Utenrikstjenestens kompetansesenter Årsrapport 2009

Utenrikstjenestens kompetansesenter Årsrapport 2009

Utenrikstjenestens kompetansesenter Utenrikstjenestens kompetansesenter (UKS) ble opprettet i 1996 ved en sammenslåing av UDs opplæringsenhet og Norads bistandsskole. UKS er ansvarlig for utvikling, administrasjon og gjennomføring av alle kurs og kompetanseutviklingstiltak i Utenriksdepartementet og Norad. UKS hadde i 2009 24 fast ansatte medarbeidere, i tillegg til 47 innleide språklærere. UKS skal tilby den opplæring som UDs og Norads ledelse anser som strategisk påkrevet for at tjenesten kan drives forsvarlig, fornyes og moderniseres. UKS skal også være et verktøy for den enkelte arbeidstaker, som ledd i karriereutvikling og karriereplanlegging. Utenrikstjenesten har stort behov for opplæring i forhold til andre departementer og statlige virksomheter. UD har store interne rotasjoner mellom ute- og hjemmetjeneste - i 2009 i underkant av 500 interne stillingsskifter. Ved de fleste stillingsskifter er det behov for faglige oppdateringer, slik at arbeidet i departementet, i Norad og ved våre 110 utenriksstasjoner kan utføres på best mulig måte. UKS hadde i 2009 et budsjett på NOK 20 mill. Alle aktiviteter i UKS skal være virksomhetsnære og skreddersydd utenrikstjenestens behov. De fleste av våre forelesere er ansatt i UD og Norad. Slik praktiserer utenrikstjenesten kunnskapsdeling på en effektiv og systematisk måte.

UKS i 2009 hovedresultater UKS gjennomførte i 2009 765 kurs, i tillegg til ulike typer forumsmøter, nettbaserte læringsaktiviteter og konferanser. Dette innebærer 50% økning i antall aktiviteter fra 2008. Årsaken er i første rekke et ekstraordinært stort antall kurs i Public 360 og PTA i 2009, samt stor økning i antall språkkurs. Forelesere og kursholdere har på disse kursene bidratt med 12 934 undervisningstimer. Inkluderer vi forberedelsestid tilsvarer dette 20 årsverk. På våre kurs deltok i 2009 5572 kursdeltakere, en økning på 50% fra fjoråret. 1778 enkeltpersoner deltok på kurs i UKS i 2009. De deltok i snitt på 3,1 kurs hver. I gjennomsnitt hadde kursene en varighet på 16,9 timer pr. kurs. Utenrikstjenestens kompetansesenter er et sentralt verktøy for videreutviklingen av kompetanse i utenrikstjenesten. Stortingsmelding nr. 15 2008-2009 Hovedlinjer i norsk utenrikspolitikk Kurstilbud totalt i 2009 2006 2007 2008 2009 kurs 594 482 502 765 undervisningstimer 11291 9586 9165 12934 deltakere 4456 3680 3628 5572 unike deltakere/enkeltindivider 1637 1742 1515 1778 Aktivitetsnivået i UKS speiler et UD i endring. Tall og fakta i vår årsrapport illustrerer med stor tydelighet at UD er en kunnskapsorganisasjon i endring. UKS bidrar til at organisasjonen når sine målsettinger om modernisering og reformmålsettinger på en effektiv måte. 3

Stor bredde i kurstilbudet Menneskerettigheter klima og energi medietrening - konsulære saker - arabisk tilskuddsforvaltning - arkivkunnskap - skips- og sjøfartssaker - sikkerhet og beredskap - Excel europakunnskap kulturfremme tverrkulturell kommunikasjon praktisk protokoll utviklingspolitikk swahili saksbehandlingsrutiner passweb bilaterale forhandlinger offentlighetsloven Kravene som stilles til ansatte i utenrikstjenesten er varierte Av totalt 765 kurs, 12.934 undervisningstimer og 5.572 deltakere var fordelingen pr. type kurs som følger i 2009: 4

