Digitale politikere rett på sak

Bystyresekretariatet Digitale politikere rett på sak Bruk av digitale hjelpemidler blant folkevalgte i Trondheim RAPPORT 1.6.2015 PROSJEKT NR. 94211971 www.trondheim.kommune.no/bystyresekretariatet

2

3 1 Innhold 1 Innhold... 3 2 Innledning... 4 3 Oppslutning... 5 4 Hva ble det spurt om?... 6 5 Hovedfunn... 7 5.1 Spørsmål 1, bruk av digitale hjelpemidler... 7 5.2 Spørsmål 2, erfaringer med papirløse møter... 8 5.2.1 Score... 8 5.2.2 Hva som fungerer dårlig... 8 5.2.3 Hva som funger bra... 9 5.2.4 Hva som kan gjøres bedre... 9 6 Vedlegg... 10 6.1 Erfaringer med papirløse møter.... 10

4 2 Innledning Prosjektet Digitale politikere rett på sak ble igangsatt i desember 2014. Målet med prosjektet er å utvikle en robust og effektiv saksgang og administrering av de politiske prosessene i Trondheim. Den overordnede målsettingen og ambisjonen er å styrke lokaldemokratiet og sikre sentrale demokratiske verdier som åpenhet, offentlighet og innsyn, medvirkning og deltakelse. I tillegg er det en målsetning å legge til rette for høy kvalitet på de demokratiske arbeidsprosessene og de beslutninger som blir tatt, og bidra til å styrke den politiske og demokratiske styringen av kommunen. For å oppnå dette er det definert fire innsatsområder: Videreutvikle digitale verktøy og støttesystemer til politikerne. Få på plass siste generasjons digitale infrastruktur i rådhuset. Automatisere og forenkle aktiviteter knyttet til gjennomføring av møter. Få på plass en nettbasert møteportal. Få på plass effektiv og systematisk kvalitetssikring av saksgang, utforming av saker, oppfølging av vedtak og rapportering. Utvikle en velfungerende og effektiv møte/utvalgsmodul i arkiv- og saksbehandlersystemet ESA 8. Som grunnlag for satsingen er det gjennomført en forstudie vinteren 2015, med en grundig kartlegging av hele den politiske prosessen, samt analyser og anbefalinger knyttet til digital støtte, arbeidsprosesser og organisatoriske forhold. I mai 2015 ble det i gjennomført en spørreundersøkelse om bruk av digitale hjelpemidler, og erfaringer med papirløse møter, blant de folkevalgte i Trondheim. Denne rapporten redegjør for resultatene fra undersøkelsen. TRONDHEIM 1.6.2015 Ole Kr. Lundereng prosjektleder

5 3 Oppslutning Spørreundersøkelsen ble gjennomført ved utsending av e-post til 166 mottakere, henholdsvis 67 faste representanter i bystyret, og 99 vararepresentanter. Respondentene svarte på spørsmålene ved å returnere e-post til Bystyresekretariatet. Til sammen 58 personer svarte på undersøkelsen. Det gir en oppslutning på 35 %, noe som må betraktes som lavt. Respondentene fordeler seg imidlertid på alle kategorier av folkevalgte, det vil si faste bystyremedlemmer, vararepresentanter, heltidspolitikere, deltidspolitikere og fritidspolitikere. Slik sett kan deltakerne i undersøkelsen karakteriseres som et representativt utvalg. Under følger en oversikt over hvor mange svar som er mottatt fordelt på de ulike kategoriene av politikere. Svar fra faste bystyremedlemmer: 38 Svar fra vararepresentanter: 20 Antall heltidspolitikere av disse: 8 Antall deltidspolitikere av disse: 7 Antall fritidspolitikere av disse: 43 Svarprosent Andelen svar fordelt på faste bystyremedlemmer og vararepresentanter

4 Hva er undersøkt? 6 Undersøkelsen besto av to hovedspørsmål. Det første spørsmålet handlet om hvilke digitale hjelpemidler den enkelte politiker i hovedsak foretrekker å bruke i forbindelse med møter i politiske organer. Respondentene hadde anledning til å krysse av for følgende fem alternativer: a. PC, Laptop, Mac eller tilsvarende b. Lesebrett, I-pad eller tilsvarende c. Smarttelefon d. Det varierer fra møte til møte e. Ingen av delene I det andre spørsmålet ble det spurt om respondentenes erfaringer med papirløse møter. Her hadde respondentene anledning til å skrive fritt. Konkret ble det spurt om: a. Hva syns du fungerer bra? b. Hva syns du fungerer mindre bra? c. Hva skal til for at digitale løsninger og papirløse møter kan fungere bedre i ditt virke som folkevalgt? d. Hvordan syns du ordningen med papirløse møter fungerer? Gi en score fra én til fem, der én er svært dårlig og fem er svært godt. Bystyremøte ca. 2005: Ingen digitale politikere og mye papir.

