Styre, råd, utvalg m.v. Kommunestyret Møtested Vårbrudd Møtedato: 15.10.2015 Fra kl. 18.00 Til kl. 21.25 MØTEBOK Til stede på møtet: Navn Parti Funksjon Forfall Møtt for Rolf Arne Hanssen SV Leder Sak 49/15-51/15 Hans- Jakob Bønå H Ordfører Fra sak 52/15 -> Otto Strand KRF Varaordfører Fra sak 52/15 -> Lise Svenning H Medlem Hilde Marie Meyer H Medlem Geir Olav Næss H Medlem Torjus Gaski Brevik H Medlem Knut Halvor Busk H Medlem Harald Inge Johnsen H Medlem Tor Johnny Aikio H Medlem Hanne-Lene Holm Bønå H Medlem Arnold Barstad Eliseussen H Medlem Wenche Pedersen AP Medlem Willy Andreas Pedersen AP Medlem Ragnhild Marie M Aslaksen AP Medlem Tiltrådte kl. 20.00 (i sak 56/15) Kristian Wengen AP Medlem FO Kristina Raastad Dikkanen AP Medlem Kristian Wengen AP Medlem Eva Lill Margit AP Medlem Ann Rita Hammer AP Medlem Hermann Magne Westlie AP Medlem Chandra Bahadur Chhetri AP Medlem Sigurd Johan Richardsen SV Medlem Hanne Jonassen Harila SV Medlem Einar Alfred Niemi SV Medlem Bernt-Aksel Jensen VLI Medlem Elisabeth Klogh Hegge VLI Medlem Farid Shariati Bidar MDG Medlem Kristina Raastad Dikkanen AP Varamedlem Kristian Wengen Åge Tom Sivertsen AP Varamedlem Ragnhild Marie M Aslaksen -> kl. 20.30 I alt 25 representanter og vararepresentanter
Fra adm. (evt. andre): Jens Betsi rådmann Marita Jakola Skansen - kontorsjef Jon Ragnar Morso økonomisjef Grethe Pleym kommunalsjef KVI Yngvar Mækelæ enhetsleder PMK Arne Lindbach informasjonsrådgiver Gøril Samuelsen - møtesekretær Behandlede saker: Sak nr./år 48/15 60/15 Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Sigurd Richardsen Hans-Jacob Bønå Wenche Pedersen Medlem (SV) Medlem (H) Medlem (AP Kulturinnslag: Kulturskolen m/anna Rostrup Mia Adelen Johansen og Torbjørn Dunn spilte klarinett. Innkalling og saksliste: Ingen merknader til innkalling. Merknader til saksliste: Sak 58/15 trekkes fra saksliste. Behandles i kommunestyremøte i november. Sak 59/15 behandles før sak 54/15. Repr. Johnny Aikio, H ba om at sak 59/15 fremskyves, og behandles før 53/15. Kommunestyret hadde ingen innvendinger. Side 2 av 19
48/15 GODKJENNING AV KOMMUNESTYREVALGET 2015 Kommunestyret godkjenner kommunestyrevalget 2015 for Vadsø kommune. Valgstyrets innstilling ble enstemmig vedtatt. Kommunestyret godkjenner kommunestyrevalget 2015 for Vadsø kommune. 49/15 VALG AV FORMANNSKAP FOR VALGPERIODEN 2015-2019 Valgnemndas innstilling ble enstemmig vedtatt. Formannskapet velges som avtalevalg. Som medlemmer til formannskapet for valgperioden 2015 2019 velges: Medlemmer Høyre, Vadsølista og KRF: Hans-Jacob Bønå, H Otto Strand, KRF Lise Svenning, H Hilde Marie Meyer, H Medlemmer AP, MDG og SV: Wenche Pedersen, AP Willy Pedersen, AP Hanne Jonassen Harila, SV Side 3 av 19
Som varamedlemmer til formannskapet for valgperioden 2015 2019 velges: Varamedlemmer Høyre, Vadsølista og KRF: Bernt-Aksel Jensen, VLI Geir Olav Næss, H Torjus Gaski Brevik, H Knut Halvor Busk, H Elisabeth Hegge, VLI Hanne Lene Bønå, H Varamedlemmer AP, MDG og SV: Sigurd Johan Richardsen, SV Ragnhild Marie Melleby Aslaksen, AP Hermann Magne Dahl Westlie, AP Kristian Wengen, AP Einar Niemi, SV 50/15 VALG AV ORDFØRER FOR VALGPERIODEN 2015-2019 Repr. Johnny Aikio, H la frem følgende forslag på vegne av H, VLI og KRF: Hans-Jacob Bønå Repr. Willy Pedersen, AP la frem følgende forslag på vegne av AP, SV og MDG: Wenche Pedersen velges som ordfører for perioden 2015-2019 Det legges opp til skriftlig avstemming. Enstemmig vedtatt. Ordfører Rolf Arne Hanssen foreslo at representantene Ann Rita Hammer, AP og repr. Knut Busk, H kontrollerer opptellingen. Enstemmig vedtatt. Skriftlig avstemming ble foretatt. Ved opptelling av stemmesedlene fordelte stemmene seg slik: Wenche Pedersen fikk 12 stemmer. Hans-Jacob Bønå fikk 13 stemmer. Side 4 av 19
