Møteinnkalling. : Martin Vatn, leder Line Ølstøren, nestleder Per Arne Brevik Ann Mari Talsnes Knut Arne Selbekk. Forfall :

Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Agdenes kommune Møtedato/tid : Mandag 8. mars 2010 kl 09.00 Møtested/lokaler : Rådhuset, formannskapssalen. Arkivsak : 080-2010 Deltagere : Martin Vatn, leder Line Ølstøren, nestleder Per Arne Brevik Ann Mari Talsnes Knut Arne Selbekk Forfall : Kopi : 1. Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Møteansvarlig : Martin Vatn Sted Dato Agdenes/Trondheim 1. mars 2010 Sakliste: Sak 1/2010 Godkjenning av protokoll fra møte den 23.11.2009...2 Sak 2/2010 Referatsaker...8 Sak 3/2010 Orientering fra rådmannen vedr. utbygging på fellesområdet for brukene på 103 Melandsøra.... 22 Sak 4/2010 Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011... 24 Sak 5/2010 Rapport fra arbeidsgruppe om egenkontroll... 26 Sak 6/2010 Eventuelt... 38 Tor Olav Meland er invitert av kontrollutvalget til å delta under rådmannens orientering i sak 3/2010. Kontrollutvalget kan benytte anledningen til å stille Meland eventuelle spørsmål i saken etter rådmannnens orientering. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Martin Vatn leder (sign) Eva J. Bekkavik Konsulent Side 1

AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 1/2010 Godkjenning av protokoll fra møte den 23.11.2009 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.03.2010 1/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 23.11.2009 godkjennes. SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 23.11.2009. SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. Side 2

Møteprotokoll NB! Godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Agdenes kommune Møtedato/tid : Mandag 23. november 2009 kl 09:00-10:45 Møtested/lokaler :Rådhuset, Formannskapssalen Arkivsak : 390-2009 Møtende medlemmer : Martin Vatn, leder Line Ølstøren, nestleder Per Arne Brevik Ann Mari Talsnes Møtende varamedlemmer: Willy Tøndel, 2. vara Forfall : Knut Arne Selbekk Kristine H. Grønningen, 1. vara Andre deltagere : Bertil Meland, kommuneleder næring og drift (sak 25) John Ola Selbekk, rådmann (sak 25) Sissel Myrvoll, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, møtesekretær, KonSek Midt-Norge IKS Innkalling og sakliste : Ingen merknader Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 25 26 23 24 27 28-29 Side 3

Sak 23/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den 28.09.2009 Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 23.11.2009 23/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 28.09.2009 godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 28.09.2009 godkjennes. Sak 24/2009 Referatsaker Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 23.11.2009 24/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. Protokoll Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. einfo 09/19 fra NKRF, Kontrollutvalgets rolle ved valg av revisjonsordning og valg av revisor lovlighetskontroll. 2. einfo 09/18 fra NKRF, Ny oppgave for kommunene: Beredskapsplikt. 3. Klagenemnda for offentlige anskaffelser 07.09.2009: Straffegebyr som skal fremme økt kompetanse. 4. Kommunal Rapport 23.10. 2009: Kosmo bekymret over NAV Innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. Sak 25/2009 Orientering fra rådmannen vedr. utbygging på fellesområdet for brukene på 103 Melandsøra Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 23.11.2009 26/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Protokoll Bertil Meland, kommuneleder næring og drift, delte ut en fyldig dokumentasjon vedr. saken, han ga også en god og informativ orientering i saken. Side 4

Etter orienteringen diskuterte kontrollutvalget hvordan denne informasjonen best mulig kunne videreformidles til Tor Olav Meland. Kontrollutvalget kom til den beslutning at det beste ville være om Tor Olav Meland fikk samme muntlige orientering som kontrollutvalget fikk i sitt møte i dag. Følgende omforent forslag til vedtak ble fremmet: På bakgrunn av dokumentasjon og orientering gitt i kontrollutvalgets møte, så inviteres Tor Olav Meland til kontrollutvalgets første møte i 2010 slik at han også får den informasjonen som kontrollutvalget fikk i dagens møte. Vedtak På bakgrunn av dokumentasjon og orientering gitt i kontrollutvalgets møte, så inviteres Tor Olav Meland til kontrollutvalgets første møte i 2010 slik at han også får den informasjonen som kontrollutvalget fikk i dagens møte. Sak 26/2009 Den finansielle revisjonen i Agdenes kommune Orientering fra revisor Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 23.11.2009 26/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Protokoll Sissel Myrvoll fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte om resultatene fra årsrevisjonen 2008 og planleggingen av revisjonsarbeidet for 2009. Hun svarte også på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Sak 27/2009 Kontrollutvalgets oppfølging av selskaper hvor Agdenes kommune har eierinteresser Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 23.11.2009 27/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget avventer igangsetting av selskapskontroll i selskaper med flere offentlige eiere til gjennomføring av kontroll er vurdert av flere kontrollutvalg i løpet av 2.halvår 2009. Av ressursmessige grunner vil eventuell kontroll trolig skje først i revisjonsåret 2010. 2. Kontrollutvalget mener det er viktig for gjennomføring av selskapskontroll at kommunestyrets vedtak i juni 2007 om utarbeidelse av skriftlige rutiner som sikrer oppfølging av selskapene, samt faste rutiner for rapportering til eier fra selskapet og selskapets styre blir gjennomført snarlig. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Side 5