7 5 Hovedfunn 5.1 Spørsmål 1, bruk av digitale hjelpemidler Undersøkelsen viser at et flertall på 21 personer (38%) foretrekker å benytte PC, laptop, Mac eller tilsvarende hjelpemiddel. Av disse er det fem heltidspolitikere. De andre heltidspolitikerne som har svart (tre), ligger inne i svaralternativ d, fordi de både benytter PC og nettbrett. 17 personer (29%) svarte at de utelukkende benytter nettbrett i forbindelse med politiske møter. Tre respondenter svarte at de ville ha benyttet nettbrett hvis de hadde tilgang på et slikt hjelpemiddel. To av disse benytter i dag PC. Den tredje får saksdokumentene på papir. 15 personer (25%) svarte at de benytter ulike typer digitale hjelpemidler. Det varierer fra møte til møte. De aller fleste i denne kategorien veksler mellom PC og nettbrett. Én respondent veksler mellom PC og smarttelefon. Det var kun én person som svarte at han/hun utelukkende foretrekker å benytte smarttelefon. Tre personer (5%) svarte ingen av delene på dette spørsmålet. Disse får sakspapirene tilsendt på papir. Hvilke av disse hjelpemidlene foretrekker du hovedsakelig å benytte i forbindelse med møter i politiske organer? a. PC, Laptop, Mac eller tilsvarende 21 b. Lesebrett, I-pad eller tilsvarende 17 c. Smarttelefon 1 d. Det varierer fra møte til møte 15 e. Ingen av delene 3 SUM 58

5.2 Spørsmål 2, erfaringer med papirløse møter 8 Spørsmål to handlet om ordningen med papirløse møter. Denne ordningen har fungert i snart to perioder, og benyttes i forbindelse med alle møter i politiske organer. Det vil si bystyret, formannskap og bygningsråd, komitéer og kommunale råd. I vedlegg 6.1 følger en samlet oversikt over alle innspill. I pkt. 5.2.2 5.2.4 under gjengis hovedpunktene. 5.2.1 Score I undersøkelsen fikk respondentene anledning til å gi ordningen en score fra én til fem, der én betyr at ordningen fungerer svært dårlig og fem betyr at ordningen fungerer svært godt. 52 personer valgte å svare på spørsmålet. Seks personer unnlot å gi score. 22 personer valgte å gi høyeste mulige score (fem). To personer valgte å gi ordningen en score på to. Ingen ga ordningen en score på én. 3 3 Dagens ordning med papirløse møter oppnår en gjennomsnittsscore på 4,2. 2 4 Dette må betraktes som en meget høy score, og bety at det store flertallet av de som svarte er fornøyd med dagens ordning. 1 5 5.2.2 Hva som fungerer dårlig På spørsmålet om hva som fungerer dårlig med dagens ordning er det spesielt to ting som trekkes fram: Det trådløse nettet i rådhuset er alt for dårlig både mht. hastighet, stabilitet og tilgjengelighet. Mange av respondentene peker på at det er vanskelig å laste ned dokumenter og at det ofte oppstår avbrudd. Noen syns at gjestenettet, med tildeling av gjestepassord, gir dårlig tilgjengelighet. Det kan oppleves som utfordrende å arbeide med digitale pdf-dokumenter på en liten skjerm. Mange trekker fram at det er vanskelig å finne fram i store saksutredninger og at det er vanskelig å lese større kart og illustrasjoner. Noen savner også bedre muligheter for å skrive notater og lagre og dele disse, uten at hele møtedokumenter må lastes ned. Punktene over er gjengangere i spørreundersøkelsen. Svært mange har trukket fram disse to punktene som en utfordring i dag. I tillegg er det noen som peker på en del andre utfordringer, men som ikke kan sies å være gjengangere blant svarene: Voteringssystemet er for dårlig. For mye plunder og heft med stemmebrett og avstemminger i bystyret.