Kurs pr. kategori 2009 Utenrikspolitikk Kommunikasjon og medietrening Totalt antall kurs 9 Totalt antall kurs 8 Totalt antall deltakere 137 Totalt antall deltakere 74 Totalt antall undervisningstimer 58 Totalt antall undervisningstimer 52 Utviklingspolitikk Elektroniske brukerverktøy Totalt antall kurs 8 Totalt antall kurs 77 Totalt antall deltakere 161 Totalt antall deltakere 816 Totalt antall undervisningstimer 169 Totalt antall undervisningstimer 511 Forvaltning Språkopplæring Totalt antall kurs 69 Totalt antall kurs 310 Totalt antall deltakere 831 Hvorav en-til-en 187 Totalt antall undervisningstimer 640,5 Hvorav gruppeundervisning 121 Totalt antall deltakere 715 Totalt antall undervisningstimer 8852 IT- opplæring Public360 Totalt antall kurs 69 Totalt antall kurs 113 Totalt antall deltakere 321 Totalt antall deltakere 888 Totalt antall undervisningstimer 214 Totalt antall undervisningstimer 306,5 Krisehåndtering og sikkerhet Andre opplæringstilbud Totalt antall kurs 50 Totalt antall kurs 25 Totalt antall deltakere 744 Totalt antall deltakere 429 Totalt antall undervisningstimer 441 Totalt antall undervisningstimer 250 Lederopplæring Aspirantopplæring Totalt antall kurs 15 Totalt antall kurs 3 (67 Totalt antall deltakere 242 Totalt antall deltakere 44 Totalt antall undervisningstimer 188 Totalt antall undervisningstimer 942 Konsulære saker og utlendingsfeltet Opplæringsprogram for administrativt personell Totalt antall kurs 8 Totalt antall kurs 1 Totalt antall deltakere 158 Totalt antall deltakere 12 Totalt antall undervisningstimer 169 Totalt antall undervisningstimer 96 5

Våre kursdeltakere UKS hadde totalt 5572 kursdeltakere i 2009. et enkeltpersoner som deltok på kurs var 1778. UKS har dermed nådd ut til flere ansatte i 2009 i forhold til året før. Gjennomsnittelig har hver person deltatt på 3,1 kurs i 2009, dette er omtrent som tidligere år. Tilknytning kursdeltakere 2006 2007 2008 2009 Totalt antall kursdeltakere 4456 3680 3628 5572 UD-ansatte 82,9 % 68,6 % 71,1 % 83,5 % Norad-ansatte 6,3 % 12,2 % 13,3 % 9,4 % Lokalt ansatte 2,4 % 5,1 % 3,7 % 2,2 % Ledsagere/ barn 0,6 % 1,5 % 1,1 % 1,5 % Eksterne/ andre 7,7 % 12,7 % 10,8 % 3,4 % Våre kursdeltakere er i all hovedsak UD-ansatte (83,5 % av deltakerne, 4652 kursdeltakere, 1335 enkeltpersoner) og Norad-ansatte (9,4 %, 524 kursdeltakere, 147 enkeltpersoner) et ledsagere som deltok på UKS-kurs i 2009 var 34. Dette er omtrent som tidligere år. Ledsagere deltar primært i språkundervisning og kurs i førstehjelp og personlig sikkerhet. et barn som mottok støtte til språkundervisning i 2009 var 24. 3,4 % av deltakerne var eksterne i 2009. Disse var i hovedsak junioreksperter til FN, spesialutsendinger og spesialråder på vei til norske utenriksstasjoner, utenlandske diplomater og deltakere fra enkelte NGO-miljøer på våre kurs i utviklingspolitikk. 108 lokalt ansatte deltok på UKS-samlinger i 2009. Dette tilsvarer 2,2 % av antallet kursdeltakere. Kvinner deltar på flere kurs enn menn: 61% av våre kursdeltakere er kvinner, og 39% er menn. Dette forholdstallet har vært så og si stabilt de siste fire år, til tross for at det i hele perioden har vært ansatt omtrent like mange kvinner som menn i tjenesten. 6 2006 2007 2008 2009 Totalt antall kursdeltakere 4456 3680 3628 5572 Kvinner 62 % 61 % 61 % 62 % Menn 38 % 39 % 39 % 38 %

Våre forelesere UKS administrerte 12.934 undervisningstimer i 2009. Dette tilsvarer mer enn 20 årsverk med undervisning, dersom vi legger til standard forberedelsestid (2 timer forberedelse til hver time forelesning.) Av disse timene var mer enn 8.000 knyttet til språkopplæring, og dermed utført enten av våre fast ansatte språklærere (engelsk, fransk, tysk, spansk) eller av våre 47 innleide timelærere i språk. Våre egne språklærere utfører sammen med de innleide lærerne altså mer enn 14 fulle årsverk med språkundervisning pr år i UKS. Dette kommer i tillegg til nødvendig administrasjon av denne opplæringen. De øvrige 4.934 undervisningstimene var knyttet til all annen opplæring enn språk. Her benyttes i all hovedsak interne forelesere, det vil si UDs og Norads eget fagpersonell. 130 UD-og Norad-ansatte på alle nivå fra utenriksråd til førstekonsulent bidro som UKSforelesere i 2009. Serviceavdelingen er suverent største leverandør av forelesningstimer til UKS. Denne avdelingen bidro alene med mer enn 3 fulle årsverk undervisning ved UKS i 2009. Vi er en kunnskapsorganisasjon der vi skal gjøre hverandre gode Utenriksministerens tale til UDs allmøte 23. oktober 2009 Slik praktiserer utenrikstjenesten kunnskapsdeling på en effektiv og systematisk måte. 130 UD og Norad-ansatte bidro som UKS-forelesere i 2009 7