Vedtak 1. Kontrollutvalget avventer igangsetting av selskapskontroll i selskaper med flere offentlige eiere til gjennomføring av kontroll er vurdert av flere kontrollutvalg i løpet av 2.halvår 2009. Av ressursmessige grunner vil eventuell kontroll trolig skje først i revisjonsåret 2010. 2. Kontrollutvalget mener det er viktig for gjennomføring av selskapskontroll at kommunestyrets vedtak i juni 2007 om utarbeidelse av skriftlige rutiner som sikrer oppfølging av selskapene, samt faste rutiner for rapportering til eier fra selskapet og selskapets styre blir gjennomført snarlig. Sak 28/2009 Forslag til møteplan for kontrollutvalget 1. halvår 2010 Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 23.11.2009 28/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2010: Kommunestyret Formannskapet Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget 1. 3. 7. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2010: Kommunestyret Formannskapet Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget 1. 3. 7. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Sak 29/2009 Eventuelt Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 23.11.2009 29/2009 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak Side 6

Protokoll Innlevering av reiseregninger og tapt arb.fortjeneste for 2009. Kontrollutvalgets medlemmer må levere inn reiseregningsskjema for møter i 2009 og levere kommunen snarest. Vedtak Ingen vedtak Side 7

AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 2/2010 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.03.2010 2/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar fremlagte referatsak til orientering. SAKSDOKUMENTER: Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Invitasjon til Forum for kontroll og tilsyn sin fagkonferanse og årsmøte 2. 3. juni 2010 på Gardermoen. 2. Medlemsbrev nr 2/2009 fra Forum for kontroll og tilsyn, datert 10.12.2009. Ikke vedlagt sakspapirene. 3. Høybråten misfornøyd med NAV-reformen, Kommunal Rapport 16.12.2009. 4. Høyest sykefravær i barnehagene. Kommunal Rapport 15.12.2009. 5. 3 av 4 sykehjemsbeboere risikerer feilmedisinering. Kommunal Rapport 14.12.2009 6. Kontrollrapport 2009 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Agdenes kommune. 7. Muntlig orientering i møtet fra oppdragsansvarlig sekretær, om forbruk av tid sekretariatstjenester 2009. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte dokumenter som legges frem som referatsaker. Side 8

Vedlegg 1 Side 9

Side 10

Side 11

Side 12

Side 13

Side 14

Side 15

Vedlegg 3 Høybråten misfornøyd med Nav-reformen Nav-reformens far, tidligere arbeids- og sosialminister Dagfinn Høybråten (KrF), mener målet om en mer brukervennlig etat har slått feil. Dagfinn Høybråten mener det er et brudd med Stortingets intensjoner når Nav-brukerne ikke har fått et bedre tilbud. Av: NTB 16.12.2009 Stortinget slo fast at reformen hadde tre overordnede mål: Flere skulle i arbeid og aktivitet, færre skulle være avhengig av stønad og det skulle bli enklere for brukerne. Man må nå kunne fastslå at dette ikke har skjedd, sier KrF-lederen til Aftenposten. Gjennomføringen av Nav-reformen, der Aetat og trygdeetaten ble slått sammen, er nesten i mål. 447 kontorer er etablert, de siste ti skal være på plass i løpet av 2010 og 2011. Lang ventetid Høybråten, som er tidligere trygdedirektør, sier reformen har ført til at de lokale kontorene er tappet for både kompetanse, fullmakter og oppgaver. Jeg får mange tilbakemeldinger fra etaten som går ut på at ansatte er frustrert over ikke å få gjort jobben sin og at førstelinjen er tappet for muligheter til å gjøre en god jobb overfor brukerne, sier han. Høybråten ramser opp en rekke eksempler på ytelser som det nå er mer komplisert for brukerne å få. For eksempel kunne man på det lokale kontoret tidligere raskt få barnebidrag, barnetrygd og overgangsstønad. Nå fattes vedtakene om slike stønader i forvaltningsenhetene, som har liten eller ingen kontakt med brukerne, og det kan ta måneder før man får svar. Det er blitt dårligere service for brukerne, sier Høybråten. Ikke ferdige Arbeidsminister Rigmor Aasrud (Ap) erkjenner at det nok er noen som føler de ikke får god nok hjelp. Vi er nødt til å ta utgangspunkt i at Nav-reformen ikke er ferdig ennå. Det er fortsatt ti kontorer som ikke er etablert. Mange kontorer er unge. Der hvor reformen er etablert, tror jeg mange brukere føler at det er god service. Der man er midt i en omorganisering, er det nok noen som føler de ikke får god nok hjelp, sier Aasrud. (NTB) Side 16

Vedlegg 4 Høyest sykefravær i barnehagene Sykefraværet i norske kommuner ligger i snitt på 10 prosent, men i de kommunale barnehagene er fraværet på 12 prosent. Kommunalminister Liv Signe Navarsete (Sp) har ikke noen god forklaring på hvorfor det er slik. Av: NTB 15.12.2009 Det kan skyldes den sterke oppbyggingen av nye barnehager de siste årene, sier kommunalministeren til Avisenes Nyhetsbyrå (ANB). Det samlede sykefraværet i kommunene var på 9,8 prosent i siste halvår i fjor og første halvår i år. Det er 0,1 prosentpoeng høyere enn de foregående tolv månedene. Egenmeldt sykefravær er 1,2 prosent, uendret sammenlignet med ett år tidligere. Men i de kommunale barnehagene har fraværet økt fra 11,4 til 11,9 prosent. Innenfor pleie og omsorg er fraværet stabilt på 11,1 prosent, mens det i skolen er på 8,7 prosent. Kommunalministeren er særlig overrasket over at det er så stor forskjell på sykefraværet i kommunene. Det er et sprik fra 2,6 til over 16 prosent fra beste til dårligste kommune. Dette tyder på at det er mulig å redusere sykefraværet betydelig. Dårlige kommuner må lære av flinke. Hvis vi klarer å redusere sykefraværet med 1 prosentpoeng, sparer kommunene inn 1,5 milliarder kroner, sier ministeren. Navarsete viser til at sykefraværet i kommunene årlig koster det offentlige 21 milliarder kroner. 14 av disse milliardene må kommunene dekke selv, mens staten tar sju milliarder kroner av regningen. (NTB Side 17