9 Vanskelig å søke opp gamle saker. For lite brukervennlig for den som leder møte og ikke fleksibelt nok til å følge behandlingsmønsteret. Forskjellsbehandling mellom politikere når det gjelder økonomisk støtte til datautstyr og når det gjelder synkroniseringsmuligheter. Vanskelig å få vurdert og drøftet forslag som kommer inn rett før, eller under et møte. 5.2.3 Hva som funger bra På spørsmålet om hva som fungerer godt med dagens ordning er det spesielt tre ting som trekkes fram: Betydelig reduksjon i papirmengde. Det er både bra for miljøet og bekvemt for den enkelte. Enklere å holde oversikt og orden i sakspapirer og forslag. Løpende og rask oppdatering av dokumenter, notater og forslag. 5.2.4 Hva som kan gjøres bedre På spørsmål om hva som kan gjøres bedre er det spesielt én ting som gjentas av flere. Det trådløse nettet i Rådhuset må bli bedre, raskere, mer stabilt og lettere tilgjengelig. Utover dette er det mange ulike innspill og forslag i forskjellige retninger. Det henvises til vedlegg 6.1.

10 6 Vedlegg 6.1 Erfaringer med papirløse møter. Under følger en oversikt over alle svar og innspill på spørsmål 2 a,b og c. Dette spørsmålet handlet om de folkevalgtes erfaringer med papirløse møter. Her hadde de anledning til å peke på både positive og negative sider ved ordningen, samt foreslå forbedringer. RESPONDENT NR + FORSLAG 1 Enkelt å oppdatere med tilleggssaker. Bra for miljøet Vanskelig å skrive kommentarer i sakspapirene. Bruker ikke mulighetene som digital komm. tilbyr 2 3 Fungerer utmerket Forslag kommer inn for sent, lite tid å drøfte dem 4 Godt å slippe store papirmengder, bra for miljøet. God tilgjengelighet for meg og for borgerne Vanskelig å søke opp eldre saker. Vanskelig å søke i pdf-dokumenter 5 Fungerer godt Uoversiktlig med forslag som fremmes under møtet 6 Lite fornøyd med nettverk og innlogging. Behov for raskere nett uten manuell innlogging hver gang. 7 Ordning med kommunal PC fungerer bra 8 Innsynsordningen funger bra. 9 Enkelt å holde orden, lite å drasse på 10 11 Publisering/innsyn fungerer godt. Voteringsanlegget har blitt mye bedre med nye pad-er Tungvint med privat I-pad pga. innlogging og store dokumenter som ikke lar seg laste ned. Kan ikke gjøre notater uten at dokumentet er lastet ned. Sårbart å jobbe papirløst når møter er utenfor rådhuset. Utfordrende å bla enkelt mellom ulike steder i dokumentene. Den kommunale mailboksen er for liten Ukjent med hvordan man merker i dokumentene og blar fram og tilbake mellom merkene. Utfordrende å gjøre notater i PDF pga. stadig nye oppdaterte dokumenter gjennom saksflyten. Mer bruk av bilder, videoer vil gi bedre saksgrunnlag Forslag og endringsforslag bør kunne diskuteres grundigere før bystyrebehandling. Publiserte og søkbare metadata, fortrinnsvis voteringsinformasjon, hadde vært bra. Nettet må bli bedre. Raskere og mer stabilt. I større plansaker er det bedre med papir. Bør tilbys. Opplæring i rask flytting mellom sidene og hvordan lage notater og merker. Muligheter for å beholde notater i saksdokumentet mellom møter. Muligheter for å dele kommentarene. Tilsvarende for forslagsheftet. Webløsning som linker forslag direkte til saken, slik at vi slipper å bruke mail. Også mulig å selv velge når et forslag skal