Språkopplæringen i UKS i 2009 - hovedresultater Styrking og vedlikehold av språkkompetanse er avgjørende for Utenrikstjenesten som kunnskapsorganisasjon. Språkkompetansen i tjenesten må reflektere de løpende behovene og utenrikspolitiske målsettingene. Språkundervisningen i UKS hadde 715 kursdeltakere i 2009. Det ble undervist i totalt 26 språk ved hjelp av 7 interne og 47 innleide timelærere. Deltakerne fordelte seg på i alt 310 kurs. 187 av disse kursene var såkalt én-til-én opplæring. Det totale antallet undervisningstimer var 8852. Språk-kursene hadde en gjennomsnittelig varighet på 28 timer, som regel spredt i tid over flere uker. 66 personer fikk i tillegg støtte til deltakelse og opphold ved språkskole i utlandet i 2009. Disse deltok på språkskoler ved 14 ulike læresteder. 58 barn og ledsagere til utreisende fikk støtte til utreiseforberedende språkundervisning i 2009 Språkundervisningen i UKS skal være så virksomhetsnær og yrkesrettet som mulig. Det meste av språkopplæringen er knyttet nært opp til forestående utreise, og den virkelighet som venter ved stasjonen. Språkundervisningen ved UKS fokuserer også på kulturforståelse. Nicole Muskaug leder språkenheten i UKS 8

Språkopplæringen i UKS - markant økning i 2009 UKS har hatt en markant økning i språkopplæring i 2009. Flere utreisende ønsker språkopplæring i forhold til tidligere. Dette gjelder utreisende i alle kategorier, også administrativt ansatte. Omfanget av 1-1 opplæring har økt, i forhold til klasseromsundervisning. Ofte er 1-1 undervisning hensiktsmessig fordi personene som skal følge opplæring i samme språk har ulikt ferdighetsnivå, og dessuten kan ha behov for ulikt fokus i undervisningen relatert til spesifikke arbeidsoppgaver. 1-1 undervisning er dessuten mer fleksibelt for den enkelte og i tillegg mer effektivt i en ellers hektisk arbeidsdag. Men 1-1 undervisning er ressurskrevende. Økt bruk av denne type undervisning gjør det enten nødvendig med økte budsjetter, eller strengere prioritering i forhold til hvem som får innvilget støtte, samt antall undervisningstimer som tilstås. I 2010 legger UKS derfor både opp til en økning i språkbudsjettet, samtidig som reglene for støtte strammes noe inn. En stadig større del av språkopplæringen foregår som 1-1 undervisning 9

Språkopplæringen i UKS 26 språk i 2009 Det ble i 2009 undervist i følgende språk ved UKS: Amharisk, arabisk, bosnisk-kroatisk-serbisk, dari, engelsk, finsk, fransk, hebraisk, hindi, italiensk, japansk, kinesisk, latvisk, makedonsk, portugisisk, russisk, slovakisk, slovensk, spansk, swahili, tsjekkisk, tyrkisk, tysk, ukrainsk, ungarsk og vietnamesisk UKS prioriterer undervisning i de seks FN-språkene (engelsk, fransk, spansk, arabisk, russisk og kinesisk). For utreisende legges hovedvekt på å videreutvikle kompetanse i arbeidsspråk (engelsk, fransk, portugisisk, russisk, spansk og tysk), men også å bidra til at tjenestens ansatte har nødvendig kjennskap til lokale språk. For hjemmebasert personell tilbyr UKS vedlikehold av FN-språk og utradisjonelle språk. Det er utarbeidet egne retningslinjer for språkundervisningen ved UKS. UKS låner ut kursmateriell til utreisende. Arbeidsspråk gis høyest prioritet, men kjennskap til lokalt språk og kultur er også nødvendig i mange tilfeller. 10

Språkopplæringen i UKS fransk fortsatt på topp Flest antall undervisningstimer fikk språkene fransk (2475), spansk (1178), arabisk (915), russisk (735), engelsk (549), kinesisk (524), portugisisk (409), og tysk (241) 25 personer fulgte russiskundervisning ved UKS i 2009, 17 personer fulgte arabiskundervisning, 11 personer fulgte kinesiskundervisning og 3 personer fulgte dari-undervisning ved UKS i 2009. 11

