KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Elektronisk arkiv Saksnr. 14/00069 Tilbudsfrist: 26.01.2015 kl. 12:00
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.1.1 Anno museum AS... 3 1.1.1.1 Overordnet formål... 4 1.1.1.2 Virksomhetsidé... 4 1.1.1.3 Lovverk... 4 1.1.2 Akershusmuseet... 4 1.1.2.1 Overordnet formål... 5 1.1.2.2 Virksomhetsidé... 5 1.1.2.3 Lovverk... 5 1.1.3 Museene i Sør-Trøndelag AS (MIST)... 5 1.1.3.1 Overordnet formål... 6 1.1.3.2 Virksomhetsidé... 6 1.1.3.3 Lovverk... 6 1.1.4 Stiftelsen Lillehammer museum... 7 1.1.4.1 Overordnet formål... 7 1.1.4.2 Virksomhetsidé... 7 1.1.4.3 Lovverk... 7 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 8 1.3 Deltilbud... 8 1.4 Kostnader... 8 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 8 1.6 Kunngjøring... 9 1.7 Viktige datoer... 9 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 10 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 10 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår... 10 2.3 Taushetsplikt... 10 2.4 Forbehold og avvik... 10 2.5 Vedståelsesfrist... 11 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 11 2.7 Tilleggsopplysninger... 11 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 12 3.1 Obligatoriske krav... 12 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 12 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 12 4 TILDELINGSKRITERIER... 13 4.1 Beskrivelse av tildelingskriterier... 13 4.2 Vektingsmodell... 13 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 14 5.1 Innlevering av tilbud... 14 5.2 Tilbudets utforming... 14 Konkurransegrunnlag 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver De konsoliderte museene Anno museum AS, Stiftelsen Akershusmuseet, Museene i Sør-Trøndelag AS og Stiftelsen Lillehammer museum, heretter kalt Kunden, har valgt å gå sammen om anskaffelse av elektronisk arkiv. MuseumsIT AS org.nr 897 761 602 er avtalepart. MuseumsIT skal drifte løsningen for Kunden. MuseumsIT forestår drift og utvikling av IT-systemer for flere museer. Selskapet skal bidra til å drifte, effektivisere og modernisere IT systemene for disse museene. MuseumsIT drifter i dag arkivløsningen Public 360 fra Software Innovation AS for Stiftelsen Norsk Folkemuseum. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Tove Wefald Pedersen MuseumsIT AS Maihaugvegen 1 2609 Lillehammer Tove.wefald.pedersen@kulturit.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Spørsmålene anonymiseres og tilgjengelig gjøres på Doffin. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Under følger en kort presentasjon av museene. 1.1.1 Anno museum AS Anno museum AS, tidligere Hedmark fylkesmuseum AS, ble etablert 10.12.2009 og museet har fra 01.01.2010 hatt driftsansvaret for følgende museumsenheter i Hedmark: Domkirkeodden, Hamar Glomdalsmuseet, Elverum Kongsvinger museum, Kongsvinger Nordøsterdalsmuseet, Tynset Norsk Skogmuseum, Elverum Trysil/Engerdal Museum, Trysil Migrasjonsmuseet, Ottestad Anno museum AS sin drift er i hovedsak finansiert av tilskudd fra Kulturdepartementets budsjett. For mer info se www.annomuseum.no. Museet har 119 ansatte. Konkurransegrunnlag 3