Ved dette er Hans-Jacob Bønå valgt som ordfører i Vadsø kommune for valgperioden 2015-2019. Som ordfører for valgperioden 2015-2019 velges Hans-Jacob Bønå, Høyre. Ordfører Hans-Jacob Bønå takket for tilliten. 51/15 VALG AV VARAORDFØRER FOR VALGPERIODEN 2015-2019 Repr. Johnny Aikio, H la frem følgende forslag på vegne av H, VLI og KRF: Otto Strand Repr. Sigurd Richardsen, SV la frem følgende på vegne av AP, SV og MDG: Hanne Jonassen Harila velges som varaordfører Det legges opp til skriftlig avstemming. Enstemmig vedtatt. Skriftlig avstemming ble foretatt. Ved opptelling av stemmesedlene fordelte stemmene seg slik: Hanne Jonassen Harila fikk 12 stemmer. Otto Strand fikk 13 stemmer. Ved dette er Otto Strand valgt som varaordfører i Vadsø kommune for valgperioden 2015-2019. Som varaordfører for valgperioden 2015-2019 velges Otto Strand, KRF. Ordførerskifte og kjedeoverrekkelse (kl. 18.20) Rolf Arne Hanssen, SV fratrådte som ordfører. Hans-Jacob Bønå, H tiltrådte som ny ordfører. Otto Strand, KRF tiltrådte som varaordfører. Side 5 av 19
52/15 VALG AV ADMINISTRASJONSUTVALG FOR VALGPERIODEN 2015-2019 Repr. Lise Svenning, H opplyste at hun er ansatt i Vadsø kommune og av den grunn ikke valgbar som varamedlem til administrasjonsutvalget. Høyre v/repr. Johnny Aikio la frem følgende endringsforslag: Beate Pedersen, H erstatter Lise Svenning 4. vara Høyre v/repr. Johnny Aikio la frem følgende tilleggsforslag: Ruth Åse Jankila, VLI som 5. vara Valgnemndas innstilling med fremlagte endrings-/tilleggsforslag fra Høyre ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalget velges som avtalevalg. Som medlemmer til administrasjonsutvalget for valgperioden 2015 2019 velges: Medlemmer Høyre, Vadsølista og KRF: Hilde Marie Meyer, H (leder) Elisabeth Hegge, VLI (nestleder) Morten Jørgensen, H Medlemmer AP, MDG og SV: Ragnhild Marie Melleby Aslaksen, AP Sigurd Richardsen, SV Som varamedlemmer til administrasjonsutvalget for valgperioden 2015 2019 velges: Varamedlemmer Høyre, Vadsølista og KRF: Ove Solsvik, Krf Hanne Lene Bønå, H Tom Ivar Haukland, H Beate Pedersen, H Side 6 av 19
Ruth Åse Jankila, VLI Varamedlemmer AP, MDG og SV: Bente Ellinor Andersen Hegna, AP Farid Shariati Bidar, MDG Jarand Harila, SV Jostein Ukvitne, AP 53/15 VALG AV KONTROLLUTVALG FOR VALGPERIODEN 2015-2019 Som representanter til kontrollutvalget for valgperioden 2015 2019 velges: Som personlige vararepresentanter til kontrollutvalget for valgperioden 2015 2019 velges: Som leder velges: Som nestleder velges: AP v/repr. Hermann Westlie la frem følgende endringsforslag: Som varamedlem i stedet for Ellen-Marie Winther velges Rolf Dikkanen som personlig vara for Marianne Pedersen. Hans Stapnes velges til personlig vara for Hilde Bersvendsen Votering: Det ble votert over valgnemndas innstilling med fremlagt endringsforslag fra AP som ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget velges som avtalevalg. Som representanter til kontrollutvalget for valgperioden 2015 2019 velges: 1. Arnold Eliseussen, H 2. Hilde Bersvendsen, AP 3. Marianne Pedersen Som personlige vararepresentanter til kontrollutvalget for valgperioden 2015 2019 velges: Side 7 av 19