Innføring av nye saksbehandlingsverktøy i 2009 For viktigst er dette: Vi skal se fornyelse og videreutvikling som en del av det normale Utenriksministerens tale på UDs allmøte 23. oktober 2009 Utenriksdepartementet har de siste årene innført en lang rekke nye saksbehandlingsverktøy: Saksbehandlings- og arkivsystemet Public 360, tilskuddsforvaltningssystemet PTA 3.0, Office 2007, elektronisk fakturaflyt og elektronisk reiseregning. UKS har spilt en viktig rolle i alle utrullingene, ved å tilrettelegge varierte opplæringstilbud tilpasset de ulike brukerne. I 2009 gjennomførte UKS 113 klasseromskurs i Public 360 for til sammen 888 kursdeltakere. UKS gjennomførte i tillegg 77 klasseromskurs i andre typer brukerverktøy, for 816 kursdeltakere. Tallene illustrerer med stor tydelighet at UD er en organisasjon med høy grad av endringsvilje. UKS bidrar til at organisasjonen når sine moderniseringsmål på en effektiv måte. 880 UD-ansatte deltok i 2009 på opplæring i Public 360 12

Opplæring av lokalt ansatte 157 lokalt ansatte deltok på kurs og samlinger i UKS-regi i 2009. De benyttet 173 kursplasser, og deltok altså i snitt på 1, 1 kurs hver. Disse 157 lokalt ansatte representerte i 2009 80 stasjoner. De lokalt ansatte deltok i hovedsak på kurs i konsulære saker, utlendingsfeltet og kulturfremme, samt samlinger for verneombud og kollegastøtter. Et flertall av samlingene fant sted i Oslo, men enkelte ble avholdt regionalt. De fleste samlingene ble holdt på engelsk. Mer enn 60 lokalt ansatte deltok i tillegg på nettbasert norskopplæring med tilgang til personlig veileder. De siste tre år har totalt 441 av tjenestens lokalt ansatte deltatt på kurs og samlinger i UKS regi. Disse har benyttet omlag 500 kursplasser. Tallene reflekterer en klart uttalt målsetting om prioritering av lokalt ansatte. Denne delen av virksomheten er ressurskrevende, fordi utgifter til reise og opphold kan bli store, og fravær fra stasjonen ofte representerer en utfordring, spesielt på små stasjoner. Utenrikstjenesten ser en klar gevinst i at lokalt ansatte blir kjent med Norge og Utenriksdepartementet, danner nettverk med andre lokalt ansatte og får førstehånds kjennskap til eget fagfelt og fagseksjonene i UD og Norad. Samling om konsulære saker for lokalt ansatte i Oslo, april 2009. Totalt deltok 157 lokalt ansatte på slike samlinger i regi av UKS i 2009. 13

Aspirantopplæringen Vi tar opp gnistrende gode aspirantkull ja, det er en inspirasjon å møte dem Utenriksministerens tale på UDs allmøte 23. oktober 2009 Ordningen med opptak av aspiranter til den utenrikske fagetat har eksistert siden 1923. Ordningen er omtalt i utenriksinstruksen og er også nedfelt i en egen forskrift reglement om rekruttering og utdannelse i utenrikstjenesten fra 1970. Innholdet og formen på kurset har variert gjennom tidene, men det er også eksempler på tradisjoner: For eksempel har aspirantene siden 1963 hatt en årviss tur til Nord-Norge. UDs aspirantopplæring har i dag totalt en varighet på 3 år: Introduksjonskurset (3 uker) første praksisperiode i UD (9 måneder), aspirantkurset (6 måneder), andre praksisperiode i UD (5 måneder), og til sist praksisperiode ved utenriksstasjon (12 måneder). Språkopplæring er en sentral del av programmet og utgjør minst 20% av aspirantenes ukesverk, også i praksisperiodene. UKS gjennomførte i 2009 undervisning for tre aspirantkull (44 personer): Januar og februar 2009: siste del av aspirantkurs for 2007-kullet (14 aspiranter). Dette kullet reiste ut til første utestasjonering sommeren 2009. De gikk kurs i UKS i januar og februar og fikk i april-juni i tillegg betydelig språkopplæring. August til desember 2009: første del av aspirantkurs for 2008-kullet (14 aspiranter). Dette kullet fortsetter på aspirantkurset i januar og februar 2010. September og oktober 2009: Introduksjonskurs for 2009-kullet (16 aspiranter). Dette kullet ble utplassert i ulike fagavdelinger i oktober 2009 og begynner på aspirantkurset i august 2010. De fikk dessuten i november og desember 2009 språkundervisning UDs 2008-kull gikk høsten 2009 på aspirantkurset. Her fra studietur til Vestlandet. 14 Fv: Thomas H. Bruusgaard, André Mundal, Ingvild Agledahl, Kyrre Holm, Vegar Andreassen, Kristin B. Traavik, Constantin Karamé, Eugenia Tapia, Lise Albrechtsen, Eivind Vad Petersson, Kyrre E. Brækhus, David C. Jourdan, Bjørn Klouman Bekken, Are Nagoda.