11 12 13 Mye enklere å holde oversikt over saksdokumenter og forslag Ustabilt nett. Innsynsordningen er lite pålitelig 14 Fungerer utmerket 15 Enkelt å holde orden på dokumentene. Gir god tigjengelighet. Godt for miljøet. 16 Det er såpass uoversiktlig med utsending av sakspapirer, og å finne frem til møtedokumentene på kommunens hjemmeside fremstår som uorganisert/komplisert. Liker forøvrig papir best uansett. gjøres offentlig eller sendes inn. Vil gi fullstendig oppdaterte forslagshefter til enhver tid, uten at sekretariatet trenger å publisere. Stabil nettilgang, med løsninger som fungerer uavhengig av hvilken type utstyr man benytter. Viktig med optimalisering av løsninger, framfor at alle skal bruke samme utstyr Anbefaler befaring hos fylkestinget som har en smart ordning med nettbrett og organisering av møtepapirer i godt tilpasset program 17 Avstemminger på bystyremøte funger fortsatt ikke så bra 18 Digitale løsning økte min ambisjon for internett og bredbånd bruk. Veldig positivt. 19 Forutsetningen for at ordningen skal fungere er at alle bystyrerepresentantene får utlevert nødvendige tekniske hjelpemidler. Jeg har fått alle sakene på papir og ønsker å fortsette med det 20 Den elektroniske løsningen fungerer helt fint med tanke på mitt bruk. Ser ingen grunn til å endre noe. 21 Som varamedlem synes jeg at alt fungerer godt. Er godt fornøyd med ordningen. 22 Alle får dokumentene samtidig og alltid tilgjengelig (glemmer ikke papirene noe sted) For lite brukervennlig for den som leder møte og ikke fleksibelt nok til å følge behandlingsmønsteret. For ofte tregt eller umulig å laste ned. Dokumenter blir ikke publisert i tide/ eller sendes noen på mail. For mye plunder og heft med stemmebrett og avstemminger i bystyret. Bedre tråløst nett system som ikke gjør at du må logge deg inn hele tida. Mer moderne/nyere utstyr som dermed er raskere og mer brukervennlig, mer standardiserte løsninger slik at en slipper å bruke mye tid til å være sin egen datateknikker 23 Jeg har slitt med å komme på nett med mitt utstyr, har måttet gitt opp flere ganger, da er det greit å ha et Det bør gjøres noe med nettet på Rådhuset. Støtte til Elektronisk utstyr følger antall

24 Det som fungerer best er muligheten til å søke i digitale dokumenter 12 gammeldags bystyrehefte. Tilskuddsordningen til elektronisk utstyr følger bare faste medlemmer; urettferdig. Det er til tider tregt og ustabilt WiFinettverk på rådhuset som gjør det krevende å henge med i sakspapirene under møtene 25 Det er ingen tvil om at pairmengden er redusert, men jeg er neppe aleine om å mislike å lese lange dokumenter på skjerm. 26 27 Får tilsendt bystyrehefte i posten. Dette har fungert godt for meg 28 Enkel tilgang til saksdokumentene Det som ikke fungerer så bra, er for eksempel å holde oversikten på ulike steder i saksdokumentene på samme tid. 29 Mangler opplæring, skjønner ikke hvordan man går fram og tilbake mellom saker, lagrer for å slå opp raskt osv. Får faktisk ikke til å følge debatten. 30 Å bruke nettbrett er effektivt på komite og bystyremøter 31 Det åpenbart positive er reduksjonen i papirforbruk Ved at ingen trenger å holde nede sideantallet pga økonomi og miljøhensyn, har saksutredningene blitt større. Når man skal lese på pcskjerm er det mer krevende å holde oversikten i saksframlegget når dette går over flere titalls sider. Det er også tidkrevende å hoppe fram og tilbake i saksframlegget. Saksframlegg i papir har den fordel at de enkelt kan tas vare på, med private notater og understrekinger. Trondheim kommunes politiske sakssystem gjør ikke dette mulig i den papirløse formen uten at hele saksmengden for et møte lastes ned. Det er krevende å finne tidligere saker møtte dager/timer. Oppdatering under møtene slik at innsendte forslag blir lagt ut fortløpende underveis. Det bør derfor vurderes om noe flere utredninger og større saker bør produseres på papir sentralt. Dette skulle fungert burde man få en ipad eller tilsvarende Det er viktig at nettverket (gjestenettverket) er stabilt. La sakslistene være enkelt tilgjengelig på et eget sted. Da kan man enkelt finne og skumme gjennom dem, uten å måtte åpne og laste ned hele saksmengden for hvert møte. I tillegg burde være mulig å søke på innholdet i sakene, ikke bare overskriftene. Mange overskrifter er dessverre noe misvisende, eller de inneholder bare ett av flere aktuelle synonymer for et tema. 32 skulle ønske at ajourføringen av forslagsheftet blir sendt til alle bystyrets medlemmer da vi enkelte ganger mangler oversikt over det som er kommet på slutten. 33 Tidvis ustabilt nett, lite egnede pader og elendig avstemmingssystem. Det er helt uverdig at det 5-10 ganger i hvert bystyremøte er feil og avbrudd ift voteringer. Man må få på plass et bedre system enn dagens løsning med pad som ofte slår seg vrang.