Vedlegg 5 3 av 4 sykehjemsboere risikerer feilmedisinering Over 30.000 eldre på sykehjem risikerer feilmedisinering på grunn av dårlig journalføring og slappe rutiner. Av: NTB 14.12.2009 Helsetilsynet har de siste to årene kontrollert kvaliteten på medisineringen ved sykehjem over hele landet. Funnene er nedslående. Bare ett av fire sykehjem har gode nok systemer og rutiner til å kunne garantere for riktig medisinering, skriver Aftenposten. Tre av fire sykehjem har ikke forsvarlig oversikt over hvilke medisiner den enkelte pasient skal ha, hvem som skal gi den eller når den skal gis. Over 30.000 sykehjemspasienter risikerer derfor å bli ofre for feilmedisinering. Dette er noe folk dør av, sier seniorrådgiver Knut Fredrik Thorne ved Helsetilsynet i Østfold. Det er en alvorlig systemsvikt over hele landet der avvikene er uakseptabelt store. Dette er forskjellen mellom liv og død. På sykehjemmene er det de sykeste av de eldre som bor. Selv små feil kan få alvorlige konsekvenser, sier han. Helsetilsynet påpekte problemene overfor Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) i mars. Det er veldig alvorlig når det viser seg at det er så stor svikt i legemiddelbehandlingen. Derfor styrker også HOD satsingen på at det skal finnes enhetlige elektroniske journalsystemer, sier helseminister Anne-Grete Strøm-Erichsen. Dette problemet er et bevis på at det er et stort behov for god kommunikasjon i helsesektoren, sier Strøm-Erichsen. (NTB) Side 18

Side 19 Vedlegg 6

Side 20

Side 21

AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 3/2010 Orientering fra rådmannen vedr. utbygging på fellesområdet for brukene på 103 Melandsøra. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.03.2010 3/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. SAKSDOKUMENTER: Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Brev fra Tor Olav Meland, datert 29.08.2009, forespørsel til kontrollutvalget i Agdenes kommune. 2. Kontrollutvalgets sak 22/2009 Eventuelt, kontrollutvalgets møte 28.09.2009. 3. Brev til Agdenes kommune v/rådmannen, datert 01.10.2009, orientering til kontrollutvalget. 4. Brev til Tor Olav Meland. Datert 01.10.2009, foreløpig svar på brev av 29.08.2009. 5. Kontrollutvalgets sak 25/2009 Orientering fra rådmannen vedr. utbygging på fellesområdet for brukerne på 103 Melandsøra SAKSUTREDNING Bakgrunn for saken Kontrollutvalgets leder mottok på vegne av kontrollutvalget den 3. september et brev fra Tor Olav Meland. Meland ber kontrollutvalget om å se på utbygging på fellesområdet for brukene på 103 Melandsøra. Brevet fra Meland ble utdelt til kontrollutvalgets medlemmer på møte den 28.09.2009 under sak 22/2009 Eventuelt. Brevet fra Meland refererer til hendelser fra og med 1984 og frem til 2009. For å få et godt nok grunnlag til å foreta en beslutning om denne saken er noe kontrollutvalget skal befatte seg med, så gjorde utvalget følgende vedtak i sitt møte 28.09.2009 i sak 22/2009 Eventuelt: Kontrollutvalget ber om en orientering i saken fra rådmannen på sitt neste møte, den 23. november. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sende et brev til Meland med underretning om videre saksgang i kontrollutvalget. Side 22

Kontrollutvalgets sekretariat mottok en e-post fra ordfører Oddvar Indergård den 05.10.2009, der han opplyser om at han var en av de fire utbyggerne av smoltanlegget i 1984/85, og at han var medeier til Midnor overtok i 1991. Kontrollutvalget fikk i sitt møte den 23. november 2009 i sak 25/2009 en fyldig dokumentasjon og en god og informativ orientering fra rådmannen vedr. utbygging på fellesområdet for brukerne på 103 Melandsøra. Kontrollutvalget dikuterte hvordan de kunne videreformidle denne informasjonen på en best mulig måte til Tor Olav Meland. Kontrollutvalget var enig i at det beste ville være om Meland fikk den samme muntlige orientering som kontrollutvalget fikk i sitt møte. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: På bakgrunn av dokumentasjon og orientering gitt i kontrollutvalgets møte, så inviteres Tor Olav Meland til kontrollutvalgets første møte i 2010 slik at han også får den informasjonen som kontrollutvalget fikk i dagens møte. Det ble sendt brev til Tor Olav Meland hvor han ble meddelt kontrollutvalgets vedtak. I brevet ble det opplyst om at kontrollutvalget vil benytte anledningen til å stille eventuelle spørsmål til Meland. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og svar som Tor Olav Meland gir på kontrollutvalgets eventuelle spørsmål i saken. Kontrollutvalget må på bagrunn av dette diskutere en eventuell videre behandling av saken. Side 23

AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 4/2010 Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.03.2010 4/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på forslag fra sekretariatet og vurderinger og innspill som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte utarbeide plan for forvaltningsrevisjon for Agdenes kommune for 2010-2011. Planen legges frem for endelig behandling i kommunestyret. VEDLEGG Utrykte saksdokumenter : 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2009. 2. Overordnet analyse per januar 2009. (Unntatt off. 14, 16, 2.ledd) SAKSUTREDNING I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planen skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Kontrollutvalget utarbeidet i 2009 en plan for forvaltningsrevisjon for 2009. Planen ble fremmet for kommunestyret og følgende fokusområder ble prioritert i 2009: Barne- og familietjenesten Omdømme og omdømmebygging i Agdenes kommune Kostnadseffektivitet innenfor VAR-sektoren Andre fokusområder som også er av interesse: Interkommunalt samarbeid Kunnskapsløftet Av disse fokusområdene ble et prosjekt innen Barne- og familietjenesten bestilt i september 2009. Forvaltningsrevisjonsrapporten vil foreligger til behandling i kontrollutvalgets møte i juni 2010. Side 24

