Møteinnkalling Bø kontrollutval Dato: 24.01.2018 kl. 11:00-13:00 (NB: MERK TIDSPUNKT!) Møtestad: Bø kommunehus, møterom 1. etg. Arkivsak: 18/00064 Arkivkode: 033 Forfall meldas til sekretær for kontrollutvalet på eller e-post alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter eiga innkalling. Sakskart Side Møteinnkalling 1/18 18/00064-1 Godkjenning av møteinnkalling 24.01.18 3 Møteprotokoll 1/18 18/00064-2 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 4 Saker til behandling 1/18 17/14323-12 Endra framdriftsplan for forvaltningsrevisjon i IRMAT AS - Grunnlag for sjølvkost 5 2/18 18/00160-1 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune 6 3/18 18/00161-1 Vurdering av revisor sitt sjølvstende Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor 7 4/18 18/00070-1 Orientering frå revisjonen 24.01.18 8 5/18 18/00071-1 Referatsaker 24.01.18 9 6/18 18/00072-1 Eventuelt 24.01.18 10 1
Sakene vert også lagt ut på www.temark.no Arendal, 17.01.2018 For Arne Storhaug Kontrollutvalsleiar Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalet 2
Møteinnkalling 1/18 Godkjenning av møteinnkalling 24.01.18 Arkivsak-dok. 18/00064-1 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 24.01.2018 1/18 Møteinnkalling 24.01.18 godkjennast. Møteinnkalling 24.01.18 3
Møteprotokoll 1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 07.11.17 Arkivsak-dok. 18/00064-2 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 24.01.2018 1/18 Protokoll frå møte 07.11.17 godkjennast. Protokoll 07.11.17 Vedlegg til sak Protokoll 07.11.17 4
Saker til behandling 1/18 Endra framdriftsplan for forvaltningsrevisjon i IRMAT AS - Grunnlag for sjølvkost Arkivsak-dok. 17/14323-12 Arkivkode. 217 1 Bø kontrollutval 24.01.2018 1/18 Kontrollutvalet sluttar seg til revisor sitt forslag til endra framdriftsplan. Bakgrunn for saka: Det visast til vedteke prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i IRMAT, med tema sjølvkost og krussubsidiering. Som følje av hendingar utanfor Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) si kontroll har TKR vore tvungen til å omdisponere nokre ressursar internt. Det vert opplyst i brev frå TKR at det blir av den grunn vanskeleg å gjennomføre bestillinga som avtalt. Med det som bakgrunn for kontrollutvalet lagt føre denar saka. Saksopplysningar: Slik det ligg an no, så blir gjennomføringa av denne forvaltningsrevisjonen utsatt til ut på våren 2018, slik at den vil omfatte rekneskap årane 2016 og 2017. Forvaltningsrevisjonen vil bli gjennomført av Dag Oftung. TKR si oppmoding om utsetjing vert handsama av alle dei involverte kontrollutvala på nyåret. Det er nå avklart at Hjartdal kommune ikkje deltar. Kontrollutvala har også bedt TKR om å undersøke kommunane si utøving av eigarskap i IRMAT AS, og om selskapet si drift er i samsvar med formål og andre føringar frå eigarane. Denne kontrollen vil bli gjennomført før TKR undersøker sjølvkosten, og vil starte opp i nær framtid. TKR vil sende eit eiga brev om igangsetting og prosess. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet tilrår kontrollutvalet om å sluttar seg til revisor sitt forslag til endra framdriftsplan. - Brev frå TKR om «Forvaltningsrevisjon i selskap Grunnlag for seivkost utsettelse» Vedlegg til sak Forvaltningsrevisjo n i selskap Grunn 5
2/18 Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune Arkivsak-dok. 18/00160-1 Arkivkode. 004 1 Bø kontrollutval 24.01.2018 2/18 Tilråding til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner «Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune» Saksopplysningar: Kontrollutvalet skal informere kommunestyret om sitt arbeid i medhald av Kommunelova 77 punkt 6. Dette gjerast gjennom å leggje fram årsmelding for aktiviteten i kontrollutvalet. Årsmeldinga skal saman med møte- og arbeidsplanen for same periode gi kommunestyret ein mogligheit til å følgje med på om dei vedteke planar, oppgåver og målsetningar blir følgde opp. Utkast til årsmelding for 2017 blir lagt fram for godkjenning i utvalet, som så sendar den endelege årsmeldinga vidare til kommunestyret. - Årsmelding 2017 frå kontrollutvalet i Bø kommune Vedlegg til sak Årsmelding 2017 - Kontrollutvalet Bø 6
3/18 Vurdering av revisor sitt sjølvstende Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor Arkivsak-dok. 18/00161-1 Arkivkode. 210 1 Bø kontrollutval 24.01.2018 3/18 Kontrollutvalet tek revisor si vurdering av sitt sjølvstende til etterretning. Bakgrunn for saka: Kommunelova 79 og revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, vere uavhengig og objektiv. Saksopplysningar: Etter revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gi ei skriftleg eigenvurdering til kontrollutvalet om si uavhengige og objektive stilling. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjonsprosjekt som Telemark kommunerevisjon IKS gjennomfører i Bø kommune. Torbjørnson si eigenvurdering av om ho er uavhengig og objektiv ligg ved saka. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknadar til Vurdering av revisor sitt sjølvstende. - Eigenvurdering - Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor Vedlegg til sak Eigenvurdering - Oppdragsansvarleg 7
4/18 Orientering frå revisjonen 24.01.18 Arkivsak-dok. 18/00070-1 Arkivkode. 210 1 Bø kontrollutval 24.01.2018 4/18 Saka takast til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å halde seg orientert om det pågåande revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalet gjennom året. Saksopplysningar: Revisor vil orientere om føljande i møte: 1. Løypande revisjon Skriv inn vedlegg her 8
5/18 Referatsaker 24.01.18 Arkivsak-dok. 18/00071-1 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 24.01.2018 5/18 Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar: 1. Referatsakar: 2. Innkommen post: a. Førespurnad frå Bø Miljøstasjon datert 03.12.17 b. Førespurnad frå Bø Miljøstasjon datert 17.12.17 3. Saker handsama i kommunestyret: a. 11.12.17 sak 113/17-3 - Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet for 2018 4. Dagsaktuelle saker: Ingen sakar innspelt på forhand. 5. Neste møte iht. vedteken plan 11.04.18 a. Fellesmøte med kontrollutvalet i Sauherad 26.02.18 ifbm. Framlegging av forvaltningsrevisjonsrapport - Barneverntjenesten i Midt-Telemark del 1 Skriv inn vedlegg her Vedlegg til sak Henvendelse datert 03.12.17 fra Bø Miljø Henvendelse datert 17.12.17 fra Bø Miljø 9
6/18 Eventuelt 24.01.18 Arkivsak-dok. 18/00072-1 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 24.01.2018 6/18 Klikk her for å skrive inn tekst. 10