1. Gerd Solveig Haga Mathisen, H 2. Hans Stapnes, AP 3. Rolf Dikkanen, AP Som leder velges: Hilde S. Bersvendsen Som nestleder velges: Arnold Eliseussen 54/15 VALG AV MEDLEMMER/VARAMEDLEMMER TIL PMK (HOVEDUTVALG FOR PLAN, MILJØ OG KOMMUNALTEKNISKE SAKER) FOR VALGPERIODEN 2015-2019 Valgnemndas innstilling ble enstemmig vedtatt. Hovedutvalg PMK velges som avtalevalg. Som medlemmer til Hovedutvalg for plan, miljø og kommunaltekniske saker for valgperioden 2015 2019 velges: Medlemmer Høyre, Vadsølista og KRF: Johnny Aikio, H - Leder Hans Henrik Kristiansen, VLI - Nestleder Hanne Lene Bønå, H Lise Svenning, H Medlemmer AP, MDG og SV: Ann Rita Hammer, AP Farid Shariati Bidar, MDG Einar Niemi, SV Som varamedlemmer til Hovedutvalg for plan, miljø og kommunaltekniske saker for valgperioden 2015 2019 velges: Varamedlemmer Høyre, Vadsølista og KRF: Geir Olav Næss, H Ruth Åse Jankila, VLI Side 8 av 19
Gro Harila, Krf. Torjus Gaski Brevik, H Harald Inge Johnsen, H Knut Busk, H Varamedlemmer AP, MDG og SV: Wenche Pedersen, AP Trond Skorstad, SV Bente Ellinor Andersen Hegna, AP Odd Erik Rønning,AP Martine Berg, MDG 55/15 VALG AV REPRESENTANT TIL HOVEDUTVALG FOR PMK, FOR Å IVARETA INTERESSER I PLANLEGGINGEN FOR VALGPERIODEN 2015-2019 Som representant til kommunens hovedutvalg PMK, for å ivareta barn og unges interesser i planleggingen, for valgperioden 2015 2019, velges Høyre v/repr. Johnny Aikio la frem følgende forslag: Jaran Harila velges som personlig vara for Jorunn Bønå. Votering: Det ble votert over Valgnemndas innstilling med fremlagt forslag fra H som ble enstemmig vedtatt. Valget foretas som avtalevalg. Som representant til kommunens hovedutvalg PMK, for å ivareta barn og unges interesser i planleggingen, for valgperioden 2015 2019, velges Jorunn Bønå Jaran Harila velges som personlig vara for Jorunn Bønå. Side 9 av 19
56/15 VADSØ JAZZKLUBB/ VARANGERFESTIVALEN - PARTNERSKAPSAVTALE Vadsø kommunestyre viser til søknad fra Vadsø Jazzklubb/Varangerfestivalen om inngåelse av partnerskapsavtale for 2015. Søknaden avslås. Avslaget begrunnes med at der ikke er tilgjenglige midler for nevnte formål i 2015. Repr. Knut Busk, H la frem følgende felles tilleggsforslag - H, VLI og KRF: Det nedsettes et Ad hoc-utvalg på tre personer som får i oppgave å: 1. Utarbeide retningslinjer for etablering av partnerskapsavtaler a. Herunder å foreslå aktuell økonomisk ramme for avtalene b. Hvilke områder skal prioriteres for avtaler 2. Se på dagens inngåtte avtaler om de fortsatt er aktuelle å forlenge 3. Foreslå inngåelse av nye avtaler Innstillingen fra utvalget fremlegges i forbindelse med kommunestyremøte i desember 2015 og behandles der som rammer for avtalene i kommende periode. Inngåelse av partnerskapsavtaler gjøres av formannskapet som fastsetter rammene. Følgende personer oppnevnes i utvalget: 1. Elisabeth Hegge, Vadsølista 2. Geir Olav Næss, Høyre 3. Farid Shariati Bidar, MDG Personlige varamedlemmer: 1. Fritjof Methi, 2. Hilde Meyer, Høyre 3. Willy Pedersen, AP Habilitet: Repr. Bernt-Aksel Jensen, VLI stiller spørsmål ved repr. Willy Pedersen, AP og repr. Hermann Westlie, AP sin habilitet med begrunnelse at samboere/ektefelle er i styret til Varangerfestivalen. Rådmannen redegjorde habilitetsspørsmålet. Representantene fratrådte. I alt 23 representanter og vararepresentanter. Side 10 av 19
Kommunestyret vurderte representantenes habilitet. Willy Pedersen, AP ble vurdert inhabil med 13 stemmer. 12 stemte imot. Hermann Westlie, AP ble vurdert inhabil med 13 stemmer. 12 stemte imot. I alt 23 representanter og vararepresentanter. Repr. Åge Tom Sivertsen, AP opplyste at han er regnskapsfører for Varangerfestivalen. Kommunestyret vurderte representanten enstemmig som habil. I alt 23 representanter og vararepresentanter. Repr. Wenche Pedersen, AP la frem følgende fellesforslag - AP, SV og MDG: 1. Vadsø kommune bevilger støtte på 150.000 gjennom omdisponering fondsmidler fra utviklingsfondet/miljøfondet og primærfond 2. Vadsø kommunestyre unngår en 3 årig partnerskapsavtale, fra 2016 med Varangerfestivalen/Vadsø Jazzklubb. Repr. Ragnhild M. Aslaksen, AP tiltrådte, kl. 20.00 I alt 24 representanter og vararepresentanter. Votering: Det ble votert over fremlagt fellesforslag fra AP, SV og MDG som falt med 10 stemmer. 