Opplæringsprogram for administrativ gruppe For første gang ble det i UD i 2009 gjennomført et samlet opptak av administrativt personell. Kullet var på 11 nyansatte pluss 1 hospitant. Gruppen har fulgt et opplæringsløp med 4 ukers introduksjonskurs i UKS i mai 2009, tjenestegjøring i ulike seksjoner, språkopplæring (engelsk) høsten 2009, samt omfattende utreiseforberedende opplæring våren 2010. De fleste på kullet reiser til første utestasjon sommeren 2010. Det er utvilsomt knyttet betydelige opplæringsmessige fordeler ved å gjennomføre samlet opptak av administrativ gruppe. Samlet opptak gir også en positiv gruppetilhørighet for kullet. Ordningen evalueres i 2010 med tanke på mulig nytt opptak høsten 2010. Historiens første fellesopptak av administrativt personell i UD: Kari Gasser, Hanne Thelin, Linn-Renate Moskvil, Elin Minge, Hilde Lamp Sandvik, Are Berentsen, Tone Uldal, Aneela Khan, Ingelin Krüger, Gerd Grøholt, Ole Martin Bøe. Ståle Blakstad var ikke tilstede da bildet ble tatt. 15

Utreiseforberedende opplæring Og vi skal sikte mot at vi holder høy kompetanse også når vi forbereder og gjennomfører våre omfattende flytteplaner en ordning knapt noen annen organisasjon har Utenriksministerens tale til UDs allmøte 23. oktober 2009 Det høye antall interne stillingsskifter hvert år (omlag 500 stillinger i 2009) skaper et stort behov for vedvarende kompetanseutvikling i UD. De aller fleste av kursene UKS tilbyr i vårhalvåret skal forberede de ansatte på tjeneste ved utenriksstasjon. I løpet av sommeren 2009 tiltrådte omlag 140 personer nye stillinger ved utenriksstasjonene, og ble tilbudt et bredt spekter av utreiseforberedende opplæring. I 2009 ble det innført en ordning med obligatoriske kurs for den enkelte i forbindelse med utreise. Kravene som stilles er individuelt tilpasset den enkeltes kompetanseprofil, og tar utgangspunkt i den mottakende stasjonens behov. Den utreisende får i sitt tilbudsbrev opplyst hvilke kurs som er obligatorisk for vedkommende, og setter deretter opp sin individuelle opplæringsplan. I høsthalvåret rettes kursvirksomheten mot gjeninntrådt personell, og personell i ny leder- eller saksbehandlerrolle. 500 stillingsskifter i året stiller store krav til individuelt tilpasset kompetanseutvikling. 16

Sikkerhetsopplæring 50 kurs i krisehåndtering og sikkerhet ble gjennomført i regi av UKS og seksjon for sikkerhet og beredskap i UD i 2009. Kursene hadde tilsammen 744 deltakere. Alle som reiser til særlig sikkerhetsmessig utsatte steder enten som utstasjonerte eller på tjenestereise må i forkant delta på et sammensatt kursprogram. Programmet omfatter opplæring i førstehjelp, stressmestring og personlig sikkerhet. I 2009 gjennomførte 125 ansatte denne kurspakken. I alt har i underkant av 200 UD- og Norad-ansatte nå gjennomført programmet. Norske utenriksstasjoner og representanter for norske myndigheter må være forberedt på å bli utsatt for skadevirkninger av terroraksjoner. Dette har gjort at departementets sikkerhetsarbeid og styrking av den generelle sikkerhet for ansatte ved norske utenriksstasjoner gis meget høy prioritet. Stortingsmelding nr. 15 2008-2009 Hovedlinjer i norsk utenrikspolitikk Ingen UD-ansatte får delta på tjenestereise til sikkerhetsmessig utsatte områder, som her Somalia, uten obligatoriske sikkerhetskurs. 17