Videre arbeid Sekretariatet legger ikke opp til å utarbeide en ny overordnet analyse nå, men kun foreta noen oppjusteringer til møte den 08.03.2010. Kontrollutvalget har bedt om innspill til fokusområder fra den administrative og politiske ledelse, samt hovedutvalgene i kommunen. Eventuelle innspill vil bli fremlagt i kontrollutvalgets møte i mars. Innspill fra revisjonen er også viktig og er benyttet som grunnlag for tidligere planer. Sekretariatet vil ha et møte med oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og forvaltningsrevisor før kontrollutvalgets møte i mars for å høre om de har innspill til fokusområder som kan være av interesse. Når en ser prosjektene som ble diskutert ved forrige rullering av planen, mener sekretariatet at det fortsatt er prosjekter som er aktuelle. I denne omgang er det imidlertid viktig å få nye impulser til områder som er aktuelle å se på. Innspill fra andre enn kontrollutvalgets medlemmer er derfor viktig. Det er kontrollutvalget som på et selvstendig grunnlag foretar prioritering av prosjekter som legges frem for kommunestyret til sluttbehandling. Kontrollutvalget viderefører prosessen med å velge ut fokusområder. Sekretariatet legger derfor opp til at saken behandles i kontrollutvalget 2 ganger før plan for forvaltningsrevisjon legges frem for kommunestyret. Kontrollutvalgets neste møte er i mai og innen den tid vil regnskapet og administrasjonens årsmelding for 2009 være ferdig. Dette er viktige dokument også i forhold til tilsynsarbeidet i kommunen. Sekretariatet viser også til notatet som følger som vedlegg i sak 5/2010 i dette møte, Rapport fra arbeidsgruppe om egenkontroll. Hvordan arbeidet med egenkontroll og risikostyring i Agdenes kommune fungerer er avgjørende også i forhold til kontrollutvalgets prioriteringer. Med bakgrunn i de ressursene som er stilt til rådighet, er det mulig å få gjennomført en forvaltningsrevisjonsundersøkelse (pr. revisjonsår) som er av et visst omfang. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Med bakgrunn i eventuelle innspill fra administrasjon, politisk ledelse og hovedutvalgene i kommunestyret, samt kontrollutvalgets innspill i møtet vil sekretariatet på neste møte, legge frem forslag til en plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Denne planen vedtas av kontrollutvalget som legger frem planen for endelig behandling i kommunestyret. Side 25

AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 5/2010 Rapport fra arbeidsgruppe om egenkontroll Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 08.03.2010 5/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar informasjon om innholdet i rapport fra arbeidsgruppa om egenkontroll til orientering. Kontrollutvalget vil følge opp rapporten innen områder som omhandler utvalgets rolle og oppgaver SAKSDOKUMENTER: 1. Notat, utarbeidet av KonSek, om hovedpunktene i rapport fra arbeidsgruppe for å styrke egenkontrollen i kommuner/fylkeskommuner. Utrykte saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Rapport 85 tilrådninger for styrkt egenkontroll i kommunene. www.regjeringen.no (publikasjonskode 2245) og artikkel i Kommunerevisoren nr 1 2010, side 24. SAKSUTREDNING: Kommunal- og regionaldepartementet satte høsten 2008 ned en arbeidsgruppe som skulle foreslå tiltak for å styrke den kommunale egenkontrollen, det vil si den kontrollvirksomhet som kommunene selv driver overfor egen virksomhet med utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg, revisjon og administrasjonssjefens internkontroll. Prioriteringen av dette arbeidet på sentralt hold var et resultat av at departementet gjennom fokus på etikk og den såkalte Terra-saken hadde avdekket et behov for styrket kommunal egenkontroll. Velfungerende egenkontroll vurderes som avgjørende for innbyggernes tillit til kommunene. Mange omorganiseringer og endringer i kommunale styringssystemer, økte krav til tjenesteyting og stadig flere oppgaver som utføres gjennom interkommunalt samarbeid og selskapsetableringer, fører med seg spørsmål om kontrollsystemene er tilpasset utviklingen. Gruppa sitt hovedfokus har derfor vært å se på muligheter for styrking innen gjeldende rammer - hvordan kan rettledning og kompetanseheving bidra til at rollene i egenkontrollsystemet fylles bedre? Egenkontroll-gruppas arbeid har pågått i perioden november 2008 desember 2009 Notat som omhandler rapportens innhold legges fram for kontrollutvalget. Side 26

KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Arbeidsgruppas rapport er et godt utgangspunkt for å drøfte kontrollutvalgets videre arbeid med å styrke egenkontrollen. Rapporten peker både på områder der det bør skje tiltak nasjonalt, områder der det anbefales lovendringer og områder der hovedfokus er på aktører lokalt. Som en viktig aktør i Agdenes kommunes egenkontroll anbefales kontrollutvalget å merke seg forholdene som er tatt opp i rapporten. Utfordringer og aktuelle tiltak som er pekt på kan være nyttig å drøfte nærmere, og vurdere kontrollutvalgets videre oppfølging. Side 27

Vedlegg Notat om hovedpunktene i rapport fra Arbeidsgruppe for å styrke egenkontrollen i kommuner/fylkeskommuner Side 28

