformen). NTNU ResearchPro. NTNU har utviklet et elektronisk system for å standardisere og forenkle arbeidsprosessen med registrering, behandling og forankring/godkjenning av utgående forskningssøknader (bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA). ResearchPro er laget for å sikre dokumentasjon, gi automatisk arkivering av godkjenninger, være kilde til informasjonsgjenbruk i virksomhetsstyringssystem (Bevisst) og som bestillingsgrunnlag for andre støttetjenester ved NTNU (som bestillingsenhet, laboratorier/leiested og HR). Systemet er ferdig utviklet og driftes fram til BOTT pre-award overtar funksjonen i 2022. I tillegg pågår flere relevante prosjekter: BOTT ØL prosjektøkonomi pre-award: DFØ har gått til anskaffelse av et pre-awardsystem som tilpasses til BOTT sine behov knyttet til systemstøtte i søknadsfasen av prosjektprosessen, for BOAprosjekter. Systemet er Unit4 Research Costing and Pricing. Dette vil dekke budsjettering av søknader, godkjenningsprosessen ved institusjonene (inkl. sjekklister), nødvendig arkivering, og mer systematisk informasjon om mulig fremtidig utfall for flere grupper på tvers av institusjonene (ledelse, forskningsrådgivere, prosjektøkonomer og controllere, HR, laboratorieteknikere- og ledere, jurister, innkjøp, med mer). Dette systemet vil også bidra til at institusjonene vil ha en komplett oversikt over sin søknadsaktivitet som kan benyttes i strategiske og virksomhetsrelaterte beslutninger, og data fra pre-award vil kunne kobles med andre datakilder. Det tar inn i seg mange av prinsippene i ResearchPro. UiO og UiB tar dette i bruk i 2021, og NTNU og UiT i 2022. OsloMet: OsloMet er i gang med å velge løysing for ein forskningsdatabase, basert på behov vi har kome fram til i organisasjonen, samt erfaringar frå NIH. Når vi kjem i mål med versjonen OsloMet ynskjer å vidareutvikle basert på NIH sin Prosjektweb, så er planen at det blir eit verktøy for 1. Forskaren: Vedkomande får oversikt sjekklister for eiga forskning, bl.a. for å sikre at forskaren leverer på krav til forskninga. 2. Organisasjonen kan kvittere ut at vi leverar på krava til institusjonen bl.a. når det gjeld GDPR. Dette gjeld både studentoppgåver og forskning. 3. Leiarane, forskarane og administrasjonen eit verktøy som skal gje oversikt og bidra i arbeidet, altså ei kobling mellom fleire punkt som står der. 4. Forskningsdatabasen kan også nyttast til å synleggjere definerte metadata om forskinga, eksempelvis på OsloMet sine nettsider. UiA: Hos oss har vi nå igangsatt prosjekt for å få på plass "en vei inn - jeg vil forske!" som i første omgang er en henvendelsesportal for at vi kan sortere henvendelser rundt forskningsdata og forskningsstøtte, slik at riktig person svarer. Etterhvert ønsker vi at den løsningen skal kobles opp Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 7
mot Cristin, NSD mm. Målet er at løsningen kan bli en form for virtuelt forskningsstøttesenter der forsker kun trenger å vite hva han lurer på. En vid dør inn gir oss erfaringsgrunnlag til å videreutvikle eller gi kvalifisere innspill til tilsvarende prosesser. 3.2. Er direkte involvering av andre virksomheter aktuelt? For å gjennomføre utredningen må alle institusjoner nevnt over delta i større eller mindre grad. Det er også viktig å involvere institusjoner som foreløpig har valgt å ikke etablere en egen tjeneste. Dette gjelder f.eks. OsloMet, Universitetet i Agder og Universitetet i Sør-Øst-Norge. 3.3. Er det aktuelt å gjøre anskaffelse(r) for å gjennomføre prosjektet? Det vil ikke være behov for konsulentbistand for å gjennomføre konseptfasen. Hvorvidt det er aktuelt med konsulenttjenester eller andre anskaffelser i en eventuelt senere fase vil bli klart i konseptfasen. 3.4. Politiske føringer og andre rammebetingelser Det er en åpenbar føring at norske forskningsinstitusjoner skal følge norsk lov. Både kravene i Personvernforordningen og i Helseforskningsloven må overholdes. (Kan vi henvise til et sted der det bes om at det legges til rette for at dette skal være enklest mulig å gjøre?) I Digital agenda for Norge 2 og Digitaliseringsstrategi for universitets- og høyskolesektoren 3 er en av målsetningene at innbyggerne skal levere informasjon til forvaltningen kun én gang. Difis «Rammeverk for informasjonsforvaltning» 4 gir føringer, støtte og verktøy i arbeidet med realisering av «orden i eget hus»- og «kun én gang»-prinsippene. Rammeverket fremhever gjenbruk av data og tjenester som en hovedregel i forvaltningen. Tjenesten(e) som dette prosjektet eventuelt resulterer i vil være et ledd i slik gjenbruk av informasjon. Prinsippene fra «Handlingsplan for digitalisering i høyere utdanning og forskning» om å sette brukeren i sentrum, om utprøving og smidig utvikling, om å tilgjengeliggjøre data for gjenbruk og om å bygge inn sikkerhet og personvern i løsningene er spesielt relevante for denne konseptfasen. 2 https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/meld.-st.-27-20152016/id2483795/ 3 https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/digitaliseringsstrategi-for-universitets--og-hoyskolesektoren--- /id2571085/ 4 https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/digitalisering-og-samordning/nasjonalarkitektur/informasjonsforvaltning/rammeverk-informasjonsforvaltning Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 8