Lederopplæring Sammen har vi erfart at viktigere enn struktur er kultur. Og det tar lengre tid å endre og utvikle en kultur enn å endre en struktur Utenriksministerens tale på UDs allmøte 23. oktober 2009 Vi skal satse på god ledelse godt arbeidsmiljø er et lederansvar og et kriterium vi måler ledere på. Jeg konstaterer at ledere nå blir tydeligere målt på gjennomført evne til ledelse. Det er bra. Det gir resultater over tid. Utenriksministerens tale på UDs allmøte 23. oktober 2009 Utenriksdepartementet har gjennom en årrekke tatt i bruk systematiske program for lederopplæring. Byggestenene er de politiske og administrative styringssignalene, UDs personalpolitikk og UDs ledelsesmål. Alle nye ledere, samt ledere i nye roller, er pålagt å delta på lederopplæringsprogram i forbindelse med stillingsskifte. 148 ledere (84 kvinner og 64 menn) fulgte lederopplæringsprogram i regi av UKS i 2009. Disse benyttet tilsammen 235 kursplasser, dvs. 1,6 lederkurs pr. ansatt i snitt. Lederkursene omhandler både arbeidsgiverrollen (dvs. Statens personalhåndbok, UDs personalpolitikk, regelverk, og krav til personalledere) og relasjonell ledelse (dvs. ledelsesmål og ledelsesferdigheter). I tillegg tilrettela UKS og Seksjon for kompetanse og organisasjonsutvikling avdelingsvise eller seksjonsvise lederutviklingsprogram. 1 avdeling og 1 seksjon i UD benyttet seg av dette tilbudet i 2009, og gjennomførte i denne forbindelse til sammen 7 samlinger finansiert over UKS budsjetter. UKS tilrettelegger for UDs seksjonslederforum. I 2009 ble følgende tema belyst i forumsmøtene: Sikkerhet på tjenestereise, rekruttering av nye medarbeidere, tidsregistrering og ferielov, medarbeidersamtalen, rusmisbruk på arbeidsplassen, lokale lønnsforhandlinger og håndtering av vanskelige personalsaker. UD har også i 2009 iverksatt coaching- og mentorprogrammer: I 2009 deltok 12 adepter (7 kvinner og 5 menn) og 12 mentorer (7 menn og 5 kvinner) i UDs mentorprogram. 6 av UDs ledere deltok i coachingprogram med bruk av eksterne coacher i 2009. Norad har eget lederopplæringsprogram for sine ansatte, og UKS er ikke involvert i administrasjon av dette programmet. 18

Opplæringsprogram for utenlandske diplomater UKS har de siste seks årene administrert opplæringsprogram for diplomater fra Bulgaria, Makedonia, Georgia, Aserbajdsjan og Kasakhstan. Innhold og omfang for det enkelte program har variert fra enkle kurs i rapportskriving til større opplæringsprogram blant annet i forhandlingsteknikk og ledelse. Alle program har vært finansiert via ulike tilskuddsordninger. UKS har stilt saksbehandlerkapasitet til rådighet og tilrettelagt programmene. Interne krefter i UD har bidratt faglig, men i hovedsak er det eksterne institusjoner som Difi, UiO, BI og andre som har vært benyttet som foredragsholdere. UKS videreførte i 2009 to av programmene: Kasakhstan-programmet: 9.-13. mars 2009: Opplæringsprogram multilaterale forhandlinger i regi av Difi og UKS. 10 deltakere. Sted: Lillehammer. Programmet var del i en avtalt opplæringsplan som ledd i forberedelsene til det kasakhstanske OSSE-formannskapet i 2010. Aserbajdsjan-programmet: 2.-4 november 2009: Opplæringsprogram EU-kunnskap i regi av UiO, BI og UKS. 20 deltakere. Sted: Baku. Programmet utgjorde del 3 av totalt 4 avtalte komponenter. 19