BAKGRUNN Kommunal- og regionaldepartementet satte høsten 2008 ned en arbeidsgruppe som skulle foreslå tiltak for å styrke den kommunale egenkontrollen, det vil si den kontrollvirksomhet som kommunene selv driver overfor egen virksomhet med utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg, revisjon og administrasjonssjefens internkontroll 1. Prioriteringen av dette arbeidet på sentralt hold var et resultat av at departementet gjennom fokus på etikk og den såkalte Terra-saken hadde avdekket et behov for styrket kommunal egenkontroll. Velfungerende egenkontroll vurderes som avgjørende for innbyggernes tillit til kommunene. Mange omorganiseringer og endringer i kommunale styringssystemer, økte krav til tjenesteyting og stadig flere oppgaver som utføres gjennom interkommunalt samarbeid og selskapsetableringer, fører med seg spørsmål om kontrollsystemene er tilpasset utviklingen. Gruppa sitt hovedfokus har derfor vært å se på muligheter for styrking innen gjeldende rammer - hvordan kan rettledning og kompetanseheving bidra til at rollene i egenkontrollsystemet fylles bedre? Egenkontroll-gruppas arbeid har pågått i perioden november 2008 desember 2009 DELTAKERE I ARBEIDSGRUPPA Bjørn Arild Gram (leiar): Ordførar i Steinkjer. Nestleiar i kontrollutvalet i Nord-Trøndelag fylkeskommune Harald Brandsås: Fagdirektør i Den norske Revisorforening for rekneskap, revisjon, skatt, avgift og selskapsrett. Nestleiar i kontrollutvalet i Hole kommune Terje Hermansen: Leiar av kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Leiar i Forum for Kontroll og Tilsyn. Rektor ved Os ungdomsskule, Os Arne Johansen: Rådmann i Harstad Anita Orlund: Ordførar i Skedsmo Ole Kristian Rogndokken: Dagleg leiar i Norges Kommunerevisorforbund Jan Morten Sundeid: Seniorrådgivar i Kommunalavdelinga i Kommunal- og regionaldepartementet. Signy Irene Vabo: Førsteamanuensis ved Høgskolen i Oslo, dr. polit. Inger Østensjø: Rådmann i Stavanger. GRUPPAS MANDAT føreslå tiltak lokalt og nasjonalt for å styrke egenkontrollen identifisere områder der veiledningsmateriell kan bidra til å styrke arbeidet 1 Kommuneloven 23.2: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Side 29

identifisere områder der forsking eller utredning kan bidra til å styrke egenkontrollen. redegjøre for samspillet mellom internkontrollen til administrasjonssjefen og arbeidet i kontrollutvalget og revisjonen redegjøre for forholdet mellom regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon vurdere tiltak som kan bidra til økt bruk og utbytte av selskapskontroll. vurdere og foreslå tiltak for at kommunene og fylkeskommunene utvikler en helhetlig internkontroll (presentere gode eksempler) vurdere om mindretallet i kommunestyret eller fylkestinget bør ha flertallet i kontrollutvalget drøfte andre spørsmål av mer juridisk karakter, og eventuelt foreslå lovendringar. Redegjøre for og vurdere følgende spørsmål: o muligheten revisor har til å ta opp konkrete spørsmål med fylkesmannen og andre statlige organ, deriblant grensene som følger av revisors taushetsplikt o den rollen kontrollutvalget og revisor har eller bør ha overfor finansforvaltningen i kommunen eller fylkeskommunen o muligheten revisor har til å på egenhånd å iverksette kontrolltiltak redegjøre for de økonomiske og administrative konsekvensene av tiltakene gruppa foreslår HVA ER OG HVORFOR HAR KOMMMUNER EGENKONTROLL? I bunnen for arbeidsgruppas vurderinger er en forståelse av at egenkontrollen i kommuner/fylkeskommuner er en forutsetning for tillit, og en vesentlig del av lokaldemokratiet. Styrking av egenkontrollen er derfor en vesentlig oppgave, og et utviklingsarbeid som involverer ulike aktører og må strekke seg over tid. Med egenkontroll menes det i denne sammenhengen den kontrollvirksomheten kommuner/fylkeskommuner driver i egen virksomhet som har utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg, revisjon og administrasjonssjefens internkontroll. Mens kontrollutvalg, revisjon og administrasjonssjef har ansvar for å gjennomføre kontrollen har kommunestyre/fylkesting det overordnede ansvaret for at de nødvendige økonomiske ressursene stilles til rådighet. Mens lovbestemmelser gir formelle føringer for hvordan egenkontroll skal utøves vil organisering, kultur, ledelse, ressurser m.m. i den enkelte kommune/fylkeskommune har stor betydning for hvordan egenkontrollen fungerer i praksis. Spesielt viktig med tanke på en effektiv og målrettet egenkontroll vil ledelsens holdning til risikovurderinger og kontroll være. Et annet vesentlig forhold er kommunestyrets og administrasjonssjefens forståelse for kontrollutvalgenes virksomhet. Ulike aktørers rolle og ansvar er i så måte av stor betydning for hvordan egenkontrollen fungerer i den enkelte kommune. Arbeidsgruppas rapport tar på denne bakgrunnen både opp forhold som er knyttet til lovbestemmelser og formell regulering, og områder der det lokalt er muligheter for å innrette tiltak og gjennomføre prosesser som kan bidra til bedre egenkontroll i den enkelte kommune. Side 30