14 stemte imot. Det ble votert over fremlagt felles tilleggsforslag fra H, VLI og KRF som ble vedtatt med 13 stemmer. 11 stemte imot. Det votert over formannskapets innstilling med vedtatt tillegg, som ble vedtatt med 13 stemmer. 11 stemte imot. Vadsø kommunestyre viser til søknad fra Vadsø Jazzklubb/Varangerfestivalen om inngåelse av partnerskapsavtale for 2015. Søknaden avslås. Avslaget begrunnes med at der ikke er tilgjenglige midler for nevnte formål i 2015. Spørsmålet om partnerskapsavtale drøftes på et senere tidspunkt sammen med andre søknader om slike avtaler. Det bør innbys til et møte med lag/organisasjoner hvor partnerskapsavtaler er tema før nye lages. Side 11 av 19
Det nedsettes et Ad hoc-utvalg på tre personer som får i oppgave å: 1. Utarbeide retningslinjer for etablering av partnerskapsavtaler a. Herunder å foreslå aktuell økonomisk ramme for avtalene b. Hvilke områder skal prioriteres for avtaler 2. Se på dagens inngåtte avtaler om de fortsatt er aktuelle å forlenge 3. Foreslå inngåelse av nye avtaler Innstillingen fra utvalget fremlegges i forbindelse med kommunestyremøte i desember 2015 og behandles der som rammer for avtalene i kommende periode. Inngåelse av partnerskapsavtaler gjøres av formannskapet som fastsetter rammene. Følgende personer oppnevnes i utvalget: 1. Elisabeth Hegge, Vadsølista 2. Geir Olav Næss, Høyre 3. Farid Shariati Bidar, MDG Personlige varamedlemmer: 1. Fritjof Methi, 2. Hilde Meyer, Høyre 3. Willy Pedersen, AP Repr. Åge Tom Sivertsen, AP fratrådte. Representantene Willy Pedersen, AP og Hermann Westlie, AP tiltrådte. I alt 25 representanter og vararepresentanter. 57/15 VARANGER ASVO - OPPLØSNING Formannskapet innstiller på følgende; 1. Kommunestyret i Vadsø vedtar i hht IKS-loven 32 oppløsning av Varanger ASVO IKS (org nr 983 505554). Vedtaket forelegges departementet for godkjenning. 2. Foreligger det godkjenning fra departementet om slik oppløsning har representantskapet i Varanger ASVO IKS i hht IKS-loven ansvaret for å velge et avviklingsstyre. Dette avviklingsstyret bør være valgt innen utgangen av november 2015. 3. Rådmannen får i samarbeide med Varanger ASVO i oppdrag å legge til rette for etablering av et aksjeselskap fullt ut eid av Vadsø kommune som skal ivareta Side 12 av 19
Vadsø kommunes tilbud om yrkesaktivitet for personer med kortvarige- eller langvarige begrensninger. 4. Det forutsettes at dette aksjeselskapet kan overta/inngå avtaler og rettigheter minst tilsvarende dagens og som er nødvendig for videre aktivitet etter at Varanger ASVO IKS er oppløst. Habilitet Repr. Eva-Lill Margit, AP informerte og ba kommunestyre vurdere hennes habilitet med begrunnelse at hun jobber i NAV der hennes stilling innebærer tett samarbeid med Varanger ASVO. Repr. Lise Svenning, H ba kommunestyret vurdere hennes habilitet med begrunnelse at hun er styremedlem i Varanger ASVO. Representantene fratrådte. I alt 23 representanter og vararepresentanter. Kommunestyret vurderte representantenes habilitet. Repr. Eva-Lill Margit, AP ble enstemmig vurdert habil. Repr. Lise Svenning, H ble enstemmig vurdert inhabil. Repr. Eva-Lill Margit, AP tiltrådte. I alt 24 representanter og vararepresentanter. Høyre v/repr. Arnold Eliseussen la frem følgende endringsforslag til pkt. 3, siste del: Rådmannen får i samarbeide med Varanger ASVO i oppdrag å legge til rette for etablering av et aksjeselskap fullt ut eid av Vadsø kommune som skal ivareta Vadsø kommunes tilbud om arbeidsrettet aktivitet tilpasset brukeren behov innenfor det tjenestetilbudet som blir gitt av bedriften og tiltaksplasser stilt til disposisjon og finansiert av NAV. Votering: Det ble votert over fremlagt endringsforslag fra Høyre som ble enstemmig vedtatt. Det ble votert over innstilling med vedtatt endring som ble enstemmig vedtatt. Side 13 av 19