Nettbasert læring i Utenrikstjenesten I UKS e-læringsportal var det i 2009 totalt 16 e-læringskurs tilgjengelig for de ansatte. Totalt 491 personer deltok på e-læring i regi av UKS i 2009. I tillegg til de regulære e-læringskursene produserte UKS nettbaserte mini-leksjoner i temaet Public 360 (13 leksjoner) og fikk anskaffet/tilpasset minileksjoner i temaene Office 2007 (30 leksjoner). Leksjonene ble sendt de ansatte via e-post, som et frivillig læretiltak. Leksjonene hadde en varighet på 1-5 minutter. Gjennomføringsprosenten var meget høy: Leksjonene i Public 360 ble sendt til 865 ansatte i UD. Over 400 ansatte fullførte minst én leksjon, og totalt ble 3855 leksjoner fullført. Leksjonene i Office 2007 ble sendt til 1658 ansatte i uteapparatet. Over 600 ansatte fullførte minst én leksjon, og mer enn 7000 leksjoner ble fullført. UKS utviklet i 2009 4 nye e-læringskurs: Kurs i rekruttering av lokalt ansatte, samt 3 frittstående moduler i kurs i arkivkunnskap. Flere tidligere produserte kurs i vår portal ble dessuten oppdatert og modernisert. Over 60 personer fulgte i 2009 nettbasert norskopplæring i hovedsak lokalt ansatt personell ved stasjonene. Til tross for at programmet gir tilgang til personlig veiledning var fullføringsprosenten relativt lav. UKS vil også i 2010 tilby kurset til lokalt ansatte og medfølgende til utreisende personell, men begrense antall plasser noe, og i større grad forplikte deltakerne til den nødvendige oppfølging og stasjonen i forhold til at deltakerne gis anledning til å avsette tid til å arbeide med kurset. Nettbasert læring og e-læring er fortsatt et uutnyttet verktøy i tjenesten, med et stort potensiale, ikke minst ved utenriksstasjonene. UKS inngikk i 2009 en rammeavtale med fire leverandører av e-læring, med tanke på større satsning og produksjon av kurs i fremtiden. UKS vil i 2010 prioritere utvikling av nye nettbaserte opplæringstiltak og tester/sertifiseringsordninger, og bedre synliggjøring av vår e-læringsportal. Lansering av e-læringsprogram i Sikkerhet og beredskap som skal være obligatorisk for alle ansatte i tjenesten, vil utgjøre hovedsatsningen i 2010. 20

21

Stipendordninger for ansatte Så må vi også gi dem som er på innsiden fortsatt rom for faglig utvikling... Utenriksministerens tale til UD-allmøtet 23. oktober 2009 UKS administrerer UDs stipendordning for videreutdanning. Tiltakene som støttes må være studiepoenggivende ved høyskole eller universitet, og ha relevans for arbeidet i utenrikstjenesten. I 2009 ble det bevilget støtte til 17 personer (9 kvinner og 8 menn), for til sammen 529.000,- kroner. Totalt har 44 personer fått støtte over ordningen de siste tre år. Ordningen blir i 2010 evaluert med tanke på mulig videreføring fra 2011. UKS bevilger også støtte til Norad- og UD-ansattes deltakelse på eksterne kurs og seminarer. Tiltakene må være anbefalt av den ansattes linjeleder, og kompetanseutviklingen må ha høy relevans for seksjonens arbeid. I 2009 bevilget UKS i alt kr. 300.000,- i støtte til 46 personers deltakelse på eksterne kurs og konferanser, av disse var 3 støtte til deltakelse ved Wilton Park-konferanser. UKS administrerer støtte til lokalt ansattes deltakelse på Sommerskolen ved Universitetet i Oslo. I 2009 deltok 10 lokalt ansatte på sommerskolen. Videre administrerer UKS støtte til deltakelse på Norgesskolen for utestasjonertes barn. Norgesskolen er en sommerleir i regi av Nordmannsforbundet. I alt 2 barn fikk støtte til slik deltakelse i 2009. Tre UD-ansatte deltok i 2009 på kurs ved Forsvarets Høgskole - 2 personer på sjefskurset og 1 person på informasjonskurset. Samtlige støtte- og stipendordninger er presentert på UKS nettsider og annonseres på UD-intra. 17 UD-ansatte fikk stipend til videreutdanning i 2009 22

Kursevalueringer UKS gjennomførte i 2009 evaluering av i alt 189 av våre aktiviteter. Evalueringene var i samtlige tilfeller organisert via enkle spørreskjema utdelt til deltakere i etterkant av kurset/aktiviteten, som oftest elektronisk via e-post. Våre evaluerte kurs i 2009 fikk en snittscore på 5,2 av 6 mulige som svar på spørsmål om kursets totale nytteverdi for deltakeren. Denne type spørreskjema sier selvsagt ikke alt om et kurs. Evalueringene gir imidlertid verdifull informasjon til UKS og til den enkelte foreleser og fagseksjon. Evalueringene fører til tilpasninger i neste kurs, dersom tilbakemeldingene ikke er helt på topp. Vi tror våre kurs scorer høyt på nytteverdi fordi vår ambisjon er at alle kurs skal være virksomhetsnære og spisset mot deltakernes arbeidsvirkelighet. Foreleserne er i hovedsak interne, og kjenner dermed i stor grad deltakernes behov. 23