13 34 Det fungerer godt med denne ordningen. Jeg som er varamedlem som sjelden deltar i møter kan få bedre muligheter til å forberede meg når jeg får beskjed om oppmøte på samme dag eller når jeg ikke har rukket å hente sakspapirene før møte 35 36 37 Oppdateringene fungerer godt, både i forkant av møter og under møter Det er mer tungvint med notater og gjentatte avbrudd pga ustabilt nett. Som deltids/fritidspolitiker har man ikke fast arbeidsplass/rutine knyttet til politikken. Jeg er avhengig av å leser mye på reise, også korte internt i byen. Syns det er upraktisk med elektroniske dingser. 38 39 I dag må man laste ned enten alt i ett stort dokument (som mangler enkle bokmerker for hver enkelt sak) eller sak for sak. Det skulle vært et «ett trykk»- løsning for å laste ned en mappe med alle sakene til et møte (slik at denne mappen kan brukes off-line) 40 41 Møtepapirer kunne i større grad brukt hypertekst, eksempelvis på referanser og henvisning til andre dokumenter 42 43 Enkelt å laste ned, lagre og navigere i. 44 Nettverksproblemer og oppkobling har noen ganger vært et problem. En bedre løsning for forslagshefte ville vært å foretrekke. I tillegg en slags "push-varsling" eller automatisk oppdatering ved oppdatering av dokumenter o.l. Det bør ikke være slik at man må laste ned papirene på forhånd, men ha tilkobling hele tiden under møtene. 45 46 Utrolig praktisk Enklere oppkobling på internett og et avstemmingssystem som virker raskere 47 Synes ikke om at oppmerksomheten mot det som foregår på talerstolen reduseres av at sosiale medier/nettet brukes til ulike ting under møtet. Enkelte saker velger jeg fortsatt å skrive ut på papir når jeg ønsker å notere/understreke. 48 Fordelen er at langt flere dokumenter er tilgjengelige og kan oppdateres kontinuerlig. Teknisk svikt, tregt nett er svakheter. Det er også en ulempe at den som ikke har kommunal mobiltelefon ikke kan samordne Raskere nett, større lagring på mail, sømløshet mellom dingser

14 49 50 Deilig å slippe å dra på bystyreheftet og masse "løse" dokumenter. Har ingen ting å klage på 51 Møtedokumentene fungerer svært godt. kalender fordi den funksjonen kun er tilgjengelig for enkelte. Noen byggesaker blir noen ganger litt rar, da kartene er større enn vanlig A4, og «ødelegger» dokumentet. Hvis man i dag skal laste ned en sak må man laste ned fremlegget og vedleggene hver for seg. Dette er ganske tungvint. 52 Ordningen fungerer greit Det er et minus at forslag som kommer inn under møtet må leses på mail. Søkefunksjonen på innsyn må bli bedre. Slik det er i dag, må man søke på tittel, og går ikke ann å søke på ord eller utrykk fra saken. Dette gjør at det noen ganger tar svært lang tid å finne gamle saker som kan ha litt annen tittel enn normalen. et bør legges opp slik at man kan laste ned fremlegget med vedleggene i samme dokument Det optimale ville vært et dataprogram hvor forslag ble tatt inn i saken fortløpende. 53 Mindre papirbruk. Reduserte kostnader. Oversiktlig og enkelt. 54 55 Bra med papirløse møter pga man sparer miljøet! Hvis man vil lese noe nøye, så kan man printe ut den aktuelle siden. 56 Ordningen fungerer generelt svært godt. Jeg synes løsningen vår er bra og mye bedre enn STFK sin. 57 Er svært godt fornøyd med ordningen.får også papir gjennom fylkeskommunen og de har et system som er mindre brukervennlig. 58 Det e lettvint og vi får god hjelp hvis vi trenger det av sekretariatet. Innsyn.trondheim.kommune.no er ofte svært treg å komme inn på. Utfordringen har vært at det har vært noe trøblete og få lastet ned dokumenter men det er en stund siden, har fungert godt den siste 1/2 året. Utfordringen med at det legges ut elektronisk og er lett og legge ut/tilgjengelig er vel at de kan bli i overkant mye informasjon. Kan bli noe enkelt og legge ut alt da er jo ingenting glemt. Men dette kan føre til enormt store saksmengder/sider som også er problematisk Bedre tilpasning av saksdokumentene slik at blaing og sideoppsett blir datavennlig Det er bra at dere sørger for at papirene er tilgjengelig i PDFformat uten vedlegg, det gjør dem håndterbare for min (litt gamle) ipad. Det kreves en nøye vurdering av hva som er relevant

15