Formannskapet innstiller på følgende; 1. Kommunestyret i Vadsø vedtar i hht IKS-loven 32 oppløsning av Varanger ASVO IKS (org nr 983 505554). Vedtaket forelegges departementet for godkjenning. 2. Foreligger det godkjenning fra departementet om slik oppløsning har representantskapet i Varanger ASVO IKS i hht IKS-loven ansvaret for å velge et avviklingsstyre. Dette avviklingsstyret bør være valgt innen utgangen av november 2015. 3. Rådmannen får i samarbeide med Varanger ASVO i oppdrag å legge til rette for etablering av et aksjeselskap fullt ut eid av Vadsø kommune som skal ivareta Vadsø kommunes tilbud om arbeidsrettet aktivitet tilpasset brukeren behov innenfor det tjenestetilbudet som blir gitt av bedriften og tiltaksplasser stilt til disposisjon og finansiert av NAV. 4. Det forutsettes at dette aksjeselskapet kan overta/inngå avtaler og rettigheter minst tilsvarende dagens og som er nødvendig for videre aktivitet etter at Varanger ASVO IKS er oppløst. Repr. Lise Svenning, H tiltrådte. I alt 25 representanter og vararepresentanter. 58/15 OMRÅDEREGULERING FOR KIRKEGÅRDSVEIEN- VESTRE JAKOBSELV I medhold av plan- og bygningslovens 12-10 legges forslag til områderegulering for Kirkegårdsveien, Vestre Jakobselv m/ tilhørende plankart, planbestemmelser og planbeskrivelse, datert. 16.04.2015, til offentlig gjennomsyn og sendes berørte grunneiere, naboer, rettighetshavere og sektormyndigheter for uttalelse/ behandling. Sak trukket. Sak trukket. Side 14 av 19
59/15 REGLEMENT FOR VADSØ KOMMUNE Kommunestyret i Vadsø vedtar følgende: Hovedutvalgenes fellesbestemmelser I tråd med kommunestyrets vedtak av 19.12 2013 jfr vedtak av 15.05 2014 foreslås følgende endring av reglementet hva gjelder hovedutvalgenes fellesbestemmelser: HOVEDUTVALGENES FELLESBESTEMMELSER 1. VALG OG SAMMENSETNING - Hovedutvalg for plan, miljø og kommunaltekniske saker (PMK) Hovedutvalget er opprettet etter kommunelovens 10 og er å betrakte som fast utvalg. Hovedutvalget består av minimum 5 medlemmer og varamedlemmer. Det faktiske antallet bestemmes for hver valgperiode av kommunestyret. Hovedutvalget velges av kommunestyret blant kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Valgene foretas som forholdsvalg jfr kommuneloven 36. Kommunestyret velger leder blant kommunestyrets medlemmer og nestleder blant kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Valgene gjelder for den kommunale valgperioden. Dersom et medlem faller fra eller løses fra vervet, velger kommunestyret nytt medlem ved å supplere fra den gruppe som står bak den utredende. Dersom lederen faller fra eller løses fra vervet, velger kommunestyret ny leder selv om det er valgt nestleder. 2. MØTERETT FOR DE ANSATTES REPRESENTANTER. Når hovedutvalget eventuelt behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, har representanter for de ansatte møte- og talerett i hovedutvalgene iht. kommunelovens 26 dersom ikke annet er fastsatt i særlov eller avtale. Saker som anses omfattet av møte- og talerett for representanter for de ansatte, er de saker som omfatter forhold knyttet til organisering av den administrative virksomheten samt opprettelse, omgjøring og inndragning av stillinger. Ved behandling av forslag til budsjett, fordeling av budsjettrammer eller bevilgningsspørsmål av vesentlig betydning for virksomheten, avgrenses taleretten til å fremme en uttalelse om forslaget/innstillingen knyttet til forhold nevnt i dette punkts første ledd. Som ansattes representanter regnes de ansatte representanter i det lovpålagte partsammensatte utvalget (administrasjonsutvalget). 