Service til våre brukere UKS tilstreber å yte best mulig service til våre kursdeltakere og forelesere. Brukerne våre skal finne god og presis informasjon om våre kurstilbud på nettet. Vi skal ha god resepsjonstjeneste, løpende tilgjengelighet på telefon, og administrative systemer som fungerer. Vi legger stor vekt på at teknisk utstyr og kursmateriell skal være på plass foran hvert kurs. Kursdeltakerne skal ha tilgang til gjeste-pc, gjestetelefoner, frukt og drikke UKS utviklet og tok i bruk et mer brukervennlig nytt elektronisk påmeldingssystem i 2009. UKS utviklet i 2009 ny nettside: www.uks.mfa.no Vår dyktige resepsjonist Hanne Holm ønsker deg velkommen til UKS! 24

Internasjonalt samarbeid om kompetanseutvikling UKS deltar i det internasjonale nettverket Train4Dev, som tilrettelegger felles bistandsfaglige opplæringstiltak i felt. Et hundretalls norske diplomater har deltatt på Train4Dev-kurs siden nettverket ble opprettet i 2003. UKS satt i 2009 i styringsgruppen for nettverket. Deltakelse i nettverket gir UKS gode muligheter til idé- og erfaringsutveksling med andre lands kompetansesentre. UKS har i 2009 særlig bidratt til at nettverket har utviklet nye felles opplæringtiltak innenfor resultatstyring ( Result- based Management ). Norge og Danmark var vertskap for nettverkets årlige møte i Oslo i juni 2009, med 51 deltakere fra 23 land. UKS var i 2009 vertskap for Train4Devnettverkets årlige møte. 51 representanter fra 23 land kunne utveksle erfaringer og planlegge nye, felles opplæringstiltak i felt. 25

UDs fagråd for kompetanseutvikling UKS er avhengig av tett samarbeid med UDs og Norads fagavdelinger for å prioritere rett og sikre kvalitet og relevans i virksomheten. Dette samarbeidet må skje løpende, året rundt: Når planene for kommende kurs-semester legges, når kursinnhold skal utarbeides, når aktivitetene skal gjennomføres, og når de skal evalueres. UDs fagråd for kompetanseutvikling skal sikre at UKS tilbyr relevante og gode opplæringstiltak i overensstemmelse med det kompetansebehovet som til enhver tid finnes i utenrikstjenesten. Fagrådet behandler hvert halvår utkast til UKS kurskataloger, som deretter formelt godkjennes av KR-avdelingens ledelse. I fagrådet sitter representanter fra alle UDs avdelinger, UDs kommunikasjonsenhet, Norad og arbeidstakerorganisasjonene. Fagrådet skal aktivt og i tråd med overordnede strategier: innhente, vurdere og anbefale forslag til kurs og andre kompetanseutviklende tiltak prioritere forslag til nye kompetanseutviklende tiltak bidra med innspill til oppdatering av kurs og undervisningsmateriale, samt ta med seg erfaringer fra eksterne møter som UD og Norad normalt deltar i inn i Fagrådets arbeid 26

UKS pedagogiske plattform UKS har i 2009 arbeidet målrettet med å videreutvikle vår pedagogiske plattform og de prinsipper vi ønsker skal kjennetegne virksomheten. UKS bruker aktivt den didaktiske relasjonsmodellen (se illustrasjon) som utgangspunkt for alle kurs og aktiviteter. Dette betyr at vi i forkant av hvert eneste opplæringstiltak ønsker å se følgende faktorer i sammenheng og holde grep om disse fra start til mål: Hensikt og læringsmål (Hvorfor iverksettes tiltaket, og hva helt konkret - skal deltakeren kunne etter endt tiltak? Hvilke kunnskaper, ferdigheter og holdninger skal oppnås?) Kursinnhold (Hva skal være tiltakets innhold/ programkomponenter?) Rammefaktorer (tiltakets varighet, kostnadsrammer, fysiske rammer) Arbeidsmetoder (Hvilke læringsmetoder skal tas i bruk underveis? Klasseromsundervisning, e-læring, workshop, gruppearbeid, hjemmelekser, forarbeid, rollespill, case, osv) Deltakerforutsetninger (Krav til deltakernes forkunnskaper, deltakernes tilgang til teknisk utstyr etc.) Evaluering. (Hvordan skal tiltaket evalueres i etterkant? Hva skal kjennetegne et vellykket opplæringstiltak?) Alle disse faktorene henger nøye sammen og må være gjennomtenkte fra start, dersom læretiltaket skal bli bra. Endres en av faktorene underveis, får dette raskt også konsekvenser for de øvrige. Kilde: Bjørndal og Lieberg, 1979 27