3.5. Virksomhetsarkitektur «Norsk arkitekturrammeverk for samhandling» 5 skal hjelpe offentlige virksomheter med å definere, designe, utvikle og forvalte digitale tjenester for utveksling av data i offentlig sektor. Rammeverket gir en felles verktøykasse med prinsipper, begrepsdefinisjoner, modeller og retningslinjer for digital samhandling. Det er også definert syv overordnede «IT-arkitekturprinsipper for offentlig sektor» 6 som felles retningslinjer for alt arbeid med IT i offentlig sektor. Prinsippene er ytterligere konkretisert for universitets- og høgskolesektoren i «Felles IKT-arkitekturprinsipper for universitets- og høgskolesektoren» 7. Spesielt relevante for et arbeid med oversikt over forskningsprosjekter og behandling av personopplysninger synes prinsippene om tjenesteorientering, interoperabilitet og fleksibilitet. 4. ERFARINGER OG ANNEN NYTTIG INFORMASJON Både de institusjonene som har etablert eller har besluttet å etablere egne tjenester og de som har valgt å ikke gjøre det, har gjort seg erfaringer som det er viktig å trekke inn i både utredningen og et eventuelt påfølgende prosjekt. 5. BESKRIVELSE AV KONSEPTFASEN 5.1. Organisering og ansvar i konseptfasen Forslag til organisering og ansvar: Unit gis ansvar for gjennomføring av konseptfasen En gruppe deltagere fra Fagutvalg for forskning fungerer som styringsgruppe (??) for konseptfasen og godkjenner utredningens leveranser Det etableres en utredningsgruppe med en prosessleder fra en av forskningsinstitusjonene og deltagere fra andre sentrale interessenter. (Helst fra en institusjon som ikke selv planlegger å være tjenesteleverandør?) Prosessleder har ansvar for fremdrift gjennom utarbeidelsen av delleveranser, planlegger aktiviteter for gjennomføring av arbeidet og involverer andre bidragsytere etter behov. 5.2. Interessenter i konseptfasen Følgende grupper av interessenter blir viktig å involvere i gjennomføringen av konseptfasen: Interessenter Type involvering 5 https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/digitalisering-og-samordning/nasjonalarkitektur/arkitekturrammeverk-samhandling 6 https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/digitalisering-og-samordning/nasjonal-arkitektur/prinsipper/itarkitekturprinsipper 7 https://www.uninett.no/sites/default/files/webfm/arkitekturprinsipper%20uh%20v18.pdf Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 9
NSD Leverer i dag tjeneste for å melde behandling av personopplysninger. Gir også oversikt over slike tiltak. Bør involveres for å gi innspill på hvilke av de meldte behovene som kan dekkes av deres tjeneste. Institusjoner som enten har etablert Involvering for å beskrive sine behov og hvorfor de mente det en tjeneste som dekker deler av var klokt å etablere en egen tjeneste. Delta i vurdering av behovet eller som har startet et alternative mulige konsepter. prosjekt med henblikk på å gjøre det Institusjoner som har valgt å ikke etablere egen tjeneste Fagutvalg for forskning Involvering for å beskrive sine behov og hvorfor de har valgt å ikke selv utvikle en tjeneste. Delta i vurdering av alternative mulige konsepter. Forankring og styring, råd om strategiske veivalg Fagutvalg for informasjonssikkerhet Forankring med tanke på tjenester knyttet til behandling av personopplysninger Unit Sikre at valgte løsninger oppfyller behovene og er i tråd med Handlingsplanen. Forankring av konsepter, gevinster og lønnsomhet. 5.3. Resultater fra konseptfasen 5.3.1. Oversikt over relevante eksisterende tjenester og prosjekter Det vil i konseptfasen leveres en oversikt over relevante eksisterende tjenester og pågående prosjekter. Det vil bli lagt vekt på tydelig beskrivelse av formålet med de ulike tjenestene/prosjektene, hvor det er likheter og ulikheter mellom dem. 5.3.2. Alternative løsningskonsepter og anbefaling av konsept Det skal leveres beskrivelse av alternative konsepter for å dekke det samlede behovet og en begrunnet anbefaling av ett av konseptene. Det anbefalte konseptet kan bestå av en eller flere tjenester. 5.3.3. Prosjektforslag og faseplan Basert på det anbefalte konseptet skal det utarbeides et prosjektforslag (beslutningspunkt B2) til bruk i planleggingsfasen av prosjektet dersom det besluttes å gå videre. Det vil også utarbeides en mer detaljert plan for styring og oppfølging av planleggingsfasen. 5.4. Kostnader, tidsramme og ressursbehov for konseptfasen Konseptfasen vil løpe fra 1. desember 2019 til 1. april 2020. Arbeidet forventes gjennomført med interne ressurser eller ressurser fra relaterte prosjekter i de organisasjonene som involveres. Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 10