3. ANSVARS- OG ARBEIDSOMRÅDE Hovedutvalget skal føre tilsyn med at virksomheten innenfor hovedutvalgenes budsjettområder drives, holder kvalitet og gir sine tilbud i forhold til kommunestyrets forutsetninger. Hovedutvalget skal også føre tilsyn med hvordan nasjonale mål og krav oppfylles på de samme områdene. Hovedutvalget treffer vedtak i saker som er delegert fra kommunestyret. Hovedutvalget utøver også på kommunestyrets vegne de oppgaver som kommunestyret delegerer hovedutvalgene. I saker som har økonomiske konsekvenser forutsettes det at hovedutvalgets innstilling behandles i formannskap før endelig behandling i bystyret. Hovedutvalgene skal ivareta de oppgaver som kommunestyret til enhver tid pålegger dem og kan også på selvstendig grunnlag ta initiativ overfor kommunestyret m.h.t. Side 15 av 19
utviklings-, utredningsoppgaver og saker av prinsipiell karakter innenfor egne ansvarsområder. Hovedutvalgene avgir årsmeldinger overfor kommunestyret basert på de av kommunestyret vedtatte planer og rammer. 4. SAKER HVOR HOVEDUTVALGET HAR AVGJØRELSESMYNDIGHET Hovedutvalgene har avgjørelsesmyndighet i de saker som i henhold til kommunestyrets delegeringsvedtak og årsbudsjettvedtak er delegert til hovedutvalgene. Hovedutvalgene har innenfor vedtatte budsjettrammer anledning til å omdisponere inntil kr 100.000,- pr budsjettår dersom forutsetningene for dette er tilstede. Slike forutsetninger må være i form av et reelt og dokumentert mindreforbruk. Hovedutvalgene kan i den utstrekning kommunestyret ikke har vedtatt begrensning delegere videre avgjørelsesmyndighet til rådmannen. 5. MØTER. Hovedutvalgene skal ha møter når lederen finner det påkrevet eller minst 2 av medlemmene krever det. Det utarbeides halvårlige møteplaner. Hovedutvalgene innkalles normalt med minst 7 dagers varsel. Saksdokumentene sendes elektronisk sammen med innkallingen til medlemmer, varamedlemmer. Samtidig tilgjengeliggjøres sakspapirene på Vadsø kommunes hjemmesider Lederen av hovedutvalgene setter opp saksliste for det enkelte møte. Møtene er åpne ihht. kommunelovens 32, nr. 3, med mindre det gjelder saker som er undergitt taushetsplikt, jfr. forvaltningslovens 13 og straffelovens 121. Hovedutvalgene er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstedet. Avgjørelser treffes med alminnelig flertall etter kommunelovens 35. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende, unntatt ved valg. Ordfører og rådmannen har møte- og talerett i hovedutvalgenes møter. Hovedutvalgene har adgang til å benytte fjernmøter og skriftlig saksbehandling i hht reglene i kommuneloven 30 nr. 2. 6. FØRING AV PROTOKOLL - MØTETS SLUTT Det skal føres protokoll etter den form som kommunestyret fastsetter jfr. pkt. 25 i formannskapets reglement. 7. SEKRETARIATETS OPPGAVER Rådmannen er ansvarlig for at det skjer en forsvarlig saksbehandling, og fremmer innstilling i alle saker jfr formannskapets reglement pkt 3. Rådmannen er ansvarlig for at det skjer en tilfredsstillende sekretariatstjeneste. Sekretariatet har ansvaret for hovedutvalgenes sakspapirer, innkalling av medlemmer, kunngjøring av møter, protokoller og protokollutskrifter. 8. GYLDIGHET OG ENDRING Dette reglement er vedtatt av kommunestyret i Vadsø den 26.01 2012 og trer i kraft fra den dato kommunestyret har oppnevnt de respektive hovedutvalg. Endringer av dette reglementet kan bare foretas av kommunestyret. Reglement for godtgjørelse til folkevalgte 3.5 Leder i hovedutvalg Leder for hovedutvalg utbetales en fast årlig godtgjørelse pålydende kr.17.000 alternativt samt frivillig frikjøp i inntil 1 dag pr måned. Ordningen har et økonomisk tak beregnet til kr.3.000 pr. dag (se kap.3 for beregning). Side 16 av 19