1.1.1.1 Overordnet formål Selskapet er et driftsselskap for aksjonærenes arbeid med innsamling, bevaring, forskning og forvaltning av natur- og kulturhistorie, herunder aktuelle fag og forvaltningsoppgaver i hht. lov eller separat beslutning, samt ivareta nasjonale og internasjonale oppgaver. Arbeidet skal tilstrebe høy kvalitet og sterke fagmiljøer i formelle og uformelle nettverk, og utøves i samsvar med aksjonærenes formålsparagraf. Selskapet skal kunne påta seg driftsansvar for andre museer, samt drive enhver virksomhet som henger sammen med foranstående. Selskapet skal ikke utbetale utbytte til aksjonærene, idet ethvert økonomisk resultat av virksomheten skal disponeres til selskapets formål. 1.1.1.2 Virksomhetsidé Kunnskap om fortid engasjement i samtid. Anno museum skal gjennom fellesskapet gi styrke til avdelingenes arbeid med nyskaping og formidling og bevaringen av kultur-, natur- og kunsthistorien. Gjennom sin virksomhet skal Anno museum vise at fortiden har betydning for dagens og framtidens samfunn, og fremstå som en møteplass for alle. Museet skal være en synlig aktør som det tas hensyn til på nasjonalt og internasjonalt plan. 1.1.1.3 Lovverk Som følge av at museet er finansiert og styrt av offentlige myndigheter, velger man å tilpasse sin virksomhet til arkivloven og offentlighetsloven. Museet ønsker å forvalte arkivene sine etter beste praksis og ønsker derfor et system som kan produsere offentlig journal og som følger Noark 5-standarden. 1.1.2 Akershusmuseet Stiftelsen Akershusmuseet er et museum med driftsansvar for 22 enheter i Akershus og Oslo. Museet har 91 ansatte. Museet omfatter følgende enheter: Administrasjon Museumstjenesten Kommunikasjonsavdelingen Kulturringen Asker Museum Aurskog-Høland bygdetun Avistegnernes Hus Eidsvoll museum Fetsund Lenser Follo Museum Forsvarets flysamling (ikke med fra 1. juli 2014) Gamle Hvam Museum Hurdal Historielags Samlinger Linderud Gård Konkurransegrunnlag 4
Lommedalsbanen Lørenskog Bygdemuseum Nes Samlinger Oslofjordmuseet Rælingen Bygdetun Skedsmo Bygdemuseum Ullensaker museum Urskog-Hølandsbanen Akershusmuseet er en stiftelse som får årlige tilskudd over Kulturdepartementet, Akershus Fylkeskommune og kommunenes budsjett. 1.1.2.1 Overordnet formål Akershusmuseets formål er å drive et kulturhistorisk museum med hovedfunksjonen som samarbeids- og serviceorgan for museene i fylket, og hvor gjenstandssamlingen og personalet er tilpasset dette. 1.1.2.2 Virksomhetsidé Kunnskap, opplevelser og deltakelse for alle. 1.1.2.3 Lovverk Akershusmuseet er en stiftelse og er ikke underlagt Arkivlova eller Offentleglova per i dag. Museet ønsker i midlertid å forvalte arkivene sine etter beste praksis og ønsker derfor et system som kan produsere offentlig journal og som følger Noark 5- standarden. 1.1.3 Museene i Sør-Trøndelag AS (MIST) Ni av museene i Sør-Trøndelag har sammen med Sør-Trøndelag fylkeskommune og vertskommunene Trondheim, Hitra, Rissa, Røros og Meldal dannet et eget aksjeselskap hvis formål er å drifte de ni museene som inngår i selskapet. Selskapet ble stiftet 16.12.2008. De ni museumsenhetene er: Kystmuseet i Sør-Trøndelag (Hitra) o Sandstad Museet Kystens Arv (Rissa) Nordenfjeldske kunstindustrimuseum (Trondheim) o Austrått (Ørland) o Hannah Ryggen-senteret (Brekstad) o Innkjøpsfondet for Norsk Kunsthåndverk o Stiftsgården Orkla industrimuseum (Meldal) Ringve musikkmuseum (Trondheim) Rockheim (Trondheim) Rørosmuseet (Røros) o Doktortjønna o Elgå o Kurantgården Konkurransegrunnlag 5
o Olavsgruva Sverresborg Trøndelag folkemuseum (Trondheim) o Norsk Døvemuseum o Regionkonservator (Selbu/Malvik) o Trondhjems Sjøfartsmuseum Trondheim kunstmuseum (Trondheim) o Gråmølna Museenes felles administrasjon og utviklingsenhet er lokalisert i Havnegata 12 i Trondheim (i Pirbadets 4. Etasje). Se også www.mist.museum.no. Museet har 158 ansatte 1.1.3.1 Overordnet formål Museene i Sør-Trøndelag AS skal med sine enheter og samlinger berike samfunnet med kunnskap, forståelse og opplevelse. Museene i Sør-Trøndelag AS skal tilstrebe god tilgjengelighet til museenes samlinger og kompetanse. Basisfunksjonene innsamling, bevaring, forskning og formidling skal være preget av høy kvalitet og sterke fagmiljøer i god kontakt med kolleger nasjonalt og internasjonalt. Selskapet skal arbeide for å styrke det lokale engasjementet for kunst, kulturhistorie og kulturvern. Museene i Sør- Trøndelag AS skal videreføre og utvikle driften ved enhetene som inngår i selskapet og handle i samsvar med ICOMs museumsetiske regelverk. Selskapets formål er ideelt og selskapet skal ikke betale utbytte til aksjonærene. 