Det beregnes noe møte- og reiseaktivitet, men store deler av arbeidet kan gjennomføres som videomøter og via e-post. Det vil påløpe ca kr 100.000 til to større samlinger med interessentene i perioden. Rolle Navn Antatt ressursbruk Prosesseier Avdelingsdirektør eller fagdirektør for forskningstjenester, Unit 20 t fordelt på 4 styringsgruppemøter + dialog med prosessleder Deltagere styringsgruppe Representanter fra Fagutvalg for forskning. Forslag: Representanter fra NSD + 2-3 ledere valgt fra relevante institusjoner Representant fra fagutvalg for informasjonssikkerhet? Prosessleder NN, Fra institusjon 16 t/uke? Fagressurs fra NSD x t/u Fagressurs fra Unit x t/u Fagressurs fra institusjon 1.. n NN1...NNn x t/u 12 t fordelt på 4 styringsgruppemøter (2t + 1t forberedelse) 5.5. Forslag til tilnærming konsepter som bør vurderes 1. Nullalternativet Dersom man ikke gjennomfører noe felles prosjekt, vil landskapet etter all sannsynlighet fortsette å utvikle seg i retning av bedre tjenester for forskerne, men sannsynligvis også med flere tjenester enn nødvendig, mindre samordning enn ønskelig og mindre tydelighet for forskerne enn ønskelig. Dersom et prosjekt er et samarbeid mellom flere institusjoner som bruker ulike tjenester for oversikt over forskningsprosjekter/behandling av personopplysninger, risikerer man både unødig dobbeltarbeid for forskerne og inkonsistens i data. 2. Minimumsløsning Som et minimum bør nasjonale fellestjenester (Cristin prosjektkatalog, NSDs meldeskjema/meldingsarkiv, REK-portalen) videreutvikles til å kunne ta imot og videreformidle informasjon fra hverandre og fra lokale tjenester). Disse løsningene har i dag delvis etabler informasjonsutveksling, men tjenestene må videreutvikles for å tilfredsstille behovet for integrasjon med lokale løsninger. Denne løsningen vil ikke gi en fullverdig løsning, men vil gi gevinster i form av færre registreringer av samme informasjon uansett om ikke institusjonene klarer å samle seg om felles lokale løsninger. 3. Et lite antall fellestjenester til bruk i institusjonene Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 11
I utgangspunktet mener vi behovene er såpass like at det burde være mulig å enes om et lite antall (2-3?) tjenester for å dekke behovet. Disse bør også i så stor grad som mulig gjenbruke informasjon fra andre etablerte tjenester. Følgende momenter peker mot at det kan være ønskelig med flere enn en fellestjeneste: Noen institusjoner har tydelig fokus på ledelsens behov, mens andre har fokus på prosjektleder/forsker. Noen eksisterende tjenester har spesifikt fokus på behandling av personopplysninger. Det må vurderes hvorvidt det er mest hensiktsmessig å håndtere disse behovene separat eller om de kan dekkes av en tjeneste som også ser på andre typer forskningsprosjekter. Det er mulig helseforskningen vil ha spesielle behov fordi det fins mye spesialisert lovverk knyttet til disse prosjektene, men det er også mulig disse behovene kan dekkes av en tjeneste felles for alle fagfelt. 6. GJENNOMGANG AV BP1 SJEKKLISTE 1 Sjekkpunkt Er det en tydelig definert problemstilling som synliggjør behovet for nærmere utredning? Kommentar Ja, se kap 1.1 og 2.1 2 Er tiltaket i henhold til digitaliseringsstrategien? Ja, se kap 3.4 3 4 5 6 7 Er det vurdert hvordan og i hvilken grad et eventuelt prosjekt vil påvirke de berørte organisasjonene? Er det mest riktig å gjennomføre tiltaket som et prosjekt eller som en linjeoppgave? Er det tydeliggjort hvilke politiske føringer, arkitekturprinsipper og andre standarder som gjelder for, og må tas hensyn til i utredningen? Er det tydeliggjort hvordan eller av hvem utredningen skal finansieres? Er det behov for mer informasjon før det kan fattes en beslutning? Ja, se kap 2.2 I øyeblikket er det etablert eller under etablering en rekke tjenester som dekker deler av behovet. Vi mener arbeidet med å utrede eventuell samkjøring av flere av disse bør gjennomføres som et prosjekt, mens de resulterende tjenestene vil leve videre som linjeoppgaver. Ja, se kap 3.4 og 3.5 Ja, se kap 5.4 Ikke før behandling i Units LM og i Fagutvalg for forskning. Etter denne behandlingen og Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 12
før behandling i Digitaliseringsstyret må det foreligge konkret forslag til bemanning av konseptfasen. Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 13