UNDERSØKELSER/KARTLEGGINGER UTARBEIDET I FORBINDELSE MED ARBEIDSGRUPPAS VIRKE Arbeidsgruppen har i perioden fått utarbeidet følgende undersøkelser/kartlegginger: Kartlegging av lover og forskrifter om internkontroll i kommuner og fylkeskommuner Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som verktøy i egenkontrollen i norske kommuner og fylkeskommuner. NF-rapport nr 13/2009 Internkontroll i kommuner. PricewaterhouseCoopers Forskning på internkontroll, revisjon og kontrollutvalg i kommunene. Notat. Signy Irene Vabo Revidering av den økonomiske intern kontrollen Sekretariatsordninger - notat fra FKT - tredje versjon Standardsetting innen revisjon internasjonalt og i Norge ARBEIDSGRUPPAS ANBEFALINGER HOVEDMOMENTER Arbeidsgruppa leverte sin rapport i desember 2009. Det pekes i rapporten på gruppas tre hovedanbefalinger for å styrke egenkontrollen: 1. Administrasjonssjefens internkontroll må utvikles og styrkes 2. Det må være god rolleforståelse og godt samspill mellom aktørene i egenkontrollen, dvs kommunestyre, kontrollutvalg, administrasjonssjef og revisor 3. Kompetansen hos revisor og i sekretariat må være høy og bør sikres Oppfølging av disse anbefalingene må skje både lokalt og nasjonalt hold, i et nært samarbeid mellom relevante aktører. Gjennom opplæring, bevissthet og læring gjennom gode eksempler kan det skje en utvikling ev egenkontrollen i den enkelte kommune. Både kontrollutvalg og administrasjonssjefer kan på den måten bidra til økt forståelse for egne og andres roller og derigjennom bedre egenkontroll. FORSLAG TIL LOV- OG FORSKRIFTSENDRINGER Lovbestemmelsene som hjemler ulike deler ev egenkontrollen er i hovedsak å finne i kommuneloven og i forskrift om kontrollutvalg og forskrift om revisjon. I tillegg har en rekke andre lover og forskrifter bestemmelser som stiller krav til internkontroll innen ulike deler av den kommunale virksomheten. Det kan her nevnes at det som verktøy i arbeidsgruppas vurderinger er utarbeidet en kartlegging av lover og forskrifter om internkontroll i kommuner og fylkeskommuner Side 31

Av arbeidsgruppas anbefalinger om lovendringer kan det pekes på følgende forslag: Kontrollutvalget bør velges på det konstituerende møtet, sammen med formannskap og ordfører. Kommuneloven 17, nr 2 og 3 bør endres Medlemmer i kommunestyrekomiteer etter KL 10 a kan ikke være medlem av kontrollutvalg. Kommuneloven 77 nr 2 bør endres Ledere og styremedlemmer i kommunalt eide selskap kan ikke være medlem av kontrollutvalg. Kommuneloven 77 nr 2 bør endres Kontrollutvalgets møter bør som hovedregel være åpne. Kommuneloven 77 nr 8 bør endres Medlemmer av kontrollutvalg eller medlemmer av kommunestyret kan ikke være sekretær for kontrollutvalget. Forskrift om kontrollutvalg 20, tredje ledd Kommunelovens bestemmelse om selskapskontroll foreslås endret for å få med samarbeid etter 27. (for å sikre kommunene innsynsrett også i 27-samarbeid som er egne rettssubjekt). Overskrift i 80 foreslås endret til Innsyn i selskaper m.v. Bestemmelse om utsatt offentlighet foreslås tatt inn i offentleglova 5 ARBEIDSGRUPPA ANBEFALER KRD Å VURDERE FØLGENDE LOV- OG FORSKRIFTSENDRINGER Departementet bør vurdere hvordan krav om at administrasjonssjefen skal rapportere til kommunestyret om arbeidet med internkontroll, kan utformes og tas inn i kommuneloven Departementet bør vurdere revisor sine oppgaver innen regnskapsrevisjon for å avklare om revisor skal vurdere om finansforvaltninga er i tråd med finansreglementet Departementet bør vurdere kommunelovens omtale av internkontrollansvaret til daglig leder i kommunale foretak, for å unngå tvil om at daglig leders ansvar på dette området er like omfattende som administrasjonssjefens ansvar AKTUELLE TEMA FOR FORSKNING I tilknytning til egenkontroll-gruppas arbeid er det utarbeidet et notat om forskning på internkontroll, revisjon og kontrollutvalg i kommunene. Notatet redegjør for forskningsbasert kunnskap innen dette området, og ser dette opp i mot de ulike forholdene som arbeidsgruppa er bedt om å vurdere. Det gis i notatet en oversikt over de ulike forskningsbidragene, med en kort omtale av fokus i de respektive rapporter. Med bakgrunn i oversikt over kunnskap framkommet i forskningsarbeidene har egenkontrollgruppa pekt på områder som de mener det bør gjøres ytterligere forskning på: o Nordisk sammenlikning innen regnskapsrevisjon, selskapskontroll, styring og kontroll i kommunale foretak. o Organisering av den økonomiske egenkontrollen Side 32