Repr. Lise Svenning, H la frem følgende forslag til innstillingens pkt 3 ANSVARS- OG ARBEIDSOMRÅDE: siste setning strykes Repr. Lise Svenning, H la frem følgende endringsforslag til innstillingens pkt. 8 GYLDIGHET OG ENDRING første setning: Dette reglement er vedtatt av kommunestyret i Vadsø 15.10.2015 og trer i kraft fra den dato kommunestyret har oppnevnt de respektive hovedutvalg. Repr. Lise Svenning, H la frem følgende endringsforslag til Reglement for kontrollutvalget i Vadsø kommune pkt. 2 VALG SAMMENSETNING Nytt 2. avsnitt: Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Det velges personlig vara for hvert av medlemmene i utvalget. Leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyrets møter. Kontrollutvalgets leder skal ikke velges fra flertallskonstellasjon ved konstitueringen. Votering: Det ble votert over fremlagte forslag/endringsforslag fra Høyre som ble enstemmig vedtatt. Det ble votert over administrasjonens innstilling med vedtatt endringer som ble enstemmig vedtatt. Kommunestyret i Vadsø vedtar følgende: Hovedutvalgenes fellesbestemmelser I tråd med kommunestyrets vedtak av 19.12 2013 jfr vedtak av 15.05 2014 foreslås følgende endring av reglementet hva gjelder hovedutvalgenes fellesbestemmelser: HOVEDUTVALGENES FELLESBESTEMMELSER 1. VALG OG SAMMENSETNING - Hovedutvalg for plan, miljø og kommunaltekniske saker (PMK) Hovedutvalget er opprettet etter kommunelovens 10 og er å betrakte som fast utvalg. Hovedutvalget består av minimum 5 medlemmer og varamedlemmer. Det faktiske antallet bestemmes for hver valgperiode av kommunestyret. Hovedutvalget velges av kommunestyret blant kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Valgene foretas som forholdsvalg jfr kommuneloven 36. Kommunestyret velger leder blant kommunestyrets medlemmer og nestleder blant kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Valgene gjelder for den kommunale valgperioden. Dersom et medlem faller fra eller løses fra vervet, velger kommunestyret nytt medlem ved å supplere fra den gruppe som står bak den utredende. Dersom lederen faller fra eller løses fra vervet, velger kommunestyret ny leder selv om det er valgt nestleder. Side 17 av 19
2. MØTERETT FOR DE ANSATTES REPRESENTANTER. Når hovedutvalget eventuelt behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, har representanter for de ansatte møte- og talerett i hovedutvalgene iht. kommunelovens 26 dersom ikke annet er fastsatt i særlov eller avtale. Saker som anses omfattet av møte- og talerett for representanter for de ansatte, er de saker som omfatter forhold knyttet til organisering av den administrative virksomheten samt opprettelse, omgjøring og inndragning av stillinger. Ved behandling av forslag til budsjett, fordeling av budsjettrammer eller bevilgningsspørsmål av vesentlig betydning for virksomheten, avgrenses taleretten til å fremme en uttalelse om forslaget/innstillingen knyttet til forhold nevnt i dette punkts første ledd. Som ansattes representanter regnes de ansatte representanter i det lovpålagte partsammensatte utvalget (administrasjonsutvalget). 