1.1.3.2 Virksomhetsidé MiST skal være en spennende og aktiv samfunnsaktør innen kunst og kulturarv. I MiST skal vi være modige, inkluderende, søkende og troverdige. Kunsten og kulturarven er vegvisere mot en ukjent framtid og referansepunktet til fortiden. Vår oppgave ligger i å skape spennende møter mellom fortid, nåtid og framtid. Vi skal ta vare på og formidle både kulturarven og samtidskunsten, og gjennom dette framstå som en aktiv samfunnsaktør. Vi skal gjennom kunnskap, inkludering og engasjement være en aktiv deltaker i den nasjonale kulturpolitikken. I gjeldene mål- og strategiplan er følgende punkter fremhevet: Kulturelt mangfold, deltakelse og inkludering skal være en del av virksomheten Publikumsutvikling Styrke og utvikle forvaltning, forskning, formidling og læring Bidra til bærekraftig miljø Organisasjonsutvikling Økonomistyring Utvikling av IT-systemer Partnerskapsutvikling 1.1.3.3 Lovverk Lover: Arkivloven Offentlighetsloven Konkurransegrunnlag 6
Forvaltningsloven Personopplysningsloven 1.1.4 Stiftelsen Lillehammer museum Stiftelsen Lillehammer museum, ble etablert i 2011 og museet har driftsansvaret for følgende museumsenheter: Aulestad Bjerkebæk Maihaugen Norges Olympiske Museum Postmuseet Norsk Håndverksinstitutt Lillehammer museum sin drift er finansiert med tilskudd fra Kulturdepartementets budsjett. For mer info se www.maihaugen.no. Museet har 86 ansatte. 1.1.4.1 Overordnet formål Ha fokus på god og relevant samlingsforvaltning Drive forskning og kunnskapsutvikling som har formidling som mål og med utgangspunkt i samlingene Skape opplevelser, minner og læring for ulike målgrupper med utgangspunkt i fagkunnskap Ha en aktiv samfunnsrolle gjennom mangfold, fagligutvikling, nytenking og profesjonalisering Ha et godt, løsningsorientert og åpent arbeidsmiljø preget av gjensidig respekt Administrativ og organisatorisk utvikling 1.1.4.2 Virksomhetsidé Visjon: Vi bygger framtidas museum! Formål: Lillehammer museum skal ha en aktiv samfunnsrolle der kunnskap om vår kulturarv og historie står sentralt, og der aktuell og nyskapende formidling fremmer innsikt og refleksjon. Verdier: Modig Levende- Engasjerende 1.1.4.3 Lovverk Som følge av at museet er finansiert og styrt av offentlige myndigheter velger man å tilpasse sin virksomhet til arkivloven og offentlighetsloven. Museet ønsker å forvalte arkivene sine etter beste praksis og ønsker derfor et system som kan produsere offentlig journal og som følger Noark 5-standarden. Konkurransegrunnlag 7
1.2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål er: Full elektronisk saksbehandling, arkivering og postbehandling Effektiv arbeidsflyt og samhandling om informasjonsbehandlingen i organisasjonen Ett sted for lagring av arkivverdige dokumenter Gode rutiner for strukturering og tilgang til elektroniske dokumenter God sikkerhet knyttet til lagring av arkivverdige elektroniske dokumenter Museene ser at disse behovene vil bli dekket ved en komplett løsning for elektronisk arkiv. Kundens mål er å inngå en Kjøpsavtale med tilhørende Vedlikeholdsavtale med en leverandør som dekker Kundens tjenestebehov i avtaleperioden. Det skal inngås avtale om levering, nødvendig standardtilpasning, implementering, opplæring og vedlikehold av nytt sak/-arkivløsning som er godkjent som komplett Noark 5. Systemet skal basere seg på et standardsystem. Omfanget på det nye løsningen er forventet til å være ca kr 5 mill. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Kostnader Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen fram til og med eventuell avtaleinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner eller lignende. Tilbudet skal ansees å inkludere alle kostnader, faste utgifter og fortjeneste i forbindelse med bruk av underleverandør(er) for kontraktsmessig oppfylling av tjenesten. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Kjøpskontrakt (SSA-k-lille) med bilag som angitt i tabellen nedenfor: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Konkurransegrunnlag 8
Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Del 3 Vedlikeholds (SSA-v-lille) med bilag som angitt i tabellen nedenfor: Bilag 1: Utstyr og/eller programvare som skal vedlikeholdes Bilag 2: Utdypende spesifikasjon av ytelsen, inkl. eventuell tjenestenivåavtale Bilag 3: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 4: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 5: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 1.7 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 28.11.2014 Frist for å levere tilbud 26.01.2015, kl 12:00 Tilbudskonferansen/Presentasjon av tilbudene 02.02.2015 Evaluering 18.02.2015 Meddelelse om valg av leverandør 09.03.2015 Klagefrist 20.03.2015, kl 12:00 Kontraktsinngåelse 23.03.2015 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Konkurransegrunnlag 9
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår «Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112.» 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Konkurransegrunnlag 10
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontrakts bestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. Vedståelsesfrist for tilbudet er 01.06.2015. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 14/00069 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Konkurransegrunnlag 11
3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatte- og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for de 3 siste årene. Kredittvurdering / rating, ikke eldre enn 1 år og som er basert på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Konkurransegrunnlag 12
4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som innfrir kvalifikasjonskravene og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktene med bilagene, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 4.1 Beskrivelse av tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet Funksjonelle krav Ikke funksjonelle krav Brukerhistorier Vedlikeholdskrav Leverandørs erfaring og gjennomføringsevne 50 % Se SSA-k-lille Bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon og SSA-v lille bilag 1 og 2. 20% Se bilag 1 - Kundens kravspesifikasjon, punkt 5.3.10 - Leverandørs erfaring og gjennomføringsevne Pris 30 % Se bilag 7 -Samlet pris og prisbestemmelser SSA-k-lille og bilag 3 i SSA-v-lille 4.2 Vektingsmodell Det skal tildeles 0-5 poeng per krav. Når det gjelder priser, evalueres hvert priselement. Den laveste prisen tildeles 5 poeng. Hvis neste beste pris er 20% dyrere enn laveste pris, tildeles 4 poeng osv. Konkurransegrunnlag 13
5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Adresse: Tove Wefald Pedersen MuseumsIT AS Maihaugvegen 1 2609 Lillehammer Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Anskaffelse av Elektronisk Arkiv v/ Tove Wefald Pedersen saksnr. 14/00069. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i fire eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Skilleark nr. Dokument 1 Signert tilbudsbrev 2 Svar på kvalifikasjonskravene 3 SSA-k-lille med bilag 4 SSA-v-lille med bilag Konkurransegrunnlag 14