o Selskapskontroll ift folkevalgt styring og kontroll med kommunalt eide selskap o Styring av kommunale foretak hvor effektiv kontrollen er (internkontroll og folkevalgt styring og kontroll) o Nasjonal statistikk om bruk av selskapskontroll ANDRE ANBEFALINGER FRA ARBEIDSGRUPPA: Om kontrollutvalget Kontrollutvalgsmedlemmer må få opplæring. Kommunestyret har ansvar for at opplæring skjer og tilstrekkelige ressurser til dette Kommunene bør drøfte hvilken kompetanse og erfaring en er tjent med å ha med i kontrollutvalget Kommunene bør drøfte hvor mange medlemmer de bør ha i kontrollutvalget Veiledninger for kontrollutvalgsmedlemmer utarbeides Ordningen med eget sekretariat for kontrollutvalget bør evalueres Kompetanse og ressurstilgang i sekretariatene bør kartlegges Om administrasjonssjefens internkontroll Kommunene må arbeide for å styrke internkontrollen Administrasjonssjefene må mene noe om hvilken tenking som har preget arbeidet med internkontroll til nå, og vurdere opp imot eventuelle andre modeller Administrasjonssjefene bør basere videre utvikling av internkontroll på en risikoanalyse Det er behov for veiledning om gjennomføring av helhetlige risikoanalyser i kommunene Arbeidsgruppa slutter seg til PwC sine prinsipper for god internkontroll 2 : o Kommunene bør basere seg på mindre uformell kontroll formalisering gjør kommunen mindre sårbar o Risikovurderinger må ligge til grunn for valg av innretning på kontrollaktiviteter o Internkontrollen bør i større grad dokumenteres o Kommunene bør ha, bruke og vedlikeholde dokumenter som redegjør for ansvar og roller. Kontrollansvaret inkluderes i dokumentene o Sikre ansvarsfordeling mellom personer som utfører aktiviteter og de som kontrollerer skal ikke være samme person o Kommunen bør ha en systematisk tilnærming til kompetanseutvikling og - sikring o Kommunene må prioritere nok ressurser til vedlikehold av internkontrollsystemet. Revidering av vurderinger og dokumentasjon bør skje regelmessig, f.eks ved bruk av et årshjul o Sikre god løpende informasjon og kommunikasjon til ledere og medarbeidere. Administrasjonssjefen må følge opp systematisk, og reagere ved avvik og brudd. 2 Internkontroll i kommuner. PricewaterhouseCoopers, oktober 2009. Rapport til kommunal- og regionaldepartementet Side 33

Internkontrollarbeidet må henge sammen og være en del av organisasjonsutviklinga i kommunen Administrasjonssjefen bør årlig rapportere om arbeidet med internkontroll til kommunestyret Ved anskaffelser anbefales: o Tydelige retningslinjer, herunder skille mellom rammeavtaler, direkteanskaffelser og rammeavtaler o Ansvar og roller under anskaffelsesprosessen må defineres tydelig o Ansvaret for prosessen må være tydelig o System for oppbevaring av rammeavtaler lages, og avtalene gjøres tilgjengelig o Kommunen lager et system for kontraktsoppfølging som kan håndtere endringsordrer og tileggsarbeid o Kontrollaktiviteter knytte til bestilling, varemottak og utbetaling Finansforvaltningen må inkluderes i administrasjonssjefens internkontroll og være tilpasset den risikoen det er åpnet for i finansreglementet Det er behov for veiledning til kommunestyrer og kontrollutvalg om finansforvaltning og kontrollen med denne Staten bør sørge for at kommunene får en oppdatert oversikt over bestemmelser i lover og forskrifter som det er et krav at de følger opp med internkontroll Det er behov for en veileder som gir konkrete råd til administrasjonssjefer og andre om arbeidet og utfordringene med internkontroll Om regnskapsrevisjon Sertifiserings- og tilsynsordning for revisorer i kommunal revisjon (regnskapsrevisorer og forvaltningsrevisorer omfattes) Det er behov for veiledning til kontrollutvalgsmedlemmer om revisors arbeid innen regnskapsrevisjonen Det er behov for rettledning om kontrollutvalget sitt påse-ansvar overfor regnskapsrevisor. Utvalget bør få vite om revisors rolle, formelle krav til revisor og gode spørsmål en kan stille revisor for å få til en god dialog Kompetansen innen kommunal revisjon bør kartlegges Departementet bør være svært tilbakeholden med å dispensere fra utdanningskravet til oppdragsansvarlig revisor Den som reviderer en kommune sørge for å ha tilstrekklig kompetanse Kommunene bør vurdere størrelse på interkommunale revisjonsselskap, for å bidra til sterke fagmiljø. Styret og revisjonsmiljøene bør vurdere det samme Kontrollutvalget bør få kjennskap til revisors interne kvalitetsarbeid og om gjennomførte kvalitetskontroller Et statlig tilsyn med revisorer som reviderer kommunale regnskaper bør etableres Sertifiseringsordning for oppdragsansvarlige revisorer i kommunene bør etableres. Utredning om sertifiseringsordning bør redegjøre for ordninger og erfaringer fra andre nordiske land Kommunene bør vurdere om det er formålstjenlig å skifte oppdragsansvarlig revisor senest hvert syvende år. Side 34

Revisor bør orientere kontrollutvalget om hva hun/han gjør for å se etter at den økonomiske internkontrollen er ordna på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll Det kan være behov for klargjøring av revisors oppgaver når det gjelder den økonomiske internkontrollen etter revisjonsforskriften 3 Om forvaltningsrevisjon Det er behov for nasjonal statistikk om bruken av forvaltningsrevisjon, eks tall hvert 4. år Forvaltningsrevisjonsrapporter bør skrives slik at de er lett å lese og finne fram i Risikovurderinger i den overordnede analysen bør tillegges stor vekt. Analysen bør sees i sammenheng annet lignende arbeid som er gjort i kommunen Det er behov for veiledning til kontrollutvalget om den overordnede analysen Kontrollutvalget bør legge forvaltningsrevisjoner som er ferdigbehandlet ut på nett Det bør finnes veiledninger og arenaer for erfaringsutveksling der kontrollutvalg og sekretariat kan få kunnskap om hvordan bestillinger kan gjøres gode Kommunene bør som eiere utfordre revisjonsenhetene på hvordan de organiserer virksomheten og prosjektene sine for å få høyest mulig kvalitet på forvaltningsrevisjonene sine. Revisor bør orientere kontrollutvalget om hvordan revisjonsarbeidet er planlagt, og hva det omfatter. Jfr KU-forskrift er det kontrollutvalgets ansvar å skaffe seg denne informasjonen Revisor bør oppfordres til å gi informasjon som er relevant med tanke på bestilling av forvaltningsrevisjon eller andre kontroller Om selskapskontroll Departementet bør avklare begrepsbruken knyttet til selskapskontroll i forskrift om kontrollutvalg og forskrift om revisjon Administrasjonssjefen bør sørge for at informasjon om selskap der kommunen har eierinteresser er lett tilgjengelig for politikere og øvrige innbyggere Kommunene bør avtale hvordan selskapskontrollen best kan samordnes mellom eierkommunene Departementet kan vurdere hvorvidt samordningsansvar for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon bør bli et obligatorisk element i vedtektene for interkommunale selskap. Selskap med flere eierkommuner bør opplyse i årsmeldinga om eventuelle gjennomførte selskapskontroller Om kirkelige fellesråd Kommunen bør sikre seg at dialogen med fellesrådet er tilstrekkelig og god Dersom ønskelig kan kommunen stille vilkår om kontroll med tilskuddene til fellesrådene eks at midlene blir brukt i tråd med forutsetningene Side 35

