Møteprotokoll Bø kontrollutval Dato: 26.02.2019 kl. 12:00-15:00 Sted: Kommunestyresalen Arkivsak: 19/03372 Til stede: Arne Storhaug (leiar), Ole Morten Aasgrav, Augon Eika, Gunn Annie Hellestad Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Ingebjørg Egenæs Bø kommune: Sak 1/19 Kommunalsjef oppvekst Darrud Sak 2/19 Personvernombod Anne Guri Barsgård Sak 3/19 Ordførar Telemark kommunerevisjon IKS: Revisor Birgitte Lindner Bøen Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson og Dag Oftun Temark: Line Bosnes Hegna og Ingebjørg Liland Kontrollutvalet Sauherad fellesdel sak 1-3/19 Protokollfører: Line Bosnes Hegna Sakskart Side Møteinnkalling 1/19 19/03372-1 Godkjenning av innkalling 3 Møteprotokoll 1
1/19 19/03372-2 Godkjenning av protokoll 7.11.18 4 Saker til behandling 1/19 17/03756-27 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Forebyggende arbeid for barn og unge - Bø kommune 5 2/19 19/03254-1 Bø kommunes implementering av GDPR 6 3/19 17/14323-37 Status - arbeidet etter selskapskontrollen av IRMAT AS 7 4/19 19/03309-1 Årsmelding 2018 - Kontrollutvalet 8 5/19 19/03537-2 Forvaltningsrevisors erklæring om sjølvstende 9 6/19 19/03310-1 Orientering frå revisor 10 7/19 19/03540-1 Referatsaker 26.02 11 8/19 19/03541-1 Eventuelt 26.02 12 Bø, 26.02.2019 Arne Storhaug Kontrollutvalgsleiar Line Bosnes Hegna Sekretær for kontrollutvalet 2
Møteinnkalling 1/19 Godkjenning av innkalling 1 Bø kontrollutval 26.02.2019 1/19 Innkallinga er godkjent. Sak 2/19 og sak 1/19 bytta rekkefølge. Samrøystes. Innkalling er godkjent. 3
Møteprotokoll 1/19 Godkjenning av protokoll 7.11.18 1 Bø kontrollutval 26.02.2019 1/19 Protokoll 07.11.19 er godkjent. Forslag til vedtak samrøystes vedtatt. Protokoll 07.11.09 er godkjent. 4
Saker til behandling 1/19 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Forebyggende arbeid for barn og unge - Bø kommune 1 Bø kontrollutval 26.02.2019 1/19 Kontrollutvalget tar første rapportering etter forvaltningsrevisjonsrapport del 2 Midt- Telemark barnevernssamarbeid Forebyggende arbeid for barn og unge, til orientering. Senest i august 2019 bes rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. Kommunalsjef oppvekst Darrud orienterte utvalet om oppfølginga av forvaltningsrevisjonsrapporten. Forslag til vedtak samrøystes vedtatt. Kontrollutvalget tar første rapportering etter forvaltningsrevisjonsrapport del 2 Midt- Telemark barnevernssamarbeid Forebyggende arbeid for barn og unge, til orientering. Senest i august 2019 bes rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. 5
2/19 Bø kommunes implementering av GDPR 1 Bø kontrollutval 26.02.2019 2/19 Kontrollutvalet tek saka til orientering. Personvernombod Anne Guri Barsgård orienterte utvalet om mandatet til ombodet og status i arbeidet i kommunen. Forslag til vedtak samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek saka til orientering. 6
3/19 Status - arbeidet etter selskapskontrollen av IRMAT AS 1 Bø kontrollutval 26.02.2019 3/19 Sake vert teken til orientering. Forvaltningsrevisor orienterte om korleis dei legg opp arbeidet med forvaltningsrevisjonen der formannskapet er bestiller, jfr kommunestyrevedtak 5/19. Prosjektplan skal handsamast i formannskapet 18.3.19. Diskusjon om rolla til kontrollutvalet. Kontrollutvalet har ikkje noko rolle i den vidare handsaming av rapporten. Ønsker rapporten til orientering når den er klar, men den skal handsamast i formannskapet. Forslag til vedtak: «Kontrollutvalget ønskjer å presisere at det er viktig at forholda rundt budgjevingsprosessen blir klargjort. Saka vert elles teken til orientering.» Kontrollutvalets forslag til vedtak samrøystes vedtatt. Kontrollutvalget ønskjer å presisere at det er viktig at forholda rundt budgjevingsprosessen blir klargjort. Saka vert elles teken til orientering 7
4/19 Årsmelding 2018 - Kontrollutvalet 1 Bø kontrollutval 26.02.2019 4/19 Kontrollutvalet godkjenner årsmeldinga for 2018 slik den ligg føre. Kontrollutvalets innstilling til kommunestyret: «Kommunestyret tek Årsmelding 2018 for Bø kontrollutval til vitande, og meiner den gir ei tilfredsstillande oversikt over kontrollutvalets aktivitet i 2018. Årsmeldinga vart lagt fram. Forslag til vedtak samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner årsmeldinga for 2018 slik den ligg føre. Kontrollutvalets innstilling til kommunestyret: «Kommunestyret tek Årsmelding 2018 for Bø kontrollutval til vitande, og meiner den gir ei tilfredsstillande oversikt over kontrollutvalets aktivitet i 2018. 8
5/19 Forvaltningsrevisors erklæring om sjølvstende 1 Bø kontrollutval 26.02.2019 5/19 Saka vert teken til orientering. Erklæringa vart lagt fram for utvalet. Forslag til vedtak samrøystes vedteke, Saka vert teken til orientering. 9
6/19 Orientering frå revisor 1 Bø kontrollutval 26.02.2019 6/19 Kontrollutvalet tek saka til orientering. Revisor orienterte om den løpende revisjonen av kommunen. Revisor har i denne perioden gjennomført inntekts- og utgiftstestar, og systemtest ved vedtak fra a til å. Lønnstest er også gjennomført, f.eks at variabel lønn er tilstrekkelig dokumentert, faste tillegg er godkjent, skattetrekk o.l. Ingen vesentlige avvik for de tilfeldig utvalgte i disse testene. Forslag til vedtak samrøystes vedtatt. Kontrollutvalet tek saka til orientering. 10
7/19 Referatsaker 26.02 1 Bø kontrollutval 26.02.2019 7/19 Saka vert teken til orientering. Vårkonferanse 26.4.19 medlemmar melder seg på direkte til Marianne.lundeberg@temark.no Neste møte 10. april kl 08:30 Forslag til vedtak samrøystes vedtatt. Saka vert teken til orientering. 11
8/19 Eventuelt 26.02 1 Bø kontrollutval 26.02.2019 8/19 Orienterer om gratiskurs om ny kommunelov i Bø 26.03.19. 12