3. ANSVARS- OG ARBEIDSOMRÅDE Hovedutvalget skal føre tilsyn med at virksomheten innenfor hovedutvalgenes budsjettområder drives, holder kvalitet og gir sine tilbud i forhold til kommunestyrets forutsetninger. Hovedutvalget skal også føre tilsyn med hvordan nasjonale mål og krav oppfylles på de samme områdene. Hovedutvalget treffer vedtak i saker som er delegert fra kommunestyret. Hovedutvalget utøver også på kommunestyrets vegne de oppgaver som kommunestyret delegerer hovedutvalgene. I saker som har økonomiske konsekvenser forutsettes det at hovedutvalgets innstilling behandles i formannskap før endelig behandling i bystyret. Hovedutvalgene skal ivareta de oppgaver som kommunestyret til enhver tid pålegger dem og kan også på selvstendig grunnlag ta initiativ overfor kommunestyret m.h.t. utviklings-, utredningsoppgaver og saker av prinsipiell karakter innenfor egne ansvarsområder. 4. SAKER HVOR HOVEDUTVALGET HAR AVGJØRELSESMYNDIGHET Hovedutvalgene har avgjørelsesmyndighet i de saker som i henhold til kommunestyrets delegeringsvedtak og årsbudsjettvedtak er delegert til hovedutvalgene. Hovedutvalgene har innenfor vedtatte budsjettrammer anledning til å omdisponere inntil kr 100.000,- pr budsjettår dersom forutsetningene for dette er tilstede. Slike forutsetninger må være i form av et reelt og dokumentert mindreforbruk. Hovedutvalgene kan i den utstrekning kommunestyret ikke har vedtatt begrensning delegere videre avgjørelsesmyndighet til rådmannen. 5. MØTER. Hovedutvalgene skal ha møter når lederen finner det påkrevet eller minst 2 av medlemmene krever det. Det utarbeides halvårlige møteplaner. Hovedutvalgene innkalles normalt med minst 7 dagers varsel. Saksdokumentene sendes elektronisk sammen med innkallingen til medlemmer, varamedlemmer. Samtidig tilgjengeliggjøres sakspapirene på Vadsø kommunes hjemmesider Lederen av hovedutvalgene setter opp saksliste for det enkelte møte. Møtene er åpne ihht. kommunelovens 32, nr. 3, med mindre det gjelder saker som er undergitt taushetsplikt, jfr. forvaltningslovens 13 og straffelovens 121. Hovedutvalgene er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstedet. Avgjørelser treffes med alminnelig flertall etter kommunelovens 35. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende, unntatt ved valg. Ordfører og rådmannen har møte- og talerett i hovedutvalgenes møter. Hovedutvalgene har adgang til å benytte fjernmøter og skriftlig saksbehandling i hht reglene i kommuneloven 30 nr. 2. 6. FØRING AV PROTOKOLL - MØTETS SLUTT Det skal føres protokoll etter den form som kommunestyret fastsetter jfr. pkt. 25 i formannskapets reglement. 7. SEKRETARIATETS OPPGAVER Side 18 av 19
Rådmannen er ansvarlig for at det skjer en forsvarlig saksbehandling, og fremmer innstilling i alle saker jfr formannskapets reglement pkt 3. Rådmannen er ansvarlig for at det skjer en tilfredsstillende sekretariatstjeneste. Sekretariatet har ansvaret for hovedutvalgenes sakspapirer, innkalling av medlemmer, kunngjøring av møter, protokoller og protokollutskrifter. 8. GYLDIGHET OG ENDRING Dette reglement er vedtatt av kommunestyret i Vadsø 15.10.2015 og trer i kraft fra den dato kommunestyret har oppnevnt de respektive hovedutvalg. Endringer av dette reglementet kan bare foretas av kommunestyret. Reglement for godtgjørelse til folkevalgte 3.5 Leder i hovedutvalg Leder for hovedutvalg utbetales en fast årlig godtgjørelse pålydende kr.17.000 samt frivillig frikjøp i inntil 1 dag pr måned. Ordningen har et økonomisk tak beregnet til kr.3.000 pr. dag (se kap.3 for beregning). Reglement for kontrollutvalget i Vadsø kommune 2. VALG SAMMENSETNING 2. avsnitt Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Det velges personlig vara for hvert av medlemmene i utvalget. Leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyrets møter. Kontrollutvalgets leder skal ikke velges fra flertallskonstellasjon ved konstitueringen. 60/15 Unnt.off.ofl. 13 jfr. f.l. 13 KJØP AV NRK-BYGGET Side 19 av 19