SAMSPILL MELLOM AKTØRENE Godt samspill mellom kommunestyre, kontrollutvalg, administrasjonssjef og revisor er en forutsetning for god egenkontroll. Aktørene må kjenne egne og andres roller. Kommunestyret har det overordnede ansvaret for egenkontrollen, men bør ha tillit til sitt kontrollutvalg. Ordfører bør holdes oppdatert på kontrollutvalgets arbeid, blant annet gjennom å delta i noen av møtene og motta innkallinger og protokoller til kontrollutvalgets møter. Kommunestyret er ansvarlig for de økonomiske rammene for egenkontrollen Kommunestyret må forstå og ta ansvar for å legge til rette for en velfungerende egenkontroll. Kommunestyrene må sette av tilstrekkelige ressurser til kontrollutvalgets arbeid I rollen som kontrollutvalgsmedlem må en ha fokus på kontroll, ikke partipolitikk Veiledning til kontrollutvalgene behøves. Viktig å ha fokus på hvordan ordfører, administrasjonssjef, revisor og sekretariat kan bidra til at kontrollutvalget lykkes. Mellom kontrollutvalg og revisor bør det være gode kommunikasjonslinjer. Gjennom engasjementsbrev der oppgavene formaliseres og gjennom løpende innspill fra revisor til kontrollutvalg bør revisor bidra til å holde kontrollutvalget oppdatert. Sekretariatet bør ha kompetanse som gjør kontrollutvalget til en god bestiller, og ha en god dialog med revisor i forbindelse med bestillingene. En god dialog mellom kontrollutvalg og administrasjonssjef utvikles blant annet gjennom at administrasjonssjefen deltar i noen av kontrollutvalgets møter Innkallinger og protokoller bør sendes administrasjonssjef, uavhengig av om han/hun skal delta i kontrollutvalgets møte. Administrasjonssjefen bør involveres i arbeidet med overordnet analyse Kommunelovens 48 er fra 2009 gitt bestemmelse om at kommunens årsmelding skal rapportere på tiltak som er igangsatt for å høyne etisk standard. Administrasjonssjefens omtale av dette området kan være et nyttig utgangspunkt for å diskutere forhold knyttet til tillit til forvaltninga og kommunens virksomhet. Administrasjonssjefen er ansvarlig for internkontroll og for årsregnskap og årsmelding. Revisjonsstandardene gir bestemmelser og rollene ril revisor og administrasjonssjef knyttet til disse oppgavene, og til hvordan dialogen dem imellom må være. Kontrollutvalgene behøver veiledning om hvilke forhold revisor ser etter i sitt arbeide, hva administrasjonen skal informere revisor om og om rapporteringene fra revisor tilbake til kommunen Side 36

Om utsatt offentlighet Det anbefales å offentleglova 5 slik at revisjonsrapporter blir offentlige først idet kontrollutvalget har mottatt endelig rapport med administrasjonssjefens merknader. Det er først på det tidspunktet at innholdet i rapporten betraktes som ferdig, og administrasjonssjefen har hatt anledning til å komme med eventuelle merknader. Utsatt offentlighet gjelder for Riksrevisjonen. Offentleglova bør evalueres for å vurdere om den gir nødvendig åpning for å unnta dokumenter som sendes mellom kontrollutvalg/revisjon og andre enheter i kommuner, og mellom kontrollutvalget og revisjonen. Revisors anledning til å ta opp konkrete forhold med fylkesmannen I henhold til kommuneloven har revisor taushetsplikt om forhold han/hun kommer over i arbeidet sitt. Dette gjelder så vel overfor fylkesmannen som andre. Arbeidsgruppa mener taushetsplikten bør bevares som i dag, og at fylkesmannen får tilstrekkelig informasjon. Kravene i hvitvaskingsloven kan virke noe uklare, sett opp mot kommunelovens bestemmelser om taushetsplikt. Departementet bør avklare i hvilken grad kommunale revisor kan og skal melde fra om forhold i tråd med hvitvaskingsloven. Forholdet mellom fylkesmannens virksomhet og forvaltningsrevisjon i kommunene Tilsynsrapporter fra fylkesmannen bør bli behandlet på en egnet måte i kommunens folkevalgte organer Sekretariatet må holde kontrollutvalget orientert om planer og rapporter fra statlige tilsynsmyndigheter Fylkesmannen bør, i forbindelse med planlegging av tilsyn, holde seg orientert om planer og resultater i den kommunale egenkontrollen. Det bør være et mål at fylkesmannens tilsyn og kommunal forvaltningsrevisjon innen et gitt område ikke skjer samtidig. Side 37

AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 6/2010 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 01.03.2010 6/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: Ingen. Side 38